APLIKASI DALAM PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)

Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) dalam Pengurusan HEM

Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) yang diasaskan oleh Dr. W. Edward Deming,
berikutan usaha membina semula industri Jepun selepas Perang Dunia ke-2. Minat terhadap
TQM semakin meningkat sejak kebelakangan ini khususnya di instituti pendidikan. Sekiranya
TQM dapat diintegrasikan dalam pendekatan yang menyeluruh terhadap proses penambahbaikan
kualiti khususnya dalam struktur dan proses di sekolah, sudah barang tentu pendekatan yang
lebih prakmatik, efisyen dan efektif mampu dibina ke arah usaha penambahbaikan kualiti yang
berterusan dalam bidang HEM di sekolah. Ini kerana TQM pada dasarnya adalah pengurusan
yang berteraskan kepuasan pelanggan dan pengurusan HEM adalah berkait langsung dengan
pelanggan-pelanggannya di sekolah iaitu pelajar, ibu bapa dan masyarakat.

Cabaran utama yang sedang dihadapi oleh sistem pendidikan kita ialah untuk menyediakan satu
perkhidmatan yang cemerlang dan berkualiti, dan seterusnya melahirkan `output’ tenaga manusia
yang berketrampilan dan berkemahiran sesuai dengan kehendak pembangunan negara. Menurut
Deming, kualiti sesebuah organisasi datangnya 80% daripada pengurusan dan 20% daripada
pekerja. Dalam Konsep TQM, "Bad quality comes from bad management, not bad employee" .
Kualiti yang buruk datangnya daripada pengurusan yang buruk, bukan pekerja-pekerja yang
buruk. Oleh itu sebagai organisasi pendidikan seperti sekolah yang bersedia dan mahu memikul
tanggungjawab pengurusan sepenuhnya terhadap masalah kualiti, seharusnya menggunakan
TQM.

Konsep TQM

Terdapat 3 elemen utama dalam TQM iaitu:

1. Falsafah - TQM bertujuan menyediakan perkhidmatan yang sentiasa

bertambaik kualitinya kepada pelanggan iaitu pelajar, ibu bapa dan

masyarakat.

2. Matlamat - Setiap perkhidmatan diberikan kepada pelajar dan prosesnya

hendaklah berkualiti.

3. Proses - Maklumbalas daripada semua ahli staf diminta dan

digunakan untuk membantu dalam proses penambahbaikan kualiti

yang berterusan. Ini adalah satu proses yang mengupaya dan

melatih ahli staf dalam satu struktur bersistem untuk menggunakan

bakat dan kemahiran mereka dalam setiap langkah perkembangan

perkhidmatan.

Berikut adalah 8 ciri utama TQM:

Visi terhadap penambaikan kualiti yang berterusan.

Matlamat kepada kualiti.

Konsep kualiti tambah nilai (value-added) pada setiap ketika dan tiada penghujungnya

Hasil berkualiti dalam perkhidmatan dan produk.

Pengupayaan (empowerment) kepada ahli staf.

Perancangan yang berterusan.

Pengumpulan data dan maklumbalas.

Kepuasan pelanggan.

Melaksanakan TQM dalam Pengurusan HEM

Apabila kita ingin mengimplimentasikan TQM di sekolah khususnya dalam pengurusan HEM,
satu model perancangan yang komprehensif mestilah dibina dan diaplikasikan. Berikut adalah
langkah dan keperluan yang perlu digabungkan dan dihubungkaitkan apabila membentuk model
TQM dalam pengurusan HEM.

Pendedahan dan pemahaman tentang TQM.

Penerangan dan pemahaman terhadap konsep dan pelaksanaan TQM perlu ada pada setiap
personel pembuat keputusan seperti Pengetua, Penolong Kanan dan diberi secukupnya kepada
ahli staf. Ini amat penting supaya wujud anjakan paradigma dari segi cara berkerja, kepimpinan
dan `team work’.

Melaksanakan penilaian keperluan (needs assessment) yang komprehensif.

Penilaian terhadap keperluan ini hendaklah melibatkan staf di sekolah, pelajar dan masyarakat
(ibu bapa) yang sentiasa melihat perkhidmatan yang diberikan oleh HEM adalah berkualiti.
Penilaian keperluan komprehensif ini boleh melibatkan 3 tahap keperluan iaitu:

keperluan mega (sekolah, masyarakat dan negara) – ianya boleh dilihat berdasarkan keperluan
kualiti itu dalam konteks masyarakat dan dasar pendidikan negara..
keperluan makro (semua sekolah dalam daerah atau negeri) – Contohnya, kita boleh melihat
keperluan ini berdasarkan senario sekolah seperti di luar bandar dan dalam bandar.

keperluan mikro (satu sekolah atau unit-unit dalam sekolah) – Penilaian di tahap ini amat
penting kerana ianya merupakan asas untuk mencipta matlamat yang hendak dicapai..

Membina matlamat strategik (strategic goals)

Matlamat yang ingin dibina ini seharusnya dengan berdasarkan penilaian keperluan mega, makro
dan mikro dan matlamat berkenaan adalah saling berhubung kait. Contohnya, jika matlamatnya
ialah untuk melahirkan pelajar yang tinggi sahsiahnya, ianya perlu selari dengan matlamat
sekolah, masyarakat dan juga matlamat pendidikan negara itu sendiri.

Membina spesifikasi kualiti (quality specifications)

Spesifikasi kualiti ini boleh dibina untuk setiap perkhidmatan yang diberikan oleh unit HEM.
Contohnya, spesifikasi kualiti yang khusus untuk mewujudkan insan yang tinggi sahsiahnya
ialah melalui bidang disiplin. Piawai kualiti yang boleh dibuat ialah 100 peratus pelajar sekolah
berkenaan tidak terlibat dengan kes-kes jenayah berat, mencapai kecacatan sifar dalam aspek
kedatangan pelajar ke sekolah dan lain-lain yang sesuai mengikut spesifikasi yang dimahukan
oleh sekolah.

Membuat perancangan taktik (tactical planning)

Ia boleh dilaksanakan dengan cara membina kaedah atau program yang direkabentuk bagi
mencapai kualiti yang dipersetujui oleh perancang strategik. Peringkat implimentasi perancangan
taktikal ini melibatkan penentuan program spesifik yang mahu dilaksanakan untuk mendapatkan
kualiti yang diingini. Peringkat perancangan ini termasuklah:

membuat keputusan tentang setiap tugas yang hendak disempurnakan.

menentukan individu atau kumpulan yang dipertanggungjawabkan untuk menyempurnakan

setiap tugas.

menentapkan jangka masa penyempurnaan setiap tugas.

menentukan peruntukan sumber yang disediakan untuk penyempurnaan setiap tugas.

6. Setelah rancangan bertindak (plan action) dilaksanakan, data penilaian formatif dikumpul dan
dianalisa untuk digunakan dalam membuat keputusan. Seterusnya apabila program bertindak
disempurnakan, data sumatif dikumpulkan untuk menentukan sejauhmana program dapat
membantu dalam mencapai paras hasil kualiti yang telah ditetapkan dalam spesifikasi kualiti
terdahulu.
Keperluan pengurusan TQM oleh pengurus HEM

Pengurus HEM selaku pengurus proses TQM dalam unit HEM hendaklah mengambil tindakan
berikut:

Menerapkan satu budaya pada setiap ahli staf HEM yang dapat membentuk satu sikap untuk
berusaha secara berterusan untuk penambahbaikan kualiti dalam setiap perkhidmatan. Agenda
yang paling penting ialah dengan memberikan perhatian yang telus terhadap matlamat, fokus dan
strategi yang ingin diterapkan dalam pelaksanaannya.

Membuat setiap ahli staf HEM merasakan diri mereka sebahagian daripada pembuat keputusan
yang mampu membentuk satu usaha total organisasi dalam mencapai kualiti menyeluruh.

Mengatur untuk pengumpulan data dan maklumbalas untuk membantu setiap ahli staf dan
seluruh sekolah dalam menghasilkan prosedur yang semakin baik yang boleh membawa kepada
peningkatan kualiti bagi perkhidmatan HEM yang diberikan.

Memastikan perkhidmatan yang diberikan tidak mempunyai kecacatan atau kesilapan.

Memastikan tumpuan terhadap aspek pengawalan kualiti.

Memastikan proses penambahbaikan melalui prosses-proses iaitu penentuan matlamat

penambahbaikan, menentukan kaedah pelaksanaan, latihan terancang terhadap staf pelaksana,
mengimplimentasikan penambahbaikan yang terancang, menilai pencapaian penambahbaikan,
menyeragamkan proses kerja yang diperluaskan dan membuat tindakan pembetulan yang perlu
dilakukan.

Pengaplikasikan kualiti dalam pengurusan HEM ini akan mencapai matlamatnya di sekolah
sekiranya wujud sokongan berterusan pengurusan atasan terhadap komitmen kualiti.
Perancangan strategik kualiti, keutamaan kepada pelanggan iaitu pelajar, ibu bapa dan
masyarakat, sentiasa memberikan pengiktirafan dan latihan terhadap personel pelaksana,
memperkukuhkan semangat berpasukan, sentiasa mewujudkan penilaian prestasi dan sentiasa
memberi penekanan terhadap kepastian kualiti juga akan membantu terhadap kejayaan TQM
dalam pengurusan ini.

Kaizen dalam Pengurusan HEM

Masyarakat Jepun membuat tanggapan terhadap segala penambaikan dalam sesuatu organisasi
sebagai kaizen, atau satu proses yang berterusan. Menurut Owens (1995) Kaizen ialah proses
pemulihan yang tiada hentinya, dan penambahbaikan yang berlaku secara kecil-kecilan adalah
lebih baik. Mereka percaya bahawa pekerja/staf mempunyai 2 tugas utama iaitu melakukan tugas
(penyelenggaraan) dan membuatkan proses bertambah baik (penambahbaikan). Oleh itu dalam
kaizen usaha penambahbaikan adalah melibatkan semua pekerja (employee).
Dari segi pemikiran kaizen, sesuatu kemajuan itu dapat dicapai melalui perubahan yang
berterusan walaupun secara kecil-kecilan. Ini kerana perubahan-perubahan yang kecil diyakini
akan dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik. Dalam organisasi tidak ada suatu yang ideal
kerana semua aspek boleh ditambahbaikkan. Setiap perkhidmatan walaupun sudah `perfect’
tetapi masa ada yang boleh dibaiki/kemaskan lagi. Pengeluaran atau perkhidmatan pula dirujuk
sebagai piawai (standard) dan bukannya sasaran. Ini kerana jika piawai sudah pasti akan ada
usaha-usaha untuk sentiasa memperbaikinya sedangkan jika sasaran, sudah pasti akan ada tahap
berhentinya.

Prinsip-prinsip kaizen boleh dilihat seperti berikut:

Berfokus kepada pelanggan.

Penambahbaikan yang berterusan.

Mengakui masalah secara terbuka.

Mengalakkan sikap keterbukaan.

Bekerja dalam satu pasukan (team work)

Projek diurus melalui pasukan secara cross-functional.

Menggalakkan proses perhubungan yang betul.

Membina disiplin diri.

Makluman kepada semua pekerja.

Membuatkan semua pekerja berkebolehan.

Penerapan amalan kaizen dalam pengurusan HEM

Asas yang paling penting dalam kaizen ialah pengurus HEM itu sendiri. Pengurus HEM
seharusnya mengekalkan keiltizaman kepada kualiti dan penambahbaikan yang berterusan untuk
setiap bidang yang terangkum di dalamnya. Mereka perlu memainkan peranan dan memiliki ciri-
ciri kualiti dalam berkerja seperti kebolehan berkomunikasi, melatih, membimbing dan motivasi.

Contohnya, apabila staf kumpulan disiplin tidak dapat mencapai sasaran tugasnya, pengurus
HEM perlu mencari akar umbi masalah untuk dikaji dengan melihat kemungkinan sebab-sebab
seperti masalah peribadi, latihan, bahan, komunikasi dan lain-lain.

Dalam kata yang lain pengurus HEM mesti memperkuatkan pasukan yang diurusnya dengan:

menggabungkan aspek-aspek positif pada diri individu.

fokuskan perkara-perkara dengan terperinci untuk menghasilkan kejayaan yang besar.

memahami tanggungjawab peribadi dan kesediaan untuk mencari akar umbi masalah.

membina hubungan interpersonal yang tinggi.

memimpin ke arah penambahbaikan yang berterusan.

bersikap terbuka terhadap kritikan yang membina.

memupuk semangat dan sikap positif ingin maju serta sentiasa memandang ke hadapan.

bangga dengan pencapaian kumpulannya.

sentiasa menyokong inovasi.

Dari segi pelaksanaannya, kaizen hanya menggunakan teknologi yang rendah dan murah,
melibatkan semua staf dalam kumpulan secara berkumpulan (kolektif), penambahbaikan secara
kecilan, perubahan dilaksanakan secara perlahan-lahan dan bukan dramatik serta menekankan
proses dan bukannya hasil/result. Setiap orang memainkan peranan masing-masing; pengurus
HEM berperanan sebagai pembimbing dan bukanya ketua; fokusnya ialah penambahbaikan
kecil-kecilan; dan staf kumpulan dinilai tinggi sebagai rakan kongsi yang rajin dan
berpengetahuan.

Justeru, amalan kaizen boleh diterapkan dalam pengurusan HEM di sekolah kerana beberapa
aspek positif dapat dilihat daripada amalannya iaitu bekerja dalam satu pasukan, menghargai
semua individu dalam kumpulan yang seterusnya boleh mewujudkan hubungan yang cross-
functional, hubungan kerja yang harmoni, menghargai proses dan bukan hasil perkhidmatan
sahaja, dan kemajuan dicapai melalui perubahan berterusan walaupun kecil.

Amalan ini sudah pastinya akan menuntut semua anggota dalam pengurusan HEM sentiasa
meningkatkan prestasi kerja. Kejayaan bidang-bidang dalam pengurusan HEM seperti disiplin,
SPBT, biasiswa, keselamatan, kantin, asrama dan lain-lain, unit HEM dan sekolah juga akan
tercapai kerana anggota-anggotanya sentiasa percaya bahawa `hari esok lebih baik daripada hari
ini, dan hari ini lebih baik daripada semalam’.

Penggunaan Alat Kualiti (Quality Tools) dalam Pengurusan HEM

Satu aspek yang agak sukar bagi pergerakan kualiti ialah bagaimana untuk mengaplikasikan
statistical quality tools dengan berkesan kepada penggunaan pendidikan. Latta & Downey, 1994
dalam bukunya, Tools for Achieving TQE menyatakan terdapat lebih daripada 110 grafik dan
jadual yang boleh digunakan untuk menambahbaik kualiti. Antaranya meliputi benchmarking,
process diagrams, control charts, decision making grids, cause-and-effect analysis, scatter
diagrams, pareto charts dan force-field analysis.
Alat kualiti (qualiti tools) ini sebenarnya adalah merujuk kepada hardware, software, proses,
model dan teknik yang mengukur dan memantau sistem penambahbaikan, bagi membantu
pendidik mengurangkan variance (penyimpangan dalam proses).

