PENGENALAN

• Pemimpin yang dilantik perlu mempunyai

kemahiran mentadbir dan mengurus
sesebuah persatuan
• Mengurus kewangan, surat-menyurat,
menyimpan fail,mengadakan mesyuarat
dan tentukan kehendak persatuan
dilaksanakan dengan baik
• Kemahiran mentadbir dan mengurus
persatuan ditumpukan kepada tiga aspek:
sistem fail, surat rasmi, komunikasi rasmi
melalui media elektronik
 SISTEM PENGURUSAN FAIL

Sistem Pengurusan Fail (SPF) - sebahagian

daripada Sistem Pengurusan Maklumat
(SPM).
SPF mempunyai protokol, undang-undang, akta
dan peraturan pentadbiran yang mengawalnya.
Akta Arkib Negara Bil. 44/1966 (AAN)
Akta Rahsia Rasmi 1972 (ARR)
Peruntukan Undang-Undang Bahagian 'A' (PU.A)
Arahan Perkhidmatan (AP).
 APA ITU FAIL
Berasal dari perkataan Latin: Fillum (seutas
benang untuk mengikat dokumen supaya tidak
tercicir).
Satu folder dimana di dalamnya surat-suratan
disusun dengan cermat dan teratur, diberi tajuk,
nombor, didaftar dan diindekskan.
Alat yang dinomborkan dan didaftarkan
mengikut kaedah tertentu digunakan untuk
menyimpan dokumen yang berkaitan.
Tindakan memasukkan dokumen ke dalam alat
tersebut.
 SISTEM FAIL
Sebahagian daripada pengurusan rekod
yang melibatkan penyusunan dan
penyimpanan mengikut klasifikasi rekod
supaya mudah dikesan dan diperolehi
dengan cepat apabila diperlukan.
Setiap organisasi memerlukan
penyimpanan rekod yang baik untuk
rujukan.
Faktor mustahak mengenai perkhidmatan,
data pekerja, data statistik, produk, perlu
didapatkan melalui fail yang disimpan
secara sistematik.
KEPENTINGAN SISTEM FAIL
Semua rekod dapat disimpan secara
terurus dan sistematik.
Rekod atau maklumat dapat diperoleh
dengan segera apabila dikehendaki
Tindakan yang perlu dapat diambil
dengan segera.
Memudahkan pengganti yang
mengambil alih tugas-tugas yang
ditinggalkan.
Pengetahuan mendalam mengenai sistem
fail akan meningkatkan kecekapan
organisasi.
Seseorang pengurus mesti tahu:-
teknik penyimpanan fail.
rekod-rekod pentadbiran
sistem penyimpanan rekod yang diamalkan
peralatan yang patut disediakan
personel yang menyelenggarakan fail.
 TARAF KESELAMATAN
FAIL
TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
 WARNA KULIT FAIL
TERBUKA -Putih
TERHAD -Putih dan tercatat
perkataan terhad
SULIT -Hijau dan tercatat
perkataan sulit
RAHSIA -Merah jambu berpalang
dan tercatit perkataan
rahsia
RAHSIA BESAR -Kuning & berpalang
merah dan tercatat
perkataan rahsia besar
 JENIS FAIL
1. FAIL "HOUSEKEEPING"
Diwujudkan untuk melaksanakan dan melicinkan pentadbiran.
Rekod-rekod mengenai aktiviti pentadbiran
Lima kategori utama seperti berikut:-
Pentadbiran Am
Bangunan dan Harta
Kelengkapan dan Bekalan
Kewangan
Perkhidmatan dan Personel

2. FAIL “FUNCTIONAL”
Diwujudkan dan digunakan oleh Bahagian Operasi untuk
menjalankan kerja harian yang berkaitan dengan aktiviti mereka.
Perkara berkaitan dengan urusan aktiviti kerja harian yang ada
kaitan dengan aset seperti penggunaan mesin, jeti, kerja
penyelenggaraan yang dilakukan setiap tahun (routine),
kebombaan, keselamatan.
KOD FAIL KAEDAH NOMBOR
Banyak digunakan kerana mudah
diseragamkan, terutamanya jika jabatan
mempunyai banyak bahagian, unit-unit dan sub-
sub unit di bawah pentadbirannya. Di sekolah,
adalah dicadangkan supaya menggunakan
Kaedah Nombor supaya mudah pihak-pihak
tertentu berurus dengan sekolah.

