IT Solution for your Data Processing

Subjek : Aplikasi Absensi Pegawai ( for Windows 2000 or higher )

Kontak : dian sofiana
mobile : 085284101525
Website :
E-Mail : dianero99@gmail.com

===================== P E N J E L A S A N S O F T W AR E ======================

Penjelasan Umum :
Aplikasi ini berguna untuk melakukan pengolahan data absensi, yang dilengkapi dengan data-data dan
fitur sbb :
a. Data Pegawai / Karyawan, dilengkapi dengan data foto.
b. Data Identitas Instansi, dilengkapi dengan data gambar logo.
c. Laporan data Pegawai, bisa dieskpor ke Ms-Excell
d. Laporan data Absensi Pegawai, baik per orang atau keseluruhan
e. Proses data Absensi dengan menggunakan keyboard atau alat bantu Scanner Barcode
Menjalankan Program :
a. Klik 2 kali file installer (absensi_versi_2.exe), lalu ikuti instruksi selanjutnya.
b. Setelah selesai melakukan proses installasi, untuk menjalankan aplikasi absensi ini, klik tombol
Start | Programs | Aplikasi Absensi ver. 2.0 | Absensi, akan muncul tampilan sbb :

1
IT Solution for your Data Processing
Selanjutnya, proses pengolahan data absensi dapat dilakukan (tentu saja setelah data-data pegawai dimasukkan
terlebih dahulu). Dengan asumsi data sudah ada, untuk melakukan absensi, dapat dilakukan dengan dua (2) cara
sbb :

1. Dengan menggunakan Alat Scanner Barcode, cukup sorot / tembak data barcode pada kartu ID Pegawai,
jika tidak dikenal maka akan muncul pesan sbb :

Namun jika data pegawai dikenal (valid), selanjutnya muncul tampilan sbb :

Tampilan ini berfungsi untuk memastikan kebenaran data anda. Jika datanya benar, untuk validasi anda
cukup tekan ENTER, maka proses data absensi akan diproses. Jika ternyata salah, tekan ESC untuk
mengulang.

Jika pegawai tsb datang terlambat, akan muncul pesan sbb :

Dan selanjutnya data absensi jam masuk langsung diproses.

Namun jika tidak terlambat, maka data absensi jam masuk langsung diproses tanpa ada pesan tsb. Pesan
ini berfungsi untuk memberikan informasi pada pegawai yang bersangkutan dan juga akan dicatat pada
database dengan status ‘Terlambat’. Jika tidak terlambat, maka status adalah ‘Normal’.

2
IT Solution for your Data Processing
2. Dengan menggunakan Keyboard, ketikkan ID Pegawai, bisa berdasarkan NIP atau Nama, lalu tekan
Enter. Akan muncul gambar sbb :

Tampilan berfungsi untuk memastikan kebenaran data anda. Jika datanya benar, untuk validasi anda cukup
tekan ENTER, maka proses data absensi akan diproses. Jika ternyata salah, tekan ESC untuk mengulang

3. Atau tekan tombol F3, sehingga muncul tampilan sbb :

Pilih data pegawai yang akan diproses, dengan pencarian berdasarkan NIP atau Nama Pegawai, lalu tekan
tombol ENTER ! Selanjutnya akan muncul tampilan seperti pada gambar diatasnya.

3
IT Solution for your Data Processing
Setelah data absensi jam masuk diproses, selanjutnya pada saat jam pulang, lakukan kembali proses validasi jam
keluar (absensi jam keluar ini sifatnya optional, bisal dilakukan atau tidak, bukan keharusan). Caranya yaitu sbb :

Tekan tombol F4, akan muncul tampilan sbb :

Masukkan data NIP atau Nama pegawai yang akan diproses (untuk jam keluar), lalu tekan Enter, akan muncul pesan
sbb :

Tekan tombol ‘OK’ untuk validasi proses, tekan ‘Proses’ untuk membatalkan. Jika di klik tombol OK, maka data
Jam keluar pegawai akan tercatat dalam database.

Demikian penjelasan tentang proses Pengolahan Data Absensi. Lakukan hal yang sama untuk hari / tanggal
berikutnya.

