P. 1
Kesekretarisan untuk SMK

Kesekretarisan untuk SMK

3.0

|Views: 93,770|Likes:
Published by royhan_benasetya

More info:

Published by: royhan_benasetya on Nov 26, 2009
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/21/2015

pdf

text

original

Sections

Kesekretarisan

Sheddy Nagara Tjandra

untuk
Sekolah Menengah Kejuruan

K
E
S
E
K
R
E
T
A
R
IS
A
N

u
n
tu
k
S
M
K

S
h
e
d
d
y
N
a
g
a
ra
T
ja
n
d
ra

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan

Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah
Departemen Pendidikan Nasional

HET (Harga Eceran Tertinggi) Rp. 39.842,00

ISBN XXX-XXX-XXX-X

Buku ini telah dinilai oleh Badan Standar Nasional Pendidikan (BSNP) dan telah
dinyatakan layak sebagai buku teks pelajaran berdasarkan Peraturan Menteri
Pendidikan Nasional Nomor 46 Tahun 2007 tanggal 5 Desember 2007 tentang
Penetapan Buku Teks Pelajaran yang Memenuhi Syarat Kelayakan untuk Digu-
nakan dalam Proses Pembelajaran.

i

Tjandra, Sheddy N.,

May Yulianingsih,

Dear Liana.

KESEKRETARISAN

Untuk SMK

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan

Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah

ii

Hak Cipta pada Departemen Pendidikan Nasional

Dilindungi Undang-undang

Penulis

: Tjandra, Sheddy N.,

May Yulianingsih,

Dear Liana.

Ilustrasi, Tata Letak

:

Perancang Kulit

:

Ukuran Buku

: 20 x 28 cm

Diterbitkan oleh Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan

Departemen Pendidikan Nasional

Tahun 2008

410

HAR HARININGSIH, Dwi

m

Membuka Jendela Ilmu Pengetahuan dengan bahasa dan sastra
Indonesia 2: SMP/MTs Kelas VIII/oleh Dwi Hariningsih, Bambang Wisnu, Septi
Lestari. ---- Jakarta:Pusat Perbukuan, Departemen Pendidikan Nasional, 2008.

KESEKRETARISAN

Untuk SMK

iii

KATA SAMBUTAN

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, berkat rahmat dan karunia Nya, Pemerintah,
dalam hal ini, Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal
Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, pada tahun
2008, telah melaksanakan penulisan pembelian hak cipta buku teks pelajaran ini dari penulis
untuk disebarluaskan kepada masyarakat melalui website bagi siswa SMK.

Buku teks pelajaran ini telah melalui proses penilaian oleh Badan Standar Nasional Pendidikan
sebagai buku teks pelajaran untuk SMK yang memenuhi syarat kelayakan untuk digunakan
dalam proses pembelajaran melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 12 tahun
2008.

Kami menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada seluruh penulis yang telah
berkenan mengalihkan hak cipta karyanya kepada Departemen Pendidikan Nasional untuk
digunakan secara luas oleh para pendidik dan peserta didik SMK di seluruh Indonesia.

Buku teks pelajaran yang telah dialihkan hak ciptanya kepada Departemen Pendidikan Nasional
tersebut, dapat diunduh (download), digandakan, dicetak, dialihmediakan, atau difotokopi oleh
masyarakat. Namun untuk penggandaan yang bersifat komersial harga penjualannya harus
memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah. Dengan ditayangkannya soft copy ini
akan lebih memudahkan bagi masyarakat untuk mengaksesnya sehingga peserta didik dan
pendidik di seluruh Indonesia maupun sekolah Indonesia yang berada di luar negeri dapat
memanfaatkan sumber belajar ini.

Kami berharap, semua pihak dapat mendukung kebijakan ini. Selanjutnya, kepada para peserta
didik kami ucapkan selamat belajar dan semoga dapat memanfaatkan buku ini sebaik-baiknya.
Kami menyadari bahwa buku ini masih perlu ditingkatkan mutunya. Oleh karena itu, saran dan
kritik sangat kami harapkan.

Jakarta,

Direktur Pembinaan SMK

iv

Kata Pengantar

Kami panjatkan puji syukur kepada Yang Mahakuasa yang telah melimpahkan pada kita
semua kesehatan dan keselamatan sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan buku
kejuruan ini.

Berikutnya kami ingin menyampaikan terima kasih kepada Direktorat Pembinaan
Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah,
Departemen Pendidikan Nasional yang telah mempercayakan penulisan buku kepada tim kami.

Tim penulis buku ini terdiri dari dosen Universitas Indonesia, Dr. Sheddy N. Tjandra,
M.A. (Ketua Tim dan Penanggung Jawab), dengan anggota Ike Iswary Lawanda, S.S., M.Hum.,
dan guru Sekolah Menengah Kejuruan yang berasal dari kota Depok, May Yulianingsih, S.Pd.
(SMK Prisma), Dear Liana, S.Pd. (SMK YPPD), Ir. Royhan Benasetya (SMK Prisma), Meirianti,
S.Pd. (SMK Fajar), dan Dewi Achniasari, A.Md. (SMK Prisma). Penulisan buku juga dibantu
oleh Dra. Devi Puspitasari, M.Pd. (SMK N 25 Jakarta) dan Dra. Sri Swarna (SMK YPPD
Depok). Pemeriksaan naskah buku dilakukan oleh editor Dra. Siti Aisyah, M.M. dari ASMI
Jakarta.

Selain ini, kami juga ingin menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada Bapak
Kolonel Pur. Sabeni Kelly, Pimpinan Yayasan SMK Prisma, Depok yang telah membantu
melancarkan penulisan buku dengan menyediakan fasilitas tempat dan lain-lain, dan kepada
Ibu Dra. Nanis Setyowati, M.Si., staf dari Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan
yang banyak membantu tim dalam penyelesaian penulisan buku.

