STANDAR OPERATING PROCEDURE

INVENTARISASI BARANG
UIN SUNAN KALIJAGA

TUJUAN

Dalam rangka meningkatkan dan menyempurnakan aspek ketatalaksanaan dalam

bidang perlengkapan diperlukan suatu pedoman pelaksanaan yang dapat dijadikan
dasar , tuntunan dan pegangan, dalam melakukan pengelolaan barang milik/kekeyaan
negara di lingkungan UIN Sunan Kalijaga.

Salah satu cara untuk memperoleh data yang benar, lengkap, mutakhir dan dapat
dipertanggungjawabkan adalah melaksanakan pembukuan dan inventarisasi barang
secara tertib, teratur, dan terarah menurut ketentuan yang berlaku.

SOP ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai :

1. Tercapainya tertib administrasi pengelolaan barang milik/kekayaan negara

2. Mempermudah pengawasan dan penyelamatan barang milik/kekayaan negara

3. Mempermudah dalam menghitung kekayaan negara

4. Tercapainya penghematan keuangan negara

RUANG LINGKUP

1. Menyediakan data untuk merencanakan dan menentukan kebutuhan barang-

barang milik/kekayaan negara
2. Memberikan informasi untuk dijadikan bahan masukan untuk pengadaan barang
milik/kekayaan negara
3. Menjadi pedoman dalam pendistribusian barang milik/kekayaan negara
 4. Memberikan informasi dalam pemeliharaan barang milik/kekayaan negara
5. Menyediakan data/informasi dalam menentukan kondisi barang milik/kekayaan
negara ( tua, rusak, berlebih ) dan penghapusan serta pertanggungjawabannya
6. Membina katalogisasi dan standarisasi barang milik/kekayaan negara.

DEFINISI ( PENGERTIAN-PENGERTIAN )

1. Pedoman Pembukuan dan inventarisasi barang milik/kekayaan negara di

lingkungan UIN Sunan Kalijaga adalah rangkaian ketentuan yang harus
dilaksanakan dan dijadikan pegangan, tuntutan dan dasar dalam melakukan
pembukuan dan inventarisasi barang milik/kekayaan negara di lingkungan UIN
Sunan Kalijaga.
2. Pembukuan Barang milik/kekayaan negara adalah kegiatan untuk melakukan
pencatatan barang milik/kekayaan negara baik data asal barang, penempatan
barang di unit kerja, mutasi barang maupun inventarisasi barang
3. Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pencatatan dan pendaftaran
barang milik/kekayaan negara pada suatu saat tertentu
4. Barang Milik/Kekayaan Negara adalah semua barang milik negara yang
berasal/dibeli dengan dana yang bersumber untuk seluruhnya atau sebagian dari
APBN ataupun dengan dana dari luar APBN yang dikuasai/dibawah pengurusan
Departemen, Lembaga-lembaga Negara, Lembaga Non Pemerintah Non
Departemen serta unit-unit di dalam lingkungannya yang terdapat baik di dalam
maupun di luar negeri.
5. Barang adalah bagian dari kekayaan negara yang terdiri dari satuan-satuan
tertentu yang dapat dihitung, diukur, ditimbang dan tidak termasuk uang dan surat
berharga.
6. Barang bergerak adalah barang milik/kekayaan negara yang menurut sifat
penggunaannya dapt dipindah-pindahkan. Misalnya alat pengankut, peralatan
kantor, alat kesehatan dan lainnya.
 7. Barang tidak bergerak adalah barang milik/kekayaan negara yang menurut
aturan perundang-undangan yang berlaku ditetapkan sebagai barang tidak
bergerak misalnya tanah, bangunan, dermaga, landasan dan lainnya.
8. Barang persediaan adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara
yang masih disimpan dalam ruang penyimpan ( gudang ) dan belum digunakan
dalam kegiatan dinas.
9. Barang pakai habis adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara
yang menurut sifatnya dipakai habis untuk keperluan dinas atau jangka waktu
pemakaian kurang dari 1 tahun
10. Barang Inventaris adalah barang yang merupakan bagian dari kekayaan negara
baik berupa barang bergerak maupun tidak bergerak yang berada dalam
penguasaan dan pengurusan departemen/non departemen yang jangka waktu
pemakaiannya lebih dari 1 tahun dan telah digunakan dalam kegiatan dinas.
11. Daftar Inventaris barang adalah daftar yang memuat catatan barang inventaris
yang berada dalam lingkungan satuan kerja.

PENGGUNA ( USER )

1. Pengguna barang milik/kekayaan negara adalah satuan Unit Kerja di lingkungan

UIN Sunan Kalijaga yang melakukan kegiatan dinasnya sesuai dengan tugas pokok
dan fungsinya serta tujuan pengadaan barang oleh pihak UIN Sunan Kalijaga.

2. Pengguna SOP Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara

adalah Bagian Inventaris Kekayaan Negara ( Ka.Bagian Rumah Tangga UIN Sunan
Kalijaga

Buku Inventaris adalah buku yang mencatat barang inventaris yang berada dalam
Kantor/ Satuan Kerja/Proyek

http://adhiewibowo.wordpress.com/2008/10/10/pengelolaan-inventaris-muhammadiyah/
PENGELOLAAN INVENTARIS MUHAMMADIYAH
Posted on October 10, 2008 by adhiewibowo

Oleh :
ISMET WIBOWO, BA

PENGELOLAAN INVENTARIS

I. PENDAHULUAN
Dalam Rangka meningkatkan pelaksanaan salah satu fungsi administrasi, yaitu mencatat
secara rapi dan teratur pengadaan sarana berupa perlengkapan atau barang-barang yang
menjadi hak milik persyarikatan memegang peranan yang sangat penting. Hal ini
berkaitan dengan erat dari akibat dikeluarkan biaya untuk pembelian barang-barang yang
menjadi inventaris/hak milik persyarikatan yang harus dipertanggungjawabkan pada tiap
akhir tahun, sebagaimana tersebut pada ART Muhammadiyah pasal 29 ayat 3.
Pelbagai macam nama/jenis perlengkapan/barang baik yang dikelola oleh pimpinan
persyarikatan termasuk majelis atau bagian maupun yang dikelola langsung oleh unit-unit
amal usaha (sekolah-sekolah, panti asuhan, rumah sakit dll.) masih banyak yang belum
diketahui secara langsung, karena belum terdapat tata pencatatan barang yang dianggap
baik dan sama atau seragam.
Menyadari akan hal tersebut dan sambil menunggu pedoman dari Pimpinan Pusat
Muhammadiyah, Pimpinan Wilayah Muhammadiyah DIY merasa perlu menyusun buku
petunjuk pengelolaan inventaris/hak milik persyarikatan, bagi pimpinan Muhammadiyah,
termasuk majelis, bagian dan unit amal usaha di DIY, sehingga dapat melaksanakan
pencatatan atau pengadministrasian inventaris/hak milik persyarikatan secara mudah dan
seragam.
Maksud dan tujuan Petunjuk Pengelolaan Inventaris/Hak Milik Persyarikatan adalah
untuk menyeragamkan tata cara pengadministrasian pengelolaan inventaris di seluruh
eselon pimpinan (ranting, cabang, daerah, wilayah) majelis, bagian maupun unit-unit
amal usaha, yaitu sekolah-sekolah dari SD, SLTP, SLTA Muhammadiyah dan unit amal
usaha lainnya.

II. INVENTARISASI
A. PENGERTIAN
Yang dimaksud dengan inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan,
penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris/hak milik.
Daftar barang inventaris /hak milik adalah suatu dokumen berharga yang menunjukkan
sejumlah barang milik persyarikatan Muhammadiyah dan dikuasai pimpinan
persyarikatan; yang berada di majelis-majelis daan bagian maupun yang berada di
seluruh unit amal usaha, bauk yang bergerak maupun yang tidak bergerak.
Adanya daftar inventaris yang lengkap, teratur dan berkelanjutan di semua tingkat eselon
pimpinan persyarikatan mempunyai fungsi dan peranan yang sangat dihajatkan dalam
rangka :
1. Tertib administrasi dan tertib barang/hak milik,
2. Pendaftaran, pengendalian dan pengawasan setiap hak milik,
3. usaha untuk memanfaatkan penggunaan setiap barang/hak milik secara maksimal
dalam melancarkan pencapaian maksud dan tujuan persyarikatan,
4. Menunjang pelaksanaan Penyelenggaraan Pimpinan Persyarikatan.

B. PELAKSANAAN INVENTARISASI
Dalam usaha tertib administrasi pengelolaan barang/hak milik persyarikatan, semua
eselon pimpinan termasuk majelis dan bagian maupun pimpinan unit-unit amal usaha,
melaksanakan pencatatan dengan mengggunakan buku sebagai berikut :
1. Kartu inventarisasi ruangan (format inventaris 1)
2. Kartu inventarisasi barang (format inventaris 2-1 s.d. 2.4)
3. Buku inventaris barang (format inventaris 4)
Pengertian masing-masing jenis kartu dan buku adalah sebagai berikut :
a. Kartu inventaris ruangan dibuat ditempatkan dalam setiap ruangan kantor
persyarikatan atau amal usaha yang memuat segala jenis barang yang ada dalam ruangan
itu.
b. Kartu inventaris barang adalah kartu yang berisi catatan barang inventaris yang
terpisah atau kumpulan lengkap
c. Buku inventaris merupakan buku yang berisi semua catatan barang yang berasal dari
format inventaris 1 dan format inventaris 2 secara lengkap dan terperinci

C. MUTASI BARANG
Mutasi barang terjadi karena bertambah dan berkurang.
1. Bertambah, dapat disebabkan :
a. Pengadaan baru karena pembelian
b. Adanya sumbangan, wakaf atau hibah
c. Penyewaan
d. Perubahan peningkatan kuantitas
2. Berkurang, dapat disebabkan :
a. Rusak/hilang
b. Dihibahkan/atau disumbangkan atas keputusan rapat
c. Dijual atau ditukartambahkan atas dasar keputusan rapat pimpinan

D. APARAT PELAKSANA
Sebagaimana halnya dengan pengelolaan keuangan, maka pengelolaan inventaris/hak
milik menganut sistem pengurusan umum/pengurusan unsur penguasaan/penanggung
jawab dan pengurusan khusus (pengurusan bendaharawan) yaitu pengurusan yang
mengandung kewajiban untuk menerima, mencatat, menyimpan, mengatur penggunaan,
memelihara dan mempertanggungjawabkan inventaris yang dimiliki persyarikatan.
Pimpinan persyarikatan berwenang mengatur dan bertanggung jawab atas
penyelenggaraan administrasi penggunaan dan perawatan barang-barang inventaris di
tingkatnya masing-masing.

