MAKALAH RINGKASAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Disusun Oleh :

MUHAMMAD NUR
NPM : 075310248

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS ISLAM RIAU

PEKANBARU
2010
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala limpahan dan
karuniaNya, sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul “ SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN” dengan baik dan benar.

Saya menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan
dan terkadang ada kesilapan dalam penulisan ini, namun demikian saya telah berusaha
dengan sebaik mungkin agar makalah ini dapat dijadikan sebagai penambahan wawasan bagi
pembaca dan bermanfaat tentunya.

Saya selaku penulis dengan senang hati menerima kritik dan saran yang membangun
guna penyempurnaan makalah ini. Akhirnya penulis berharap semoga makalah ini
bermanfaat bagi seluruh pembaca.

Pekanbaru, Januari 2010

Muhammad Nur
NPM:075310248
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar.....................................................................................................................I
Daftar Isi..............................................................................................................................II

BAB 1 : KONSEP DASAR SISTEM..................................................................................1

A. Pendahuluan..........................................................................................................1
B. Konsep Sistem.......................................................................................................1
C. Kerangka Kerja Organisasional dari Suatu Sistem...............................................2
D. Karakteristik Sistem..............................................................................................3
E. Jenis-jenis Sistem...................................................................................................3

BAB 2 : MANAJEMEN......................................................................................................5
A. Pendahuluan..........................................................................................................5
B. Pengertian Manajemen..........................................................................................6
C. Perencanaan Manajemen.......................................................................................8
D. Pengawasan Manajemen.......................................................................................10
E. Peranan Manajer....................................................................................................11

BAB 3 : SISTIM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)......................................................12

A. Pendahuluan..........................................................................................................12
B. Pengertian Informasi.............................................................................................12
C. Proses Komunikasi................................................................................................13
D. Komunikasi Manajemen.......................................................................................16
E. Definisi Sistem Informasi Manajemen..................................................................16

BAB 4 : KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN...............................18

A. Pendahuluan..........................................................................................................18
B. Sistem Kerja Komputer.........................................................................................19
C. Proses Kerja Komputer..........................................................................................21
D. Komputerisasi Di Indonesia..................................................................................23

BAB 5 : PENGAMBILAN KEPUTUSAN.........................................................................25

A. Pentingnya Pengambilan Keputusan Dalam Manajemen ....................................25
B. Berbagai Kekuatan Yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan.....................25
C. Jenis-jenis Keputusan............................................................................................27
D. Langkah-langkah Dalam Pengambilan Keputusan ..............................................30
E. Sarana Pengambilan Keputusan............................................................................31

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................................34
 BAB 1

KONSEP DASAR SISTEM

A. PENDAHULUAN

Pada bab pertama ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah
satu dari empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk mengembangkan
system informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk
analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami bagaimana
menganalisa keadaan bisnis yang secara logis menerapkan teknologi informasi untuk
memenuhi kebutuhan perusahaan. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang
manajer atau pemakai sistem informasi disebabkan oleh beberapa faktor sebagai
berikut ini :

1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka sendiri.

Untuk membangun sistem dengan and-user yang berkualitas, seorang manajer
harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem tersebut dikerjakan oleh pihak
lain.

2. Seorang manajer bisnis memang mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi

dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsep
sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan apa yang
diinginkan oleh perusahaan.

3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk menguasai sistem
informasi.

B. KONSEP SISTEM

Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling

bekerja sama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan
hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang
bertanggung jawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data
dan informasi. Proses ini yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang
baik disebut system analysis and design (SA&D). Proses SA&D ini didasarkan pada
pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalah yang disebabkan oleh beberapa
prinsip dasar sebagai berikut :

• Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem
sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja.

• Memilih cakupan yang tepat atas keadaan atas keadaan yang dianalisa akan
berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.

• Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah, sehingga
strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar kemasalah yang
kecil.
 • Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian yang lain mengkin
sekali berbeda, sehingga pemecahan altenatif yang menunjukan perspektif yang
berbeda hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.

• Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga

seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan
masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus bertambah terhadap
pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak
ketahap berikutnya.

C. KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM

Ada beberapa macam kerangka macam kerangka kerja organisasional dari

suatu sistem, namun yang terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif.
Kerangka kerja yang dimaksud seperti pada gambar berikut adalah manusia,
teknologi, tugas-tugas/prosedur, dan struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan
adalah setiap kali mengubah satu karakteristik atau lebih dari empat komponen yang
ada, kita harus mempertimbangkan perubahan karakteristik yang lain. Contoh
sederhananya adalah kalau teknologi komputer dikantor berubah, maka orang dalam
organisasi tersebut harus pula berubah, dan mungkin cara merubahnya adalah dengan
dilakukan pelatihan ulang bagi pegawai. Kalau salah satu komponen organisasi
berubah, dan komponen yang lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah
dalam kontek kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali diubah ?
jawaban secara konkrit mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah, maka
kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen lainnya. Kita
dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain untuk ikut berubah,
dan kita dapat menggunakan perubahan teknologi agar terjadi inovasi yang
menguntungkan perusahaan.

Manusia
(People)

Struktur
Teknologi
Organisasi

Tugas / Prosedur
Gambar 1.1. Komponen Dasar dari Organisasi
D. KARAKTERISTIK SISTEM
 Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu membedakan
unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang
dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya :
• Batasan (Boundary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsur mana yang
termasuk di dalam sistem dengan sistem lainnya.

• Lingkungan (Environtment) : Segala sesuatu diluar sistem; lingkungan

menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.

• Masukan (Input) : Sumberdaya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari

lingkungan yang dikonsumsikan dan dimaipulasi oleh suatu sistem.

• Keluaran (Output) : Sumberdaya atau produk (informasi, laporan, dokumen,

tampilan dilayar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan
sistem oleh kegiatan suatu sistem.

• Komponen (Components) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu

sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi ataupun
output. Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem.

• Interface : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu

atau berinteraksi.

• Penyimpanan (Stroge) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk

penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan
sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara
komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut bekerja dengan
berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari
berbagai data yang sama.

E. JENIS-JENIS SISTEM

Dalam teori sistem dapat dijumpai bukan satu dua, melainkan puluhan jenis
sistem yang diketengahkan oleh para ilmuan, namun yang erat kaitannnya dengan
sistem informasi nampaknya adalah apa yang ditampilkan oleh Gordon B. Davis
sebagai berikut :
• Sistem Abstrak dan Sistem Fisik (Abstrak System and Physical System)
 Sistem Abstrak
Sistem Abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan yang
satu sama yang lain berada dalam ketergantungan.

 Sistem Fisik
Sistem Fisik adalah suatu perangkat unsur yang secara bersama-sama
beroperasi untuk mencapai suatu tujuan.

• Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik (Deterministic System and

Probabilistic System)
  Sistem Deterministik
Sistem Deterministik adalah sistem yang dalam operasinya dapat
menentukan hasilnya secara pasti.
Contohnya : program computer

 Sistem Probabilistik
Sistem Probabilistik adalah sistem yang dalam operasinya tak dapat
diduga hasilnya secara pasti.
Contohnya : sebuah korporasi

• Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka (Closed System and Open System)
 Sistem Tertutup
Sistem Tertutup adalah sistem dimana tidak terjadi pertukaran bahan,
informasi atau energi dengan lingkungan.
Contohnya : computer

 Sistem Terbuka
Sistem Terbuka adalah sistem yang memungkinkan terjadinya
pertukaran bahan, informasi atau energi lingkungan.
Contohnya : sistem biologis, dan sistem organisasi

Seorang perencana sistem biasanya memilih sistem yang relatif tertutup dan
deterministik, dengan lain perkataan suatu sistem yang mapan dan dapat diramal yang
selalu menunjukan tepat sebagaimana direncanakan. Sistem-sistem seperti ini
umumnya lebih mudah untuk direncanakan daripada sistem yang terbuka dan
probabilistik, karena sistem-sistem seperti itu dapat diperkirakan perilakunya. Juga
lebih mudah untuk diatur dan dikontrol.
Dalam bidang sistem informsasi, unsur-unsur mesin seperti komputer dan
program komputer bersifat relatif tertutup dan determnistik, sedang unsur-unsur
manusia merupakan sistem terbuka dan probabilistik. Penggunaan manusia dan mesin
dalm suatu sistem merupakan sistem manusia/mesin. Ragam kombinasi manusia
dengan mesin dapat saja dimungkinkan. Sistem-sistem manusia-mesin dapat lebih
berbobot pada mesin, sedang penggunaan manusia hanyalah selaku monitor terhadap
operasi mesin, atau sebaliknya suatu sistem dapat lebih berbobot pada manusia,
sehingga mesin hanyalah memegang peranan sebagai penunjang seperti dalam
penyajian komputasi atau penyajian data.

BAB II
 MANAJEMEN

A. PENDAHULUAN

Manajemen dengan segala permasalahannya sebenarnya sudah lama dikenal

orang, seusia peradapan manusia itu sendiri. Dari papirus Mesir, catatan Tiongkok
Kuno, tulisan-tulisan Yunani dan Romawi Purba dapat diketahui bagaimana
pentingnya mengelola pemerintahan. Definisi Sokrates mengenai manajemen sebagai
keterampilan mempunyai makna sebagaimana kita kenal sekarang sebagai fungsi
manajer. Dalam dialognya dengan Nicomachides, Sokrates mengemukakan
pemikiran-pemikirannya yang maknanya tidak jauh berbeda dengan pemikiran-
pemikiran yang kita kenal dalam manajemen masa kini.
Pada awal abab 20 ini, tepatnya pada tahun 1911, muncul Frederick W. Taylor
dengan karyanya yang berjudul “The Principles of Scientifik Management”.
Pemikiran Taylor yang dituangkan dalam karyanya itu didasarkan atas
pengalamannya yang dimulai dari masinis sampai menjadi teknik pada Midvale Steel
Company di Philadelphia Amerika Serikat. Itu terjadi antara yahun 1873 ketika terjadi
depresi sampai tahun 1884. Pada tahun itu Taylor mengahabiskan waktunya untuk
menganalisis kegiatan para pekerja dalam menangani bahan-bahan dan mesin-mesin.
Sampailah ia kepada kesimpulan bahwa sejumlah besar persentase buruh dan bahan
habis disebabkan organisasi dan supervise pekerjaan yang tidak efisien.

Jika Frederick W. Taylor dianggap sebagai pencetus manajemen ilmiah

modern, maka yang oleh para ahli benar-benar diakui sebagai bapak teori manajemen
modern adalah Henry Fayol, seorang industrial Perancis. Berbeda dengan Taylor yang
didalam kehidupannya dimulai dari seorang tukang yang tidak berpendidikan,
meskipun ia dari keluarga terpelajar, Fayol adalah insinyur pertambangan lulusan
Sekolah Pertambangan Nasional di St. Etienne Perancis.
Dilahirkan dari keluarga borjuis Perancis, ia mulai bekerja sebagai insinyur
pada tambang Commentry, yang terkenal karena seringnya terjadi kebakaran dibawah
tanah. Dalam jabatannya yang lama dan berhasil itu, Fayol meneliti prinsip-prinsip
praktis dan sederhana yang dapat dipergunakan untuk menerangkan apa yang menjadi
tugas pekerjaan seorang manajer. Dua ceramah penting telah diberikannya, masing-
masing pada tahun 1900 dan 1908 disusul pada tahun 1916 dengan monograpnya
yang terkenal sampai sekarang mengenai “Manajemen Umum dan Industri”.
Dalam studinya mengenai manajemen dengan pendekatan dari sudut kualitas
pegawai (personel), Fayol mengetengahkan beberapa faktor :
• Fisik : sehat, giat, atentif.
• Mental : mampu unutk belajar, mengerti, menilai dan menyesuaikan diri.
• Moral : kuat, teguh, berprakarsa, setia, bijaksana, mempunyai harga diri, siap
menerima tanggung jawab.
• Pendidikan Umun : pengetehuan umum tentang hal-hal yang tidak termasuk
fungsi pekerjaan.
• Pendidikan Khusus : pengetahuan khusus sesuai dengan fungsi pekerjaan.
• Pengalaman : pengetahuan yang timbul dari pekerjaan yang sesuai.