Selanjutnya, untuk pengaturan data-data lainnya, yaitu dilakukan oleh seorang Administrator (penanggung jawab)
melalui tombol Login Administrator atau tekan tombol F5 pada tampilan awal aplikasi.

Setelah ditekan F5, akan muncul tampilan validasi password untuk admin (karena datanya tidak boleh sembarang
dapat mengakses) sbb :

Masukkan Password Admin. Untuk pertama kali dapat menggunakan password admin
Untuk keamanan data, selanjutnya password tsb harap diganti di admin area.

4
IT Solution for your Data Processing
Jika password benar, akan muncul tampilan admin area sbb :

Admin Area in terdiri dari 5 data utama (5 tab) yaitu sbb :

1. Database Pegawai,

Tab ini merupakan tab pertama yang akan muncul ketika masuk admin area. Tampilannya bisa anda lihat pada
gambar diatas. Data-data yang dapat diolah pada form pegawai ini yaitu meliputi data NIP, Nama, No. Telepon,
No. HP, Alamat, dan Photo

Untuk gambar Photo Pegawai, harus bertipe (jenis) BMP dengan ukuran pixel 100 x 135 (lebar x tinggi).

Selain proses menyimpan data, dapat juga dilakukan proses pencarian, ubah dan hapus data.
Data NIP berfungsi sebagai primary key, sehingga tidak boleh ada yang sama. Sistem akan memeriksanya
secara otomatis jika ditemukan data yang sama, dengan pesan sbb :

5
IT Solution for your Data Processing
2. Data Absensi Pegawai, yaitu dengan tampilan sbb :

Form ini berfungsi untuk melakukan update absensi (baik jam masuk ataupun jam keluar) jika ada kesalahan
data. Selain itu, kita juga bisa melihat data absensi pegawai untuk hari ini (tanggal aktif) atau data-data
sebelumnya (keseluruhan). Jika ada data absensi yang hendak dihapus, klik tombol Hapus Data Absensi.

Untuk pegawai yang tidak masuk (dikarenakan sakit, izin, cuti atau dan lain sebagainya), proses absensi dapat
dilakukan oleh administartor melalui tombol Verfikasi Ketidakhadiran. Klik tombol Verfikasi Ketidakhadiran
tsb, akan muncul tampilan sbb (halaman berikutnya) :

6
IT Solution for your Data Processing
Daftar Pegawai yang muncul tsb adalah
data-data pegawai yang tidak hadir pada
tanggal tersebut (tanggal aktif). Pilih data
pegawai yang akan diproses, lalu tekan
ENTER, akan muncul validasi sbb :

Pilih keterangan (Alasan) tidak hadir, misal

izin, cuti, sakit, tanpa keterangan, lalu
tekan tomnol Proses (Enter). Lakukan hal
yang sama untuk pegawai lainnya yang tidak
masuk (yang belum diproses).

3. Laporan, yaitu dengan tampilan sbb :

Form ini berfungsi untuk mencetak laporan data absensi pegawai (dengan periode tertentu), baik untuk
perorangan ataupun keseluruhan, dan untuk mencetak biodata keseluruhan pegawai.

7
IT Solution for your Data Processing
Untuk mencetak laporan data absensi pegawai dengan kategori per orang, tentukan tanggal periode dan data
pegawai yang akan diproses, misal dengan data sbb : (tgl. Periode 20-07-2009 s/d 22-07-2009 untuk pegawai
dengan NIP : 120001 atas nama Heri Hermawan)

Lalu tekan tombol Preview, akan muncul tampilan sbb :

Dengan laporan ini, kita bisa melihat statistik kehadiran dari pegawai tsb untuk periode tertentu.
Adapun jika kita mencetak untuk data absensi untuk keseluruhan pegawai dengan periode yang sama, maka
tampilan yaitu sbb :

8
IT Solution for your Data Processing
Kolom Alpa = Tanpa Keterangan (untuk rincian di per pegawai).

Jika Anda ingin langsung mencetak pada Printer, klik tombol Cetak (bukan Preview).
Adapun untuk mencetak Biodata Keseluruhan Pegawai, klik tombol Daftar Pegawai, akan muncul tampilan sbb :

Data-data pegawai ini juga dapat di ekspor ke Ms-Excell pada tab ke-5, yaitu Pengaturan lainnya.