E. PELAPORAN
Pimpinan persyarikatan masing-masing tingkat berkewajiban membuat laporan tahunan
tentang kekayaan/kehartabendaan yang dimiliki termasuk yang dikelola majelis-
majelis/bagian-bagian serta unit amal usaha dan disampaikan kepada pimpinan di atasnya
dengan format inventaris 5
Mekanisme penyampaian inventarisasi barang dilaksanakan sebagai berikut :
F. KODE LOKASI DAN KODE BARANG
Semua barang inventaris yang dikuasai dan menjadi tanggung jawab pimpinan
persyarikatan, majelis-majelis/bagian-bagian dan unit-unit amal usaha harus diberi tanda
hak milik persyarikatan dengan kode lokasi dan kode barang seperti contoh :

Keterangan :
A : kode lokasi di kantor pimpinan persyarikatan
01 : tanah
00 : masih kosong (belum dimanfaatkan)
81 : tahun perolehan
01 : nomor register

Pada dasarnya barang yang dimiliki atau dikuasai pimpinan persyarikatan, majelis-
majelis, bagian dan unit amal usaha dibagai 10 bidang :
No. Urut Bidang Kode
1. Tanah 01
2. Bangunan Gedung 02
3. Alat-alat angkutan 03
4. Alat-alat kantor dan rumah tangga 04
5. Alat-alat studio 05
6. Alat-alat kedokteran 06
7. Alat-alat laboratorium 07
8. Buku perpustakaan 08
9. Alat kesenian dan kebudayaan 09
10. Tanda-tanda penghargaan 10

Kode Barang dan Kode Lokasi serta pengelompokannya disesuaikan dengan indeks
surat-surat MUHAMMADIYAH YANG BERLAKU SEJAK 1 JANUARI 1969, contoh :
Keterangan :
E : Kode lokasi (milik PWM DIY) yang berada/dikelola oleh PWM Majelis P&K
03 : Kode barang berwujud Gedung
01 : Kode barang Gedung untuk Kantor
82 : Tahun perolehan/membangun
01 : Register/Nomor urut jumlah barang

G. CARA MEMBERI LABEL DAN KODE BARANG

Setiap barang yang dikuasai oleh pimpinan persyarikatan, majelis atau bagian serta unit
amal usaha diberi LABEL PEMILIK dan nomor kode. Nomor kode barang dan lokasi
serta pengelompokannya disesuaikan dengan indek surat-surat Muhammadiyah yang
berlaku sejak 1 Januari 1969.
Kode barang yang berada di unit-unit amal usaha (yang berada di sekolah, rumah sakit,
panti asuhan dan sebagainya), dengan memberikan tambahan angka dibelakang kode
organisasinya.
Kode barang dan kode lokasi ditulis sebagai berikut :
A : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di pimpinan persyarikatan (wilayah,
daerah, cabang dan ranting)
B : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Tabligh
C : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di MajelisTarjih
D : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Biro Hikmah
E : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pendidikan dan Kebudayaan
E-1 : Barang-barang yang ada di Sekolah Dasar
E-2 : Barang-barang yang ada di SLTP/Tsanawiyah
E-3 : Barang-barang yang ada di SLTA/Aliyah
E-4 : Barang-barang yang ada di SLTA Kejuruan
E-5 : Barang-barang yang ada di Perguruan Tinggi
F : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Bagian PKU
G : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Pustaka
H : Barang-barang yang dikelola dan ditempatkan di Majelis Ekonomi

III. PENGHAPUSAN
A. PENGERTIAN
Yang dimaksud dengan penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang milik
persyarikatan , sehubungan dengan tidak berfungsinya barang-barang tersebut.

B. PENGHAPUSAN
Pada prinsipnya barang dihapuskan disebabkan karena :
1. Rusak berat atau setidak-tidaknya sudah tidak bermanfaat lagi untuk kepentingan
persyarikatan, misalnya : karena hilang, tidak diperlukan lagi, rusak berat, dan sudah
waktunya dihapuskan.
2. Ketentuan penghapusan :
Berdasarkan keputusan Rapat Pimpinan Persyarikatan dan pelaksanaannya dilakukan
dengan berita acara penghapusan.
Sumber :

http://fe.elcom.umy.ac.id/file.php/64/Draft_Pengelolaan_Inventaris_Muhammadiyah.doc

Filed under: Uncategorized

« Otomasi Perpustakaan Manual Athenaeum Light 6.0 Nonton TV di Internet »

http://perlengkapan.auk.uns.ac.id/pedoman/inventaris/inventaris.html

PELAKSANAAN INVENTARISASI
BARANG MILIK / KEKAYAAN NEGARA

TUJUAN INVENTARISASI
 • KESEMPURNAAN PENGURUSAN & PENGAWASAN TATA USAHA
KEUANGAN NEGARA
• TERCAPAINYA PENGAWASAN YANG EFEKTIF TERHADAP
KEUANGAN/ KEKAYAAN NEGARA

FUNGSI INVENTARISASI

• MENCATAT & MENGHIMPUN DATA ASET YANG DIKUASAI

DEPARTEMEN;
• MENYIAPKAN & MENYEDIAKAN BAHAN LAPORAN
PERTANGGUNGJAWABAN ATAS PENGUASAAN DAN PENGELOLAAN
ASET NEGARA
• MENYIAPKAN & MENYEDIAKAN BAHAN ACUAN UNTUK
PENGAWASAN ASET NEGARA;
• MENYEDIAKAN INFORMASI MENGENAI ASET NEGARA YANG
DIKUASAI DEPARTEMEN SBG. BAHAN UTK PERENCANAAN
KEBUTUHAN, PENGADAAN & PENGELOLAAN PERLENGKP.
DEPARTEMEN;
• MENYEDIAKAN INFORMASI TENTANG ASET YANG DIKUASAI
DEPARTEMEN UNTUK MENUNJANG PERENCANAAN &
PELAKSANAAN TUGAS DEPARTEMEN.

SASARAN INVENTARISASI adalah SEMUA BARANG MILIK NEGARA yang

DIBELI, DIDAPAT, DIHASILKAN baik secara SEBAGIAN maupun KESELURUHAN
Melalui APBN atau diperoleh di luar APBN sesuai peraturan perundangan yang berlaku
(Pada dasarnya adl. Barang-barang yang umur pakai/ teknisnya lebih dari satu tahun),
meliputi:

• BRG TIDAK BERGERAK seperti TANAH, BANGUNAN DLL.

• BARANG BERGERAK seperti KENDARAAN, PERALATAN BESAR,
PERALATAN LABORATORIUM, PERALATAN KANTOR DLL.
• BARANG PERSEDIAAN dalam Gudang & Tempat penyimpanan lainnya.

ISTILAH DALAM INVENTARISASI

• INVENTARISASI BARANG
Kegiatan untuk melakukan pencatatan & pendaftaran BMN pada suatu saat
tertentu.
• LAPORAN INVENTARIS
Daftar yang menunjukan catatan sejumlah BMN.
• BARANG MILIK NEGARA
Semua barang yang berasal / dibeli dengan dana yg bersumber utk seluruhnya
atau sebagian dari APBN atau yang diperoleh di luar APBN.
• BARANG
Bagian kekayaan negara yg terdiri dari satuan –satuan tertentu yang dapat
dihitung, diukur, ditimbang & dinilai, kecuali Uang.
• BARANG TIDAK BERGERAK
Menurut sifat & penggunaannya tidak dapat dipindah-pindahkan
• BARANG BERGERAK
Menurut sifat & penggunaannya dapat dipindahkan.
• BARANG HABIS PAKAI
Menurut sifatnya dipakai habis utk keperluan dinas atau jangka waktu
pemakaiannya kurang dari satu tahun.
• BARANG PERSEDIAAN
Barang yang masih disimpan dalam Gudang dan belum digunakan dalam proses
kegiatan dinas.
• BARANG INVENTARIS
Barang yang berada dalam penguasaan & pengurusan Dept. yang jangka waktu
pemakaiannya lebih dari satu tahun.
• PENGURUS BARANG
Pejabat yang oleh negara diserahi tanggungjawab mengurus, mengatur, &
membina Adm. maupun Fisik BMN.
• BENDAHARAWAN BARANG
Pejabat yang oleh negara diserahi untuk: menerima, menyimpan, memelihara, dan
mengeluarkan serta mempertanggungjawabkan Barang dalam Gudang.
• PEMBINA BARANG INVENTARIS ( PEBIN )
Menteri Pendidikan Nasional.
• KUASA PEBIN
Sekretaris Jenderal.
• PENGUASA BRG INVENTARIS ( PBI )
SETIAP PIMPINAN (ESELON I) UNTI UTAMA & PERGURUAN TINGGI.
• PEMBANTU PENGUASA BRG INVENTARIS ( PPBI )
Pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari PBI untuk bertanggungjawab
mengenai Pengelolaan BMN dlm satuan kerja tertentu yg berkaitan dgn
kewenangan pengelolaan anggaran.
• UNIT PEMAKAI BARANG (UPB)
SATUAN KERJA yang dalam melaksanakan tugas sehari-hari diberi wewenang
oleh PBI untuk mengurus dan menggunakan barang invt.
• PENANGGUNGJAWAB PELAKSANA INV. ( PPI )
SATUAN KERJA yang diberi wewenang oleh PPBI untuk mengawasi &
mengkoordinasikan pelaks. pelaporan inventarisasi Pemakai Brg., yg mencakup
dlm kawasan di bawah tanggungjawab UPB.
• BUKU ( INDUK ) INVENTARIS
DOKUMEN UTK MENCATAT JUMLAH & NILAI SELURUH BARANG
INVENTARIS YANG BERADA DI BAWAH PENGUASAAN
TANGGUNGJAWAB UPB, PPBI, PBI dan PEBIN.
• KARTU INVENTARIS BARANG ( KIB )
KARTU YANG DIGUNAKAN UNTUK MENCATAT DATA ASAL
INVENTARIS RIWAYAT SELAMA PENGGUNAAN, MUTASI DLL.
BAGI BARANG-BARANG TERTENTU Seperti : TANAH, BANGUNAN,
GEDUNG, ALAT ANGKUTAN & SENJATA API.
• DAFTAR INVENTARIS RUANGAN ( DIR )
DAFTAR YG MEMUAT CATATAN BARANG INV. YANG BERADA
DALAM SETIAP RUANG KERJA, AULA, WISMA, SEKOLAH, RUMAH
SAKIT, LAB. dsb.
• DAFTAR INVENTARIS LAINNYA ( DIL )
DAFTAR YANG MEMUAT BARANG-BARANG INVT. YANG TIDAK
TERTAMPUNG DALAM DIR & KIB.
• BUKU CATATAN NON INVENTARIS
BUKU UNTUK MENCATAT SELURUH BARANG NON INVENTARIS atau
BARANG YANG BELUM JELAS STATUS HUKUMNYA.

