 Mempelawa sebutharga
Soalan
Huraikan persamaan dan perbezaan
antara hukuman ‘Tangguh Pergerakan
Gaji’ dan ‘Turun Gaji’, mengikut
Peraturan 38, Peraturan-peraturan
Pegawai Awam
(Kelakuan dan Tatatertib) 1993.
PERSAMAAN
 Hukuman ini dikenakan oleh
Pihak Berkuasa Tatatertib.
 Hukuman ini mengubah tarikh
pergerakan gaji.
 Dalam tempoh hukuman ini
berkuatkuasa, pegawai
berkenaan tidak berhak
menerima pergerakan gaji.
Perbezaan.
Tangguh Pergerakan Gaji
i. Tarikh kuatkuasa pada
tarikh ulang tahun kenaikan
gaji selepas tarikh Lembaga
Tatatertib membuat
keputusan
ii. Tempoh kuatkuasa ialah
3 bulan, 6 bulan, 9 bulan
atau 12 bulan
iii. Tidak sesuai dikenakan
kepada mereka yang telah
berada di matagaji
maksima.
Turun Gaji
i. Tarikh Lembaga
Tatatertib bersidang atau
satu tarikh ke hadapan
yang ditetapkan oleh
Lembaga Tatatertib
ii. Tempoh antara 12 (1
tahun) hingga 36 bulan (3
tahun)
iii. Tidak sesuai dikenakan
kepada mereka yang
matagaji berada pada
P1T1, P2T1 dan P3T1.
Soalan
Cik Ain adalah seorang pegawai di
Bahagian Perolehan, Kementerian
Dalam Negeri. Beliau telah diberikan
tanggungjawab juga bagi memproses
sendiri sebutharga untuk dikemukakan
kepada jawatankuasa sebutharga di
peringkat kementerian.
a) Pembelian secara sebutharga
 Tiap-tiap satu jenis item
melibatkan jumlah
perbelanjaan tahunan
melebihi RM50,000 –
RM200,000
 Mengadakan lawatan
daripada sekurang-
kurangnya 5 pembekal yang
berdaftar daripada
Kementerian Kewangan
dengan menggunakan
borang Lampiran Q.
 Perolehan bekalan yang
bernilai lebih RM50,000-
RM100,000 hendaklah
dibuat secara sebut harga di
kalangan 5 pembekal
bumiputera.
 Setiap kelas jenis item yang
berkaitan hendaklah
menggunakan Lampiran Q
yang berasingan.
 Jika bilangan sebutharga
yang dikehendaki tidak
boleh didapati, sebutharga
hendaklah berpuashati
bahawa bilangan pembekal
yang ada kurang daripada 5.
b) Jawatankuasa sebutharga terdiri
daripada 3 orang dipengerusikan
oleh Pemegang Waran Peruntukkan
atau mana-mana pegawai yang diberi
kuasa dengan sempurnanya oleh
Perbendaharaan.
C) Peranan Cik Ain ialah :
 Mengkaji sebutharga yang
diterima
 Membuat syor mengenai
kepada
jawatankuasa sebutharga
 Mengesorkan sebutharga
yang paling
menguntungkan kerajaan
 Jika perlu nasihat daripada
jabatan
teknikal diperolehi.
Soalan
Nyatakan amalan-amalan yang boleh
dilaksanakan oleh sesebuah Agensi
Kerajaan bagi melaksanakan Etika
Perkhidmatan Awam
Amalan-amalan yang boleh
dilaksanakan :
 Pemberian penghargaan
 Mengadakan dialog serta
perbincangan untuk
menerangkan cara
perlaksanaan Etika
Perkhidmatan Awam.
 Menubuhkan jawatankuasa
kelab sukan kebajikan dan
sosial
 Mengeluarkan berita jabatan
 Mengadakan majlis jamuan
minum the dan sebagainya.
