P. 1
delegasi berkesan

delegasi berkesan

4.56

|Views: 1,788|Likes:

More info:

Published by: Mohamad Shuhmy Shuib on Apr 13, 2008
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT or read online from Scribd
See more
See less

06/08/2013

original

DELIGASI BERKESAN

MOHAMAD SHUHMY SHUIB

DELEGASI
• Delegasi ialah satu proses penyerahan kuasa yang sah daripada pihak atasan kepada kakitangan yang tertentu untuk menjalankan tugastugas bagi pihak atasan.

DELEGASI
• Ia merupakan satu pemindahan kuasa kepada kakitangan bawahan untuk mengambil alih tanggungjawab yang selama ini dipertanggungjawabkan kepada pegawai atasan sahaja.

DELEGASI
• Sebagai pengurus, apabila mendelegasikan kuasa kepada kakitangan bawahannya, beliau mestilah mengikut panduan-panduan yang tertentu bagi menjamin keberkesanan delegasi.

PENYERAHAN KEWAJIPAN KEPADA PIHAK TERTENTU
• Pengurus seharusnya tidak menyerahkan kewajipan kepada semua kakitangan tanpa mengira kebolehan dan keupayaan mereka untuk menjalankan tugas-tugas yang diberikan. • Di dalam hal ini, pengurus mestilah menilai sama ada kakitangan berkenaan berkemampuan untuk memikul tugas itu.

PENYERAHAN KUASA YANG CUKUP
• Di dalam penyerahan kuasa, pengurus hendaklah menyerahkan kuasa yang secukupnya kepada subordinat agar ia dapat menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan. • Tanpa kuasa yang cukup, subordinat tidak mempunyai kemampuan untuk menyempurnakan tugas berkenaan.

TANGGUNGJAWAB SEBAGAI KETUA
• Walaupun penyerahan kuasa telah dibuat kepada subordinat, tetapi sebagai ketua, pengurus tetap bertanggungjawab ke atas segala keputusan yang dicapai sama ada mencapai kejayaan ataupun kegagalan. • Ini bererti, pengurus tidak dapat melarikan diri daripada bertanggungjawab terhadap semua keputusan yang telah dibuat.

HALANGAN KEPADA DELEGASI YANG BERKESAN
• Terdapat beberapa perkara di dalam organisasi yang menyebabkan delegasi tidak dapat diamalkan dengan berkesan. Kejadian ini timbul daripada beberapa perkara seperti berikut:
– Pengurus tidak sanggup menyerahkan kuasa sama ada sepenuhnya atau sebahagian-nya kepada kakitangan bawahan. – Kakitangan bawahan tidak sanggup menerima atau memikul tugas baru yang dipertanggungjawabkan.

KEENGGANGAN PENGURUS MENYERAHKAN KUASA
• Setengah pengurus enggan mendelegasikan kuasa kepada kakitangan bawahan kerana takut kedudukan mereka akan terjejas sekiranya kakitangan bawahan itu dapat menunjukkan kewibawaan di dalam menjalankan tugas. • Oleh yang demikian, pengurus sanggup membebankan dirinya dengan kerja yang banyak. Dengan sikap yang begini, pengurus berkenaan tidak dapat menjalankan tugasnya dengan lebih berkesan dan sempurna. • Keadaan ini juga akan menjejaskan semangat kakitangan lain yang inginkan kemajuan diri dan peningkatan keupayaan mereka di dalam organisasi.

KETIDAKSANGGUPAN MENANGGUNG BEBAN KERJA OLEH KAKITANGAN BAWAHAN.
• Terdapat juga kakitangan bawahan yang tidak sanggup memikul atau menerima tanggung-jawab baru. • Mereka takut kedudukan mereka akan terjejas sekiranya tugas yang diper-tanggungjawabkan itu tidak dapat dijalankan seperti yang dikehendaki oleh pihak atasan. • Dengan semangat seperti ini, kakitangan berkenaan sedia untuk memikul tugas yang sedia ada sahaja.

• Soalan yang penting sekali ialah patutkah sesuatu tanggungjawab itu diserahkan kepada orang lain? • Kenapa delegasi diperlukan sedangkan tugas seperti ini boleh dikendalikan sendiri oleh penyelia berkenaan?

• Penyerahan tugas melibatkan tugasan dan aktiviti yang patut dilaksanakan oleh subordinat. Sebelum sesuatu tugas diserahakan, para penyelia perlu menyenaraikan setiap kerja mengikut keutamaan. Setiap subordinat mesti mematuhinya. • Manakala delegasi autoriti lebih merupakan proses pengupayaan subordinat terpilih terhadap penyelia sendiri. • Mereka bertanggungjawab terus terhadap penyelia berkenaan. • Sedangkan “tugasan tanggungjawab” dilaksanakan oleh subordinat secara sepenuhnya atau secara bertahap. • Adalah lebih baik jika subordinat diberi kedua-duanya iaitu tugasan dan tanggungjawab supaya dia berkeyakinan dan berkuasa untuk berkuasa untuk membuat keputusan. • Begitu juga dalam pembentukan kewibawaan, subordinat mestilah diberi akauntabiliti dalam usaha untuk menyempurnakan tugasnya.

• Keempat-empat proses delegasi ini merupakan amalan biasa dalam organisasi.
– – – – Bertanggungjawab Berkeyakinan Membuat keputusan Akauntabiliti

• Delegasi boleh menimbulkan perkaraperkara yang tidak menyenangkan.
– Pertama, delegasi bukan menyerahkan tugas secara membabi buta. Penyelia perlu mengetahui siapakah yang sepatunya mendapat delegasi, tahap kebolehan subordinat dan kewibawaan seseorang. – Kedua, bukan semua perkara boleh didelegasikan kepada subordinat. Perkara yang kurang penting sahaja boleh diserahkan kepada mereka kecualilah kalau mereka telah dilatih dalam perkara-perkara dasar.