Aplikasi tools inilah yang akan dapat membantu para pendidik menyediakan pelajar mereka
dengan pendidikan kualiti menyeluruh. Bidang HEM sering menerima kritikan tidak puas hati
masyarakat, misalnya keadaan disiplin pelajar yang semakin parah dan lain-lain. Persoalannya
adakah kita mempunyai data kuantitatif dan kualitatif yang mencukupi untuk memandu kita
dalam membuat perubahan dan penambahbaikan? Bagi menyelesaikan masalah ini kita
memerlukan indikator, garis dasar untuk digunakan sebagai benchmark supaya kemajuan boleh
diukur dan penambahbaikan boleh dibuat.

Alat kualiti ini boleh mempertingkat keberkesanan pengurusan HEM dan membantu mereka
bertindakbalas terhadap tanggungjawan profesional mereka. Dengan menggunakan tools yang
sesuai bagi mengenalpasti dan menganalisa masalah, pengurus HEM akan dapati bahawa
kebanyakan masalah unit HEM bukan sahaja boleh diatasi tetapi juga dihadapi sebagai cabaran.
Walaupun quality tools ini boleh membantu mendapatkan data pelajar, mempertingkatkan
komunikasi ibu bapa-komuniti-sekolah, dan mengubah persepsi masyarakat terhadap sekolah
tetapi nilai yang paling penting ialah ia dapat mengenalpasti dan memantau usaha untuk
mengurangkan kecacatan supaya penambahbaikan dapat dilaksanakan berterusan walaupun
sedikit. Justeru, apabila sistem pengurusan HEM berada di bawah kawalan, kecacatan berkenaan
dapat dikurangkan secara berterusan, dan apabila sistem berkenaan ditambahbaik secara
berterusan, maka kualiti akan dapat ditambahbaik juga secara berterusan.

Dalam konteks perbincangan ini, saya akan mengambil satu contoh quality tools yang boleh
digunakan dalam pengurusan HEM di sekolah iaitu Cause-and Effect/Fishbone Diagrams.

Gambarajah Cause-and-Effect juga dikenali sebagai Fishbone Diagram kerana ia menyerupai

rangka tulang ikan. Gambarajah ini juga kadang-kadang dipanggil carta

Ishikawa, seorang yang dianggap guru kualiti di Jepun. Fishbone Diagram adalah satu bentuk
brainstorming yang berstruktur secara grafik menunjukkan hubungan punca yang berkait
langsung kepada masalah yang dikenalpasti.

Langkah-langkah berikut boleh digunakan untuk menghasilkan fishbone diagram. Aplikasi dapat
dilihat dengan lebih jelas berdasarkan rajah 4: Carta Sebab dan akibat pelajar lambat datang ke
sekolah.

Kenalpasti dengan jelas masalah yang hendak digambarajahkan. Masalah berkenaan diletakkan
di kotak sebelah kanan diagram atau `kepala ikan’.

Lukiskan satu struktur fishbone. Sediakan ruang yang cukup untuk menunjukkan faktor-faktor
penyebab dan hubungan antaranya.
Kenalpasti kategori-kategori utama seperti kaedah, orang, bahan, latihan, maklumat dan
persekitaran.

Lakukan brainstorming punca-punca masalah yang terletak dalam setiap kategori utama tersebut.

Semasa idea dikeluarkan, tentukan pada dahan atau `tulang’ mana item tersebut patut diletakkan.

Setiap dahan atau `tulang’ mungkin mempunyai beberapa sub-branches supaya dapat
menunjukkan hubungan secara berkesan.

Rajah 4 : Carta Sebab dan Akibat (Cause-and-Effect) pelajar lambat hadir ke sekolah

Selain Cause-and-Effect, terdapat contoh beberapa Quality Tools yang boleh diaplikasikan dalam
pengurusan HEM oleh pengurus dan unit HEM di sekolah.

Rajah 5 : The Seven Basic Quality Tools

ISO 9000 Dalam Pengurusan HEM di Sekolah

Dalam usaha meningkatkan pengurusan berkualiti di sekolah, Kementerian Pendidikan Malaysia

telah menggariskan matlamat iaitu semua sekolah di negara ini mencapai kepiawaian ISO 9000
dengan dimulakan oleh 2 sekolah yang telah menerima pengiktirafan ini iaitu SMK Derma dan
SK di Perlis.

Dalam konteks sekolah, ISO 9000 ini juga boleh diaplikasikan termasuklah dalam bidang HEM.
Kepiawaian ISO 9000 bukanlah bentuk pengawalan, tetapi merupakan panduan untuk
menentukan kepiawaian nilai dan dapat dijadikan panduan untuk pertubuhan/perniagaan
mencapai tahap dunia. Ia dibentuk bukan sahaja untuk industri tetapi supaya industri, firma,
pengeluaran ada perkhidmatan dapat menentukan tahap kualiti keluaran/hasilan mereka.
Kepiawaian ISO 9000 ini tidak melihat pada kualiti akhir tetapi lebih menumpukan kepada
proses keluaran/pembuatan. Oleh itu ia lebih mirip kepada penentuan kepuasan pengguna.

Dalam ertikata yang lain, walaupun ISO 9000 secara amnya diwujudkan untuk menentukan
kepiawaian kualiti dalam perusahaan, ciri-ciri dan bidang kualitinya boleh digunakan untuk
mengiktiraf sebarang bentuk perkhidmatan yang diberikan kepada orang ramai seperti sekolah.
ISO 9000 tidak menggariskan sisitem kualiti yang harus digunakan tetapi ia lebih kepada
tatacara atau proses menuju pencapaian sesuatu tahap kualiti yang diterima umum. Oleh itu
Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) boleh dijadikan asas untuk mewujudkan kualiti dalam
instituti sekolah itu.

Langkah-Langkah Memperolehi Pengiktirafan ISO 9000

Mengenalpasti bidang pendaftaran. Bagi sekolah yang melaksanakan kurikulum yang

dibentuk oleh pusat, pendaftarannya ialah ISO 9002.

Sekolah mengenalpasti matlamat dan objektif instituti. Kesemuanya hendaklah di

diwujudkan dalam bentuk dokumen sebagai rujukan yang konsisten.

Mengenalpasti kekuatan dan kelemahan. Sekolah perlu memiliki senarai semak mengenai
keupayaan sekolah, sumber berbentuk kewangan, personel, alatan dan lain-lain untuk
mengenalpasti kelemahan dan ada pelan bertindak untuk mengatasi kelemahan tersebut.

Penglibatan di semua peringkat. Semua pihak mestilah faham, menghayati dan menerima
konsep kepiawaian kualiti. Ini memerlukan anjakan paradigma semua pihak mengenai tatacara
kerja dan tindakan mereka.

Ilmu, Kemahiran dan Pengalaman. Semua staf mesti mahir dalam tugasan mereka. Mereka
perlu mempunyai ilmu untuk menguruskan tugas supaya penjajaran kualiti mudah dilaksanakan.

Mengstruktur Organisasi. Bidangkuasa dan tanggungjawab/kuasa staf dalam organisasi

hendaklah jelas.

Dokumentasi. Dokumen seperti manual, prosedur dan arahan kerja perlu didokumentasikan bagi
kegunaan semua pihak dan disimpan di lokasi khas.

Melantik Juru Runding. Sekiranya 7 perkara di atas telah dipenuhi barulah Juru Runding
dilantik untuk mengaudit/menyemak bagi memastikan layak atau tidak layak untuk memperolehi
sijil.

Elemen-Eleman ISO 9000

Tanggungjawab Pengurusan

Sistem Kualiti

Semakan Kontrak.

Kawalan Rekabentuk.
Kawalan Dokumen dan Data.

Perolehan.

Kawalan produk yang dibekalkan oleh pelanggan.

Identifikasi dan kemudahkesanan produk.

Kawalan proses.

Pemeriksaan dan engujian.

Kawalan alatan, pemeriksaan, pengukuran dan pengujian.

Status pemeriksaan dan pengujian.

Kawalan produk yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Tindakan pembetulan dan pencegahan.

Pengendalian, penyimpanan, pembungkusan, pemeliharaan dan penghantaran.

Kawalan rekod-rekod kualiti.

Audit kualiti dalaman.

Latihan.

Khidmat susulan.

Teknik-teknik stastik.

Pelaksanaan ISO di Sekolah

Untuk melaksanakan ISO 9000 di sekolah langkah-langkah berikut boleh dilaksanakan:

Mewujudkan Majlis Kualiti. Contoh mewujudkan struktur organisasi ini boleh dilihat dengan
jelas seperti yang dilampirkan di sebelah.

Penerangan dan latihan sejelas-jelasnya kepada semua ahli staf.

Melaksanakan proses seperti mengikut langkah-langkah menju ISO 9000 dan elemen-elemen
ISO 9000 yang telah disebutkan di atas. Contoh model operasi dalam pengurusan HEM ini boleh
dirujuk dengan lebih jelas dalam carta yang dilampirkan di sebelah.
Walaupun untuk mendapat pengktirafan dalam ISO 9000 ini mengambil proses yang agak
panjang dan mungkin menghadapi kekangan-kekangan tetapi ia merupakan satu proses
kepiawaian kualiti yang dapat membantu mempertingkatkan kualiti pengurusan khususnya
dalam pengurusan HEM yang menawarkan banyak perkhidmatan kepada pelanggannya iaitu
pelajar.

Rajah 6 : Contoh struktur organisasi Majlis Kualiti yang boleh ditubuhkan di sekolah

Kepimpinan HEM di Sekolah

Masyarakat umum sentiasa mengharapkan sekolah dapat menyediakan sokongan personal dan
perkhidmatan kepada pelajar-pelajarnya dan usaha ini perlu diselaras dan diuruskan oleh unit
HEM. Guru Penolong Kanan (HEM) adalah sebahagian daripada pasukan pengurus dan
kepimpinan di sekolah. Personel inilah yang akan mengurus dan mengarahkan setiap
perkhidmatan, program dan polisi untuk pelajar yang seterusnya dapat menyokong objektif
pendidikan dan sosial sekolah.

Ini bermakna pengurus HEM akan melaksanakan peranannya sebagai pengurus (manager),
pengantara (mediator) dan pendidik (educator).

Sebagai pengurus (manager) pengurus HEM bertanggungjawab terhadap pelajar (manusia),

program, kewangan, polisi dan kemudahan di sekolah. Kebolehan mengurus dengan berkesan
dan berkualiti menentukan faktor kejayaan mereka. Bebarapa ciri pengurusan HEM yang
berkualiti dapat dilihat berdasarkan ciri berikut:

Mengkaji persekitaran (sekolah, guru, pelajar)

Jelas tentang objektif yang hendak dicapai oleh unit.

Membolehkan semua orang berjaya.

Mengekalkan unit supaya mudahlentur (flexible)

Mengamalkan ketulusan kewangan

Sentiasa berdamping dengan pelajar.

Mengiktiraf staf/pelajar dan memberi ganjaran.

Menjalankan penilaian yang tetap.

Menggunakan pendekatan berpasukan (team approach)

Menggunakan teknologi untuk penambahbaikan perkhidmatan.

Menunjukkan belas kasihan.

Pengurus HEM juga bertindak sebagai pengantara (mediator). Kemahiran sebagai pengantara
atau orang tengah ini adalah perlu untuk mengatasi sebarang konflik yang sering berlaku.
Pengurus HEM perlu menyesuaikan pendekatan problem-solving mereka untuk memenuhi
keperluan sekolah. Terdapat beberapa cadangan amalan pengantaraan dalam pengurusan HEM
yang sesuai diaplikasikan di sekolah iaitu:

mengenali pelajar

memahami isu.

membina kemahiran-kemahiran yang berkesan untuk sesuatu isu/konflik.

membina sokongan dengan staf pasukan.

mendapatkan sokongan pentadbir atasan atau pengetua.

mempunyai semangat menghadapi masalah.

menggunakan kaedah pengantaraan mendidik.

menunjukkan teladan.

Selain itu juga pengurus HEM perlu bertindak sebagai pendidik (educator). Ini kerana semua
program dan perkhidmatan dalam unit HEM adalah menyokong misi pendidikan sesebuah
sekolah. Pengurus HEM seharusnya menjadi fasilitator dan pengelola yang baik, memujuk staf
lain menyumbang kemahiran dan bakat mereka untuk faedah pelajar Ini dapat dilaksanakan
dengan melihat ciri-ciri berikut:

memahami budaya pelajar

mengetahui arah tuju pelajar

bersepakat dan membina pasukan.

bekerjasama dengan unit akademik

menilai program

menunjukkan teladan
Komunikasi Pengurus HEM – Pelanggan

Pengurusan dalam bidang HEM banyak melibatkan interaksi langsung atau tidak langsung
dengan pelanggan sasaran iaitu pelajar, ibu bapa dan masyarakat. Oleh itu perlu juga ada
beberapa kriteria untuk mewujudkan kualiti interaksi/komunikasi berkenaan bagi mencapai
matlamat pengurusan. Ini boleh dilihat berdasarkan 4 kriteria berikut:

Memahami pelajar – Pengurus HEM dan ahli pasukannya perlu membina pemahaman yang jitu
tentang pelajar terutama daripada pelbagai latar belakang di sekolah melalui strategi seperti:

kemahuan untuk mendengar daripada setiap pihak.

menggunakan data yang sedia ada.

mendapatkan nasihat daripada unit-unit dalam instituti.

menggunakan perkhidmatan penilaian.

mendengar maklumbalas daripada ibu bapa/penjaga.

mengawasi kesihatan pelajar.

belajar tentang stail kehidupan pelajar.

berhubung dengan penasihat akademik.

memahami minat pelajar.

memahami komuniti pelajar khas/sub-kumpulan (special students)

Membina hubungan kepercayaan – Pengurus HEM dan ahli pasukannya perlu membina
keyakinan dan kepercayaan dengan pelajar. Kualiti kepercayaan ini boleh dibina dengan:

bersikap jujur

menunjukkan perhatian secara personal (personel concern)

bersikap konsisten.

melibatkan pelajar dalam membuat polisi dan program serta mengikuti program.

2. Respon kepada isu-isu berkaitan pelajar dan staf – Pengurus HEM diperlukan untuk
menangani banyak bidang seperti asrama, bantuan, buku teks, kesihatan dan lain-lain. Oleh itu
mereka seharusnya peka dan sensitif dengan segala permasalahan yang timbul bukan sahaja oleh
pelajar tetapi juga staf yang melaksanakannya. Walau bagaimanapun sikap terlalu kerap masuk
campur boleh melemahkan otoriti dan keyakinan staf-staf bidang berkenaan dan akan
mengelirukan pelajar.

