P. 1
Adminirtasi Pend

Adminirtasi Pend

|Views: 3,112|Likes:
Published by banband
ll
ll

More info:

Published by: banband on Dec 11, 2009
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/18/2013

pdf

text

original

STANDAR OPERATING PROCEDURE INVENTARISASI BARANG UIN SUNAN KALIJAGA

TUJUAN Dalam rangka meningkatkan dan menyempurnakan aspek ketatalaksanaan dalam bidang perlengkapan diperlukan suatu pedoman pelaksanaan yang dapat dijadikan dasar , tuntunan dan pegangan, dalam melakukan pengelolaan barang milik/kekeyaan negara di lingkungan UIN Sunan Kalijaga. Salah satu cara untuk memperoleh data yang benar, lengkap, mutakhir dan dapat dipertanggungjawabkan adalah melaksanakan pembukuan dan inventarisasi barang secara tertib, teratur, dan terarah menurut ketentuan yang berlaku. SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai : 1. Tercapainya tertib administrasi pengelolaan barang milik/kekayaan negara 2. Mempermudah pengawasan dan penyelamatan barang milik/kekayaan negara 3. Mempermudah dalam menghitung kekayaan negara 4. Tercapainya penghematan keuangan negara

RUANG LINGKUP 1. Menyediakan data untuk merencanakan dan menentukan kebutuhan barangbarang milik/kekayaan negara 2. Memberikan informasi untuk dijadikan bahan masukan untuk pengadaan barang milik/kekayaan negara 3. Menjadi pedoman dalam pendistribusian barang milik/kekayaan negara

4. Memberikan informasi dalam pemeliharaan barang milik/kekayaan negara 5. Menyediakan data/informasi dalam menentukan kondisi barang milik/kekayaan negara ( tua, rusak, berlebih ) dan penghapusan serta pertanggungjawabannya 6. Membina katalogisasi dan standarisasi barang milik/kekayaan negara.

DEFINISI ( PENGERTIAN-PENGERTIAN ) 1. Pedoman Pembukuan dan inventarisasi barang milik/kekayaan negara di lingkungan UIN Sunan Kalijaga adalah rangkaian ketentuan yang harus dilaksanakan dan dijadikan pegangan, tuntutan dan dasar dalam melakukan pembukuan dan inventarisasi barang milik/kekayaan negara di lingkungan UIN Sunan Kalijaga. 2. Pembukuan Barang milik/kekayaan negara adalah kegiatan untuk melakukan pencatatan barang milik/kekayaan negara baik data asal barang, penempatan barang di unit kerja, mutasi barang maupun inventarisasi barang 3. Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pencatatan dan pendaftaran barang milik/kekayaan negara pada suatu saat tertentu 4. Barang Milik/Kekayaan Negara adalah semua barang milik negara yang berasal/dibeli dengan dana yang bersumber untuk seluruhnya atau sebagian dari APBN ataupun dengan dana dari luar APBN yang dikuasai/dibawah pengurusan Departemen, Lembaga-lembaga Negara, Lembaga Non Pemerintah Non Departemen serta unit-unit di dalam lingkungannya yang terdapat baik di dalam maupun di luar negeri. 5. Barang adalah bagian dari kekayaan negara yang terdiri dari satuan-satuan tertentu yang dapat dihitung, diukur, ditimbang dan tidak termasuk uang dan surat berharga. 6. Barang bergerak adalah barang milik/kekayaan negara yang menurut sifat penggunaannya dapt dipindah-pindahkan. Misalnya alat pengankut, peralatan kantor, alat kesehatan dan lainnya.

7. Barang tidak bergerak adalah barang milik/kekayaan negara yang menurut aturan perundang-undangan yang berlaku ditetapkan sebagai barang tidak bergerak misalnya tanah, bangunan, dermaga, landasan dan lainnya. 8. Barang persediaan adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara yang masih disimpan dalam ruang penyimpan ( gudang ) dan belum digunakan dalam kegiatan dinas. 9. Barang pakai habis adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara yang menurut sifatnya dipakai habis untuk keperluan dinas atau jangka waktu pemakaian kurang dari 1 tahun 10. Barang Inventaris adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara baik berupa barang bergerak maupun tidak bergerak yang berada dalam penguasaan dan pengurusan departemen/non departemen yang jangka waktu pemakaiannya lebih dari 1 tahun dan telah digunakan dalam kegiatan dinas. 11. Daftar Inventaris barang adalah daftar yang memuat catatan barang inventaris yang berada dalam lingkungan satuan kerja.

PENGGUNA ( USER ) 1. Pengguna barang milik/kekayaan negara adalah satuan Unit Kerja di lingkungan UIN Sunan Kalijaga yang melakukan kegiatan dinasnya sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya serta tujuan pengadaan barang oleh pihak UIN Sunan Kalijaga. 2. Pengguna SOP Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara adalah Bagian Inventaris Kekayaan Negara ( Ka.Bagian Rumah Tangga UIN Sunan Kalijaga Buku Inventaris adalah buku yang mencatat barang inventaris yang berada dalam Kantor/ Satuan Kerja/Proyek http://adhiewibowo.wordpress.com/2008/10/10/pengelolaan-inventaris-muhammadiyah/

PENGELOLAAN INVENTARIS MUHAMMADIYAH
Posted on October 10, 2008 by adhiewibowo Oleh : ISMET WIBOWO, BA PENGELOLAAN INVENTARIS I. PENDAHULUAN Dalam Rangka meningkatkan pelaksanaan salah satu fungsi administrasi, yaitu mencatat secara rapi dan teratur pengadaan sarana berupa perlengkapan atau barang-barang yang menjadi hak milik persyarikatan memegang peranan yang sangat penting. Hal ini berkaitan dengan erat dari akibat dikeluarkan biaya untuk pembelian barang-barang yang menjadi inventaris/hak milik persyarikatan yang harus dipertanggungjawabkan pada tiap akhir tahun, sebagaimana tersebut pada ART Muhammadiyah pasal 29 ayat 3. Pelbagai macam nama/jenis perlengkapan/barang baik yang dikelola oleh pimpinan persyarikatan termasuk majelis atau bagian maupun yang dikelola langsung oleh unit-unit amal usaha (sekolah-sekolah, panti asuhan, rumah sakit dll.) masih banyak yang belum diketahui secara langsung, karena belum terdapat tata pencatatan barang yang dianggap baik dan sama atau seragam. Menyadari akan hal tersebut dan sambil menunggu pedoman dari Pimpinan Pusat Muhammadiyah, Pimpinan Wilayah Muhammadiyah DIY merasa perlu menyusun buku petunjuk pengelolaan inventaris/hak milik persyarikatan, bagi pimpinan Muhammadiyah, termasuk majelis, bagian dan unit amal usaha di DIY, sehingga dapat melaksanakan pencatatan atau pengadministrasian inventaris/hak milik persyarikatan secara mudah dan seragam. Maksud dan tujuan Petunjuk Pengelolaan Inventaris/Hak Milik Persyarikatan adalah untuk menyeragamkan tata cara pengadministrasian pengelolaan inventaris di seluruh eselon pimpinan (ranting, cabang, daerah, wilayah) majelis, bagian maupun unit-unit amal usaha, yaitu sekolah-sekolah dari SD, SLTP, SLTA Muhammadiyah dan unit amal usaha lainnya. II. INVENTARISASI A. PENGERTIAN Yang dimaksud dengan inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris/hak milik. Daftar barang inventaris /hak milik adalah suatu dokumen berharga yang menunjukkan sejumlah barang milik persyarikatan Muhammadiyah dan dikuasai pimpinan persyarikatan; yang berada di majelis-majelis daan bagian maupun yang berada di seluruh unit amal usaha, bauk yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Adanya daftar inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan di semua tingkat eselon pimpinan persyarikatan mempunyai fungsi dan peranan yang sangat dihajatkan dalam rangka : 1. Tertib administrasi dan tertib barang/hak milik, 2. Pendaftaran, pengendalian dan pengawasan setiap hak milik, 3. usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap barang/hak milik secara maksimal

dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan persyarikatan, 4. Menunjang pelaksanaan Penyelenggaraan Pimpinan Persyarikatan. B. PELAKSANAAN INVENTARISASI Dalam usaha tertib administrasi pengelolaan barang/hak milik persyarikatan, semua eselon pimpinan termasuk majelis dan bagian maupun pimpinan unit-unit amal usaha, melaksanakan pencatatan dengan mengggunakan buku sebagai berikut : 1. Kartu inventarisasi ruangan (format inventaris 1) 2. Kartu inventarisasi barang (format inventaris 2-1 s.d. 2.4) 3. Buku inventaris barang (format inventaris 4) Pengertian masing-masing jenis kartu dan buku adalah sebagai berikut : a. Kartu inventaris ruangan dibuat ditempatkan dalam setiap ruangan kantor persyarikatan atau amal usaha yang memuat segala jenis barang yang ada dalam ruangan itu. b. Kartu inventaris barang adalah kartu yang berisi catatan barang inventaris yang terpisah atau kumpulan lengkap c. Buku inventaris merupakan buku yang berisi semua catatan barang yang berasal dari format inventaris 1 dan format inventaris 2 secara lengkap dan terperinci C. MUTASI BARANG Mutasi barang terjadi karena bertambah dan berkurang. 1. Bertambah, dapat disebabkan : a. Pengadaan baru karena pembelian b. Adanya sumbangan, wakaf atau hibah c. Penyewaan d. Perubahan peningkatan kuantitas 2. Berkurang, dapat disebabkan : a. Rusak/hilang b. Dihibahkan/atau disumbangkan atas keputusan rapat c. Dijual atau ditukartambahkan atas dasar keputusan rapat pimpinan D. APARAT PELAKSANA Sebagaimana halnya dengan pengelolaan keuangan, maka pengelolaan inventaris/hak milik menganut sistem pengurusan umum/pengurusan unsur penguasaan/penanggung jawab dan pengurusan khusus (pengurusan bendaharawan) yaitu pengurusan yang mengandung kewajiban untuk menerima, mencatat, menyimpan, mengatur penggunaan, memelihara dan mempertanggungjawabkan inventaris yang dimiliki persyarikatan. Pimpinan persyarikatan berwenang mengatur dan bertanggung jawab atas penyelenggaraan administrasi penggunaan dan perawatan barang-barang inventaris di tingkatnya masing-masing. E. PELAPORAN Pimpinan persyarikatan masing-masing tingkat berkewajiban membuat laporan tahunan tentang kekayaan/kehartabendaan yang dimiliki termasuk yang dikelola majelismajelis/bagian-bagian serta unit amal usaha dan disampaikan kepada pimpinan di atasnya dengan format inventaris 5

