You are on page 1of 102

KANDUNGAN

Bil Perkara Muka Surat


1 Senarai Tugas 1
2 Carta Organisasi Staf Sokongan 2
3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3
Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan
Senarai Semak :-
4 Menyelenggara Buku Vot 4-7
5 Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa 8 - 11
6 Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengureus. 12 - 15
7 Urusan Pinjaman Peruamahan Perbendaharaan 16 - 19
8 Urusan Pinjaman Pembelian Komputer 20 - 23
9 Urusan Pinjaman Kenderaan 24 - 27
10 Menyelia Urusan Kewangan 28 - 31
11 Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan 32- 35
12 Urusan Perisytiharan Harta dan Tindakan Surcaj 36 - 39
13 Urusan Kes-Kes Tindakan Tatatertib / Surcaj 40 - 51
14 Menyelia Urusan Perkhidmatan 52 - 55
15 Menyelia Urusan Keceriaan 56 - 59
16 Menyelia Urusan Keselamatan 60 -63
19 Urusan Penyerahan Tugas 64 - 67
20 Urusan Menduduki Rumah Kerajaan 68 - 71
21 Urusan Pengurusan Fail 72 - 75
22 Senarai Undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh 76
Ketua Pembantu Tadbir
23 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai oleh Ketua Pembantu Tadbir 76
24 Norma kerja bagi tugas-tugas 77
25 Senarai Tugas Harian 78
SENARAI TUGAS
Nama Anggota :

Jawatan : KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

No. Kad Pengenalan :

Tarikh mula bertugas di sekolah ini :

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 5.00 ptg
Jumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 5.00 ptg
Sabtu "

KEWANGAN

1 Menguruskan Pusat Tanggungjawab Sekolah.


2 Menyemak dan menyediakan tuntutan Elaun Lebih Masa.
3 Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Pusat Tanggungjawab dan PCG.
4 Menguruskan Pinjaman Perumahan Perbendaharfaan.
5 Menguruskan Pinjaman Pembelian Komputer
6 Menguruskan dan menyelnggara Lejer Pinjaman Kenderaan.
7 Menyelia Pembantu Tadbir Kewangan.
8 Menyelia Penyelia Asrama bagi urusan Terimaan dan Bayaran Akaun Asrama.

PERKHIDMATAN

1 Menguruskan Borang Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan.


2 Menguruskan Laporan Pengisytiharan Harta.
3 Menguruskan Tindakan Tatatertib.
4 Menyelia Pembantu Tadbir Perkhidmatan dan Tadbiran.
5 Menyelia Urusan Keceriaan dan Kebersihan Sekolah.
6 Menyelia Urusan Keselamatan Sekolah dan Asrama.
7 Menguruskan Serah Menyerah Tugas.
8 Menguruskan Permohonan dan lain-lain berkaitan Menduduki Rumah Kerajaan.
9 Menguruskan Daftar Fail Sekolah.
10 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.
1

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH


SEPERTI PADA :

BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG

1 PENGETUA / GURU BESAR


2 PEN. KANAN PENTADBIRAN
3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID
4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM
5 PENYELIA PETANG
6 GURU KANAN M/PEL BAHASA
7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK
8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL
9 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL
10 GURU MEDIA
11 KAUNSELOR
12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ)
13 GURU PENOLONG

JUMLAH GURU :- 0 0 0
14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22
15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22
16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22
17 PEMBANTU TADBIR GRED N17
18 PENYELIA ASRAMA GRED N17
19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17
20 JURUTEKNIK KOMPUTER
21 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11
22 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11
23 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1
24 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1
25 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3
26 PEKERJA RENDAH AWAM
JUMLAH BUKAN GURU :- 0 0 0

JUMLAH BESAR :- 0 0 0

3
PENGURUSAN KEWANGAN

1 Menyelenggara Buku Vot

1.1. Peraturan-peraturan Pentadbiran

i Mermpastikan permohonan peruntukan Belanja Mengurus dikemukakan


ke Jabatan Pelajaran Negeri selewat-lewatnya 30hb November.

ii Mempastikan catatan dalam Buku Vot sentiasa kemaskini.

iii Mempastikan Laporan Prestasi Perbelanjaan bulanan dihantar ke Pusat


Pembayaran (Unit Kewangan JPN ) pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

iv Menyediakan Laporan Perbelanjaan Vot berdasarkan kepada terimaan


Laporan C231 (Laporan Perbelanjaan Vot ).

v Menyediakan Laporan Lewat Bayar Bil pada setiap bulan untuk dihantar
ke KPM (Bahagian Kewangan ), JPN (Unit Kewangan) dan PPD (Unit Kewangan)
pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.
4
1.2. Proses Kerja : - Penyelenggaraan Buku Vot

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Memohon Waran Peruntukan Belanja Mengurus sebelum Pengarah Pelajaran


30hb November. Negeri

2 Terima Waran Peruntukan dan rekodkan dalam Buku Vot Pengetua

3 Sediakan Baucar Kelompok Kew 302. Catat nombor Ketua Pembantu


kelompok mengikut siri (4 angka), dapatkan pengesahan Tadbir
Pengetua/ Guru Besar dan hantar ke Pusat Pembayaran
(AG Negeri).

4 Sediakan Borang TW1 (3 salinan) sebagai Akuan Terima "


Waran.
Hantar 1 salinan kepada KPM (Bhg Kewangan) dan
1 salinan fotostat waran yang diterima.
Hantar 1 salinan kepada JPN (Unit Kewangan) dan
1 salinan Fail Sekolah.

5 Merekod segala perbelanjaan dan pembayaran yang "


dilakukan ke dalam Buku Vot.

6 Menyedia dan menghantar Laporan Prestasi "


Perbelanjaan bulanan kepada JPN setiap bulan pada atau
sebelum 3hb bulan berikutnya.

7 Terima laporan C231 (flimsi) dari AG Negeri / Pusat Pengetua


Pembayaran.

8 Menyediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot Ketua Pembantu


hantar ke :- Asal ke AG Negeri. Tadbir
1 salinan JPN
1 salinan Fail Sekolah.
dikehendaki hantar dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima.

9 Mengemaskini dan merekod bil dan baucar didalam "


Daftar Bil.
5
1.3. Carta Aliran :- Penyelenggaraan Buku Vot

Memohon Waran Peruntukan


Belanja Mengurus kepada JPN.

Terima Waran Peruntukan dan


rekodkan dalam Buku Vot

Sediakan baucar kelompok dan hantar


bersama 1 salinan Waran (Kew 308)
ke AG Negeri / Pusat Pembayar.

Sediakan Borang TW 1 - 3 salinan.


Hantar 1 salinan Borang TW1 dan
1 salinan fotostat ke KPM (Bhg Kew).
1 salinan Borang TW1 ke JPN.
1 salinan Fail Sekolah.

Merekodkan segala perbelanjaan dan


Pembayaran yang dilakukan ke dalam
Buku Vot.

Menyediakan Laporan Perbelanjaan


bulanan Vot pada atau sebelum 3hb
bulan berikutnya.

Terima Laporan C231 - flimsi


dari AG Negeri.

Sediakan Penyata Penyesuaian


Perbelanjaan Vot.
…. Salinan asal ke AG Negeri.
…. Salinan pendua ke JPN
…. Salinan ketiga untuk fail sekolah.
6
1.4 Senarai Semak : Penyelenggaraan Buku Vot

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak Waran Peruntukan yang dituntut adalah betul.

2 Sediakan baucar Kelompok (Kew 302)

3 Sediakan Borang TW 1

4 Rekod segala perbelanjaan dan pembayaran didalam


Buku Vot.