 Menganjurkan majlis
syarahan agama
 Memberi kakitangan kursus
 Mengadakan pertandingan
pejabat terbersih
mengejut untuk menaksir
perjalanan kerja-kerja pejabat
 Menyediakan manual kerja
 Penyediaan buku panduan
 Mewujudkan perpustakaan
jabatan
Soalan
i. Apakah yang dimaksudkan Piagam
Pelanggan?
ii. Jelaskan apakah ciri-ciri Piagam
Pelanggan yang dikatakan jelas dan
senang disebarkan?
b) bagaimanakah sistem maklumbalas
pelanggan boleh dilaksanakan?
i. Piagam Pelanggan adalah satu
pernyataan komitmen secara oleh
agensi-agensi kerajaan terhadap
penyampaian keluaran atau
perkhidmatan yang diberikan kepada
pelanggan. Ia merupakan satu jaminan
agensi kerajaan untuk menyampaikan
keluaran atau perkhidmatan mengikut
kualiti yang ditetapkan.
ii.Piagam Pelanggan hendaklah
jelas, ringkas dan mudah difahami.
Maklumat-maklumat di
dalamnya hendaklah menyatakan
hanya perkara utama dengan tepat. Ia
juga senang disebarkan untuk
pengetahuan orang ramai. Penyebaran
boleh dibuat sama ada melalui risalah-
risalah, “handbills” atau poster yang
boleh dipamerkan di tempat-tempat
strategik di agensi atau di tempat-
tempat orang awam
b) Sistem maklumbalas pelanggan
boleh dilaksanakan di sesebuah agensi
adalah seperti berikut :
 Borang maklum balas
pelanggan
 Peti cadangan
 Pengesahan berita
 Kajian Pakar Perunding
 Penyediaan perkhidmatan hot
line
 ‘client Survey’
soalan
Dasar Pendidikan Negara bertujuan
mewujudkan satu bentuk pendidikan
nasional yang bersifat Malaysia,
dengan bermatlamatkan persefahaman
dan perpaduan di kalangan rakyat
pelbagai kaum. Huraikan keadah-
kaedah pelaksanaan dasar tersebut.
a. kurikulum yang sama.
 Kurikulum sekolah diubah
supaya berorentasikan
Malaysia tanpa mengira
bahasa penghantarnya.
 Semua sekolah rendah
menggunakan KBSR
(kurikulum Baru Sekolah
 Rendah) dan KBSM (kurikulum
Baru Sekolah Menengah)
 Pendidikan berunsurkan
ketatanegaraan dan cintakan
Malaysia telah diserapkan ke
dalam semua mata pelajaran.
Dengan cara ini semangat
kebangsaan an sifat taat setia
kepada negara dapat dipupuk.
 Oleh sebab penekanan dibuat
ke atas keadaan hidup rakyat
Malaysia yang berbilang kaum
dan budaya, maka sifat-sifat
toleransi, persefahaman dan
tolak ansur boleh dibentuk
bagi malahirkan sebuah
masyarakat yang bersepadu.
b. Bahasa melayu sebagai penghantar
utama
 Bahasa Melayu telah
digunakan sebagai bahasa
pengantar utama di semua
sekolah dan pusat pengajian
tinggi di Malaysia mulai tahun
1970.
 Mata pelajaran Bahasa Melayu
telah diwajibkan di semua
sekolah rendah aliran Tamil
dan Cina. Penggunaan satu
bahasa dapat mengeratkan
lagi perubungan dan
persefahaman antara kaum di
negara ini.
 Kegiatan Ko-kurikulum
Aktiviti ko-kurikulum dan
sukan telah digalakkan oleha
kerajaan di sekolah-sekolahdan
institusi pengajian tinggi.
Kegiatan ini dibahgikan kepada
tigakategori iaitu aktiviti
berpesatuan,unit beruniform dan
sukan. Dengan cara ini usaha
melahirkan generasi muda yang
berdisiplin,bersemangat kebangsaan
dan bersatu padu akan mudahdicapai.
