PROPOSAL

PENAWARAN

Sistem Informasi
DISTRIBUSI BARANG
Berbasis Open Source
Sistem Informasi Distribusi Barang 1

DAFTAR ISI

A..PENDAHULUAN ................................................................ 2
B..GAMBARAN SISTEM ......................................................... 4
C. JADWAL PENGERJAAN .................................................... 8
D. HARGA PENAWARAN ....................................................... 9
E..TENTANG KAMI ............................................................... 10
F. .CONTOH SCREENSHOOT .............................................. 11
Sistem Informasi Distribusi Barang 2

A. PENDAHULUAN
1. Sistem Informasi Distribusi Barang
Saat ini tidak ada sistem transaksi yang tidak membutuhkan teknologi
informasi dalam mendukung seluruh proses bisnisnya. Penggunaan teknologi
informasi khususnya komputer untuk transaksi dan pembuatan laporan
bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah seluruh kegiatan bisnis.
Sistem Informasi Distribusi Barang adalah salahsatu sistem yang
dikembangkan untuk mencatat segala transaksi dan keluar masuknya barang,
menentukan harga barang dari berbagai pembelian, serta mencetak berbagai
laporan transaksi penjualan, pembelian, stok barang, dan laporan rugi laba.
Penggunaan sistem informasi pada perusahaan distributor, akan sangat
membantu perusahaan dalam setiap transaksi penjualan dan pembelian,
karena informasi stok barang yang sebenarnya pada gudang akan dapat
diketahui dengan cepat karena setiap permintaan barang yang keluar atau
masuk juga tercatat dengan baik pada sistem database. Proses stock opname
dapat dilakukan pada akhir minggu atau akhir bulan untuk mencocokkan antara
data yang sebenarnya di gudang dengan data yang ada di komputer dari hasil
transaksi.
Sebuah perusahaan distribusi pasti juga tidak lepas dari urusan hutang
piutang dan perhitungan laba rugi. Oleh karena itu diperlukan sebuah sistem
informasi yang terintegrasi antara sistem pencatatan transaksi jual beli dengan
sistem keuangan yang mencatat berbagai transaksi dengan berbagai sistem
pembayaran. Bagian finance akan merekap dan membuat laporan setiap
hutang yang jatuh tempo ataupun piutang yang harus dibayarkan sesuai
dengan transaksi yang tercatat. Pada akhir periode, pihak manajemen akan
dengan mudah membuat laporan rugi laba yang mendukung fungsi manajemen
dalam mengambil keputusan berikutnya.
2. Open Source Vs Proprietary
Pembuatan sebuah sistem informasi harus juga mempertimbangkan
platform yang digunakan. Hal ini akan berpengaruh pada 3 hal yaitu biaya
pembuatan dan instlasi program, perfomansi atau kehandalan sistem, dan
Sistem Informasi Distribusi Barang 3

kemampuan sistem informasi tersebut untuk dapat dikembangkan secara

berkelanjutan.
Penggunaan platform berbasis open source (software kode terbuka)
atau ”gratis”, akan menekan biaya pembuatan program dan pembelian
perangkat lunak pendukung terkait dengan implementasi program aplikasi.
Sebuah sistem informasi akan membutuhkan sistem operasi (operating system)
untuk menjalankan komputer, membutuhkan database management system
untuk mengelola data, dan bahasa pemrograman untuk membuat program
aplikasi. Jika komponen-komponen perangkat lunak merupakan perangkat
lunak berbasis proprietary (software kode tertutup) atau berbayar, maka akan
menambah beban biaya pengadaan sistem informasi. Sedangkan penggunaan
perangkat lunak ”bajakan” saat ini akan sangat membahayakan perusahaan
terkait dengan penerapan undang-undang hak cipta yang memberikan
ancaman hukuman kurungan dan denda yang sangat besar. Lihat kasus
hukum:
• http://www.detikinet.com/read/2009/02/24/153814/1089790/399/polisi
-belum-lirik-pengguna-software-bajakan-rumahan
• http://www.detikinet.com/read/2008/12/24/170935/1059178/399/2-
perusahaan-konstruksi-kena-razia-software-bajakan
Razia penggunaan perangkat lunak bajakan pada berbagai perusahaan
digerakkan oleh vendor software internasional dibawah kerjasama dengan BSA
(Bussiness Software Alliance) yang bertugas melakukan razia bersama polisi
pada berbagai perusahaan. Sehingga penggunaan perangkat lunak berbasis
open source selain dapat menekan biaya instalasi dan pembuatan program,
juga menimbulkan perasaan aman bagi perusahaan dari berbagai tuntutan hak
cipta.
Penggunaan perangkat lunak open source juga menjamin perfomansi
sistem secara keseluruhan, karena perangkat lunak berbasis open source
dikembangkan secara bersama-sama oleh para pakar dari berbagai lembaga
dan perusahaan internasional yang konsentrasi pada pengembangan open
source. Sehingga dijamin keamanan dan keberlanjutan pengembangan
sistemnya.
Sistem Informasi Distribusi Barang 4