Selanjutnya Fayol mencatat empat belas prinsip manajemen yang tumbuh dari
pengalamannya. Dikatakannya bahwa prinsip manajemen sifatnya luwes dan tidak
mutlak, harus dapat digunakan dalam kondisi yang berubah-ubah. Keempat belas
prinsip tersebut dirumuskan oleh Fayol sebagai berikut :
 • Pembagian tugas (division of work)
• Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)
• Disiplin (dicipline)
• Kesatuan perintah (unity of command)
• Kesatuan pengarahan (unity of direction)
• Pengutamaan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi (subordination
of individual interest to general interest)
• Penggajian pegawai ( remuneration of personnel)
• Pemusatan wewenang (centralization)
• Jenjang kepangkatan (scaler chain)
• Ketertiban (order)
• Keadilan (equity)
• Stabilitas masa jabatan (stsbility of tenure of personel)
• Prakarsa (initiative)
• Jiwa korps (esprit de corps)

Dalam karyanya itu, Fayol banyak menekankan pada pentingnya apa yang ia
sebut “prevoyance” dari fungsi manajerial, yang berarti “memandang ke depan” yang
ia maksudkan adalah menilai masa depan dan melakukan persiapan untuk itu.
Mengenai kedua pelopor manajemen ilmiah modern ini, yaitu Taylor dan
Fayol, dua orang sarjana Amerika Harold Koontz dan Cyril O’Donell dalam bukunya
Principles of Management mengatakan bahwa karya Taylor dan Fayol pada
hakikatnya saling melengkapi. Kedua pelopor ilmiah itu menyadari bahwa masalah
pegawai beserta manajemennya pada semua tingkat adalah “kunci dari pada
keberhasilan industry”. Untuk memecahkan masalah tersebut, kedua ahli itu telah
menerapkan metode-metode ilmiah. Bahwa Taylor mengutamakan karyanya pada
tingkat operatif secara kejenjangan dari bawah ke atas sedengkan Fayol
mengkonsentrasikan pada direktur pelaksana dan bekerja dari atas ke bawah, hanyalah
merupakan refleksi dari karyanya yang sangat berbeda itu.

B. PENGERTIAN MANAJEMEN

Banyak definisi manajemen yang telah diketengahkan oleh para ahli yang
dapat yang dapat kita kaji dalam berbagai literatur, yang perumusannya tergantung
pada keyakinan dan pandangan para ahli masing-masing.
Ada yang mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu,yaitu ilmu yang
mempelajari dan meneliti upaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah
direncanakan secara efektif dan efisien dengan bantuan sejumlah sumber.
Ada yang menyebut manajemen sebagai pengorganisasian suatu usaha disertai
pengawasan terhadapnya untuk mencapai tujuan tertentu. Ada pula yang menyatakan
bahwa manajemen merupakan kekuatan yang menjalankan sebuah perusahaan dan
yang bertanggung jawab atas keberhasilan dan kegagalannya. Ahli lainnya tampil
dengan pendapatnya yang menegaskan bahwa manajemen merupakan tindakan
memikirkan dan mencapai hasil-hasil yang diinginkan melalui usaha kelompok yang
terdiri dari tindakan mendayagunakan bakat-bakat manusia dan sumber-sumber daya.
Definisi lain menyarakan bahwa manajemen adalah pemuasan-pemausan
kebutuhan ekonomi dan social karena bersifat produktif bagi manusia, bagi
perekonomian dan bagi masyarakat.
 George R Terry mendefinisikan manajemen dengan memandangnya dari sudut
proses :
“Manajemen merupakan sebauh proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-
tindakan : perencanaan, pengorganisasion, penggiatan dan pengawasan, yang
dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan
melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya”.
Definisi Terry tersebut mencangkup sekaligus fungsi-fungsi fundamental
dalam bentuk tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran yang
telah ditentukan itu. Adapun sumber daya yang mendukung pencapaian sasaran itu
adalah apa yang lazim dikenal sebagai “Enam M”, yaitu :
• Men - Manusia
• Materials - Bahan
• Machines - Mesin
• Methods - Metode
• Money - Uang
• Markets - Pasar

Sumber-sumber daya tersebut dikelola dengan tindakan-tindakan dalam

bentuk apa yang umum dikenal sebagai “P.O.A.C”, sebagai singkatan dari :
• Planning - Perencanaan
• Organizing - Pengorganisasian
• Actuating - Penggiatan
• Controlling - Pengawasan

Mengenai fungsi manajemen, antara George R Terry dengan pemuka-pemuka

manajemen lainnya, seperti Harold Kontz dan Cyrill O’ Donnel serta Henry Fayol,
terdapat sedikit perbedaan. Fungsi-fungsi manajemen yang harus dilaksanakan
menurut Harold dan Cyrill O’ Donnel adalah sebagai berikut :
• Planning - Perencanaan
• Organizing - Pengorganisasian
• Staffing - Pengisian jabatan
• Directing - Pengarahan
• Controlling - Pengawasan

Sedangkan menurut Hendry Fayol, fungsi-fungsi manajemen yang harus

diimplementasikan itu adalah :
• Planning - Perencanaan
• Organizing - Pengorganisasian
• Commanding - Pemberian perintah
• Coordinating - Pengkoordinasian
• Controlling - Pengawasan

Dari perbandingan diantara para ahli menajemen kenamaan tersebut, jelas

tampak adanya persamaan dan perbedaan istilah untuk setiap tahap. Tiga tahap dalam
proses manajemen itu dinyatakan secara eksplisit, yakni : Planning, Organizing, dan
Controlling. Dan untuk pelaksanaan fingsi-fungsi inilah pula, terutama pentingnya
sistem informasi. Informasi menyangkut faktor utama dan pertama dari rumus “Six
 M”, yaitu manusia yang terdiri dari pimpinan dan yang dipimpin atau anak buah.,
yang dalam manajemen memegang peranan yang sangat menentukan.
Keberhasilan manajemen adalah akibat dari kemampuan si manajer dalam
memimpin. Sebaliknya, kegagalan manajemen atau salah urus diakibatkan oleh
ketidakmampuan si manajer dalam memimpin. Kepepimpinan seorang manajer
ditunjang oleh sistem informasi manajemennya. Pentingnya sistem informasi bagi
unsure manusia dalam manajemen adalah karena manusialah dalam hal ini para
pegawai sebagai anak buah si manajer yang paling luwes diantara sumber-sumber
daya yang dapat dimanfaatkan seorang manajer dalam menghadapi perubahan-
perubahan.
Perubahan senantiasa timbul dalam manajemen, dan perubahan itu sering kali
merupakan hambatan bagi manajer. Ada perubahan yang sifatnya revolusioner, ada
yang evolusioner, ada yang tampak, ada pula yang tidak tampak. Ada yang timbul
didalam organisasi, ada yang datangnya dari luar.
Perubahan menimbulkan problema-problema yang selain ada yang dapat
dihindarkan, banyak pula yang tidak bisa dicegah. Adakala sebuah organisasi tertentu
mengalami perubahan yang demikian traumatiknya, sehingga merupakan kejutan bagi
sejumlah pegawai, dan mereka ini tidak mampu menghadapi situasi yang baru itu.
Sehubungan dengan itu seorang menajer harus dapat menghadapi dan
menyesuiakan diri dengan perubahan-perubahan. Apabila tidak menyesuaikan diri
dengan perubahan-perubahan, akan timbul proses “pembusukan”. Ini disebabkan
kekuatan-kekuatan ekstern yang memaksakan perubahan, sedangkan kekuatan-
kekuatan intern menahannya. Manajer yang berhasil adalah mereka yang dapat
menghayati perubahan, menghadapi dan menyesuaikan diri dengan setiap perubahan.
Dalam hubungan ini sistem informasi banyak membantu fungsi dan tugas manajer.

C. PERENCANAAN MANAJEMEN

Perencanaan merupakan fungsi pertama yang fundamental dalam proses

manajemen. Lancarnya implementasi fungsi-fungsi lainnya banyak bergantung pada
perencanaan. Perencanaan bukan saja diperlukan untuk memulai pelaksanaan fungsi-
fungsi manajemen lainnya, seperti pengorganisasian, penggerakkan, pengawasan dan
lain-lain, tetapi juga diperlukan bagi setiap fungsi tersebut. Ini berarti bahwa sebelum
melakukan pengorganisasian, terlebih dahulu mengadakan perencanaan khusus untuk
fungsi itu. Demikian pula, sebelum melakukan penggerakan, terlebih dahulu
mengadakan perencanaan.
Perencanaan meliputi tindakan : memilih dan menghubungkan fakta-fakta
serta membuat dan menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang
dalam hal menvisualisasi dan merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang
dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.
F.E. Kast dan Jim Rosenzweig mengatakan bahwa perencaan suatu usaha
adalah suatu kegiatan yang terintegrasi yang bertujuan untuk memaksimumkan
efektifitas keseluruhan usaha sebagai suatu sistem sesuai dengan tujuan. Fungsi
perencanaan antara lain untuk menetapkan arah dan strategi, untuk menentukan titik
awal kegiatan, untuk membimbing, untuk memperoleh ukuran yang dapat
dipergunakan pengawasan, untuk mencegah dan mengurangi pemborosan waktu dan
faktor produksi, untuk meningkatkan koordinasi, untuk memudahkan penyesuaian
kepada situasi yang berubah-berubah.

Untuk memperoleh kejelasan, perencanaan dapat dibagi menjadi dua yaitu :

 • Perencanaan strategis
Perencanaan strategis kadang-kadang disebut juga perencanaan administrative
dan perencanaan kreatif.

Robert N. Anthony dalam buku “Management Control System”

mendefinisikan perencanaan strategis sebagai berikut :
“Perencanaan strategis adalah proses memutuskan mengenai tujuan yang akan dicapai
organisasi, perubahan-perubahan dalan tujuan tersebut, sumber-sumber yang
digunakan untuk tujua itu, dan mengenai kebijaksanan untuk menentukan pengadaan,
penggunaan dan penempatan sumber-sumber tersebut.
Istilah strategi dalam rumusan tersebut ialah dalam pengertian memutuskan
tentang bagaimana memadukan dan menggunakan sumber-sumber. Tegasnya,
perencanaan strategis adalah proses mengenai bagaimana seharusnya melakukan
formulasi perencanaan jangka panjang yang bersifat strategis yang merubah sifat atau
arah organisasi.
Pada dasarnya semua perencanaan harus diramalkan atas dasar langkah-
langkah pemecahan masalah yang analitik. Secara sederhana langkah-langkah tersebut
adalah sebagai berikut :
 Tentukan dan batasi permasalahan
 Kumpulkan semua fakta yang berhubungan
 Pertimbangkan alternatif-alternatif yang memungkinkan untuk masalah
 Ambil kesimpulan
 Lakukan kegiatan untuk memecahkan masalah
Dalam bentuk yang lebih rumit bagi sebuah bisnis, langkah-langkah berikut
ini dapat dijalankan :
 Buatlah tata letak bagi sebuah rencana
 Tegaskan tujuan dan sasaran
 Siapkan dasar pemikiran perencanaan
 Selidiki alternatif kegiatan
 Adakan penilaian terhadap cara-cara kegiatan
 Adakan pilihan cara untuk dilaksanakan
 Rumuskan rencana-rencana yang diperlukan dalam bidang fingsional
 Pastikan implementasi perencanaan yang tepat
Oleh karena itu perencanaan jangka panjang bersangkutan dengan penentuan dasar-
dasar aktfitas dengan penglihatan ke masa depan yang berkaitan dengan kurun waktu
lama yang harus dilalui, maka perencanaan tersebut harus dinyatakan dalam istilah-
istilah umum dan harus bisa dimodifikasi apabila kondisi berubah.

