SISTEM KEARSIPAN DI INDONESIA

Buletin Kearsipan "Khazanah" Volume I No 1, September 2008

SISTEM KEARSIPAN DI INDONESIA

Waluyo

A. Pengantar
Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan
warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat
keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya.
Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem
yang benar.

Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen

kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di
dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup
proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip,
penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8).

Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu
kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalah
sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan
(Ricks, 1992: 12)

Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama
untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan
operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat
untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin.

Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan
surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis
(records management), dan tata kearsipan statis (archives management).

B. Sistem dan Organisasi Kearsipan di Indonesia

B.1. Sistem Kearsipan
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar
seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga
di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya
pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi
semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai
bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.

Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan
yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang
kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu
ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak se- bandingnya insentif yang diperoleh
pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.

Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra
yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka
kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata
apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dengan berbagai pelajaran di atas sudah seharusnya semua komponen, elemen organisasi pada
semua level menyadari pentingnya arsip yang dimanifestasikan dalam pelaksanaan manajemen
kearsipan secara komprehensif.

Dengan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik, sistematis, dan prosedural maka
sudah semestinya kerangka pengelolaan tersebut diwujudkan dalam sebuah sistem. Dalam hal ini
Sistem Kearsipan merupakan tuntutan yang mutlak harus diwujudkan.
Kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kerangka sistem yang baik
sebenarnya bisa pelajari dari penerapan sistem-sistem kearsipan yang pernah diimplementasikan
oleh beberapa lembaga atau instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia.

Secara historis, terdapat beberapa sistem kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia. Ragam
Sistem Kearsipan di Indonesia antara lain
adalah Sistem Verbal, Sistem Agenda, Sistem Kaulbach, Sistem Tata Naskah, dan Sistem Pola
Baru/Kartu Kendali.

Sistem Verbal, diterapkan sebagai verbalstelsel di Negeri Belanda berdasarkan Koninklijk

Besluit No. 7, 4 September 1823, dan mulai di terapkan di Hindia Belanda pada tahun 1830.
Verbal secara harfiah artinya adalah lisan, karena secara historis verbal merupakan laporan lisan
yang disampaikan pada rapat umum yang dilengkapi dengan bukti atau laporan surat menyurat
mengenai topik yang berkaitan.

Unsur-unsur dalam sistem verbal meliputi antara lain; lembar proses verbal, lembar-lembar
konsep penyelesaian naskah sesuai tahapan penyempurnaan (historical draft), konsep final/net
konsep/final draft, pertinggal dan naskah terkait.

Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau
diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut
yang terdapat dalam buku agenda tersebut.

Sarana-sarana untuk sistem agenda meliputi; buku agenda, daftar klasifikasi (hoofdenlijst), buku
indeks masalah (indeks folio), buku indeks nama (klapper), dan buku register otoritet.
Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan dinamis, dimana surat masuk dan surat keluar dicatat
pada kartu korespondensi sesuai klasifikasi (hoofdenlijst) dan pemberkasannya sesuai dengan
yang tercatat pada kartu korespondensi tersebut. Sistem kaulbach dilengkapi dengan sarana-
sarana antara lain; klasifikasi (hoofdenlijst), kartu korespondensi, buku indeks nama (klapper),
buku register otoritet.
Sistem Tata Naskah, merupakan sistem administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data
dari semua tulisan mengenai segisegi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis
dalam sebuah berkas.
Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem ke- arsipan yang merupakan
satu kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang,
penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.