5 Pastikan Laporan Perbelanjaan bulanan dihantar ke JPN

6 Terima Laporan C231 flimsi.

7 Sediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot

8 Pastikan wang semak baki pada setiap Perbelanjaan Vot


ditandatangani oleh pegawai penyemak yang diberi kuasa
7
2 Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa

2.1. Peraturan Pentadbiran Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa.

i Borang tuntutan Elaun Lebih Masa perlu diedarkan kepada


kakitangan yang layak menuntut ELM.

ii Butir-butir di borang perlu disemak dan mendapat kelulusan


Pengetua / Guru Besar.

iii Menyediakan surat pengesahan menjalankan tugas lebih masa.

iv Menyediakan baucar Kew 304 dan baucar kelompok (Kerw 302).


bagi Sekolah PTJ hendaklah direkod dalam Buku Vot
perbelanjaan dibawah Peruntukan (PK) 14000.
8
2.2. Proses Kerja : - Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Semak butir-butir tercatat pada borang tuntutan adalah Pengetua /


betul dan dapatkan kelulusan daripada Pengetua / Guru Besar
Guru Besar.

2 Dapatkan surat sokongan daripada pegawai berkenaan Ketua Pembantu


dan menyemak Buku Log Knederaan bagi Pemandu Tadbir

3 Memastikan peruntukan mencukupi dalam Buku Vot "

4 Menyediakan baucar bayaran , borang kelompok. "

5 Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar Pengetua /


Penolong Kanan Pentadbiran. Guru Besar

6 Asingkan baucar dan Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa Ketua Pembantu
mengikut keperluan dan hantar ke AG Negeri / Pusat Tadbir
Pembayar untuk proses pembayaran.

Susunan baucar :-
Set 1 2 salinan kew 302.
Set 2 Salinan asal Kew 304.
Salinan asal Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa
Salinan Surat Pengesahan Telah Menjalankan
Tugas Lebih Masa.

Set 3 Salinan Pendua Kew 304.


Salinan {Pendua Penyata Tuntutan ELM.
Salinan Surat Pengesahan Telah Menjalankan
Tugas Lebih Masa.

Set 4 Salinan Ketiga Kew 304


Salinan Surat Pengesahan Telah Menjalankan
Tugas Lebih Masa.

Set 1 hingga Set 3 ditebuk dan diikat dengan tali hijau.


Set 4 untuk salinan Fail Sekolah.
9
2.3 Carta Aliran :- Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa

Memberi borang tuntutan untuk


dilengkapkan oleh pegawai berkenaan.

minta pegawai
lengkapkan
semula

tidak
Lengkap
lengkap

Pasrtikan butir-butir yang diperlukan


terdapat dalam borang

Sediakan baucar bayaran , kelompok


dan baucar berasingan.

Dapatkan tandatangan Pengetua /


Guru Besar dan Penolong Kanan

Hantar borang tuntutan dan baucar


kelompok dan baucar berasingan
bersama dengan surat sokongan
ke Pejabat Pembayar.

Masukkan satu salinan ke dalam fail


sekolah
10
2.4. Senarai Semak : Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Tarikh borang tuntutan diterima daripada pegawai berkenaan

2 Pastikan semua surat sokongan disertakan

3 Lengkapkan pengisian borang dengan betul

4 Dapatkan tandatangan pengesahan Pengetua / G. Besar

5 Sediakan Baucar Bayaran Kew 304 dan baucar


kelompok Kew 302.

6 Sediakan surat pengesahan menjalankan tugas


lebih masa.

7 Dapatkan tandatangan Pengetua /Guru Besar dan


Penolong Kanan

8 Hantar borang kepada AG Negeri / Pusat Permbayaran

9 Simpan satu salinan ( 1 set) didalam fail sekolah


11
3 Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus

3.1 Belanjawan yang perlu disenaraikan

i Bantuan Pelajaran dan Bantuan Makanan Asrama.

ii Emolumen Guru dan Anggota Khidmat Sokongan

iii Anggaran Alat Ganti dan penyelenggaraan Bangunan

iv Anggaran Perbelanjaan Elektrik, Telefon, Air dan Permbentungan


dibawah PK 23000 (PTJ) dan LPBT / LPBT Asrama bagi peruntukan
PCG Bukan Matapelajaran.

v Elaun Waden , Elaun BISP, Elaun Kritikal, Elaun Pemandu (jika ada)
dan lain-lain elaun jika ada.

vi Penyelenggaraan Bangunan & kawasan Sekolah

vii Penyelenggaraan Bangunan & Kawasan Asrama (jika ada)

viii Anggaran Projek-Projek Kecil dan Naik Taraf.

ix Anggaran Penyelenggaraan Kenderaan Bas dan Van (jika ada),


dibawah PK 26000 (alat ganti & minyak kenderaan) dan PK 28000
bagi peruntukan membaiki dan menyenggara kenderaan.

x Anggaran Tuntutan Perjalanan, Elaun Pertukaran dan Perpindahan.

xi Anggaran untuk Pakaian Seragam kakitangan sokongan yang layak.

xii Anggaran Perbelanjaan Bekalan Pejabat, Program Kursus Dalaman


dan lain-lain tuntutan.
12
3.2 Proses Kerja : - Urusan menyediakan Anggaran Belanja Mengurus.

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Semak bilangan pelajar dan kelas, bilangan hari Ketua Pembantu


persekolahan, gaji bagi kakitangan serta bilangan Tadbir
waden yang layak dilantik.

2 Semak dan anggarkan perbelanjaan bagi bayaran bil Ketua Pembantu


elektrik, air, telefon dan pembentungan serta kerja-kerja Tadbir
baikpulih kenderaan.

3 Hantar borang yang telah dilengkapi ke JPN setelah JPN


ditandatangani oleh Pengetua. Hantar satu salinan ked ( Unit Kewangan )
Pejabat Pelajaran Daerah (Unit Kewangan ).

4 Simpanan satu salinan didalam fail sekolah.


13
3.3. Carta Aliran :- Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus.

Menerima Anggaraan Perbelanjaan


dari pegawai yang berkaitan

Berbincang dengan Pengetua / Guru Besar


tentang Anggaran yang diterima
minta pegawai
menyemak
semula tidak
Setuju
setuju

Lengkapkan Borang Anggaraqn


Perbelanjaan

Dapatkan tandatangan Pengetua /


Guru Besar

Hantar borang Anggaran ke JPN


(Unit Kewangan) dan satu salinan ke
PPD (Unit Kewangan)

Masukkan satu salinan kedalam


fail sekolah.
14
3.4 Senarai Semak : Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak bilangan pelajar dan hari persekolahan

2 Semak bilangan guru dan kakitangan serta gaji dan


emolumen lain

3 Semak bilangan waden

4 Anggarkan bayaran elektrik, air dan kerja-kerja kewangan


serta baikpulih kenderaan

5 Kemukakan Anggaran kepada Pengetua / Guru Besar

6 Hantar ke JPN dan PPD


15
4 Urusan Permohonan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

4.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Perumahan

i Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan.

ii Pastikan borang-borang telah diisi dengan lengkap serta


ditandatangani oleh pemohon.

iii Pastikan dokumen-dokumen penting yang bersangkutan


dilampirkan bersama.

iv Pastikan Pengetua menandatangani semua borang berkenaan


sebelum dipanjangkan ke Bahagian Pinjaman Perumahan Perbendaharaan
Malaysia untuk kelulusan dan tindakan selanjutnya.
16
4.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Berikan borang yang betul mengikut jenis pinjaman Ketua Pembantu


yang hendak dipohon oleh peminjam Tadbir

2 Semak semua borang dan dokumen sokongan dan "


terakan cop Pengetua

3 Sediakan surat iringan dan pengesahan bahawa pegawai Pengetua /


telah layak memohon pinjaman perumahan dan dapatkan Guru Besar
tandatangan Pengetua / Guru Besar.

4 Hantar borang-borang dan dokumen sokongan bersama Bhg Pinjaman


surat iringan ke Bahagian Pinjaman Perumahan Perumahan
Perbendaharaan Malaysia untuk tindakan selanjutnya. Perbendaharaan
17
4.3 Carta Aliran :- Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

Memberikan borang kepada pemohon


mengikut jenis rumah yang dipohon

Semak borang yang telah diisi bersama


minta peminjam dengan dokumen sokongan yang
menyemak dikehendaki
semula
tidak
Betul - Sediakan surat lampiran dan
betul pengesahan bahawa pegawai telah
disahkan dalam jawatan dan beliau
belum membuat pinjaman perumahan
atau pinjaman kedua.

