FAIL MEJA

PEMBANTU AM
PEJABAT N1
Nama Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT GRED N1

Tarikh Kuatkuasa:

Alamat Organisasi: Akademi Kastam Diraja Malaysia

Jalan Penghulu Abas, Bukit Baru,
Hang Tuah Jaya, 75150 Melaka.
 MAKLUMAT PEGAWAI

JAWATAN
HAKIKI : PEMBANTU AM PEJABAT

GRED
JAWATAN : N1

BAHAGIAN/ :
UNIT

TARIKH
MEMEGANG
JAWATAN :

TARIKH PENEMPATAN:
 ARAHAN

1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugas
yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.

2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:-

2.1 Objektif Jabatan

2.2 Objektif Bahagian/Unit
2.3 Carta Organisasi Jabatan & Piagam Pelanggan
2.4 Carta Organisasi Bahagian/Unit & Piagam Pelanggan (Kedudukan
Pegawai)

2.5 Senarai Tugas/Kuasa/Hubungan dengan lain-lain pegawai

(i) Proses Kerja
(ii) Carta Aliran Kerja
(iii) Senarai Semak
(iv) Peraturan-peraturan Pentadbiran
(v) Senarai Undang-undang Pekeliling dan Lain-lain Rujukan
(vi) Senarai Borang-borang Yang Digunakan

2.6 Senarai Jawatankuasa Yang Di Anggotai

2.7 Norma Kerja
2.8 Format Senarai Tugas Harian
2.9 Senarai Tugas SKT

3. Fail Meja ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya.
Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini
hendaklah diserahkan kepada Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir Program

4. Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir hendaklah mempastikan bahawa fail

ini dikaji semula dan dikemaskini:-

4.1 Setiap dua (2) tahun sekali; dan

4.2 Apabila pertukaran pegawai berlaku.

5 Catitan hendaklah dibuat di atas grid yang disediakan di sebalik fail ini.
 2.1 OBJEKTIF JABATAN

 Melengkapkan dan mempertingkatkan pengetahuan, kemahiran dan

keupayaan serta memupuk nilai murni dan positif dikalangan anggota
jabatan.

 Membantu melahirkan masyarakat faham kastam.

 Menyumbang kepada latihan perkastaman antarabangsa.

 Mempertingkatkan kualiti pengurusan supaya dapat menyokong

kecemerlangan dan keberkesanan program latihan.
 2.2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT

 Untuk menyediakan kemudahan penginapan kepada peserta yang

berkursus di AKMAL

 Untuk merancang, mengurus dan melaksanakan program kokurikulum

peserta

 Untuk merancang dan melaksanakan program kebajikan peserta

 Untuk menyediakan perkhidmatan kaunseling dan rakan pembimbing

kepada peserta
2.3 CARTA ORGANISASI & PIAGAM PELANGGAN
JABATAN
 Pusat Sumber

BAV
Timbalan
Pengarah
Jab. Penyelidikan
& Pembangunan Maklumat
Latihan
Taksiran
Pengurusan & Penjenisan
Latihan
Perakaunan
Timbalan & Auditan
Pengarah
Jab. Teknikal Siasatan
& Kemahiran & Pendakwaan
Kecemerlangan

Kewangan
Perolehan
Pengurusan
Kualiti
Tangkas
Timbalan
Pengarah
Jabatan Sahsiah Pengurusan,
& Kepimpinan
Kepimpinan & Kerohanian
Kerjasama
Pengurusan Swasta
Kebudayaan,
Istiadat & Jati Diri
Program
Berkembar
Timbalan Pengarah
Jabatan Pengajian
Luar Pentadbiran &
Liaison
Pengarah
AKMAL Kerjasama
WCO e- Antarabangsa
Learning

Timbalan
Bahasa
Pengarah
& Komunikasi
Jab. Teknologi
Informasi &
Komunikasi
Kemahiran

Pembangunan
Profesional

Timbalan
Pengarah Pembangunan
Jab. Pengajian Operasi
Asas
Pembangunan
Sokongan

Kokurikulum

Timbalan
Pengarah Pengurusan
Jab. Hal Domestik
Ehwal Pelajar
Kebajikan
Pelajar
Pengurusan
Sumber Manusia

Pengurusan
Timbalan Logistik
Pengarah
Jab. Pendaftar
P’gurusan
Perolehan

Pentadbiran Am
 PIAGAM PELANGGAN
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Kami anggota Akademi Kastam Diraja Malaysia dengan penuh iltizam menyempurnakan
tugas yang dipertanggungjawabkan.