ORGANISASI & TATA CARA PELAKSANAAN INVENTARISASI

PEBIN (MENDIKNAS) WEWENANG &

TANGGUNGJAWAB

• Melakukan Pembinaan
dlm pengelolaan
PBI Inventaris, yang
meliputi :
• Melakukan pengelolaan PENGADAAN,
BMN di lingkungan PENATAUSAHAAN,
masing-masing PEMANFAATAN,
• Secara fungsional PEMELIHARAAN
dilimpahkan kpd. DAN
SEKRETARIS UNIT PENGHAPUSAN.
UTAMA o Secara
fungsional
• Secara Operasional dilimpahkan
Inventarisasi dilaks. dgn. kepada
tanggungjawab penuh /dilakukan
BAGIAN oleh:KUASA
PERLENGKAPAN PEBIN / PBI
(Sekretaris
Jenderal)

o Secara
operasional
dilaksanakan
oleh:
KEPALA
BIRO UMUM
 PPBI

• Bertanggungjawab scr
operasional dlm
pengelolaan BMN

• Secara Fungsional dijabat

oleh Pejabat khusus untuk
itu.

UPB

Diberi wewenang dari PBI utk

mengurus dan menggunakan Brg
Inventaris, sesuai petunjuk &
syarat, di bawah koordinasi Pejabat
yg ditugasi.

UPB meliputi :

• Unit Utama
• Pusat-pusat di lingkungan
Sekretariat Jendral

• Satuan Kerja di daerah & di

LN

INSTRUMEN PENCATATAN PELAPORAN & DOKUMEN INVENTARISASI

BMN.

1. BUKU INDUK BRG. INVENTARIS

2. DAFTAR INVENTARIS RUANGAN ( DIR )
3. KARTU INVENTARIS BARANG ( KIB )
4. DAFTAR INVENTARIS LAIN ( DIL )
5. LEMBAR MUTASI BARANG TRIWULAN ( LMBT )
6. LAPORAN TAHUNAN ( LT )
7. BUKU CATATAN NON INVENTARIS
8. DAFTAR BARANG DALAM PROSES INVENTARIS

PENYELENGGARAAN PEMBUKUAN
 • Daftar Inventaris Ruang (DIR)
o Pencatatan atas Brg Inv yg ada di Ruangan
o Hasil pencatatan diketik ke dlm DIR
o Ditandatangani oleh Pemakai Barang
o ASLI ditempel pada masing-masing Ruang
o Lembar kedua mrpk bahan pembukuan
• Kartu Inventaris Barang (KIB)
o Pencatatan Brg Inventaris berupa TANAH, BANGUNAN GEDUNG,
ALAT ANGKUT dan BARANG LAIN Tertentu
o Dibuat rangkap 3 (tiga);pertama untuk Arsip UPB, kedua untuk PBI, dan
ketiga untuk PEBIN
• Daftar Inventaris Lainnya (DIL)
Pencatatan barang tertentu yang karena kategorinya tidak tertampung dalam DIR
maupun KIB
• LEMBAR MUTASI BARANG TRIWULAN ( LMBT )
PERUBAHAN ATAS KUANTITAS BRG INV PADA SETIAP TRIWULAN
o Berdasarkan keadaan penambahan / pengurangan selama 3 bln berjalan;
o dikerjakan setiap akhir triwulan;
o dibuat rangkap 2 ( Arsip UPB & dikirim ke PBI )
o ditandatangani Penanggungjawab Pelaksana I
• LAPORAN TAHUNAN ( LT )
o DIBUAT UPB SETELAH THN ANGGARAN BERAKHIR
o DISUSUN DGN CARA : Mengolah Data dari BUKU INVENTARIS
(berdasarkan Sub Kelp Brg) & Empat LMBT yg tlh disampaikan
seblmnya.
o DIBUAT DlM RANGKAP 4 (empat) dengan perincian: Lembar 1, 2 & 3
dikirim kpd PBI paling lambat 14 hari stl berakhirnya TA dan Lembar 4
segabai Arsip UPB.
o ditandatangani Penanggungjawab Pelaksana Inv.

KLASIFIKASI & KODEFIKASI BARANG INVENTARIS DI LINGKUNGAN

DEPDIKNAS
( Instruksi Mendiknas No. 0/U/2001 Tgl. 23 Nopember 2001 )

KODE WILAYAH
023 04 03 189882 000 0000
DEPDIKNAS DITJEN WILAYAH SATKER UNIT TAHUN
DIKTI KERJA /
FAKULTAS
JAWA
UNIVERSITAS
TENGAH
SEBELAS
MARET
KODE BARANG INVENTARIS ( NOMOR BARANG INVENTARIS )
1 01 01 01 000. nomor urut barang
GOLONGAN BIDANG KELOMPOK SUB. SUB-SUB
KELOMPOK KELOMPOK
Barang tidak Tanah Tanah Persil Tanah Bangunan Tanah Bangunan
bergerak Perumahan Rumah Negara
Golongan I
1.00.00.00.000 1.01.00.00.000 1.01.01.00.000 1.01.01.01.000
1.01.01.01.001
Barang bergerak Alat angkut Alat Angkutan Kendaraan Sedan
Darat Dinas Bermotor
Bermotor Perorangan

2.00.00.00.000 2.02.00.00.000 2.02.01.01.000 2.02.01.01.001

2.02.01.00.000
CONTOH PENULISAN NOMOR INVENTARIS
MOBIL STATION WAGON Nomor Inventaris Barang
KANTOR PUSAT
23.01.03.189882.01.2005
“ TOYOTA INNOVA” 2.02.01.01.012.3668/DIPA/PNBP

Catatan:
3668 adalah nomor urut dalam buku inventaris
DIPA/PNBP adalahmenerangkan sumber dana

NOMOR KODE SATUAN KERJA UNIVERSITAS SEBELAS MARET

1 KANTOR PUSAT 001 12 F. MIPA 012
2 FSSR 002 13 PASCASARJANA 013
3 FKIP 003 14 UPT PERPUSTAKAAN 014
4 FKIP PGSD 004 15 UPT P2B 015
5 F. HUKUM 005 16 UPT LAB PUSAT MIPA 016
6 F. EKONOMI 006 17 UPT PORSIMA 017
7 F. ISIP 007 18 UPT MKU 018
8 F. KEDOKTERAN 008 19 UPT KOMPUTER 019
9 HIPERKES 009 20 LPPM 020
10 F. PERTANIAN 010 21 LPP 021
11 F. TEKNIK 011 22 UPT PNRBITN & PCTKN 022