• Delegasi yang berkesan lazimnya dapat menjimtkan masa, kos serta cepat. Ia akan membantu proses penyeliaan yang sempurna. • Perkara yang patut dilakukan hanya mngawal dan menyelia proses delegasi itu dengan teliti serta mendapatkan maklum balas daripada subordinat. • Jana biarkan mereka terus tenggelam dengan masalah yang tidak dapat diselesaikan.

ENAM PERTUA DELEGASI TERBAIK
1. Menerangkan setiap tugasan dengan terang, jelas dan memilih individu berwibawa. 2. Subordinat diberi autoriti untuk membuat keputusan. 3. Subordinat dibenarkan mengambil bahagian dalam perbincangan. Mereka wajar dilatih dalam membuat keputusan dan pengurusan strategik. 4. Kejayaan delegasi subordinat mestilah dihebahkan kepada anggota organisasi. 5. Sentiasa mengawal maklum balas. 6. Bila wujud sesuatu masalah berilah bantuan kepada subordinat.

13 PETUA MEMULAKAN TUGAS
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Terima nasihat dengan baik. Bertindak fasa demi fasa. Perkukuhkan keyakinan diri. Turun gelanggang. Gunakan kepakaran ketua. Saling berinteraksi. Menjadi pendengar ceemerlang. Kebolehan membaca perasaan subordinat. Kebolehan mengenali personaliti.

13 PETUA MEMULAKAN TUGAS
10. Memahami perwatakan 5C
• Comot • Cerewet • Cemburu • Cenge • Celupar

Memahami perwatakan 5G.
• Ganas • Gelojoh • Galak • Gelabah • Gelisah

13 PETUA MEMULAKAN TUGAS
Memahami 12 tanggungjawab penyelia. Untuk mencapai matlamat organisasi kumpulan dan keberkesanan peranan, sesorang penyelia itu mesti mahirdua belas perkara yang berkaitan dengan penyeliaan berkesan. • • • • • Tahu merancang. Tahu memberi penurunan kuasa. Tahu memberi arahan. Kebolehan mendapat kerjasama. Boleh menyelesaikan masalah.

• Kebolehan subordinat. • Memberi latihan. • Sentiasa memberi dorongan. • Memberi khidmat kaunseling. • Penekanan terhadap pembaikan kerja. • Tahu menangani tekanan. • Tahu mengawal suasana.

TAHAP & NILAI SEMPADAN TANGGUNGJAWAB
• Sebagai penyelia kita bertanggungjawab terhadap orang-orang di bawah penyeliaan kita. • Setiap hierarki pekerjaan ini perlu diselia kerana mempunyai bidang kerja dan matlamat pencapaian yang berbeza tetapi menjurus ke arah peningkatan produktiviti.

• Sesuai dengan perubahan masa, seseorang penyelia hendaklah mahir dalam pengurusan konseptual, kemanusiaan dan teknikal. • Sempadan ketiga-tiga pengurusan ini ditentukan berasaskan autoriti, kuasa dan bidang pengkhususan. • Olehitu para penyelia haruslah mempunyai kemahiran ddan pengetahuan dalam perkara brikut:

• Mentafsir dasar-dasar yang telah ditetapkan. • Mempunyai kemahiran teknikal yang kurang dan kemahiran kemanusiaan yang lebih. • Bertindak sebagai pemimpin. • Mengkaji semula, menyemak dan memilih. • Menukar keputusan pengurusan atasan menjadi projek. • Menghabiskan masa yang banyak dalam penyeliaan. • Menghabiskan 80% untuk berkomunikasi, 10% untuk menulis dan 10% untuk membaca. • Berkomunikasi dengan pelbagai golongan. • Berkebolehan bekerja dengan kumpulan dan secara individu. • Menerima pandangan berbeza. • Menyelesaikan konflik. • Menyedari tentang kepercayaan dan sikap orang lain. • Menggunakan kemahiran manusia.

• Peranan dan tanggungjawab sebagai penyelia begitu berat dan mencabar. • Dalam suasana begini, anda perlu memegang nilai yang kukuh dalam diri sendiri. • Pencapaian nilai boleh dilakukan secaa sistematik melalui enam langkah yang berikut:
– Bertekad untuk bersikap jujur.

– Ketegasan menentang karektor 6P.
• Penipu • Pembelot • Penyagak • Perayu • Penglipur lara

– Mematuhi nilai utama 5K
• Keadilan • Kebenaran • Keikhlasan • Kesetiaan • Kesetiakawanan

– Menilai keberkesanan dan konsisiten 5K – Pengubahsuaian perlakuan. – Penerimaan atau penolakan nilai-nilai korparat.

KETERAMPILAN PENGURUSAN
Konseptual Atasan
(Pengurusan Tertinggi)

Manusia Tinggi 50% Tinggi 50%

Teknikal Rendah 15% Sederhana 30% Tinggi 35%

Tinggi 35%

Pertengahan Sederhana 20% (Pengurusan
Pertengahan)

Bawahan
(Pengurusan Operasi)

Rendah 15%

Tinggi 50%

• Pembahagian ini sangat penting untuk melihat kebolehan dan kepakaran setiap lapisan pengurusan. • Kemahiran merancang teknikal sangat diperlukan diperingkat bawahan dan pertengahan. • Bagi pengurus operasi, masa banyak dihabiskan dalam bidang latihan dan motivasi subordinat.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->