Dapatkan tandatangan Pengetua /


Guru Besar

Hantar borang-borang peminjam berserta


dokumen-dokumen sokongan dan
kiriman wang / cek bagi bayaran proses
kepada Bahagian Pinjaman Perumahan
Perbendaharaan Malaysia.

Masukkan 1 salinan kedalam


fail sekolah
18
2.4. Senarai Semak : Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak kelayakan pemohon sama ada telah disahkan


dalam jawatan atau belum

2 Tentukan borang-borang berkenaan mencukupi sebelum


diedar kepada pemohon dan jenis borang

3 Tentukan dokumen-dokumen sokongan berkenaan


ada bersama.

4 Semak balik semua borang-borang yang dikembalikan.

5 Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar ke atas


borang-borang berkenaan.

6 Majukan borang-borang permohonan berserta dengan


dokumen - dokumen sokongan ke Bahagian PPP
19
5 Urusan Permohonan Pinjaman Pembelian Komputer

5.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

i Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan.

ii Pastikan borang-borang telah diisi dengan lengkap serta


ditandatangani oleh pemohon.

iii Pemohon dikehendaki menyertakan 1 salinan asal Sebutharga Komputer

iv Hantar permohonan ke JPN (Unit Pentadbiran Am )

v Sediakan Lejer Individu Pinjaman Pembelian Komputer bagi setiap peminjam


20
5.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan dan Ketua Pembantu


layak memohon. Tadbir

2 Edar borang kepada pemohon.: "

3 Semak borang permohonan berserta dengan "


dokumen berikut :-
i 1 salinan slip gaji pemohon.
ii 1 salinan asal Sebutharga Komputer.
iii 1 salinan Kad Pengenalan pemohon.

4 Terakan cop Pengetua/ Guru Besar dan sediakan surat "


lampiran untuk dihantar ke JPN (Unit Pentadbiran Am).

5 Dapatkan tandatangan pengesahan Pengetua / Pengetua /


Guru Besar Guru Besar

6 Hantar borang permohonan berserta dengan dokumen- Ketua Pembantu


dokumen sokongan diatas ke JPN (Unit Pentadbiran Am) Tadbir

7 Setelah permohonan diluluskan dan cek diperolehi oleh JPN


pemohon, JPN akan mengeluarkan surat arahan
potongan gaji.

8 Sediakan borang SG20 untuk pemotongan gaji Ketua Pembantu


Pinjaman Pembelian Komputer. Tadbir

9 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Komputer bagi pegawai "


berkenaan sehingga selesai pinjaman dibayar balik.

10 3 bulan sebelum tamat bayaran balik pinjaman, hantar "


laporan lejer ke JPN untuk mendapatkan surat arahan
memberhentikan potongan gaji bagi pinjaman komputer.
21
5.3 Carta Aliran :- Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

Pastikan pemohon telah disahkan dalam


jawatan. Berikan borang kepada pemohon.

Semak borang yang telah diisi bersama


minta peminjam dengan dokumen sokongan yang
menyemak dikehendaki
semula

tidak Betul - Sediakan surat lampiran dan


betul pengesahan bahawa pegawai telah
disahkan dalam jawatan.

Dapatkan tandatangan Pengetua /


Guru Besar

Hantar borang-borang pemohon berserta


dokumen-dokumen sokongan kepada
JPN (Unit Pentadbiran Am)

Masukkan 1 salinan kedalam


fail sekolah

Setelah permohonan diluluskan dan cek


diterima sediakan borang SG20 untuk
pemotongan gaji pinjaman komputer

Sediakan Lejer Individu bagi Pinjaman


Komputer .
Kemaskini data pinjaman dan potongan
gaji sehingga selesai pinjaman.
3 bulan sebelum tamat bayaran balik,
hantar :Laporan Lejer ke JPN untuk
mendapatkan surat arahan
memberhentikan potongan gaji.
22
4.4. Senarai Semak : Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak kelayakan pemohon sama ada telah disahkan


dalam jawatan atau belum

2 Edarkan borang permohonan kepada pemohon

3 Tentukan dokumen-dokumen sokongan berkenaan


ada bersama.

4 Semak balik semua borang-borang yang dikembalikan.

5 Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar ke atas


borang-borang berkenaan.

6 Majukan borang-borang permohonan berserta dengan


dokumen - dokumen sokongan ke JPN

7 Sediakan Borang SG20 apabila arahan potongan gaji


diterima

8 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Komputer

9 Kemaskini Lejer sehingga selesai bayaran balik dibuat.


23
6 Urusan Permohonan Pinjaman Kenderaan

6.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Kenderaan

i Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan.

ii Pastikan borang-borang telah diisi dengan lengkap serta


ditandatangani oleh pemohon.

iii Pemohon dikehendaki menyertakan 1 salinan asal Sebutharga Kenderaan


yang hendak dibeli.

iv Hantar permohonan ke JPN (Unit Pentadbiran Am).

v Sediakan lejer individu pinjaman kenderaan bagi setiap peminjam.


24
6.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Kenderaan

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan dan Ketua Pembantu


layak memohon. Tadbir

2 Semak semua borang dan dokumen sokongan dan "


terakan cop Pengetua / Guru Besar.

3 Hantar borang yang telah lengkap ke JPN "


(Unit Pentadbiran Am ) berserta dengan dokumen berikut :-
i 1 salinan Sebutharga Kenderaan./
ii 1 salinan slip gaji.

4 Apabila terima arahan potongan gaji, sediakan


Borang SG20 untuk pemotongan gaji bagi peminjam.

5 Dapatkan dokumen berikut untuk direkod kedalam


Lejer Pinjaman :-
i Sebutharga Kenderaan.
ii salinan fotostat Insuran 'Cover-Note'.
iii salinan fotostat resit.
iv salinan fotostat invois.
v salinan geran kenderaan yang telah dicop
" HAK MILIK KERAJAAN DITUNTUT "

6 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Kenderaan peminjam.

7 Kemaskini data pemohon dan potongan gaji sehingga


selesai.

8 Hantar laporan lejer setiap hujung tahun ke JPN


(Unit Pentadbiran Am).

9 Dapatkan salinan fotostat geran kenderaan dan insuran


cover-note' setiap kali cukai jalan kenderaan
diperbaharui sehingga selesai bayaran balik pinjaman.
25
6.3 Carta Aliran :- Urusan Pinjaman Kenderaan

Pastikan pemohon telah disahkan dalam


jawatan. Berikan borang kepada pemohon.

Semak borang yang telah diisi bersama


minta peminjam dengan dokumen sokongan yang
menyemak dikehendaki
semula

tidak Betul - Sediakan surat lampiran dan


betul pengesahan bahawa pegawai telah
disahkan dalam jawatan.

Dapatkan tandakan Pengetua /


Guru Besar

Hantar borang-borang permohon


berserta dokumen sokongan kepada
JPN (Unit Pentadbiran Am)

Masukkan kedalam fail 1 salinan

Terima arahan potongan gaji


sediakan borang SG20

Dapatkan dokumen berikut :-


Salinan geran, insuran cover-note, resit
bayaran, invois dari pembekal

Sediakan lejer individu dan kemaskini


lejer sehingga selesai potongan gaji.

Hantar laporan lejer individu pada setiap


hujung tahun dan dapatkan salinan geran
dan insuran cover-note bagi pengesahan
cukai jalan telah diperbaharui.

Hantar laporan lejer 3 bulan sebelum


tamat bayaran balik pinjaman ke JPN
(Unit Pentadbiran Am) untuk mendapatkan
surat arahan memberhentikan potongan
pinjaman kenderaan.
26
6.4 Senarai Semak : Urusan Pinjaman Kenderaan.

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak kelayakan pemohon sama ada telah disahkan


dalam jawatan atau belum

2 Edarkan borang permohonan kepada pemohon

3 Tentukan dokumen-dokumen sokongan berkenaan


ada bersama.

4 Semak balik semua borang-borang yang dikembalikan.

5 Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar ke atas


borang-borang berkenaan.