Surakarta, 5 September 2005

Kepala Bagian Perlengkapan,

RUSDIAN RASIH HENDRATO

http://www.google.co.id/search?
q=buku+induk+inventaris+sekolah+&btnG=Telus
uri&hl=id&client=firefox-
a&channel=s&rls=org.mozilla%3Aen-US
%3Aofficial&sa=2
ANALISIS INFORMASI
TATA USAHA DAN ADMINISTRASI
TATA USAHA SEKOLAH
(Studi Kasus :SMP NEGERI 10
KOTA PROBOLINGGO)
DISUSUN OLEH
NAMA : WIWIK WIDAYATI, S. Sos
UNIT KERJA : SMP N. 10 KOTA PROBOLINGGO
E-MAIL : widayati63@yahoo.co.id
SMP NEGERI 10 KOTA PROBOLINGGO
ALAMAT : JL. SOEKARNO HATTA 263Q
KOTA PROBOLINGGO
TELP. (0335) 427260
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadiran Allah SWT yang telah memberikan rahmad dan
hidayahnya kepada kita sehingga atas petunjukkNya dapat menyelesaikan
kegiatan
berupa pembuatan makalah dengan judul Analisis Informasi Tata Usaha dan
Administrasi Tata Usaha Sekolah.
Kami tahu Pengelolaan Program Administrasi Ketatausahaan SMP
Negeri 10 Kota Probolinggo ini kurang sempurna, jadi saran dan kritik tetap
kami
perlukan dan kepada semua pihak yang mendukukung terwujudnya
penulisan
makalah ini kami sampaikan terimakasih,
Probolinggo, 20 Desember 2007
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Pendidikan Nasional berdasarkan Pancasila, bertujuan untuk meningkatkan
kualitas manusia Indonesia, yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa
terhadap
Tuhan Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur, berkepribadian, berdisiplin,
bekerja
keras, tangguh, bertanggung jawab, mandiri, cerdas dan terampil serta sehat
jasmani dan rohani.
Salah satu tujuan Pendidikan Nasional di atas, berbagai kegiatan telah
dilakukan diantaranya dalam pengelolaan administrasi sekolah yang
mencakup
diantaranya dalam peningkatan jenis mutu prasarana dan sarana pendidikan.
Dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan Pendidikan Nasional
dimaksud, maka kegiatan-kegiatan tersebut di atas harus ditunjang oleh
pelayanan
administrasi sekolah yang teratur, terarah, dan terencana. Pelayanan
administrasi
sekolah yang baik akan menunjang penyelenggaran proses belajar dan
mengajar
yang baik pula. Penyelenggaraan proses belajar yang baik akan dapat
meningkatkan hasil belajar siswa seperti yang diharapkan oleh tujuan
Pendidikan
Nasional yang hendak dicapai.
Pelayanan administrasi sekolah yang baik harus mengikuti ketentuan dan
peraturan yang telah dikeluarkan oleh instansi atau unit yang relevan di
lingkungan
Departemen Dinas Pendidikan Nasional.
Agar semua sekolah dapat menyelenggarakan pendidikan di sekolah, sesuai
dengan ketentuan dan peraturan administrasi sekolah yang berlaku, perlu
disusun
suatu pedoman umum administrasi khusus untuk sekolah, yang memuat
penjelasan
mengenai cara pelayanan administrasi terhadap komponen-komponen
pendidikan
di sekolah untuk semua tingkat, jenis dan jenjang pendidikan.
Pedoman tersebut diperlukan selain memantapkan pelaksana didalam
menjalankan tugasnya disekolah, juga akan memudahkan pelaksanaan
supervisi
dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan di sekolah. Pelaksanaan teknis
edukatif
yang ditunjang oleh pelayanan administrasi yang efektif dan efisien akan
meningkatkan mutu hasil belajar siswa.
2. Tujuan
Kepala Sekolah adalah administrator pendidikan di lingkungan sekolah yang
dipimpinnya. Sebagai administrator Kepala Sekolah harus memahami
adanya
komponen-komponen tersebut didalam penyelenggaraan keseluruhan
kegiatan
pendidikan di sekolah, menuju tercapainya tujuan pendidikan yang
diharapkan.
Kepala Sekolah harus memahami bagaimana cara mendayagunakan segala
sarana
dan daya usaha pencapaian tujuan pendidikan di sekolah. Keseluruhan
kegiatan di
atas adalah merupakan kegiatan pengelolaan sekolah.
BAB II
ANALISIS ADMINISTRASI DAN TATA USAHA
1. Pendekatan Administrasi Sekolah
Adiministrasi sekolah yang efektif dan efisien menggunakan beberapa
pendekatan yaitu :
a. berorientasi kepada tujuan, yang berarti bahwa administrasi
sekolah menunjang tercapainya tujuan pendidikan
b. berorientasi kepada pendayagunaan semua sumber (tenaga, dana
dan sarana) secara tepat guna dan berhasil guna.
c. Mekanisme pengeloaan sekolah meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, dan penilaian hasil kergiatan
administrasi sekolah harus dilakukan secara sistematis dan terpadu.
Peranan Pedoman Administrasi bagi sekolah Menengah
Administrasi sekolah Menengah yang tertib dan teratur, sangat
diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi
Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat
positif, yaitu makin meningkatnya efisien, mutu dan perluasan pendidikan
sekolah menengah.
Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien
perlu informasi yang memadai. Sistem informasi ini di tingkat sekolah
menengah menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data
(recording system) dan pelaporan ( reporting system ).
Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor
penunjang antara lain :
1. format- format yang diperlukan
2. Petunjuk dan aturan yang berlaku
3. Ketrampilan personil yang memadai
Kegiatan –kegiatan yang dilakukan di sekolah menengah itu sering
disebut kegiatan administrsasi. Pencatatan dan perekaman data dan
pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangat
diperlukan dalam system informasi. Untuk itu pedoman administrasi secara
tertulis bagi sekolah menengah memegang peranan yang penting dalam
kegiatan administrasi. Kepala Sekolah memiliki patokan –patokan untuk
menjabarkan lebih lanjut kebijakan – kebijakan pemerintah dalam
penyelenggaraan Sekolah Menengah
ADMINISTRASI TATA USAHA SEKOLAH
Kegiatan Tata Usaha Sekolah terdiri dari :
a. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Buku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan
yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan
satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah.
Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format
untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai dengan
prinsip tata laksana kepegawaian sekolah menengah yang menyeluruh dan
brkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan
hakhak
pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu.
Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan
pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai /guru
berkelangsungan, berdasrkan ketentuan perundang –undangan yang berlaku.
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
a.1. File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan pegawai )
a.2. Buku induk guru dan pegawai
a.3. Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat )
a.4. Buku DP3
a.5. Buku DUK
a.6. Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai
a.7. Buku cuti pegawai dan guru
a.8. Buku mutasi pegawai
a.9. Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawai
a.10. Rencana pengembangan SDM
a.11. Analisis kebutuham guru
Keterangan :
a.1 ( File Guru dan pegawai ) merupakan kumpulan data / berkas berkas
masing – masing guru dan pegawai seperti SK. pengangkatan
pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijasah,
dll. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari
data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai.
a.2. ( Buku Induk Guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data –
data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yg
ada, dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll.
a.3. ( Buku Kendali ) merupakan buku yang berisi tentang jadwal
kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai.
Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik
pangkat dan kenaikan berkala.
a.4. ( Buku DP3 ) merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas
prestasi kerja yang dilakukan. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan
pangkat dll.
a.5. ( Buku DUK ) merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai.
Mafaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang
terendah.
a.6. ( Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai ) merupakan buku yang
berisi tentang kejadian yang dilakukukan oleh masing – masing guru
dan pegawai.
a.7. ( Buku cuti guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang
guru dan pegawai yang mengajukan cuti. Contoh Cuti Melahirkan,
Cuti besar dll.
a.8. ( Buku Mutasi Pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang catatan
guru dan pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar. Manfaat
dari buu ini untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal
dari pindahan/mutasian dll.
a.9. ( Buku data sertifikasi / seminar guru dan pegawai ) merupakan buku
yang berisi data masing-masing guru dan pegawai yang telah
mengikuti pelatihan / seminar. Mafaat dari buku ini untuk mengetahui
berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan
pegawai.
a.10. ( Rencana Pengembangan SDM ) merupakan program sekolah yang
dibuat oleh masing- masing urusan yang ada di sekolah, ini tertuang di
dalam RAPBS.
a.11. ( Analisis kebutuhan guru ) untuk mengetahui berapa jumlah guru
yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang
kurang sehingga ketemu berapa jumlah guru yang dibutuhkan.
(Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ).
b. ADMINISTRASI KETATA USAHAAN
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
b.1. Program kerja tata usaha
b.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai
b.3 Buku agenda masuk keluar
b.4. Buku ekspedisi
b.5. Sistem penyimpanan arsip
b.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN
Keterangan :
b.1. ( Program kerja Tata Usaha ) merupakan rencana kerja ketatausahaan
yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung dengan
bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program
yang dibuat.
b.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai digunakan untuk mrngetahui
kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan
jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah
masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan.
b.3. Buku agenda masuk keluar buku yang mencatat surat – surat masuk dan
keluar.
b4. Buku ekspedisi buku yang digunakn untuk tanda terima bila
mengantarkan surat
b5. Sistem penyimpanan arsip yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan
sesui dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk
atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkan
mencari kembali surat yang masuk dan surat yang kelauar dll.
b.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN untuk mengetahui perkembangan suatu
sekolah.
c. ADMINISTRASI KEUANGAN
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
c.1 Buku Kas Umum
c.2. Buku Kas Pembantu
c.3. Laporan keuangan
Keterangan :
c.1. Buku Kas Umum merupakan buku yang mencatat penerimaan dan
pengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk
mengetahu berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang
yang keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan
c.2. Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara rinci
per mata anggaran.
c.3. Laporan keuangan yaitu laporan keuangan sekolah yang
dipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan Bendahara
d. ADMINISTRASI BARANG
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
d.1. Buku Induk / Inventaris barang
d.2. Buku Non Inventaris
d.3. Buku Pemeliharaan
d.4. Buku kendali / stok barang
Keterangan :
d.1. Buku Induk / Inventaris barang buku yang mencatat tentang barang
yang
telah diperoleh baik dari pembelian dari droping maupun dari bantuan
d.2. Buku Non Inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yang
habis pakai baik dari pembelian maupun bantuan.
d.3. Buku Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang
barangbarang
inventaris yang di perbaiki.
d.4. Buku kendali / stok barang adalah buku yang mencatat masing-masing
barang untuk diketahui berapa jumlah barang yang masuk dan berapa
jumalah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa barang.
e. ADMINISTRASI KESISWAAM
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
e.1. Buku Induk Pegawai
e.2. Klaper
e.3. Buku mutasi masuk, keluar
e.4. Buku Prestasi
e.5. Rekap absen siswa
e.6. Buku kumpulan nilai
e.7. Daftar nominatif siswa
e.8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan
e.9. Rapor siswa
Keterangan :
e.1. Buku Induk siswa buku yang mencatat tentang diri siswa yang diurutkan
sesuai dengan nomor induk siswa, selain data juga ditampilkan foto
siswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil belajar siswa.
e.2. Klaper buku yang mencatat nama siswa menurut abjad
e.3.Buku mutasi masuk, mutasi keluar buku yang mencatat siswa yang
pindah sekolah atau DO, serta mencatat siswa yang mutasi masuk di
dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku ini
setiap bulan dipertanggung jawabkan kepada Kepala Sekolah.
e.4.Buku Prestasi buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa baik
akademis maupun akademias
e.5. Rekap absen siswa buku rekap yang berisi tentang rekap masing –
masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan.
e.6. Buku kumpulan nilai buku yang berisi tentang kumpulan nilai dari
beberapa bidang studi mulai dari semester satu sampai semester dua
manfaat dari buku ini untuk dipindahkan di buku induk siwa dalam
lembaran pelaporan hasil belajar siswa.
e.7. Daftar Nominasi siswa daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti
Ujian Akhir Nasional
e.8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan :
kumpulan ijasah siswa yang telah lulus, dikelompokkan sesuai tahun
pelajaran
e.9. Rapor siswa : Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa
setiap semester.
BAB III
PENUTUP
Sekolah merupakan lembaga pendidikan yang menunjang pembangunan
masyarakat, oleh karena itu kegiatan sekolah dalam semua bidang harus
relevan
dengan kegiatan masyarakat, khususnya masyarakat, dimana sekolah itu
berada.
Kegiatan kegiatan yang ada di tata usaha SMP Negeri 10 kota Probolinggo
ini, terutama yang menyangkut hak dan kewajiban guru dan pegawai
merupakan
sebagian masyarakat kecil yang bertanggung jawab dan
dipertanggujawabkan baik
kepada (To Level Manajemen) yang dalam hal ini yaitu kepada Kepala
Sekolah
maupun kepada guru dan pegawai yang bersangkutan sebagai pihak (Person
to
Person).
Tugas administrasi sekolah sebagai pengelola dan bertanggung jawab dalam
mengumpulkan, mengelola, memproses maupun menyimpan sebagai usaha
untuk
pengelola (Data Base) baik untuk kepentingan sekolah pribadi maupun
sebagai
kegiatan dinas yang dalam hal ini bertindak sebagai supervisi.
Jika terjadi kekurangan maupun kesalahan dalam hal ini bentuk pengelolaan
maupun bentuk pengarsipan, hendaknya dapat diketahui dari tindak lanjut
adanya
supervise yang dilakukan oleh dinas, sehingga pihak administras nantinya
dapat
mengetahui maupun dapat melakukan koreksi dari tindakan yang telah
dilakukan
oleh dinas. Pihak dari Kepala Sekolah nantinya dapat dijadikan usaha urun
rembuk
untuk tugas penyempurnaan dan pengesahan dari setiap berkas maupun
pemberkasan yang telah dilakukan.

Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding i

A.
ALI IMRON
Pengelola Barang Inventaris
PEMERINTAH KABUPATEN TUBAN
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 1 SEMANDING
Jalan Penambangan, Semanding, Nomor 55 (0356) 326031 Tuban
E-Mail : smpn1semanding_tuban@yahoo.co.id
Oleh
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding ii
KATA PENGANTAR
HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i
DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR ... .. iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ................................................................................. 1
B. Tujuan Penulisan .............................................................................. 2
C. Barang Inventaris dan Pengurusannya ............................................. 2
BAB II SIKLUS PENGELOLAAN BARANG INVENTARIS
A. Perencanaan...................................................................................... 3
B. Penentuan Kebutuhan ...................................................................... 4
C. Penganggaran ................................................................................... 4
D. Pengadaan......................................................................................... 4
E. Inventarisasi ..................................................................................... 4
F. Penyimpanan ................................................................................... 5
G. Penyaluran ....................................................................................... 6
H. Pemeliharaan .................................................................................... 6
I. Pengamanan ..................................................................................... 7
J. Pemanfaatan ..................................................................................... 7
K. Penghapusan .................................................................................... 8
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan ...................................................................................... 9
B. Sasaran ............................................................................................. 9
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding iii
KATA PENGANTAR
Tiada kata yang patut kami sampaikan kecuali ucapan syukur Alhamdulillah
Kehadirat Allah S.W.T. karena hanya dengan rahmat, taufiq dan hidayah-Nyalah
penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Adapun judul makalah ini adalah
PENGELOLAAN BARANG INVENTARIS DI SMP NEGERI 1 SEMANDING
Maksud dari penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi persyaratan
pelatihan jardiknas yang diselenggarakan di ICT Center Tuban pada tanggal 19
sampai dengan 23 Nopember 2007.
Kami menyadari sepenuhnya, bahwa makalah ini jauh dari sempurna. Untuk
itu kami mengharapkan segala kritik dan saran yang bersifat membangun demi
penyempurnaan makalah ini.
Kepada semua pihak yang membantu tersusunnya makalah ini, kami
mengucapkan banyak terima kasih.
Akhirnya kami mengharap, mudah-mudahan makalah ini bermanfaat bagi
kita semua.
Sekian.
Tuban, Desember 2007
Penulis
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 1
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Paradigma pengelolaan di suatu instansi pendidikan yang berorientasi pada
Otonomi Daerah memberikan kewenangan yang demikian luas sehingga perlu
dilakukan upaya-upaya pengelolaan penyempurnaan terhadap ketentuan yang
terintergrasi, termasuk pengelolaan barang inventaris. Barang inventaris sebagai
salah satu unsur penting dalam sarana penunjang keberhasilan penyelenggaraan
pendidikan harus dikelola dengan baik dan benar sehingga dapat terwujud
akuntabilitas dalam pengelolaannya.
Keberhasilan output suatu lembaga pendidikan tidak luput adanya fasilitasfasilitas
yang memadai dan terkelola. Dengan adanya fasilitas ataupun sarana yang
terus menerus diberdayakan / dipergunakan oleh banyaknya personil sekolah, siswa,
guru ataupun orang tua siswa maka perlu adanya perawatan yang baik, terus-menurus
dan berkelanjutan.
Pengelolaan barang inventaris tidak melulu pada administrasi pada buku saja
tapi pengelolaan barang inventaris meliputi kegiatan perencanaan, penentuan
kebutuhan, penganggaran, pengadaan, inventarisasi, penyimpanan, penyaluran,
pemeliharaan, pengamanan, pemanfaatan serta penghapusan.
BAB
I
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 2
B. TUJUAN PENULISAN
1. Memenuhi persyaratan pelatihan jardiknas yang diselenggarakan di ICT
Center Tuban pada tanggal 19 sampai dengan 23 Nopember 2007;
2. Menyeragamkan langkah dan tindakan yang diperlukan dalam pengelolaan
barang inventaris sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
3. Pedoman pelaksanaan pengelolaan barang inventaris bagi pengelola barang
inventaris sehingga dapat dipakai sebagai acuan oleh semua pihak.
C. BARANG INVENTARIS DAN PENGURUSANNYA
1. Pengertian Barang Inventaris
Barang inventaris adalah semua kekayaan baik yang dimiliki maupun dikuasai
yang berwujud, baik yang bergerak maupun tidak bergerak beserta bagianbagiannya
ataupun merupakan satuan tertentu yang dapat dinilai, dihitung, diukur
atau ditimbang.
2. Barang Inventaris dan Pengurusannya
Barang inventaris merupakan bagian dari aset daerah berupa barang bergerak dan
tidak bergerak yang dimiliki/dikuasai pemerintah daerah yang sebagian atau
seluruhnya dibeli atas beban APBD serta perolehan lain yang sah yang terdiri :
a. Barang-barang yang dimiliki/dikuasai oleh pemerintah daerah dan
barang-barang yang diserahkan penggunaannya pada instansi/lembaga
pemerintah daerah maupuan instansi/lembaga lainnya berdasarkan
ketentuan yang berlaku.
b. Barang-barang yang dimiliki/dikuasai oleh instansi/lembaga
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 3
SIKLUS PENGELOLAAN
BARANG INVENTARIS
Siklus pengelolaan barang merupakan rangkaian kegiatan dan atau tindakan yang
meliputi :
A. PERENCANAAN
Adalah kegiatan dan tindakan untuk menghubungkan kegiatan yang telah lalu
dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan
yang akan datang.
Untuk melakukan perencanaan dan penentuan kebutuhan barang harus didasarkan
alas an tertentu, yaitu :
1. Untuk mengisi kebutuhan barang karena terjadinya perkembangan organisasi
atau personil
2. Adanya barang-barang yang rusak, dihapus, dijual, hilang, mati atau sebab
lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan penggantian
3. Adanya peruntukan barang yang didasarkan pada jatah perorangan, jika
terjadi mutasi personil sehingga turut mempengaruhi kebutuhan barang
4. Untuk menjaga tingkat persediaan barang bagi setiap tahun anggaran bersangkutan
agar efisien dan efektif
5. Pertimbangan teknologi.
BAB
II
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 4
B. PENENTUAN KEBUTUHAN
Adalah kegiatan atau tindakan untuk merumuskan rincian kebutuhan pada
perencanaan sebagai pedoman dalam melaksanakan pemenuhan kebutuhan
barang daerah yang dituangkan dalam perkiraan anggaran.
C. PENGANGGARAN
Adalah kegiatan penyusunan harga pada masing-masing barang dengan
memperhatikan standarisasi sarana dan prasarana perkantoran dan standarisasi
harga. Penganggaran disesuaikan dengan RAPBS yang sebelumnya telah digodok
bersama komite sekolah.
D. PENGADAAN
Adalah kegiatan untuk melakukan pemenuhan kebutuhan barang dan jasa.
Pengadaan barang menggunakan skala prioritas dan menyesuaikan anggaran yang
ada. Agar pengadaan dapat berjalan efektif dan efisien perlu membentuk panitia
pengadaan yang melibatkan seluruh personil sekolah, termasuk komite sekolah.
E. INVENTARISASI
Adalah kegiatan untuk melakukan penghitungan, pencatatan data dan pelaporan
barang dalam pemakaian.
Dalam usaha tertib adminstrasi, pengelolaan barang inventaris agar dicatat secara
rapi dan teratur. Dalam pencatatan tersebut dipergunakan kartu-kartu/buku-buku
sebagai berikut :
1. Buku Inventaris model INV.1
2. Kartu Inventaris Barang (KIB), terdiri dari :
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 5
KIB A. Tanah Model INV.2
KIB B. Gedung Model INV.3
KIB C. Kendaraan Bermotor Model INV.4
KIB D. Barang Lainnya Model INV.5
3. Kartu Inventaris Ruangan (KIR)
Pengisian kartu-kartu/buku-buku tersebut telah diatur dalam Lampiran Keputusan
Menteri Dalam Negeri Nomor 152 Tahun 2004 Tentang Pedoman Pengelolaan
Barang Daerah pada Bab VI.
Contoh pengisiannya seperti terlampir.
F. PENYIMPANAN
Adalah kegiatan untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan
barang persediaan di dalam gudang/ruang penyimpanan.
Kegiatan penyimpanan yaitu :
1. Menerima, menyimpan, mengatur, merawat dan menjaga keutuhan barang
dalam gudang penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dengan rencana
secara tertib, rapi dan aman
2. Menyelenggarakan administrasi penyimpanan atas semua barang yang ada
dalam ruang
3. Melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang
persediaan yang ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi
kebutuhan
4. Membuat laporan tentang keadaan penyimpanan sesuai ketentuan yang berlaku
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 6
G. PENYALURAN
Adalah kegiatan untuk menyalurkan barang dari gudang ke pihak yang
membutuhkan.
Kegiatan penyaluran yaitu :
1. Menyelenggarakan penyaluran barang kepada pihak yang membutuhkan
2. Menyelenggarakan administrasi penyaluran dengan tertib dan rapi
3. Membuat laporan tentang keadaan penyaluran sesuai dengan ketentuan yang
berlaku
H. PEMELIHARAAN
Adalah kegiatan atau tindakan yang dilakukan agar semua barang selalu dalam
keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna.
Penyelenggaraan pemeliharaan dapat berupa :
1. Pemeliharaan ringan adalah pemeliharaan yang dilakukan sehari-hari oleh
pemakai/pengurus barang tanpa membebani anggaran
2. Pemeliharaan sedang adalah pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan
secara berkala oleh tenaga terdidik yang mengakibatkan pembebanan
anggaran
3. Pemeliharaan berat adalah pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan secara
sewaktu-waktu oleh tenaga ahli yang pelaksanaannya tidak dapat diduga