Nombor fail disusun mengikut level (aras) fail

tersebut. Ada jabatan yang menggunakan abjad
dan diikuti dengan nombor dan ada pula nombor
sahaja.
KOD FAIL KAEDAH ABJAD
Fail disusun di bawah huruf mengikut susunan
abjad perkataan pertama bagi tajuk fail, (lihat
huruf kedua, ketiga dan seterusnya untuk tertib
susunan fail).

Fail mudah disemak dan dicari kerana wujudnya

indeks bagi sesebuah fail tersebut.
Berikut ialah contoh bentuk level fail :
i.   Level 1 – Fail Utama :01
ii.  Level 2 – Fail Perkara :01/01
iii. Level 3 - Fail Aktiviti :01/01/01
 
 Contoh:
 Level 1 FAIL UTAMA
01 Asrama
02 Hal Ehwal Murid
03 Kemudahan Fizikal
04 Kewangan dan Akaun
05 Kokurikulum
06 Kurikulum
07 Pentadbiran Am Sekolah
08 Perhubungan Masyarakat
09 Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan
10 Pelbagai (Perkara-perkara yang tidak dapat
dikategorikan dari 01 – 09)
Contoh:
Nombor;
Level I        01 - Asrama
Level II       01 / 07           - Peraturan Asrama
Level III      01 / 07 / 001  - Kebenaran Keluar
Asrama
Abjad dan nombor ;
Level I       ASR                 - Asrama
Level II      ASR / 07          - Peraturan Asrama
Level III     ASR / 07 / 001 - Kebenaran Keluar
Asrama
 KOD FAIL

01/01/001
Tajuk Utama
Perkara
Aktiviti
Contoh:
• Tajuk - Kurikulum
• Perkara - Peperiksaan
• Aktiviti - PMR

• Kod Fail - 01/01/001

 KULIT FAIL
Mengandungi maklumat berikut:
  i.     Nama Organisasi iv.   Tarikh Kandungan Pertama
    ii.    Kod Fail v.    Tarikh Kandungan Terakhir
    iii.   Perkara vi.   Rekod Pergerakan Fail   
   
Dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak serta boleh
menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat

Jika menggunakan tali fail (tali hijau), pastikan tali tersebut tahan
dan dimasukkan melalui kedua-dua bahagian fail. Bahagian sebelah
kanan untuk surat dan bahagian sebelah kiri untuk Kertas Minit

Warna Kulit Fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail.

Umumnya di sekolah kulit fail adalah berwarna putih kerana fail-fail
di sekolah lebih kepada pengelasan terhad dan terbuka. Saiz kulit
fail dicadangkan supaya seragam, iaitu 36 cm x 24 cm di muka
hadapan dan 36 cm x 35 cm di muka belakang (temasuk 8 cm
sebagai ' flap')
 KEPERLUAN TERHADAP
SISTEM FAIL YANG BAIK
KEPADATAN - Seboleh-bolehnya
menggunakan ruang yang
minima

ASESIBILITI - Mudah untuk dirujuk

EKONOMI - Menentukan sistem

penyimpanan fail dengan kos
yang minima

KEANJALAN - Bagi maksud pembesaran yang

di hadapan
LOKASI - Hendaklah diletakkan di
tempat yang mudah dan
segera diperolehi tanpa berlengah

RUJUKAN - Supaya memberi kemudahan

SILANG dalam mengesan lain-lain dokumen
yang bersangkutan atau dapat
dicari di bawah berbagai tajuk