• Perencanaan taktis
Berbeda dengan perencanaa strategis yang memerlukan penglihatan ke masa
depan yang jauh, perencanaan taktis atau kadang-kadang juga disebut perencanaan
operatif dan perencanaan rutin bersangkutan dengan masa depan yang dekat saja dan
biasanya dirancangkan dalan jangka waktu dalam lingkupan waktu menurut
perencanaan jangka panjang.
Perencanaan yang terperinci yang menunjang perencanaan jangka panjang
dikembangkan oleh staf yang mempunyai keahlian khusus.
Tujuan perencanaan taktis adalah mengidentifikasi tugas-tugas pokok yang
diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran strategis. Dengan demikian, perencanaan
taktis merupakan penjabaran perencanaan strategis.
D. PENGAWASAN MANAJEMEN

Informasi bukan saja penting bagi perencanaan, tetapi juga untuk pengawasan
manajemen. Robert N. Anthony dan kawan-kawan dalam bukunya Management
Control System mendefenisikan pengawasan manajemen sebagai berikut :
Proses dimana manajer memastikan bahwa sumber daya diperoleh dan
digunakan secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi.
Dalam pada itu, S. Bernard Rosenblatt dan kawan-kawan dalam bukunya
“Modern Business, A System Approach” menyatakan bahwa pengawasan adalah
proses pengecekan rencana dan pelurusan penyimpangan dari arah yang telah
direncanakan suatu aktifitas yang bersinambungan.
Tujuan sistem pengawasan manajemen adalah agar dalam mencapai tujuan
organisasi terdapat keselarasan. Keselarasan tujuan yang sempurna tak dapat dicapai
sepernuhnya, tetapi paling tidak secara realistik jangan sampai terjadi konflik antara
tujuan organisasi dengan tujuan perorangan. Jika sistem pengawasan manajemen
menyebabkan konflik tersebut menjadi parah, jelas sistem tersebut salah. Sebagai
contoh, apabila sistem itu menimbulkan situasi sedemikian rupa, sehingga suatu
bagian dari organisasi dapat meningkatkan keuntungan, tetapi merugikan organisasi
keseluruhan, maka disini terdapat kesalahan. Dalam hubungan ini, pertimbangkan
psikologis memegang peranan yang penting. Kegiatan-kegiatan seperti komunikasi,
persuasi dan motivasi merupakan bagian dalam proses tersebut.
Sistem pengawasan manajemen adalah sistem total yang berarti bahwa sistem
tersebut meliputi semua aspek dari pengoperasian organisasi. Perlunya sistem total ini
ialah karena fungsi manajemen adalah memastikan bahwa semua bagian dari operasi
berada dalam keadaan seimbang antara satu sama lainnya. Agar dapat memeriksa
keseimbangan tersebut, manajemen memerlukan informasi mengenai setiap bagian.
Dalam hal inilah pentingnya sistem informasi manajemen.
Sistem pengawasan manajemen adalah, atau seharusnya, merupakan sistem
yang, terkoodinasikan dan terintegrasikan, yaitu meskipun data yang dikumpulkan
untuk suatu tujuan berbeda dengan yang dikumpulkan untuk tujuan lain, data ini dapat
dipadukan satu sama lain, dengan kata lain perkataan sistem pengawasan manajemen
adalah sistem tunggal, tetapi meliputi subsistem-subsistem yang isi mengisi.
Proses pengawasan manajemen cendrung untuk berlangsung secara berirama,
mengikuti pola dan jadwal waktu secara pasti, dari bulan ke bulan, dari tahun ke
tahun. Meskipun demikian, dalam mencari penyesuaian dengan norma-norma yang
telah ditentukan. Tetap berusaha mengembangkan inter-relasi secara efektif antar
faktor-faktor kritis yang terdapat dalam organisasi.

Fungsi Pengawasan

Ralph Currier Davis dan Alan C. Filley membagi fungsi pengawasan menjadi
delapan sub fungsi yang terdiri dari tahap-tahap kegiatan sebagai berikut :
• Perencanaan rutin
• Penjadwalan
• Persiapan
• Pengabaran
• Pengarahan
• Pemeriksaan
• Pembandingan
 • Pembetulan
Ke empat tahap pertama biasanya berlangsung sebelum pekerjaan yang harus
diawasi itu dilaksanakan ke empat terakhir berlangsung sewaktu pekerjaan dijalankan.

E. PERANAN MANAJER

Kenyataan menunjukkan bahwa sejak munculnya pemikiran Frederick W.

Taylor dan Henry Fayol yang terkenal itu hingga sekarang, belum ada kererangan
yang benar-benar jelas mengenai apa yang sebetulnya harus dilakukan oleh seorang
manajer. Kenyataannya ialah bahwa tugas pekerjaan manajer sangat rumit. Tugasnya
bertumpuk dan tidak mudah didelegasikan wewenangnya kepada orang lain dengan
begitu saja. Akibatnya ia harus bekerja banyak diluar waktu kantor.
Untuk memperoleh kejelasan mengenai peranan manajer itu, dapat dipaparkan
sebagai berikut :
• Peranan Antar Personal
Dari wewenang yang formal pada seorang manajer secara langsung timbul tiga
peranan yang meliputi hubungan antar personal yang mendasar. Ke tiga
peranan tersebut adalah sebagai berikut :
 Peranan tokoh
 Peranan pemimpin
 Peranan penghubung
• Peranan Informasional
Disebabkan kontak antar personal, baik dengan bawahannya maupun dengan
jaringan kontaknya, maka seorang manajer muncul sebagai “pusat saraf” dari
unit organisasinya. Mungkin dia tidak mengetahui tentang segala hal, tetapi ia
lebih banyak tahu daripada setia anggota stafnya.
Peranan informasional meliputi peranan-peranan sebagai berikut :
 Peranan monitor
 Peranan penyebar
 Peranan juru bicara
• Peranan Memutuskan
Informasi, sudah tentu, bukanlah tujuan itu sendiri. Informasi adalah sumber
dasar bagi pengambilan keputusan. Satu hal yang jelas dalam studi karya
manajerial, ialah bahwa manajer memegang peranan yang sangat penting
dalam sistem pengambilan keputusan dalam organisasinya. Ada empat
peranan pengambilan keputusan :
 Peranan wiraswasta
 Peranan pengendali gangguan
 Peranan penentu sumber
 Peranan perunding

Dari berbagai peranan yang dipaparkan diatas jelas bahwa peranan yang
banyak itu tidak mudah dipisah-pisahkan. Menurut istilah psikologi, peranan-peranan
tersebut merupakan “Gestalt”, keseluruhan yang terpadu.
Satu hal yang perlu dicamkan ialah bahwa keberhasilan seorang manajer
sangat dipengaruhi oleh wawasan terhadap tugasnya sendiri. Penampilan seorang
manajer tergantung pada apakah ia benar-benar memahami dan benar-benar tanggap
akan tekanan-tekanan dan dilemma-dilema yang terdapat dalam tugas pekerjaannya.
 Jadi seorang manajer harus introspektif terhadap pekerjaannya demi efektifitas
tugasnya.

BAB III

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

A. PENDAHULUAN

Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi Manajemennya

sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering
kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan yang kurang
wajar, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang
tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam
bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya
pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Sebelum membahas konsep sistem Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini
akan diberikan definisi ringkas dan formal dari sistem Informasi Manajemen yaitu:
“serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara
rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan
berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat
manajer”.

B. PENGERTIAN INFORMASI

Pendapat Gordon B. Davis yang menyatakan bahwa informasi adalah data

yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan
mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.
Definisi Gordon B. Davis itu menunjukkan pengertian informasi yang sempit,
yakni pengertian informasi dalam hubungannya dengan kegiatan manajemen. Dan itu
memang informasi dalam hubungannya dengan manajemen. Tetapi pada
kenyataannya informasi mempunyai pengertian yang lebih luas daripada yang
tercangkup oleh kegiatan manajemen.
Dr. R.J Beishon dalam karyanya berjudul “Information Flow and Manager’s
Decisions” menjelaskan pengertian informasi sebagai berikut :
“informasi diinterpresentasikan, barangkali, lebih luas dari pada biasanya,
yang mencangkup isyarat dan data yang diterima seorang manajer sehari-harinya,
apakah itu tampak bersangkutan dengan pekerjaan atau tidak. Pendekatan seperti ini
memandang hal-hal seperti ekspresi wajah dan gerak isyarat sebagai informasi,
demikian pula hal-hal yang lebih jelas seperti memo dan pesan melalui telepon.
Tetapi pengertian informasi dalam sistem informasi menjadi terbatas. Bahwa
informasi dalam sistem informasi harus dipahami atau dimengerti adalah jelas, tetapi
informasi tersebut harus disampaikan kepada orang lain. Karenanya informasi seperti
itu dinamakan “informasi manusia” untuk membedakan dari informasi sebagai
persepsi dari lingkungan alamiah.
Informasi manusia tersebut sering disebut “pesan”. Istilah pesan itu
mengandung arti informasi yang dating dari pengirim pesan yang ditujukan kepada
penerima pesan. Proses penyampaian pesan dan penerimaan pesan tersebut
dinamakan komunikasi.
 Informasi pada tahap-tahap manajemen

Setiap tahap manajemen memerlukan informasi yang berbeda, yang pada

gilirannya dapat berbeda pula dalam teknik atau cara penyampaiannya. Informasi
pada tahap-tahap manajemen meliputi :
• Informasi untuk perencanaan
• Informasi untuk penggiatan
• Informasi untuk pengawasan

Jenis-jenis informasi
Para ahli sistem informasi manajemen tidak mempunyai pendapat yang sama
mengenai jenis-jenis informasi yang dioperasikan dalam manajemen. Dari berbagai
pendapat yang berbeda itu dapat disimpulkan bahwa informasi dalam manajemen
diklasifikasikan berdasarkan aspek-aspek seperti yang akan dipaparkan sebagai
berikut :
• Informasi berdasarkan persyaratan
Suatu informasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana dibutuhkan oleh
seorang manajer dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera
dilakukan. Berdasarkan persyaratan itu informasi dalam manajemen
diklasifikasikan sebagai berikut :
 Informasi yang tepat waktunya
 Informasi yang bernilai
 Informasi yang dapat dipercaya
• Informasi berdasarkan dimensi waktu
Informasi berdasarkan waktu diklasifikasikan sebagai berikut :
 Informasi masa lalu
 Informasi masa kini
• Informasi berdasarkan sasaran
Informasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang ditujukan kepada
seseorang atau sekelompok orang, baik yang terdapat dalam organisasi
maupun diluar organisasi. Informasi jenis ini diklasifikasikan sebagai berikut :
 Informasi individual
 Informasi komunitas

Demikianlah beberapa hal mengenai pengertian informasi beserta jenis-

jenisnya yang patut difahami para manajer dalam rangka melaksanakan Sistem
Informasi Manajemen.