Hal yang baru pada sistem kartu kendali dibandingkan dengan sistem-sistem terdahulu adalah:
1. adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan tidak penting
2. pemberkasan harus didasarkan pada filing plan
3. adanya subsistem penyusutan arsip

Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar
pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi singkat
tentang sistemsistem kearsipan di atas adalah bahwa sesuai dengan kondisi zaman dan kebutuhan
pada masanya sistem-sistem tersebut diimplementasikan dan dikembangkan.
Dari aspek konsep kearsipan kekinian, dapat dianalisis bahwa beberapa komponen dalam sistem-
sistem di atas belum mampu mendukung seluruh sub sistem dalam manajemen kearsipan,
misalnya beberapa sistem tidak memfasilitasi penyusutan dan lain-lain. Namun dinamika yang
ada pada sistem-sistem tersebut menuntut pengembangan dan penyempurnaan.

Idealnya dari berbagai sistem yang pernah dikembangkan tersebut bisa dilahirkan sebuah sistem
yang mampu memenuhi konsekuensi manajemen kearsipan yang baik, barangkali hal tersebut
yang sebenarnya diharapkan dari munculnya Sistem Kearsipan Pola Baru pada awal 1970-an.

Sebenarnya prinsip dasar yang harus dikembangkan, apapun sistem kearsipan yang digunakan
adalah mampu mendukung implementasi seluruh komponen dalam manajemen kearsipan mulai
dari penciptaan sampai dengan penyusutan.

B.2. Organisasi Kearsipan

Merujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa untuk
melaksanakan tugas penyelenggaraan arsip dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan,
perawatan, penyelamatan, serta penggunaan arsip statis, pemerintah membentuk organisasi
kearsipan yang terdiri dari:
Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan
Daerah
a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga
Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat
dengan daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah

Terdapat perubahan yang cukup signifikan terhadap kelembagaan di atas seiring perubahan
politik dan tata negara, terutama setelah era reformasi dengan munculnya paradigma
desentralisasi dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999. Salah satu dampak
pelaksanaan undang-undang tersebut adalah perubahan kelembagaan, struktur serta fungsi
instansi pemerintah, termasuk dalam konteks ini adalah lembaga kearsipan.
Dengan paradigma desentralisasi, bidang kearsipan seharusnya akan lebih bisa dikembangkan
karena terdapat keleluasaan untuk mengatur dan mengelola seluruh siklus hidup arsip dari
dinamis sampai dengan statis. Perlu di tegaskan bahwa ketika konsep pengelolaan arsip sebagai
informasi tidak hanya berhenti pada pengelolaan arsip dinamis maka kesempatan daerah pada
level provinsi dan kabupaten untuk mengelola arsip statis dapat dimanfaatkan sebagai sarana
aktualisasi citra diri daerah. Hal ini merupakan peluang yang baik untuk menunjukkan peran
arsip, bukan hanya sekedar alat administrasi namun lebih dari itu menunjukkan jati diri dan citra
diri yang khas suatu daerah.

Perubahan kelembagaan sebagai konsekuensi perubahan tatanan kenegaraan pada prinsipnya

dapat diikuti dengan perubahan kearah yang lebih baik, untuk bidang kearsipan prinsip dasar
pengorganisasian arsip sebenarnya sudah cukup jelas dan seharusnya sudah harus dipahami oleh
semua komponen yang berkepentingan terhadap arsip.

Secara teoritis, bahwa setiap organisasi yang berjalan pasti menghasilkan arsip. Arsip yang
tercipta membutuhkan pengelolaan, maka diperlukan sistem dan organisasi kearsipan. Setiap
organisasi atau instansi sudah seharusnya terbentuk secara alamiah apa yang disebut sebagai
unit-unit pengolah dan unit kearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah
tersebut yang harus diwujudkan dalam kerangka sistem yang baik sehingga perwujudan
manajemen kearsipan akan berhasil.