Mekanisme penyampaian inventarisasi barang dilaksanakan sebagai berikut : F. KODE LOKASI DAN KODE BARANG Semua barang inventaris yang dikuasai dan menjadi tanggung jawab pimpinan persyarikatan, majelis-majelis/bagian-bagian dan unit-unit amal usaha harus diberi tanda hak milik persyarikatan dengan kode lokasi dan kode barang seperti contoh : Keterangan : A : kode lokasi di kantor pimpinan persyarikatan 01 : tanah 00 : masih kosong (belum dimanfaatkan) 81 : tahun perolehan 01 : nomor register Pada dasarnya barang yang dimiliki atau dikuasai pimpinan persyarikatan, majelismajelis, bagian dan unit amal usaha dibagai 10 bidang : No. Urut Bidang Kode 1. Tanah 01 2. Bangunan Gedung 02 3. Alat-alat angkutan 03 4. Alat-alat kantor dan rumah tangga 04 5. Alat-alat studio 05 6. Alat-alat kedokteran 06 7. Alat-alat laboratorium 07 8. Buku perpustakaan 08 9. Alat kesenian dan kebudayaan 09 10. Tanda-tanda penghargaan 10 Kode Barang dan Kode Lokasi serta pengelompokannya disesuaikan dengan indeks surat-surat MUHAMMADIYAH YANG BERLAKU SEJAK 1 JANUARI 1969, contoh : Keterangan : E : Kode lokasi (milik PWM DIY) yang berada/dikelola oleh PWM Majelis P&K 03 : Kode barang berwujud Gedung 01 : Kode barang Gedung untuk Kantor 82 : Tahun perolehan/membangun 01 : Register/Nomor urut jumlah barang G. CARA MEMBERI LABEL DAN KODE BARANG Setiap barang yang dikuasai oleh pimpinan persyarikatan, majelis atau bagian serta unit amal usaha diberi LABEL PEMILIK dan nomor kode. Nomor kode barang dan lokasi serta pengelompokannya disesuaikan dengan indek surat-surat Muhammadiyah yang berlaku sejak 1 Januari 1969. Kode barang yang berada di unit-unit amal usaha (yang berada di sekolah, rumah sakit, panti asuhan dan sebagainya), dengan memberikan tambahan angka dibelakang kode organisasinya. Kode barang dan kode lokasi ditulis sebagai berikut : A : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di pimpinan persyarikatan (wilayah,

daerah, cabang dan ranting) B : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Tabligh C : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di MajelisTarjih D : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Biro Hikmah E : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pendidikan dan Kebudayaan E-1 : Barang-barang yang ada di Sekolah Dasar E-2 : Barang-barang yang ada di SLTP/Tsanawiyah E-3 : Barang-barang yang ada di SLTA/Aliyah E-4 : Barang-barang yang ada di SLTA Kejuruan E-5 : Barang-barang yang ada di Perguruan Tinggi F : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Bagian PKU G : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pustaka H : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Ekonomi III. PENGHAPUSAN A. PENGERTIAN Yang dimaksud dengan penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang milik persyarikatan , sehubungan dengan tidak berfungsinya barang-barang tersebut. B. PENGHAPUSAN Pada prinsipnya barang dihapuskan disebabkan karena : 1. Rusak berat atau setidak-tidaknya sudah tidak bermanfaat lagi untuk kepentingan persyarikatan, misalnya : karena hilang, tidak diperlukan lagi, rusak berat, dan sudah waktunya dihapuskan. 2. Ketentuan penghapusan : Berdasarkan keputusan Rapat Pimpinan Persyarikatan dan pelaksanaannya dilakukan dengan berita acara penghapusan. Sumber : http://fe.elcom.umy.ac.id/file.php/64/Draft_Pengelolaan_Inventaris_Muhammadiyah.doc Filed under: Uncategorized « Otomasi Perpustakaan Manual Athenaeum Light 6.0 Nonton TV di Internet » http://perlengkapan.auk.uns.ac.id/pedoman/inventaris/inventaris.html PELAKSANAAN INVENTARISASI BARANG MILIK / KEKAYAAN NEGARA

TUJUAN INVENTARISASI

• •

KESEMPURNAAN PENGURUSAN & PENGAWASAN TATA USAHA KEUANGAN NEGARA TERCAPAINYA PENGAWASAN YANG EFEKTIF TERHADAP KEUANGAN/ KEKAYAAN NEGARA

FUNGSI INVENTARISASI
• •

• •

MENCATAT & MENGHIMPUN DATA ASET YANG DIKUASAI DEPARTEMEN; MENYIAPKAN & MENYEDIAKAN BAHAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ATAS PENGUASAAN DAN PENGELOLAAN ASET NEGARA MENYIAPKAN & MENYEDIAKAN BAHAN ACUAN UNTUK PENGAWASAN ASET NEGARA; MENYEDIAKAN INFORMASI MENGENAI ASET NEGARA YANG DIKUASAI DEPARTEMEN SBG. BAHAN UTK PERENCANAAN KEBUTUHAN, PENGADAAN & PENGELOLAAN PERLENGKP. DEPARTEMEN; MENYEDIAKAN INFORMASI TENTANG ASET YANG DIKUASAI DEPARTEMEN UNTUK MENUNJANG PERENCANAAN & PELAKSANAAN TUGAS DEPARTEMEN.

SASARAN INVENTARISASI adalah SEMUA BARANG MILIK NEGARA yang DIBELI, DIDAPAT, DIHASILKAN baik secara SEBAGIAN maupun KESELURUHAN Melalui APBN atau diperoleh di luar APBN sesuai peraturan perundangan yang berlaku (Pada dasarnya adl. Barang-barang yang umur pakai/ teknisnya lebih dari satu tahun), meliputi:
• • •

BRG TIDAK BERGERAK seperti TANAH, BANGUNAN DLL. BARANG BERGERAK seperti KENDARAAN, PERALATAN BESAR, PERALATAN LABORATORIUM, PERALATAN KANTOR DLL. BARANG PERSEDIAAN dalam Gudang & Tempat penyimpanan lainnya.

ISTILAH DALAM INVENTARISASI

• •

INVENTARISASI BARANG Kegiatan untuk melakukan pencatatan & pendaftaran BMN pada suatu saat tertentu. LAPORAN INVENTARIS Daftar yang menunjukan catatan sejumlah BMN. BARANG MILIK NEGARA Semua barang yang berasal / dibeli dengan dana yg bersumber utk seluruhnya atau sebagian dari APBN atau yang diperoleh di luar APBN. BARANG Bagian kekayaan negara yg terdiri dari satuan –satuan tertentu yang dapat dihitung, diukur, ditimbang & dinilai, kecuali Uang.

• • •

• • • •

BARANG TIDAK BERGERAK Menurut sifat & penggunaannya tidak dapat dipindah-pindahkan BARANG BERGERAK Menurut sifat & penggunaannya dapat dipindahkan. BARANG HABIS PAKAI Menurut sifatnya dipakai habis utk keperluan dinas atau jangka waktu pemakaiannya kurang dari satu tahun. BARANG PERSEDIAAN Barang yang masih disimpan dalam Gudang dan belum digunakan dalam proses kegiatan dinas. BARANG INVENTARIS Barang yang berada dalam penguasaan & pengurusan Dept. yang jangka waktu pemakaiannya lebih dari satu tahun. PENGURUS BARANG Pejabat yang oleh negara diserahi tanggungjawab mengurus, mengatur, & membina Adm. maupun Fisik BMN. BENDAHARAWAN BARANG Pejabat yang oleh negara diserahi untuk: menerima, menyimpan, memelihara, dan mengeluarkan serta mempertanggungjawabkan Barang dalam Gudang. PEMBINA BARANG INVENTARIS ( PEBIN ) Menteri Pendidikan Nasional. KUASA PEBIN Sekretaris Jenderal. PENGUASA BRG INVENTARIS ( PBI ) SETIAP PIMPINAN (ESELON I) UNTI UTAMA & PERGURUAN TINGGI. PEMBANTU PENGUASA BRG INVENTARIS ( PPBI ) Pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari PBI untuk bertanggungjawab mengenai Pengelolaan BMN dlm satuan kerja tertentu yg berkaitan dgn kewenangan pengelolaan anggaran. UNIT PEMAKAI BARANG (UPB) SATUAN KERJA yang dalam melaksanakan tugas sehari-hari diberi wewenang oleh PBI untuk mengurus dan menggunakan barang invt. PENANGGUNGJAWAB PELAKSANA INV. ( PPI ) SATUAN KERJA yang diberi wewenang oleh PPBI untuk mengawasi & mengkoordinasikan pelaks. pelaporan inventarisasi Pemakai Brg., yg mencakup dlm kawasan di bawah tanggungjawab UPB. BUKU ( INDUK ) INVENTARIS DOKUMEN UTK MENCATAT JUMLAH & NILAI SELURUH BARANG INVENTARIS YANG BERADA DI BAWAH PENGUASAAN TANGGUNGJAWAB UPB, PPBI, PBI dan PEBIN. KARTU INVENTARIS BARANG ( KIB ) KARTU YANG DIGUNAKAN UNTUK MENCATAT DATA ASAL INVENTARIS RIWAYAT SELAMA PENGGUNAAN, MUTASI DLL. BAGI BARANG-BARANG TERTENTU Seperti : TANAH, BANGUNAN, GEDUNG, ALAT ANGKUTAN & SENJATA API.