Bersedia untuk mengambil risiko – Pengurus HEM sebenarnya adalah

melaksanakan satu bidang yang berisiko. Mereka seharusnya mudah ditemui dan berkhidmat
untuk pelbagai aspek/bidang perkhidmatan pelajar serta terlalu banyak keputusan yang perlu
dibuat. Oleh itu adalah mustahil untuk mengelakkan daripada wujudnya kontroversi. Oleh itu
mereka seharusnya bersedia untuk menghadapi risiko dan menyelesaikannya dengan penuh
bijaksana.

Peka kepada kepentingan sekolah, komuniti, ibu bapa dan staf – Pengurus HEM

sebenarnya akan sering berhadapan dengan pelbagai pihak di dalam dan di luar sekolah. Oleh itu
mereka haruslah membina hubungan yang positif dengan setiap kumpulan tersebut dan
mendapatkan sokongan mereka. Ini adalah satu tugas yang agak sukar kerana wujudnya
perbezaan di antara kumpulan berkenaan dan jangkaan berbeza mereka terhadap HEM. Oleh itu
pengurus HEM yang berkesan akan sentiasa membina strategi yang spesifik untuk menangani
setiap kumpulan dengan berkasan supaya sokongan berterusan akan diterima. Ini dapat dibina
dengan cara:

menghargai ahli staf di sekolah.

mudah ditemui di sekolah.

meminta bantuan tenaga staf.

memberi sokongan kepada pentadbir akademik.

memberi sokongan kepada pentadbir atasan/pengetua.

mengenali pemimpin komuniti.

bersedia untuk menghadapi krisis.

membina program bersama dengan komuniti setempat.

mengenali kumpulan komuniti khas (yang berpengaruh)

mendengar kerisauan ibu bapa/penjaga.

sensitif terhadap maklumbalas ibu bapa.

mendapatkan bantuan kewangan (ibu bapa/PIBG dan lain-lain)

melibatkan jawatankuasa PIBG dalam kehidupan di sekolah.

membentuk hubungan PIBG-pelajar

mendapatkan sokongan staf unit HEM.

menunjukkan kecekapan.

sedia menerima tugas di luar watu bekerja (time demand)

sentiasa mendengar masalah staf.

menunjukkan ketulusan dan keikhlasan.

Kekangan-kekangan dalam pengurusan HEM

Pengurus HEM adalah pentadbir kanan di sekolah dan hendaklah matang dan profesional untuk
di lantik ke jawatan tersebut. Ramai yang memiliki ijazah atau diploma dan berpengalaman
memegang jawatan di sekolah sebelum menjadi pengurus HEM. Walau bagaimanapun terdapat
beberapa halangan dan kekangan yang wujud dalam menguruskan bidang HEM yang perlu
diatasi secara bijaksana menerusi pelbagai kaedah pengurusan dan ciri-ciri berkesan sebagai
pengurus HEM seperti yang telah dibincangkan sebelum ini. Antaranya ialah:

Keadaan jawatan – Pengurus HEM mudah mengalami stress disebabkan jangkamasa bertugas
yang panjang, sering menerima kritikan dan kurangnya pemberian ganjaran. Kebanyakan HEM
sukar untuk keluar daripada untuk jangka masa yang agak panjang dan kurangnya jaminan
keselamatan berkaitan jawatan tersebut. Kesannya sesetengah pengurus HEM ini mengalami
`burnout’, hilang semangat,mengalami kesihatan yang buruk atau merasa seolah-olah mereka
telah gagal.

Isu-Isu yang sentiasa berubah dan dipertanggungjawabkan kepada sekolah dan HEM –
Sekolah khususnya pengurusan HEM sentiasa dibebankan dengan tanggungjawab baru apabila
wujud pelbagai masalah sosial di luar dengan segala peraturan, program dan tindakan yang perlu
dilaksanakan. Antaranya pihak sekolah dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan kempen
buku hijau apabila ekonomi gawat, pendidikan penyalahgunaan dadah apabila kadar
pengambilan dadah bertambah, menuruskan borang UPU apabila berlaku kesilapan mengisi
borang UPU, pegawai penguatkuasaan kesihatan apabila timbul isu merokok, guru diberi kuasa
tambahan polis apabila berlaku masalah jenayah remaja yang membimbangkan, dan lain-lain
lagi.

Bebanan tanggungjawab ekoran berlakunya perubahan dasar dan pimpinan tertinggi –

Masalah timbul akibat ketidakseragaman kaedah penyaluran maklumat dari Kementerian,
Jabatan Pendidikan dan PPD kepada sekolah.

Kurang Sokongan Komuniti Setempat – Terdapat sesetengah komuniti yang tidak

memberikan kerjasama yang sepenuhnya kepada pihak sekolah dalam hal-hal yang berkaitan
dengan perkhidmatan pelajar. Keadaan ini bukan sahaja menyebabkan sekolah dilihat berperanan
secara solo untuk meningkatkan kualiti sebaliknya akan terus menambahparahkan lagi masalah
yang wujud.

Komitmen staf kumpulan – Terdapat sesetengah staf kumpulan yang dipertanggungjawabkan

untuk mengendalikan tugas tidak dapat menunjukkan komitmen yang tinggi khususnya bidang-
bidang tugas yang berisiko tinggi seperti disiplin.

Gaya kepimpinan pemimpin atasan/pengetua – Pengetua pada dasarnya adalah pemimpin

utama dalam kurikulum, hal ehwal murid dan ko-kurikulum. Sekiranya kepimpinan pengetua
tidak berkesan sudah pasti akan memberi implikasi terhadap pengurusan dalam sektor-sektor
yang ada di sekolah termasuk HEM.

Ketiadaan perkembangan profesional dan kompleksiti cabaran pendidikan.

Pengurus HEM tidak banyak diberi peluang untuk meningkatkan tahap profesionalisme mereka
sedangkan cabaran pendidikan yang terpaksa dihadapi semakin kompleks dan tuntutan terhadap
kualiti semakin mendesak. Satu perkara yang perlu difikirkan ialah kebanyakan pengurus HEM
bukanlah dilatih secara formal dalam bidang berkenaan sebaliknya dilantik berdasarkan
kekananan dan prestasi kerja yang tinggi. Akibatnya mereka terpaksa mempelajari kemahiran-
kemahiran baru sendiri melalui pekeliling, buku dan pengalaman diri sendiri dan penjawat lain.
Justeru itu program perkembangan profesional mereka haruslah diarah kepada
mempertingkatkan kemahiran untuk keberkesanan tugas HEM. Oleh itu latihan komprehensif
berkaitan pengurusan HEM perlu didedahkan kepada personel yang akan dilantik ke jawatan
berkenaan supaya wujud keberkesanan yang berkualiti apabila malaksanakan tangungjawab
berkenaan di sekolah.

Kesimpulan

Pengurusan HEM di sekolah sebenarnya memainkan fungsi yang amat penting sejak lama dahulu
yang akan menentukan keberkesanan keseluruhan instituti sekolah itu sendiri. Keberkesanan
pengurusan HEM sepertimana yang difokuskan oleh Dato’ Dr. Abdul Shukur Abdullah, Ketua
Pengarah Pendidikan Malaysia iaitu pengurusan sekolah yang berkesan dan berwatak serta
sasaran pendidikan negara untuk mengangkat martabat pendidikan bertaraf dunia menunjukkan
bahawa usaha sekolah untuk mengkoordinasikan setiap bidang HEM dan sentiasa melaksanakan
penambahbaikan keseluruhan kualiti kehidupan pelajar adalah amat diperlukan. Dengan
bertambahnya tanggungjawab dan jangkaan yang amat tinggi terhadap pendidikan selaras
dengan misi dan falsafah pendidikan negara sendiri menuntut semua personel yang terlibat dalam
pengurusan HEM sentiasa berubah ke arah yang lebih baik dan berkesan. Sekiranya mereka
gagal dalam melaksanakan fungsi-fungsi yang telah dibincangkan sebelum ini sudah pasti akan
menimbulkan masalah untuk mencapai objektif yang diimpikan.

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID DI SEKOLAH :

Satu Pengenalan dan Aplikasi

 Oleh:

Azman bin Hj. Adnan

Penolong Kanan (HEM)

Sekolah Menengah Kebangsaan Adela

Pengenalan

Pengurusan Hal-Ehwal Murid (HEM) merupakan satu bidang yang penting di sekolah.
Sekiranya tidak dikendalikan dengan baik ia akan mencacatkan dan menjejaskan
perjalanan dan prestasi sekolah itu sendiri. Dengan adanya permintaan dan harapan yang
tinggi di kalangan murid/pelajar dan masyarakat seluruhnya terhadap kemampuan
sekolah, pengurus atau pemimpin sekolah seharusnya memainkan peranan yang lebih
daripada hanya menjalankan fungsi pentadbiran dan penyelenggaraan.
Pengurus/pemimpin sekolah mesti berupaya menjadi penggerak dan penggalak perubahan
untuk mempengaruhi ahli-ahli dalam sekolah menuju ke arah kecemerlangan. Ini kerana
pelajar-pelajar merupakan aset negara masa depan. Jatuh bangunnya negara bergantung
kepada kualiti tenaga manusia yang dihasilkan oleh pendidikan. Untuk membantu
individu supaya seimbang dari segi jasmani, emosi, rohani, dan intelek (J.E.R.I)
sebagaimana yang tercerna dalam Falsafah Pendidikan Negara (FPN) bukanlah satu
perkara yang mudah. Di peringkat sekolah ia berkehendakkan satu perancangan yang
lebih berstruktur dan strategik untuk memastikan sesebuah sekolah itu memenuhi ciri-ciri
instituti yang berjaya dalam bidang akademik dan bukan akademik. Oleh itu untuk
mencapai hasrat ini, jawatan khas Guru Penolong Kanan (HEM) telah diwujudkan di
sekolah bagi membantu pihak pentadbir (guru besar/pengetua) dalam memainkan
peranan sebagai pemaju, pembina, pembantu, perancang, pemudahcara, penyelaras,
pengawal, penawar, dan kaunselor kepada ahli-ahli di bawah pengawasannya khususnya
pelajar-pelajar.

Siapakah Pelajar-Pelajar Sekolah?

Pelajar-pelajar sekolah terdiri daripada mereka yang berumur antara 7 hingga 18 tahun.
Pelajar-pelajar sekolah rendah ialah mereka yang berumur antara 7 hingga 12 tahun
manakala pelajar sekolah menengah pula berumur antara 13 hingga 18 tahun. Mengikut
ahli-ahli psikologi, kanak-kanak atau pelajar-pelajar yang berada pada setiap peringkat
umur mesti melaksanakan tugas perkembangan masing-masing. Kegagalan memenuhi
tugas perkembangan pada sesuatu peringkat boleh menjejaskan perkembangan kanak-
kanak atau pelajar-pelajar pada peringkat perkembangan seterusnya. Pengurus-pengurus
di peringkat sekolah mestilah memahami diri pelajar sebagai organisme yang berkembang
dan kompleks. Mereka menghadapi pelbagai masalah dan cabaran yang kompleks dalam
proses perkembangan diri dan memerlukan bantuan serta bimbingan daripada guru-guru
di sekolah.
Konsep Pengurusan dan Pengurusan Hal Ehwal Murid

Menurut Peter F. Drucker, pengurusan boleh ditakrifkan sebagai proses sosial yang
dibentuk untuk memberikan kerjasama, penglibatan, campur tangan dan penyertaan
orang lain ke arah pencapaian yang lebih berkesan terhadap sesuatu objektif yang
ditetapkan.

Jaafar Muhammad (1988) pula mendefinisikan pengurusan sebagai satu proses

mengagihkan input-input organisasi (termasuk sumber ekonomi dan sumber kakitangan)
dengan cara perancangan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawalan untuk tujuan
mengeluarkan output (perkhidmatan) yang diperlukan oleh pelanggan-pelanggan supaya
objektif organisasi tercapai.

Oleh itu, berlandaskan konsep asas pengurusan, pengurusan HEM merupakan satu proses
pengendalian resos-resos sama ada manusia atau fizikal dengan tujuan untuk mencapai
matlamat dan objektif pada tahap yang memuaskan. Dalam waktu yang sama ianya dapat
memberikan rasa kepuasan, semangat kerjasama dan disiplin yang tinggi di kalangan ahli-
ahli dan semua pihak yang terlibat dalam instutiti sekolah sama ada pentadbir, pelajar,
guru, kakitangan sokongan, ibu bapa, dan masyarakat.

Dalam istilah yang mudah pengurusan HEM adalah proses-proses yang berhubungkait
dengan:

i. Perancangan kerja atau program bagi murid/pelajar

ii. Pengelolaan murid/pelajar dan program secara berkesan

iii. Pemilihan cara atau kaedah yang berkesan dalam pengurusan organisasi

iv. Penyeliaan dan penyelarasan aktiviti-aktiviti

v. Pengawalan, penilaian prestasi murid/pelajar dan penilaian program

Ada juga yang melihat proses pengurusan HEM tersebut dari aspek:

i. Perancangan (planning)

Proses menentukan objektif dan cara operasi untuk

aktiviti-aktiviti HEM yang dijalankan bertujuan untuk mencapai

matlamat dengan cara yang paling berkesan.

ii. Pengelolaan (Organising)

Pengumpulan resos-resos sama ada manusia atau bukan manusia

dan pembentukan prosedur dalam menguruskan program HEM.

iii. Pentadbiran/Memimoin (Leading)

Merangkumi kepemimpinan, motivasi, penyeliaan, dan penyelarasan

terhadap program/rancangan HEM berkenaan.

iv. Pengawalan/Pemulihan (Controlling)

Ini berkait dengan laporan, maklumbalas, tindak ikut untuk

memperbaiki rancangan HEM yang dilaksanakan.

Sejarah Perkhidmatan HEM/Personalia di Sekolah

Di negara barat seperti Amerika dan Syarikat, pengurusan personalia pelajar yang lebih
dikenali sebagai Perkhidmatan Bantuan (student services) atau Perkhidmatan Personelia
Pelajar (student personnel services) pada awal 1920-an yang bermula di instituti pengajian
tinggi dan kemudiannya berkembang pula sehingga ke peringkat sekolah. Dengan
berpegang kepada pendapat bahawa sedangkan mahasiswa di pengajian tinggi yang lebih
dewasa pun memerlukan perhatian dalam aspek peribadi, kanak-kanak di sekolah
tentulah lebih memerlukan perhatian dalam aspek-aspek yang disebutkan. Nordin
(1993:17) memetik kandungan buku Sturtevant dan Hayes (1930) yang menyatakan
bahawa aspek perkhidmatan yang disediakan oleh pekerja personelia murid di barat pada
peringkat awal meliputi bimbingan pelajaran dan pekerjaan, pelanggaran disiplin, moral,
hal-hal sosial, masalah kesihatan tubuh badan dan faktor ekonomi yang menganggu
kehidupan sebagai pelajar. Nama-nama jawatan yang pernah dicatatkan dalam Education
Research Bulletin pada awal sejarah perkhidmatan ini termasuklah pegawai penjaga
kedatangan murid, guru pelawat, ahli psikologi sekolah, ahli psikitri sekolah, penyelia dan
pegawai kesihatan sekolah.