RETENTION - Bagi membolehkan fail-fail yang

tidak lagi aktif dipindahkan

KLASFIKASI - Untuk memberi kemudahan

didalam membuat rujukan
 PERKARA LAIN MENGENAI
SISTEM FAIL
1. Sampul kecil
Fail tidak dapat dikesan dengan serta merta
untuk tindakan segera
Sebagai langkah sementara
Bila fail asal dijumpai, sampul kecil dan
kandungannya dimasukkan ke dalam fail
tersebut.
2. Kertas minit
Dikepilkan pada bahagian dalam kulit fail
Merekodkan dokumen yang dimasukkan
dalam fail
 PENUTUPAN FAIL
Fail mengandungi 100 kandungan atau tebal 1
inci (yang mana lebih awal).
Fail dianggap terlalu tebal walaupun kurang 100
kandungan (1 inci)
Catatkan bil. jilid pada nombor rujukan dan buka
fail lain dengan menggunakan jilid 2 dan
sebagainya.
Kod fail masih sama tetapi surat atau
kandungannya dimulakan dengan nombor 01.
SMTM-PSS 01 / 04 / 01 / 001 / Jld. 2 (01)
Apabila fail asal ditutup, kulit fail itu hendaklah
dicatat:
“DITUTUP – JILID 2 DIBUKA “
 PENYIMPANAN FAIL
Disimpan di tempat yang selamat- tidak rosak,
tidak mudah musnah, terkawal dari segi
maklumat dan tidak hilang.
Menjaga maklumat daripada rosak, musnah,
hilang atau jatuh kepada orang yang tidak
berkaitan.
Disimpan di tempat yang kering dan ada aliran
udara. Fail-fail terbuka boleh disimpan di rak fail
yang diperbuat daripada besi. Jika rak diperbuat
daripada kayu, pastikan kayu tersebut telah
dibubuh ubat anai-anai.
Fail terhad hendaklah disimpan di kabinet dan fail
sulit di tempat yang berasingan daripada fail-fail
terhad dan terbuka.
Kawasan penyimpanan fail hendaklah menjadi
kawasan larangan bagi mereka yang tidak
berkenaan.
Bagi fail Rahsia Besar, Rahsia dan Sulit,
sediakan buku pendaftaran berasingan/indeks
berasingan bagi mengawal pergerakan fail-fail
tersebut.
Fail yang telah ditutup disimpan berasingan
dengan fail-fail lain.
PROSEDUR MENULIS
SURAT RASMI
 JENIS SURAT RASMI YANG
BIASA DI PERINGKAT SEKOLAH

• SURAT PANGGILAN MESYUARAT

• SURAT PEMBERITAHUAN
• SURAT MEMOHON MENGADAKAN LAW
ATAN
• SURAT MEMANGGIL PENCERAMAH
 Perkara Asas Dalam Surat Rasmi
1. Logo, nama dan alamat sekolah/persatuan.
2. Nombor fail (rujukan kami dan rujukan tuan)
3. Tarikh
4. Alamat penerima
5. Perkataan “Melalui”
6. Mengadap atau membuka surat
Perkara Asas Dalam Surat Rasmi
7. Perkara (tujuan surat itu ditulis)
8. Kandungan surat (seringkas mungkin)
9. Ucapan terima kasih dan penghargaan
10. Cogan kata (jika perlu)
11. Yang menurut perintah/Yang
menjalankan tugas
12. Tandatangan
13. Nama dan jawatan
 CARA MENYEDIAKAN SURAT
RASMI
1. Kepala Surat Bercetak

 Hanya perlu digunakan pada muka surat

pertama sahaja.
Kepala Surat
PERSATUAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
SEKOLAH MENENGAH TEKNIK LANGKAWI,
07000 LANGKAWI KEDAH.
 CARA MENYEDIAKAN SURAT
RASMI
2. Nombor Rujukan

 Tulis nombor rujukan fail sendiri (rujukan

kami)

 Jika menjawab surat, perlu dicatat

nombor rujukan pengirim (rujukan tuan)
di bahagian atas rujukan kami.
Nombor Rujukan
PERSATUAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
SEKOLAH MENENGAH TEKNIK LANGKAWI,
07000 LANGKAWI KEDAH.

Ruj. Tuan :
Ruj. Kami: 06/09/001/(14)
 CARA MENYEDIAKAN SURAT
RASMI
3. Tarikh

 Tidak perlu dicatat hb. atau hari bulan di

hadapan angka, cth : 17hb Ogos 2003.

 (b) Dua cara untuk menulis bulan :

(i) Semua huruf besar, cth : OGOS (gaya
KPM).
(ii) Huruf besar pada huruf pertama sahaja,
cth :Ogos (gaya INTAN).
 TARIKH
PERSATUAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
SEKOLAH MENENGAH TEKNIK LANGKAWI,
07000 LANGKAWI KEDAH.

Ruj. Tuan :
Ruj. Kami: 06/09/001/(14)
Tarikh : 2 September 2003
 CARA MENYEDIAKAN SURAT
RASMI
4. Alamat Penerima

 Perkataan "kepada" tidak perlu ditulis.

 Taip (u.p.........................................................)
untuk tindakan pegawai yang berkenaan.

 Semua baris ditaip dari tepi sebelah kiri tanpa

menggunakan indensi.
 CARA MENYEDIAKAN SURAT
RASMI
5. Perkataan "Melalui“

 Perkataan "Melalui Guru Besar atau Pengetua"

ditulis jika surat keluar dari persatuan di sekolah
kepada agensi luar. Surat ini ditandatangani
oleh penasihat/pengerusi persatuan. Jika surat
ini ditandatangani oleh Guru Besar atau
Pengetua, perkataan "melalui" tidak perlu.