Depok, Januari 2008

Dr. Sheddy Nagara Tjandra, M.A.

v

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan

Kata Sambutan

Kata Pengantar ........................................................................... 1

Penulis dan Editor ....................................................................... 2

Daftar Isi ...................................................................................... 3

Bab I: Pendahuluan ...................................................................... 9

Bab II: Organisasi dan Kantor ...................................................... 33

2.1 Pengertian Organisasi ............................................................ 33

2.1.1 Pengertian ........................................................................... 33

2.1.2 Unsur-unsur Organisasi ...................................................... 33

2.1.3 Asas-asas Organisasi ......................................................... 34

2.2 Macam Organisasi .................................................................. 37

2.2.1 Organisasi Politik ................................................................. 37

2.2.2 Organisasi Bisnis ................................................................. 37

2.2.3 Organisasi Profesi ............................................................... 38

2.2.4 Organisasi Sosial ................................................................. 38

2.2.5 Organisasi Lain .................................................................... 39

2.3 Kantor dan Manajemen ............................................................ 40

2.3.1 Kantor ................................................................................... 40

2.3.2 Manajemen ........................................................................... 41

2.3.2.1 Arti dan Istilah Manajemen ................................................ 41

2.3.2.2 Pengertian Manajemen ...................................................... 42

2.3.2.3 Sasaran Manajemen .......................................................... 43

2.3.2.4 Prinsip-Prinsip Manajemen ................................................ 44

2.3.3 Manajemen Perkantoran ...................................................... 47

2.3.3.1 Pengertian Manajemen Perkantoran ................................. 47

vi

2.3.3.2 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran .......................... 48

2.3.3.3 Fungsi Manajemen Perkantoran ....................................... 50

2.4 Pekerjaan Kantor ..................................................................... 52

2.4.1 Pengertian Pekerjaan Kantor ............................................... 52

2.4.1.1 Arti Bekerja ........................................................................ 52

2.4.1.2 Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor ............................................ 52

2.4.1.2.1 Pekerjaan Tulis Menulis ................................................. 53

2.4.1.2.2 Mengetik ........................................................................ 53

2.4.1.2.3 Menghitung .................................................................... 54

2.4.1.2.4 Pekerjaan Membuat Jadwal, Grafik, dan Chart ............. 55

2.4.2 Peranan Pekerjaan Kantor .................................................. 56

2.4.3 Ciri-ciri Pekerjaan Kantor ..................................................... 57

2.4.4 Perincian Pekerjaan Kantor ................................................. 57

2.5 Sumber Daya Manusia ........................................................... 59

Bab III Sarana Kantor ................................................................... 62

3.1 Peralatan Kantor .................................................................... 62

3.1.1 Perabot Kantor .................................................................... 63

3.1.2 Mesin Kantor ....................................................................... 71

3.1.2.1 Penggunaan Mesin Kantor ............................................... 74

3.1.2.1.1 Komputer ....................................................................... 76

3.1.2.1.2 Mesin Tik Biasa ............................................................. 81

3.1.2.1.3 Mesin Tik Elektrik ........................................................... 82

3.1.2.1.4 Mesin Fotokopi .............................................................. 83

3.1.2.1.5 Mesin Penghancur Kertas ............................................. 84

3.1.2.1.6 Printer ............................................................................ 85

3.1.2.1.7 Mesin Penjumlah ........................................................... 88

3.1.2.1.8 Mesin Stensil ................................................................. 91

3.1.2.1.9 OHP ............................................................................... 94

vii

3.1.2.1.10 Proyektor LCD ............................................................. 96

3.1.2.1.11 Mesin-Mesin Lain ........................................................ 98

3.1.2.2 Mesin-Mesin Kantor untuk Komunikasi ............................ 105

3.1.2.2.1 Interkom atau Aifon ....................................................... 105

3.1.2.2.2 Telepon ......................................................................... 106

3.1.2.2.3 E-mail ........................................................................... 111

3.1.2.2.4 Ponsel (HP) ................................................................... 113

3.1.2.2.5 Faksimili ......................................................................... 116

3.1.2.2.6 Voice Over Internet Protocol (VoIP) .............................. 117

3.1.2.3 Perawatan Mesin Kantor .................................................. 120

3.2 Tata Ruang Kantor ................................................................. 123

3.2.1 Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor ................................. 124

3.2.2 Penyusunan Tata Ruang Kantor ......................................... 125

3.2.2.1 Tata Ruang Kantor Berkamar ........................................... 125

3.2.2.2 Tata Ruang Kantor Terbuka ............................................. 126

3.2.2.3 Tata Ruang Kantor Berpanorama .................................... 128

3.2.3 Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran ..... 129

3.3 Sarana Modern untuk Pengolahan Informasi ......................... 131

3.3.1 Otomatisasi Kantor .............................................................. 132

3.3.2 Pemanfaatan Komputer ...................................................... 134

Bab IV: Organisasi dalam Kantor ................................................. 137

4.1 Asas-Asas Pokok Pengorganisasian ...................................... 138

4.1.1 Asas Sentralisasi .................................................................. 138

4.1.2 Asas Desentralisasi .............................................................. 140

4.1.3 Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi ................. 142

4.2 Bentuk-Bentuk Organisasi ...................................................... 144

4.2.1 Organisasi Garis .................................................................. 145

4.2.2 Organisasi Staf .................................................................... 147

viii

4.2.3 Organisasi Garis dan Staf ................................................... 148

4.2.4 Organisasi Fungsional ......................................................... 150

4.2.5 Organisasi Kepanitiaan ....................................................... 152

4.3 Komunikasi dalam Organisasi Kantor .................................... 153

4.3.1 Komunikasi dengan Pelanggan .......................................... 155

4.3.2 Komunikasi dengan Pimpinan ............................................ 155

4.3.3 Komunikasi dengan Kolega ................................................ 156

4.4 Klasifikasi Komunikasi ........................................................... 157

4.4.1 Menurut Lawan Komunikasi ............................................... 157

4.4.2 Menurut Jumlah yang Berkomunikasi ................................ 157

4.4.3 Menurut Cara Penyampaiannya ......................................... 159

4.4.4 Menurut Maksud Komunikasi ............................................. 159

4.4.5 Menurut Kelangsungannya ................................................. 160

4.4.6 Menurut Perilakunya ........................................................... 160

4.4.7 Menurut Ruang Lingkup ...................................................... 161

4.4.8 Menurut Arah Informasi ....................................................... 162

4.4.9 Menurut Jaringan Kerjanya ................................................. 164

Bab V Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan dan Kerja Sama
................................................................................

166

5.1 Pengertian Perencanaan Kerja .............................................. 166

5.2 Proses Perencanaan Kerja .................................................... 168

5.3 Sifat, Fungsi, dan Sumber Perencanaan ............................... 169

5.4 Jenis-Jenis Rencana .............................................................. 173

5.5 Cara Mendapatkan Persetujuan Rencana ............................. 177

5.6 Efisiensi Pekerjaan Kantor ..................................................... 178

5.7 Efisiensi dalam Kantor ............................................................ 182

5.8 Perencanaan Kerja, Efisiensi Kerja, dan Pekerjaan Kantor .... 185

5.9 Kerja Sama ............................................................................. 186

ix

Bab VI Tata Kerja, Sistem kerja, Hubungan Kerja, dan Kepemimpinan
..................................................................

