ANALISIS

PENYEBAB MASALAH
Pengertian
 proses yang dilakukan sekelompok orang
dengan menggunakan metode tertentu, untuk
menentukan dan mencari penyebab utama
masalah tersebut.
 dilakukan untuk menjawab pertanyaan tentang
penyebab masalah utama.
 mencari penyebab lain dari masalah sehingga
dapat menyusun rencana kegiatan yang lebih
spesifik dan mampu menyelesaikan masalah.
Metode
 Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagrams
atau Ishikawa Diagrams atau Cause Effect
Diagrams);
 Pohon Masalah;
 Pendekatan Blum.
Proses
 Focus Group Discussion (FGD);
 Brainstorming (Curah Pendapat).
Diagram Tulang Ikan
 suatu cara untuk menganalisis suatu
masalah dengan mengkatagori penyebab
potensial yang menyebabkan masalah
tersebut
 berbentuk tulang ikan
 Ishikawa Diagrams
 Cause and Effect Diagrams
Kelebihan diagram tulang ikan
 Lebih terstruktur;
 Mengkatagorikan berbagai sebab
potensial dari suatu masalah dengan
cara yang sistematik;
 Mengajarkan pada tim dan individu
mengenai proses serta prosedur yang
berlaku atau yang baru.
Kekurangan diagram tulang ikan

 tulang ikan belum menggambarkan sebab

yang sebenarnya (paling mungkin) harus
didukung data.
Penggunaan
 Melakukan identifikasi penyebab masalah;
 Mengkatagorikan berbagai sebab potensial
suatu masalah dengan cara yang sistematik;
 Mencari akar penyebab masalah;
 Menjelaskan hubungan sebab akibat suatu
masalah.
Pedoman Pelaksanaan
 Identifikasi semua penyebab yang relevan berdasarkan fakta
dan data;
 Karakteristik yang diamati benar-benar nyata berdasarkan
fakta, dapat diukur atau diupayakan dapat diukur;
 Dalam diagram tulang ikan, faktor-faktor yang terkendali
sedapat mungkin seimbang peranan atau bobotnya;
 Faktor penyebab yang ditemukan adalah yang mungkin dapat
diperbaiki, bukan yang tidak mungkin diperbaiki atau
diselesaikan;
 Dalam menyelesaikan fakta dimulai pada tulang yang kecil,
selanjutnya akan memperbaiki faktor tulang besar yang akan
menyelesaikan masalah;
 Perlu dicatat masukan yang diperoleh selama pertemuan
dalam pembuatan diagram tulang ikan.
Kajian masalah
MATERIAL
MATERIAL METHODE MAN

Jumlah Personil
Sistem Informasi Tdk ada Formularium

Distribusi Perencanaan
Pelaksanaan Job Dis
tdk tepat jumlah

Penyimpanan
tidak tepat harga Pengadaan (Dropping)
Penggunaan
Tdk ada SOP
tidak tepat waktu
Standar therapi
Kepatuhan user Banyaknya obat
tidak tepat kualitas Kelompok A yang
Evaluasi kurang Stagnant terancam
Expired dalam
penyimpanan
sebesar 50% di
Gudang logistik
RS Kusta Kediri
Tahun 2005
Jumlah pasien

Dana dari Pemerintah

Software belum ada

Kebijakan obat dari Dinkes Prop

JATIM
Rak penyimpanan kurang

MARKET MONEY MACHINE

Pohon Masalah
 suatu cara untuk menggambarkan suatu
jawaban yang banyak atas suatu masalah, atau
merinci masalah yang pokok menjadi
pertanyaan lagi, karena itu ada yang menyebut “
why-why tree diagram “ atau “five why tree
diagram”.
 Selanjutnya dirinci lagi bagaimana sehingga
ada yang menyebut “how-how diagram”
Kelebihan pohon masalah
 proses analisis dan penentuan penyebab
masalah semakin jelas dan komprehensif.
Kekurangan pohon masalah
 membutuhkan waktu yang banyak dan jika
masalah semakin kompleks akan lebih
sulit dalam menentukan penyebab utama
masalah
Proses pelaksanaan pohon
masalah
 Membuat kerangka pohon masalah;
 Menentukan masalah yang akan dianalisis;
 Menuliskan masalah dan menempatkan dalam kotak
paling atas pada diagram;
 Mengidentifikasi penyebab dari masalah yang telah
ditentukan melalui FGD atau brainstorming;
 Dengan cara yang sama seperti langkah 4, dilakukan
analisis penyebab masalah sampai tidak terjawab
pertanyaan, apa yang menjadi penyebab tersebut
melalui proses FGD maupun brainstorming.
POHON MASALAH
SASARAN SUBBAG UMUM DAN REKAM MEDIS
BELUM TERCAPAI SECARA OPTIMAL 4

