1

Promosi Sebagai Strategi Pemasaran Perpustakaan

Oleh: Agus Rusmana, Drs., MA

Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fikom Unpad
(agsrsmana@yahoo.co.id)

Mengapa pemasaran?
Perpustakaan bukanlah sebuah lembaga yang menghasilkan
keutungan finansial dari jasa dan produk yang dilayankannya seperti
layaknya sebuah perpustakaan. Namun demikian perpustakaan harus
membuat seluruh masyarakat umum (terutama sasaran khusus jasa
layanan) mengetahui apa yang ada di perpustakaan dan kemudian
dibujuk untuk “membeli” atau bahkan “memborong” semua jasa yang
tersedia. Apa gunanya? Apa untungnya kalau perpustakaan kemudian
menjadi populer? Pertanyaan ini selalu muncul setiap kali perpustakaan
diajak untuk berpromosi. Berikut adalah alasan (kalaupun bukan
keuntungan) mengapa perpustakaan harus dipasarkan.
Pertama, perpustakaan adalah sumber ilmu dan pengetahuan yang
paling terkelola dan terpilih dan paling dapat dipertanggung jawabkan.
Sementara itu masyarakat dalam hidupnya dituntut untuk selalu memiliki
ilmu dan pengetahuan, baik untuk kebutuhan kerja, pengambilan
keputusan atau perluasan wawasan saja. Untuk itu perpustakaan harus
berusaha memberitahu masyarakat bahwa ilmu dan pengetahuan yang
mereka butuhkan tersedia dengan lengkap dan terjamin kualitasnya serta
dengan mudah dan murah dapat diakses di perpustakaan.
Kedua, kegiatan penyediaan ilmu dan pengetahuan, mulai dari
kegiatan pengumpulan, penyeleksian, pengolahan sampai layanan adalah
kegiatan yang sulit, lama dan tidak dapat dilakukan secara sembarangan.
Penyediaan ini menuntut sebuah tanggung jawab dan kompetensi yang
sangat tinggi agar ilmu dan pengetahuan yang terkemas dalam berbagai
macam media dapat tersaji dan tertata untuk langsung dimanfaatkan.
Maka akan menjadi sebuah kegiatan yang sia-sia dan terbuang percuma
ketika semua usaha ini tidak pernah disentuh, bahkan dimanfaatkan oleh
siapapun.
Ketiga, masyarakat umum dan pemanfaat tetap jasa perpustakaan
harus mengetahui dan mengenal siapa orang-orang yang mampu
membuat ilmu dan pengetahuan yang bertebaran dimana-mana, dapat
terkumpul dan tersaji dengan sangat akurat di sebuah wadah siap untuk
dieksplorasi. Dengan pengenalan ini maka masyarakat akan mengenal
dengan benar setiap peran dan fungsi dari setiap orang yang terlibat di
dalam pengelolaan ilmu dan pengetahuan di perpustakaan, mulai dari
petugas penjaga tas, petugas sirkulasi, manajer layanan, sampai ke
‘dapur’ dimana ahli pengembangan koleksi pustaka memulai semuanya.
Dengan begitu tidak lagi orang secara sembarangan menamai siapapun
 2

yang ada di perpustakaan sebagai pustakawan tanpa ingin tahu lebih

lanjut. Maka semua orang yang berkarya mengelola pengetahuan
mendapat citra yang benar.