 Perkataan "melalui" ditulis di sebelah bawah

alamat penerima
 CARA MENYEDIAKAN SURAT
RASMI
6. Mengadap atau Pembukaan Surat

 Menggunakan perkataan penghormatan

seperti tuan/puan, Ybhg. Dato', Yang
Berhormat dan sebagainya.

 Jarak di antara alamat dengan pembukaan

surat ialah empat jarak antara barisan
(spacing).
 CARA MENYEDIAKAN SURAT
RASMI
7. Tajuk Surat
 Jarak di antara tajuk surat ialah dua barisan di
bawah mengadap atau pembukaan surat.

 Tidak perlu ditulis perkataan "PER" atau

"PERKARA", hanya memadai dengan
menggariskan di bawah tajuk atau perkara.

 Tajuk surat ditaip huruf besar bagi huruf pertama

setiap perkataan.
 CARA MENYEDIAKAN SURAT
RASMI
8. Pembukaan dan Kandungan Surat

 Jarak di antara pembuka surat dengan tajuk

ialah dua barisan.
 Pembukaan surat dan perenggan pertama tidak
perlu ditulis nombor. Penulisannya bermula dari
tepi sebelah kiri surat.
 Perenggan kedua, ketiga dan seterusnya perlu
ditulis nombor seperti 2, 3 dan seterusnya.
 Jarak di antara perenggan ialah dua barisan.
 CARA MENYEDIAKAN SURAT
RASMI
 Apabila menggunakan perenggan yang mempunyai
dua atau lebih peringkat pecahan, pemberian
nombor menggunakan peringkat pecahan pertama
seperti 2.1, 2.2. 2.3 dan seterusnya. Huruf abjad
atau huruf roman juga bo!eh digunakan.

 Pecahan perenggan tidak boleh melebihi dua

peringkat.

 Elakkan menggunakan ayat yang panjang,

berbunga-bunga dan meleret-leret.
 CARA MENYEDIAKAN SURAT
RASMI
9. Cogan Kata
 Cogan kata menggunakan semua huruf
besar, contohnya 'BERKHIDMAT UNTUK
NEGARA'.
 Baris seterusnya ditulis dengan perkataan
"yang menjalankan tugas" dan sebagainya.
 Jarak dua barisan dan tidak menggunakan
indensi.
 CARA MENYEDIAKAN SURAT
RASMI
10. Tandatangan, Nama dan Gelaran Jawatan
 Jaraknya ialah empat barisan di bawah cogan
kata.
 Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dan
dalam kurungan. Contoh-nya: (AB. ALIM BIN
ABDUL RAH1M).
 Gelaran Jawatan ditulis dengan huruf pertama bagi
setiap perkataan.
 Nama dan gelaran Jawatan tidak perlu
menggunakan indensi.
 CARA MENYEDIAKAN SURAT
RASMI
11. Salinan
 Ditaip dengan perkataan "s.k.".

 Apabila salinan surat lebih daripada satu, nombor

urutan 1, 2, 3 tidak perlu ditulis. Contohnya:
s. k.
Pesuruhjaya Daerah
Guru Besar
PK. Kokurikulum
 Tidak perlu menggunakan indensi.
 CARA MENYEDIAKAN SURAT
RASMI
12. Kependekan (initial) Nama Penulis
dan Jurutaip
 Ditaip huruf ringkas nama penulis
dengan huruf besar dan jurutaip dengan
huruf kecil, contohnya AA/na.

 Ditaip di bahagian paling bawah di sudut

kiri surat.
KOMUNIKASI RASMI MELALUI
MEDIA ELETRONIK
 KELEBIHAN MENGGUNAKAN
E-MEL
1. E-mel sangat mudah dan cepat sampai
2. E-mel juga tidak perlu respons spontan
seperti telefon.
3. Si penerima e-mel boleh melakukan tugas-
tugas biasa tanpa diganggu oleh e-mel.
4. Membolehkan komunikasi secara bertulis
dilakukan
5. E-mel boleh dihantar kepada banyak
penerima.
 Sesi Penggunaan E-mel:
1 Melancarkan perisian e-mel, jika terdapat e-mel
baharu, ia akan memaklumkan kepada anda.
2 Pilih e-mel yang hendak dibaca dalam peti e-mel.
3 Balas kepada penghantar atau kirim mesej orang
lain.
4 Simpan mesej untuk kegunaan masa hadapan.
5 Karang e-mel baru
6 Kirim e-mel.
7 Hapuskan e-mel yang lama.
8 Tamat perisian e-mel.
Tamat ...

Sekian