DAFTAR INVENTARIS RUANGAN ( DIR ) DAFTAR YG MEMUAT CATATAN BARANG INV. YANG BERADA DALAM SETIAP RUANG KERJA, AULA, WISMA, SEKOLAH, RUMAH SAKIT, LAB. dsb. DAFTAR INVENTARIS LAINNYA ( DIL ) DAFTAR YANG MEMUAT BARANG-BARANG INVT. YANG TIDAK TERTAMPUNG DALAM DIR & KIB. BUKU CATATAN NON INVENTARIS BUKU UNTUK MENCATAT SELURUH BARANG NON INVENTARIS atau BARANG YANG BELUM JELAS STATUS HUKUMNYA. ORGANISASI & TATA CARA PELAKSANAAN INVENTARISASI PEBIN (MENDIKNAS) WEWENANG & TANGGUNGJAWAB

PBI

Melakukan pengelolaan BMN di lingkungan masing-masing Secara fungsional dilimpahkan kpd. SEKRETARIS UNIT UTAMA Secara Operasional Inventarisasi dilaks. dgn. tanggungjawab penuh BAGIAN PERLENGKAPAN

Melakukan Pembinaan dlm pengelolaan Inventaris, yang meliputi : PENGADAAN, PENATAUSAHAAN, PEMANFAATAN, PEMELIHARAAN DAN PENGHAPUSAN. o Secara fungsional dilimpahkan kepada /dilakukan oleh:KUASA PEBIN / PBI (Sekretaris Jenderal)
o

Secara operasional dilaksanakan oleh: KEPALA BIRO UMUM

PPBI

Bertanggungjawab scr operasional dlm pengelolaan BMN Secara Fungsional dijabat oleh Pejabat khusus untuk itu.

UPB Diberi wewenang dari PBI utk mengurus dan menggunakan Brg Inventaris, sesuai petunjuk & syarat, di bawah koordinasi Pejabat yg ditugasi. UPB meliputi :
• •

Unit Utama Pusat-pusat di lingkungan Sekretariat Jendral Satuan Kerja di daerah & di LN

INSTRUMEN PENCATATAN PELAPORAN & DOKUMEN INVENTARISASI BMN. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. BUKU INDUK BRG. INVENTARIS DAFTAR INVENTARIS RUANGAN ( DIR ) KARTU INVENTARIS BARANG ( KIB ) DAFTAR INVENTARIS LAIN ( DIL ) LEMBAR MUTASI BARANG TRIWULAN ( LMBT ) LAPORAN TAHUNAN ( LT ) BUKU CATATAN NON INVENTARIS DAFTAR BARANG DALAM PROSES INVENTARIS

PENYELENGGARAAN PEMBUKUAN

Daftar Inventaris Ruang (DIR) o Pencatatan atas Brg Inv yg ada di Ruangan o Hasil pencatatan diketik ke dlm DIR o Ditandatangani oleh Pemakai Barang o ASLI ditempel pada masing-masing Ruang o Lembar kedua mrpk bahan pembukuan Kartu Inventaris Barang (KIB) o Pencatatan Brg Inventaris berupa TANAH, BANGUNAN GEDUNG, ALAT ANGKUT dan BARANG LAIN Tertentu o Dibuat rangkap 3 (tiga);pertama untuk Arsip UPB, kedua untuk PBI, dan ketiga untuk PEBIN Daftar Inventaris Lainnya (DIL) Pencatatan barang tertentu yang karena kategorinya tidak tertampung dalam DIR maupun KIB LEMBAR MUTASI BARANG TRIWULAN ( LMBT ) PERUBAHAN ATAS KUANTITAS BRG INV PADA SETIAP TRIWULAN o Berdasarkan keadaan penambahan / pengurangan selama 3 bln berjalan; o dikerjakan setiap akhir triwulan; o dibuat rangkap 2 ( Arsip UPB & dikirim ke PBI ) o ditandatangani Penanggungjawab Pelaksana I LAPORAN TAHUNAN ( LT ) o DIBUAT UPB SETELAH THN ANGGARAN BERAKHIR o DISUSUN DGN CARA : Mengolah Data dari BUKU INVENTARIS (berdasarkan Sub Kelp Brg) & Empat LMBT yg tlh disampaikan seblmnya. o DIBUAT DlM RANGKAP 4 (empat) dengan perincian: Lembar 1, 2 & 3 dikirim kpd PBI paling lambat 14 hari stl berakhirnya TA dan Lembar 4 segabai Arsip UPB. o ditandatangani Penanggungjawab Pelaksana Inv.

KLASIFIKASI & KODEFIKASI BARANG INVENTARIS DI LINGKUNGAN DEPDIKNAS ( Instruksi Mendiknas No. 0/U/2001 Tgl. 23 Nopember 2001 ) KODE WILAYAH 023 04 DEPDIKNAS DITJEN DIKTI

03 WILAYAH

189882 SATKER

000 0000 UNIT TAHUN KERJA / FAKULTAS

UNIVERSITAS SEBELAS MARET KODE BARANG INVENTARIS ( NOMOR BARANG INVENTARIS ) 1 01 01 01 000. nomor urut barang

JAWA TENGAH

GOLONGAN

KELOMPOK SUB. SUB-SUB KELOMPOK KELOMPOK Barang tidak Tanah Tanah Persil Tanah Bangunan Tanah Bangunan bergerak Perumahan Rumah Negara Golongan I 1.00.00.00.000 1.01.00.00.000 1.01.01.00.000 1.01.01.01.000 1.01.01.01.001 Barang bergerak Alat angkut Alat Angkutan Kendaraan Sedan Darat Dinas Bermotor Bermotor Perorangan 2.00.00.00.000 2.02.00.00.000 2.02.01.01.000 2.02.01.01.001 2.02.01.00.000 CONTOH PENULISAN NOMOR INVENTARIS MOBIL STATION WAGON Nomor Inventaris Barang KANTOR PUSAT 23.01.03.189882.01.2005 “ TOYOTA INNOVA” 2.02.01.01.012.3668/DIPA/PNBP Catatan: 3668 adalah nomor urut dalam buku inventaris DIPA/PNBP adalahmenerangkan sumber dana

BIDANG

NOMOR KODE SATUAN KERJA UNIVERSITAS SEBELAS MARET 1 KANTOR PUSAT 001 12 F. MIPA 012 2 FSSR 002 13 PASCASARJANA 013 3 FKIP 003 14 UPT PERPUSTAKAAN 014 4 FKIP PGSD 004 15 UPT P2B 015 5 F. HUKUM 005 16 UPT LAB PUSAT MIPA 016 6 F. EKONOMI 006 17 UPT PORSIMA 017 7 F. ISIP 007 18 UPT MKU 018 8 F. KEDOKTERAN 008 19 UPT KOMPUTER 019 9 HIPERKES 009 20 LPPM 020 10 F. PERTANIAN 010 21 LPP 021 11 F. TEKNIK 011 22 UPT PNRBITN & PCTKN 022

Surakarta, 5 September 2005

Kepala Bagian Perlengkapan, RUSDIAN RASIH HENDRATO

http://www.google.co.id/search? q=buku+induk+inventaris+sekolah+&btnG=Telus uri&hl=id&client=firefoxa&channel=s&rls=org.mozilla%3Aen-US %3Aofficial&sa=2 ANALISIS INFORMASI TATA USAHA DAN ADMINISTRASI TATA USAHA SEKOLAH (Studi Kasus :SMP NEGERI 10 KOTA PROBOLINGGO)
DISUSUN OLEH NAMA : WIWIK WIDAYATI, S. Sos UNIT KERJA : SMP N. 10 KOTA PROBOLINGGO E-MAIL : widayati63@yahoo.co.id

SMP NEGERI 10 KOTA PROBOLINGGO
ALAMAT : JL. SOEKARNO HATTA 263Q KOTA PROBOLINGGO TELP. (0335) 427260

KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadiran Allah SWT yang telah memberikan rahmad dan hidayahnya kepada kita sehingga atas petunjukkNya dapat menyelesaikan kegiatan berupa pembuatan makalah dengan judul Analisis Informasi Tata Usaha dan Administrasi Tata Usaha Sekolah. Kami tahu Pengelolaan Program Administrasi Ketatausahaan SMP Negeri 10 Kota Probolinggo ini kurang sempurna, jadi saran dan kritik tetap kami perlukan dan kepada semua pihak yang mendukukung terwujudnya penulisan makalah ini kami sampaikan terimakasih, Probolinggo, 20 Desember 2007 Penulis

BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Pendidikan Nasional berdasarkan Pancasila, bertujuan untuk meningkatkan kualitas manusia Indonesia, yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa terhadap Tuhan Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur, berkepribadian, berdisiplin, bekerja keras, tangguh, bertanggung jawab, mandiri, cerdas dan terampil serta sehat jasmani dan rohani. Salah satu tujuan Pendidikan Nasional di atas, berbagai kegiatan telah dilakukan diantaranya dalam pengelolaan administrasi sekolah yang mencakup diantaranya dalam peningkatan jenis mutu prasarana dan sarana pendidikan. Dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan Pendidikan Nasional dimaksud, maka kegiatan-kegiatan tersebut di atas harus ditunjang oleh pelayanan administrasi sekolah yang teratur, terarah, dan terencana. Pelayanan administrasi sekolah yang baik akan menunjang penyelenggaran proses belajar dan mengajar yang baik pula. Penyelenggaraan proses belajar yang baik akan dapat meningkatkan hasil belajar siswa seperti yang diharapkan oleh tujuan Pendidikan Nasional yang hendak dicapai. Pelayanan administrasi sekolah yang baik harus mengikuti ketentuan dan peraturan yang telah dikeluarkan oleh instansi atau unit yang relevan di lingkungan Departemen Dinas Pendidikan Nasional. Agar semua sekolah dapat menyelenggarakan pendidikan di sekolah, sesuai dengan ketentuan dan peraturan administrasi sekolah yang berlaku, perlu disusun suatu pedoman umum administrasi khusus untuk sekolah, yang memuat penjelasan mengenai cara pelayanan administrasi terhadap komponen-komponen pendidikan di sekolah untuk semua tingkat, jenis dan jenjang pendidikan. Pedoman tersebut diperlukan selain memantapkan pelaksana didalam

menjalankan tugasnya disekolah, juga akan memudahkan pelaksanaan supervisi dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan di sekolah. Pelaksanaan teknis edukatif yang ditunjang oleh pelayanan administrasi yang efektif dan efisien akan meningkatkan mutu hasil belajar siswa. 2. Tujuan Kepala Sekolah adalah administrator pendidikan di lingkungan sekolah yang dipimpinnya. Sebagai administrator Kepala Sekolah harus memahami adanya komponen-komponen tersebut didalam penyelenggaraan keseluruhan kegiatan pendidikan di sekolah, menuju tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan. Kepala Sekolah harus memahami bagaimana cara mendayagunakan segala sarana dan daya usaha pencapaian tujuan pendidikan di sekolah. Keseluruhan kegiatan di atas adalah merupakan kegiatan pengelolaan sekolah.

BAB II ANALISIS ADMINISTRASI DAN TATA USAHA
1. Pendekatan Administrasi Sekolah Adiministrasi sekolah yang efektif dan efisien menggunakan beberapa pendekatan yaitu : a. berorientasi kepada tujuan, yang berarti bahwa administrasi sekolah menunjang tercapainya tujuan pendidikan b. berorientasi kepada pendayagunaan semua sumber (tenaga, dana dan sarana) secara tepat guna dan berhasil guna. c. Mekanisme pengeloaan sekolah meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan penilaian hasil kergiatan administrasi sekolah harus dilakukan secara sistematis dan terpadu. Peranan Pedoman Administrasi bagi sekolah Menengah Administrasi sekolah Menengah yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisien, mutu dan perluasan pendidikan sekolah menengah. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi ini di tingkat sekolah

menengah menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (recording system) dan pelaporan ( reporting system ). Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain : 1. format- format yang diperlukan 2. Petunjuk dan aturan yang berlaku 3. Ketrampilan personil yang memadai Kegiatan –kegiatan yang dilakukan di sekolah menengah itu sering disebut kegiatan administrsasi. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi sekolah menengah memegang peranan yang penting dalam kegiatan administrasi. Kepala Sekolah memiliki patokan –patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakan – kebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan Sekolah Menengah ADMINISTRASI TATA USAHA SEKOLAH Kegiatan Tata Usaha Sekolah terdiri dari : a. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah menengah yang menyeluruh dan brkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hakhak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai /guru berkelangsungan, berdasrkan ketentuan perundang –undangan yang berlaku. Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : a.1. File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan pegawai ) a.2. Buku induk guru dan pegawai a.3. Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat ) a.4. Buku DP3 a.5. Buku DUK a.6. Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai a.7. Buku cuti pegawai dan guru a.8. Buku mutasi pegawai a.9. Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawai

a.10. Rencana pengembangan SDM a.11. Analisis kebutuham guru Keterangan : a.1 ( File Guru dan pegawai ) merupakan kumpulan data / berkas berkas masing – masing guru dan pegawai seperti SK. pengangkatan pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijasah, dll. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai. a.2. ( Buku Induk Guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data – data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yg ada, dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll. a.3. ( Buku Kendali ) merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai. Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dan kenaikan berkala. a.4. ( Buku DP3 ) merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja yang dilakukan. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan pangkat dll. a.5. ( Buku DUK ) merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. Mafaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah. a.6. ( Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukukan oleh masing – masing guru dan pegawai. a.7. ( Buku cuti guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai yang mengajukan cuti. Contoh Cuti Melahirkan, Cuti besar dll. a.8. ( Buku Mutasi Pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang catatan guru dan pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar. Manfaat dari buu ini untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari pindahan/mutasian dll. a.9. ( Buku data sertifikasi / seminar guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data masing-masing guru dan pegawai yang telah mengikuti pelatihan / seminar. Mafaat dari buku ini untuk mengetahui berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan pegawai. a.10. ( Rencana Pengembangan SDM ) merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing- masing urusan yang ada di sekolah, ini tertuang di dalam RAPBS. a.11. ( Analisis kebutuhan guru ) untuk mengetahui berapa jumlah guru

yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang sehingga ketemu berapa jumlah guru yang dibutuhkan. (Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ). b. ADMINISTRASI KETATA USAHAAN Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : b.1. Program kerja tata usaha b.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai b.3 Buku agenda masuk keluar b.4. Buku ekspedisi b.5. Sistem penyimpanan arsip b.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN Keterangan : b.1. ( Program kerja Tata Usaha ) merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung dengan bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat. b.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai digunakan untuk mrngetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan. b.3. Buku agenda masuk keluar buku yang mencatat surat – surat masuk dan keluar. b4. Buku ekspedisi buku yang digunakn untuk tanda terima bila mengantarkan surat b5. Sistem penyimpanan arsip yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesui dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat yang kelauar dll. b.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN untuk mengetahui perkembangan suatu sekolah. c. ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : c.1 Buku Kas Umum c.2. Buku Kas Pembantu c.3. Laporan keuangan Keterangan : c.1. Buku Kas Umum merupakan buku yang mencatat penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk mengetahu berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang yang keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan

c.2. Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara rinci per mata anggaran. c.3. Laporan keuangan yaitu laporan keuangan sekolah yang dipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan Bendahara d. ADMINISTRASI BARANG Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : d.1. Buku Induk / Inventaris barang d.2. Buku Non Inventaris d.3. Buku Pemeliharaan d.4. Buku kendali / stok barang Keterangan : d.1. Buku Induk / Inventaris barang buku yang mencatat tentang barang yang telah diperoleh baik dari pembelian dari droping maupun dari bantuan d.2. Buku Non Inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yang habis pakai baik dari pembelian maupun bantuan. d.3. Buku Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang barangbarang inventaris yang di perbaiki. d.4. Buku kendali / stok barang adalah buku yang mencatat masing-masing barang untuk diketahui berapa jumlah barang yang masuk dan berapa jumalah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa barang. e. ADMINISTRASI KESISWAAM Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : e.1. Buku Induk Pegawai e.2. Klaper e.3. Buku mutasi masuk, keluar e.4. Buku Prestasi e.5. Rekap absen siswa e.6. Buku kumpulan nilai e.7. Daftar nominatif siswa e.8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan e.9. Rapor siswa Keterangan : e.1. Buku Induk siswa buku yang mencatat tentang diri siswa yang diurutkan sesuai dengan nomor induk siswa, selain data juga ditampilkan foto siswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil belajar siswa. e.2. Klaper buku yang mencatat nama siswa menurut abjad e.3.Buku mutasi masuk, mutasi keluar buku yang mencatat siswa yang pindah sekolah atau DO, serta mencatat siswa yang mutasi masuk di

dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku ini setiap bulan dipertanggung jawabkan kepada Kepala Sekolah. e.4.Buku Prestasi buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun akademias e.5. Rekap absen siswa buku rekap yang berisi tentang rekap masing – masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan. e.6. Buku kumpulan nilai buku yang berisi tentang kumpulan nilai dari beberapa bidang studi mulai dari semester satu sampai semester dua manfaat dari buku ini untuk dipindahkan di buku induk siwa dalam lembaran pelaporan hasil belajar siswa. e.7. Daftar Nominasi siswa daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti Ujian Akhir Nasional e.8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan : kumpulan ijasah siswa yang telah lulus, dikelompokkan sesuai tahun pelajaran e.9. Rapor siswa : Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa setiap semester.