6 Majukan borang-borang permohonan berserta dengan


dokumen - dokumen sokongan ke JPN

7 Sediakan Borang SG20 apabila arahan potongan gaji


diterima

8 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Kenderaan

9 Kemaskini Lejer sehingga selesai bayaran balik dibuat.


27
7 Menyelia Urusan Kewangan

7.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Penyeliaan Urusan Kewangan

i Memastikan urusan kewangan sentiasa dikemaskini dan mematuhi


segala peraturan yang ada.

ii Perbankkan semua hasil kutipan pada hari berkenaan.

iii Pastikan Buku Tunai ditutup pada 30 /31 haribulan bulan berkenaan.

iv Pastikan penyata - penyata kewangan untuk diaudit dikemukakan


tidak lewat daripada 28hb Februari tiap-tiap tahun.

v Memastikan resit bayaran difailkan.


28
7.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Kewangan

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Semak maklumat-maklumat yang disediakan oleh Ketua Pembantu


Pembantu Tadbir Kewangan & Penyelia Asrama Tadbir

2 Memastikan semua kutipan hasil sekolah dikeluarkan "


resit , dicatat dalam Buku Kutipan Harian dan dibankkan
pada hari berkenaan atau keesokannya.

3 Memastikan semua pembelian diuruskan mengikut "


peraturan yang ditetapkan seperti :-
i. Semak baki peruntukan.
ii semak baki stok
iii keluarkan Borang Pesanan Tempatan (LO)

4 Memastikan setiap bayaran hendaklah mengikut "


peraturan seperti :-
i Baucar Bayaran.
ii Cek Berpalang
iii Dokumen-dokumen sokongan

5 Pastikan setiap bil dijelaskan tidak lewat satu bulan / "


30 hari dari tarikh penerimaan.

6 Memastikan semua peralatan direkodkan kedalam stok


dan disemnak sekurang-kurangnya dua kali setahun.

7 Memastikan Penyata Audit dikemukakan selewat-


lewatnya pada 28hb Februari setiap tahun.
29
7.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Kewangan

Menerima urusan-urusan kewangan


daripada Pembantu Tadbir Kewangan N17
dan Penyelia Asrama N17/N22

minta peminjam
menyemak
semula tidak Lengkap
lengkap

Cop dimana perlu dan kemukakan


kepada Pengetua / Guru Besar untuk
tindakan pengesahan dan tandatangan

Ambil tindakan sewajarnya


mengenai Urusan Kewangan tersebut
30
7.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Kewangan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak "Senarai Semak Pembantu Tadbir Kewangan dan


Penyelia Asrama" berkenaan tindakan yang telah diambil

2 Kemukakan semula jika tidak teratur

3 Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar.

Setelah diluluskan maklumkan semula kepada Pembantu


4 Tadbir dan Penyelia Asrama tentang tindakan yang
telah diambil
31
PENGURUSAN PERKHIDMATAN DAN TADBIRAN

8 Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan

8.1 Peraturan-peraturan pentadbiran Penilaian Prestasi Tahunan kakitangan

i Tentukan pegawai yang hendak dinilai

ii Pastikan borang-borang yang hendak digunakan.

iii Rujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan mengenai tatacara Penilaian


Prestasi.
32
8.2. Proses Kerja : - Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Edarkan borang mengikut kumpulan kakitangan :- Ketua Pembantu


i Borang JPA (Prestasi ) 3/2002. Tadbir
Kumpulan Profesional
ii Borang JPA (Prestasi ) 4/2002.
Kumpulan Sokongan 1
iii Borang JPA (Prestasi) 5/2002
Kumpulan Sokongan II

2 Terima borang prestasi daripada semua kakitangan "

3 Semak borang-borang yang telah diisi. "

4 Serahkan borang prestasi kepada Penolong Kanan Penolong Kanan


Pentadbiran untuk dinilai sebagai Penilai Pertama Pentadbiran

5 Bagi pegawai-pegawai dari Gred DG48 termasuk semua Pengetua


Penolong-Penolong Kanan dan Guru Kanan Mata
Pelajaran diohantar terus kepada Pengetua.

6 Borang prestasi yang telah dinilai oleh Penilai Pertama Pengetua


hendaklah diserahkan kepada Penilai Kedua (Pengetua)

7 Borang prestasi yang telah siap dinilai markah-markah Penolong Kanan


akan disatukan daripada penilai pertama dan kedua dan Pentadbiran
kemudian dibahagi 2 untuk mendapatkan markah
purata

8 Markah yang siap hendaklah dimasukkan kedalamn data Penolong Kanan


komputer untuk dianalisa Pentadbiran /
Ketua Pembantu
Tadbir

9 Cetak laporan prestasi dalam 4 salinan untuk dihantar ke "


` Pejabat Pelajaran Daerah.

10 Bagi kumnpulan DG48 akan dihantar terus ke PPD untuk Pegawai Pelajaran
dinilai oleh PPD sebagai Penilai pertama Daerah

11 Bagi Penolong-Penolong Kanan dan Guru Kanan Pengetua /


Mata Pelajaran penilai pertama ialah Pengetua dan PPD
PPD sebagai penilai kedua
33
8.3 Carta Aliran :- Urusan Penilaian Prestasi Tahunan kakitangan

Edarkan borang prestasi mengikut


jenis kumpulan dan gred jawatan

Semak borang prestasi yang diterima

lengkap
semula
borang
prestasi

tidak Lengkap
lengkap

Serahkan borang-borang prestasi


kepada Penolong Kanan /Pengetua

Markah prestasi yang telah siap


disatukan dan dibahagikan hendaklah
dimasukkan kedalam data Komputer

Cetak Laporan Nilaian Prestasi dalam


4 salinan. Bagi kumpulan DG48 dihantar
terus ke PPD bersama dengan surat
iringan.

Hantar laporan Nilaian Prestasi tahunan


ke PPD

Simpan semua borang prestasi


dan salinan :Laporan Prestasi
Tahunan didalam fail sekolah
34
8.4 Senarai Semak : Urusan Penilaian Prestasi Tahunan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak borang prestasi yang diterima

2 Sediakan senarai semak kakitangan yang telah


hantar borang ke pejabat.

3 Serahkan borang prestasi kepada Penolong Kanan


Pentadbiran / Pengetua

4 Masukkan data /laporan prestasi didalam data maklumat


komputer prestasi.

5 Hantar laporan Nilaian Prestasi Tahunan ke PPD

6 Simpan satu salinan dokumen diatas didalam fail


35
9 Urusan Laporan Pengisytiharan Harta dan Kes-Kes Tindakan Surcaj

9.1 Peraturan-peraturan pentadbiran Pengisytiharan Harta


dan Kes-kes Tindakan Surcaj.

i Semua pegawai dikehendaki membuat pengisytiharan harta sekurang-kurangnya


sekali dalam tempoh lima (5) tahun.

ii Tempoh perisytiharan harta dikira dari tarikh terakhir perisytiharan harta dibuat.

iii Seorang pegawai yang baru dilantik hendaklah mengisytiharkan hartanya dalam
tempoh 30 hari daripada tarikh berliau melaporkan diri.

iv Sekiranya dalam tempoh perisytiharan harta yang ditetapkan itu seseorang


pegawai tidak memperolehi apa-apa harta, maka pegawai berkenaan perlu membuat
pengakuan mengenainya dengan menggunakan borang Lampiran A

v Semua pegawai dikehendaki mengisytiharkan segala harta yang dimiliki olehnya


atau isteri atau suami atau anaknya atau yang dipegang oleh mana-mana orang
bagi pihaknya atau bagi pihak isteri atau suaminya atau anaknya.

vi Ketua Jabatan bertanggungjawab meluluskan atau tidak meluluskan perisytiharan


harta yang telah dibuat oleh seseorang pegawai.

vii Ketua Jabatan bertanggungjawab mengeluarkan surat kelulusan bertulis kepada


semua pegawai mengikut Format "Lampiran F".

viii Bahan Rujukan Utama , Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002
berkuatkuasa mulai dari 30 Julai 2002. Dengan ini surat Pek. Perkhidmatan
Bilangan 8 Tahun 1995 dan Pek. Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1999 dibatalkan.
36
9.2 Proses Kerja : - Laporan Perisytiharan Harta

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Sediakan senarai kakitangan yang belum membuat Pengetua Pekeliling


pengisytiharan harta. Keluarkan borang kepada semua Perkhidmatan
pegawai mengikut jernis perisytiharan harta yang hendak Bil. 3 Tahun
dilaporkan . 2002 bertarikh
30 Julai 2002
Lampiran A
Borang Pengakuan Tiada Perubahan ke atas
Pemilikan Harta.