Seperti juga di negara-negara barat, di Malaysia, perkhidmatan hal ehwal pelajar secara
rasmi juga dimulakan di peringkat universiti iaitu pada penghujung tahun 1960-an dan
awal 70-an ekoran gerakan agresif para mahasiswa universiti dan kemudiannya kerajaan
mewujudkan Akta Universiti dan Kolej Universiti (AUKU) yang mewujudkan jawatan
Timbalan Naib Canselor Disiplin buat pertama kalinya yang kemudiannya diubah kepada
Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar).

Di peringkat sekolah, perkhidmatan yang secara konsepnya termasuk di bawah ruang

lingkup personalia murid telah lama wujud. Tugas menjaga disiplin pelajar sebenarnya
telah wujud menyamai sejarah pendidikan formal pendidikan di Malaysia itu sendiri.
Perkhidmatan bimbingan dan kaunseling pula wujud pada awal tahun 1960-an.
Bagaimanapun perkhidmatan `hal ehwal murid’ secara formal adalah fenomena awal
tahun 1980-an. Jawatan Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid) hanya diisi dan diwujudkan
oleh Kementerian Pelajaran pada awal tahun tersebut. Ini meliputi semua sekolah
menengah hingga ke sekolah rendah.

Rasional perkhidmatan Hal Ehwal Murid di Malaysia

Nordin Kardi (1993) menyatakan terdapat 2 jenis rasional kewujudan pengurusan hal
ehwal murid diwujudkan di semua jenis instituti pendidikan di Malaysia iaitu:

(i) Rasional tersembunyi - berunsur politik

(ii) Rasional terbuka - berunsur pendidikan

Rasional tersembunyi, walaupun tidak nyata tetapi dapat dirasakan oleh masyarakat
umum. Malaysia yang rakyatnya majmuk mewujudkan jurang dari segi ekonomi pada
tahun-tahun sebelum 1970-an. Peristiwa 13 Mei 1969 telah membawa perubahan dalam
corak pengurusan pendidikan. Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 kemudiannya
diwujudnya yang seterusnya jawatan Timbalan Naib Canselor (HEP) wujud di universiti.

Rasional terbuka pula menggambarkan kemunculan pengurusan hal ehwal pelajar sebagai
memenuhi cita-cita murni pendidikan. Faktor bilangan pelajar yang semakin bertambah
di semua peringkat instituti pendidikan, keperluan pelajar terhadap perkhidmatan yang
lebih bertanggungjawab dan profesional dan melaksanakan konsep-konsep dan amalan
baru dalam dunia pendidikan, sering disebut sebagai rasional yang mendorong penyediaan
dan seterusnya pengurusan dalam hal ehwal murid berkenaan.

Sekolah dikatakan bertanggungjawab menyediakan suasana pendidikan yang kondusif

dari aspek sosial, fizikal dan kerohanian. Suasana sedemikian dikatakan begitu perlu
untuk membina `scholarship’ di sekolah. Pengurusan informal yang diberikan oleh guru
biasa secara tidak formal dikatakan tidak lagi mampu diteruskan bahkan tidak lagi `cost
effective’. Dengan rasional ini, diwujudkan pentadbiran hal ehwal murid atau pelajar
disemua peringkat instituti pendidikan termasuk sekolah.

Falsafah dam Fungsi Pengurusan HEM Di Sekolah.

Menurut Williamson dan Sarbin (1940) perkhidmatan hal ehwal murid hendaklah
merangkumi falsafah pendidikan yang holistik, falsafah demokrasi yang mengiktiraf harga
diri setiap individu, keunikan dan kompleksnya masalah pelajar, keperluan pelajar
terhadap pertolongan profesional dan keperluan terhadap usaha menghindar atau
pencegahan masalah.

Nordin (1993:18) pula memetik pandangan dalam tulisan Mueller (1961) yang
menggariskan falsafah pengurusan murid iaitu:
The uniqueness of individuals is recognized.

Each individual must be treated as a functioning whole.

A Student Personel program must be developed based on the individual’s current drivers,
interest, and needs, that is appropriate for any particular school.

Pengurusan Hal Ehwal Murid atau personalia pelajar dalam konteks negara Malaysia
pula pada asasnya mestilah bertunjangkan kepada Falsafah Pendidikan Negara (FPN) dan
Dasar Pendidikan Kebangsaan (DPK). Dengan kata-kata lain, pengurusan HEM yang
dikendalikan dalam semua instituti pendidikan termasuklah di sekolah hendaklah
dilaksanakan berpandukan falsafah, dasar, aspirasi dan sistem pendidikan di negara ini.
Berdasarkan pegangan falsafah ini, maka segala urusan berkaitan perkhidmatan dan
pengurusan Hal Ehwal Murid bukan sahaja bertepatan dengan matlamat sekolah, tetapi
juga matlamat negara.

Berdasarkan asas falsafah itu, digariskan beberapa prinsip asas pentabiran HEM iaitu:

Keseluruhan tugas pengurusan HEM hendaklah difahami dan dipecahkan kepada

komponen-komponennya. Pengurus HEM hendaklah mengkaji fungsi-fungsinya secara
mendalam dan berusaha mendapatkan pengalaman melaksanakannya.

Tanggungjawab melaksanakan fungsi-fungsinya yang khusus hendaklah diserahkan

kepada personel yang berkelayakan.

Setiap staf hendaklah bekerja mengikut tahap kepandaian dan kemampuannya yang
maksimum.

Walaupun guru-guru lain juga perlu dilibatkan bagi melaksanakan pengurusan HEM,
sesebuah sekolah itu hendaklah mempunyai tenaga yang berkepakaran.

Pakar dalam bidang ini elok menumpukan usaha mengajar guru lain dan menolong
mereka tumbuh dan berkembang sendiri bagi memenuhi keperluan murid.

Setiap staf hendaklah diberi orientasi terhadap tugas dan tanggungjawab dengan
secukupnya.

Ia hendaklah mengendalikan aktiviti yang sampai kepada setiap pelajar.

Hendaklah ada sistem yang membolehkan setiap pelajar mempunyai hubungan yang rapat
dengan sekurang-kurangnya seorang guru.

Aktiviti-aktiviti berkelompok hendaklah dilaksanakan.

Peranan dan pembahagian tugas staf hendaklah disediakan dengan jelas.

Saiz pentadbiran HEM hendaklah berpadanan dengan saiz keperluan sesebuah sekolah itu
sendiri.

Hubungan dengan badan-badan di luar instituti pendidikan hendaklah diadakan.

Hubungan dengan NGO dan pelbagai jabatan kerajaan misalnya, mampu menyediakan
pilihan aktiviti yang sangat luas. Ia kerap kali dapat membantu mempermudahkan
prosedur kerja yang memerlukan urusan dengan pihak luar.

Fungsi-fungsi pengurusan HEM di sekolah pula dapat dilihat seperti berikut:

mengenalpasti potensi pelajar dan memupuknya hingga ke tahap cemerlang.

memberikan khidmat bantuan kepada pelajar yang bermasalah.

mengelolakan program latihan kepemimpinan dan organisasi pelajar.

mengendalikan program orientasi pelajar.

memberi galakan dan pedoman berdikari.

mendedahkan pelajar terhadap sumber-sumber pengetahuan masyarakat.

mengeratkan hubungan antara instituti pendidikan dengan masyarakat dan ibu bapa.

mengorientasikan pandangan ibu bapa supaya secocok dengan matlamat pendidikan

negara.

merancang dan melaksanakan program kendiri untuk mengenal kelemahan dan kekuatan
diri.

mengatur dan mengelola aktiviti untuk mencapai kecemerlangan diri.

Prinsip dan Strategi Pengurusan HEM di Sekolah.

Prinsip dan strategi dalam pengurusan HEM di sekolah amatlah mustahak demi mencapai
keberkesanan sesuatu program khususnya untuk membina sahsiah pelajar. Prinsip yang
tepat dan praktikal pasti akan dapat menentukan halatuju pengurusan sesuatu program.
Kawalselia dan penyelarasan juga akan dapat mengurangkan masalah. Jadi beberapa
prinsip yang sesuai untuk menentukan pengurusan HEM berasaskan kepada satu sistem
yang terancang dan teratur. Di antara prinsip-prinsip pengurusan HEM yang sesuai ialah:

Perancangan jadual kerja yang rapi mengikut jangka pendek dan jangka panjang.

Pengelolaan program secara terperinci bagi menentukan kejayaan.

Penggunaan staf secara optimum dengan memupuk semangat mereka ke tahap tertinggi.
Pengarahan kerja staf bagi menjamin kelicinan perjalanan organisasi.

Penyelarasan aktiviti untuk mengawal pembaziran masa, tenaga dan peruntukan.

Pengawalan belanjawan mengikut prinsip penggunaan minimum untuk mendapatkan

hasil yang maksimum

Proses penilaian program secara objektif.

Strategi pengurusan HEM pula akan menentukan dan menjamin keberkesanan sesuatu
program atau tindakan yang akan diambil. Tanpa strategi pengurusan, mungkin sukar
bagi sesuatu organisasi untuk mencapai matlamatnya. Pengurusan HEM yang
menggunakan teori dan model yang sesuai dapat menentukan ketepatan tindakan strategi.
Di antara beberapa strategi yang perlu diambilkira ialah penggunaan pelbagai teori dan
model termasuklah:

Penggunaan teori motivasi bagi menggerakkan pelajar.

Penggunaan teori kepimpinan bagi mewujudkan ciri-ciri kepimpinan di kalangan pelajar.

Pengunaan teori pengurusan supaya rancangan pemupukan personaliti pelajar mencapai

keberkesanannya.

Pengunaan teori tingkahlaku untuk mengubah sikap pelajar ke arah yang positif.

Penggunaan teori kaunseling untuk membantu dan membimbing pelajar dalam pelbagai
aspek dan penguraian masalah.

Penggunaan teori pengajaran dan pembelajaran bagi memudahkan penerapan sesuatu

program yang bermatlamat.

Penggunaan model-model disiplin untuk membantu menyelesaikan pelbagai masalah

disiplin yang berkaitan dengan pelajar.

Penggunaan model-model latihan untuk menyemai, memupuk dan membentuk personaliti

dan tingkahlaku serta jiwa insan pelajar yang harmonis.

Objektif Pengurusan Hal Ehwal Murid

Objektif Pengurusan Hal Ehwal Murid dapat dibahagikan kepada 4 bahagian iaitu:-

Objektif Masyarakat

Masyarakat memerlukan sumber tenaga manusia yang berkualiti dan cemerlang bagi
memenuhi keperluan tenaga kerja dalam masyarakat sama ada bekerja dalam sektor
awam, swasta atau bekerja sendiri.
Objektif Sekolah

Sekolah mempunyai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan dari segi pencapaian
akademik dan non-akademik. Pelajar-pelajar dalam konteks ini

dikehendaki berusaha bagi mencapai matlamat dan objektif yang ditetapkan oleh pihak
sekolah.

Objektif Fungsian

Sekolah dan pelajar-pelajarnya mesti memainkan fungsinya dengan sebaik mungkin

supaya proses pendidikan, penerapan nilai-nilai dan sosialisasi dapat berjalan dengan baik
dan lancar. Pengurus Hal Ehwal Murid sebagai satu unit perlu memainkan fungsinya
supaya sekolah berjalan dengan lancar.

Objektif Peribadi Pelajar

Pelajar sebagai individu mempunyai objektf yang tertentu di dalam proses pembelajaran
di sekolah. Cita-cita dan harapan setiap pelajar perlu dipenuhi oleh pihak sekolah sama
ada bagi tujuan akademik mahupun kerjaya pada masa hadapan.

Personel Dalam Pengurusan HEM

Personel adalah komponen yang paling penting dalam sesuatu organisasi. Kualiti
pengurusan sesebuah organisasi dan keluarannya bergantung terus kepada kualiti
personelnya. Oleh yang demikian, semua personel dalam pengurusan HEM sama ada
profesional atau bukan profesional hendaklah sentiasa segar dari segi pengetahuan dan
latihan mereka. Terdapat beberapa ciri kualiti yang perlu ada pada personel HEM
daripada Pengetua, Pen. Kanan HEM, kaunselor dan staf –staf yang lain iaitu:

Komited terhadap pengurusan HEM.

Berkemahiran mengenalpasti dan memahami permasalahan pelajar dan

menyelesaikannya.

Berpengalaman memahami perkembangan personaliti pelajar.

Berinisiatif untuk menjayakan pengurusan HEM.

Berupaya mewujudkan suasana yang selamat dan kondusif untuk aktiviti pengajaran dan
pembelajaran (P & P)

Oleh itu seseorang pengurus HEM perlu memiliki kemahiran konseptual, kemahiran
manusia dan kemahiran teknikal untuk mempersiapkan diri mengelolakan hal-hal yang
berkaitan dengan pengurusan HEM di sekolah.
 

Unit Hal Ehwal Murid di Sekolah

Unit Hal Ehwal Murid (HEM) atau di sesetengah sekolah dinamakan seperti Majlis HEM,
Unit Personalia Pelajar dan lain-lain yang membawa konotasi yang sama adalah satu unit
yang diwujudkan di bawah pengelolaan Penolong Kanan (HEM) di sekolah-sekolah untuk
menguruskan perkhidmatan hal ehwal murid.

Peranan utama unit ini mengendalikan pelbagai program dan perkhidmatan serta
pengurusan yang tersirat dalam kurikulum sekolah sama ada berupa akademik atau ko-
kurikulum iaitu:

Merancang program aktiviti dan teknik pelaksanaan semua aktiviti untuk per kembangan
sahsiah pelajar.

Menyelaras, menyelia dan menilai pelaksanaan aktiviti pelajar.

Mempertingkatkan akhlak dan nilai hidup pelajar, membina personaliti dan membentuk
sikap pelajar yang positif dan progresif.

Mengawasi keselamatan, menjaga kesihatan dan memelihara kebajikan pelajar.

Membina semangat kasih sayang kepada diri sendiri, ibu bapa, agama dan negara.

Untuk menjayakan pengelolaan program dan perkhidmatan HEM berkenaan, unit ini
biasanya mempunyai struktur organisasi yang tertentu yang diubahsuai dan ditambah
mengikut keperluan di sekolah-sekolah berkenaan. Rajah 1 dan 2 di bawah dapat
menunjukkan contoh struktur asas unit HEM yang mempunyai beberapa bahagian di
bawah kawalannya dan setiap bahagian atau bidang ini mempunyai objektif, dasar,
pelaksanaan dan kumpulan sasaran masing-masing.