189

6.1 Pengertian .............................................................................. 189

6.2 Manfaat dan Asas-Asas .......................................................... 190

6.3 Pengaturan Pokok .................................................................. 191

6.4 Prinsip-prinsip dan Cara Penyusunan .................................... 192

6.5 Hubungan Kerja dan Kepemimpinan ...................................... 193

6.6 Kepemimpinan dan Kepengikutan .......................................... 196

6.7 Hubungan Atasan dan Bawahan ............................................ 196

6.7.1 Hanya ada Satu Atasan ....................................................... 196

6.7.2 Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab .............. 197

6.7.3 Pembagian Tugas ................................................................ 198

Bab VII Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja .............. 199

7.1 Keselamatan dan Kesehatan Kerja ......................................... 199

7.1.1 Pengertian ............................................................................ 199

7.1.2 Kecelakaan Kerja ................................................................. 202

7.1.3 Kebersihan ........................................................................... 204

7.1.3.1 Air Minum .......................................................................... 205

7.1.3.2 Makanan ............................................................................ 205

7.1.4 Ventilasi dan Pendinginan .................................................... 207

7.2 Keamanan .............................................................................. 208

7.2.1 Keamanan Kerja .................................................................. 208

7.2.2 Pencegahan Kebakaran ...................................................... 210

7.2.3 Pencegahan Kecelakaan ..................................................... 211

7.3 Keselamatan dan Keamanan Kerja ........................................ 214

Bab VIII Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi
....................................................................

216

x

8.1 Sekretaris ............................................................................... 216

8.1.1 Sekretaris dalam Organisasi ............................................... 216

8.1.1.1 Pengertian dan Jenis Sekretaris ...................................... 216

8.1.1.1.1 Penggunaan Istilah Sekretaris ...................................... 216

8.1.1.1.2 Klasifikasi Jabatan Sekretaris ....................................... 218

8.1.1.2 Tugas Sekretaris sebagai Manajer .................................. 220

8.1.2 Sekretaris Profesi berdasarkan Tempat Kerja .................... 221

8.1.2.1 Sekretaris sebagai Pimpinan Kantor ................................ 221

8.1.2.2 Sekretaris Perorangan ..................................................... 223

8.1.3 Sekretaris Politik di Jepang ................................................ 223

8.2 Tugas Manajer Kantor ........................................................... 225

8.3 Profesi sebagai Pegawai Administrasi ................................... 227

8.4 Peranan Sekretaris ................................................................ 228

8.5 Pegawai Administrasi ............................................................ 230

8.5.1 Bidang Tata Persuratan ...................................................... 230

8.5.2 Bidang Perlengkapan ......................................................... 231

8.5.3 Bidang Kerumahtanggaan Kantor ...................................... 232

8.5.4 Bidang Hubungan Masyarakat ........................................... 232

8.5.5 Bidang Organisasi dan Tata Kerja ..................................... 234

Bab IX Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris ....................... 236

9.1 Sepuluh Kompetensi .............................................................. 236

9.1.1 Menerima Tamu dan Bertamu ............................................. 236

9.1.2 Menerima Telepon dan Menelepon ..................................... 237

9.1.3 Membuat Surat .................................................................... 238

9.1.4 Menerima dan Menggandakan Surat .................................. 239

9.1.5 Menata Arsip ....................................................................... 241

9.1.6 Mengatur Penggandaan dan Pengumpulan Dokumen Kantor
.................................................................................

242

xi

9.1.7 Mempersiapkan dan Membuat Notula Rapat ...................... 243

9.1.8 Mengatur Perjalanan Dinas/Bisnis Pimpinan dan Kolega ... 246

9.1.9 Menciptakan

dan

Mengembangkan

Naskah

untuk

Dokumen

............................................................................

247

9.1.10 Mencatat Dikte untuk Mempersiapkan Naskah (steno) ..... 250

9.2 Nilai-Nilai Moral Sekretaris ..................................................... 254

9.2.1 Disiplin ................................................................................. 255

9.2.2 Jujur ..................................................................................... 255

9.2.3 Layak Dipercaya .................................................................. 255

9.2.4 Setia ..................................................................................... 255

9.2.5 Sopan .................................................................................. 255

9.2.6 Sabar ................................................................................... 255

9.2.7 Rajin .................................................................................... 255

9.2.8 Patuh ................................................................................... 256

9.2.9 Tanggap .............................................................................. 256

9.2.10 Resik ................................................................................. 256

Bab X Empat Kemahiran Bahasa ................................................ 257

10.1 Pandai Membaca dan Menulis ............................................. 257

10.1.1 Membaca ........................................................................... 257

10.1.2 Menulis .............................................................................. 261

10.2 Pandai Mendengarkan dan Berbicara .................................. 266

10.2.1 Mendengarkan ................................................................... 266

10.2.2 Berbicara ............................................................................ 269

10.3 Kemahiran Dengar-Bicara dalam Menelepon dan Menerima Tamu/Bertamu
..................................................

273

10.4 Kemahiran Baca Tulis .......................................................... 276

10.4.1 Kemahiran

Baca-Tulis

E-mail,

Faksimil,

dan

Korespondensi

..................................................................

277

xii

10.4.2 Dalam SMS Ponsel ............................................................ 278

10.5 Kemahiran Tulis dalam Membuat Notulen dan Laporan ....... 279

10.6 Kemahiran dengar dan Tulis dalam Mencatat Dikte dengan Steno
....................................................................................

281

Bab XI Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan ....................... 283

11.1 Pengetahuan Dasar Kearsipan ............................................. 283

11.1.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ......................................... 283

11.1.2 Jenis-Jenis Arsip ................................................................. 285

11.1.3 Ruang Lingkup Arsip .......................................................... 288

11.1.4 Nilai Guna Arsip .................................................................. 288

11.1.5 Syarat Petugas Arsip .......................................................... 290

11.1.6 Organisasi Kearsipan, Kedudukan, dan Pekerjaan dalam Organisasi
...........................................................................

291

11.1.7 Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya ...... 292

11.2 Memilih Sistem yang Sesuai ................................................. 294

11.2.1 Sistem Penyimpanan dan Tujuan Sistem Penyimpanan Arsip
..................................................................................

294

11.2.2 Ciri Pokok Sistem Filing yang Baik .................................... 295

11.2.3 Asas Kearsipan .................................................................. 295

11.2.4 Prosedur Filing ................................................................... 300

11.2.5 Analisa Kebutuhan dan Alat ............................................... 300

11.3 Mengimplementasikan Sistem Kearsipan ............................. 312

11.3.1 Penyortiran Surat atau Dokumen ...................................... 312

11.3.2 Pencatatan Dokumen ........................................................ 313

11.3.3 Prosedur Distribusi ............................................................ 315

11.3.4 Langkah Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip ..... 317

11.3.5 Jadwal Retensi .................................................................. 341

11.3.6 Prosedur

Penilaian,

Penjualan

dan

Pemusnahan

Dokumen

..........................................................................