C) Kegiatan Ko-kurikulum
Aktiviti ko-kurikulum dan sukan telah
digalakkan oleha
kerajaan di sekolah-sekolah dan
institusi pengajian tinggi.
Kegiatan ini dibahgikan kepada tiga
kategori iaitu aktiviti berpesatuan,
unit beruniform dan sukan. Dengan
cara ini usaha melahirkan
generasi muda yang berdisiplin,
bersemangat kebangsaan dan
bersatu padu akan mudahdicapai.
d) Satu sistem peperiksaan yang
sama Peperiksaan yang sama dan
seragam telah dimulakan oleh kerajaan
seperti PMR, SPM,STPM dan UPSR.
Dengan adanya peperiksaan yang
seragam dan sama ini, maka perasaan
rendah diri dapat dihindarkan dan satu
imej dan identitiyang sama dan sepadu
dapatdibentuk.
Soalan
Huraikan tiga (3) cara yang telah
dikenalpasti dapat meningkatkan
keberkesanan kepimpinan dalam
sesebuah jabatan
Cara-cara yang telah dikenalpasti
ialah:
 Latihan Kepimpinan
Setiap indivdu yang baru
menganggotai sesebuah jabatan
perlu diberi kursus orientasi supaya
mereka memahami akan peranan
dan tanggungjawab masing-masing.
 Penerapan Nilai-nilai Murni
Kepimpinan
Untuk memberi kesedaran kepada
individu tentang pandangan Islam
terhadap kepimpinan akan menberi
kesan terhadap individu itu sendiri
 Perubahan Sikap dan Nilai
Ini boleh dilakukan melalui
latihan keceriaan di mana
seseorang itu diberi peluang
untuk mengenal diri sendiri
dan memberi peluang untuk
mengenalpasti kekuatan dan
kelemahan diri.
 Maklumbalas dari Pekerja-
pekerja Bawahan
Untuk menilai kepimpinan
Pegawai Atasan berkesan atau
disenangi, satu sistem maklumbalas
perlu diadakan di mana pekerja-
pekerja bawahan diberi peluang
untuk menilai prestasi Pegawai
Atasan tanpa ada rasa dendam di
kalangan yang dinilai.
 Pengalaman dan Pusingan
Kerja
Tiap-tiap individu dalam jabatan
hendaklah diberi peluang yang
meluas untuk menjawat jawatan
yang tanggungjawabnya mencabar.
Dilakukan dengan sistem pusingan
kerja dan penglibatan mereka dalam
Kumpulan Meningkat Mutu Kerja
(KMK).
 Kemajuan Kerajaan dan
Kemajuan Individu
Individu perlu dipermajukan
dengan memberi peluang untuk
menambah ilmu pengetahuan dan
kemahiran.
Seorang pegawai kerajaan adalah
dilarang membuat pekerjaan luar,
(i) Nyatakan jenis-
jenis pekerjaan luar yang
dimaksudkan itu
(ii) Nyatakan asas
yang digunakan oleh seseorang
Ketua Jabatan dalam menimbangkan
sesuatu permohonan membuat
pekerjaan luar
JAWAPAN : 1 (i)
Jenis-jenis pekerjaan luar yang
dilarang keatas seorang pegawai
kerajaan
ialah:-
a) seseorang pegawai tidak
boleh mengambil bahagian secara
langsung
atau tidak langsung dalam pengurusan
atau perjalanan apa-apa perusahaan
komersial seperti berniaga secara
kecilan atau besar, pertanian seperti
mempunyai ladang getah atau
perindustrian seperti perkilangan.
b) seseorang pegawai tidak
boleh mengusahakan apa-apa
pekerjaan bagi mendapatkan upah bagi
mana-mana institusi seperti pendidikan
yang berasaskan akademik atau
kemahiran, syarikat atau firma seperti
syarikat usahasama atau individu
persendirian .
c) seseorang pegawai tidak
boleh menjadi seorang pakar, memberi
apa-apa laporan atau keterangan pakar
samada dengan percuma atau dengan
mendapat upah seperti perundingan
d) Seseorang pegawai juga
tidak boleh bertugas sebagai seorang
wasi,pentadbir atau penerima bagi
pihak lain.