sebelumnya, tetapi dapat diperkirakan kebutuhannya yang mengakibatkan
pembebanan anggaran.
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 7
I. PENGAMANAN
Adalah kegiatan tindakan pengendalian dalam pengurusan barang dalam bentuk
fisik dan administratif.
Tindakan pengamanan dititikberatkan pada pengamanan secara fisik dan
administratif, sehingga barang inventaris tersebut dapat dimanfaatkan secara
optimal.
a. Pengamanan Fisik Barang Bergerak dilakukan dengan cara :
Pemanfaatan sesuai tujuan
Penyimpanan / penggudangan, baik tertutup maupun terbuka
Pemasangan tanda kepemilikan
b. Pengamanan Fisik Barang Tidak Bergerak dilakukan dengan cara :
Pemagaran
Pemasangan plang tanda kepemilikan
Penjagaan
Pengamanan
c. Pengamanan secara administratif dapat dilakukan dengan cara :
Pencatatan secara tertib dan teratur
Penyelesaian bukti kepemilikan
Pemasangan label kode barang
J. PEMANFAATAN
Adalah pendayagunaan barang oleh pihak yang membutuhkan tanpa merubah
status kepemilikan
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 8
K. PENGHAPUSAN
Pada prinsipnya barang inventaris dapat dihapuskan dengan mempertimbangkan
alasan-alasan yang benar dan melalui prosedur yang sesuai dengan ketentuan
yang ada.
Alasan-alasan yang digunakan dalam penghapusan diantaranya adalah :
Secara fisik rusak berat dan tidak ekonomis bila diperbaiki
Tidak dapat dipergunakan secara optimal
Telah melampaui batas waktu penggunaan/kadaluarsa
Mengalami perubahan dasar spesifikasi
Hilang karena bencana
Berkurang ukurannya karena penggunaan
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 9
PENUTUP
A. KESIMPULAN
1. Makalah ini dibuat sederhana yang berisi pokok-pokok kegiatan pengelolaan
barang inventaris
2. Agar pengelolaan dapat menghasilkan kinerja yang optimal diperlukan keterliban
semua komponen sekolah
3. Makalah ini dapat menjadi media pengingat petugas pengelola barang inventaris
agar diperoleh hasil yang optimal, khususnya penulis
B. SASARAN
1. Sekolah sebagai pihak yang punya kerja atau yang berkepentingan harus proaktif
2. Semua komponen sekolah (Kepala Sekolah, Guru, Staf, dan Siswa) harus bahumembahu,
seia sekata dalam pengelolaannya
3. Komite sekolah sebagai wakil dari masyarakat harus berperan akhtif sesuai tugas
dan fungsinya
4. Cabang Dinas Pendidikan, Dinas Pendidikan Kabupaten, Dinas Pendidikan
Propinsi maupun pusat wajib memberi saran dan dukungan untuk mewujudkan
tertib administrasi
5. Kita bekerja dan berdoa, semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan petunjuk
dan bimbingan-Nya sehingga kita meraih kesuksesan dalam pekerjaan kita, Amin.
BAB
III
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 10
Model INV.1
BUKU INVENTARIS
PROPINSI : JAWA TIMUR
KABUPATEN/KOTA : TUBAN
UNIT : DINAS PENDIDIKAN
NAMA KANTOR/UNIT KERJA : SMP NEGERI 1 SEMANDING No. Kode Lokasi :
00.13.15.17.06.52.01.01.81
N O M O R Spesifikasi Barang
Jumlah
No. Sertifikat/ Asal / Cara Tahun Beli/
Ukuran Barang/
Keadaan
No.
Kode Nama / Jenis Merek/ No. Pabrik Perolehan Perolehan
Konstruksi Satuan Barang Barang Harga Ket.
Urut Barang
Register
Barang Type No. Chasis
Bahan
Barang (P.S.D) (B/RR/RB)
No. Mesin
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
13 14 15
1. 01.01.01.01
0001 Tanah untuk sarana 35181210400001 - Hibah 29-12-1981
16830 m2 Bidang
1-
- 1 4.914.900
Exdiknas
Pendidikan 20-02-1990 ( P & K )
Bang. Gedung Pendidikan
2. 06.01.10.01
0002-13 Kantor 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983
154 m2 Unit - -
1 1 12.656.350
Exdiknas
3. 06.01.12.02
0014-15 Guru & Ketrampilan 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983
150 m2 Unit 1 -
- 1 12.327.600
Exdiknas
4. 06.01.10.01
0016 Perpustakaan 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983
90 m2 Unit 1 -
- 1 7.396.600
Exdiknas
5. 06.01.10.01
0017-24 Theori I 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983
567 m2 Unit - 2
6 8 26.593.500
Exdiknas
6. 06.01.10.01
0024-25 WC Murid 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983
60 m2 Unit - -
2 2 6.260.750
Exdiknas
7. 06.01.05.01
0026 Laboratorium 87 th. 1983 Beton Hibah 28-11-1983
126 m2 Unit 1 -
- 1 10.355.200
Exdiknas
8. 06.01.13.02
0027 Rumah Penjaga Sek. 87 th. 1983 Kayu Hibah 28-11-1983
7 m2 Unit - -
1 1 400.000
Exdiknas
9. 09.02.02.01
0028 Sepeda Pancal PHOENIX Besi Hibah 1983 Buah
--
1 1 50.000
Exdiknas
10.
12.01.01.01
0029 Mesin ketik Brother G.2341042 Baja Hibah 1983 Buah
--
1 1 150.000
Exdiknas
11.
12.01.04.02
0030-32 Almari plat 180x90x45 Plat Hibah 1983 Buah
11
1 3 225.000
Exdiknas
12.
12.01.04.02
0033-34 filling cabinet Elite Plat Hibah 1983 Buah
11
- 2 100.000
Exdiknas
13.
12.01.04.06
0035 Brankas Royal Metal Hibah 1983 Buah
1-
- 1 365.000
Exdiknas
14.
12.01.04.12
0036 Almari kaca Kayu+Kaca
Hibah 1983 175x45x45 Buah
--
1 1 75.000
Exdiknas
15.
17.01.04.07
0037 Matras Busa Hibah 1983 2x3 m Buah
--
1 1 30.000
Exdiknas
16.
12.01.05.07
0038-48 Papan tulis lipat Kayu Hibah 1983 320x120 Buah
6-
5 11 55.000
Exdiknas
17.
12.01.05.07
0049-52 Papan tulis biasa Kayu Hibah 1983 240x120 Buah
--
4 4 8.000
Exdiknas
18.
12.01.05.07
0053-64 Papan tulis daftar hadir Kayu Hibah 1983 60x60 Buah
5-
7 12 20.000
Exdiknas
19.
12.02.01.01
0065 Almari tinggi Kayu Hibah 1983 200x30x50 Buah
--
1 1 160.000
Exdiknas
20.
12.02.01.01
0066-70 Almari kotak Kayu Hibah 1983 100x40x180 Buah
-2
3 5 300.000
Exdiknas
21.
12.02.01.01
0071-74 Almari simpan Kayu Hibah 1983 175x50x50 Buah
-1
3 4 200.000
Exdiknas
22.
12.02.01.01
0075-76 Almari rak Kayu Hibah 1983 150x60x80 Buah
--
2 2 50.000
Exdiknas
Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006
Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang,
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 11
Drs. KARDJI ALI IMRON NIP. 130354936 NIP. 132228047
KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) A. TANAH
NO. KODE BARANG : 01.10.10.40.02
NO. KODE LOKASI : 00.13.15.07.06.52.01.01.81 NO. REGESTER : 0001
Status Tanah
Jenis Barang/ S e r t i f i k a t Bangunan
Asal usul Harga
Nama Barang
Letak / Alamat Hak
(Ribuan
Keterangan
Luas (m2)
Tanggal Nomor
Rupiah)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Tanah untuk 16830 Jl. Penambangan no 55 Pakai 20-02-1990 35181210400001
- Hibah 4.914 Exdiknas
Sarana Pendidikan
Semanding, Tuban
Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006
Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang,
Drs. KARDJI
ALI IMRON
NIP. 130354936 NIP. 132228047
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 12
KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) B. GEDUNG NO. REGISTER :
1377-1384
NO. KODE
LOKASI : 00.13.15.07.06.52.01.06.86 NO. KODE BARANG : 06.01.10.01
Jenis Barang/ Kondi- Konstruksi
Bangunan Luas Letak / Lokasi Dokumen Gedung Harga
Nama Barang si Ba- Bertingkat/ Beton/
Lantai
Alamat Luas
Status
Nomor Kode Asal usul (Ribuan Keterangan
ngunan
tidak tidak (m)2
Tanggal Nomor
(m)2 Tanah
Tanah Rupiah)
1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Theori II RR tidak Beton
Jl. Penambangan 06-06-86 80 th. 86 189 pakai - Hibah 30.000
Eksdiknas
no. 55 Semanding
Tuban
Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006
Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang,
Drs. KARDJI
ALI IMRON
NIP. 130354936 NIP. 132228047
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 13
KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) C. KENDARAAN
BERMOTOR NO. REGISTER : 1377-1384
NO. KODE LOKASI :
00.13.15.08.01.03.20.005 NO. KODE BARANG : 1437
Nomor Tahun B.P.K.B
Jenis Barang/ Pembua-
Pembe-
Nomor Asal usul Harga Keterangan
Nama Barang
Merek Type CC Warna Rangka Mesin
tan lian Polis
Tanggal
Nomor
(Ribuan
rupiah)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Sepeda Motor Suzuki RC100 100 Hitam MHDRC100PVJ-341848 E104-ID 565066
1998 1998 S9708
09-09-
1998 - SMP Terbuka 3.500 -
(APBD I)
Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006
Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang,
Drs. KARDJI
ALI IMRON
NIP. 130354936 NIP. 132228047
Pengelolaan Barang Inventaris SMP Negeri 1 Semanding 14
KARTU INVENTARIS BARANG (KIB) D. BARANG
INVENTARIS LAINNYA MODEL. INV. 5
NO. KODE LOKASI : 00.13.15.07.06.52.01.09.83
Kode Nama Barang / Nomor Tahun Asal usul Harga
No.
Barang Jenis Barang Register Merek Type Bahan Pembe- Ukuran
Asal
Usul
Cara Perolehan (Ribuan Rupiah) Keterangan
lian
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1. 09.02.02.01 Sepeda Pancal 0028 PHOENIX Besi 1983 Hibah Exdiknas 50
2. 12.01.01.01 Mesin ketik 0029 Brother G.2341042 Baja 1983 Hibah Exdiknas 150
3. 12.01.04.02 Almari plat 0030-32 180x90x45 Plat 1983 Hibah Exdiknas 225
4. 12.01.04.02 filling cabinet 0033-34 Elite Plat 1983 Hibah Exdiknas 100
5. 12.01.04.06 Brankas 0035 Royal Metal 1983 Hibah Exdiknas 365
6. 12.01.04.12 Almari kaca 0036 Kayu+Kaca 1983 175x45x45 Hibah Exdiknas 75
7. 17.01.04.07 Matras 0037 Busa 1983 2x3 m Hibah Exdiknas 30
8. 12.01.05.07 Papan tulis lipat 0038-48 Kayu 1983 320x120 Hibah Exdiknas 55
9. 12.01.05.07 Papan tulis biasa 0049-52 TP-4 Kayu 1983 240x120 Hibah Exdiknas 8
10. 12.01.05.07 Papan tulis daftar hadir 0053-64 Kayu 1983 60x60 Hibah Exdiknas 20
11. 12.02.01.01 Almari tinggi 0065 Kayu 1983 200x30x50 Hibah Exdiknas 160
12. 12.02.01.01 Almari kotak 0066-70 Kayu 1983 100x40x180 Hibah Exdiknas 300
13. 12.02.01.01 Almari simpan 0071-74 Kayu 1983 175x50x50 Hibah Exdiknas 200
14. 12.02.01.01 Almari rak 0075-76 Olivetti Kayu 1983 150x60x80 Hibah Exdiknas 50
15. 12.02.01.01 Almari bahan 0077-80 Brother Kayu 1983 270x60x75 Hibah Exdiknas 200
16. 12.02.01.01 Almari buku 0081-85 Olivetti Linea Kayu 1983 160x100x50 Hibah Exdiknas 200
17. 12.02.01.04 Meja Pimpinan 0086-87 Olivetti Linea Kayu 1983 115x75x75 Hibah Exdiknas 50
18. 12.02.01.04 Meja kerja 0088-108 Kayu 1983 120x60x75 Hibah Exdiknas 630
19. 12.02.01.04 Meja murid 0109-324 Kayu 1983 120x48x62 Hibah Exdiknas 2.160
20. 12.02.01.04 Meja murid 0325-340 Kayu 1983 120x48x62 Hibah Exdiknas 160
Mengetahui Semanding, 31 Desember 2006
Kepala SMP Negeri 1 Semanding, Pengurus Barang,
Drs. KARDJI
ALI IMRON
NIP. 130354936 NIP. 132228047
This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.com.
The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.