342

xiii

11.3.7 Prosedur Pemindahan ....................................................... 343

11.3.8 Prosedur Pemusnahan Arsip ............................................. 344

11.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan Menggunakan Media
Komputer ........................................

345

11.4.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan dengan menggunakan komputer
...................................................

346

11.4.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hand-copy
..................................................................................

346

11.4.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft-copy
..................................................................................

347

Bab XII Proses Transaksi Akuntansi ............................................ 349

12.1 Dokumen-Dokumen .............................................................. 349

12.1.1 Dokumen-Dokumen Transaksi .......................................... 349

12.1.2 Jurnal ................................................................................. 353

12.1.3 Buku Besar ........................................................................ 355

12.1.4 Neraca Saldo ..................................................................... 357

12.1.5 Laporan Keuangan ............................................................ 357

12.2 Kas Kecil ............................................................................... 361

12.2.1 Pembentukan Dana Kas Kecil ........................................... 361

12.2.2 Kelengkapan Dana Kas Kecil ............................................ 361

12.2.3 Buku Kas Kecil .................................................................. 362

12.3 Rekonsiliasi Bank ................................................................. 363

12.3.1 Bentuk Rekonsiliasi Bank .................................................. 363

12.3.2 Jurnal Penyesuaian ........................................................... 364

12.4 Sistem Voucher .................................................................... 364

Bab XIII Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi ............... 367

13.1 Keterampilan E-mail dan Faksimil ........................................ 367

13.2 Keterampilan Bahasa Tulis SMS Ponsel .............................. 376

xiv

13.2.1 Informasi dan Bahasa Tulis ............................................... 377

13.2.2 Bahasa Tulis SMS Ponsel ................................................. 379

13.3 Keterampilan Korespondensi Indonesia ............................... 386

13.3.1 Korespondensi Biasa ......................................................... 389

13.3.2 Korespondensi Niaga dan Perkantoran ............................. 391

13.4 Keterampilan Korespondensi Luar Negeri ............................ 410

13.4.1 Korespondensi Inggris ....................................................... 411

13.4.2 Korespondensi Jepang ...................................................... 419

13.4.2.1 Surat Pribadi Berformat Lengkap ................................... 419

13.4.2.2 Surat Pribadi Berformat Tidak Lengkap ......................... 424

13.4.2.3 Surat Niaga dan Perkantoran ......................................... 426

Daftar Pustaka .............................................................................. 442

1

Bab I
Pendahuluan

Buku ini berjudul Kesekretarisan sehingga sepintas lalu seperti
buku ini yang membahas materi tentang sekretaris, tetapi sebenarnya
buku ini membahas materi administrasi perkantoran; sehingga materi
tentang profesi sekretaris hanya merupakan salah satu bagian.
Buku ini disusun berdasarkan kompetensi yang ditentukan sesuai
kurikulum Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) tahun 2004 untuk Bidang
Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi
Perkantoran. Ada 18 kompetensi di dalam kurikulum itu, yang kemudian
dijadikan sebagai titik tolak penulisan buku. Ke-18 kompetensi tersebut
adalah sebagai berikut:
1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.
2. Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan kesehatan

kerja.
3. Berkomunikasi melalui telepon.
4. Menggunakan peralatan kantor.
5. Merencanakan dan melakukan pertemuan.
6. Melakukan prosedur administrasi.
7. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja.
8. Menjaga dan melindungi budaya kerja.
9. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen.
10. Menangani surat masuk dan keluar.
11. Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin
integritas.
12. Mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah.
13. Menghasilkan dokumen sederhana.
14. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.
15. Mengatur perjalanan bisnis.
16. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.
17. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi.
18. Memproses transaksi keuangan.
Berdasarkan 18 kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum,
buku ini membahas secara meluas materi-materi perkantoran yang
berkaitan dengan pekerjaan tiga jenis profesi: sekretaris, manajer kantor,
dan pegawai administrasi yang menjadi target buku ini. Materi-materi
tersebut adalah: kantor, organisasi, manajemen perkantoran, sarana
kantor, tata ruang kantor, pengorganisasian dalam kantor, perencanaan
kerja, efisiensi pekerjaan, efisiensi dalam kantor, tata kerja, sistem kerja,
hubungan kerja, kepemimpinan, kepengikutan, pengamanan,
keselamatan kerja, kesehatan kerja, profesi sekretaris, profesi manajer
kantor, profesi pegawai administrasi, kompetensi khusus sekretaris,
moral sekretaris, empat keterampilan bahasa yang harus dikuasa oleh
sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi, kearsipan dan

2

pengarsipan yang juga harus dikuasai oleh ketiga profesi itu, akuntansi
dasar dan keuangan, dan keterampilan komunikasi dan korespondensi
dan sebagainya.

Khususnya bahasan yang berkaitan dengan materi
korespondensi, dalam buku ini, selain membahas korespondensi bahasa
Indonesia dan korespondensi bahasa Inggris; juga dibahas
korespondensi bahasa Jepang. Korespondensi bahasa Jepang dianggap
perlu untuk diajarkan mengingat bahwa korespondensi Jepang, akhir-
akhir ini, pemakaiannya mempunyai frekuensi yang sangat tinggi. Hal
tersebut, ditandai sejalan dengan semakin berkembangnya hubungan
bisnis antara Indonesia dan Jepang. Sementara itu, bobot materi yang
diajarkan, diserahkan sepenuhnya kepada sekolah dan tenaga guru yang
ada di masing-masing sekolah.
Berdasarkan 18 kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum
dan isi materi, buku ini bertujuan mencetak tenaga lulusan yang nantinya
sanggup dipekerjakan sebagai: 1. Sekretaris, yaitu sekretaris organisasi
atau sekretaris kantor, atau sekretaris perorangan pimpina, atau
sekretaris pribadi tokoh masyarakat; 2. Manajer kantor, yaitu pimpinan
sebuah kantor administrasi baik pemerintah maupun swasta, kantor
lembaga pemerintah maupun kantor badan usaha swasta; 3. Pegawai
administrasi yaitu karyawan kantor yang menangani urusan administrasi
perkantoran, baik pemerintah maupun swasta.
Delapan belas kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum
tersebut, kemudian diramu menjadi materi pelajaran sebanyak 12 bab.
Bab I

: Pendahuluan
Bab II : Organisasi dan Kantor
Bab III : Sarana Kantor
Bab IV : Organisasi Dalam Kantor
Bab V : Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan, dan Kerja
Sama.
Bab VI : Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja dan Kepemimpinan
Bab VII : Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan kerja
Bab VIII : Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi.
Bab IX : Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris
Bab X : Empat Kemahiran Bahasa
Bab XI : Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan
Bab XII : Proses Transaksi Akuntansi
Bab XIII : Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi.