B. GAMBARAN SISTEM
Sistem informasi ini telah kami buat dan dikembangkan dibeberapa
perusahaan. Namun setiap perusahaan pasti memiliki beberapa perbedaan
aturan dan proses bisnisnya. Oleh karena itu kami siap menyesuaikan sistem
informasi ini sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan anda.
Berikut ini gambaran modul-modul yang terhubung pada sistem
informasi ini secara umum yang terdiri dari Front Office untuk pembelian dan
penjualan, Warehouse atau gudang, Back Office untuk finance dan Accounting,
serta Executive Information System yang kami tawarkan untuk pengembangan
berikutnya.

FRONT OFFICE WAREHOUSE

Purchase & Sales Etalase & Gudang

DATABASE
Server System

BACK OFFICE
Finance & Accounting

EXECUTIVE
Information System
NEXT
PROJECT
Sistem Informasi Distribusi Barang 5

Komponen Sistem Informasi Dstribusi

No Modul Deskripsi
1 Server Kehandalan sebuah sistem informasi akan sangat ditentukan
Database oleh kualitas hardware dan software yang digunakan. Oleh
karena itu pembuatan Server Database yang digunakan pada
sistem informasi ini harus benar-benar baik untuk
mendapatkan perfomansi akses database yang cepat dan
aman. Penentuan merek dan jenis server serta sistem operasi
server harus mendukung sistem pengamanan komputer
terutama pada pengembangan sistem backup dan mirroring.

Server Server
Utama Mirror

Sistem Server database terdiri dari 2 server yaitu Server

Utama dan Server Mirror untuk menjamin reliabilitas dan
keamanan database. Server Mirror berfungsi untuk mem-
backup seluruh data sekaligus sebagai server cadangan
apabila server utama terjadi kerusakan dan gagal beroperasi
(Disaster Recovery System). Kedua server ini diletakkan
pada tempat terpisah (ruangan terpisah) untuk
menghindari kerusakan apabila terjadi kebakaran atau
kondisi darurat lainnya.

Sistem software yang kami sarankan untuk Sistem

Server Database yaitu:
a. Sistem Operasi
Sistem Operasi berbasis Open Source baik untuk mesin 32
bit maupun 64 bit sudah terbukti handal dengan
menggunakan salahsatu distro Linux seperti CentOs
(http://www.centos.org/). CentOs-5 dapat mendukung
arsitektur mesin x86 and x86_64 (AMD64 dan Intel
EMT64).
b. Relational Database Management System (RDBMS)
PostgreSQL (Versi Terbaru 8.3.6
http://www.postgresql.org/) sebuah open database dengan
kemampuan pengelolaan database yang handal dengan
keamanan dan kecepatan akses untuk database skala
besar.
Sistem Informasi Distribusi Barang 6

No Modul Deskripsi
c. Database Replication
Database replikasi dibutuhkan untuk mengantisipasi gangguan
sistem database dari berbagai kemungkinan seperti bencana
alam, kebakaran, maupun kegagalan sistem perangkat keras
lainnya. Slony-I http://slony.info/ sebuah sistem replikasi
database yang berbasis open sourcei dapat diintegrasikan
dengan sistem database untuk membuat replikasi database
(disaster recovery). Antisipasi kegagalan sistem juga dapat
diantisipasi dengan menggunakan sistem Fail Over http://linux-
vserver.org/Fail-over pada perangkat server (master-slave),
sehingga server mirror (slave) dapat secara otomatis berfungsi
menggantikan server utama (master) jika terjadi kegagalan
sistem akibat berbagai hal.

2 Front Front office melayani transaksi pembelian dari supplier atau

Office vendor dan penjualan kepada pelanggan. Setiap pengguna
atau kasir harus memiliki user_id dan password untuk
menjamin keamanan dan hak akses. Berikut beberapa item
menu yang ada pada program aplikasi ini.
a. Pembelian
i. Pesanan Pembelian
ii. Daftar Pesanan Pembelian
iii. Faktur Pembelian
iv. Pembayaran Hutang
v. Daftar Harga Supplier
b. Penjualan
i. Pesanan Penjualan
ii. Daftar Pesanan Penjualan
iii. Faktur Penjualan
iv. Tukar Tambah
v. Simulasi Penjualan
c. Kasir
i. Laporan Penjualan
ii. Pembayaran Piutang
iii. Pembayaran Tukar Tambah
iv. Laporan Harian, Bulanan, atau Periodik

Seluruh sistem dapat mendukung penggunaan Barcode

Reader maupun RFID (Radio Frequecy Idenfication).