Rajah 1 : Struktur Organisasi Sekolah Menengah Gred A

Rajah 2 : Struktur & Bidang-Bidang Dalam Pengurusan HEM

 MAJLIS HAL EHWAL PELAJAR

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN ADELA (SEMEKA)

KOTA TINGGI, JOHOR

Pengerusi : Tn. Hj. Sufaat bin Tumin (Pengetua)

Timb. Pengerusi : En. Azman bin Adnan (Pen. Kanan HEM)

Naib Pengerusi 1 : En. Mohamad bin Mahadi (Pen. Kanan 1)

Naib Pengerusi 2 : En. Sairi bin Jasman (Penyelia Petang)

Setiausaha : En. Mohd. Fodzi Osman

Kaunselor Pelajar : En. Md. Noor Marzuki

Guru Kanan Disiplin (Pagi) : En. Tukiman Sarmin

Guru Kanan Disiplin (Petang): En. Sinin Mokreh

Penyelaras Pengawas (Pagi) : En. Rosli A. Hamid

Penyelaras Pengawas (Petang): En. Norazmi Md. Bandi

Penyelaras Dokumen Pelajar : Pn. Sharidatul Mohamad

Penyelaras Biasiswa

dan Simpanan : Pn. Hamisah Eahsan

Penyelaras SPBT : En. Salem Amir

Penyelaras Perangkaan

Harian/Enrolmen Murid : Pn. Rusnani Fadzil

Penyelaras Kesihatan Murid : Pn. Raimah Omar

Penyelaras Keselamatan &

Pencegahan Kebakaran : En. Hilmi Azani Hussin

Penyelaras papan Kenyataan

& Maklumat Sekolah : Cik Wizanatunisa Sairi

Penyelaras Kantin Sekolah : Pn. Faizah wahaid

Penyelaras Asrama Bistari : En. Misran Siatas

Penyelaras Buletin/Majalah : En. Mohd. Ibrahim Mohamad

Penyelaras Tingkatan : En. Johar Ahmad

Penyelaras Register Murid : Cik Rohayah Darmawan

Penyelaras Kepimpinan &

Pengembangan Motivasi : En. A. Wahab Awang

Penyelaras Badan Kebajikan

Murid (BAKESMA) : Cik Mahanom Sulaiman

Penyelaras Koperasi : YM Raja Zainarabidin Raja Zailon

Rajah 3 : Contoh Struktur Organisasi Unit HEM di Sekolah

Program Hal Ehwal Murid Di Sekolah

Pelaksanaan program atau aktiviti HEM di sekolah adalah berasaskan bidang-bidang

yang terangkum dalam unit HEM itu sendiri meliputi kebajikan pelajar dan ko-
kurikulum.

1. Matlamat Program HEM

Antara matlamat program hal ehwal murid ialah:

Membantu dalam perkembangan diri murid/pelajar supaya

berfungsi sebagai individu yang seimbang.

Memupuk semangat berdikari.

Memupuk semangat kerjasama dan kekitaan.

Membantu merancang hidup yang lebih bermakna dan berkesan.

Memberi dorongan dan motivasi dan semua aspek.

Meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam bidang-bidang ilmu yang berbagai-

bagai.

Memperkembangkan potensi dan kebolehan ke tahap maksima.

Membantu murid/pelajar meringankan masalah yang dihadapi.

Menyedarkan murid/pelajar tentang pentingnya hidup bermasyarakat.

Menyuburi potensi kepemimpinan di kalangan murid/pelajar

2. Elemen-elemen penting dalam program HEM:

i. Menyelesaikan masalah

ii. Membuat keputusan

iii. Hubungan manusia

iv. Komunikasi yang efektif

Model-model Program HEM

Antara model-model yang biasanya digunakan untuk melaksanakan program-program

HEM adalah seperti berikut:

Program menyeluruh - melibatkan murid/pelajar atau ahli. Contoh: program orientasi

pelajar.

Program perkembangan, pemulihan dan pembaikan - secara individu atau kumpulan.

Contoh: program peningkatan disiplin PINTAS.

Program pengajaran (instructional). Contoh: program 5 minit anti-dadah dalam P&P.

Program terbuka - melibatkan agensi-agensi luar. Contoh: pameran pendidikan, latihan
kebakaran.

Program Bersepadu - integrasi program-program atau aktiviti. Contoh: program motivasi,

perkhemahan dan lain-lain.

Jenis-jenis Program HEM

Terdapat banyak program HEM yang dilaksanakan di sekolah. Antaranya adalah seperti
berikut:

(a) Orientasi/suaikenal

(b) Penyebaran maklumat

© Kajian/penyelidikan misalnya menyelesai masalah disiplin pelajar atau prestasi pelajar

(d) Bimbingan pelajaran dan kemahiran

(e) Bimbingan kerjaya/vokasional

(f) Khidmat konsultasi - kepada pelajar, guru dan ibu bapa

(g) Bimbingan kerohanian dan psikososial (perkembangan diri)

(h) latihan kepemimpinan - kepada pengurus dan pemimpin kelab/persatuan

(i) Latihan kejurulatihan di kalangan pelajar

(j) Program kesedaran keselamatan

Program keceriaan sekolah

Pendidikan Pencegahan Dadah/Merokok/Aids

Kursus-Kursus Motivasi/Bina Insan/Kepimpinan

Pameran/kempen-kempen

(o) Kaunseling

(p) Program komuniti

(q) Program pemulihan.

 
5. Perancangan Program HEM

Perkara-perkara berikut biasanya adalah antara perkara yang diberi

pertimbangan untuk melaksanakan program-program HEM sesuai dengan tuntutan

untuk ke arah keberkesanan dan kualiti perkhidmatan HEM di sekolah.

(a) Penubuhan jawatankuasa - guru, murid atau ibu bapa

(b) Kajian keperluan (luaran dan dalaman)

© Jenis program dan rasional

(d) Matlamat & objektif program

Kemudahan resos - manusia dan fizikal

(f) Kekangan-kekangan yang ada

(g) Alternatif pemilihan

(h) Proses dan strategi pelaksanaan

(i) Polisi, peraturan, dan prosedur

(j) Masa (menentukan takwim sekolah untuk mengetahui tempoh yang bersesuaian dengan
program HEM).

(k) Kaedah penyeliaan & pengawalan

(l) Jenis dan kaedah penilaian - terhadap kualiti program dan prestasi murid/pelajar

(m) Tindakan susulan - program pemulihan dan pengayaan untuk penambaikan.

Ciri-ciri Pengurus HEM Yang Berkesan

Pengurus HEM yang merupakan personel penting dalam menentukan keberkesanan dan
kualiti pengurusan dan program-program HEM. Oleh itu mereka perlu memiliki beberapa
ciri seperti berikut:

(a) Mempunyai pengetahuan dalam asas-asas pengurusan

(b) Mudahlentur (fleksibel)

© Sentiasa bersedia menjalankan tugas

(d) Mempunyai pengetahuan dalam bidang analisis masalah

(e) Mempunyai siat-sifat kepemimpinan

(f) Mampu memberi dorongan yang membina

(g) Mempunyai kemahiran dalam bidang perhubungan manusia

(h) Boleh berkomunikasi dengan efektif

(i) Mempunyai kemahiran kejurulatihan dan kepegawaian

(j) Mempunyai pengetahuan dalam domain kognitif, psikomotor, efektif, dan kerohanian.

(k) Kreatif dan kritikal

(l) Mempunyai pegangan yang tugas itu adalah satu amalan

(m) Mempunyai sifat terbuka

(n) Sihat dan bertenaga

Senarai Tugas Guru Penolong Kanan II

Sekolah Rendah

Mukadimah

Guru Penolong Kanan II bertanggungjawab kepada Guru Besar untuk mencapai Dasar
Pendidikan Kebangsaan. Guru Penolong Kanan II bertanggungjawab mempertingkatkan
disiplin kebajikan murid, dan penerapan nilai-nilai murni.

1. Bidang Tugas

1.1 Menjalankan tugas-tugas Guru Besar semasa ketiadaan Guru Besar dan Guru
Penolong Kanan I

1.2 Mengajar sebilangan waktu mengikut arahan Guru Besar

1.3 Bertanggungjawab kepada Guru Besar dalam pengurusan dan pentadbiran Hal-Ehwal
Murid.

1.4 Membantu Guru Besar dalam pentadbiran sesi petang bagi sekolah-sekolah yang
mempunyai sesi petang.
1.5 Membantu Guru Besar menyelia dan menilai aktiviti hal-ehwal murid.

1.6 Membantu Guru Besar dalam semua aspek perancangan dan pengurusan sekolah.

2. Senarai Tugas

2.1 Disiplin

a. Menentukan penerapan amalan-amalan dan nilai-nilai yang murni.

b. Memastikan undang-undang dan peraturan-peraturan sekolah dikuatkuasakan.

c. Mengambil tindakan yang sesuai terhadap kes-kes murid yang melanggar peraturan-
peraturan tatatertib dan salahlaku.

d. Menyelaras dan menyediakan rekod disiplin dan laporan murid.

e. Guru Penasihat Lembaga Pengawas Sekolah.

2.2 Bimbingan dan Kaunseling

a. Merancang dan menyelaras pelaksanaan program bimbingan dan kaunseling.

b. Menyelaras dan menyediakan rekod bimbingan dan keunseling murid dan menyediakan
laporan yang diperlukan.

c. Merancang dan melaksanakan program kebajikan dan orientasi bagi murid-murid

baru.

2.3 Kesihatan dan Kebajikan Murid

a. Menguruskan kemudahan rawatan murid.

b. Memastikan program-program kesihatan murid dijalankan dengan sempurna seperti

menguruskan Kad 001/002, PKS 1/PKS 2 dan Kad Tenaga Asas.

c. Menyelaras penyeliaan yang berkaitan dengan kantin sekolah.

d. Menyelaras segala aktiviti kesihatan dan kebersihan murid.

e. Melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan Rancangan Amalan Makanan dan

Pemakanan, Projek Susu dan lain-lain rancangan bantuan dan kebajikan murid.
f. Memastikan langkah-langkah keselamatan semasa berada di sekolah sentiasa
dilaksanakan.

2.4 Skim Pinjaman Buku Teks

a. Menyelaras hal-hal pengeluaran, pengambilan, pengagihan dan hapuskira.

b. Menguruskan kutipan-kutipan data, mengawal buku-buku stok dan mengawal bilik

Buku Bantuan.

c. Menyediakan anggaran belanjawan mengurus skim pinjaman buku teks.

3. Pentadbiran

3.1 Mengurus dan mengemaskini Rekod Pendaftaran Murid

3.2 Menyemak Buku Kedatangan Harian Murid sidang pagi

3.3 Mengurus kemasukan dan penempatan murid.

3.4 Mengurus pertukaran murid.

3.5 Mengurus surat akaun, sijil-sijil murid, surat-surat pengesahan dan pengedaran sijil-
sijil berhenti sekolah.

3.6 Menyemak buku/kad kemajuan murid dan jadual markah.

3.7 Membantu menyediakan anggaran belanjawan sekolah.

4. Pengawasan Asrama (Jika ada)

4.1 Menentukan sistem kemasukan dan penempatan pelajar ke asrama.

4.2 Membantu di dalam pemilihan dan penyeliaan warden-warden asrama.

4.3 Menyelaras hal-hal pembelajaran dan menentukan langkah-langkah keselamatan

asrama.

4.4 menyelaras penyeliaan kebersihan dan mewujudkan keceriaan asrama.

4.5 Menyelaras penyeliaan hal makanan dan dapur.

4.6 Menyelaras pengawasan hal-hal kesihatan penghuni asrama.

4.7 Membantu dalam urusan sebutharga/tender makanan asrama sekolah.

4.8 Memastikan bahawa kemudahan dan penyertaan penghuni asrama dalam aktiviti
riadah dan kokurikulum diadakan.

4.9 Menyelaras segala jenis pungutan wang dan pembayaran yang berkaitan dengan
asrama.

4.10 Penasihat Lembaga Pengawas Asrama.

5. Tugas-tugas Lain

5.1 Menganggotai jawatankuasa-jawatankuasa yang diluluskan oleh Guru Besar dari masa
ke semasa.

5.2 Melaksanakan arahan-arahan dan tugasan-tugasan lain yang diberikan oleh Guru
Besar dari masa ke semasa.

Senarai Tugas Penolong Kanan

(Hal Ehwal Murid) Sekolah Menengah

Mukadimah

Penolong Kanan Hal-Ehwal Murid bertanggungjawab kepada Pengetua untuk mencapai

Dasar Pendidikan Kebangsaan. Penolong Kanan Hal-Ehwal Murid bertanggungjawab
mempertingkatkan kebajikan murid, aktiviti kokurikulum dan penerapan nilai-nilai
murni.

1. Bidang Tugas

1.1 Menjalankan tugas-tugas Pengetua semasa ketiadaan Pengetua dan Penolong Kanan.

1.2 Mengajar sebilangan waktu mengikut arahan Pengetua.

1.3 Bertanggungjawab kepada Pengetua dalam hal-hal Pendidikan Jasmani, Kokurikulum,

Disiplin dan Kaunseling, Keselamatan dan Kebajikan Murid, Buku Teks, Biasiswa dan
Bantuan Kewangan, Penerbitan dan Percetakan, Perayaan Sekolah, Koperasi Sekolah,
Kantin Sekolah dan Pengawasan Asrama (jika ada).

1.4 Membantu Pengetua dalam pentadbiran sesi petang bagi sekolah-sekolah yang
mempunyai sesi petang.
1.5 Membantu Pengetua menyelia dan menilai seperti dalam 1.3 di atas.

1.6 Membantu Pengetua dalam semua aspek perancangan dan pengurusan sekolah.

2. Senarai Tugas

2.1 Disiplin

a. Menentukan penerapan amalan-amalan dan nilai-nilai yang murni.

b. Memastikan undang-undang dan peraturan-peraturan sekolah dikuatkuasakan.

c. Guru Penasihat Lembaga Pengawas Sekolah.

d. Mengambil tindakan yang sesuai terhadap kes-kes murid yang melanggar peraturan-
peraturan tatatertib dan salahlaku.

e. Menyelaras dan menyediakan rekod disiplin dan laporan murid.

2.2 Bimbingan dan Kaunseling

a. Merancang dan menyelaras pelaksanaan program bimbingan dan kaunseling bersama-

sama dengan guru-guru bimbingan dan kaunseling.

b. Menyelaras dan menyediakan rekod bimbingan dan kaunseling murid dan menyediakan
laporan yang diperlukan.

c. Merancang dan melaksanakan program kebajikan dan orientasi bagi murid-murid

baru.