C. PROSES KOMUNIKASI

Perihal komunikasi secara implicit dimuka telah ditampilkan, karena memang

kalau kita berbicara mengenai informasi tak mungkin lepas dari komunikasi sebagai
proses penyampaiannya oleh seseorang kepada orang lain.
 Lasswell merupakan bahwa cara yang terbaik untuk menerangkan komunikasi
ialah menjawab pertanyaan : Who Says What In Which Channel To Whom Whith
What Effect”.
Jawaban terhadap pertanyaan yang merupakan paradigm komunikasi itu
adalah unsure-unsur atau komponene-komponen yang terdapat dalam proses
komunikasi. Apabila kita terapkan paradigm komunikasi itu dalam kihupan
manajemen dalm kaitannnya dengan sistem informasi manajemen, maka jelas bahwa
yang berfungsi sebagai komunikator sebagai unsur pertama adalah manajer, apakah
itu manajer puncak atau administrator atau manajer yang lebih rendah jenjangnya,
apabila pimpinan tersebut menyampaikan suatu pesan kepada para karyawan sebagai
bawahannya. Tetapi adakalanya bawahan menjadi komunikator, jika ia datang
menghadap kepada pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan, misalnya laporan,
gagasan atau keluhan.
Jadi, yang brfungsi sebagai komunikator adalah orang yang menyampaikan
suatu pesan kepada orang lain. Wilbur Schramm, seorang pakar komunikasi yang
amat terkenal, mengatakan bahwa pesan komunikasi bisa informasi, gagasan atau
sikap. Tampak bahwa komunikator sebagi unsur pertama dan sebagai unsur kedua
dari proses komunikasi itu kait mengkait dengan ketat, yang satu dari yang lainnya
tidak mungkin dipisahkan.
Unsur ketiga adalah media sebagai saluran untuk melangsungkan suatu pesan
dari komunikator itu. Media disini mengandung makna yang luas, yang
diklasifikasikan menjadi media primer dan media sekunder. Yang termasuk media
primer adalah bahasa, kial atau isyarat dengan anggota tubuh, misalnya
menganggukkan kepala, mengkedipkan mata, melambaikan tangan dan sebagainya.
Media sekunder adalah sarana untuk meneruskan pesan kepada komunikan
sebagai unsur keempat, yang banyak jumlahnya, jauh tempatnya atau kedua-
keduanya, banyak dan jauh.
Dalam kehidupan manajemen pada umumnya semua media, baik media
primer maupun media sekunder, dipergunakan secara luas. Unsur kelima dari
komunikasi itu adalah efek yang melekat pada komunikan dan harus sesuai dengan
tujuan komunikator. Dalam kehidupan manajemen jika seorang manajer atau
administrator menyampaikan suatu pesan atau informasi tentunya mempunyai tujuan.
Tujuannya macam-macam, dapat diklasifikasikan sebagai tujuan mengubah sikap,
mengubah opini atau pandangan atau pendapat, dan mengubah perilaku komunikan.
Sikap adalah kondisi internal seseorang dalam bentuk kecendrungan semata-
mata : tersembunyi atau tertutup, baru sikapnya itu diketahui orang apabila
diekspresikan. Pengekspresikannya dapat dilakukan secara verbal, yakni dengan kata-
kata atau secara nirverbal fisik. Jika diekspresikan secara verbal, maka jadilah opini
atau pendapat, dan kalau diekspresikan secara inverbal fisik, jadilah perilaku atau
kegiatan atau tindakan. Berdasarkan penjelasan itu, maka yang utama sebenarnya
perubahan sikap. Kalau kita analisis lebih jauh, sikap yang terdapat dalam diri
seseorang itu terdiri dari tiga komponen, yakni kognisi berbentuk pikiran, afeksi
berbentuk perasaan dan konasi berbentuk tekad atau itikad. Konasi adalah resultan
paduan kognisi dan afeksi, dengan perkataan lain tekad atau itikad adalah hasil
paduan hasil pikiran dan perasaan.

Jenis-jenis komunikasi

Untuk memudahkan pemahaman mengenai seluk beluk komunikasi itu, kita

mengadakan klasifikasi sebagai berikut :
1. Komunikasi tatap muka
Komunikasi jenis ini adalah komunikasi yang berlangsung secara berhadapan
muka antara komunikator dengan komunikan. Karena saling melihat, komunikator
akan mengetahui tanggapan komunikan terhadap dirinya dan terhadap pesan yang
disampaikan. Dapat pula dikatakan bahwa umpan balik terjadi seketika. Jika
umpan baliknya positif maka si komunikator dapat bertahan pada gayanya semula.
Sebaliknya, apabila umpan baliknya negatif, maka ia dapat mengubah gayanya.
Terjadinya umpan balik negatif, karena gaya komunikasinya tidak komunikatif.
Komunikasi tatap muka terdiri dari dua jenis, sebagai berikut :
 Komunikasi antar persona
Komunikasi jenis ini adalah komunikasi antara seorang komunikator
dengan seorang komunikan, yang disebut komunikasi diadik, atau antara
seorang komunikator dengan dua orang komunikan, yang dinamakan
komunikasi triadik.
Cirri-cir komunikasi antar persona adalah sebagai berikut :
- Berlangsung dua arah timbale balik
- Bersifat dialogis
- Umpan balik berlangsung seketika
- Kerangka referensi
Yang dimaksud kerangka refensi ialah paduan nilai-nilai yang menyangkut
pendidikan, kebudayaan, status sosial, status ekonomi, agama dan lain-lain yang
membentuk pribadi seseorang.
 Komunikasi kelompok
Komunikasi kelompok terbagi dua bagian diantaranya :
- Komunikasi kelompok kecil
Komunikasi kelompok kecil adalah komunikasi yang berlangsung
dalam situasi yang memungkinkan dialihkannya ke situasi komunikasi
antar persona.
- Komunikasi kelompok besar
Komunikasi kelompok besar adalah komunikasi yang dilangsungkan
dalam jumlah yang relative sangat banyak, sehingga diselenggarakan
dilapangan terbuka atau gedung yang besar.
Cirri-ciri komunikasi kelompok besar adalah :
1. Berlangsung satu arah
2. Komunikan bersifat heterogen
3. Komunikan bersikap emosional
4. Menimbulkan wabah mental

2. Komunikasi bermedia
Yang dimaksud media disini ialah media sekunder, yang seperti telah
disinggung dimuka berupa sarana untuk meneruskan suatu pesan kepada
komunikan yang banyak jumlahnya, jauh tempatnya atau kedua-duanya.
Komunikasi bermedia terbagi dua bagian :
 Komunikasi media masa
 Komunikasi medio

Teknik-teknik komunikasi
 Bagi para manajer teknik-teknik komunikasi perlu di fahami secara seksama,
meskipun tidak secara teoritis sama sekali, lebih-lebih para menajer yang mengelola
organisasi besar, karena setiap informasi yang disampaikan kepada sasaran, tidak
semata-mata agar khalyak didalam organisasi atau diluar organisasi mengetahui,
tetapi tidak jarang agar melaksanakan. Ini berarti bahwa informasi yang disampaikan,
tidak hanya diharapkan menimbulkan efek kognitif saja, tetapi juga efek behavioral.
Teknik-teknik komunikasi diantaranya sebagai berikut :
 Teknik komunikasi informative
 Teknik komunikasi persuasive
 Teknik komunikasi koersif

D. KOMUNIKASI MANAJEMEN

Komunikasi manusia meliputi berbagai bidang komunikasi, diantaranya

adalah Komunikasi Manajemen atau kadang-kadang dinamakan juga Komunikasi
Organisasional. Yang lainnya adalah Komunikasi Politik, Komunikasi Tradisional,
Komunikasi Kebudayaan, Komunikasi Pembangunan, Komunikasi Internasional dan
sebagainya.
Sesuai dengan maknanya istilahnya Komunikasi Manajemen adalah
komunikasi dalam lingkupan kegiatan manajemen yang dengan sendirinya terdapat
dalam organisasi.
Jika komunikasi manajemen mencankup tiga demensi : dimensi pertama
adalah komunikasi vertikal, dimensi kedua komunikasi horizontal dan dimensi yang
ketiga komunikasi eksternal.
• Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal berlangsung dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas
dengan kata lain komunikasi vertikal berlangusng dari pimpinan ke bawahan
dan sebaliknya
Pimpinan memberikan informasi, instruksi, petunjuk, penjelasan dan lain-lain
kepada bawahannya sementara bawahan memberikan laporan, saran, dan
sebagainya kepada pimpinan.
• Komunikasi Horisontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi antar petugas yang mempunyai
kedudukan yang setara dalam suatu organisasi, baik dalam unit yang sama
maupun berbeda. Disebabkan kedudukan yang setara, maka komunikasi antar
petugas ini sering kali lebih bersifat informal daripada formal. Komunikasi
seperti ini terjadi sewaktu istirahat atau pulang kerja.
• Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksernal adalah komunikasi antara manajer dengan orang-orang
yang berada diluar organisasi. Komunikasi eksternal dilakukan bukan saja
dengan menggunakan media massa, tetapi juga dengan media-media lainnya,
bahkan tidak jarang dilakukan secara tatap muka.

Demikianlah tiga dimensi komunikasi manajemen dalam bentuk proses

pengiriman dan penerimaan informasi menurut jalur-jalur manajemen. Pentingnya
pemahaman komunikasi ini karena lalu lintas informasi dalam organisasi akan
mendukung tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

E. DEFENISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

 Untuk dapat memahami arti sistem informasi manajemen baiklah kita kutip
terlebih dahulu beberapa defenisi yang diketengahkan oleh para ahli.
Robert G. Murdick dan Joel E. Ross dalam bukunya “Information System for
Modern Management” mendefenisikan SIM sebagai :
“Proses komunikasi di mana informasi masukan (input) direkam, disimpan
dan diperoleh kembali (proses) bagi keputusan (output) mengenai perencanaan,
pengoperasian dan pengawasan”.
Meskipun demikian, Gordon B. Davis menyatakan bahwa dia sendiri
menggunakan istilah “Management Information System”. Dia mendefenisikan
sebagai :
“Sisstem manusia/mesin yang terpadukan untuk menyajikan informasi guna
mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu
organisasi”
Drs. Soetedjo Moeljodihardjo dalam karyanya “Management Information
System” mendefenisikan SIM sebagai berikut :
“SIM adalah “suatu metode untuk menghasilkan informasi yang tepat
waktunya bagi manajemen tentang external environment dan internal operation dari
suatu bidang usaha, dengan tujuan untuk menunjang pengambilan keputusan dan
memperbaiki planning dan control”.
Dalam Ensiklopedia Manajemen yang disusun oleh Drs. Komaruddin
dijelaskan sebagai berikut :
Sistem informasi manajemen adalah pendekatan yang terorganisasi dan
terencana untuk memberi eksekutif bantuan informasi yang tepat yang memberikan
kemudahan bagi proses manajemen.
Defenisi yang diketengahkan oleh Roberts W. Holmes menyatakan sebagai
berikut :
SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyajikan informasi pilihan
yang berorientasi kepada keputusan yang diperlukan oleh manajemen guna
merencanakan, mengawasi, dan menilai aktifitas organisasi.