Borang JPA(T)1/02 - Lampiran B


Bagi perisytiharan harta kali pertama dan
harta tambahan

Borang JPA(T)2/02 - Lasmpiran C


Bagi perisytiharan pelupusan harta

Borang JPA(T)3/02 - Lampiran D


Bagi perisytiiharan syarikat/perniagaan persendirian

2 Menerima Borang-borang perisytiharan harta daripada Ketua Pembantui


pegawai. Tadbir
(Ahli J/K Urusetia)

3 Semak borang perisytiharan harta dan pastikan sama ada:- "


tiada perubahan
permohonan kali pertama
permohonan tambahan
pelupusan harta
pemilikan syarikat
borang hendaklah lengkap diisi dan disertakan dengan
dokumen sokongan.

4 Menyerahkan semua borang yang telah terkumpul kepada Penolong kanan


` Penolong Kanan (Pentadbiran) untuk diperakukan dan ( Pentadbiran )
ditandatangani sebagai Urusetia Urusetia
37
9.3 Carta Aliran :- Urusan Perisytiharan Harta

Edarkan borang perisytiharan harta


mengikut jenis perisytiharan harta

semak borang perisytiharan harta yang


diterima daripada pegawai.

lengkap semula
borang
perisytiharan
harta Lengkap
tidak lengkap

serahkan borang kepada Pen. Kanan


Pentadbiran

Pen Kanan Pentadbiran menurunkan


tandatangan dan serahkan kepada
Pengetua/Guru Besar untuk kelulusan
Ketua Jabatan

Sediakan surat kelulusan Ketua


Jabatan seoerti Lampiran F dan
ditandatangani oleh Pengetua/ Guru Besar.

Serahkan 1 salinan surat kelulusan


bersama 1 salinan borang perisytiharan
harta kepada semua pegawai.

Sediakan Lampiran H - Penyata Laporan


Perisytiharan Harta dalam 4 salinan
bersama dengan surat iringan.

Hantar Lampiran H ke PPD dalam


2 salinan dan 1 salinan ke JPN
(Unit Tatatertib). .

Simpan satu salinan untuk fail sekolah.


38
9.4 Senarai Semak : Urusan Perisytiharan Harta

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Kenalpasti senarai pegawai yang belum mengisytihar


harta.

2 Tarikh borang dikembalikan oleh pegawai

3 Semak butir-butir diperlukan

4 Sediakan Surat Kelulusan Ketua Jabatan

5 Sediakan Penyata Laporan Perisytiharan Harta


Lampiran H

6 Hantar 2 salinan Lampiran H ke PPD dan 1 salinan ke JPN

7 Failkan satu salinan didalam fail sekolah


39
10 Menguruskan Kes-Kes Tindakan Tatatertib/Surcaj

10.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Awam Urusan Tatatertib dan


Urusan yang berkaitan dengan Tindakan Tatatertib.

i Peraturan-peraturan pentadbiran

(a) Penyelenggaraan kes tindakan tatatertib biasa / surcaj.

(b) Penyelenggaraan kes-kes jenayah.

(c) Penyelenggaraan kes-kes perintah tahanan dan sebagainya.

(d) Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas.

(e) Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan.

ii Peraturan-peraturan pentadbiran

(a) Tentukan pegawai-pegawai yang hendak diambil tindakan tatatertib


adalah pegawai yang tleah dilantik ke jawatan-jawatan tetap.

(b) Tindakan tatatertib hendaklah berdasarkan kepada prosedur-prosedur


sebagaimana yang ditetapkan didalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam
(Kelakuan dan Tatatertib) 1993. Bab D.

(c) Keputusan tindakan tatatertib hendaklah direkodkan dalam Buku Rekod


Perkhidmatan (BRP). Jika pegawai ada mengemukakan rayuan, maka catatan
hendaklah dibuat setelah keputusan rayuan diterima.
40
10.2.1 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah - Tahan Kerja

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Menerima arahan daripada Pengetua / Guru Besar untuk Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45
menyediakan laporan / perakuan mengenai tahan kerja Pen. Kanan P.U. (A) 395/93
Pentadbiran
2 Sediakan draf laporan sebagai berikut :- Ketua Pembantu
2.1. Butir-butir peribadi pegawai (Nama, K.P, Gelaran Tadbir
Jawatan/ Gred dan tempat bertugas ).

2.2. Latar belakang kes :

(a) Butir-butir mengenai pelanggaran kes


jenayah yang dilakukan , tarikh, tempat
dan peruntukan undang-undang.
(b) Laporan Polis mengenai penangkapan,
Laporan Mahkamah.

2.3. Ulasan dan pengesyoran Ketua Jabatan mengenai


Perintah Tahan Kerja.

3 Dapatkan salinan Kenyataan Perkhidmatan daripada "


Jabatan Pelajaran Negeri.

4 Kemukakan draf Laporan perakuan kepada Pengetua / Pengetua/ G.Besar


Guru Besar dan Penolong Kanan Pentadbiran. Pen. Kanan
Pentadbiran
5 Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan "
Pentadbiran semak draf laporan, buat pindaan jika perlu
dan luluskan.

6 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana "


pindaan (jika ada).

7 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / "


Guru Besar

8 Pengetua/Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran "


tandatangani laporan
41
Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

9 Hantar laporan kepada :- Ketua Pembantu Tadbir

Jabatan Pelajaran Negeri.


Unit Tatatertib.

10 Tindakan fail "

11 Bekalan dokumen-dokumen tambahan sekiranya mendapat "


kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.

12 Terima surat perintah tahan kerja daripada Lembaga Pengetua /


Tatatertib berkenaan. Guru Besar

NOTA :-

Perintah Tahan Kerja dikeluarkan oleh Lembaga Tatatertib


apabila pegawai/anggota berkenaan ditangkap oleh polis
sementara kes dibicarakan.

13 Serahkan surat perintah tahan kerja daripada Lembaga "


Tatatertib berkenaan kepada pegawai /anggota berkenaan.

14 Serahkan salinan surat perintah tahan kerja kepada Pembantu Tadbir


Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk menyediakan Perkhidmatan
Penyata Perubahan Kew 8.

15 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib "


dan tindakan fail.
42
10.2.2 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah
Tindakan Gantung Kerja

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Terima surat daripada mahkamah mengenai keputusan Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45
perbicaraan iaitu pegawai disabitkan kesalahan tetapi Pen. Kanan P.U. (A) 395/93
mengemukakan rayuan. (Jika pegawai dibebaskan , Pentadbiran
sediakan perakuan kepada Lembaga Tatatertib supaya
tarikh balik perintah tahan kerja dan mengarahkan
pegawai kembali bertugas semula ).

2 Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai Ketua Pembantu


Gantung Kerja terhadap pegawai / anggota berkenaan. Tadbir

3 Kemukakan draf kepada Pengetua / Guru Besar "

4 Pengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pengetua /


semak draf buat pindaan jika perlu dan luluskan. Guru Besar

5 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana Ketua Pembantu


pindaan (jika ada) Tadbir

6 Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan "


Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan

7 Pengetua / Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pengetua/ G.Besar


tandatangan perakuan. Pen. Kanan
Pentadbiran
8 Hantar Laporan kepada :-

Jabatan Pelajaran Negeri


(Unit Tatatertib)

9 Bekalkan dokumen/ maklumat tambahan sekiranya JPN (Unit


mendapat kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Tatatertib )

43
Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

10 Terima surat perintah Gantung Kerja daripada Lembaga Pengetua /


Tatatertib berkenaan. (Setelah pegawai / anggota Guru Besar
dibicarakan dan sabit kesalahan tetapi rayuan belum
diputuskan oleh mahkamah maka perintah kerja
dikeluarkan).