Isi ringkas dari masing-masing bab beserta kompetensi kurikuler
diintegrasikan di dalamnya, kemudian dijabarkan melalui bab demi bab
sebagai berikut.

3

Bab II
Organisasi dan Kantor

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang kantor dan berbagai macam
organisasi tempat para siswa belajar setelah lulus, juga mengenai
pengetahuan kantor dan manajemen termasuk manajemen perkantoran,
kemudian pekerjaan kantor berikut relasinya dengan kolega dan
pelanggan, lalu fungsi-fungsi manajemen, pengetahuan tentang profesi
sekretaris kantor atau sekretaris organisasi dan kesekretariatan,
manajemen perkantoran dan manajernya, kemudian keterampilan
manajemen perkantoran dan keterampilan bekerja secara benar
sebagaimana mestinya.

Kompetensi

Inti dari Bab II

1. Bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan.
2. Mengikuti aturan kerja
sesuai dengan lingkungan
kerja.
3. Melakukan prosedur
administrasi.
4. Menjaga dan melindungi
budaya kerja.

Pengetahuan tentang kantor
dan organisasi,kemudian
pengetahuan kantor dan
manajemen, pekerjaan
berikut kolega dan
pelanggan, fungsi-fungsi
manajemen, profesi
sekretaris kantor, sekretaris
organisasi dan
kesekretariatan, manajemen
perkantoran dan manajernya,
penngetahuan serta
keterampilan bekerja sabagai
mana mestinya.

4

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang kantor dan organisasi menumbuhkan
kesiapan siswa untuk bekerja, setelah lulus sekaligus
membentuk kompetensi bekerja bersama dengan kolega,
pimpinan kantor dan pelanggan.
2. Pekerjaan kantor yang dilakukan mengikuti manajemen
membentuk kompetensi melakukan prosedur administrasi dan
kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja.
3. Pengetahuan kantor dan manajemen, fungsi-fungsi manajemen,
profesi sekretaris atau manajer kantor membentuk kompetensi
bekerja sama dengan pelanggan.
4. Pengetahuan dan keterampilan manajemen perkantoran dan
pengetahuan profesi sekretaris di kantor atau sekretariat
membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja
sesuai dengan lingkungan kerja.

Kata-Kata Kunci

kantor, organisasi, manajemen, perkantoran, pimpinan, kolega,
manajer, kesekretariatan, pelanggan

5

Bab III
Sarana Kantor

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang: 1. sarana kantor yang
mencakupi peralatan kantor dan tata ruang kantor, peralatan kantor terdiri
dari perabot kantor dan mesin kantor, penggunaan dan perawatan
sederhana mesin kantor, perabot dan mesin kantor mulai dari yang
umum dipakai sampai dengan pada mesin modern berteknologi tinggi
produk mutakhir, kelebihan dan kekurangan masing-masing mesin dan
perabot; 2. pengetahuan tentang tata ruang kantor mencakup azas-azas
pokok dan penyusunan tata ruang; kemudian adalah sarana modern
untuk pengolahan informasi yang mencakupi otomatisasi kantor dan
pemanfaatan komputer; 3. jabatan sekretaris yang dikaitkan dengan
keterampilan menggunakan mesin kantor.

Kompetensi

Inti dari Bab III

1. Menggunakan peralatan
kantor.
2. Berkomunikasi melalui
telepon.
3. Mengatur penggandaan
dan pengumpulan
dokumen.
4. Menjaga dan melindungi
budaya kerja.
5. Memberikan pelayanan
kepada pelanggan.

Pengetahuan tentang sarana
kantor, peralatan dan tata
ruang kantor, perabot dan
mesin kantor, penggunaan
dan perawatan
sederhananya, kelebihan dan
kekurangan; azas-azas
pokok dan penyusunan tata
ruang, otomatisasi kantor,
pemanfaatan komputer untuk
pengolahan informasi,
jabatan sekretaris dan
keterampilan menggunakan
mesin kantor.

6

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang peralatan kantor akan membentuk
keterampilan menggunakan alat-alat kantor.
2. Keterampilan menggunakan peralatan kantor membentuk
kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan
tepat.

3. Pengetahuan tentang tata ruang kantor berikut azas-azas pokok
penyusunannya membentuk kompetensi menjaga dan
melindungi budaya kerja.
4. Pengetahuan dan Keterampilan menggunakan komputer,
telepon, serta ponsel membentuk kompetensi berkomunikasi
melalui telepon. Di samping itu, juga melalui E-mail dan ponsel.
5. Pengetahuan dan keterampilan menggunakan mesin fotokopi,
mesin cetak dan yang sejenis membentuk kompetensi mengatur
penggandaan dan pengumpulan dokumen.
6. Keterampilan menggunakan peralatan kantor membentuk
kompetensi memberi pelayanan kepada pelanggan.

Kata-Kata Kunci

sarana, kantor, peralatan, tata ruang, perabot, mesin, penggunaan,
perawatan, azas, pengolahan, otomatisasi

7

Bab IV
Organisasi Dalam Kantor

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang organisasi yang ada di dalam
kantor, relasi antara kantor sebagai organisasi yang bertujuan dengan
pimpinannya, azas-azas pokok dalam pengorganisasi, bentuk-bentuk
organisasi; pengetahuan dan keterampilan tentang komunikasi dalam
organisasi, komunikasi antara kolega, komunikasi dengan pelanggan dan
pimpinan, serta pengetahuan tentang jenis-jenis komunikasi.

Kompetensi

Inti dari Bab IV

1. Bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan.
2. Melakukan prosedur
administrasi.
3. Menghasilkan dokumen
sederhana.
4. Mengatur perjalanan
bisnis.
5. Mengaplikasikan
keterampilan dasar
komunikasi.
6. Memberi pelayanan
kepada pelanggan.

Bermacam-macam
pengetahuan tentang
organisasi di dalam kantor,
relasi antara kantor dan
pimpinan serta kolega dan
bermacam-macam
pengetahuan dan
keterampilan tentang
komunikasi dalam organisasi,
komunikasi antara kolega,
komunikasi dengan
pelanggan dan pimpinan.

8

Kompetensi dan isi bab

1. Bermacam-macam pengetahuan tentang organisasi di dalam
kantor dan komunikasi dalam organisasi akan membentuk
keterampilan berkomunikasi di dalam organisasi.
2. Pengetahuan tentang perencanaan kerja, pengertian, proses
perencanaan, sumber perencanaan dan sebagainya membentuk
kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja sesuai
dengan lingkungan kerja dan kompetensi mengikuti prosedur
keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja.
3. Pengetahuan tentang perencanaan kerja membentuk
kompetensi merencanakan dan melakukan pertemuan.
4. Pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, pemikiran bekerja
efisien, dan efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.
5. Pengetahuan tentang perencanaan kerja, dan pemikiran bekerja
efisien membentuk kompetensi menghasilkan dokumen
sederhana (misalnya notulen laporan).
6. Pengetahuan dan keterampilan kerja sama membentuk
kompetensi bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.