Sesuai dengan makna istilahnya, sistem informasi manajemen harus ditinjau

denagn pendekatan sistem. Ini berarti bahwa manajemen itu sendiri dimana proses
informasi berlangsung harus dilihatnya sebagai sistem, dalam hal ini sebagai “total
system”. Dengan mengatakan manajemen sebagai total sistem, maka sistem informasi
manajemen merupakan salah satu subsistem dari sekian banyak subsistem yang
tercangkup oleh total system tersebut. Meskipun pada subsistem dalam organisasi
dengan manajemennya itu , terdapat fungsionalisasi dan spesialisasi, keseluruhan
subsistem di situ harus bergerak menuju satu arah, yaitu tujuan yang sudah ditetapkan
untuk dicapai. Karena dampak (input) subsistem ini besar sekali dalam keseluruhan
sistem, maka gerak subsistem-subsistem tadi perlu diawasi, sehingga tidak
menyelewengkan dari arah.
Untuk itulah perlunya informasi yang harus dikelola secara sistematis, karena
jelas di situ bahwa informasi bukan saja diperlukan secara efektif dan efisien dari
puncak organisasi ke bawah secara timbal balik, tetapi juga ke luar organisasi secara
timbal balik.
 BAB IV

KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN

A. PENDAHULUAN

Istilah komputer atau dalam bahasa Inggris “computer” bersumber dari

perkataan “computere” yang secara harfiah berarti “menghitung” atau
“memperhitungkan”.
Bagaimana pentingnya komputer dan bagaimana besarnya dampak yang
timbul pada bidang-bidang lain, antara lain terbukti bahwa menurut para ahli, program
penyelidikan ruang angkasa yang dilakukan oleh negara-negara super power sekarang
ini, tak mungkin dilaksanakan tanpa komputer. Komputer melebihi kekuatan manusia
dalam hal melaksanakan tugas mental yang teamat banyak.
Dalam perkembangannya, komputer secara elektronik penuh mengalami
beberapa generasi yang terdiri dari tiga generas, yakni generasi pertama mulai tahun
1945 sampai tahun 1959, generasi kedua mulai tahun 1959 sampai tahun 1965, dan
generasi ketiga mulai tahun 1965 sampai sekarang.

Generasi Pertama (1945-1959)

Pada tahun 1945 itu adalah tampilnya mesin komputer yang di beri nama
ENIAC (Elektronic Numerical Integrator and Calculator) yang merupakan “general
pupose computer” atau komputer untuk segala tujuan, yang keseluruhannya
dijalankan secara elektronik. Yang menciptakannya adalah Prof. Jhon W. Mauchly
dan Prosper Eckert dari Universitas Pensylvania dengan menggunakan fasilitas dari
Moore School of Electrical Engineering.
Pada tahun 1946, Eckert dan Mauchly membentuk sebuah perusahaan dengan
nama Eckert-Mauchly Computer Corporation yang bergerak dalam pembuatan mesin
komputer untuk bidang perniagaan. Pada tahun 1947 perusahaan tersebut menanda
tangani kontrak dengan National Bureau of Standards untuk membuat mesin
komputer, yang dapat diselesaikan pada tahun 1951 dengan diberi nama UNIVAC,
singkatan dari Universal Automatic Computer.
Dari tahun ke tahun mesin komputer itu terus berkembang sehingga sejumlah
perusahaan dapat menciptakan berbagai merk, IBM terkenal dengan Mark Computer
Seriesnya, Burroughs dengan magnetic drum computer type E101, dan lain
sebagainya.

Generasi Kedua (1959-1965)

Perkembangan komputer sejak tahun 1959 ditandai dengan munculnya

transistor sebagai pengganti tabung hampa. Apabila dibandingkan dengan mesin-
mesin komputer generasi pertama, mesin-mesin komputer generasi kedua ini
 menimbulkan banyak keuntungan pada pihak pemakai, antara lain karena mesin-
mesin tersebut bentuknya lebih kecil, lebih ringan, sehingga menjadi lebih ringan,
semakin tinggi “daya ingatnya”, semakin cepat proses pengolahan datanya, semakin
besar daya tampungnya, dan yang paling penting semakin tinggi daya kemampuannya
untuk memecahkan permasalahan yang rumuit-rumit.
Kemajuan yang dapat dicatat dalam perkembangan komputer generasi kedua
ini ialah diciptakannya oleh Control Data Corporation (CDC) sebuah mesin komputer
dengan model 6600 super computer yang dapat menyelesaikan tiga juta operasi per
detik, berikutnya model 7600 dengan bentuk lebih besar yang bisa melaksanakan 25
juta operasi per detik.

Generasi Ketiga (1965-…….)

Generasi ketiga dimulai tahun 1965 pada saat mana mulai diperkenalkannya
kepada masyarakat mesin komputer jenis baru dengan sistem yang dinamakan
“monolithic integrated circuits” sebagai pengganti transistor. Penggunaan peralatan
elektronis yang baru ini menyebabkan timbulnya keuntungan baru bagi pihak pemakai
dalam hal kapasitasnya yang lebih besar, fasilitas programnya semakin lengkap,
kemampuannya dalam programming dan processing secara gamda dalm waktu yang
sama dan juga dalam hal jumlah tenaga manusia yang lebih sedikit, tidak terbatasnya
intruksi-intruksi bagi bekerjanya mesin-mesin tersebut, dan kecepatannya yang luar
biasa.
Kecepatan kerja komputer disebabkan kelangsungannya melalui getaran-
getaran elektronis, karenanya waktu komputer diukur dengan perseribu detik,
persejuta detik dan per milyar detik.
Sedemikian cepatnya komputer sehingga dapat menyelesaikan 500.000
operasi hitungan per detik, membaca pita magnetic sebanyak 100.000 huruf per detik,
dan mencetak 1500 garis per menit. Sebagai ilustrasi mengenai kecepatannya, sebuah
masalah yang secara manual memerlukan penghitungan selama tiga bulan, dengan
mesin komputer dapat dipecahkan hanya dalam tiga detik saja.

B. SISTEM KERJA KOMPUTER

Sistem kerja komputer pada hakikatnya sinkron dengan proses berlangsungnya

sistem informasi manajemen, yang meliputi kegiatan-kegiatan :
• Pengumpulan data (input)
• Pengolahan data (processing)
• Penyajian informasi hasil pengolahan (output)

Ada tiga aspek dasar dalam sistem pengolahan data secara elektronis dengan
mesin komputer itu, yaitu aspek-aspek :
a. Hardware - peralatan
b. Software - prosedur
c. Brainware - personalia

Hardware adalah seluruh peralatan yang diperlukan untuk mengoperasikn

suatu sistem komputer. Untuk dapat terlaksananya proses komputerisasi, maka
sebagai konsekuensinya peralatan komputer yang akan digunakan harus ada. Ini tidak
berarti bahwa sebuah perusahaan, jawatannya atau instansi lainnya yang akan
menyelenggarakan komputerisasi itu harus memiliki peralatannya sendiri. Dapat
diusahakan dengan jalan lain, misalnya dengan menyewa, baik seluruh faset maupun
sebagian.
Software adalah seluruh faset dari sistem pengolahan data diluar mesin
komputer dan peralatan lainnya yang termasuk hardware. Tanpa software, proses
komputerisasi tidak mungkin berjalan.
Inti dari fasilitas software ini adalah :
• System design, yang mencangkup :
 Jenis data yang akan diolah
 Jaringan pengolahan data
 Jenis informasi yang akan dihasilkan
 Dan lain-lain
• Program, yang terdiri dari :
 Users program, yang berasal dari programmers
 Operating system, yakni program yang membantu pelaksanaan users
program
 Prosedur lainnya, diantaranya standar yang dugunakan, peraturan yang
berlaku, dan sebagainya.

Seperti halnya dengan penggadaan hardware, penggadaan software pun dapat

ditempuh dengan memiliki sendiri, sebagian menyewa dan sebagainya.
Brainware atau “liveware” adalah aspek manusia yang menangani proses
komputerisasi. Bahwa aspek ini penting, jelas sekali, karena kesalahan informasi yang
dihasilkan mesin komputer seringkali disebabkan faktor personalia yang
menanganinya, baik yang menangani aspek hardware maupun aspek software. Pada
umumnya aspek brainware ini meliputi personalia yang biasa dikenal dengan istilah
“Electronic Data Processing Personal” sebagai berikut :
• Data Processing Manager
Data processing manager adalah pemimpin unit yang bertanggung jawab atas
keseluruhan proses berlangsungnya pekerjaan.
• System Analysis
Para system analysis merupakan kelompok yang mempunyai keahlian khusus
dalam mengembangkan sistem informasi dan menerapkannya dalam organisasi
dimana mereka berkerja. Dalam tugasnya seorang system analysis mengadakan
rancangan input dan menentukan output apa yang dikehendaki.
• Programmers
Kelompok ini melakukan kegiatannya dalam bentuk penyusunan program untuk
disampaikan kepada mesin komputer. Kelompok ini menangani bahasa khas
untuk komputer. Jadi data yang disusun dalam bahasa manuasia oleh para
programmers diterjemahkan menjadi bahasa komputer. Bahasa komputer dapat
diklasifikasikan menjadi dua jenis :
 Bahasa tertentu yang hanya dipahami oleh merk tertentu saja. Sebagai contoh,
mesin komputer type IBM, NCR, ICI, atau UNIVAC mempunyai bahasa
sendiri-sendiri yang apabila dipergunakan untuk mesin komputer merk lain,
tidak akan jalan.
 Bahasa yang dapat dipergunakan oleh semua jenis mesin komputer,
diantaranya “Common Business Oriented Language (COBOL)” dan Formula
Translator (FORTRAN). Cobol adalah bahasa komputer yang secara luas
 dipergunakan dalam bisnis sedang FORTRAN biasanya dipakai untuk
pengolahan data yang sifatnya ilmiah.
• Machine Operator
Para petugas ini kadang-kadang dinamakan juga “computer operator”, karena
menggarap langsung pengolahan data, menangani mesin komputer beserta
komponen-komponennya, seperti key punch machine, tape machine, disc
machine, dan lain sebagainya.
• Data Entry Operator
Tugas operator ini mengurus data yang akan diolah, mulai dari pengumpulan
data, perekaman data ke dalam media komputer sampai pada pemeriksaan dan
pengiriman informasi yang dihasilkan komputer.

Disamping personalia yang disebutkan diatas masih terdapat petugas-petugas

lainnya yang sifatnya penunjang. Tetapi, walupun sebagai penunjang dalam suatu
organisasi setiap unsur tetap penting dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Yang beda hanyalah besar kecilnya peranan.

Klasifikasi Komputer

Selain berdasarkan perkembangannya sehingga menimbulkan klasifikasi

komputer generasi pertama, generasi kedua dan generasi ketiga, komputer juga
diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Komputer menurut jenis data yang diolah

a. Digital Computer
Digital Computer adalah mesin komputer yang diciptakan untuk mengolah
data yang bersifat kuantitatif dalam bentuk angka, huruf, tanda baca dan lain-lain.
Mesin komputer jenis ini banyak digunakan dalam bisnis seperti untuk
menghitung penjualan dan biaya.
b. Analog Computer
Jenis komputer ini dibuat untuk mengolah data yang sifatnya kualitatif untuk
mengukur variabel-variabel seperti voltase, kecepatan suara, resistansi udara,
suhu, dan lain-lain. Analog computer ini banyak digunakan dalam kegiatan
ilmiah.
c. Hybrid Computer
Komputer jenis ini diperuntukkan pengolahan data yang sifatnya baik
kuantitatif maupun kualitatif. Dengan kata lain data kuantitatif yang diolah
menghasilkan data kualitatif atau sebaliknya.