11 Serahkan surat perintah Gantung kerja daripada Lembaga "


Tatatertib berkenaan kepada pegawai / anggota berkenaan.

12 Serahkan salinan surat perintah gantung kerja kepada "


Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan
menyediakan Penyata Perubahan Kew 8.

13 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib Pembantu Tadbir


dan tindakan fail. "
44
10.2.3 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Terima surat keputusan daripada mahkamah iaitu rayuan Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45
pegawai / anggota berkenaan DITOLAK. Pen. Kanan P.U. (A) 395/93
Pentadbiran
NOTA :-

Jika rayuan pegawai diterima, perakukan kepada Lembaga


Tatatertib supaya perintah gantung kerja dihentikan dan
mengarahkan pegawai kembali bertugas semula.

2 Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai Ketua Pembantu


tindakan tatatertib terhadap pegawai berkenaan. Tadbir

3 Kemukakan draf perakuan kepada Pengetua / Guru Besar. Pengetua / G.Besar


Pen. Kanan 1
4 Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan semak draf "
buat pindaan jika perlu dan luluskan.

5 Membuat pembetulkan sewajarnya sebagaimana Ketua Pembantu


pindaan (jika ada). Tadbir

6 Kemukakan perakuan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua/ G. Besar


Pengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pen Kanan 1

7 Hantar perakuan kepada :- Ketua Pembantu


Tadbir
Jabatan Pelajaran Negeri
(Unit Tatatertib)

8 Terima surat pemberitahuan keputusan rayuan tindakan


tatatertib daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.

9 Sediakan surat pemberitahuan keputusan tindakan


tatatertib kepada pegawai/anggota sokongan
berkenaan.

45
Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

10 Serahkan salinan keputusan tindakan tatatertib kepada Pengetua /


Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan Guru Besar
menyediakan Penyata Perubahan Kew 8.

11 Kemaskinikan Buku Daftar Kes tindakan tatatertib. Pembantu Tadbir


(Perkhidmatan)
46
10.2.4 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Tindakan Tatatertib
Kes Tidak Hadir Bertugas.

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supaya Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45
keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai / Pen. Kanan P.U. (A) 395/93
anggota sokongan berkenaan. Pentadbiran

2 Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan "


terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yang
diberikan oleh pegawai / anggota sokongan.

3 Menerima kad akuan terima yang ditandatangani oleh "


pegawai / anggota sokongan.

4 Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru jika "


pegawai /anggota sokongan tidak kembali bertugas setelah
tamat tempoh 7 hari yang diberikan (dari tarikh
penrimaan surat) "

5 Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk Ketua Pembantu
mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir - Tadbir
butir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syor
Ketua Jabatan tanpa mengira sama ada pegawai kembali
bertugas atau tidak.

6 Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan daripada "


Jabatan Pelajaran Negeri

7 Kemukakan draf laporan kepada Pengetua / Guru Besar Pengetua /


Guru Besar
8 Pengetua / Guru Besar menyemak draf laporan dan buat
pindaan (jika perlu).

9 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana "


pindaan jika perlu.
47
Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

10 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua /


Guru Besar. Guru Besar

11 Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan. "

12 Hantar perakuan kepada :-


Jabatan Pelajaran Negeri. Jabatan Pelajaran
(Unit Tatatertib ) Negeri
(Unit Tatatertib )
48
10.2.5 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Tindakan Tatatertib
Kes Tidak Hadir Bertugas dan Tidak Dapat Dikesan.

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supaya Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45
keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai / Pen. Kanan P.U. (A) 395/93
anggota sokongan berkenaan. Pentadbiran

2 Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan "


terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yang
diberikan oleh pegawai / anggota sokongan.

3 Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh "


pihak pos.

4 Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru "


sekali lagi.

5 Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh "


pihak pos. (Jika surat tidak dikembalikan tetapi pegawai
tidak melaporkan diri untuk bertugas kes diselenggarakan
mengikut proses kerja, kes tidak hadir bertugas biasa ).

6 Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk Ketua Pembantu
mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir - Tadbir
butir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syor
Ketua Jabatan supaya ketidakhadiran yang tidak dikesan "
diberitahu dalam Warta Kerajaan.

7 Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan pegawai daripada


Jabatan Pelajaran Negeri

8 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua /


Guru Besar. Guru Besar

9 Pengetua / Guru Besar semak draf laporan buat pindaan


(jika perlu) dan luluskan.
49
Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

10 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana Pengetua /


pindaan jika ada Guru Besar

11 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / "


Guru Besar.

12 Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan. "

13 Hantar perakuan kepada :- JPN


Jabatan Pelajaran Negeri. Unit Tatatertib
(Unit Tatatertib )

14 Bekalkan dokumen/maklumat tambahan jika mendapat Pengetua /


kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Guru Besar.

15 Terima salinan Warta Kerajaan.


50
10.2.6 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes Rayuan Tatatertib / Surcaj

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan
Pengeuta / G.Besar
1 Terima surat rayuan daripada pegawai berkenaan. Pen. Kanan Peraturan 44 & 45
P.U. (A) 395/93
2 Sediakan draf ulasan Ketua Jabatan mengenai asas-asas Ketua Pembantu
rayuan sama ada asas-asas yang diberikan boleh Tadbir
diterima atau tidak. Jika asas -asas tidak munasabah,
buktikan mengenainya.

3 Kemukakan draf ulasan kepada Pengetua / Guru Besar.

4 Pengetua / Guru Besar semak draf buat pindaan jika perlu Pengetua / G. Besar.

5 Membuat pembetulan sewajarnya (jika ada ). Ketua Pem Tadbir

6 Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua / G. Besar


Guru Besar.

7 Pengetua / Guru Besar tandatangani surat.

8 Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri (Unit Tatatertib) JPN

9 Terima surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib Pengetua / G.Besar


kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan.

10 Serahkan surat pemberitahuan keputusan tindakan


tatatertib kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan.

11 Serahkan salinan surat keputusan tindakan tatatertib Pembantu Tadbir


kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan ) untuk tindakan Perkhidmatan
menyediakan Laporan Perubahan ( Kew 8)

12 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib "


dan tindakan fail.
51
11 Menyelia Urusan Perkhidmatan

11.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran

i Memastikan setiap kakitangan mempunyai rekod fail masing-masing.

ii Memastikan sekiranya berlaku sebarang perubahan kepada perjawatan :-


kerana bertuikar, memangku, bersara, disahkan ke dalam jawatan,
diberi taraf berpencen dan sebagainya. Borang Penyata Perubahan
(Kew 8 ) hendaklah disediakan.

iii Memastikan semua salinan Penyata Perubahan (Kew 8) yang disahkan


oleh pihak Jabatan Pelajaran Negeri , dikumpul dan dihantar ke
Pusat Rekod. JPA.
52
11.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Perkhidmatan

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Memastikan rekod / fail bagi kakitangan Pengetua / G.Besar


Penolong Kanan
2 Memastikan semua urusan perjawatan seperti :- Pentadbiran dan
Ketua Pembantu
i Lantikan. Tadbir
ii Pengesahan dalam jawatan.
iii Pemberian Berpencen dan Opsyen.
iv Pertukaran
v Pemangkuan atau Tanggung Kerja
vi dan laio-lain mengenai perkhidmatan

diselesaikan dengan segera

3 Memastikan setiap penyata perubahan (Kew 8)


dimasukkan ke dalam fail peribadi dan dihantar ke
Pusat Rekod.
53
11.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Perkhidmatan

semak 'senarai semak' mengenai


Kembalikan urusan perkhidmatan yang telah
kepada disediakan oleh Pembantu Tadbir.
Pembantu
Tadbir berkenaan
untuk dilengkapkan
tridak
Lengkap
lengkap

Cop dan dapatkan kelulusan dan


tandatangan Pengetua/ Guru Besar

Kemukakan ke pihak yang berkenaan


Jabatan Pelajaran Negeri
Kenalpasti sebab-
sebab tidak
diluluskan

Diluluskan

Beritahu kepada Pembantu Tadbir


tindakan selanjutnya harus diambil
mengenai urusan berkenaan.
54
11.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Perkhidmatan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

Semak "Senarai Semak" Pembantu Tadbir


1 (Perkhidmatan) berkenaan mengenai tindakan
yang telah diambil.