2.3 Program Perlindungan Murid

a. Merancang dan menyelaras program mencegah penyalahgunaan najis dadah dan

program-program lain di peringkat sekolah.

2.4 Pentadbiran

a. Mengurus dan mengemaskini Buku Rekod Pendaftaran Murid.

b. Menguruskan kemasukan dan penempatan murid.

c. Mengurus pertukaran murid

d. Menyemak Buku Kedatangan Harian murid sidang pagi.

e. Mengurus surat akaun, sijil-sijil pelajar, pengesahan dan pengedaran sijil berhenti
sekolah.

f. Menyemak buku/kad kemajuan murid dan jadual markah.

g. Membantu menyediakan anggaran belanjawan sekolah.

h. Membantu merancang Takwim sekolah.

2.5 Kesihatan

a. Menguruskan kemudahan rawatan murid.

b. Memastikan program-program kesihatan murid dijalankan dengan sempurna seperti

menguruskan Kad 001/002, PKS 1/PKS 2 dan kad Tenaga Asas.

c. Menyelaras penyeliaan yang berkaitan dengan kantin sekolah.

d. Menyelaras segala aktiviti kesihatan dan kebersihan murid.

2.6 Skim Pinjaman Buku Teks

a. Menyelaras hal-hal pengeluaran, pengambilan, pengagihan dan hapuskira.

b. Menguruskan kutipan-kutipan data, mengawal buku-buku stok dan mengawal Bilik

Buku Bantuan.

c. Menyediakan anggaran belanjawan mengurus skim pinjaman buku teks.

2.7 Biasiswa dan Bantuan

a. Menyelenggara perakuan-perakuan biasiswa dan bantuan.

b. Mengemaskini rekod-rekod biasiswa dan bantuan.

c. Menguruskan tuntutan dan bayaran biasiswa murid.

3. Kokurikulum

3.1 Sukan dan Permainan

a. Membantu merancang, melaksana dan menyelia kegiatan sukan dan permainan di

semua peringkat.
b. Membantu merancang Takwim Sukan dan Permainan sekolah,.

3.2 Kelab/Persatuan

a. Menyelaras dan menyelia aktiviti-aktivti Persatuan dan Kelab yang bercorak akademik.

3.3 Pasukan Pakaian Seragam

a. Merancang strategi penglibatan murid dalam kegiatan pasukan pakaian seragam.

b. Menyelaras pelaksanaan kegiatan pasukan pakaian seragam sekolah,

3.4 Koperasi Sekolah dan Sebagainya

a. Menyelaras kegiatan-kegiatan berkaitan dengan koperasi sekolah, Amanah Saham

Nasional, Bank Simpanan Nasional dan sebagainya.

4. Pengawasan Asrama (jika ada)

4.1 Menentukan sistem kemasukan dan penempatan pelajar ke asrama

4.2 Membantu dalam pemilihan dan penyeliaan warden-warden asrama.

4.3 Menyelaras hal-hal pemelajaran dan menentukan langkah-langkah keselamatan

asrama.

4.4 Menyelaras penyeliaan kebersihan dan mewujudkan keceriaan asrama.

4.5 Menyelaras penyeliaan hal makanan dan dapur.

4.6 Menyelaras pengawasan hal-hal kesihatan penghuni asrama.

4.7 Membantu dalam urusan sebutharga/tender makanan asrama sekolah.

4.8 Memastikan bahawa kemudahan dan penyertaan penghuni asrama dalam aktiviti
riadah dan kokurikulum diadakan.

4.9 Menyelaras segala jenis pungutan wang dan pembayaran yang berkaitan dengan
asrama.

4.10 Penasihat Lembaga Pengawas Asrama.

5. Tugas-tugas Lain
5.1 Menganggotai jawatankuasa-jawatankuasa yang diluluskan oleh Guru Besar dari masa
ke semasa.

5.2 Melaksanakan arahan-arahan dan tugasan-tugasan lain yang diberikan oleh Guru
Besar dari masa ke semasa.

   Pengurusan Berkualiti Menyeluruh

                               Hal Ehwal Murid
                             Di Peringkat Sekolah
                     Peranan Dan Ketrampilan Kerja
 
 
                                   "You can delegate authority, but not responsibility."
                                                           ~ Stephen W. Cominsky
 
Pendahuluan
 
Apa pun nama atau label yang kita letakkan kepada sekolah-sekolah yang dikenalpasti sebagai
sekolah-sekolah yang cemerlang seperti sekolah berkesan, sekolah bestari, sekolah berwatak,
sekolah perdana atau sekolah harapan negara tidak akan wujud secara kebetulan atau secara
bernasib baik sahaja atau diberi layanan istimewa daripada pihak-pihak tertentu tanpa wujudnya
orang-orang yang bekerja keras meletakkan kepentingan organisasi dan misi ke satu tahap yang
sukar ditandingi oleh sekolah-sekolah lain.

Siapakah yang memainkan peranan sehingga organisasi mencapai tahap yang gemilang dan
cemerlang itu kalau bukan para pentadbir dan guru-gurunya? Organisasi yang tersohor tentulah
dianggotai oleh orang-orang yang juga tersohor. Kejayaan orang-orang inilah yang membawa
organisasi mereka mencapai matlamat dan objektif dengan berkesan. Kecemerlangan pengurusan
sering diukur menerusi kecekapan dan keberkesanan para pengurusnya dalam mencapai objektif
organisasinya.

Kecemerlangan pengurusan ini hendaklah dilihat sebagai kecemerlangan dan kejayaan semua
ahli organisasi terutama di kalangan 'pengurusan' iaitu para penolong kanan terutamanya
Penolong Kanan Hal Ehwal Murid dalam konteks kertas ini. Sebagai 'ketua' di bidang hal ehwal
murid ini bererti Penolong Kanan Hal Ehwal Murid juga adalah seorang 'pemimpin'. Antara ciri-
ciri pemimpin yang berkesan adalah:
 Unit atau organisasinya berfungsi dengan lancar.
 Dapat jadikan orang-orang lain lakukan apa yang dikehendakinya.
 Dihormati dan dikagumi oleh orang-orang lain.
 Pihak lain sebulat suara menganggapnya seorang pemimpin yang berkesan.
Kepemimpinan yang berkesan ialah kebolehan mencapai sebahagian atau semua ciri di atas.
Oleh itu setiap dari kita wajar mengetahui dan menghayati beberapa ciri dan aspek yang
bersangkutan dalam membentuk dan mewujudkan pengurusan Hal Ehwal Murid yang 'tip-top' di
sekolah masing-masing berdasarkan objektif-objektif kertas ini seperti berikut:
 Mengetahui, memahami "pengurusan" bidang tugas dengan lebih komprehensif.
 Meningkatkan kesedaran peranan yang dimainkan oleh GPK HEM.
 Mampu menterjemahkannya kepada 'kerja-buat' dan produktiviti berkualiti.
 Meningkatkan kewibawaan dan ketrampilna personel.
 Menggarap Kualiti Menyeluruh (TQM) dalam pengurusan amnya dan pengurusan Hal
Ehwal Murid khasnya.
 Sedia menghadapi bidang tugas dan peranan yang lebih berat dalam hubungan prestasi
dan kemajuan serta peningkatan kerjaya.
Untuk lebih menjamin kejayaan apa jua urusan yang kita hadapi dan tangani jangan lupa aspek
SIKAP; yang menentukan kita sedia atau tidak untuk 'berubah'; sedia atau tidak untuk menukar
strategi dan pendekatan; dan bersikap optimistik bahawa kita adalah seorang GPK HEM yang
lebih berwibawa dan lebih berkesan.
 
1. Mengetahui, memahami 'pengurusan' bidang tugas dengan lebih komprehensif.
 Tahu dan faham semua Bidang Tugas , Senarai Tugas dan Pentadbiran  seperti yang
dikeluarkan oleh Bahagian Sekolah-Sekolah, Kementerian Pendidikan Malaysia (1990)
seperti yang disertakan.
 Kena faham betul-betul istilah "penolong kanan" yakni orang kanan, orang harapan
Guru Besar, orang penting dalam heirarki organisasi sekolah dalam urusan hal ehwal
murid.
 Ketahui apa yang dibuat itu tepat dan betul dari segi falsafah, konsep, prinsip dan
prosedurnya serta memahami batas-batas dan implikasinya dari segi perundangan dan
keharmonian organisasi dan masyarakat setempat.
 Memiliki salinan-sallinan pekeliling dan siaran-siaran berkaitan Hal Ehwal Murid
terutamanya Pekeliling-Pekeliling Ikhtisas dengan lengkap dan kemaskini serta mudah
diakses apabila diperlukan.
 Sentiasa tingkatkan pengetahuan dan kemahiran, perbaiki kelemahan dan jangan lupa
selaku seorang pemimpin hal ehwal murid di sekolah kita tidak boleh menyalahkan guru-
guru di bawah kita sebleum kita 'menyalahkan diri sendiri' terlebih dahulu.
2. Meningkatkan kesedaran peranan GPK HEM
 Sedar bahawa perkataan 'hal ehwal' itu sendiri menunjukkan segala-gala hal mengenai
murid di sekolah; semua hal bersangkutan murid dengan agensi-agnsi luar
sekolah...adalah 'kerja kita!'
 Aspek-aspek yang GPK HEM kena bertanggungjawab iaitu disiplin, kaunseling,
kebajikan, keselamatan, motivasi, komunikasi dan sebagainya.
 Kena sedar betapa 'beratnya' peranan yang GPK HEM patut dan boleh mainkan. Seorang
GPK HEM berperanan dalam situasi dan keadaan yang berbeza-beza, sebagai seorang;
suri teladan, pemudahcara, penyelesai masalah, kaunselor, motivator, idola, jurulatih,
instruktor, bahkan sebagai ibu, bapa, abang atau kakak kepada murid-muridnya.
3. Mampu menterjemahnya kepada 'kerja-buat' dan produktiviti berkualiti
 Apa yang diketahui, apa yang difahami tidak cukup dengan mengakuinya sahaja; ia mesti
dibuktikan dengan 'kerja-buat' kita berdasarkan ciri-ciri;
               1. sentiasa on-time
               2. sentiasa berkualiti
               3. menampakkan unsur imaginatif, kreatif dan inovatif.
 Kerja-buat yang dimaksudkan meliputi:
               1. Pelaporan retan, data dan maklumat, banci, diagnosis dan anlisis
               2. Pengelolaan program dan aktiviti berkaitan di sekolah
               3. Penyeliaan, pemantauan serta semakan tindak ikut berhubung RMT/PSS,
                   SPBT, Buku Setok, Rekod dan Fail, Jadual Kedatangan, Buku Daftar Sekolah
                   dan Buku Resit Yuran Khas, Buku Rekod Kesihatan Murid (RKM1),
                   Hapuskira Perabot dan Buku Teks dan lain-lain yang seumpamanya.
               4. Penglibatan Total dalam semua AJK peringkat sekolah, Pasukan Petugas,
                   Program Khas Untuk Guru atau Murid, Majlis dan Upacara, dan sebagai wakil
                   Guru Besar jika diarahkan.
 
4. Meningkatkan kewibawaan dan ketrampilan personel
 Personel yang berwibawa bercirikan:
                i. ilmu pengetahuan & pengalaman
               ii. kemahiran: mengurus dan teknik
              iii. sikap positif: fikir positif dan buat positif
              iv. komunikasi: interpersonal dan intrapersonal
 Ketrampilan adalah isu pokok berhubung dengan 'bakat' dan 'kebolehan' seseorang ketika
menjalankan tugas. Bakat adalah potensi kebolehan, sementara kebolehan adalah
pengetahuan dan kemahiran yang sedia dimiliki oleh seseorang.
 Ketrampilan juga bermakna 'sentiasa ke depan' dalam banyak aspek tidak hanya
'penonton' tetapi  menjadi 'teraju utama' dalam menyempurnakan tugas dan
tanggungjawab.
 Apabila kita sudah 'boleh' melaksanakan tugas dengan sempurna dan tepat, betul serta
kemaskini dan menepati piawaian yang ditentukan barulah kita membuktikan
kewibawaan kita dalam bidang di bawah tanggungjawab kita itu tidak dipertikaikan oleh
mana-mana pihak.
5. Menggarap Kualiti Menyeluruh (TQM) dalam pengurusan amnya dan dalam pengurusan
    Hal Ehwal Murid khasnya.
 Konsep kualiti secara keseluruhan yang dipamerkan dalam semua aspek di dalam
organisasi di mana Hal Ehwal Murid adalah salah satu komponen yang amat penting.
 Menyeluruh bererti:
              i. semuanya terlibat (sistem, personel, unit, prosedur)
             ii. melibatkan pendekatan jangka pendek dan jangka panjang
            iii. tidak ada aspek, walau bagaimana kecil sekali pun dibiarkan tanpa ditangani
            iv. diketahui dan difahami oleh seluruh warga organisasi.
 Tiga prinsip perlu dipatuhi bagi capai kualiti:
         Prinsip 1 : Kualiti ialah sebarang produk atau servis yang memuaskan hati pelanggan.
                          Ia bukan soal lebih baik atau lebih mahal. Ia soal menepati kehendak
                          pengguna. Untuk capai kualiti semua pelanggan (luar dan dalam)
                          organisasi mestilah berpuas hati.
 
         Prinsip 2:  Standard kerja ialah 'defect free' (tiada kecacatan). Setakat hampir-
                          hampir belum cukup. Untuk capai kualiti setiap orang mesti ada sikap
                          'defect free'  dalam apa sahaja yang dibuat.
 
         Prinsip 3 : Kualiti diukur dengan 'price of non quality' (PONQ). PONQ ialah apa
                          yang jadi kos kepada organisasi dari segi masa, kewangan atau peluang
                          apabila perkara-perkara tidak dilakukan dengan cara yang paling baik.
  