Kesemua pekerjaan yang dinyatakan
boleh menyebabkan seseorang
pegawai itu menjadi seorang yang
ingkar dan tidak berdisiplin, boleh
menjatuhkan reputasi dan maruah
seorang pengkhidmat awam dan tidak
bertanggungjawab serta tidak taat
setia kepada Yang di-Pertuan Agong,
negara dan Kerajaan.
(1.1) Menurut Bahagian II Kelakuan
Perkara 4 Tatakelakuan menyebut:-
1) Seseorang pegawai hendaklah pada
setiap masa dan ketika memberikan
taat setia yang tidak berbelah bagi
kepada Yang di-Pertuan Agong, negara
dan Kerajaan.
2) Seseorang pegawai tidak boleh:-
(a) membelakangkan tugas
awamnya demi kepentingan peribadi
(b) berkelakuan dengan
sedemikian cara sehingga
menyebabkan kepentingan peribadi
bercanggah dengan tugas awamnya
(c) berkelakuan dengan apa cara
yang mungkin menyebabkan syak yang
munasabah dimana:-
(i) dia
telah membiarkan kepentingan peribadi
bercanggah dengan tugas awamnya
hingga menjejaskan tugasnya sebagai
seorang pegawai awam
(ii) dia telah menggunakan
kedudukannya sebagai pegawai
awam bagi faedahnya sendiri
(d) berkelakuan dengan
sedemikian cara sehingga
memburukkan nama atau
mencemarkan nama perkhidmatan
awam
(e) kurang cekap atau kurang
berusaha
(f) tidak jujur atau tidak amanah
(g) tidak bertangungjawab
(h) membawa atau cuba
membawa apa-apa bentuk pengaruh
atau tekanan luar untuk menyokong
atau memajukan tuntutan berhubung
dengan perkhidmatan awam samada
tuntutan tersebut tuntutannya sendiri
atau tuntutan anggota perkhidmatan
awam yang lain
(i) ingkar perintah atau
berkelakuan dengan apa-apa cara yang
boleh ditafsirkan dengan munasabah
sebagai ingkar perintah
(j) cuai dalam melaksanakan
tugasnya
JAWAPAN : 1 (ii)
Asas-asas yang digunakan oleh
seseorang Ketua Jabatan dalam
menimbangkan sesuatu permohonan
membuat pekerjaan luar adalah
Dari Peraturan 4 diatas, asas yang
boleh digunakan oleh seseorang
Ketua Jabatan dalam menimbangkan
sesuatu permohonan untuk membuat
pekerjaan luar dengan mengambil
perhatian akan tatakelakuan yang
ditetapkan dalam Bahagian II
Tatakelakuan Peratuaran 4 ialah:-
a) sesuatu pekerjaan luar itu
tidak boleh dilakukan semasa waktu
pejabat dan semasa pegawai itu
dikehendaki menjalankan tugas
rasminya misalnya menghadiri
mesyuarat di luar kawasan atau
berkursus.