2 Kemukakan semula jika tidak teratur

3 Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

Setelah dilulkuskan, maklumkan semula kepada


Pembantu Tadbir berkenaan mengenai tindakan
4 sewajarnya yang harus diambil seterusnya.
55
12 Menyelia Urusan Keceriaan

12.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran

i Dapatkan maklumat dari Guru Keceriaan mengenai peralatan yang diperlukan.

ii Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3 salinan.

iii Terima barang-barang seperti yang dipesan dan serahkan kepada


Guru Keceriaan.
56
12.2. Proses Kerja : - Menyelia Urusan Keceriaan

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Dapatkan maklumat dari Guru Keceriaan dengan Pengetua / G.Besar Borang Permintaan
persetujuan Pengetua / Guru Besar. dan Borang
Pesanan Tempatan
2 Sediakan borang-borang pesanan tempatan dalam Ketua Pembantu
3 salinan dan dapatkan tandatangan Pengetua /G.Besar. Tadbir

3 Hantar 2 salinan kepada pembekal. "

4 Failkan satu salinan. "

5 Setelah barang-barang diterima ambil pelaksanaan "


projek yang telah diluluskan.

6 Maklumkan kepada Pengetua / Guru Besar mengenai Pengetua /


pelaksanaan projek. Guru Besar.
57
12.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Perkhidmatan

Sediakan perancangan keceriaan untuk


tahun berkenaan dan dapatkan maklumat
peruntukan yang ada

baikpulih alatan Pastikan peralatan dan tenaga yang ada


yang mengalami
kerosakan
kecil

tidak
mencukupi
mencukupi

sediakan (gambarajah) lanskap dan


sediakan jugam anggaran dan tenaga
yang diperlukan untuk suatu projek.

dapatkan kelulusan Pengetua /G.Besar

sediakan semula
projek dan
anggaran baru
tidak
lulus lulus

sediakan borang pesanan tempatan

terima barang dan laksanakan


projek yang telah diluluskan.
58
12.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Keceriaan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak Kad Laporan Kebersihan Kawasan dan Tandas


di setiap Bilik Air dan Koridor banfgunan

2 Semak senarai keperluan keceriaan yang dipesan

3 Sediakan Anggaran Belanja Mengurus khusus


bagi projek keceriaan

Rancang kerja -kerja pembersihan kawasan yang


4 dibuat pekerja-pekerja kontrak (penswastaan)
atau PRA Sekolah.
59
13 Menyelia Urusan Keselamatan

13.1 Peraturan -peraturan Pentadbiran

i Pastikan Pengawal Keselamatan menjalankan tugas-tugasnya


pada waktu yang telah ditetapkan.

ii Laporan-laporan yang disediakan oleh Pengawal Keselamatan perlu


diperiksa setiap hari iaitu pada masa-masa yang telah dipersetujui
oleh Pengetua / Guru Besar.

iii Memeriksa "Watchman Clock" dua kali seminggu bagi memastikan


jam berkenaan dalam keadaan baik dan kertas pencetak masa masih mencukupi.
60
13.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Keselamatan

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Berbincang dengan pihak Pengurusan Syarikat Pengetua / Senarai tugas


Kawalan Keselamatan (kontrak dengan kerajaan) mengenai Guru Besar yang
Jadual Tugas Pengawal Keselamatan dan mengenalpasti dan Penolong Kanan dipersetujui oleh
kawasan dan bangunan yang perlu diberi perhatian. Pentadbiran Pengetua /
Guru Besar
atau

Berbincang dengan Jaga Sekolah mengenai jadual tugas


kawalan /rondaan dan mengenalpasti kawasan dan
bangunan yang perlu diberi perhatian.

2 Menyerahkan Jadual Tugas Pengawal / Jaga berkenaan Ketua Pembantu


dan arahan-arahan bertulis mengenai kawalan. Tadbir

3 Memastikan Laporan Harian dikemukakan oleh "


Pengawal Keselamatan / Jaga.

4 Memeriksa kawasan dan tugas-tugas yang dilaksanakan "


oleh Pengawal Keselamatan / Jaga dari masa ke
semasa.

5 Membuat laporan kepada Pengetua/Guru Besar dan Pengetua/ G.Besar


Polis mengenai kes-kes yang berlaku jika ada. Pen. Kanan
Pentadbiran
dan Polis

6 Berbincang dengan Pengawal Keselamatan dari masa


ke semasa mengenai tugas-tugas mereka.

7 Membuat rondaan mengikut bit-bit yang sedia ada


dengan mengunci jam (watchman clock) dari point
pertama sehinga akhir setiap 2 jam sekali.
61
13.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Keselamatan

Berbincang dengan Pengetua / G. Besar


mengenai Jadual Tugas dan Kawasan

Mednyerahkan Jadual Tugas kepada


Jaga / Pengawal Keselamatan

Menerima Laporan Harian daripada Jaga /


Pengawal Keselamatan

Mengemukakan laporan kes-kes kepada


Pengeuta/ Guru Besar dan Polis jika
perlu

Memastikan pelaksanaan tugas pengawalan


yang dilaksanakan oleh Jaga /
Pengaswal Keselamatan dari masa ke
semasa
62
13.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Keselamatan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Berbincang dengan Pengetua / Guru Besar mengenai


Jadual Tugas dan Kawasan Keselamatan

2 Serahkan Jadual Tugas dan arahan kepada Jaga /


Pengawal Keselamatan

3 Memeriksa laporan dan mengesahkan laporan harian.

4 Melaporkan kepada Pengetua/ Guru Besar dan Polis


jika perlu

5 Memeriksa pelaksanaan tugas - tugas yang dillaksanakan


oleh Jaga/Pengawal Keselamatan dari masa ke semasa.
63
14 Urusan Penyerahan Tugas

14.1 Peraturan=perasturan Pentadbiran

14.1.1 Surat Arahan penempatan / pertukaran mesti dirujuk.

14.1.2 Borang Lampiran A 1.1 - 1.8 hendaklah disediakan dalam 5 salinan


seperti berikut :-

(a) Surat Penyerahan tugas dan akuan terima tugas.

(b) Senrai tugas jawatan.

(c) Kedudukan terakhir tugas-tugas yang belum selesai.

(d) Senarai harta benda/ peralatan pejabat.

(e) Kedudukan kewangan/ akaun dan laio-lain.

(f) Fail Meja.

(g) Manual Prosedur Kerja

(h) Sasran Kerja Tahunan

(i) Lain-lain.
64
14.2 Proses Kerja : - Urusan Penyerahan Tugas

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Menyerahkan Borang "A.1.1 hingga 1.8


kepada pegawai yang akan bertukar.

2 Dapatkan balik borang-borang tersebut dari pegawai


berkenaan untuk disemak.

3 Sediakan surat iringan.

4 Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

5 Merekod dan mengemukakan kepada


Pengarah Pelajaran Negeri.

6 Mengepos dan dfailkan 1 salinan kedalam fail peribadi


pegawai yang bertukar.
65
14.3 Carta Aliran :- Urusan Penyerahan Tugas

Menerima arahan pertukaran pegawai


dan maklumkan kepada pegawai
berkenaan.

Maklum kepada pegawai untuk mengisi


borang-borang Lampiran A.1.1 hingga 1.8

Bantu sediakan dimana perlu bagi


Lampiran A 1.1. hingga 1.8

Sediakan surat iringan

Kemukakan semula
kepada
pegawai berkenaan
untuk dilengkapkan

tidak
Semak kesemua butir-butir
lengkap yang diperlukan

Kemukakan ke Pejabat Pelajaran


Daerah / Jabatan Pelajaran Negeri
dan satu salinan difailkan.

Satu salinan Nota Serah Menyerah


Tugas hendaklah diberi kepada
pegawai yang menyerah dan
pegawai baru yang menerima
jawatan tersebut.
66
14.4. Senarai Semak : Urusan Penyerahan Tugas

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak surat arahan pertukaran daripada JPN mengenai


pertukaran pegawai berkenaan.