Piagam Pelanggan tentang perkhidmatan utama dijadikan asas panduan kepada pegawai
bagi memastikan perkhidmatan yang diberi memenuhi kehendak dan jangkaharap
pelanggan. Piagam Pelanggan bagi setiap perkhidmatan utama telah disedia dan
dipamerkan di tempat yang mudah dikihat di AKMAL Induk dan cawangan.

Dalam melaksanakan program latihan berkualiti kepada anggota Jabatan dan orang awam
yang komited dan memerlukan latihan, ke arah membangunkan perkhidmatan yang
profesional.

Kami mengiktirafkan hak-hak klien kami seperti berikut:

1. Mendapat latihan yang mencapai objektif kursus pada tahap minimum 85%;
2. Mendapat kemudahan latihan dan peralatan yang mencukupi serta penginapan yang
selesa pada skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4;
3. Mendapat bekalan makanan dan minuman yang bersih, berkhasiat dan bermutu pada
skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4; dan,
4. Mendapat perkhidmatan pensyarah/jurulatih yang kompeten iaitu mencapai skor purata
minimum 2.75 dari skala 1 hingga 4.
2.4 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT & PIAGAM PELANGGAN
(Carta Organisasi Kedudukan Pegawai)
 Pengarah AKMAL

Timbalan Pengarah AKMAL

Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar

Penolong Kanan Pengarah Kastam

Program Pengurusan Domestik Program Kokurikulum Program Kebajikan Pelajar

Penolong Pengurus Asrama Penolong Pengarah Kastam Pegawai Kastam Kanan

Penyelia Asrama

Stor Linen DAUD BIN ABD RAHMAN ABID 7

Pembantu Am Pejabat Unit Penyelenggaraan Pembantu Am Pejabat
Pembantu Am Pejabat
 2.5 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN

Bahagian/Unit :
Jawatan : Pembantu Am Pejabat
Program Pengurusan Domestik
Jabatan Hal Ehwal Pelajar

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Tugas Pegawai-Pegawai Lain Yang
Hubungan Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

PENOLONG KANAN PENGARAH 1. Melaksana kerja-kerja pembaikan PEMBANTU AM PEJABAT

KASTAM kecil asrama. (ASRAMA)

Perkara-perkara dasar mengenai 2. Memantau kerja-kerja pembaikan Menyiapkan bilik-bilik penginapan

pengurusan domestik yang dibuat oleh kontraktor. untuk peserta kursus.

3. Memeriksa dan melapor

PENOLONG PENGURUS
ASRAMA
Arahan dan taklimat kerja
4. Melakukan tugas-tugas
PENYELIA ASRAMA
Menyelia dan membantu PAP dalam
kerja-kerja tertentu yang diarahkan.
kerosakan dalam bilik penginapan PEMBANTU AM PEJABAT (UNIT
sebelum, semasa dan selepas CETAK)
kursus.
Menghantar folder kursus ke Kaunter
Pendaftaran
pendaftaran
KONTRAKTOR PEMBERSIHAN
Melakukan kerja-kerja pembersihan
dan mengemas katil.

Mengambil barangan linen untuk

kegunaan asrama.
 2.5.1 (i) PROSES KERJA
Tugas: Melaksana kerja-kerja pembaikan kecil asrama.

Proses Kerja Pegawai yang Undang-undang/

meluluskan/ di Peraturan
rujuk

1. Terima arahan untuk melakukan kerja-kerja

pembaikan kecil.

2. Kenalpasti kerosakan samada boleh dibaiki

sendiri atau perlu khidmat kontraktor.

3. Sekiranya boleh dibaiki sendiri, laksanakan

kerja-kerja pembaikan kecil.