akibat
BELUM TERTIBNYA
ADMINISTRASI BARANG MU 1

sebab
a b c MPD 2
KESULITAN
PETUGAS KURANG SARANA KURANG
MENGINVENTARISIR
DISIPLIN MEMADAI
BARANG

MSD 3
a b c
BARANG INVENTARIS PENGELOLAAN
BARANG INVENTARIS
SERING BARANG KURANG
BELUM BERLABEL
PINDAH TEMPAT TERTIB
Analisis Penyebab Utama
Masalah
 Metode yang bisa digunakan adalah
Scoring Technique, Brainstorming, Focus
Group Discussion (FGD) dan Nominal
Group Technique (NGT)
Scoring Technique (Metode
Skoring)
 menggunakan beberapa kriteria
pengukuran sehingga disebut sebagai
metode Multiple Criteria Utility Assesment
Langkah-langkah
1. Penetapan tujuan
Penetapan tujuan dalam metode skoring lebih dipusatkan pada
sasaran yang dapat diukur atau target.
2. Penetapan kriteria
Kriteria adalah refleksi atau penjabaran indikator yang digunakan
untuk mengukur adanya masalah. Kriteria ini dianjurkan apabila data
atau informasi masalah bersifat kualitatif atau semi-kuantitatif. Apabila
data atau informasi sudah kuantitatif maka kriteria tidak diperlukan,
dan langsung pada perhitungan menurut besarnya masalah.
3. Penetapan bobot kriteria atau skor nilai
Bobot menggambarkan derajat kepentingan kriteria, masing-masing
kriteria pada metode skoring bobotnya sama. Bila bobot kriteria
dipertimbangkan, maka hasil akhir nilai adalah perkalian bobot x nilai.
Lanjutan Langkah-langkah
4. Inventarisasi masalah atau alternatif prioritas masalah
adalah daftar masalah yang telah diidentifikasi pada analisis situasi.
Untuk menyusun prioritas masalah maka buat matrik antara
masalah dan kriteria yang digunakan.

5. Penetapan skor (scoring)

Setiap masalah dengan kriteria yang ditetapkan harus ditentukan nilai atau
rating, dapat dimulai dari 1 sampai 5. Rating kriteria untuk satu masalah:
(5) artinya memberikan kontribusi sangat besar pada timbulnya masalah;
(4) artinya memberikan kontribusi besar pada timbulnya masalah;
(3) artinya memberikan kontribusi cukup besar pada timbulnya masalah;
(2) artinya memberikan kontribusi kurang besar pada timbulnya masalah;
(1) artinya memberikan kontribusi sangat kurang besar pada timbulnya
masalah.
Lanjutan Langkah-langkah
6. Matrik Keputusan
Keputusan didasarkan pada nilai komposit
atau perkalian atau penjumlahan nilai kriteria.
Nilai komposit terbesar diberi urutan pertama.
7. Keputusan final (prioritas)
Keputusan final umumnya mengacu pada
prioritas pemecahan masalah, karena faktor
tenaga, dana, teknologi merupakan kriteria
terlaksananya program.
Brainstorming (Curah pendapat)
 suatu teknik yang efektif untuk membantu
melakukan identifikasi masalah,
menentukan penyebab masalah dan
mencari cara pemecahan masalah,
merupakan metoda yang digunakan untuk
menggali ide atau pemikiran baru yang
secara efektif melibatkan seluruh anggota
kelompok.
Kelebihan metoda brainstorming:

 Mendapatkan masalah, penyebab masalah

dan cara pemecahan masalah dengan
cepat;
 Merupakan data primer karena sumber data
dapat langsung diperoleh;
 Dapat digunakan bila tidak mempunyai data
sekunder;
 Menghasilkan ide atau pemikiran baru yang
kreatif dan inovatif dengan cepat.
Kekurangan Metoda Brainstorming

tidak dapat digunakan pada sampel atau

peserta yang besar serta terjadi dan risiko
terjadinya subyektivitas sangat besar bila
tidak ditunjang dengan data-data yang
ada.
Manfaat
 Dapat digunakan secara efektif untuk memperoleh ide
untuk menentukan masalah, identifikasi masalah,
memilih prioritas masalah serta mengajukan alternatif
pemecahan masalah;
 Untuk memperoleh ide atau pemikiran baru dari
sekelompok orang dalam waktu singkat dengan
menggunakan dua kemampuan (kreatif dan intuitif);
 Memberikan kesempatan kepada semua anggota
kelompok untuk memberikan konstribusi dan
keterlibatan dalam memecahkan masalah.
Definisi FGD
 Focus Group Discussion atau Focus
Group Discussion (FGD) atau Diskusi
Kelompok Terarah (DKT) adalah bentuk
diskusi yang bersifat informal dan
terstruktur untuk mendiskusikan suatu
masalah tertentu atau membahas
penyelesaian suatu masalah.
Kelebihan FGD
 Waktu yang dibutuhkan relatif singkat
karena topik diskusi terfokus.
 Dapat memperoleh pendapat yang lebih
banyak dari peserta.
Manfaat
 Diperoleh masukan dari berbagai pihak
mengenai suatu masalah.
Proses Pelaksanaan
 Pemanasan dan perkenalan (15 menit)
 Pelaksanaan diskusi (60 menit)
 Rangkuman dan Kesimpulan (15 menit)
Tujuan FGD
 Evaluasi pelaksanaan SOP
 Evaluasi penurunan stagnasi persediaan
 Evaluasi penyusunan SOP
Tujuan
 Menyusun SOP untuk rencana perbaikan
untuk mengatasi masalah: Banyaknya
obat stagnant Kelompok obat A yang
terancam expired dalam penyimpanan
sebesar 50 % di gudang logistik Rumah
Sakit Kusta Kediri tahun 2005.
Nominal Group Technique (NGT)

adalah suatu metode yang dilaksanakan melalui

suatu forum pertemuan dengan tujuan:
 Identifikasi masalah dan penentuan prioritas;
 Pemilihan alternatif pemecahan masalah dan
penentuan prioritasnya;
 Melibatkan personel pada semua tingkatan
organisasi dalam pengambilan keputusan final.
Pedoman Pelaksanaan
1. Menuliskan masalah atau pemecahan
masalahnya, sesuai dengan tujuan forum,
tanpa diskusi atau tanya jawab;
2. Membuat daftar atau melakukan listing pada
hasil no.1 pada flip-chart;
3. Mendiskusikan hasil no.2;
4. Membuat daftar dan pra-penentuan prioritas;
5. Mendiskusikan hasil no.4;
6. Penentuan Prioritas atas dasar hasil no.5.