b) sesuatu pekerjaan luar
yang dilakukan tidak akan menjejaskan
kegunaan pegawai itu sebagai seorang
pengkhidmat awam misalnya sehingga
mendatangkan kecederaan ketika
melakukan pekerjaan luar
c) sesuatu pekerjaan luar
yang dilakukan tidak akan bercanggah
dengan kepentingan jabatan atau
menjadi masalah kepada pegawai itu
dengan kedudukannya sebagai seorang
pengkhidmat awam misalnya terlalu
sibuk dengan pekerjaan luar yang
dilakukan sehingga mengabaikan tugas
sebagai seorang pengkhidmat awam
soalan
3 (a). Huraikan prosedur –prosedur
penyimpanan dokumen –dokumen
terperingkat yang perlu
diikuti oleh seseorang pegawai
atasan
3.(b) Sekiranya suatu dokumen
terperingkat sesebuah Jabatan
hilang, apakah peraturan-peraturan
yang perlu diambil oleh pihak yang
berkenaan mengenai perkara
tersebut
Jawapan: 3 (a)
Dokumen Terperingkat
boleh ditakrifkan sebagai dokumen
rasmi yang mengandungi maklumat
rasmi yang masih diberi
perlindungan untuk kepentingan
keselamatan danyang bertanda
dengan sesuatu peringkat
keselamatan seperti “Rahsia Besar “
“Rahsia “ Sulit dan Terhad,
Dokumen Rasmi bermaksud
apa-apa jenis maklumat yang
tercatat berkenaan dengan perkara –
perkara rasmi dan termasuklah
berbentuk tulisan bercetak
,berbentuk fotograf,foto ,negatif
foto,filem,jalur suara dan rakaman
berbentuk pelan ,lukisan ,gambarajah
,peta dan aneka jenis carta serta
huruf cetak atur ,huruf cetak
miring ,blok litografer acuan ,stensil
proses plat atau lain alat yang
digunakan untuk membuat dokumen
–dokumen rasmi .
Arahan Keselamatan ,perkara iv
penyimpanan perkara-perkara
Terperingkat No 58 menggariskan
panduan yang perlu di ikuti oleh
setiap penjawat awam .
Perkara terperingkat hendaklah
disimpan dalam peti keselamatan
yang sewajarnya dengan peringkat
nya seperti berikut .
a) peringkat Rahsia
Besar--Hendaklah disimpan didalam
bilik khas atau peti besi yang
seeloknya dipasang dengan kunci
tatakira . Dokumen-dokumen yang
didalam tindakan penjawat awam
boleh disimpan untuk sementara
waktu dalam kabinet fail keluli atau
almari keluli yang dipasang dengan
palang besi berkunci tapi jika
bangunan yang diduduki tidak
mempunyai kawalan keselamatan
yang lengkap,dokumen tersebut
hendaklah dikembalikan untuk
disimpan dalam bilik kebal atau peti
besi.
b) Terperingkat Rahsia –
Hendaklah disimpan sama seperti
dokumen terperingkat Rahsia Besar
atau dalam kabinet keluli atau almari
keluli yang dipasang dengan palang
besi berkunci
c) Terperingkat Sulit dan
Terhad – Hendaklah disimpan didalam
kabinet keluli atau almari keluli dan
untuk simpanan sementara dalam lain
peti yang berkunci seperti yang
dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan
Jabatan.
Jawapan: 3 (b)
3.1 Arahan Keselamatan
Perkara ix Kehilangan Dokumen
Terperingkat (No .75 dan 76 )
menyatakan ia hendaklah dicari
dengan serta merta dan kehilangan
dilaporkan kepada pegawai
keselamatan .Jabatan atau Ketua
Jabatan yang akan menyiasat dan
mengemukakan lapurannya
mengandungi pandangan dan taksiran
bahaya terhadap keselamatan kepada
pegawai keselamatan
3.2 kerajaan dalam masa 24
jam , sekiranya kehilangan disahkan
,pemula dokumen tersebut
hendaklah dimaklumkan supaya
taksiran risiko terhadap keselamatan
dapat di buat dqan tindakan
penyelamat dan pembetulan dapat
dibuat dan tindakan penyelamat dan
pembetulan keadaan dapat diambil.
3.3 Jika dokumen
terperingkat terbukti hilang ,ketua
Jabatan hendaklah menimbang
samada atau tindakan tatatertib
diambil atau penyiasat dibawah Akta
Rahsia Rasmi 1972 patut dijalankan
.Laporan kepada balai polis yang
terdekat hendaklah dibuat sekiranya
difikirkan sesuatu kesalahan jenayah
telah berlaku.