BAB III PENUTUP
Sekolah merupakan lembaga pendidikan yang menunjang pembangunan masyarakat, oleh karena itu kegiatan sekolah dalam semua bidang harus relevan dengan kegiatan masyarakat, khususnya masyarakat, dimana sekolah itu berada. Kegiatan kegiatan yang ada di tata usaha SMP Negeri 10 kota Probolinggo ini, terutama yang menyangkut hak dan kewajiban guru dan pegawai merupakan sebagian masyarakat kecil yang bertanggung jawab dan dipertanggujawabkan baik kepada (To Level Manajemen) yang dalam hal ini yaitu kepada Kepala Sekolah maupun kepada guru dan pegawai yang bersangkutan sebagai pihak (Person to Person). Tugas administrasi sekolah sebagai pengelola dan bertanggung jawab dalam mengumpulkan, mengelola, memproses maupun menyimpan sebagai usaha untuk pengelola (Data Base) baik untuk kepentingan sekolah pribadi maupun sebagai

kegiatan dinas yang dalam hal ini bertindak sebagai supervisi. Jika terjadi kekurangan maupun kesalahan dalam hal ini bentuk pengelolaan maupun bentuk pengarsipan, hendaknya dapat diketahui dari tindak lanjut adanya supervise yang dilakukan oleh dinas, sehingga pihak administras nantinya dapat mengetahui maupun dapat melakukan koreksi dari tindakan yang telah dilakukan oleh dinas. Pihak dari Kepala Sekolah nantinya dapat dijadikan usaha urun rembuk untuk tugas penyempurnaan dan pengesahan dari setiap berkas maupun pemberkasan yang telah dilakukan.
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding i A. ALI IMRON Pengelola Barang Inventaris
PEMERINTAH KABUPATEN TUBAN

DINAS PENDIDIKAN

SMP NEGERI 1 SEMANDING
Jalan Penambangan, Semanding, Nomor 55 (0356) 326031 Tuban
E-Mail : smpn1semanding_tuban@yahoo.co.id

Oleh Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding ii

KATA PENGANTAR
HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii KATA PENGANTAR ... .. iii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ................................................................................. 1 B. Tujuan Penulisan .............................................................................. 2 C. Barang Inventaris dan Pengurusannya ............................................. 2 BAB II SIKLUS PENGELOLAAN BARANG INVENTARIS A. Perencanaan...................................................................................... 3 B. Penentuan Kebutuhan ...................................................................... 4 C. Penganggaran ................................................................................... 4 D. Pengadaan......................................................................................... 4 E. Inventarisasi ..................................................................................... 4 F. Penyimpanan ................................................................................... 5 G. Penyaluran ....................................................................................... 6 H. Pemeliharaan .................................................................................... 6 I. Pengamanan ..................................................................................... 7 J. Pemanfaatan ..................................................................................... 7 K. Penghapusan .................................................................................... 8

BAB III PENUTUP A. Kesimpulan ...................................................................................... 9 B. Sasaran ............................................................................................. 9 LAMPIRAN-LAMPIRAN Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding iii

KATA PENGANTAR
Tiada kata yang patut kami sampaikan kecuali ucapan syukur Alhamdulillah Kehadirat Allah S.W.T. karena hanya dengan rahmat, taufiq dan hidayah-Nyalah penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Adapun judul makalah ini adalah PENGELOLAAN BARANG INVENTARIS DI SMP NEGERI 1 SEMANDING Maksud dari penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi persyaratan pelatihan jardiknas yang diselenggarakan di ICT Center Tuban pada tanggal 19 sampai dengan 23 Nopember 2007. Kami menyadari sepenuhnya, bahwa makalah ini jauh dari sempurna. Untuk itu kami mengharapkan segala kritik dan saran yang bersifat membangun demi penyempurnaan makalah ini. Kepada semua pihak yang membantu tersusunnya makalah ini, kami mengucapkan banyak terima kasih. Akhirnya kami mengharap, mudah-mudahan makalah ini bermanfaat bagi kita semua. Sekian. Tuban, Desember 2007 Penulis Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 1

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG Paradigma pengelolaan di suatu instansi pendidikan yang berorientasi pada Otonomi Daerah memberikan kewenangan yang demikian luas sehingga perlu dilakukan upaya-upaya pengelolaan penyempurnaan terhadap ketentuan yang terintergrasi, termasuk pengelolaan barang inventaris. Barang inventaris sebagai salah satu unsur penting dalam sarana penunjang keberhasilan penyelenggaraan pendidikan harus dikelola dengan baik dan benar sehingga dapat terwujud akuntabilitas dalam pengelolaannya. Keberhasilan output suatu lembaga pendidikan tidak luput adanya fasilitasfasilitas yang memadai dan terkelola. Dengan adanya fasilitas ataupun sarana yang terus menerus diberdayakan / dipergunakan oleh banyaknya personil sekolah, siswa, guru ataupun orang tua siswa maka perlu adanya perawatan yang baik, terus-menurus dan berkelanjutan. Pengelolaan barang inventaris tidak melulu pada administrasi pada buku saja tapi pengelolaan barang inventaris meliputi kegiatan perencanaan, penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, inventarisasi, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan, pengamanan, pemanfaatan serta penghapusan.

BAB

I
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 2 B. TUJUAN PENULISAN 1. Memenuhi persyaratan pelatihan jardiknas yang diselenggarakan di ICT

Center Tuban pada tanggal 19 sampai dengan 23 Nopember 2007; 2. Menyeragamkan langkah dan tindakan yang diperlukan dalam pengelolaan barang inventaris sesuai dengan ketentuan yang berlaku; 3. Pedoman pelaksanaan pengelolaan barang inventaris bagi pengelola barang inventaris sehingga dapat dipakai sebagai acuan oleh semua pihak. C. BARANG INVENTARIS DAN PENGURUSANNYA 1. Pengertian Barang Inventaris Barang inventaris adalah semua kekayaan baik yang dimiliki maupun dikuasai yang berwujud, baik yang bergerak maupun tidak bergerak beserta bagianbagiannya ataupun merupakan satuan tertentu yang dapat dinilai, dihitung, diukur atau ditimbang. 2. Barang Inventaris dan Pengurusannya Barang inventaris merupakan bagian dari aset daerah berupa barang bergerak dan tidak bergerak yang dimiliki/dikuasai pemerintah daerah yang sebagian atau seluruhnya dibeli atas beban APBD serta perolehan lain yang sah yang terdiri : a. Barang-barang yang dimiliki/dikuasai oleh pemerintah daerah dan barang-barang yang diserahkan penggunaannya pada instansi/lembaga pemerintah daerah maupuan instansi/lembaga lainnya berdasarkan ketentuan yang berlaku. b. Barang-barang yang dimiliki/dikuasai oleh instansi/lembaga Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 3

SIKLUS PENGELOLAAN BARANG INVENTARIS
Siklus pengelolaan barang merupakan rangkaian kegiatan dan atau tindakan yang meliputi : A. PERENCANAAN Adalah kegiatan dan tindakan untuk menghubungkan kegiatan yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang. Untuk melakukan perencanaan dan penentuan kebutuhan barang harus didasarkan alas an tertentu, yaitu : 1. Untuk mengisi kebutuhan barang karena terjadinya perkembangan organisasi atau personil 2. Adanya barang-barang yang rusak, dihapus, dijual, hilang, mati atau sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan penggantian 3. Adanya peruntukan barang yang didasarkan pada jatah perorangan, jika terjadi mutasi personil sehingga turut mempengaruhi kebutuhan barang 4. Untuk menjaga tingkat persediaan barang bagi setiap tahun anggaran bersangkutan agar efisien dan efektif 5. Pertimbangan teknologi.

BAB

II
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 4 B. PENENTUAN KEBUTUHAN Adalah kegiatan atau tindakan untuk merumuskan rincian kebutuhan pada perencanaan sebagai pedoman dalam melaksanakan pemenuhan kebutuhan

barang daerah yang dituangkan dalam perkiraan anggaran. C. PENGANGGARAN Adalah kegiatan penyusunan harga pada masing-masing barang dengan memperhatikan standarisasi sarana dan prasarana perkantoran dan standarisasi harga. Penganggaran disesuaikan dengan RAPBS yang sebelumnya telah digodok bersama komite sekolah. D. PENGADAAN Adalah kegiatan untuk melakukan pemenuhan kebutuhan barang dan jasa. Pengadaan barang menggunakan skala prioritas dan menyesuaikan anggaran yang ada. Agar pengadaan dapat berjalan efektif dan efisien perlu membentuk panitia pengadaan yang melibatkan seluruh personil sekolah, termasuk komite sekolah. E. INVENTARISASI Adalah kegiatan untuk melakukan penghitungan, pencatatan data dan pelaporan barang dalam pemakaian. Dalam usaha tertib adminstrasi, pengelolaan barang inventaris agar dicatat secara rapi dan teratur. Dalam pencatatan tersebut dipergunakan kartu-kartu/buku-buku sebagai berikut : 1. Buku Inventaris model INV.1 2. Kartu Inventaris Barang (KIB), terdiri dari : Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 5 KIB A. Tanah Model INV.2 KIB B. Gedung Model INV.3 KIB C. Kendaraan Bermotor Model INV.4 KIB D. Barang Lainnya Model INV.5 3. Kartu Inventaris Ruangan (KIR) Pengisian kartu-kartu/buku-buku tersebut telah diatur dalam Lampiran Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 152 Tahun 2004 Tentang Pedoman Pengelolaan Barang Daerah pada Bab VI. Contoh pengisiannya seperti terlampir. F. PENYIMPANAN Adalah kegiatan untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam gudang/ruang penyimpanan. Kegiatan penyimpanan yaitu : 1. Menerima, menyimpan, mengatur, merawat dan menjaga keutuhan barang dalam gudang penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dengan rencana secara tertib, rapi dan aman 2. Menyelenggarakan administrasi penyimpanan atas semua barang yang ada dalam ruang 3. Melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang persediaan yang ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan 4. Membuat laporan tentang keadaan penyimpanan sesuai ketentuan yang berlaku Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 6 G. PENYALURAN Adalah kegiatan untuk menyalurkan barang dari gudang ke pihak yang membutuhkan. Kegiatan penyaluran yaitu : 1. Menyelenggarakan penyaluran barang kepada pihak yang membutuhkan