Kata-Kata Kunci

perencanaan, kerja, pekerjaan, efisiensi, efisien, usaha, kesadaran,
keahlian, disiplin, pemeliharaan, pemakaian.

9

Bab V
Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan dan Kerja Sama

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang perencanaan kerja yang
mencakup pengertian, proses perencanaan, sumber perencanaan,
macam-macam rencana, dan berbagai hal lain, yaitu seperti
perencanaan; pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan yang mencakup
pengertian, syarat-syarat, dan azas-azas efisiensi kerja, serta pemikiran
untuk bekerja efisien; kemudian usaha efisiensi dalam kantor yang
mencakup pemeliharaan, pemakaian barang, upaya penghematan di
segala bidang dan sebagainya. Kemudian adalah tentang kerja sama di
dalam kantor, dengan pimpinan, kolega dan pelanggan.

Kompetensi

Inti dari Bab V

1. Mengikuti prosedur
keamanan, keselamatan
dan kesehatan kerja.
2. Bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan.
3. Melakukan prosedur
administrasi.
4. Merencanakan dan
melakukan pertemuan.
5. Menggunakan peralatan
kantor.
6. Menghasilkan dokumen
sederhana.
7. Mengikuti aturan kerja
sesuai dengan lingkungan
kerja.

Pengetahuan tentang
perencanaan kerja,
pengertian, proses
perencanaan, macam-
macam rencana dsb.;
pengetahuan tentang
efisiensi pekerjaan, syarat
dan azas efisiensi kerja,
pemikiran bekerja efisien,
dan efisieni dalam kantor
menyangkut pemeliharaan,
pemakaian barang dan
upaya penghematan dan
sebagainya; kerja sama di
dalam kantor dengan pimpian
kolega dan pelanggan.

10

Kompetensi dan isi bab

1. Perencanaan, sumber perencanaan dan sebagainya membentuk
kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja sesuai
dengan lingkungan kerja dan kompetensi mengikuti prosedur
keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja.
2. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan efisiensi pekerjaan
serta efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi
melakukan posedur administrasi sebagaimana mestinya.
3. Pengetahuan tentang perencanaan kerja membentuk
kompetensi merencanakan dan melakukan pertemuan.
4. Pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, pemikiran bekerja
efisien, dan efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.
5. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan pemikiran bekerja
efisien membentuk kompetensi menghasilkan dokumen
sederhana. (misalnya notulen dan laporan)

Kata-Kata Kunci

perencanaan, kerja, pekerjaan, efisiensi, efisien, usaha, kesadaran,
keahlian, disiplin, pemeliharaan, pemakaian.

11

Bab VI
Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja, dan Kepemimpinan

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan
sistem kerja yang mencakup pengertiannya, azas-azas, prinsip-prinsip
dan teknik penyusunannya; pengetahuan tentang hubungan kerja atasan
dan bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang,
tanggung jawab dan pembagian tugas, kepemimpinan sebagai inti
manajemen, dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan.

Kompetensi

Inti dari Bab VI

1. Bekerj sama dengan
kolega (dan pimpinan
kantor)
2. Menjaga dan melindungi
budaya kerja.
3. Menghasilkan dokumen
sederhana.
4. Mengatur perjalanan
bisnis. (pimpinan dan
kolega)

Pengetahuan tentang tata
kerja, prosedur kerja, sistem
kerja, hubungan kerja
atasan-bawahan, komunikasi
pimpinan dan staf,
pendelegasian wewenang,
tanggung jawab dan
pembagian tugas,
kepemimpinan sebagai inti
manajemen, dan hubungan
antara kepemimpinan dan
kepengikutan serta
pelanggan.

12

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan,
komunikasi pimpinan dan staf, dan hubungan antara
kepemimpinan dan kepengikutan membentuk kompetensi
bekerja sama dengan kolega dan pimpinan kantor.
2. Pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem
kerja membentuk kompetensi menjaga dan melindungi budaya
kerja.
3. Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan,
komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang,
tanggung jawab dan pembagian tugas membentuk kompetensi
menghasilkan dokumen sederhana (notulen dan laporan).
4. Pengetahuan tentang kepemimpinan sebagai inti manajemen
dan hubungan antara kepemimpinan sebagai inti manajemen
dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan
membentuk kompetensi mengatur perjalanan bisnis untuk
pimpinan dan kolega.

Kata-Kata Kunci

kerja, tata, prosedur, sistem, azas, prinsip, teknik, hubungan, atasan,
bawahan, komunikasi, pimpinan, staf, manajemen, kepemimpinan,
kepengikutan.

13

Bab VII
Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang pengamatan, keselamatan,
dan kesehatan kerja, mencakupi kecelakaan kerja, kebersihan air minum
dan makanan ransum yang disediakan oleh kantor; ventilasi dan
pendinginan udara untuk kerja.

Kompetensi

Inti dari Bab VII

1. Mengikuti prosedur
keamanan, dan
keselamatan kerja.
2. Menggunakan peralatan
kantor.

Pengetahuan tentang
pengamanan keselamatan,
dan kesehatan kerja;
peralatan ventilasi dan
pendinginan udara untuk
ruang kerja.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang pengamanan dan kesehatan kerja
membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti prosedur
kemanan, keselamatan, dan kesehatan kerja.
2. Pengetahuan dan keterampilan tentang peralatan ventilasi dan
pendinginan udara untuk ruang kerja membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.

Kata-Kata Kunci

pengamanan, keamanan, keselamatan, kesehatan, kecelakaan,
kebersihan, ventilasi, pendingin udara.

14

Bab VIII
Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang profesi sekretaris, manajer
kantor, dan pegawai administrasi, persamaan dan perbedaannya, tugas
sekretaris, tugas manajer kantor, tugas pegawai administrasi dan
klasifikasi sekretaris.

Kompetensi

Inti dari Bab VIII

1. Bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan.
2. Memberikan pelayanan
kepada pelanggan.

Pengetahuan tentang profesi
sekretaris, manajer kantor,
pegawai administrasi, tugas
sekretaris, tugas manajer
kantor, tugas pagawai
administrasi, dan klasifikasi
sekretaris.

Kompetensi dan isi bab

Pengetahuan tentang profesi sekretaris, manajer kantor, pegawai
administrasi, tugas sekretaris, tugas manajer kantor, dan tugas
pegawai administrasi membentuk kompetensi bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan, dan kompetensi memberikan pelayanan
kepada pelanggan.