Setelah memahami pengorganisasian arsip dalam konteks unit kearsipan dan unit-unit pengolah,
harus diikuti oleh pemahaman tentang asas pengorganisasian yang akan dipilih dalam
pengelolaan arsip-arsip yang dimiliki (sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan). Pilihan asas
pengorganisasian arsip merupakan aspek yang penting dalam manajemen kearsipan agar proses
pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Selain pemahaman konsepsi mengenai organisasi serta asas peng- organisasian arsip, hal yang
juga penting untuk mewujudkan sistem kearsipan yang benar adalah pemahaman tentang prinsip
kearsipan. Prinsip ini mensyaratkan pemahaman bahwa ketika pengelolaan arsip berlangsung
maka secara otomatis harus disadari bahwa kita tidak akan melepaskan hubungan arsip dengan
unit penciptanya(provenance), serta bahwa arsip ditata berdasarkan sistem tertentu (original
order), yang harus dipertahankan sepanjang arsip tersebut masih dikelola.

C. Penutup
Sistem kearsipan di Indonesia memiliki akar sejarah yang cukup panjang, paling tidak bisa
dilacak dari masa administrasi Hindia Belanda. Sistem-sistem yang pernah dikembangkan
diharapkan menjadi bahan kajian untuk menciptakan sistem kearsipan yang komprehensif, yaitu
suatu sistem kearsipan yang mampu mendukung seluruh aspek manajemen kearsipan, mulai dari
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai dengan penyusutan.

Kesadaran akan pemahaman bahwa sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mampu
mendukung implementasi seluruh siklus hidup arsip merupakan aspek penting yang harus
dimiliki oleh penge- lola kearsipan dan semua pihak yang berkepentingan terhadap arsip, terlebih
lagi bagi para pengambil kebijakan.
D. Daftar Pustaka

ANRI, "Sistem Kearsipan Zaman Hindia Belanda", Jakarta: Pusat Penelitian dan Pengembangan
ANRI, 1991.

Ricks, Betty R., et al., Information and Image Management: A Records Systems Approach,
Cincinnati, Ohio: South-Western Publishing Co., 1992.

Schellenberg, T.R., Modern Records : Principles Techniques, Melbourne: F.W. Chesire, 1956.

Wallace, Patricia E, Jo Ann Lee and Dexter R Schubert, Records Management: Integrated
Information Systems, Englewood Cliffs: Prentice-Hall, 1992.

UU No. 7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan

UU No. 22/1999 tentang Pemerintah Daerah

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja sudah
sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip, bukan dilihat dari fisik arsip
tersebut, melainkan dari informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. hal inilah
yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari sebuah pola
pengelolaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip - arsip tersebut.
Pengelolaan terhadap arsip tersebut bukan hanya sebatas pada keamanan
penyimpanannya, tapi juga kearah manajemen penempatan sehingga akan
mempermudah proses pencarian arsip saat arsip tersebut dibutuhkan.

Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak yang beralih dari media penyimpanan
konvensional berupa fisik atau biasa disebut sebagai "Hard copy" kedalam media
elektronik yang biasa disebut "Soft copy". Hal ini tentu saja setelah
mempertimbangkan keuntungan - keuntungan serta efisiensi yang dapat diperoleh
dari kearsipan elektronik dibandingkan dengan kearsipan fisik. keuntungan -
keuntungan yang didapat dari sistem kearsipan elektronik adalah :

1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan.

Sebagaimana kita ketahui bersama bahwa semakin berkembangnya sebuah arsip
makan akan memerlukan ruang penyimpanan yang semakin besar. hal ini bisa
diefisiensikan dengan pengalihan arsip2 tersebut ke media elektronik. Contoh
kasusnya adalah :
1 lembar arsip yang dialih mediakan kedalam bentuk elektronik akan memiliki
kapasitas sekitar 100 kb (kilo byte).
1 MB = 1.000 KB = 10 arsip
1 GB = 1.000 MB = 10x1.000 = 10.000 arsip
sedangkan kapasitas hardisk minimal yang beredar di pasaran adalah 40 GB
(400.000 arsip), dan seperti kita ketahui bersama besar fisik harddisk hanya lebih
besar sedikit dari telapak tangan orang dewasa. dengan demikian jelas sudah
keunggulan arsip elektronik dari sisi investasi ruangan.

2. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak(printer & fotocopy).

Keungulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang juga
bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan banyak pengeluaran kertas dan tinta.
tentu saja pada hal - hal tertentu, kertas dan tinta cetak tetap diperlukan

3. Penghematan investasi berupa waktu akses terhadap arsip.

Seperti kita ketahui bersama, dengan menggunakan metode pengarsipa fisik, akan
sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam sebuah gudang arsip.
hal - hal yang mempersulit pencarian arsip tersebut diantara lain adalah : lokasi
arsip yang sering berpindah karena arsip sering dipinjam dan tidak dikembalikan
pada tempatnya, penempatan arsip yang tidak terstruktur, pencatatan perjalan
arsip yang tidak terstruktur, dan sebagainya. dengan menggunakan metode arsip
elektronik, pencarian elektronik akan semudah menginput kode arsip tersebut sama
halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen dikomputer kita.

4. Penghematan investasi berupa SDM.

Dalam sistem kearsipan konvensional, tentusaja melibatkan banyak petugas
kearsipan untuk dapat melayani kebutuhan kearsipan, dan hal ini juga belum
menjamin kecepatan pencarian dan struktur penataan arsip yang baik, karena
makin banyak pihak yang mengelola arsip tersebut malah biasanya membuat
sistem pengelolaan yang berbenturan antara kebiasaan masing - masing SDM yang
mengelola arsip tersebut. Dengan menggunakan arsip elektronik, tentusaja dapat
dilakukan penekanan kebutuhan SDM karena kebutuhan akan SDM hanya berupa
pengalih media, pemeriksa, serta orang yang mendistribusiakan.

5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data.

Seperti kita ketahui bahwa sangat mudah untuk melakukan Back-up data pada
sistem elektronik. sehingga kita akan selalu mempunyai cadangan terhadap arsip
-arsip penting yang kita miliki. hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang
disebabkan oleh bencana seperti banjir, kebakaran dsb.

selain itu masih sangat banyak keunggulan yang kita peroleh dari sistem arsip
elektronik, maka mulai sekarang marilah kita sama - sama beralih perlahan ke
sistem kearsipan elektronik.
Regards,
Kutukeyboard

Seiring dengan perkembangan teknologi dewasa ini, banyak pihak yang menggunakan media
elektronik dalam pengarsipan dan pengelolaan dokumennya. Sistem pengarsipan elektronik ini
biasa dikenal dengan istilah Electronic Filing System (EFS). Penggunaan sistem kearsipan
elektronik (Electronic Filing System) sangat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat
mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan,
pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.

Pelatihan ini akan memberikan pengetahuan dan informasi kepada peserta mengenai konsep
dasar Electronic Filing and Document Management System, perangkat keras (hardware) &
perangkat lunak (software) yang digunakan, perencanaan struktur arsip (file structure), proses
document/data capture, sistem penamaan arsip elektronik (electronic file indexing system),
pengendalian sistem pengarsipan elektronik.

Metode pelatihan :

Pelatihan ini menggunakan metode interaktif, dimana peserta diperkenalkan kepada konsep,
diberikan contoh aplikasinya, mendiskusikan proses yang terkait.

Who Should Attend :

Secretary, Human Resources, Administration, Finance, Purchasing, Accounting

Outline :

• Definisi dan jenis-jenis arsip (file).

• Konsep dasar sistem kearsipan elektronik berbasis komputer.
• Pengenalan sistem pengarsipan dengan menggunakan alat/media elektronik seperti :
komputer, business software, scanner, internet, dll.
• Hardware dan software yang digunakan dalam sistem pengarsipan elektronik.
• Perancangan dan perencanaan sistem dan struktur arsip elektronik.
• Teknik dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam meng-capture data/dokumen
menjadi data/dokumen elektronik.
• Sistem penamaan arsip elektronik.
• Sistem penyimpanan dan retensi arsip elektronik.
• Teknik pengendalian sistem pengarsipan elektronik.