 Tujuh ASAS KUALITI  menyeluruh yang mesti dan perlu dilaksanakan bagi mencapai
kualiti menyeluruh di sekolah adalah sebagaimana berikut:
                       Asas # 1 : Menepati Standard
                       Asas # 2 : Mengongsi Visi
                       Asas # 3 : Pencegahan
                       Asas # 4 : Buat Betul Kali Pertama (DIRFT)
                       Asas # 5 : Pengukuran
                       Asas # 6 : Penglibatan Total
                       Asas # 7 ; Penambahbaikan Berterusan (KAIZEN)
 Asas # 1 : Menepati Standard dimaksudkan sebagai mencapai standard yang telah
ditetapkan serta mempunyai sistem yang dapat memenuhi keperluan klien (pelanggan)
yang menjurus kepada; fokus kepada pelajar, boleh dicapai; komunikasi dan persetujuan
bersama.
 Asas # 2 : Mengongsi Visi membawa maksud membina perkongsian padu dalam dan
luar sekolah dan tumpuannya kepada keperluan-keperluan, dialog serta usaha-usaha
menghapuskan halangan-halanan mencapai penambahbaikan dengan menghapuskan
halangan, mengamalkan kesamarataan layanan dan tindakan di dalam dan diluar sistem
sekolah bagi mewujudkan faedah bersama.
 Asas # 3 : Pencegahan membawa pengertian baru di mana perlunya ketrampilan
'mencegah masalah' bukan hanya 'menyelesaikan masalah' dengan jadikan proses-
proseseyan boleh ramal, mulakan dengan perancangan, terapkan dan mantapkan bahawa
pencegahan adalah sikap dan dengan menambah masa belajar.
 Asas # 4 : Buat Betul kali Pertama (DIRFT) jadikan ianya satu standard prestasi
tunggal dalam semua kerja-buat sama ada kerjaya atau peribadi yang bermaksud tidak
ada standard alternatif, buat betul dalam kekmampuan kini serta mengikat keberkesanan
dan kecekapan.
 Asas # 5 : Pengukuran pula bererti dan meliputi mengenalpasti peluang-peluang,
membantu tetapkan matlamat penambahbaikan, membantu menetapkan kemajuan,
memfokus kepada usaha  penambahbaikan sahaja dan mestilah digunakan dalam aspek
operasi melibatkan kualiti program, kecekapanan sekolah, kemajuan projek dan budaya
kualiti.
 Asas # 6 : Penglibatan hendaklah dimaksudkan sebagai satu situasi di mana semua
orang dan semua tahap terlibat dalam proses menggarap kualiti menyeluruh ini
berdasarkan pasukan kualiti dan penglibatan dicirikan dengan menggembleng sumber
utama iaitu manusia, berkongsi dalam membuat keputusan, menghargai 'teamwork' dan
akhirnya menimbulkan rasa kepunyaan (sense of ownership)
 Asas # 7 : Penambahbaikan Berterusan (KAIZEN) yang bererti usaha-usaha
menggarap kualiti menyeluruh dilakukan tanpa henti dan tanpa penghujungnya. Oleh itu
penambahbaikan berterusan mestilah menghapuskan rasa 'selesa', merupakan kunci dan
juga menjadi satu tabiat kejayaan, dapat merangsang inovasi tanpa takut dan tidak kurang
pentingnya terhapusnya budaya dan sindrom 'hangat-hangat tahi ayam.'
Indikator menunjukkan kualiti pengurusan wujud dan dihayati:
 
Aspek ADA;
 Ada perancangan program dan jadual aktiviti (seperti SKT) berdasarkan tahunan,
bulanan, penggal dan mingguan atau harian.
 Ada instrumen pengesanan boleh merupakan senarai semak (tugas, petugas dan tarikh);
pelaporan (perkembangan dan proses); rekod kerja (buku-log, senarai kehadiran, fail
khas); penilaian (berkala, berterusan); dan tinddkan (baiki kelemahan dan tidak
mengulanginya lagi).
 Ada Dokumentasi yang dijilid kemas sama ada dalam bentuk buku, risalah, hand-out,
buletin, news-letter dan sebagainya. termasuk dalam dokumentasi ini juga gambar foto,
flow chart, carta Gantt, carta organisasi dan tidak kurang pentingnya mestilah disokong
oleh sistem fail yang kemaskini dan lengkap.
Aspek TIADA;
 Tiada surat ulangan, teguran atau peringatan yang diterima daripada JPNP, PPD, KWSP,
Audit Sekolah dan seumpamanya.
 Tiada aduan, sungutan dan rungutan daripada pihak-pihak berkepentingan sampai melibatkan
media massa.
 Tiada sebarang kelewatan dalam memberi respon sama ada ianya bersifat rutin atau berkala
apatah lagi melibatkan klien terdekat kita iaitu murid dan penjaga mereka.
 Tiada berlakunya buat kerja dua kali yang melibatkan pembetulan dan menyebabkan
pembaziran dari segi sumber, masa dan tenaga.
 Tiada wujudnya sindrom elak-mengelak dalam menerima tugas dan tanggungjawab atau
melaksanakan sebarang tugas yang telah dipertanggungjawabkan.
 Tiada 'clique' di sekolah yang menularkan pengaruh-pengaruh negatif dan merosakkan
organisasi, masing-masing dengan falsafah "aku-aku", "engkau-engkau" seperti kata
perumpamaan Melayu "Bagai enau dalam belukar, melepaskan pucuk masing-masing".
6. Sedia Menghadapi Tugas Yang Lebih Berat
 Pengetahuan dan pengalaman kerja adalah prasyarat kepada peningkatan prestasi yang
dijangkakan apabila seseorang itu memegang jawatan-jawatan naik pangkat dalam
kerjanya. Pengetahuan dan pengalaman kerja yang dimaksudkan itu tidak akan diperolehi
jika kita tidak didedah, dilatih dan dibimbing dalam kerja-kerja kita sewaktu kita masih di
peringkat awal perkhidmatan kita.
 Mampu menjadi seorang 'ketua' yang bertanggungjawab malah berani menghadapi
'risiko' dalam segala keputusan dan tindakannya. Seorang ketua sejati tidak melepaskan
segala-galanya kepada orang-orang bawahannya sahaja. Ingatlah "You can delegate
authority, but not responsibility".
 Mampu berfikir secara rasional berdasarkan prinsip yang betul dalam mengambil
sebarang tindakan, tidak terpinga-pinga atau tenggelam punca apabila berhadapan dengan
kerenah staf dan anak buah.
 Mampu memimpin organisasi atau unitnya dengan berkesan dan cemerlang dan dengan
semangat "kesejawatanan" yang tinggi akhirnya dapat melahirkan 'sekolah berwatak'
yang ditunjukkan dalam semua aspek iklim sekolah yang unggul dan berkesan.
 Mampu menyumbang buah fikiran, tenaga dan kepakaran serta bakat istimewa yang
dimiliki bagi membantu sekolah-sekolah atau rakan-rakan yang lain di peringkat
kelompok atau pun daerah.
Iklim Sekolah
 
Selaku seorang Penolong Kanan Hal Ehwal Murid, kita merupakan orang penting (selepas Guru
Besar) yang dijangkakan dapat membantu dan membimbing guru-guru dan murid-murid kita
mencapai kejayaan cemerlang dalam bidang akademik dan bukan akademik melalui portfolio
yang kita sandang. Di samping organisasi pengajaran yang merupakan 'teras' kepada matlamat 
dan objektif mengapa sesebuah sekolah tu diwujudkan, Penolong Kanan Hal Ehwal Murid perlu
berfungsi membina dan memupuk iklim sekolah yang sihat, kondusif, ceria, bersih, cantik,
kemas, seronok, selamat serta menjadi kebanggaan guru dan murid. Unsur-unsur tidak formal
dan normatif di sekolah seperti disebutkan itu amat mempengaruhi malah menyokong
pembelajaran serta pembentukan sikap diri insan yang amat tinggi nilainya. Sewajarnyalah kita
membetulkan sikap dan tingkah-laku terutamanya dari segi penyempurnaan tugas-tugas seharian
kita di sekolah.
 
Kepemimpinan yang paling berkesan ialah kepemimpinan melalui teladan. Oleh itu sebelum
memimpin orang lain, pimpinlah diri kita dahulu. Di sinilah sikap dan ketrampilan kita dalam
memberi teladan kerja memainkan peranan penting dalam membentuk dan memupuk 'school-
wide improvement' yang melibatkan semua orang dan berjalan secara berterusan.
 
Mencapai tahap pengurusan atau budaya kerja yang berkualiti tinggi memerlukan satu kekuatan
jiwa dan mental bagi melakukan perubahan dan menangani kemelut dan konflik yang sama ada
telah lama wujud atau yang baru 'diimport' yang terdapat di sekolah kita sekarang. Menangani
perubahan tidak bermakna sekadar 'bertukar sekolah' tetapi kita masih tidak ' bertukar sikap,
pemikiran dan amalan' kita selaku Penolong Kanan Hal Ehwal Murid. Menangani perubahan
memerlukan penglibatan semua orang di sekolah. Salah satu pengaruh menghalang pelaksanaan
pembaharuan ini adalah pengaruh negatif kumpulan tidak formal (informal group) di kalangan
guru-guru atau kakitangan bukan guru yang lain di sekolah.
 
Tidak sukar mencapai keberkesanan kerja-buat atau mempertingkatkan kefahaman dan amalan
kita kepada 'kerja sebagai ibadah' atau 'amalan soleh' dalam hubungan tugas-tugas hakiki kita
selaku Penolong Kanan Hal Ehwal Murid di sekolah jika kita membetulkan dan memperluas
konsep 'ibadah' dan 'amal soleh' itu sendiri.
 
Prof. Hassan Langgulung (1991) menyebut; "Sebagai contoh apa yang dimaksudkan daripada
ungkapan itu adalah pandangan yang menyeleweng tentang makna "soleh". Pengertian manusia
soleh, sepeti yang kita fahami sekarang adalah orang yang tidak mencuri, tidak minum arak,
tidak berzina dan lain-lain. Sekan-akan kita lupa sama sekali tentang apa dia akhlak yang luhur
itu. Seakan-akan akhlak yang luhur dan mulia itu  sekadar menjauhi perkara-perkara haram itu.
Sedang akhlak luhur seperti kesungguhan, kesiapsiagaan, disiplin, tolong-menolong dan lain-
lain tidak bermakna apa-apa. Kenapa?"
 
Majid Ersan Al-Kailani dalam bukunya Mendidik Peribadi Muslim (1997) mentakrifkan
'amalan soleh' sebagai:
  
   "Amalan soleh bukan sahaja terbatas kepada berbuat kebajikan dan memberi manfaat; akan
tetapi ia juga menolak hal yang buruk dan mengatasi bahaya. Amalan soleh, dengan demikin,
terbahagi kepada dua, iaitu amalan dengan tujuan memberi manfaat kepada umat manusia dan
di redhai Allah s.w.t., dan amalan dengan tujuan mengenepikan bahaya daripada umat manusia
dan kemurkaan Allah s.w.t. Manusia yang melaksanakan dua bahagian amalan soleh ini disebut
sebagai orang soleh dan muslih (baik sekaligus memperbaiki), manakala orang yang hanya
mengerjakan bahagian pertama disebut sebagai orang soleh sahaja."

Cabaran kerja kini memerlukan setiap penjawat awam memperlengkapkan diri masing-masing
bukan sahaja dalam aspek-aspek profesionalisme tetapi juga dalam aspek-aspek pengurusan yang
bekesan, kemahiran interpersonal, pengurusan konflik dan 'stress' dalam kerjaya dan kehidupam
sosial dan peribadi, yang boleh membantu kita selaku penolong kanan yang mempunyai ciri-ciri
integriti, watak dan jatidiri yang dapat menjadi role-model dan sumber inspirasi kepada seluruh
warga organisasi di mana kita bertugas.

Penutup

Begitu besar dan beratnya amanah dan tanggungjawab yang kita pikul selaku Penolong Kanan
Hal Ehwal Murid  di sekolah hendaklah benar-benar diinsafi. Saiz sekolah bukan jadi ukuran;
tidak juga dijadikan alasan untuk tidak menyempurnakan amanah, tanggungjawab atau pun
tugasan. Betapa kecil sekolah yang kita tadbirkan atau betapa sekali pun keadaan rupa fizikal
sekolah kita, tidak patut sama sekali kita meremehkan bidang tugas dan tanggungjawab hakiki
kita. Apa yang perlu kini ialah kita mengubah paradigma dan pemikiran, menambah ilmu
pengetahuan dan paling penting mengamalkan apa yang kita sudah pelajari dan buktikannya
melalui kerja-buat kita setiap waktu dan ketika.

Tak tahu dan tak pandai hendak melakukan sesuatu boleh dipelajari, tetapi jika sudah tahu dan
sudah pandai tapi tak mahu buat kerja amatlah malang sekali. Ringkasnya sekadar tahun dan
'mengaku pandai' tidak ada gunanya; yang penting apa yang dibuat dan apa yang diurus, dan apa
yang telah kita buktikan melalui kerja-kerja kita selama ini. Bruce Lee seorang aktor kung fu
terkenal pernah disebut sebagai berkata: "Knowing is not enough, you must apply. Willing is
not enough, you must do".

Buatlah refleksi diri masing-masing agar segala kelemahan dan ketidakketrampilan kita sebagai
Penolong Kanan Hal Ehwal Murid dapat diatasi dan perbaiki ke tahap yang paling tinggi.
Sepatutnya tidak wujud lagi ulasan dan teguran daripada 'stakeholders' kita berhubung dengan
pengurusan hal ehwal murid yang sering dilaporkan tidak cekap, tidak berkesan, lewat malah
terus tidak diambil tindakan sewajarnya walaupun perkara-perkara tersebut berulang kali
diutarakan di dalam setiap taklimat, bengkel atau mesyuarat yang dikelolakan sama ada oleh
Jabatan Pendidikan Pahang atau pun Pejabat Pendidikan Daerah sendiri.

Objektif Pengurusan Hal Ehwal Murid dapat dibahagikan kepada 4 bahagian iaitu:-
Objektif Masyarakat

Masyarakat memerlukan sumber tenaga manusia yang berkualiti dan cemerlang bagi
memenuhi keperluan tenaga kerja dalam masyarakat sama ada bekerja dalam sektor
awam, swasta atau bekerja sendiri.

Objektif Sekolah

Sekolah mempunyai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan dari segi pencapaian
akademik dan non-akademik. Murid-murid dalam konteks ini dikehendaki berusaha
bagi mencapai matlamat dan objektif yang ditetapkan oleh pihak sekolah.

Objektif Fungsian

Sekolah dan murid-muridnya mesti memainkan fungsinya dengan sebaik mungkin

supaya proses pendidikan, penerapan nilai-nilai dan sosialisasi dapat berjalan dengan
baik dan lancar.

Objektif Peribadi Pelajar

Murid sebagai individu mempunyai objektif yang tertentu dalam proses pembelajaran
di sekolah. Cita-cita dan harapan setiap murid perlu dipenuhi oleh pihak sekolah sama
ada bagi tujuan akademik mahupun kerjaya pada masa hadapan.

SENARAI TUGAS UTAMA UNIT HAL EHWAL MURID

1. Melibatkan guru-guru dalam meningkatkan kebajikan sekolah dengan

memberikan idea dan pandangan melalui perbincangan dalam menggubal, dan
jika perlu mengkaji semula peraturan-peraturan sekolah dari semasa ke semasa.
2. Merancang segala aktiviti yang berpusatkan murid demi kepentingan
mereka.

3. Kes-kes disiplin yang berat perlu dirujuk kepada Pengetua sebelum tindakan
diambil terhadap pelajar berkenaan.
 4. Membincangkan masalah kebajikan murid dengan tujuan untuk membimbing
dan membantu dalam menangani masalah tersebut.