Kata-Kata Kunci

profesi, tugas, sekretaris, manajer kantor, pegawai administrai,
klasifikasi.

15

Bab IX
Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang kompetensi-
kompetensi khusus yang harus dimiliki seorang sekretaris beserta
moralnya, berturut-turut adalah merencanakan dan melakukan
pertemuan, menerima telepon dan menelepon, memberi pelayanan
kepada pelanggan, menerima dan mengembalikan surat, membuat dan
menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas, mengatur
penggandaan dan pengumpulan dokumen kantor, mempersiapkan rapat
dan membuat notulen, menciptakan dan mengembangkan naskah untuk
dokumen (laporan), mengatur perjalanan dinas/bisnis pimpinan dan
kolega, dan mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah (steno); nilai-
nilai moral seorang sekretaris di luar agama, antara lain adalah disiplin,
jujur, layak dipercaya, setia, sopan, sabar, rajin, patuh, tanggap, dan
resik.

Kompetensi

Inti dari Bab IX

1. Merencanakan dan
melakukan pertemuan.
2. Berkomunikasi melalui
telepon.
3. Memberikan layanan
kepada pelanggan.
4. Menangani surat masuk
dan keluar.
5. Membuat dan menjaga
sistem kearsipan untuk
menjamin integritas.
6. Mengatur penggandaan
dan pengumpulan
dokumen.
7. Menghasilkan dokumen
sederhana.(notula)
8. Menciptakan dan
mengembangkan naskah
untuk dokumen (membuat
laporan).
9. Mengatur perjalanan
bisnis, (untuk pimpinan
dan kolega).
10. Mencatat dikte untuk

Pengetahuan dan
keterampilan tentang sepuluh
kompetensi khusus seorang
sekretaris, yaitu kompetensi
no. 1 s.d. 10; pengetahuan
dan keterampilan tentang
menerima tamu dan bertamu,
memakai telepon untuk
berkomunikasi, pelanggan
adalah tamu kantor,
menerima dan menyimpan
surat, menata arsip,
mengerjakan fotokopi dll,
rapat dan notula, membuat
laporan, mengurus
perjalanan dinas/bisnis,
menulis dengan steno dan
sebagainya.

16

mempersiapkan naskah
(steno).
11. Menggunakan peralatan
kantor.
12. Menjaga dan melindungi
budaya kerja.
13. Mengikuti aturan kerja
sesuai dengan lingkungan
kerja.

Kompetensi dan isi bab

1. Sepuluh kompetensi sekretaris mulai dari No. 1 s.d. 10 telah

sedia.

2. Kompetensi mempersiapkan rapat dan membuat notula
membentuk kompetensi menghasilkan dokumen sederhana
(notulen)
3. Kompetensi no. 2,5,6 ikut membentuk kompetensi menggunakan
peralatan kantor secara benar dan tepat.
4. Kompetensi no. 2 membentuk kompetensi berkomunikasi melalui
telepon.
5. Kompetensi no. 6,7 ikut membentuk kompetensi menciptakan
dan mengembangkan naskah untuk dokumen (membuat
laporan).
6. Sepuluh nilai moral sekretaris ikut membentuk kompetensi
menjaga dan melindungi budaya kerja.
7. Kompetensi no. 10 ikut membentuk kompetensi mengikuti aturan
kerja sesuai dengan lingkungan kerja dan kompetensi
menghasilkan dokumen sederhana. (naskah steno)

Kata-Kata Kunci

kompetensi, moral, sekretaris, pertemuan, telepon, pelayanan,
pelanggan, surat, arsip, penggandaan, dokumen, rapat, notula,
naskah, laporan, perjalanan, dikte, steno, disiplin, jujur, layak
dipercaya, setia, sopan, sabar, rajin, patuh, tanggap, resik.

17

Bab X
Empat Kemahiran Bahasa

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan dalam berbahasa
terutama bahasa Indonesia; empat kemahiran bahasa yang diperlukan:
dengar-bicara dan baca-tulis; empat kemahiran bahasa dalam
penyampaian informasi, dan pelaksanaan komunikasi berkaitan dengan
tugas-tugas sekretaris, manajer kantor, dan pegawai administrasi.

Kompetensi

Inti dari Bab X

1. Berkomunikasi melalui
telepon.
2. Mengaplikasikan
keterampilan dasar
komunikasi.
3. Menghasilkan dokumen
sederhana (notula).
4. Menciptakan dan
mengembangkan naskah
untuk dokumen (laporan).
5. Mencatat dikte untuk
persiapan naskah.
6. Membaca, mendengarkan,
dan berbicara secara
pandai.

Pengetahuan dan
keterampilan dalam 4
kemahiran bahasa Indonesia:
dengar-bicara dan baca tulis;
4 kemahiran bahasa
Indonesia dan penyempaian
informasi serta pelaksanaan
komunikasi yang berkaitan
dengan tugas sekretaris.

Kompetensi dan isi bab

1. Empat kemahiran bahasa Indonesia secara otomatis membentuk
kompetensi membaca, mendengarkan dan berbicara secara
pandai dan kompetensi mengaplikasikan keterampilan dasar
komunikasi.
2. Kemahiran dengar-bicara dalam penyampaian informasi dan
pelaksanaan komunikasi membentuk kompetensi berkomunikasi
melalui telepon termasuk mengumpulkan informasi dengan
telepon.
3. Kemahiran baca-tulis dalam penyampaian informasi dan
pelaksanaan komunikasi ikut membentuk kompetensi

18

menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.
4. Kemahiran tulis dalam penyampaian informasi dan pelaksanaan
komunikasi ikut membentuk kompetensi menghasilkan dokumen
sederhana. (notulen dan laporan)
5. Kemahiran dengar dan tulis dalam penyampaian informasi dan
pelaksanaan komunikasi ikut membentuk kompetensi mencatat
dikte untuk mempersiapkan naskah.

Kata-Kata Kunci

kemahiran, dengar-bicara, baca-tulis, penyampaian, informasi,
komunikasi.

19

Bab XI
Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan;
mulai dari pengertian, obyek, kearsipan, keperluan pengarsipan, teknik
pengarsipan, hubungan antara kearsipan dan pekerjaan atau tugas, dua
jenis pengarsipan: kearsipan manual dan kearsipan elektronis.
Pengetahuan tentang kearsipan adalah dasar dari pekerjaan rutin sehari-
hari, hubungan antara kearsipan dan isi, serta cara penyelesaian
pekerjaan, prinsip kearsipan: inti dari kearsipan yang mementingkan
prinsip mudah menyimpan dan mudah mencari dokumen, keterbukaan
dan ketertutupan informasi dalam pengarsipan, prinsip mudah
dimafaatkan oleh yang berkepentingan, cara pengarsipan yang tidak
boleh kaku, dan sebagainya.