Mengapa Promosi?
Dari sekian banyak komponen pemasaran seperti dalam bauran
promosi (marketing mix), promosi merupakan komponen yang paling
dekat dengan profil perpustakaan karena di dalam promosi tidak selalu
dan mutlak diperhitungkan keuntungan finansial dari kegiatan dan tidak
menuntut pengubahan bentuk perpustakaan seperti misalnya komponen
tempat (place), produk (product) dan harga (price). Perpustakaan pada
umumnya merupakan lembaga yang merupakan salah bagian dari
sebuah lembaga penaung sehingga posisi dan lokasinya sudah
ditentukan. Sementara itu produk perpustakaan sudah ditentukan yaitu
bahan pustaka dan layanan perpustakaan, baik oleh lembaga maupun
kesepakatan umum tentang produk perpustakaan, sedangkan harga
layanan tidak dapat ditentukan sesuai sifat lembaga yang non profit.
Untuk maka tinggal promosi yang paling mungkin dilakukan untuk
meningkatkan pemanfaatan seluruh jasa layanan perpustakaan secara
optimal oleh pemustakanya.
Alasan lain mengapa promosi digunakan sebagai strategi dalam
pemasaran perpustakaan adalah karena karakter promosi yang
“mendorong’ calon dan pelanggan untuk membeli produk atau jasa yang
dijual dengan cara meyakinkan mereka bahwa produk tersebut layak
dibeli. Saat ini semua usaha untuk mengembangkan perpustakaan sudah
dilakukan dan masyarakat sudah banyak mengetahui adanya
perpustakaan. Yang perlu dilakukan adalah mendorong mereka datang
dan memanfaatkan (membeli) semua jasa perpustakaan.

Bagaimana Berpromosi?
Sebelum seorang manajer pemasaran di perpustakaan mulai
menyusun strategi promosi untuk perpustakaannya, ia harus mengetahui
prinsip dasar dari promosi yaitu :

A promotions effort conducted in short durations with the aim of creating short-
term differentiation by offering a better product value resulting to growth
(even at artificial level). Growth benefit may be attained either by increasing
product trial, or increasing product quantity.(Scope and Definition of PR:
http//:marketeach.blogspot.com, 2008)
(Terjemahan bebas: Sebuah kegiatan promosi dilakukan dalam durasi yang pendek
dengan sasaran terciptanya perbedaan jangka pendek melalui penawaran nilai
produk yang lebih baik yang menjamin pertumbuhan (bahkan pada tingkat artifisial).
Tumbuhnya keuntungan dapat diperoleh baik dengan meningkatkan produk baru atau
menambah jumlah produk)
 3

Essentially promotion is the means of informing your users what you do and
what you can do. The benefits for those who promote their library services
include: increased usage, increased value in the organization, education of
users and changed perceptions. (Julie Nicholas, ASP Conference Series, Vol.
153, 1998) – Pada prinsipnya promosi berarti memberitahukan pengguna apa yang
anda kerjakan dan apa yang anda bisa lakukan. Manfaat bagi mereka yang
mempromosikan adalah: peningkatan penggunaan, peningkatan penilaian dalam
lembaga, pendidikan bagi pemustaka dan berubahnya persepsi.

Dari pendapat ini dapat diartikan bahwa promosi dilakukan dalam jangka pendek
dan menghasilkan sebuah perbedaan kondisi dari sebelumnya seperti: peningkatan
pembelian sebuah jenis produk pada masa tertentu. Caranya dengan menawarkan
produk baru atau menambah jumlah produk. Untuk itu sebelum manajer pemasaran
(atau divisi promosi) perpustakaan akan melakukan kegiatan promosi, langkah
pertama adalah menentukan perbedaan kondisi yang ingin dicapai.

