Professional Documents
Culture Documents
1. MANAJEMEN INFORMASI
Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis
atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis.
Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh
karena itu tugas dari manajer
adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan
secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha
penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen
informasi, yakni berupa :
• Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan
dapat segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi
• Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
• Sumberdaya harus selalu diperbaharui
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan
kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan
bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk
yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan.
Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya
dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh
Hal.2
informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat,
disebut sebagai manajemen informasi.
Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam
sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi.
Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :
Hal.3
Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :
Hal.5
Computer Networks
Hal.6
Sistem Jaringan Global
O T H E R s F a s ilita tio n
P U S A T D A T A P E M D A
A S C II P r i n t e r
M o d e m
M a n a g e m e n t / T e l e p h o n e M o d e m
C o n t ro l l e r
W E B S E R V E R L a s e r p r i n t e r
I N S T A N S I M o d e m
T e l e p h o n e
H u b
T e l e p h o n e
p r i n t e r
p ri n te r
W E B M a i n te n a n c e
M o d e m
D a t a b a s e
M a i n t e n a n c e
L E M B A G A J A R IN G A N P D E D A T B A S E
S E R V E R
Suryadi M.T
T e l e p h o n e
I N T E R / I N T R A N E T
U P T P E L A Y A N A N S A T U A T A P
A S C I I P r i n t e r
L a s e r p r i n t e r
H u b
S e r v i c e s p r i n t e r
T e l e p h o n e
p ri n t e r
M o d e m
S e r v i c e s
L o c a l S e rv e r
T e l e p h o n e
T e l e p h o n e p r i n t e r p r i n t e r
M o d e m
D i s t ri b u t i o n
M o d e m S e rv i c e s
M a n a g e m e n t
U S E R U S E R
Hal.7
Gambar 1.4. Komputer dan peripheralnya
2. PENGGUNA DAN PELAKU SISTEM INFORMASI
Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai
administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti
pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan.
Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output
tambahan dari aplikasi akuntansi.
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen
(SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer
memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan
Hal.8
menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara
khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang
memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan
outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar
perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para
pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan
pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi
meliputi :
• Manajer
• Non-manajer
• Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.
Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para
pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada
di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada
perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen,
yaitu :
• Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)
Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas
keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama
beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.
Hal.9
Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk
penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok
besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga
dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.
Secara diagram hubungan tingkat manajemen terhadap sumber informasi dan
bentuk penyajian informasi masing-masing tampak pada Gambar 1.5 dan Gambar 1.6.
Hal.10
Strategic planning level Ringkas
Hal.11
Strategic planning level
Operational Control
Level
Gambar 1.7.
Keberadaan Manajer pada Semua Tingkatan dan Bidang Fungsional
Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran
jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan
pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf
organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan
Hal.12
sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya
mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Semua manajer,apapun tingkatan atau bidang fungsionalnya melaksanakan
fungsi-fungsi atau tugas-tugas tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang
berlainan. Pada Gambar 1.8 menyatakan bagaimana tingkatan manajemen dapat
mempengaruhi penekanan pada berbagai fungsi manajemen.
Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih
belum menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan
kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer (Henry
Mintzberg : Managerial roles) :
• Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :
Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial;
Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan
melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi;
Hal.13
Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di
luar unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan
masalah-masalah yang ada.
• Informational roles (aktivitas informasi) :
Monitor (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit;
Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada
orang lain di dalam unitnya;
Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga
kepada orang-orang di luar unit – pimpinan dan orang disekitarnya.
• Decisional roles (aktvitas keputusan) :
Entrepreneur (wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang
cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur organisasi;
Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada
kejadian-kejadian tidak terduga;
Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan
pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit
bawahannya;
Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di
dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.
Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian
banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :
1. Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa
berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit
lain dalam perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media
yang digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer
memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media
komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.
2. Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan
yang mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses
pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan
Hal.14
(decision making), yaiu tindakan memilih dari berbagai alternative
tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam
proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.