Kompetensi

Inti dari Bab XI

1. Membuat dan menjaga
sistem kearsipan untuk
menjamin integritas.
2. Menggunakan peralatan
kantor.
3. Menangani surat masuk dan
keluar.
4. Menciptakan dan
mengembangkan naskah
untuk dokumen.
5. Menjaga dan melindungi
budaya kerja.

Pengetahuan dan
keterampilan kearsipan;
pengertian, obyek kerasipan,
keperluan pengarsipan,
teknik pengarsipan dan
pekerjaan, prinsip-prinsip
kearsipan, keterbukaan dan
ketertutupan informasi dalam
pengarsipan, cara
pengarsipan yang luwes dsb.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan membentuk
kompetensi membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk
menjamin integritas.
2. Keterampilan pengarsipan ikut membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar.
3. Pengetahuan kearsipan dan keterampilan pengarsipan ikut
membentuk kompetensi menangani surat masuk dan keluar.
4. Pengetahuan kearsipan khususnya hubungan antara kearsipan

20

dan pekerjaan atau tugas ikut membentuk kompetensi
menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.
5. Keterampilan kearsipan ikut membentuk kompetensi menjaga dan
melindungi budaya kerja.

Kata-Kata Kunci

manajemen, arsip, kearsipan, pengarsipan, teknik, tugas, manual,
elektronis, dokumen, keterbukaan, ketertutupan, menyimpan,
mencari.

21

Bab XII
Proses Transaksi Akuntansi

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang akuntansi
dasar; beberapa konsep mengenai keuangan dan akuntansi seperti cek,
giro, bilyet, cek perjalanan, debet-kredit (uang keluar-masuk), saldo,
kredit(pinjaman dari bank dengan bunga), slip pembayaran, bon, kuitansi,
transfer, neraca keuangan, cara pembuatan neraca, kas, register, register
penutupan kas berikut cara pembuatannya, rekonsiliasi, cara pembuatan
rekonsiliasi, dan sebagainya yang menyangkut pengetahuan minimal
mengenai pemakaian uang.

Kompetensi

Inti dari Bab XII

1. Memproses transaksi
keuangan.
2. Menciptakan dan
mengembangkan naskah
untuk dokumen.
3. Melakukan prosedur untuk
dokumen.
4. Melakukan prosedur
administrasi.
5. Memberikan pelayanan
kepada pelanggan.

Pengetahuan dan
keterampilan tentang
pemakaian uang dan
sejumlah konsep mengenai
keuangan dan akuntansi.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan dan keterampilan mengenai keuangan dan
akuntansi membentuk kompetensi memproses transaksi
keuangan.
2. Keterampilan membuat neraca keuangan, ikut membentuk
kompetensi menciptakan dan mengembangkan naskah untuk
dokumen.
3. Pengetahuan dan keterampilan mengurusi keuangan ikut
membentuk kompetensi melakukan prosedur administrasi
semestinya dan kompetensi memberikan pelayanan kepada
pelanggan.

Kata-Kata Kunci

22

akuntansi, keuangan, perbankan, cek, giro, bilyet, kredit, debet,
saldo, bon, kuitansi, transfer, neraca, kas, register, rekonsiliasi.

23

Bab XIII
Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan dalam
berkomunikasi antara sekretaris atau manajer kantor atau pegawai
administrasi dan pelanggan, kolega, maupun pimpinannya melalui
keterampilan korespondensi, SMS (short message service atau
“pelayanan pesan pendek”) ponsel (telepon seluler), atau E-mail
komputer dalam bahasa Indonesia, bahasa Inggris, atau bahasa Jepang,
termasuk faksimili.

Kompetensi

Inti dari Bab XIII

1. Bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan.
2. Memberikan pelayanan
kepada pelanggan.
3. Mengaplikasikan
keterampilan dasar
komunikasi.
4. Menggunakan peralatan
kantor.
5. Menghasilkan dokumen
sederhana. (surat)

Pengetahuan dan
keterampilan berkomunikasi
dengan memakai sarana
korespondensi, E-mail
komputer atau SMS ponsel
dalam bahasa Indonesia,
bahasa Inggris, atau bahasa
Jepang secara tertulis
termasuk faksimil.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang korespondensi, E-mail komputer, SMS
ponsel dan faksimili akan membentuk keterampilan
berkomunikasi dengan sarana surat-menyurat, E-mail komputer
atau SMS ponsel.
2. Pengetahuan dan keterampilan berkomunikasi itu dibarengi
dengan kemahiran bahasa Indonesia, bahasa Inggris, atau
bahasa Jepang secara tertulis untuk keperluan korespondensi, E-
mail komputer atau SMS ponsel.
3. Keterampilan berkomunikasi dengan korespondensi, Email
komputerm, SMS ponsel dan faksimil akan membentuk
kompetensi mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi.
4. Keterampilan berkomunikasi dengan empat sarana itu akan
berfungsi dalam membentuk kompetensi bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan dengan korespondensi yang terampil.

24

5. Keterampilan berkomunikasi dengan sarana SMS ponsel juga ikut
berfungsi dalam membentuk kompetensi bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan.
6. Keterampilan berkomunikasi dengan empat sarana itu juga akan
berfungsi dalam membentuk kompetensi memberikan pelayanan
kepada pelanggan dan kompetensi menghasilkan dokumen
sederhana yang sehat. (surat)
7. Keterampilan berkomunikasi dengan sarana E-mail komputer,
SMS ponsel, dan faksimil ikut membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar dan semestinya.

Kata-Kata Kunci

komunikasi, korespondensi, sekretaris, manajer kantor, pegawai
administrasi, pelanggan, kolega, pimpinan, SMS, ponsel, E-mail
komputer, faksimil.

33

BAB II

Organisasi dan Kantor

2.1 Pengertian Organisasi
2.1.1 Pengertian

Ada banyak pngertian tentang organisasi dan kantor, disini secara
ringkas akan dijelaskan sbagai berikut.
Organisasi adalah satu jnis wadah perlengkapan di masyarakat yang
dibikin oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi kerja
tertntu yang sebesar-besarnya.
Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan
administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.
Berarti segala macam urursan di dalam organisasi harus melewati
kegiatan kantor dan keluar masuknya informasi menyangkut organisasi
juga harus melalui kantor.
Organisasi itu sendiri dibentuk oleh orang-orang dengan tujuan tertentu
yang dapat dipetik hasilnya secara bersama-sama, berarti cukup
ditangani secara sendiri perorangan, maka orang-orang tidak akan
membuat wadah yang disebut organisasi.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->