5. Mengendalikan hal-hal yang berkaitan dengan bantuan dan kebajikan murid

seperti SPBT, KWAMP, pendaftaran dan perpindahan murid dan sebagainya.

6. Menimbang dan menerima pandangan serta cadangan daripada pelajar,

guru, dan ibu bapa tentang hal-hal yang berkaitan dengan disiplin sekolah.

7. Memberi bimbingan dan panduan dalam hal pelantikan pengawas-pengawas

sekolah.

8. Merancang dan mengendalikan mesyuarat sekiranya perlu.

8.1 Terdapat dua jenis mesyuarat jawatankuasa iaitu mesyuarat sidang penuh dan
mesyuarat sidang kes. Kekerapan kedua-dua mesyuarat ini diadakan terpulang
kepada keperluan budi bicara pengetua.

8.2 Mesyuarat sidang penuh ialah mesyuarat yang diadakan bagi membentangkan dan
membincangkan peraturan yang digubal, membentangkan dan membincangkan
cadangan tambahan dan pindaan kepada peraturan yang ada dan membincangkan
perkara-perkara yang berkaitan dengan kebajikan pelajar-pelajar. Semua ahli
Jawatankuasa dikehendaki hadir.

8.3 Mesyuarat sidang kes ialah mesyuarat yang diadakan dari semasa ke semasa
mengikut keperluan tertentu apabila Pengetua/Pengerusi berpendapat bahawa sidang
demikian perlu diadakan. Dalam semua mesyuarat sidang kes, AJK dikehendaki
hadir.

2009

Garis Panduan Tindakan J/K Kantin

1. Menentukan peraturan kantin – rujuk buku panduan kantin.

2. Menguatkuasakan peraturan kantin dengan bantuan pengawas sekolah.
 3. Menentukan jenis makanan / minuman yang dilarang serta mutu makanan
yang dijual.
4. Mengawal harga makanan dan minuman yang dijual.
5. Memastikan kebersihan di dalam dan di luar kantin.
6. Mengadakan carta organisasi penyelarasan kantin.

Personal dalam pengurusan HEM

 Personel adalah komponen yang paling penting dalam sesuatu organisasi. Kualiti
pengurusan sesebuah organisasi dan keluarannya bergantung terus kepada kualiti
personelnya. Oleh hal yang demikian, semua personel dalam pengurusan HEM sama
ada profesional atau bukan profesional hendaklah sentiasa segar dari segi
pengetahuan dan latihan mereka. Terdapat beberapa ciri kualiti yang perlu ada
pada personel HEM daripada Pengetua, Pen. Kanan HEM, kaunselor dan staf –staf
yang lain iaitu:
 1) Komited terhadap pengurusan HEM.

 2) Berkemahiran mengenalpasti dan memahami permasalahan pelajar dan

menyelesaikannya.

 3) Berpengalaman memahami perkembangan personaliti pelajar.

 4) Berinisiatif untuk menjayakan pengurusan HEM.

 5) Berupaya mewujudkan suasana yang selamat dan kondusif untuk aktiviti

pengajaran dan
pembelajaran (P & P) Unit Hal Ehwal Murid di Sekolah

 Unit Hal Ehwal Murid (HEM) atau di sesetengah sekolah dinamakan seperti Majlis
HEM, Unit Personalia Pelajar dan lain-lain yang membawa konotasi yang sama
adalah satu unit yang diwujudkan di bawah pengelolaan Penolong Kanan (HEM) di
sekolah-sekolah untuk menguruskan perkhidmatan hal ehwal murid.

 Peranan utama unit ini adalah untuk mengendalikan pelbagai program dan
perkhidmatan serta pengurusan yang tersirat dalam kurikulum sekolah sama ada
berupa akademik atau kokurikulum iaitu:
 1) Merancang program aktiviti dan teknik pelaksanaan semua aktiviti untuk per
kembangan sahsiah pelajar.

 2) Menyelaras, menyelia dan menilai pelaksanaan aktiviti pelajar.

 3) Mempertingkatkan akhlak dan nilai hidup pelajar, membina personaliti dan

membentuk sikap pelajar yang positif dan progresif.

 4) Mengawasi keselamatan, menjaga kesihatan dan memelihara kebajikan pelajar.

 5) Membina semangat kasih sayang kepada diri sendiri, ibu bapa, agama dan
negara.

Prinsip dan strategi dalam Pengurusan HEM

 Prinsip dan strategi dalam pengurusan HEM di sekolah amatlah mustahak demi mencapai
keberkesanan sesuatu program khususnya untuk membina sahsiah murid. Prinsip yang tepat
dan praktikal pasti akan dapat menentukan halatuju pengurusan sesuatu program. Kawalselia
dan penyelarasan juga akan dapat mengurangkan masalah. Jadi beberapa prinsip yang sesuai
untuk menentukan pengurusan HEM berasaskan kepada satu sistem yang terancang dan
teratur.
 Di antara prinsip-prinsip pengurusan HEM yang sesuai ialah:

 * Perancangan jadual kerja yang rapi mengikut jangka pendek dan jangka panjang.

 * Pengelolaan program secara terperinci bagi menentukan kejayaan.

 * Penggunaan staf secara optimum dengan memupuk semangat mereka ke tahap tertinggi.

 * Pengarahan kerja staf bagi menjamin kelicinan perjalanan organisasi.

 * Penyelarasan aktiviti untuk mengawal pembaziran masa, tenaga dan peruntukan.

 * Pengawalan belanjawan mengikut prinsip penggunaan minimum untuk mendapatkan hasil

yang maksimum

 * Proses penilaian program secara objektif.

 Strategi pengurusan HEM pula akan menentukan dan menjamin

keberkesanan sesuatu program atau tindakan yang akan diambil. Tanpa
 strategi pengurusan, mungkin sukar bagi sesuatu organisasi untuk
mencapai matlamatnya. Pengurusan HEM yang menggunakan teori dan
model yang sesuai dapat menentukan ketepatan tindakan strategi.
 FUNGSI PEMGURUSAN HEM
 Fungsi-fungsi pengurusan HEM di sekolah pula dapat dilihat seperti berikut:

 * mengenalpasti potensi pelajar dan memupuknya hingga ke tahap cemerlang.

 * memberikan khidmat bantuan kepada pelajar yang bermasalah.

 * mengelolakan program latihan kepemimpinan dan organisasi pelajar.

 * mengendalikan program orientasi pelajar.

 * memberi galakan dan pedoman berdikari.

 * mendedahkan pelajar terhadap sumber-sumber pengetahuan masyarakat.

 * mengeratkan hubungan antara instituti pendidikan dengan masyarakat dan ibu

bapa.

 * mengorientasikan pandangan ibu bapa supaya secocok dengan matlamat

pendidikan negara.

 * merancang dan melaksanakan program kendiri untuk mengenal kelemahan dan

kekuatan diri.

 * mengatur dan mengelola aktiviti untuk mencapai kecemerlangan diri.

FALSAFAH PENGURUSAN HEM

 Menurut Williamson dan Sarbin (1940) perkhidmatan hal ehwal murid hendaklah
merangkumi falsafah pendidikan yang holistik, falsafah demokrasi yang mengiktiraf
harga diri setiap individu, keunikan dan kompleksnya masalah pelajar, keperluan
 pelajar terhadap pertolongan profesional dan keperluan terhadap usaha
menghindar atau pencegahan masalah.
 Nordin (1993:18) pula memetik pandangan dalam tulisan Mueller (1961) yang
menggariskan falsafah pengurusan murid iaitu:

 The uniqueness of individuals is recognized.

 Each individual must be treated as a functioning whole.

 A Student Personel program must be developed based on the individual’s current

drivers, interest, and needs, that is appropriate for any particular school.

 Pengurusan Hal Ehwal Murid dalam konteks negara Malaysia pula pada asasnya
mestilah bertunjangkan kepada Falsafah Pendidikan Negara (FPN) dan Dasar
Pendidikan Kebangsaan (DPK). Dengan kata-kata lain, pengurusan HEM yang
dikendalikan dalam semua instituti pendidikan termasuklah di sekolah hendaklah
dilaksanakan berpandukan falsafah, dasar, aspirasi dan sistem pendidikan di
negara ini. Berdasarkan pegangan falsafah ini, maka segala urusan berkaitan
perkhidmatan dan pengurusan Hal Ehwal Murid bukan sahaja bertepatan dengan
matlamat sekolah, tetapi juga matlamat negara.

 Berdasarkan asas falsafah itu, digariskan beberapa prinsip asas pentabiran HEM
iaitu:

 Keseluruhan tugas pengurusan HEM hendaklah difahami dan dipecahkan kepada

komponen-komponennya. Pengurus HEM hendaklah mengkaji fungsi-fungsinya
secara mendalam dan berusaha mendapatkan pengalaman melaksanakannya.

 Tanggungjawab melaksanakan fungsi-fungsinya yang khusus hendaklah diserahkan

kepada personel yang berkelayakan.

 Setiap staf hendaklah bekerja mengikut tahap kepandaian dan kemampuannya

yang maksimum.

 Walaupun guru-guru lain juga perlu dilibatkan bagi melaksanakan pengurusan HEM,
sesebuah sekolah itu hendaklah mempunyai tenaga yang berkepakaran.
 Pakar dalam bidang ini elok menumpukan usaha mengajar guru lain dan menolong
mereka tumbuh dan berkembang sendiri bagi memenuhi keperluan murid.

 Setiap staf hendaklah diberi orientasi terhadap tugas dan tanggungjawab dengan
secukupnya.

 Ia hendaklah mengendalikan aktiviti yang sampai kepada setiap pelajar.

 Hendaklah ada sistem yang membolehkan setiap pelajar mempunyai hubungan

yang rapat dengan sekurang-kurangnya seorang guru.

 Aktiviti-aktiviti berkelompok hendaklah dilaksanakan.

 Peranan dan pembahagian tugas staf hendaklah disediakan dengan jelas.

 Saiz pentadbiran HEM hendaklah berpadanan dengan saiz keperluan sesebuah

sekolah itu sendiri.

 Hubungan dengan badan-badan di luar instituti pendidikan hendaklah diadakan.

Hubungan dengan NGO dan pelbagai jabatan kerajaan misalnya, mampu
menyediakan pilihan aktiviti yang sangat luas. Ia kerap kali dapat membantu
mempermudahkan prosedur kerja yang memerlukan urusan dengan pihak luar.

PENGENALAN

 Pengurusan Hal-Ehwal Murid (HEM) merupakan satu bidang yang penting di sekolah.
Sekiranya tidak dikendalikan dengan baik ia akan mencacatkan dan menjejaskan perjalanan
dan prestasi sekolah itu sendiri. Dengan adanya permintaan dan harapan yang tinggi dalam
kalangan murid dan masyarakat seluruhnya terhadap kemampuan sekolah, pengurus atau
pemimpin sekolah seharusnya memainkan peranan yang lebih daripada hanya menjalankan
fungsi pentadbiran dan penyelenggaraan.
 Pengurus/pemimpin sekolah mesti berupaya menjadi penggerak dan penggalak perubahan
untuk mempengaruhi ahli-ahli dalam sekolah menuju ke arah kecemerlangan. Hal ini
demikian kerana pelajar-pelajar merupakan aset negara masa depan. Jatuh bangunnya negara
bergantung kepada kualiti modal insan yang dihasilkan oleh pendidikan.
 Untuk membantu individu supaya seimbang dari segi jasmani, emosi, rohani, dan intelek
(J.E.R.I) sebagaimana yang tercerna dalam Falsafah Pendidikan Negara (FPN) bukanlah satu
perkara yang mudah. Di peringkat sekolah ia berkehendakkan satu perancangan yang lebih
berstruktur dan strategik untuk memastikan sesebuah sekolah itu memenuhi ciri-ciri instituti
yang berjaya dalam bidang akademik dan bukan akademik.

 Oleh itu untuk mencapai hasrat ini, jawatan khas Guru Penolong Kanan (HEM) telah
diwujudkan di sekolah bagi membantu pihak pentadbir dalam memainkan peranan sebagai
pemaju, pembina, pembantu, perancang, pemudahcara, penyelaras, pengawal, penawar, dan
kaunselor kepada ahli-ahli di bawah pengawasannya khususnya pelajar-pelajar.

NORMA DAN ETIKA KERJA HEM

 Bertanggungjawab terhadap murid :

 1. Berfokus kepada kebajikan dan keselamatan murid.

 2. Bersikap adil kepada semua murid tanpa mengira faktor-faktor jasmani, mental, emosi, politik,
ekonomi, keturunan atau agama.

 3. Merahsiakan ikhtisas atau sulit mengenai murid kecuali kepada mereka yang berhak
mengetahuinya.

 4. Bekerja dalam satu pasukan (team work), berkongsi maklumat, memupuk semangat dan sikap
positif ingin maju.

 5. Mengalakkan sikap keterbukaan.

 6. Menggalakkan komunikasi dua hala yang berkesan dan membina hubungan interpersonal yang
tinggi.

 7. Membina disiplin diri murid dengan menggabungkan aspek-aspek positif pada diri individu.

Senarai Tugas Unit Hal Ehwal Murid  E-

PDF  | Print |
mail
(HEM)
Berikut adalah senarai tugas utama Unit Hal Ehwal Murid:
 1. Membincangkan masalah kebajikan murid dengan tujuan untuk membimbing dan membantu
dalam menangani masalah tersebut.
2. Merancang segala aktiviti yang berpusatkan murid demi kepentingan mereka.

3. Merancang dan mengendalikan mesyuarat sidang penuh dan sidang kes sekiranya perlu.

4. Menimbang dan menerima pandangan dan cadangan dari murid, guru serta ibu bapa mengenai
hal-hal yang berkaitan dengan disiplin sekolah,

5. Memberi bimbingan dan panduan dalam hal perlantikan pengawas-pengawas sekolah.

6. Mengendalikan hal-hal yang berkaitan dengan bantuan dan kebajikan murid seperti SPBT, RMT,
KWAMP, pendaftaran dan perpindahan murid dan sebagainya.

7. Melibatkan guru-guru dalam meningkatkan kebajikan sekolah dengan memberi fikiran dan
pandangan melalui perbincangan dalam menggubal peraturan-peraturan sekolah dan jika perlu
mengkaji semula dari masa ke semasa.

Jawatankuasa HEM Peringkat Sekolah:

1. Lembaga Disiplin Disiplin

2. RIMUP

3. Badan Pengawas

4. SPBT

5. Program susu sekolah

6. Rancangan Makanan Tambahan

7. Keceriaan

8. Pencegahan dadah

9. Bimbingan dan kaunseling

10. Pencegahan denggi

11. Keselamatan
Kantin dan kesihatan
12. Kebajikan murid

13. Program Bimbingan