SOALAN 2
Antara langkah yang boleh diambil oleh
Jabatan dalam usaha memelihara
rekod-rekod Kerajaan semasa dalam
jagaan mereka dari sebarang
kerosakan ialah dengan mendapatkan
nasihat tentang pemeliharaan rekod
dari Jabatan Arkib Negara.
a. Nyatakan apa yang
dimaksudkan dengan “Rekod
Kerajaan”.
b. Selain daripada mendapatkan
nasihat Jabatan Arkib Negara,
nyatakan usaha lain yang boleh
dilakukan oleh jabatan untuk
memelihara rekod dalam jagaan
mereka.
a. Maksud “Rekod Kerajaan”
adalah segala jenis surat, dokumen,
rekod, daftar, bahan bercetak ,buku
peta, plan, lukisan, gambar, j) Serahkan borang pesanan yang terperinci mengenai sesuatu perkara
mikrofilem, filem wayang gambar dan diambil tadi kepada pegawai yang khusus, di mana pegawai tidak
rakaman suara, yang diterima atau berkenaan dengan segera. mempunyai maklumat secukupnya,
dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan PENGENDALIAN PANGGILAN OLEH mintalah bantuan daripada pegawai
Kerajaan didalam apa-apa bentuk jua PEMBANTU KHAS yang mempunyai maklumat terperinci
sekali pun untuk tujuan menjalan dan a) Jika pemanggil hanya ingin untuk meneruskan perbualan. Jika
menunaikan urusan rasmi. mendapatkan maklumat tertentu, maklumat terperinci tersebut
Ketua-ketua Jabatan adalah beri maklumat tersebut dengan memerlukan rujukan lanjut, sila
dilarang sama sekali daripada tepat. maklumkan kepada pemanggil bahawa
memusnahkan apa-apa rekod Kerajaan b) Jika pemanggil maklumat tersebut akan disampaikan
walaupun pada pandangannya rekod ingin bercakap dengan pegawai, kemudian. Seharusnya pegawai
itu tiada bernilai tanpa mendapat seharusnya beberapa perkara yang mendapatkan butir-butir diri yang
kelulusan dari Jabatan Arkib Negara perlu diberikan perhatian iaitu : terperinci si pemanggil bagi
terlebih dahulu. i) Pastikan sama ada membolehkan beliau dihubungi semula
b. Usaha lain yang boleh pegawai mempunyai masa untuk apabila maklumat diperlukan telah
dilakukan oleh Jabatan untuk menjawab panggilan telefon atau disediakan. Pegawai yang terbabit juga
memelihara rekod di dalam jagaan tidak. Jika beliau tidak mempunyai perlu mempastikan pemanggil tidak
mereka ialah: masa atau sibuk pada ketika itu, menunggu lebih dari 1 minit tanpa ada
1. Pemeliharaan Rekod-rekod berikan alasan yang sesuai kepada alasan yang sesuai.
Kerajaan pemanggil agar si pemanggil tidak
2. Menjaga rekod-rekod pegawai berasa kecil hati atau kecewa.
3. Pertukaran udara untuk tempat Sebagai contoh, alasan yang sesuai Sekiranya pemanggil ingin bercakap
simpanan rekod iaitu seperti berikut : dengan pegawai yang tidak ada di
4. Membersihkan tempat simpanan "Dr. Samuri sedang berbincang pejabat, dapatkan pesanan dari
rekod dengan pegawainya. Bolehkah saya pemanggil (sekiranya ada pesanan)