2. Komputer menurut tujuan

a. Special Purpose Computer
Komputer jenis ini dibuat untuk pengolahan data yang spesifik, misalnya
accounting dalam suatu kegiatan bisnis. Jadi komputer jenis ini tidak dapat
digunakan untuk pemecahan masalah lain.
b. General Purpose Computer
Sesuai dengan makna istilahnya, jenis komputer ini dibuat untuk keperluan
pemecahan berbagai jenis masalah.
C. PROSES KERJA KOMPUTER

Proses kerja komputer analog dengan proses pemecahan masalah yang

dilakukan manusia. Seseorang yang berusaha memecahkan suatu masalah, pertama-
tama akan mengamati masalahnya dengan salah satu dari pancaindranya, dengan
perantara penglihatan atau pendengaran atau indera lainnya. Setelah masalah
sebenarnya difahami, ia melakukan pengolahan, antara lain mengingat,
membandingkan, menilai dan lain-lain. Hasil pemecahan yang kesemuanya itu
dilakukan dalam benak, kemudian dikeluarkan dalam bentuk tenaga, misalnya
berbicara, menulis dan lain-lain.
Apa yang dilakukan oleh manusia itu pada hakikatnya sama dengan apa yang
terdapat dalam sistem computer.
Untuk “pemecahan masalah” dengan lain istilah “pengolahan data”, dengan
menggunakan komputer, cara pelaksanaanya dilakukan oleh tiga unit yaitu :
• Unit yang membaca data
• Unit yang mengolah data
• Unit yang merekam/mengeluarkan hasil pengolahan

Unit atau bagian besar dari mesin komputer inilah yang diartikan komponen-
komponen fungsional, yang menurut termiologi dalam dunia komputer adalah sebagai
berikut :
 INPUT UNIT - Unit pembaca data
 PROCESSING UNIT - Unit pusat pengolah
 OUTPUT UNIT - Unit penghasil

1. Input Unit

Data yang merupakan bahan mentah harus dirubah atau dialihkan terlebih
dahulu kedalam bentuk khusus yang dapat dibaca oleh komputer dengan
dimasukannya kedalam alat yang disebut Input Device. Ini dapat berbentuk Card
Reader, Paper Tape Reader, Magnetic Disk dan lain-lain. Jika yang dipergunakan
Card Reader, maka data yang akan diproses harus di “punch” terlebih dahulu pada
kartu punch. Kartu punch ini terdiri dari 80 kolom yang terbagi dalam 12 baris.

2. Processing Unit

Processing atau pengolahan dilakukan oleh Central Processing atau kadang-

kadang disebut juga Central Processing Unit (CPU), yang dalam sistem komputer
merupakan hatinya. Ini terdiri dari sejumlah unsur yang meskipun bervariasi diantara
mesin komputer yang satu dengan yang lainnya, fungsinya sama. Tiga unsur penting
dalam CPU tersebut ialah :
 Primary strorage unit
 Airthetic logic unit
 Control unit

3. Output Unit

Hasil processing disajikan melalui alat yang dinamakan Output Device yang
dapat berbentuk “print out”, paper tape, magnetic dan lain-lain.
 Demikian penjelasan yang sangat sederhana mengenai unit-unit fungsional
atau komponen-komponen dari suatu sistem komputer. Jadi komponen-komponen
tersebut bekerja atas dasar instruksi/program yang diberikan kepadanya melalui
Control Unit dalam Central Processing Unit. Jelas kiranya bahwa proses pelaksanaan
suatu pekerjaan yang dilakukan oleh suatu sistem komputer merupakan pengolahan
data yang meliputi tahap-tahap : penyiapan data, pembacaan data, manipulasi data,
dan penyajian informasi.

D. KOMPUTERISASI DI INDONESIA

Indonesia pertama kali mengenal komputer pada tahun 1956 pada waktu Bank
Sentral Indonesia membeli sebuah komputer merk Univac System 1004 buatan
Amerika Serikat. Meskipun dipelopori oleh Bank Sentral Indonesia tersebut, ternyata
lembaga-lembaga, badan-badan, atau perusahaan-perusahaan lainnya tidak ada yang
mengikutinya, padahaal mesin-mesin komputer pada waktu itu sedang hangat-
hangatnya membanjiri dunia.
Baru pada tahun 1964 didatangkan sebuah komputer lagi, kali ini untuk
keperluan TNI Angkatan Darat di Bandung. Jenisnya adalah IBM System 1401. Jenis
yang sama juga telah di datangkan tiga tahun kemudian, juga ke kota sama, yakni
Bandung, tetapi kali ini untuk ITB sebagai perguruan tinggai pertama yang
menggunakan komputer.
Sesudah Orde Baru, jelasnya sejak tahun tujuh puluhan, jumlah komputer di
Indonesia terus meningkat dengan pesat. Jika pada tahun 1973 tercatat 23 unit
komputer, pada tahun 1974 bertambah menjadi 29 unit, dan pada tahun 1975
meningkat menjadi 41 unit, 15 unit diantaranya terdapat pada perusahaan-perusahaan.
Sejak tahun 1977, jumlah meningkat dengan pesat. Pada tahun itu tercatat ada 70 buah
unit komputer yang tersebar di 13 kota di seluruh Indonesia, tetapi yang terbanyak
adalah Jakarta, yang pada waktu itu tercatat 49 unit.
Pada tahun 1977 itu ada 11 lembaga pemerintah yang menggunakan lebih dari
satu unit komputer. Yang paling banyak menggunakan komputer adalah Pertamina
yang pada tahun itu memasang tujuh unit tersebar di Jakarta, Pangkalan Brandan,
Plaju, Dumai dan Balik Papan. Berikutnya yang relatif banyak menggunakan
komputer adalah Depertemen Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik sebanyak empat
unit, dan juga PLN dalam jumlah yang sama. Yang lainnya, yang menggunakan lebih
dari satu unit adalah antara lain Depertemen Keuangan, Bank Indonesia, Garuda
Indonesian Airways, PN Pupuk Sriwijaya, Perum Telkom, Bumi Putra dan Jiwasraya.
Dan pada saat sekarang ini orang-orang tidak lagi canggung akan dengan
adanya komputer, setiap organisasi sudah banyak memiliki komputer sebagai alat
bantu dalam pekerjaannya. Dan juga komputer sudah menjelajah dikalangan
mahasiswa dan pelajar lainnya untuk membantu dalam proses belajar yang diharuskan
dengan menggunakan komputer.

Beberapa alternatif komputerisasi

Bagi sistem informasi manajemen, komputer merupakan alat semata-mata

untuk mempercepat proses pengolahan data menjadi informasi. Prosesnya memang
luar biasa cepatnya. Tidak lebih dari itu, ini berarti bahwa komputer dalam hal-hal
tertentu saja dapat menandingi otak manusia, tetapi dalam hal-hal lainnya tidak.
Dalam hal yang sifatnya kuantitas, komputer bisa mengalahkan otak manusia, tatapi
dalam hal kualitas, manusia tetap unggul, tidak bisa diganti oleh komputer.
Yang memerlukan komputer jelas adalah organisasi-organisasi besar, tetapi
tidak semua organisasi besar menghadapi setiap hari data bervolume besar untuk
diolah, sedang organisasi lain hanyalah sebulan sekali, dan organisasi lainnya hanya
setahun sekali. Tetapi kesemuanya memerlukan pengolahan yang cepat. Oleh karena
itu ada empat kemungkinan yang dapat dipilih dalam kegiatan komputerisasi itu
dengan berlandaskan pertimbangan mahalnya harga unit komputer.
1. Memiliki sendiri
2. Menyewa
3. Mengadakan bagi waktu
4. Membeli jasa “pusat data”

Pengorganisasian Unit Pengolahan Data

Meskipun tugas Unit Pengolahan Data adalah melayani dan menunjang

pimpinan organisasi, namun pelayanan yang dilakukan, bersangkutan sangat erat
dengan proses pengambilan keputusan. Karena itulah, sistem informasi untuk
pimpinan yang diciptakan, dikembangkan, dipergunakan dan diperlihara harus bersifat
integratif, sebab pelayanan yang diberikan oleh Unit Pengolahan Data meliputi semua
segi organisasi dan semua aspek kegiatannnya.
Dalam mengoperasikan Unit Pengolahan Data, selain harus jelas tujuannnya,
harus sinkron dengan tujuan organisasi yang akan dicapai. Meskipun unit itu sendiri
antara yang satu dengan yang lainnya mempunyai persamaan yang hakiki, namun dala
hubungannya dengan tujuan terdapat perbedaan-perbedaan. Tujuan Unit Pengolahan
Data pada sebuah bank tidak sama dengan perusahaan asuransi, berbeda dengan
perusahaan penerbangan, apalagi dengan instansi militer.
Selain tujuan, harus jelas pula tugas yang harus dilakukan oleh Unit
Pengolahan Data itu, karena hanya dengan demikian, Unit Pengolahan Data benar-
benar dapat membantu pimpinan organisasi mengambil keputusan yang tepat demi
tercapainya tujuan organisasi secara efisien.
 BAB V

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A. PENTINGNYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM MANAJEMEN

Dalam manajemen, pengambilan keputusan memegang peranan yang sangat

penting, oleh karena keputusan yang diambil oleh seorang manajer merupakan hasil
pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau mereka yang
bersangkutan dengan organisasi yang mereka pimpin. Penting, oleh karena
menyangkut semua aspek manajemen. Kesalahan dalam pengmabilan keputusan bisa
merugikan organisasi, mulai dari kerugian citra sampai kepada kerugian uang.
Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka
pemecahan suatu masalah untuk memperoleh suatu hasil akhir guna dilaksanakan.
Ada masalah yang mudah saja dipecahkan, ada yang sukar, ada juga yang sangat sulit,
tergantung pada besarnya masalah, dan luasnya sangkut-paut dengan berbagai faktor.
Atas dasar itulah, maka keputusan yang dihasilkan ada yang tidak mengandung resiko
apa-apa, ada yang resikonya kecil saja, dan ada pula resiko yang besar. Di situlah
pentingnya informasi, sebab keputusan yang diambil adalah hasil akhir dari pemilihan
sejumlah alternatif. Dan yang diambil adalah alternatif yang terbaik, dalam arti kata
yang paling kecil resikonya.
Kepemimpinan seorang administrator atau manajer banyak ditentukan oleh
kemampuan mengambil keputusan yang dinilai adalah sejauh mana keputusan-
keputusan yang diambil dapat mempercepat pencapaian tujuan dengan efisien.
Menurut Dr. Sondang P. Siagian, MPA, Ph.D., semakin tinggi kedudukan
seseorang dalam suatu organisasi, semakin banyak memerlukan “manajerial skill” dan
semakin berkurang membutukan “technical skill”, oleh karena semakin berkurang
keterlibatannya dalam kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional. Semakin luas
keterampilan manajerial seorang manajer, semakin banyak yang harus diketahui
olehnya aspek-aspek manajemen. Aspek-aspek manajemen ini meliputi berbagai
faktor intern organisasi, dan berbagai faktor ektern organisasi. Lebih-lebih faktor-
faktor ekstern organisasi, dikarenakan erat hubungannya dengan “Envirommental In
pact Assessment” patut mendapat perhatian khusus dari seorang manajer puncak. Ini
menyangkut politik, ekonomi, hukum, sosial dan kebudayaan. Seorang manajer harus
peka terhadap gejala sosial akibat dinamikanya masyarakat. Kebijakan pemerintah
bukan tidak mungkin merugikan organisasi, tetapi kerugian itu tersebut tidak akan
fatal apabila seorang manajer memiliki daya ramal rasional yang kuat, sehingga setiap
gejala yang mucul, apa saja yang akan terjadi bisa diduga sebelumnya. Dengan
demikian dapat diadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu.
Jelas, setiap tindakan yang dilakukan adalah pengambilan keputusan.
B. BERBAGAI KEKUATAN YANG MEMPENGARUHI PENGAMBILAN
KEPUTUSAN