4. Data Instansi, yaitu dengan tampilan sbb :

Form ini berfungsi untuk mengisikan data-data instansi yang diperlukan, yaitu Nama Instansi, No. Telepon /
Fax, Alamat dan Logo / Gambar Instansi. Setelah diisikan semuanya, klik tombol Update Data Instansi.

9
IT Solution for your Data Processing
5. Pengaturan Lainnya, yaitu dengan tampilan sbb :

Form ini berfungsi untuk melakukan pengaturan-pengaturan sbb :

a. Mengatur jam dan tanggal di komputer

b. Mengatur Display Properties
c. Menampilkan control Panel
d. Menampilkan System Properties
e. Menentukan Aturan Jam Masuk dan Jam Keluar Absensi Pegawai
f. Mengekspor data Pegawai ke file Ms-Excel
g. Mengganti Password Administrator
h. Melakukan backup / Restore Data, yang berfungsi untuk menggandakan data (backup), baik secara internal
(ditentukan otomatis oleh sistem) ataupun eksternal (bisa dikomputer yang sama dengan beda drive / folder)
atau di media lain, misal flashdisk, CD atau komputer lain. Adapun Restore yaitu berfungsi untuk
mengembalikan data pada keadaan sebelunya.
Untuk menggunakan fasilitas ini, klik tombol Backup / Restore Pegawai, akan muncul tampilan sebagai
berikut :

10
IT Solution for your Data Processing

Pilih Backup Data jika hendak melakukan proses Backup. Untuk Backup Internal, langsung saja klik tombol
Backup. File penggandaan database akan disimpan secara otomatis pada tempat yang telah ditentukan.
Untuk Backup Eksternal, tentukan terlebih dahulu tempat penyimpanan folder (bisa dikomputer yang sama
atau berbeda). Ingat !! Sebaiknya file yang akan dibackup ini disimpan pada sebuah folder tertentu yang
isinya hanya untuk file database saja.

Untuk Proses Restore, tampilan yaitu sbb :

11
IT Solution for your Data Processing
Pilih Restore Internal, langsung saja klik tombol Restore. Untuk Restore Eksternal, tentukan alamat file
(dari folder / drive) yang akan digunakan. Pastikan jangan sampai salah, lalu klik tombol Restore.

i. Ekspor data Pegawai pada Ms-Excell. Klik tombol Ekspor Data, maka otomatis aplikasi Ms-Excell akan
dijalankan dan menampilkan data Pegawai sbb :

Aplikasi Absensi ini dirancang untuk stand alone (tidak jaringan) dengan menggunakan database
ms-access. Jika ada yang hendak ditanyakan terlebih dahulu, silahkan hubungi => 0852.8410.1525 (Dian)

Jika anda berminat dengan software Absensi Full Version (dilengkapi dengan manual
ebook) ini, silahkan transfer biaya sebesar Rp. 600.000 pada rekening sbb :

BNI, No. 0183215767 , a.n. Ibu lili Robiah, Cab. Purwakarta

Lalu konfirmasikan via SMS dengan format sbb :

absensi#jml.bayar#tgl.bayar#bank tujuan#email anda, misal sbb :

absensi#600.000#01-08-2009# BNI#dianero@yahoo.com

kirim ke 0852.8410.1525

Link download software akan dikirim pada email anda setelah pembayaran dan
konfirmasi diterima.

== Jika ingin dikirim dalam bentuk CD, tambahkan biaya sebesar Rp. 50.000 ==

Dikirim menggunakan jasa TIKI / JNE dengan paket Kilat (antara 1 – 4 hari sampai di tempat anda)

Aplikasi Absensi Full Version ini dapat andaSinstall

===================== E K Iberulang-ulang (untuk selamanya), tanpa serial
A N ======================
number, tanpa batasan jumlah data dan bahkan bisa anda jual kembali.

===================== S E K I A N ======================

12