5. Memeriksa tempat simpanan rekod dapatkan nama dan nombor telefon dengan menggunakan borang
dan kawasannya. Encik, supaya beliau dapat pesanan. Antara contoh kata-kata yang
6. Penggunaan racun serangga menghubungi Encik semula". sopan yang boleh digunakan adalah
7. Mengawasi daripada Anai-anai. ii) Sekiranya pegawai seperti berikut :
8. Larangan makan berkenaan meminta panggilan
9. Mengawasi daripada api. tersebut disambungkan, sambungkan “Dr. Chai tiada di pejabat buat masa
10. Menyimpan rekod-rekod ditempat panggilan tersebut dengan segera. ini, boleh saya beritahu beliau siapa
sesuai Contoh sebutan yang sesuai seperti : yang memanggil?” atau “Encik Aziz
11. Rekod-rekod yang tidak dipakai. "Tunggu sebentar encik, saya sedang bermesyuarat ketika ini, boleh
12. Menjaga fail sambungkan panggilan". beritahu dengan siapa saya sedang
13. Menyelitkan semula fail tertanggal c) Jika pemanggil mahu bercakap supaya beliau dapat beliau
14. Membaiki muka surat yang koyak meninggalkan pesanan, catatkan dapat menghubungi anda kembali?”
15. Menggeringkan rekod basah pesanan yang diterima dalam borang Dalam peringkat pengendalian layanan
16. Menyelamatkan rekod-rekod pesanan dan serahkan pesanan melalui telefon, mereka yang terlibat di
tersebut dengan sesegera yang dalam peringkat pengendalian ini
terendam air mungkin. perlulah mengelakkan diri daripada
menggunakan bahasa yang kurang
PENGENDALIAN PANGGILAN OLEH sopan semasa menjawab panggilan
SOALAN - Dalam layanan urusan telefon. Antara contoh-contoh kata-
PEGAWAI-PEGAWAI
melalui telefon, peringkat pengendalian kata yang perlu dielakkan semasa
a) Jika pemanggil ingin
akan melibatkan telefonis, pembantu menjawab panggilan telefon iaitu
mendapatkan maklumat terperinci
khas dan pegawai. jelaskan tindakan-
mengenai sesuatu perkara khusus,
tindakan yang perlu dilakukan oleh soalan
bantulah setakat yang anda ketahui.
pegawai yang menerima panggilan Tanggungjawab urusetia semasa
b) Jika tidak mempunyai maklumat
pada peringkat itu. tindakan pra mesyuarat.
yang secukupnya, ambil tindakan-
terlalu lama sebelum dapat bercakap tindakan seperti berikut :
dengan pegawai tersebut. i. Minta bantuan pegawai 1. Menentukan agenda, tarikh,
yang mempunyai maklumat lanjut masa,tempat bersama pengerusi
a) Jika pemanggil menunggu mesyuarat.
lebih daripada 1 minit, tanya untuk meneruskan penerangan.
ii. Jika maklumat 2. Membuat tempahan bilik
pemanggil tersebut samada mahu mesyuarat secara bertulis.
terus menunggu. terperinci memerlukan rujukan lanjut
maklumkan kepada pemanggil 3. menetukan kertas kerja utk
g) Jika pemanggil sanggup dibincangan.
menunggu, beritahu kepada pemanggil bahawa maklumat tersebut akan
disampaikan kemudian. 4. Menghantar surat jemputan
dari masa ke semasa bahawa mesyuarat
panggilan masih belum dapat iii. Dapatkan butir-butir
pemanggil bagi membolehkan beliau 5. memastikan persediaan
disambungkan. kemudahan2 bilik mesyuarat.
dihubungi semula apabila maklumat
h) Jika pemanggil ingin yang diperlukan telah disediakan. 6. menentukan kehadiran.
meninggalkan pesanan, catatkan 7. perbincangan Pra mesyuarat.
pesanan pemanggil ke borang pesanan 8. Memberitahu ahli2 mesyuarat
telefon. Pada peringkat pengendalian yang tentang etika mesyuarat.
melibatkan seorang pegawai, perlu
i) Sambungkan panggilan dengan bagi seseorang pegawai itu
serta-merta apabila pegawai yang memberikan maklumat yang setakat
berkenaan telah menamatkan diketahuinya. Dan jika pemanggil
panggilan telefonnya yang terdahulu. ingin mendapatkan maklumat