Seperti telah disinggung, pengambilan keputusan pada hakikatnya adalah

pemilihan alternatif yang paling kecil resikonya, untuk dilaksanakan dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah dilakukan. Dalam proses pengambilan tersebut terdapat
tiga kekuatan yang selalu mempengaruhinya, yaitu :
1. Dinamika individu
2. Dinamika kelompok
3. Dinamika lingkungan

1. Dinamika individu

Organisasi merupakan wadah individu-individu, yang masing-masing

membawa sikapnya, dan wataknya sendiri. Setiap individu itu tidak statis, melainkan
dinamis, sesuai dengan sifat alamiah manusia, lebih-lebih kalau manusia-manusia itu
bergabung dalam suatu wadah yang bernama organisasi.
Dalam proses dinamikanya itu, individu dengan organisasi pengaruh-
mempengaruhi. Individu mempengaruhi organisasi, tetapi organisasi pun
mempengaruhi individu. Secara ontogenetik dan filogenetik, antara individu yang satu
dengan individu yang lain akan berbeda dalam mengambil keputusan untuk
kepentingan pribadinya. Setiap pengambilan keputusan oleh seseorang demi
kepentingan organisasi akan dipengaruhi oleh kepentingan pribadinya. Sebagai
contoh, seorang direktur perusahaan atau kepala jawatan yang dihadapkan pada
pengambilan keputusan wanita mana yang ditetapkan sebagai sekretaris dari sejumlah
pelamar, maka disini faktor pribadinya akan turut berbicara.
Korupsi di sebuah perusahaan yang dilakukan oleh seorang bendaharawan
adalah hasil keputusan yang diambil olehnya, yang memang merugikan dirinya,
dalam bentuk pengajuan di pengadilan, tetapi disamping itu juga merugikan kantor
dimana ia bekerja. Jelas disini bahwa pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
seorang pegawai bisa berpengaruh besar organisasi tempat ia bekerja. Jelas pula
dinamika individu tidak selalu positif. Dalam hubungan ini manajer perlu menaruh
perhatian yang seksama dalam mendelegasikan wewenangnya.
Tugas utama manajer adalah mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan
efisien. Tujuan organisasi sudah jelas, dan tujuan individu-individu harus sinkron
dengannya. Jika tujuan individu bertentangan dengan tujuan organisasi, maka
pencapaian tujuan organisasi akan mengalami penghambatan. Ole karena itu,
individu-individu yang terdapat di semua lini, baik dalam manajemen puncak,
manajemen tengah, manajemen pengawasan, maupun individu-individu pelaksana
harus mempunyai tujuan yang sama dengan tujuan organisasi.

2. Dinamika kelompok

Menurut Floyd D. Ruch dalam bukunya “ Psychology and Life”, dinamika

kelompok adalah analisa daripada relasi-relasi kelompok sosial, berdasarkan prinsip
bahwa tingkah laku dalam kelompok itu adalah hasil interaksi yang dinamis antara
individu-individu dalam situasi sosial.
Bedasarkan defenisi Rush tersebut, maka para karyawan sebuah perusahaan,
atau organisasi ke karyawan apa pun adalah kelompok sosial, karena mereka terdiri
dari sejumlah individu yang telah terlihat dalam interaksi yang intensif dan teratur,
 sehingga individu-individu tersebut terdapat pembagian tugas, struktur dan norma-
norma tertentu. Setiap kelompok mempunyai norma-norma sendiri-sendiri. Norma
adalah nilai-nilai yang dalam kehidupan manusia menentukan mana yang boleh dan
mana yang tidakboleh dilakukan. Norma mempunyai fungsi ganda, pertama mengikat
rasa persatuan, dan kedua memperteguh rasa persatuan.
Pengaruh norma kelompok ini perlu diperhatikan oleh manager, oleh karena
bawahannya yang merupakan individu-individu yang tergabung dalam organisasi
yang ia pimpin itu, adalah kelompok sekunder yang mereka masuki dengan membawa
norma-norma kelompok primernya.
Dewasa ini perusahaan, organisasi dan lain-lain banyak yang diperlengkapi
hubungan masyarakat dengan ditempatkan sebagai biro, bagian atau seksi. Ini penting,
karena direktur perusahaan lebih-lebih sebuah departemen atau pemerintah daerah
propinsi atau perusahaan taraf nasional yang meliputi puluhan ribu karyawan, tidak
mungkin berinteraksi dengan seluruh karyawan. Adalah tugas kepala humas antara
lain menangani internal public, selain ekternal public untuk meneliti sikap, opini dan
perilaku karyawan guna disampaikan hasilnya kepada atasannya. Dengan demikian
keharusan peka dan tanggap terhadap dinamika kelompok dapat dipenuhi oleh
seorang pemimpin organisasi.

3. Dinamika lingkungan

Yang dimaksud dengan lingkungan disini adalah situasi, kondisi dan faktor-
faktor yang berkaitan dengan suatu keputusan. Suatu keputusan yang diambil
merupakan jawaban terhadap suatu tantangan. Tantangan itu timbul sebagai akibat
perubahan situasi dan kondisi. Apabila keputusan sudah diambil, maka ia akan
mengubah situasi dan kondisi dan berbagai faktor yang bersangkutan.
Bagi seorang manajer, memperhatikan dinamika lingkungan sangat penting,
oleh karena akan memperoleh wawasan dalam pengambilan suatu keputusan. Suatu
keputusan yang diambilnya tidak akan berdiri sendiri, lebih-lebih keputusan penting,
akan merupakan sumber penjabaran yang akan berbentuk keputusan-keputusan lain
yang derajatnya lebih rendah yang akan dibuat oleh eselon-eselon yang lebih rendah.
Dengan demikian pengambilan keputusan dengan lingkungan itu saling
pengaruh-mempengaruhi. Lingkungan yang dinamis memaksa seorang manajer
mengambil suatu keputusan, lalu pada gilirannya, keputusan yang diambil ini
mengubah lingkungan dan begitu seterusnya.
Demikianlah tiga kekuatan, yaitu dinamika individu, dinamika lingkungan
yang mempengaruhi pengambilan keputusan. Dan apabila keputusan itu diambil, akan
mempengaruhi pula individu, kelompok dan lingkungan.

C. JENIS-JENIS KEPUTUSAN

Setiap keputusan mengandung isi dan tujuan. Isu suatu keputusan adalah apa
yang dikehendaki oleh si pengambil keputusan dan apa yang harus dilaksanakan oleh
mereka yang terlibat dalam pengambilan keputusan tersebut. Oleh karena harus
dilaksanakan, maka isi keputusan itu harus jelas. Jika menyangkut manusia, siapa
yang harus melaksanakannya, bila menyangkut waktu, kapan mulai berlakunya
keputusan tersebut dan berapa lama harus dilaksanakan kalau menyangkut biaya, dari
mana biaya akan dikeluarkan dan sebagainya.
 Demikian pula, tujuan keputusan harus jelas bagi si pelaksana dan bagi
mereka yang berhubungan dengan keputusan tersebut. Tujuan biasanya berkaitan
dengan argumentasi, seseorang yang mengambil keputusan pasti mempunyai alasan
mengapa keputusan itu diambil.
Tidak semua keputusan dituangkan dalam surat keputusan. Ada juga
keputusan dalam organisasi yang diambil dan diumumkan dalam bentuk lain,
umpamanya instruksi atau edaran. Yang bagaimana harus dituangkan dalam surat
keputusan tergantung pada derajat isi keputusan tersebut. Yang penting adalah bahwa
dalam sebuah organisasi, surat keputusan mempunyai kepastian hukum dibandingkan
dengan bentuk lain yang lebih rendah derajatnya. Keputusan diklasifikasikan
berdasarkan struktur organisasi dan berdasarkan kondisi dan situasi.

1. Keputusan berdasarkan struktur organisasi

Dalam jenjang manajemen suatu organisasi, manajer puncak berfungsi sebagai

administrator. Kedudukannya adalah pada jenjang paling atas. Ia menetapkan
kebijakan umum dan bertanggung jawab atas jalannya organisasi secara keseluruhan.
Di bawah manajer puncak terdapat manajer eksekutif atau manajer pelaksana,
yang bertugas mengkoordinasikan pekerjaan yang dilakukan manajer operatif
sedemikian rupa, sehingga semua tugas dilakasanakan dengan efektif, sesuai dengan
perencanaan dan tujuan yang telah ditetapkan. Jika administrator berada dalam
manajemen puncak, maka manajer eksekutif dan manajer operatif berada dalam
manajemen tengah.
Di bawah manajer operatif terdapat para pengawas atau mandor yang
mengamati jalannya pekerjaan secara teknis yang dilakukan para pekerja. Para pekerja
inilah dalam struktur organisasi merupakan tahap paling bawah yang tidak
mempunyai anak buah.
Berdasarkan struktur organisasi tersebut, keputusan diklasifikasikan sebagai
berikut :
a. Keputusan administratif
Keputusan administratif adalah keputusan yang diambil oleh seorang
administrator/manajer puncak sebagai pucuk pimpinan organisasi ke karyawan.
Keputusan ini bersifat umum dan menyeluruh yang berfungsi sebagai landasan
kebijakan yang oleh eselon bawahan harus dilakukan penorganisasian.

b. Keputusan eksekutif
Keputusan eksekutif adalah keputusan yang diambil oleh manajer eksekutif.
Seperti dijelaskan diatas, kedudukan manajer eksekutif berada diantara manajer
puncak dan manajer operatif. Tugas manajer eksekutif adalah meneruskan
gagasan administrator dalam fungsinya sebagai koordinator yang
mengkoordinasikan para manajer operatif.

c. Keputusan operatif
Keputusan operatif adalah keputusan yang diambil oleh manajer operatif
dalam rangka pelaksanaan gagasan, arahan, dan paduan manajer eksekutif. Yang
dimaksudkan dengan pelaksanaan ialah segala kegiatan operasional dalam
memproduksi hasil kerja, baik berbentuk barang maupun jasa.

d. Keputusan teknis
 Keputusan ini adalah yang paling rendah derajatnya yang diambil oleh para
pengawasnya atau mandor. Sesuai dengan namanya, keputusan ini mengenai
masalah-masalah teknis.

2. Keputusan berdasarkan kondisi dan situasi

Keputusan berdasarkan kondisi dan situasi terdiri dari berbagai jenis yang
dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Keputusan menurut sistem

Sistem keputusan, yaitu model sistem dimana keputusan diambil sifatnya

tertutup dan terbuka.