2. Menyelenggarakan administrasi penyaluran dengan tertib dan rapi 3. Membuat laporan tentang keadaan penyaluran sesuai dengan ketentuan yang berlaku H. PEMELIHARAAN Adalah kegiatan atau tindakan yang dilakukan agar semua barang selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna. Penyelenggaraan pemeliharaan dapat berupa : 1. Pemeliharaan ringan adalah pemeliharaan yang dilakukan sehari-hari oleh pemakai/pengurus barang tanpa membebani anggaran 2. Pemeliharaan sedang adalah pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan secara berkala oleh tenaga terdidik yang mengakibatkan pembebanan anggaran 3. Pemeliharaan berat adalah pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan secara sewaktu-waktu oleh tenaga ahli yang pelaksanaannya tidak dapat diduga sebelumnya, tetapi dapat diperkirakan kebutuhannya yang mengakibatkan pembebanan anggaran. Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 7 I. PENGAMANAN Adalah kegiatan tindakan pengendalian dalam pengurusan barang dalam bentuk fisik dan administratif. Tindakan pengamanan dititikberatkan pada pengamanan secara fisik dan administratif, sehingga barang inventaris tersebut dapat dimanfaatkan secara optimal. a. Pengamanan Fisik Barang Bergerak dilakukan dengan cara : Pemanfaatan sesuai tujuan Penyimpanan / penggudangan, baik tertutup maupun terbuka Pemasangan tanda kepemilikan b. Pengamanan Fisik Barang Tidak Bergerak dilakukan dengan cara : Pemagaran Pemasangan plang tanda kepemilikan Penjagaan Pengamanan c. Pengamanan secara administratif dapat dilakukan dengan cara : Pencatatan secara tertib dan teratur Penyelesaian bukti kepemilikan Pemasangan label kode barang J. PEMANFAATAN Adalah pendayagunaan barang oleh pihak yang membutuhkan tanpa merubah status kepemilikan Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 8 K. PENGHAPUSAN Pada prinsipnya barang inventaris dapat dihapuskan dengan mempertimbangkan alasan-alasan yang benar dan melalui prosedur yang sesuai dengan ketentuan yang ada. Alasan-alasan yang digunakan dalam penghapusan diantaranya adalah : Secara fisik rusak berat dan tidak ekonomis bila diperbaiki Tidak dapat dipergunakan secara optimal Telah melampaui batas waktu penggunaan/kadaluarsa

Mengalami perubahan dasar spesifikasi Hilang karena bencana Berkurang ukurannya karena penggunaan Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 9

PENUTUP
A. KESIMPULAN 1. Makalah ini dibuat sederhana yang berisi pokok-pokok kegiatan pengelolaan barang inventaris 2. Agar pengelolaan dapat menghasilkan kinerja yang optimal diperlukan keterliban semua komponen sekolah 3. Makalah ini dapat menjadi media pengingat petugas pengelola barang inventaris agar diperoleh hasil yang optimal, khususnya penulis B. SASARAN 1. Sekolah sebagai pihak yang punya kerja atau yang berkepentingan harus proaktif 2. Semua komponen sekolah (Kepala Sekolah, Guru, Staf, dan Siswa) harus bahumembahu, seia sekata dalam pengelolaannya 3. Komite sekolah sebagai wakil dari masyarakat harus berperan akhtif sesuai tugas dan fungsinya 4. Cabang Dinas Pendidikan, Dinas Pendidikan Kabupaten, Dinas Pendidikan Propinsi maupun pusat wajib memberi saran dan dukungan untuk mewujudkan tertib administrasi 5. Kita bekerja dan berdoa, semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan petunjuk dan bimbingan-Nya sehingga kita meraih kesuksesan dalam pekerjaan kita, Amin.

BAB

III
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 10 Model INV.1 BUKU INVENTARIS PROPINSI : JAWA TIMUR KABUPATEN/KOTA : TUBAN UNIT : DINAS PENDIDIKAN NAMA KANTOR/UNIT KERJA : SMP NEGERI 1 SEMANDING No. Kode Lokasi : 00.13.15.17.06.52.01.01.81
N O M O R Spesifikasi Barang Jumlah No. Sertifikat/ Asal / Cara Tahun Beli/ Ukuran Barang/ Keadaan No. Kode Nama / Jenis Merek/ No. Pabrik Perolehan Perolehan Konstruksi Satuan Barang Barang Harga Ket. Urut Barang Register Barang Type No. Chasis Bahan Barang (P.S.D) (B/RR/RB) No. Mesin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1. 01.01.01.01 0001 Tanah untuk sarana 35181210400001 - Hibah 29-12-1981 16830 m2 Bidang 1- 1 4.914.900 Exdiknas Pendidikan 20-02-1990 ( P & K ) Bang. Gedung Pendidikan 2. 06.01.10.01 0002-13 Kantor 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983 154 m2 Unit - 1 1 12.656.350 Exdiknas 3. 06.01.12.02 0014-15 Guru & Ketrampilan 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983 150 m2 Unit 1 - 1 12.327.600 Exdiknas 4. 06.01.10.01 0016 Perpustakaan 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983 90 m2 Unit 1 - 1 7.396.600 Exdiknas 5. 06.01.10.01 0017-24 Theori I 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983 567 m2 Unit - 2 6 8 26.593.500 Exdiknas 6. 06.01.10.01 0024-25 WC Murid 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983 60 m2 Unit - 2 2 6.260.750 Exdiknas 7. 06.01.05.01 0026 Laboratorium 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983 126 m2 Unit 1 - 1 10.355.200 Exdiknas 8. 06.01.13.02 0027 Rumah Penjaga Sek. 87 th. 1983 Kayu Hibah 28-11-1983 7 m2 Unit - 1 1 400.000 Exdiknas 9. 09.02.02.01 0028 Sepeda Pancal PHOENIX Besi Hibah 1983 Buah -1 1 50.000 Exdiknas 10. 12.01.01.01 0029 Mesin ketik Brother G.2341042 Baja Hibah 1983 Buah -1 1 150.000 Exdiknas 11. 12.01.04.02

0030-32 Almari plat 180x90x45 Plat Hibah 1983 Buah 11 1 3 225.000 Exdiknas 12. 12.01.04.02 0033-34 filling cabinet Elite Plat Hibah 1983 Buah 11 - 2 100.000 Exdiknas 13. 12.01.04.06 0035 Brankas Royal Metal Hibah 1983 Buah 1- 1 365.000 Exdiknas 14. 12.01.04.12 0036 Almari kaca Kayu+Kaca Hibah 1983 175x45x45 Buah -1 1 75.000 Exdiknas 15. 17.01.04.07 0037 Matras Busa Hibah 1983 2x3 m Buah -1 1 30.000 Exdiknas 16. 12.01.05.07 0038-48 Papan tulis lipat Kayu Hibah 1983 320x120 Buah 65 11 55.000 Exdiknas 17. 12.01.05.07 0049-52 Papan tulis biasa Kayu Hibah 1983 240x120 Buah -4 4 8.000 Exdiknas 18. 12.01.05.07 0053-64 Papan tulis daftar hadir Kayu Hibah 1983 60x60 Buah 57 12 20.000 Exdiknas 19. 12.02.01.01 0065 Almari tinggi Kayu Hibah 1983 200x30x50 Buah -1 1 160.000 Exdiknas 20. 12.02.01.01 0066-70 Almari kotak Kayu Hibah 1983 100x40x180 Buah

-2 3 5 300.000 Exdiknas 21. 12.02.01.01 0071-74 Almari simpan Kayu Hibah 1983 175x50x50 Buah -1 3 4 200.000 Exdiknas 22. 12.02.01.01 0075-76 Almari rak Kayu Hibah 1983 150x60x80 Buah -2 2 50.000 Exdiknas

Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006 Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang, Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 11 Drs. KARDJI ALI IMRON NIP. 130354936 NIP. 132228047

KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) A. TANAH
NO. KODE BARANG : 01.10.10.40.02 NO. KODE LOKASI : 00.13.15.07.06.52.01.01.81 NO. REGESTER : 0001 Status Tanah Jenis Barang/ S e r t i f i k a t Bangunan Asal usul Harga Nama Barang Letak / Alamat Hak (Ribuan Keterangan Luas (m2) Tanggal Nomor Rupiah) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tanah untuk 16830 Jl. Penambangan no 55 Pakai 20-02-1990 35181210400001 - Hibah 4.914 Exdiknas Sarana Pendidikan Semanding, Tuban Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006 Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang, Drs. KARDJI ALI IMRON NIP. 130354936 NIP. 132228047 Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 12 KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) B. GEDUNG NO. REGISTER : 1377-1384 NO. KODE LOKASI : 00.13.15.07.06.52.01.06.86 NO. KODE BARANG : 06.01.10.01 Jenis Barang/ Kondi- Konstruksi Bangunan Luas Letak / Lokasi Dokumen Gedung Harga