a. Menentukan Sasaran
Di Indonesia, yang juga hampir di semua perpustakaan di dunia, masalah
terbesar yang dihadapi oleh perpustakaan adalah persepsi keliru yang dimiliki oleh
masyarakat (bahkan pimpinan lembaga di aman perpustakaan berada) tentang
perpustakaan yang diakibatkan oleh ketidak tahuan tentang banyak hal yang ada di
perpustakaan. Untuk itu sasaran yang tepat untuk dibidik oleh promosi
perpustakaan adalah perbaikan persepsi masyarakat. Apabila diuraikan maka
sasaran promosi adalah menumbuhkan kondisi dari masyarakat yang tidak tahu
tentang perpustakaan menjadi sangat tahu, tercakup dalam komponen:
1. Tidak tahu pengertian yang sesungguhnya tentang perpustakaan.
Sasaran: masyarakat harus tahu bahwa perpustakaan adalah penyedia
informasi, ilmu dan pengetahuan yang akan meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan.
2. Tidak tahu kelebihan yang akan dimiliki kalau memanfaatkan layanan
perpustakaan.
Sasaran: masyarakat harus tahu bahwa dengan memanfaatkan layanan
perpustakaan, mereka akan menjadi orang yang selalu bisa membuat keputusan
yang tepat berbasis pengetahuan, menjadi orang yang mudah berbicara dalam
banyak hal, dan kelebihan lainnya.
3. Tidak tahu adanya layanan lain di samping peminjaman buku.
Sasaran: masyarakat harus tahu bentuk layanan lain yang dapat dimanfaatkan,
seperti layanan referensi, konsultasi pengetahuan, pertukaran pengetahuan, dan
layanan lainnya.
4. Tidak tahu bagaimana mencari informasi dengan benar di perpustakaan dan
tidak tahu bagaimana menggunakan jasa layanan yang ada.
Sasaran: masyarakat harus tahu cara yang benar untuk menemukan informasi
yang dibutuhkan, dengan atau tanpa bantuan staf penelusuran informasi yang
ada dan siap membantu, dan masyarakat harus tahu cara memanfaatkan
seluruh layanan yang diberikan perpustakaan.
 4

5. Tidak tahu siapa saja yang menjadi komponen penting membuat perpustakaan
mampu memberikan layanan yang sangat bermanfaat.
Sasaran: masyarakat harus tahu bahwa staf di perpustakaan terdiri atas staf
dengan masing-masing peran dan fungsi yang berbeda, dari staf administrasi
pengurusan anggota, administrasi peminjaman koleksi, staf ahli pemasaran, staf
ahli layanan, staf ahli referensi, staf ahli pengolahan koleksi manual dan otomasi,
staf ahli pengembangan koleksi, sampai pada manajer SDM perpustakaan dan
direktur perpustakaan. Tidak boleh ada yang sembarangan disebut sebagai
pustakawan tanpa mengetahui fungsi dan perannya.

Dengan menentukan sasaran, maka akan dapat dilakukan pemilihan prioritas

sasaran yang dianggap paling perlu dibidik. Prioritas ini akan berbeda antar satu
perpustakaan dengan perpustakaan lainnya karena kondisi pengetahuan yang
dimiliki masyarakat (yang selanjutnya disebut khalayak sasaran promosi) tentang
sebuah perpustakaan tertentu juga bebeda-beda.

b. Memilih media promosi

Julie Nicholas (1998) mengatakan bahwa: Promotional activities can take

many forms and the promotional media will depend on the nature of the target
audience and on promotional objectives (aktivitas promosi dilakukan dalam berbagai
bentuk dan penggunaan media promosi akan tergantung pada sifat khalayak sasaran
dan tujuan promosi). Untuk menentukan media promosi yang akan digunakan oleh
manajer pemasaran perpustakaan diperlukan beberapa informasi, di antaranya
mengenai: 1) ketersediaan media dan infrastruktur, 2) kemampuan staf promosi
memproduksi media, 3) jangkauan media, 4) karakter khalayak sasaran promosi 5)
pengenalan/ kebiasaan khalayak menggunakan media, 6) ketersediaan dana untuk
memproduksi media, 7) panjang dan detail pesan. Dari informasi ini dapat dipilih
media yang paling tepat untuk digunakan untuk promosi sehingga seluruh media
yang digunakan dijamin akan menjangkau dan menerpa khalayak sasaran promosi.