2 Sediakan borang-borang Lampiran A 1.1 hingga 1.8

3 Serahkan borang berkenaan kepada pegawai yang akan


bertukar untuk dipenuhi

4 Semak semula borang-borang berkenaan sebelum


diedarkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri dan Pejabat
Pelajaran Daerah

5 Serahkan satu salinan kepada pegawai yang menyerah


tugas dan satu salinan pegawai baru yang menerima
tugas.
67
15 Menguruskan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan.

15.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran

i Tentukan kelayakan menduduki rumah.

ii Tentukan tanggungjawab pegawai yang mendiami


Rumah Kerajaan (Perintah Am Bab E).

iii Tentukan syarat -syarat bayaran dan kadar sewa


(Perintah Am Bab E).

iv Tentukan adsa nombor rumah dari JKR dan nombor


akaun dari Kementerian Pelajaran Malaysia ,
Bahagian Kewangan.

v Memastikan borang-borang yan digunakan seperti berikut :-

(a) Borang Pindah / Masuk / Keluar (Borang Am 73).

(b) Lampiran C.

(c) Lampiran E (Perintah Am Bab E).

(d) Lampiran F (Perintah Am Bab E)

(e) Borang / surat permohonan (dari kakitangan)


68
15.2. Proses Kerja : - Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan.

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Menerima surat permohonan dari pegawai untuk Pengetua /


menduduki rumah kerajaan Guru Besar

2 Menyemak syarat-syarat sewa, jenis dan kekosongan


rumah. Menyediakan borang-borang untuk menduduki
rumah kerajaan dengan secukupmya.

3 Dapatkan tandatangan Pengetua "

4 Terima surat kelulusan dari Pengetua/ Guru Besar dan


beri kepada pemohon.

5 Pegawai berkenaan dikehendaki mengisi borang


Lampiran E -Sijil Masuk Rumah dalam 3 salinan.

6 Sediakan Kew 8- masuk kuarters dan hantar ke JPN Ketua Pembantu


Unit Perkhidmatan bersama dengan salinan surat Tadbir
kelulusan menduduki kuarters dan satu salinan
Lampiran E.

7 Setelah terima kelulusan Kew 8 dari JPN sediakan Pembantu Tadbir


Borang SFG20 dan SG14 (Kew 319). Kewangan

8 Hantar 1 salinan SG20, SG14, Lampiran E dan Surat "


Kelulusan / Tawaran Menduduki Rumah kerajaan.

9 Failkan 1 salinan didalam Fail Gaji. "


69
15.3 Carta Aliran :- Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan

Menerima permohonan

menyemak syarat sewa, jenis dan


dapatkan kekosongan rumah dan mengisi borang
maklumat
tambahan

tidak lengkap
lengkap

dapatkan persetujuan dan kelulusan


semak sebab- Pengetua / Guru Besar.
sebab tidak
dilulkuskan

tidak
diluluskan
diluluskan

terima surat kelulusan

serahkan surat kelulusan kepada


pemohon bersama dengan
Sijil Menduduki Rumah - Lampiran E

Sediakan Kew 8 dan hantar ke JPN


bersama dengan Lampiran E dan
surat kelulusan menduduki kuarters

Terima kelulusan Kew 8 dari JPN


sediakan Borang SG20 dan SG14
Hantare ke AG Negeri.
70
15.4. Senarai Semak : Urusan Menduduki Rumah Kerajaan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Tarikh menerima permohonan dan mengedarkan borang

2 Semak syarat sewaan

3 Dapatkan persetujuan Pengetua / Guru Besar

4 Setelah diluluskan , maklumkan kepada pemohon

5 Maklumkan kepada Pembantu Tadbir Kewangan


mengenai tindakan Payroll yang perlu dilakukan.
71
16 Menguruskan Pengurusan Fail

16.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran

i Pastikan bahawa fail-fail disimpan dengan cara yang sistematik

ii Setiap fail hendaklah diberi tajuk ringkas yang dapat membayangkan


isi kandungan.

iii Fail-fail hendaklah dikelaskan iaitu sama ada peringkat terhad , sulit,
rahsia atau rahsia besar.

iv Pastikan fail-fail yang dibuka didaftarkan.

v Pastikan kertas minit digunakan. Dakwat biru untuk surat keluar. Dakwat
merah untuk surat masuk dan diberi nombor berturutan.

vi Pastikan fail diberi dengan kandungan yang berpatutan.

vii Pastikan fail yang memerlukan tindakan mengikut "SEGERA" atau


"SERTA MERTA".

viii Pastikan pengeluaran fail direkod.

Fail yang memerlukan tindakan kemudian hendaklah direkod dalam buku SDP
untuk failkan simpan dalam perhatian.
72
16.2 Proses Kerja : - Menguruskan Pengurusan Fail

Seksi Undang-
Pegawai yang
Bil. Proses Kerja Undang /
meluluskan / Dirujuk
Peraturan

1 Menyelaraskan keperluan fail mengikut pengurusan Pengetua / G. Besar

2 Menyerahkan kepada Pengetua/Guru Besar untuk komen "


persetujuan.
"
3 Menetapkan jenis fail terbuka, timbul dann sulit

4 Menetapkan nombor rujukan fail dan tajuk. "

5 Membuka sebuah buku rekod fail. Ketua Pembantu


Tadbir
6 Membuka sebuah buku rekod SDP (KIV) "

7 Mengambil tindakan menutup fail yang telah penuh "


dan mengikat dengan tali.

8 Membuka fail barui menggunakan nombor rujukan Fail "


dan tajuk yang sama dengan menambah "No Jilid"..

9 Menyimpan fail di tempat yang berkunci bagi fail sulit, "


tempat yang selamat bagi fail terbuka dan tempat yang
mudah dirujuk bagi fail timbul.
73
16.3 Carta Aliran :- Menguruskan Pengurusan Fail

senaraikan keperluan fail


mengikut penjenisan

dapatkan komen dari Pengetua/


Guru besar mengenai senarai yang
dicadangkan

tetapkan jenis fail

Fail Timbul Fail Sulit Fail Terbuka

memberi nombor fail

menulis tajuk fail

melekatkan tali

melekatkan kertas minit

menguruskan fail

membuka buku rekod fail dan


rekod fail SDP

mengambil tindakan menutup fail

membuka fail baru

menyimpan fail
74
16.4 Senarai Semak : Menguruskan Pengurusan Fail

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Senarai keperluan fail mengikut penjenisan

2 Mewndapat komen Pengetua / Guru Besar

3 Tetapakan jenis fail : Fail Timbul, Fail Sulit, Fail Terbuka

4 Memberi nombor fail

5 Menulis tajuk fail

6 Melekat Kertas Minit (Am 4)

7 Menguruskan fail

8 Membuka Buku Rekod fail dan rekod fail SDP

9 Mengambil tindakan menutup fail

10 Membuka fail baru

11 Menyimpan fail
75
17 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Ketua Pembantu Tadbir

17.1. Perintah Am Bab A - G


17.2. Aerahan Perbendaharaan
17.3. Arahan Perkhidmatan.
17.4. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam.
17.5 Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan .
17.6. Pekeliling-pekeliling Kewangan. Yang dikeluarkan dari masa ke semasa

18 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai oleh Ketua Pembantu Tadbir

18.1. Setiausaha Jawatan Pengurusan Kewangan Sekolah.


18.2. Bendahari Jawatankuasa Keceriaan Sekolah.
18.3. Penolong Urusetia Pengisytiharan Harta.
18.4. Ahli Jawatankuasa Lembaga Sebutharga Sekolah.
18.5 Ahli Penilaian Laporan Prestasi Sekolah bagi kakitangan bukan guru.
76
19 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas

Jumlah unit yang boleh


Bil Jenis Kerja Masa yang diambil dijalankan dalam
seminggu.
77

20 Senarai Tugas Harian

JAWATAN :- KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

Bil. Tugas saya hari ini Catatan


78

You might also like