Nama Barang si Ba- Bertingkat/ Beton/ Lantai Alamat Luas Status Nomor Kode Asal usul (Ribuan Keterangan ngunan tidak tidak (m)2 Tanggal Nomor (m)2 Tanah Tanah Rupiah) 1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Theori II RR tidak Beton Jl. Penambangan 06-06-86 80 th. 86 189 pakai - Hibah 30.000 Eksdiknas no. 55 Semanding Tuban Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006 Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang, Drs. KARDJI ALI IMRON NIP. 130354936 NIP. 132228047 Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 13

KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) C. KENDARAAN BERMOTOR NO. REGISTER : 1377-1384
NO. KODE LOKASI : 00.13.15.08.01.03.20.005 NO. KODE BARANG : 1437 Nomor Tahun B.P.K.B Jenis Barang/ PembuaPembeNomor Asal usul Harga Keterangan Nama Barang Merek Type CC Warna Rangka Mesin tan lian Polis Tanggal Nomor (Ribuan rupiah) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Sepeda Motor Suzuki RC100 100 Hitam MHDRC100PVJ-341848 E104-ID 565066 1998 1998 S9708 09-091998 - SMP Terbuka 3.500 (APBD I)

Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006 Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang, Drs. KARDJI ALI IMRON

NIP. 130354936 NIP. 132228047 Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 14

KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) D. BARANG INVENTARIS LAINNYA MODEL. INV. 5
NO. KODE LOKASI : 00.13.15.07.06.52.01.09.83 Kode Nama Barang / Nomor Tahun Asal usul Harga No. Barang Jenis Barang Register Merek Type Bahan Pembe- Ukuran Asal Usul Cara Perolehan (Ribuan Rupiah) Keterangan lian 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1. 09.02.02.01 Sepeda Pancal 0028 PHOENIX Besi 1983 Hibah Exdiknas 50 2. 12.01.01.01 Mesin ketik 0029 Brother G.2341042 Baja 1983 Hibah Exdiknas 150 3. 12.01.04.02 Almari plat 0030-32 180x90x45 Plat 1983 Hibah Exdiknas 225 4. 12.01.04.02 filling cabinet 0033-34 Elite Plat 1983 Hibah Exdiknas 100 5. 12.01.04.06 Brankas 0035 Royal Metal 1983 Hibah Exdiknas 365 6. 12.01.04.12 Almari kaca 0036 Kayu+Kaca 1983 175x45x45 Hibah Exdiknas 75 7. 17.01.04.07 Matras 0037 Busa 1983 2x3 m Hibah Exdiknas 30 8. 12.01.05.07 Papan tulis lipat 0038-48 Kayu 1983 320x120 Hibah Exdiknas 55 9. 12.01.05.07 Papan tulis biasa 0049-52 TP-4 Kayu 1983 240x120 Hibah Exdiknas 8 10. 12.01.05.07 Papan tulis daftar hadir 0053-64 Kayu 1983 60x60 Hibah Exdiknas 20 11. 12.02.01.01 Almari tinggi 0065 Kayu 1983 200x30x50 Hibah Exdiknas 160 12. 12.02.01.01 Almari kotak 0066-70 Kayu 1983 100x40x180 Hibah Exdiknas 300 13. 12.02.01.01 Almari simpan 0071-74 Kayu 1983 175x50x50 Hibah Exdiknas 200 14. 12.02.01.01 Almari rak 0075-76 Olivetti Kayu 1983 150x60x80 Hibah Exdiknas 50 15. 12.02.01.01 Almari bahan 0077-80 Brother Kayu 1983 270x60x75 Hibah Exdiknas 200 16. 12.02.01.01 Almari buku 0081-85 Olivetti Linea Kayu 1983 160x100x50 Hibah Exdiknas 200 17. 12.02.01.04 Meja Pimpinan 0086-87 Olivetti Linea Kayu 1983 115x75x75 Hibah Exdiknas 50 18. 12.02.01.04 Meja kerja 0088-108 Kayu 1983 120x60x75 Hibah Exdiknas 630 19. 12.02.01.04 Meja murid 0109-324 Kayu 1983 120x48x62 Hibah Exdiknas 2.160 20. 12.02.01.04 Meja murid 0325-340 Kayu 1983 120x48x62 Hibah Exdiknas 160

Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006 Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang, Drs. KARDJI ALI IMRON NIP. 130354936 NIP. 132228047
This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.com. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only. http://www.pidra-indonesia.org/content/view/99/70/lang,id/

V.B. Administrasi Aset 1. Barang Inventaris Penataan Barang SATKER adalah bagian dari kegiatan Administrasi materiil yang meliputi semua jenis barang yang menjadi kekayaan negara dengan sifat terukur dalam satuan-satuan dan dapat dinyatakan dengan nilai uang. Pembukuan barang inventaris

dan fisik lainya. Fungsi pembukuan adalah mencatat, menyimpan dan menyajikan data barang. Dengan demikian pembukuan barang bertujuan: i) menyajikan data secara tepat mengenai waktu penerimaan barang, jumlah barang dan tempat/lokasi barang; dan ii) mengamankan dokumen masing-masing barang secara keseluruhan. Macam dan kegunaan Buku Barang adalah sebagai berikut:

• •

Buku Induk Penerimaan Barang, adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat semua penerimaan barang yang dilakukanoleh satuan pelaksana kegiatan PIDRA Buku Induk Pengeluaran Barang, adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat semua pengeluaran barang dari satuan pelaksana kegiatan PIDRA Buku Barang Inventaris, merupakan buku pembantu yang kegunaanya untuk mencatat semua barang inventaris milik PIDRA kecuali inventaris tanah dan bangunan serta inventaris alat pengankutan Buku Memorial, adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat semua barang yang belum jelasstatus kepemilikannya dan atau barang-barang bukan milik PIDRA Buku Inventaris Tanah dan Bangunan, adalah buku pembantu yang dipergunakan untuk mencatat barang inventaris tanah dan bangunan milik PIDRA.

Macam dan kegunaan Kartu Barang. Kartu ini dipergunakan untuk mencatat data suatu barang secara menyeluruh yang meliputi: spesifikasi barang, konstruksi barang, bagianbagian lain/perlengkapan, cara perolehan/pengadaan, Instansi pemakai, lokasi instansi/lokasi barang, kondisi saat barang diperiksa, dan catatan mutasi perubahan barang. Kartu barang terdiri dari:
• •

Kartu persediaan, yang digunakan untuk mencatat jumlah serta mutasi barang yang ada di dalam gudang persediaan Kartu Inventaris ruangan, yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang secara tetap berada di dalam suatu ruangan tertentu.

Penggolongan Barang. Barang-barang milik negara/kekayaan negara dikelompokan menjadi beberapa golonngan barang yaitu:
• •

• •

Barang tidak bergerak: tanah, jalan dan jembatan, bangunan air, instalasi, jaringan, gedung dan monumen/ bangunan bersejarah Barang bergerak: alat besar, alat angkut, alat bengkel dan alat ukur, alat pertanian, alat kantor dan rumah tangga, alat studio komunikasi dan pemancar, alat kedokteran dan kesehatan, alat laboratorium, koleksi perpustakaan/buku, barang kesenian/kebudayaan/olah raga, alat persenjataan dan komputer. Hewan, ternak dan tanaman Barang persediaan: barang habis pakai, barang tak habis pakai dan barang bekas pakai

Kodifikasi Barang. Pengkodean barang agar mengikuti Petunjuk Administrasi Material

(PAM) Departemen Pertanian. Kode barang terdiri dari 10 (sepuluh) ditambah 4 (empat) angka untuk nomor pendaftaran barang di UPB (Unit Pemakai Barang), dengan pengertian:
• • • • • •

Kotak pertama menunjukkan kode golongan barang Kotak kedua dan ketiga menunjukkan bidang barang Kotak ke empat dan ke lima menunjukkan kode kelompok barang Kotak ke enam dan ke tujuh menunjukkan kode sub kelompok barang Kotak ke delapan sampai dengan sepuluh menunjukkan kode sub-sub kelompok barang Kotak ke sebelas s/d empat belas menunjukkan nomor pendaftaran barang dikantor/satuan kerja/proyek yang bersangkutan.

Pelaporan. Dalam rangka tertib administrasi penatausahaan barang maka kepada setiap UPB (Unit Pemakai Barang), wajib membuat laporan inventaris barang yang meliputi Laporan Mutasi Barang Triwulan (LMBT-UPB) dan Laporan Tahunan (LT-UPB), dengan ketentuan sebagai berikut:

Laporan Mutasi Barang Triwulan (LMBT-UPB), yang dibuat dalam rangkap 4 (empat) dan disampaikan kepada PBI (Penguasa Barang Inventaris), PPBI (Pembantu PBI) terkait dan Irjen serta arsip UPB yang bersangkutan, waktu penyampaian LMBT-UP adalah satu minggu setelah triwulan terakhir. ii. Laporan Tahunan (LT-UPB), yang dibuat dalam rangkap 4 (Empat) dan disampaikan kepada PBI, PPBI dan Itjen. Waktu penyampaian LT-UPB adalah 1 (satu) bulan setelah tahun anggaran yang bersangkutan berakhir atau selambatlambatnya pada bulan Januari diterima oleh PBI, PPBI (terkait) dan Inspektorat Jendral Departemen Pertanian.