http://www.pidra-indonesia.org/content/view/99/70/lang,id/

V.B.
Administrasi
Aset
1. Barang Inventaris

Penataan Barang SATKER adalah bagian dari kegiatan Administrasi materiil yang
meliputi semua jenis barang yang menjadi kekayaan negara dengan sifat terukur dalam
satuan-satuan dan dapat dinyatakan dengan nilai uang. Pembukuan barang inventaris
dan fisik lainya. Fungsi pembukuan adalah mencatat, menyimpan dan menyajikan data
barang. Dengan demikian pembukuan barang bertujuan: i) menyajikan data secara tepat
mengenai waktu penerimaan barang, jumlah barang dan tempat/lokasi barang; dan ii)
mengamankan dokumen masing-masing barang secara keseluruhan.

Macam dan kegunaan Buku Barang adalah sebagai berikut:

• Buku Induk Penerimaan Barang, adalah buku yang dipergunakan untuk

mencatat semua penerimaan barang yang dilakukanoleh satuan pelaksana kegiatan
PIDRA
• Buku Induk Pengeluaran Barang, adalah buku yang dipergunakan untuk
mencatat semua pengeluaran barang dari satuan pelaksana kegiatan PIDRA
• Buku Barang Inventaris, merupakan buku pembantu yang kegunaanya untuk
mencatat semua barang inventaris milik PIDRA kecuali inventaris tanah dan
bangunan serta inventaris alat pengankutan
• Buku Memorial, adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat semua
barang yang belum jelasstatus kepemilikannya dan atau barang-barang bukan
milik PIDRA
• Buku Inventaris Tanah dan Bangunan, adalah buku pembantu yang
dipergunakan untuk mencatat barang inventaris tanah dan bangunan milik PIDRA.

Macam dan kegunaan Kartu Barang. Kartu ini dipergunakan untuk mencatat data suatu
barang secara menyeluruh yang meliputi: spesifikasi barang, konstruksi barang, bagian-
bagian lain/perlengkapan, cara perolehan/pengadaan, Instansi pemakai, lokasi
instansi/lokasi barang, kondisi saat barang diperiksa, dan catatan mutasi perubahan
barang. Kartu barang terdiri dari:

• Kartu persediaan, yang digunakan untuk mencatat jumlah serta mutasi barang
yang ada di dalam gudang persediaan
• Kartu Inventaris ruangan, yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris
yang secara tetap berada di dalam suatu ruangan tertentu.

Penggolongan Barang. Barang-barang milik negara/kekayaan negara dikelompokan

menjadi beberapa golonngan barang yaitu:

• Barang tidak bergerak: tanah, jalan dan jembatan, bangunan air, instalasi, jaringan,
gedung dan monumen/ bangunan bersejarah
• Barang bergerak: alat besar, alat angkut, alat bengkel dan alat ukur, alat pertanian,
alat kantor dan rumah tangga, alat studio komunikasi dan pemancar, alat
kedokteran dan kesehatan, alat laboratorium, koleksi perpustakaan/buku, barang
kesenian/kebudayaan/olah raga, alat persenjataan dan komputer.
• Hewan, ternak dan tanaman
• Barang persediaan: barang habis pakai, barang tak habis pakai dan barang bekas
pakai

Kodifikasi Barang. Pengkodean barang agar mengikuti Petunjuk Administrasi Material

(PAM) Departemen Pertanian. Kode barang terdiri dari 10 (sepuluh) ditambah 4 (empat)
angka untuk nomor pendaftaran barang di UPB (Unit Pemakai Barang), dengan
pengertian:

• Kotak pertama menunjukkan kode golongan barang

• Kotak kedua dan ketiga menunjukkan bidang barang
• Kotak ke empat dan ke lima menunjukkan kode kelompok barang
• Kotak ke enam dan ke tujuh menunjukkan kode sub kelompok barang
• Kotak ke delapan sampai dengan sepuluh menunjukkan kode sub-sub kelompok
barang
• Kotak ke sebelas s/d empat belas menunjukkan nomor pendaftaran barang
dikantor/satuan kerja/proyek yang bersangkutan.

Pelaporan. Dalam rangka tertib administrasi penatausahaan barang maka kepada setiap
UPB (Unit Pemakai Barang), wajib membuat laporan inventaris barang yang meliputi
Laporan Mutasi Barang Triwulan (LMBT-UPB) dan Laporan Tahunan (LT-UPB), dengan
ketentuan sebagai berikut:

• Laporan Mutasi Barang Triwulan (LMBT-UPB), yang dibuat dalam rangkap 4

(empat) dan disampaikan kepada PBI (Penguasa Barang Inventaris), PPBI
(Pembantu PBI) terkait dan Irjen serta arsip UPB yang bersangkutan, waktu
penyampaian LMBT-UP adalah satu minggu setelah triwulan terakhir.