Dalam dunia komunikasi, bentuk media terbagi dalam dua kelompok, yaitu
media cetak dan elektronik, sedangkan jangkauan terdiri dari media personal,
media umum/ kelompok, dan media massa. Kedua karakter media ini (bentuk dan
jangkauan) dapat dipilih berdasarkan karakter khalayak yang menjadi target.
Misalnya apabila yang dijangkau adalah khalayak sekitar perpustakaan (untuk
perguruan tinggi: mahasiswa, dosen, staf administrasi, pimpinan lembaga), maka
media yang dipilih adalah media personal dan media umum/ kelompok.
Setelah mengetahui bagaimana kebiasaan khalayak menggunakan media,
maka dipilih bentuk media yaitu elektronik atau cetak, bisa keduanya atau
gabungan. Media cetak personal adalah surat, leaflet atau folder yang diberikan
untuk dibaca oleh satu orang sasaran, sedangkan media personal eletronik adalah
telepon, e-mail, dan surat elektronik yang bersifat pribadi lainnya. Media kelompok
ditujukan pada lebih banyak orang pada jangkauan terbatas. Media kelompok cetak
adalah poster dan selebaran umum, sedangkan media kelompok elektronik adalah
siaran radio atau atau televisi terbatas (TVland atau audioland), mailinglist,
facebook, blogspot, newsletter, bulletin boards dan sejenisnya.
 5

Disebutkan juga oleh Julie bahwa di samping penggunaan media personal

dan media umum/ kelompok, sebaiknya staf promosi juga menggunakan
keterampilan berkomunikasi untuk bercerita (personal skills) tentang perpustakaan,
baik lewat telepon atau dengan cara mengunjungi para calon pemanfaat jasa
layanan secara perorangan, sekaligus menampung pendapat dan gagasan mereka
untuk perkembangan perpustakaan. Dengan kemampuan mendengarkan dan
menampung gagasan (atau keluhan), maka para calon pemanfaat akan lebih
terbuka dan banyak memberikan masukan. Makin banyak, makin baik!

c. Sajian media yang Menyenangkan

Sacara mendasar, informasi sebagai isi media promosi tersaji dalam huruf
dan gambar. Maka kedua unsur sajian inilah yang harus diperhatikan. Julie Nicholas
menyarankan beberapa karakter sajian yang baik:

• The advertisement should be uncluttered with the text printed against a pale
or white background making it easier to read. White ``space'' is powerful.
(gunakan kontras antara huruf dan latar. Latar putih lebih berpengaruh)
• Use good quality print. (gunakan kualitas cetak yang baik)
• Do not print texts in capitals as it is harder to read. (jangan gunakan huruf
besar semua, susah dibaca)
• Use illustrations and pictures (gunakan gambar dan ilustrasi).
• Keep the layout interesting, with bullet points, sub-headings and so on.
(buatlah tata letak yang menarik)
• Use bold colours and catchy headlines and large print. (gunakan huruf tebal
dan penuh warna untuk judul)
• Express the service/product in terms of readers interests.(kemukakan produk/
jasa yang disukai pembaca)
• Use short sentences, short paragraphs, and avoid long words. Avoid jargon.
(Gunakan kalimat dan alinea yang pendek, hindari kata yang panjang. Hindari
istilah khusus)
• Give examples (berikan contoh).
• Look at other peoples advertisements and judge for yourself what is attention
grabbing (lihat iklan orang lain dan nilailah apa yang paling menarik perhatian)
(Nicholas, 1998)

Kesimpulan
Kunci dari semua rancangan promosi adalah harus mampu menarik perhatian
khalayak, meningkatkan kan minat dan ketertarikan pada produk/ jasa yang
dipromosikan, menciptakan hasrat untuk mengikuti ajakan promosi, mendorong
khalayak untuk memutuskan akan menggunakan produk/ jasa, dan akhirnya
menggunakan semua produk dan layanan yang dipromosikan dan membuat
perbedaan dari kondisi sebelumnya.
 6

Semua staf ahli di perpustakaan harus secara aktif memasarkan dan

mempromosikan apapun yang ada di perpustakaan. Kuncinya adalah dengan
mengetahui dan mengerti khalayak perpustakaan sehingga perpustakaan dapat
memuaskan kebutuhan mereka secara efektif.

Jatinangor, Agustus 2009