[Kembali]

http://isnahanifah.blogspot.com/2009/05/penghapusan-barang.html BAB I PENDAHULUAN
Barang yang sudah lama disimpan dan tidak layak pakai, rusak berat, hilang, maka dapat dihapuskan, namun permasalahannya tidak semua orang terkait dengan tugas dan pekerjaan tersebut mengerti bagaimana pelaksaan penghapusan barang yang benar sesuai prosedur. Umumnya penghapusan secara

fisik dilakukan namun secara administrasi tidak mengetahui caranya. Selain itu penghapusan barang sering menjadi masalah dalam hal penggunaan ekonomis. Seringkali tidak ditentukan berapa lama barang tersebut dapat digunakan dan kapan barang tersebut harus dihapuskan, bahkan kadang barang yang sudah lama rusak masih disimpan walaupun di gudang sudah tidak memadai lagi, akhirnya disimpan di sembarang tempat sehingga memakan ruangan yang seharusnya dapat berfungsi untuk kegiatan lainnya. Permasalahan yang lain adalah kurangnya inventarisasi adanya barang yang hilang sebelum dihapus merupakan perasalahan yang sering dihadapi di dalam suatu lembaga khususnya lembaga pendidikan sehingga hal ini merupakan pemborosan dan merugikan negara atau pemiliknya.

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Penghapusan Barang Inventaris Penghapusan barang inventaris adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/ menghilangkan barang-barang dari daftar inventaris karena barang itu sudah dianggap tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan terutama untuk kepentingan dinas, misalnya rusak, susuk, mati, atau biayanya terlalu mahal kalau dipelihara/ diperbaiki. Penghapusan sebagai salah satu fungsi sarana dan prasarana pendidikan mempunyai arti : a. Mencegah kerugian pemborosan biaya untuk keperluan pemeliharaan/ perbaikan. b. Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksanaan inventaris

c. Membebaskan ruangan dari penumpukan barang yang tidak berguna 2.2 Tujuan Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan Penghapusan sarana dan prasarana pendidikan memiliki tujuan : 1. Mencegah dan membatasi kerugian ataupun pemborosan biaya pemeliharaan 2. Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris 3. Membebaskan ruang dari penumpukan barang 4. Membebaskan barang dan tanggung jawab pekerja 2.3 Syarat-syarat Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan a. Keadaan barang dalam rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau digunakan lagi b. Kegunaan tidak seimbang dengan pemeliharaan c. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini d. Terlalu lama disimpan sehingga mengakibatkan kerusakan e. Penyusutan barang diluar kekuasaan pengurus f. Apabila dilakukan pebaikan, akan menelan biaya yang besar g. Barang yang secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan biaya pemeliharaa h. Terjadi penyusutan diluar kekuasaan i. Barang-barang tersebut sudah tidak mutahir lagi j. Hilang akibat susut diluar kekuasaan pengurus barang

k. Musnah akibat bencana alam l. Merupakan kelebihan persediaan m. Hilang akibat pencurian 2.4 Pelaksanaan Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan Pelaksanaan penghapusan barang inventaris di tiap instansi dari pusat sampai daerah pada tiap permulaan tahun anggaran dilakukan oleh panitia Peneliti/Penghapusan barang inventaris, dengan keputusan Unit Utama masingmasing mewakili unsur keuangan, perlengkapan dan bidang teknis. Panitia penghapusan barang inventaris tersebut bertugas untuk meneliti, menilai barang-barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita acara, melaksanakan penghapusan sampai melelang atau memusnahkan barang-barang inventaris tersebut. 2.5 Jenis-jenis Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan Dalam pelaksanaan penghapusan dikenal dua jenis, yaitu penghapusan melalui lelang dan penghapusan melalui pemusnahan. a. Penghapusan barang inventaris dengan lelang Menghapus dengan menjual barang-barang melalui kantor Lelang negara. Prosesnya sebagai berikut : 1. Pembentukan Panitia Penjualan 2. Melaksanakan sesuai prosedur lelang 3. Mengikuti acara pelelangan 4. Pembuatan ”Risalah Lelang” oleh Kantor Lelang

5. Pembayaran uang lelang 6. Biaya lelang dan lainya dibebankan kepada pembeli 7. Dengan perantara panitia lelang melaksanakan penjualan melalui kantor lelang negara dan menyetorkan hasilnya ke Kas negara setempat, kemudian menyampaikan. b. Penghapusan barang inventaris dengan pemusnahan Penghapusan barang inventaris dilakukan dengan memperhitungkan faktorfaktor pemusnahan ditinjau dari segi uang. Oleh karena itu pemusnahan dibuat dengan perencanaan yang matang dan dibuat surat pemberitahuan kepada atasan dengan menyebutkan barang-barang apa saja yang hendak disingkirkan. Prosesnya adalah sebagai berikut: 1. Pembentukan panitia penghapusan oleh pimpinan Unit Utama 2. Sebelum barang dihapuskan perlu dilakukan pemilihan barangyang dilakukan setiap tahun bersamaan dengan waktu memperkirakan kebutuhan. 3. Panitia melakukan penelitian barang yang akan dihapus 4. Panitia membuat berita acara 5. Setelah mengadakan penelitian secukupnya barang-barang yang diusulkan untuk dihapus sesuai Surat Keputusan dengan disaksikan oleh pejabat pemerintah daerah setempat dan atau kepolisian, pemusnahannya dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan, tata cara pemusnahannya yaitu dengan cara dibakar, dikubur, dsb

6. Menyampaikan berita acara ke atasan/ Menteri sehingga dikeluarkan keputusan penghapusan 7. Jika barang itu dimusnahkan, pimpinan unit utama membentuk dan menugaskan panitia untuk melaksanakan pemusanahan yang harus disaksikan oleh Pemda setempat. 2.6 Tata Cara Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan a. Penghapusan barang yang rusak/tua/berlebih 1. Setiap pengurus membuat daftar barang inventaris yang akan diusulkan untuk dihapuskan kepada pejabat yang berwenang 2. Pengurus menghimpun atau meletakkan barang yang akan diusulkan untuk dihapuskan tersebut pada tempat tertentu yang telah ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja. 3. Pengurus mengusulkan penghapusannya kepada unit utamanya masingmasing di daerah tingkat I. 4. Unit utama membentuk panitia penghapusan barang 5. Panitia memeriksa barang yang diusulkan untuk dihapuskan oleh unit kerja dan panitia melaporkannya kepada pimpinan unit utama disertai dengan usul/ rekomendasi penyelesaiannya. 6. Pimpinan unit utama meneliti barang yang diusulkan untuk dihapuskan 7. Jika barang yang akan dihapuskan seperti barang tidak bergerak, biro perlengkapan akan meminta persetujuan/ izin tertulis dari menteri keuangan diteruskan kepada biro hukum dan dinas Depdiknas untuk dibuatkan surat keputusan (SK), di dalam SK tersebut terdapat cara penghapusannya seperti melalui lelang atau pemusnahan.

b. Penghapusan barang yang hilang/dicuri/dirampok/diselewengkan - Pimpinan unit satuan kerja bertanggung jawab atas barang yang hilang melaporkan ke pimpinan unit dan kepolisian. - Pihak kepolisian diharapkan mengeluarkan berita acara pemeriksaan dalam waktu 3 bulan. - Hasil penyelidikan berisikan tentang kehilangan, barang tersebut bukan karena kelalaian petugas atau kehilangan yang disebabkan karena kelalaian petugas. - Pimpinan unit utama mengusulkan penghapusannya kepada menteri dilampiri berita acara dan bukti setoran hasil penjualan, mentri mengeluarkan surat keputusan (SK) penghapusannya. - Penghapusan dari daftar inventaris dilakukan setelah SK penghapusan dikeluarkan. c. Penghapusan barang karena bencana alam Tata caranya disamakan dengan penghapusan barang yang rusak/tua dengan tambahan SK dari Pemda yang menyatakan bahwa daerah tersebut telah terjadi bencana alam. 2.7 Landasan Hukum Dalam pelaksanaan penghapusan barang-barang inventaris harus berlandaskan hukum berwujud sebagai keputusan presiden, Keputusan Menteri, Instruksi presiden, Peraturan Pemerintah, Surat Edaran Menteri/dewan pengawas Keuangan, Undang-Undan Pembendaharaan Indonesia. a. Perubahan Status Hukum

Perubahan status hukum adalah setiap tindakan hukum dari pemerintah daerah yang mengakibatkan terjadinya perubahan status hukum pemilikan atas barang. Perubahan status hukum barang disebabkan oleh tiga hal, yaitu: 1. Penghapusan barang 2. Penjualan barang 3. Tukar menukar b. Perubahan status hukum terhadap barang milik negara/ daerah Pelaksanaannya dilakukan berdasarkan peraturan yang berlaku. Pada prinsipnya penjualan barang berdasarkan atas Peraturan Pemerintah tukar barang pada prinsipnya dapat dilaksanakan dengan dasar peraturan Menteri.

DAFTAR PUSTAKA Arum, Wahyu Sri Ambar. 2007. Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan. Jakarta: Multi Karya Mulia.

Tugas Diskusi Kelompok Mata Kuliah Manajemen Sarana & Prasarana

diposkan oleh isna hanifah di 5/11/2009 02:40:00 PM kategori Manajemen sarana dan prasarana pendidikan

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->