4. Sekiranya perlu khidmat kontraktor, rujuk

Penyelia.
 2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Mula

Terima arahan untuk melakukan kerja-

kerja pembaikan kecil

Perlu khidmat
kontraktor Kenalpasti kerosakan samada boleh dibaiki
sendiri atau perlu khidmat kontraktor

Laporkan kepada
Penyelia
Laksanakan kerja-kerja pembaikan kecil

Pasang cadar, sarung bantal dan sediakan

selimut di bilik-bilik yang telah
ditetapkan

Tamat
 2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

Tindakan Tindakan Catatan

1.

2.

3.
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

Tidak berkenaan
 2.5.1 (i) PROSES KERJA
Tugas: Memantau kerja-kerja pembaikan yang dibuat oleh kontraktor

Proses Kerja Pegawai yang Undang-undang/

meluluskan/ di Peraturan
rujuk

1. Terima arahan untuk memantau kerja-kerja

pembaikan oleh kontraktor.
2. Pastikan kerja-kerja dilakukan mengikut
spesifikasi.
3. Laporkan kepada Penyelia.
2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Mula

Terima maklumat mengenai kursus tamat

Pantau kerja-kerja mengeluarkan

barangan linen daripada bilik asrama.

Kira dengan tepat barangan linen yang

kotor bersama pekerja kebersihan

Isi borang pengambilan barangan linen

Hantar borang kepada Penyelia Asrama

Tamat
 2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

Tindakan Tindakan Catatan

1. Borang Pengambilan Barangan Linen

2.

3.
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

Tidak berkenaan
 2.5.1 (i) PROSES KERJA
Tugas: Melakukan tugas-tugas pendaftaran

Proses Kerja Pegawai yang Undang-undang/

meluluskan/ di Peraturan
rujuk

1. Terima arahan daripada Penyelia untuk

melakukan pendaftaran.

2. Serahkan folder dan borang pendaftaran.

3. Terima borang pendaftaran.

4. Serah kunci kepada peserta.

2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Mula

Terima permohonan keperluan barangan

linen daripada setiap blok asrama

Sediakan barangan linen mengikut

bilangan yang diperlukan

Kira dan rekodkan jumlah barangan linen

yang dikeluarkan

Tamat
 2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

Tindakan Tindakan Catatan

1. Rekod pengeluaran barangan linen

2.

3.
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

Tidak berkenaan
 2.5.1 (i) PROSES KERJA
Tugas: Memeriksa dan melapor kerosakan dalam bilik penginapan

Proses Kerja Pegawai yang Undang-undang/

meluluskan/ di Peraturan
rujuk

1. Terima maklumat mengenai kursus yang akan

dilaksanakan dan kursus tamat.

2. Buat pemeriksaan pada setiap bilik sebelum,

semasa dan selepas kursus.

3. Laporkan kerosakan kepada Penyelia Asrama.

2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Mula

Terima maklumat mengenai kursus yang

akan dilaksanakan dan kursus tamat

Buat pemeriksaan pada setiap bilik

sebelum, semasa dan selepas kursus

Laporkan kerosakan kepada Penyelia

Asrama

Tamat
 2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

Tindakan Tindakan Catatan

1. Senarai kerosakan

2. Borang Aduan Kerosakan

3.

4.
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

Tidak berkenaan

2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

Tidak berkenaan
2.6. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

- Jawatankuasa dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya untuk tempoh (6) bulan;

2.7 NORMA KERJA

Bil. Senarai Tugas/Jenis Kerja MasaYang Diambil Jumlah Unit yang

(minit) boleh dijalankan
dalam seminggu

1.

2.

3.

4.

5.

.
 2.8. SENARAI TUGAS HARIAN

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

Bil. Butir-butir tugas Catatan

Catatan: Sila letakkan senarai ini diatas meja anda

2.9: SASARAN KERJA TAHUNAN ………..

Nama: No.Kad Pengenalan:

Jawatan: Kem./Jab.

Bertanggungjawab kepada:

Senarai Tugas : ( sama seperti mengikut format fail meja)