1. Sistem keputusan tertutup

2. Sistem keputusan terbuka

b. Keputusan menurut urgensi

Menurut sistem ini, keputusan terbagi 4 jenis :

1. Keputusan vital
2. Keputusan penting
3. Keputusan biasa
4. Keputusan formalitas

c. Keputusan menurut efek

Keputusan ini diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Keputusan managerial
2. Keputusan teknis
3. Keputusan ekonomis
4. Keputusan yuridis
5. Keputusan politis

d. Keputusan menurut daya laku

Klasifikasinya sebagai berikut :

1. Keputusan definitif
2. Keputusan sementara
3. Keputusan darurat

e. Keputusan menurut frekuensi

Berdasarkan frekuensinya, keputusan diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Keputusan incidental
2. Keputusan rutin

f. Keputusan menurut kemampuan organisasi

1. Keputusan terprogram
 2. Keputusan tak terprogram

Demikianlah berbagai jenis keputusan, dengan mengetahui macam-macam

keputusan itu, maka kiranya dapat diperkirakan informasi yang bagaimana yang
diperlukan, dari mana sumbernya, bagaimana memperolehnya. Dengan demikian,
maka keputusan dapat diambil dengan tepat dan cepat.

D. LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan ada yang mudah, ada yang sulit, ada juga yang sangat
sulit. Ini tergantung pada luasnya ruang lingkup permasalahan yang bersangkutan
dengan pengambilan keputusan tersebut. Dalam organisasi kecil permasalahan hanya
sederhana saja, pengambilan keputusanpun dapat dilakukan dengan mudah. Dan lain
kalau organisasi itu besar dengan ruang lingkup yang luas dan banyak manusia yang
yang tergabung, serta meliputi biaya pengolahan yang besar jumlahnya, maka suatu
keputusan belum tentu mudah.
Beberapa model pengambilan keputusan menitik beratkan pada arus balik dari
hasil keputusan. Sebagai contoh A. Rubenstein dan C.J. Habersrop mengemukakan
tahap-tahap berikut :

1. Pengenalan masalah
2. Analisa dan pernyataan alternatif-alternatif
3. Pilihan diantara alternatif-alternatif
4. Komunikasi dan implementasi keputusan
5. Tindak lanjut dan arus balik hasil-hasil keputusan

Berikut ini adalah langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan

dalam rangka memecahkan masalah yang rumit dan sulit.

1. Identifikasi masalah

Dalam proses pengambilan keputusan, pertama-tama masalahnya harus benar-

benar jelas. Harus jelas pula perumusannya. Dalam mengkaji masalah ini, jawaban
dari beberapa pertanyaan berikut ini akan memperjelas perumusan masalah :
a. Mengapa masalah itu harus dipecahkan ?
b. Apa untung ruginya ?
c. Faktor-faktor apa yang berpengaruh ?
d. Kapan harus diselesaikan ?
e. Berapa biaya diperlukan ?
f. Harapan apa yang dapat diperoleh ?
g. Bagaimana melaksanakannya ?
h. Siapa yang akan diikutsertakan ?

2. Pengumpulan data

Untuk memecahkan masalah, data sangat diperlukan, dan data ini sudah tentu
harus relevan. Untuk inilah pentingnya sistem informasi dalam suatu manajemen.
Data bukan saja informasi yang masuk, kemudian disimpan untuk dijadikan informasi
 lagi ke luar. Bukan itu saja, tetapi juga hasil karya sendiri atau hasil pemecahan suatu
masalah diwaktu-waktu yang lampau, kemudian catatannya disimpan, kalau-kalau
diperlukan dikemudian hari, untuk bahan perbandingan dan untuk dijadikan landasan
pemecahan masalah yang mungkin sama, atau untuk kegiatan lain.

3. Analisis data

Pada tahap ini, data yang sudah terkumpul kemudian diolah dengan sistematis,
sesuai dengan pertanyaan yang dirumuskan pada tahap identifikasi masalah tadi. Data
yang sudah dikumpulkan itu kini menjadi informasi, karena kini dipergunakan, dalam
hal ini untuk pengambilan keputusan.

4. Penentuan alternatif

Data yang sudah dianalisa itu menimbulkan beberapa alternatif yang harus
diambil salah satu yang menurut pertimbangan paling baik. Dalam penentuan
alternatif ini tidak mungkin minta tolong pada komputer, sebab komputer
kemampuangnya terbatas, hanya mampu mempercepat proses saja, tidak bisa
menyamai pikiran manusia, apalagi melebihinya.
Penentuan alternatif harus berdasarkan pertimbangan yang matang,
berlandaskan pemikiran yang masak. Sepeti juga yang telah disinggung dimuka,
alternatif yang baik adalah yang paling kecil resikonya, murah, aman, sesuai dan tidak
menimbulkan efek negatif. Bahwa kemudian ternyata memang ada resikonya, maka
resiko tersebut sudah diperhitungkan.

5. Pelaksanaan alternatif

Jika altenatif telah diputuskan, maka langkah selanjutnya adalah pelaksanaan

alternatif tersebut yang menghendaki direalisasikannya dalam bentuk kegiatan-
kegiatan. Pelaksanaan tersebut harus sinkron dengan strategi yang sudah digariskan.

6. Penilaian

Penilaian atau evaluasi adalah tahap akhir proses pengambilan keputusan.

Penilaian dilakukan untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan cocok
dengan perencanaan. Kalau tidak, harus segera diadakan tindakan-tindakan untuk
memperbaikinya.

E. SARANA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Seorang pemimpin organisasi kekaryaan, untuk pemecahan masalah tertentu,

dapat mengambil keputusan sendiri tanpa membawa orang lain, tetapi dapat juga
mengikutsertakan sejumlah orang bila dirasakan bahwa masalah yang harus
dipecahkan terlalu sulit. Apabila seorang pemimpin mengikutsertakan orang lain,
tidaklah berarti bahwa ia tidak mampu melaksanakan kepemimpinan, malah justru
dengan mengajak stafnya atau bawahannya memikirkan bersama suatu masalah, nilai
kepemimpinannya tinggi. Dalam teori kepemimpinan ia telah melaksanakan gaya
kepemimpinan demokratis. Jenis kepemimpinan ini oleh siapa pun juga dianggap
lebih baik daripada gaya kepemimpinan otokratis atau kepemimpinan bebas.
 Dengan gaya kepemimpinan demokratis tersebut, keputusan yang diambil
merupakan keputusan bersama, kerena mereka yang akan melaksanakan keputusan
nanti, turus memutuskan, ikut menyumbangkan pikiran. Dengan demikian mereka
bertanggung jawab secara bersama-sama.
Sehubungan dengan itu, maka dalam rangka membawa serta orang lain dalam
pengambilan keputusan, seorang manajer dapat mengadakan rapat dan surah saran.

1. Rapat (meeting)

Dalam organisasi kekaryaan rapat bisa bertarap rapat pimpinan/direksi atau

rapat pegawai. Rapat mana yang akan diselenggarakan tergantung pada besar kecilnya
masalah yang akan dipecahkan. Sudah tentu masalah yang dibawa ke rapat pimpinan
adalah masalah yang sifatnya manajerial yang menyangkut kebijakan pimpinan.
Ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari rapat itu, yakni :

a. Masalah yang akan dipecahkan akan menjadi jelas, karena dikupas dalam forum
terbuka
b. Pertukaran pengetahuan dan pengalaman di antara para peserta rapat akan dapat
menghasilkan cara pemecahan masalah yang lebih mantap
c. Akan timbul banyak alternatif, sehingga dapat dipilih salah satu yang paling kecil
resikonya
d. Akan dapat ditanamkan rasa keterikatan di antara para pegawai, sehingga akan
menumbuhkan rasa tanggung jawab yang lebih besar
e. Akan dapat dikembangkan jiwa demokrasi, karena para peserta rapat terlatih
untuk menerima pendapat orang lain.

Meskipun rapat banyak manfaatnya, namun seringkali tidak memuaskan,

disebabkan :

1. Penyelenggaraan rapat tidak dipersiapkan, sehingga kelangsungannya tidak lancar

dan hasilnya tidak sebagaimana yang diharapkan
2. Rapat diadakan terlalu mendadak, sehingga orang-orang yang diharapkan hadir,
terlalu banyak yang tidak datang
3. Suasana rapat diliputi emosi dan menonjolkan pribadi sehingga tujuan pribadi
diboncengkan pada tujuan organisasi

2. Curah saran (brainstorming)

Curah saran atau brainstorming adalah suatu cara untuk mendapatkan banyk
gagasan dari sekelompok manusia dalam waktu sangat singkat. Curah saran
merupakan tata cara untuk menggalakkan kreatifitas dalam suatu kelompok dengan
menghilangkan atau mengurangi faktor-faktor yang merintangi pengekspresian
gagasan-gagasan yang baru dan kreatif.
Lebih tegas lagi apa yang dikatakan oleh Austin J. Freeley bahwa tujuan curah
saran adalah untuk menciptakan suatu situasi yang menggalakan jalan pintas dalam
proses logis dan untuk memproduksikan sejumlah besar gagasan dalam waktu singkat.
 Dari definisi-defenisi tersebut jelas bahwa curah saran memang merupakan
suatu pertemuan, tetapi bukan rapat pimpinan atau rapat pegawai seperti biasa kita
jumpai dalam organisasi, melainkan lebih tepat dikatakan diskusi kelompok, sebab
disitu para peserta bukan saja diberi kebebasan, melainkan digalakkan untuk
mengemukakan gagasannya.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan curah saran
ini :

a. Para peserta duduk mengelilingi meja dengan jumlah tidak lebih dari 15 orang.
Jika lebih banyak orang yang dapat diikut sertakan, sebaiknya dibagi menjadi
kelompok kecil
b. Suasana diciptakan sedemikian rupa sehingga tidak formal para peserta dalam
keadaan tidak kaku serta mempunyai kebebasan untuk mengemukakan pendapat
c. Karna tujuan curan saran adalah untuk menampung gagasan sebanyak-banyaknya
dalam waktu sesingkat-singkatnya untuk memecahkan suatu masalah, maka waktu
yang ditetapkan tidak lebih dari satu jam
d. Pemrakarsa curah saran mengumumkan kepada para peserta masalah yang akan
dipecahkan
e. Curah saran akan berhasil apabila para peserta hampir sama derajatnya dengan
fungsinya
f. Diskusi dalam curah saran sengaja tidak menggunakan pola tertentu, karena
sifatnya tidak resmi
g. Para peserta digalakan untuk berpartisipasi
h. Selama diskusi penilaian atau kritik apapun tidak dibenarkan
i. Semau gagasan, termasuk yang sekilas tampak tidak bernilai, dituangkan dalam
bentuk tulisan
j. Begitu curah saran selesai dan semua gagasan dihimpun dalam bentuk yang
mudah diperiksa, maka kegiatan meningkat pada tahap penilaian secara
menyeluruh.

Demikian, beberapa cara pengambilan keputusan yang dapat dipergunakan

oleh seorang manajer manakala harus mengambil keputusan yang penting.
Hasil keputusan penting akan merupakan informasi penting bagi manajemen,
baik untuk tahap perencanaan, penggiatan ataupun pengawasan. Penyampaian atau
penyebaran informasi kepada khalayak, baik khalayak intern maupun khalayak
ekstern, yang dilaksanakan dengan sistem yang mapan dan mantap, akan merupakan
bantuan yang besar bagi lancarnya manajemen.

______________________
 DAFTAR PUSTAKA

Drs. Onong Uchjana Effendy, M.A., Sistem Informasi Manajemen, Penerbit CV.
Mandar Maju, Bandung, 1989

Muhammad Fakhri Husein, SE dan Amin Wibowo, SE,MBA, Sistem Informasi

Manajemen, UPP AMP YKPN, Yogyakarta, 2002