Mail
Surat & Memo
komputer
Meals
Electronic mail
Voice Mail
non komputer
Business Meals
Pertemuan
Telephone
Rekreasi
Jadual Pertemuan
Laporan Komputer
terjadual
Laporan Periodik
tidak terjadual
Rapat tidak
Laporan non
Laporan
Rapat
Penyelesaian Masalah
Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai
pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu
1. Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan
komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.
2. Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan
informasi, dan bagaimana berbagi informasi, dll.
Hal.15
Memperbaiki kinerja orang-orang yang ada di dalam organisasi dengan
memanfaatkan teknologi informasi.
3. SISTEM
Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk
mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari
sejumlh sumberdaya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang
ditentukan oleh pemiliki atau manajemen.
Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari
lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama,
namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), roses
transformasi, dan sumberdaya output (keluaran).
Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :
Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui
arus sumberdaya.
Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.
Hal.16
Jika jawaban dari kedua langkah tersebut positif atau ya, maka sesuatu tersebut
dapat dikatakan sebagai subsistem.
Data Vs Informasi
Data dan informasi merupakan suatu sumberdaya utama secara konseptual, yang
keduanya pada umumnya merupakan hal saling berbeda. Data terdiri dari fakta dan
angka dari berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, obyek,
kejadian dll yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun
eksternal. (data = the plural of datum) yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai.
Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diolah sehingga
mempunyai arti bagi pemakai. Pengolah informasi (information processor) mengubah
data mejadi informasi dan merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual.
Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non
komputer, atau kombinasinya.
Data dan Informasi dapat diperlakukan sebagai asset.
Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil
informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan
serta diambil keputusannya oleh manajer.
Hal.18
Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian
penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem
yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang
menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan
untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan
(knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul
terakhir dari materi kuliah SIM.
Electronic
Data
Processing
Proble Management
m Information
Sistem
Komputer-Based
Information Sistems
Decision
Information (CBIS)
Support
Decision Sistem
Office
Automation
Sistem
Proble Expert
m Sistem
Solutio
n
Hal.19
Gambar 1.10. Pemecahan Masalah dengan CBIS subsistem
Information specialist :
Adalah Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan
sistem berbasis komputer. Terdapat 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :
Sistem analyst
Database administrator
Network specialist
Programmer
Operator
Kerjasama antar golongan tersebut dilakukan dalam rangka mengembangkan
sistem berbasis komputer, secara diagram nampak pada Gambar 1.11. hal tersebut
menggambarkan rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para
spesialis informasi dan komputer.
Sistem
Progra Opera
Analys
USER m mer -tor Komputer
t
Network
Specialis
t
Hal.21
Peranan information specialist (ISp) berubah dari sebagai pengembang menjadi
konsultan.
ISp
Use
Komputer
r
Hal.22
Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan sangat hati-hati dalam
membuat keputusan untuk menerapkan sistem tersebut. Manajer dan staf banyak
menghabiskan waktu untuk mengevaluasi dampak sistem tersebut pada oganisasi.
Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan
subyektif adalah langkah kunci dalam mencapai sumberdaya yang berharga tersebut.
Pengembangan CBIS
Dalam beberapa hal tiap subsistem CBIS identik dengan organisme hidup yakni
lahir, tumbuh, matang, berfungsi dan mati. Proses evolusi tersebut dinamakan siklus
hidup sistem (system life cycle – SLC).
Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari :
Tahap Perencanaan,
Tahap Analisis,
Tahap Rancangan,
Tahap Penerapan,
Tahap Penggunaan.
Tahapan tersebut dapat digambarkan seperti nampak pada Gambar 1.13.
Siklus hidup suatu sistem bisa berlangsung beberapa bulan ataupun beberapa
tahun (dalam satuan bulan atau tahun). Penentu lama dan yang bertanggung jawab atas
SLC berulang ialah pemakai CBIS.