• ii. Laporan Tahunan (LT-UPB), yang dibuat dalam rangkap 4 (Empat) dan
disampaikan kepada PBI, PPBI dan Itjen. Waktu penyampaian LT-UPB adalah 1
(satu) bulan setelah tahun anggaran yang bersangkutan berakhir atau selambat-
lambatnya pada bulan Januari diterima oleh PBI, PPBI (terkait) dan Inspektorat
Jendral Departemen Pertanian.

[Kembali]

http://isnahanifah.blogspot.com/2009/05/penghapusan-barang.html

BAB I

PENDAHULUAN

Barang yang sudah lama disimpan dan tidak layak pakai, rusak berat,
hilang, maka dapat dihapuskan, namun permasalahannya tidak semua orang
terkait dengan tugas dan pekerjaan tersebut mengerti bagaimana pelaksaan
penghapusan barang yang benar sesuai prosedur. Umumnya penghapusan secara
 fisik dilakukan namun secara administrasi tidak mengetahui caranya. Selain itu
penghapusan barang sering menjadi masalah dalam hal penggunaan ekonomis.

Seringkali tidak ditentukan berapa lama barang tersebut dapat digunakan

dan kapan barang tersebut harus dihapuskan, bahkan kadang barang yang sudah
lama rusak masih disimpan walaupun di gudang sudah tidak memadai lagi,
akhirnya disimpan di sembarang tempat sehingga memakan ruangan yang
seharusnya dapat berfungsi untuk kegiatan lainnya. Permasalahan yang lain
adalah kurangnya inventarisasi adanya barang yang hilang sebelum dihapus
merupakan perasalahan yang sering dihadapi di dalam suatu lembaga khususnya
lembaga pendidikan sehingga hal ini merupakan pemborosan dan merugikan
negara atau pemiliknya.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Penghapusan Barang Inventaris

Penghapusan barang inventaris adalah proses kegiatan yang bertujuan

untuk mengeluarkan/ menghilangkan barang-barang dari daftar inventaris karena
barang itu sudah dianggap tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi
sebagaimana yang diharapkan terutama untuk kepentingan dinas, misalnya rusak,
susuk, mati, atau biayanya terlalu mahal kalau dipelihara/ diperbaiki.

Penghapusan sebagai salah satu fungsi sarana dan prasarana pendidikan

mempunyai arti :

a. Mencegah kerugian pemborosan biaya untuk keperluan pemeliharaan/

perbaikan.

b. Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksanaan inventaris

 c. Membebaskan ruangan dari penumpukan barang yang tidak berguna

2.2 Tujuan Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Penghapusan sarana dan prasarana pendidikan memiliki tujuan :

1. Mencegah dan membatasi kerugian ataupun pemborosan biaya pemeliharaan

2. Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris

3. Membebaskan ruang dari penumpukan barang

4. Membebaskan barang dan tanggung jawab pekerja

2.3 Syarat-syarat Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan

a. Keadaan barang dalam rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau
digunakan lagi

b. Kegunaan tidak seimbang dengan pemeliharaan

c. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini

d. Terlalu lama disimpan sehingga mengakibatkan kerusakan

e. Penyusutan barang diluar kekuasaan pengurus

f. Apabila dilakukan pebaikan, akan menelan biaya yang besar

g. Barang yang secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang

dengan biaya pemeliharaa

h. Terjadi penyusutan diluar kekuasaan

i. Barang-barang tersebut sudah tidak mutahir lagi

j. Hilang akibat susut diluar kekuasaan pengurus barang

 k. Musnah akibat bencana alam

l. Merupakan kelebihan persediaan

m. Hilang akibat pencurian

2.4 Pelaksanaan Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Pelaksanaan penghapusan barang inventaris di tiap instansi dari pusat

sampai daerah pada tiap permulaan tahun anggaran dilakukan oleh panitia
Peneliti/Penghapusan barang inventaris, dengan keputusan Unit Utama masing-
masing mewakili unsur keuangan, perlengkapan dan bidang teknis.

Panitia penghapusan barang inventaris tersebut bertugas untuk meneliti,

menilai barang-barang yang ada dan perlu dihapuskan, membuat berita acara,
melaksanakan penghapusan sampai melelang atau memusnahkan barang-barang
inventaris tersebut.

2.5 Jenis-jenis Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Dalam pelaksanaan penghapusan dikenal dua jenis, yaitu penghapusan melalui

lelang dan penghapusan melalui pemusnahan.

a. Penghapusan barang inventaris dengan lelang

Menghapus dengan menjual barang-barang melalui kantor Lelang negara.

Prosesnya sebagai berikut :

1. Pembentukan Panitia Penjualan

2. Melaksanakan sesuai prosedur lelang

3. Mengikuti acara pelelangan

4. Pembuatan ”Risalah Lelang” oleh Kantor Lelang

 5. Pembayaran uang lelang

6. Biaya lelang dan lainya dibebankan kepada pembeli

7. Dengan perantara panitia lelang melaksanakan penjualan melalui kantor

lelang negara dan menyetorkan hasilnya ke Kas negara setempat,
kemudian menyampaikan.

b. Penghapusan barang inventaris dengan pemusnahan

Penghapusan barang inventaris dilakukan dengan memperhitungkan faktor-

faktor pemusnahan ditinjau dari segi uang. Oleh karena itu pemusnahan dibuat
dengan perencanaan yang matang dan dibuat surat pemberitahuan kepada
atasan dengan menyebutkan barang-barang apa saja yang hendak
disingkirkan.

Prosesnya adalah sebagai berikut:

1. Pembentukan panitia penghapusan oleh pimpinan Unit Utama

2. Sebelum barang dihapuskan perlu dilakukan pemilihan barangyang

dilakukan setiap tahun bersamaan dengan waktu memperkirakan
kebutuhan.

3. Panitia melakukan penelitian barang yang akan dihapus

4. Panitia membuat berita acara

5. Setelah mengadakan penelitian secukupnya barang-barang yang diusulkan

untuk dihapus sesuai Surat Keputusan dengan disaksikan oleh pejabat
pemerintah daerah setempat dan atau kepolisian, pemusnahannya
dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan, tata cara pemusnahannya
yaitu dengan cara dibakar, dikubur, dsb
 6. Menyampaikan berita acara ke atasan/ Menteri sehingga dikeluarkan
keputusan penghapusan

7. Jika barang itu dimusnahkan, pimpinan unit utama membentuk dan

menugaskan panitia untuk melaksanakan pemusanahan yang harus
disaksikan oleh Pemda setempat.

2.6 Tata Cara Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan

a. Penghapusan barang yang rusak/tua/berlebih

1. Setiap pengurus membuat daftar barang inventaris yang akan diusulkan

untuk dihapuskan kepada pejabat yang berwenang

2. Pengurus menghimpun atau meletakkan barang yang akan diusulkan untuk

dihapuskan tersebut pada tempat tertentu yang telah ditetapkan oleh
pimpinan satuan kerja.

3. Pengurus mengusulkan penghapusannya kepada unit utamanya masing-

masing di daerah tingkat I.

4. Unit utama membentuk panitia penghapusan barang

5. Panitia memeriksa barang yang diusulkan untuk dihapuskan oleh unit kerja
dan panitia melaporkannya kepada pimpinan unit utama disertai dengan
usul/ rekomendasi penyelesaiannya.

6. Pimpinan unit utama meneliti barang yang diusulkan untuk dihapuskan

7. Jika barang yang akan dihapuskan seperti barang tidak bergerak, biro
perlengkapan akan meminta persetujuan/ izin tertulis dari menteri
keuangan diteruskan kepada biro hukum dan dinas Depdiknas untuk
dibuatkan surat keputusan (SK), di dalam SK tersebut terdapat cara
penghapusannya seperti melalui lelang atau pemusnahan.
 b. Penghapusan barang yang hilang/dicuri/dirampok/diselewengkan

- Pimpinan unit satuan kerja bertanggung jawab atas barang yang hilang
melaporkan ke pimpinan unit dan kepolisian.

- Pihak kepolisian diharapkan mengeluarkan berita acara pemeriksaan dalam

waktu 3 bulan.

- Hasil penyelidikan berisikan tentang kehilangan, barang tersebut bukan

karena kelalaian petugas atau kehilangan yang disebabkan karena
kelalaian petugas.

- Pimpinan unit utama mengusulkan penghapusannya kepada menteri

dilampiri berita acara dan bukti setoran hasil penjualan, mentri
mengeluarkan surat keputusan (SK) penghapusannya.

- Penghapusan dari daftar inventaris dilakukan setelah SK penghapusan

dikeluarkan.

c. Penghapusan barang karena bencana alam

Tata caranya disamakan dengan penghapusan barang yang rusak/tua dengan

tambahan SK dari Pemda yang menyatakan bahwa daerah tersebut telah
terjadi bencana alam.

2.7 Landasan Hukum

Dalam pelaksanaan penghapusan barang-barang inventaris harus berlandaskan

hukum berwujud sebagai keputusan presiden, Keputusan Menteri, Instruksi
presiden, Peraturan Pemerintah, Surat Edaran Menteri/dewan pengawas
Keuangan, Undang-Undan Pembendaharaan Indonesia.

a. Perubahan Status Hukum

 Perubahan status hukum adalah setiap tindakan hukum dari pemerintah daerah
yang mengakibatkan terjadinya perubahan status hukum pemilikan atas barang.
Perubahan status hukum barang disebabkan oleh tiga hal, yaitu:

1. Penghapusan barang

2. Penjualan barang

3. Tukar menukar

b. Perubahan status hukum terhadap barang milik negara/ daerah

Pelaksanaannya dilakukan berdasarkan peraturan yang berlaku. Pada prinsipnya

penjualan barang berdasarkan atas Peraturan Pemerintah tukar barang pada
prinsipnya dapat dilaksanakan dengan dasar peraturan Menteri.

DAFTAR PUSTAKA

Arum, Wahyu Sri Ambar. 2007. Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan. Jakarta:

Multi Karya Mulia.

Tugas Diskusi Kelompok Mata Kuliah Manajemen Sarana & Prasarana

diposkan oleh isna hanifah di 5/11/2009 02:40:00 PM

kategori Manajemen sarana dan prasarana pendidikan