Hal.23
Gambar 1.13. Pembangunan dan Pengembangan Sistem Model SLC
5. Ikhtisar
Informasi adalah salah satu dari 5 (lima) jenis utama suberdaya yang dapat
dipakai oleh manajer. Semua sumberdaya termasuk informasi dapat dikelola.
Pengelolaan informasi semakin penting saat bisnis proses suatu organisasi atau
perusahaan menjadi rumit dan kemampuan komputer berkembang.
Output komputer digunakan oleh manajer, non manajer, dan orang-orang atau
organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer terdapat pada semua tingkatan dan
dalam semua bidang fungsional. Ketika para manajer melaksanakan fungsi-fungsi
mereka dan memainkan peran mereka, mereka menambah keahlian komunikasi dan
pemecahan masalah dengan pengetahuan tenatng komputer dan informasi.
Sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen, yang semuanya bekerja menurut
satu tujuan. Semua sistem meliputi tiga elemen utama yaitu input, transformasi dan
output. Sistem yang berhubungan dengan lingkungannya disebut sistem terbuka,
seangkan sebaliknya disebut dengan sistem tertutup.
Tedapat perbedaan antara data dan informasi. Data mencakup fakta dan angka-
angka yang relative tidak berarti, kemudian diubah menajdi informasi oleh pengolah
informasi. Sedangkan informasi memiliki arti bagi pemakainya. Pengolah informasi
menyediakan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Informasi berasal dari
sumber-sumber internal dan eksternal dan digunakan dalam membuat keputusan untuk
memecahkan masalah.
Komputer pada awalnya digunakan sebagai sistem informasi akuntasi (SIA)
yang merupakan bagian dari pemrosesan data (EDP), kemudian berkembang kearah
pengolahan informasi (SIM). Selanjutnya berkembang sebagai sistem pendukung
keputusan (DSS), kantor virtual atau otomasi kantor (OA), dan sistem berbasis
Hal.25
pengetahuan (knowledge-based sistems). Kelima bidang aplikasi tersebut membentuk
sistem informasi berbasis komputer (CBIS).
CBIS berkembang melalui tahapan-tahapan perencanaan, analisis, rancangan,
penerapan, dan penggunaan. Tahapan-tahapan tersebut dinamakan siklus hidup sistem
dan dapat dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bekerja sama dengan spesialis
informasi. Bahkan bila sistem dikembangkan bersama-sama, manajerlah yang
bertanggungjawab atas tiap tahap siklus hidup sistem.
6. Latihan 1:
A. Pilihlah satu jawaban yang paling tepat dari empat pilihan yang
tersedia pada soal-soal berikut !
Hal.26
4. Tingkatan manajemen terendah akan banyak membutuhkan informasi yang
berasal dari :
A. Internal
B. Lingkungan
C. Internal dan lingkungan
D. Orang Kepercayaan
Hal.27
9. Fokus awal dari sistem informasi berbasis komputer (CBIS) adalah :
A. Sistem penunjang keputusan
B. Sistem informasi manajemen
C. Komunikasi
D. Electronic data processing
11. Jelaskan mengapa SIM sangat diperlukan oleh para manajer dalam melakukan
kegiatannya !
13. Apa yang dimaksud dengan sistem tertutup dan sistem terbuka , dan berikan
contohnya masing-masing ?!
14. Apakah Data dan informasi merupakan hal yang berbeda ? Jelaskan !
16. Berikanlah contoh kasus dari hubungan tingkat manajemen dengan bentuk
penyajian informasi !
17. Sebutkan dan jelaskan perbedaan antara sistem berorientasi proses dengan
berorientasi tujuan !?
Hal.28
18. Jelaskan tahapan pengembangan sistem informasi berbasis komputer (CBIS)
dengam menggunakan SLC !
19. Jelaskan hubungan antara tingkatan manajemen dengan tugas dari seorang
manajer !
7. Daftar Referensi
[i]. McLeod, Raymond, Management Information System, 7th ed., Prentice Hall,
New Jersey, 1998.
[ii]. McNurlin, Barbara C,; Sparague, Ralph H Jr., Information Systems
Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.
-----o0o-----
Hal.29