3 Warehouse Bagian yang sangat penting selain transaksi penjualan dan

pembelian adalah proses sirkulasi barang yang keluar dan
masuk gudang maupun etalase. Penyimpanan barang pada
beberapa gudang dapat diatasi dengan program ini.
a. Transaksi Gudang
i. Penerimaan Barang
Sistem Informasi Distribusi Barang 7

No Modul Deskripsi
ii. Pengiriman Barang
iii. Retur Pembelian
iv. Retur Penjualan
v. Mutasi Stock
b. Laporan Stock
i. Cetak Kartu Stock
ii. Laporan Stock Akhir

4 Back Seluruh aktifitas keuangan dan pelapornnya diproses oleh

Office bagian keuangan dan accounting.
a. Finansial
i. Laporan Hutang Vendor
ii. Hutang Per Jatuh Tempo
iii. Laporan Piutang Pelanggan
iv. Piutang Per Jatuh Tempo
b. Accounting
i. Entry Daftar Akun
ii. Entry Kas/Bank Masuk
iii. Entry Kas/Bank Keluar
iv. Entry Jurnal
v. Opname
vi. Laporan Jurnal Harian
vii. Laporan Buku Kas / Bank
viii. Laporan Buku Biaya
ix. Laporan Buku Besar
x. Laba / Rugi
xi. Neraca

5 Executive Sistem Informasi Eksekutif ini adalah modul pengembangan

Information yang digunakan lebih lanjut oleh pihak manajemen dalam
System pengambilan keputusan (Decision Support System). Modul ini
dapat berisi laporan berupa:
a. Laporan Peramalan (forecasting) Kebutuhan Stock
b. Laporan Insentive Sales untuk penghitungan prestasi
penjualan (bonus penjulan).
c. Laporan dan program treatment untuk pelanggan
dengan memberikan pelayanan khusus bagi pelanggan
potensial.
d. Laporan dan program untuk mencari supplier terbaik
dengan berbagai kriteria yang ditentkan oleh pihak
manajemen.
e. Laporan pemasaran untuk menganalisis potensi
pemasaran berdasarkan produk, wilayah dan demografi
penduduk dari wilayah pemasaran dan kompetitor.
Sistem Informasi Distribusi Barang 8

C. JADWAL PENGERJAAN

Sistem informasi yang kami tawarkan telah tersedia dan telah digunakan
pada sebuah perusahaan penjualan komputer di Jawa Timur. Penyelesaian
pekerjaan ini tetap membutuhkan waktu untuk menyesuaikan dengan
kebutuhan sistem yang digunakan. Untuk seluruh proses penyesuaian
dibutuhkan waktu 8 minggu.

Minggu
No Kegiatan
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Analisa Kebutuhan
2 Desain Ulang
3 Pembuatan Program
4 Uji Coba & Perbaikan
5 Implementasi
6 Serah Terima
Sistem Informasi Distribusi Barang 9

D. HARGA PENAWARAN
Sistem Informasi tersebut diatas kami tawarkan dengan harga
Rp.35.000.000,- (Tiga Puluh Lima Juta Rupiah) yang meliputi pembuatan
program, instalasi, dan pelatihan untuk operator dalam masa implementasi.
Masa garansi diberikan selama 6 (enam) bulan untuk maintenance
database dan program aplikasi setiap client. Lebih dari masa garansi tersebut
dapat dibuat kontrak baru untuk maintenance dan penambahan modul dengan
harga penawaran yang dapat disepakati bersama.
Berikut sistem pembayaran yang kami tawarkan dalam 3 termin,
No Termin Pembayaran % Rupiah
1 Pembayaran I 30% Rp. 10.500.000,-
Penandatanganan Kontrak
2 Pembayaran II 40% Rp. 14.000.000,-
Implementasi dan Serah
Terima Program
3 Pembayaran III 30% Rp. 10.500.000,-
2 Bulan Pasca Implementasi
TOTAL 100% Rp. 35.000.000,-
Sistem Informasi Distribusi Barang 10

E. TENTANG KAMI

Pimpinan Proyek
Nama : Hengki Suhartoyo, S.Kom
Alamat Kantor : Laboratorium Teknik Informatika
Fakultas Teknik – Universitas Dr. Soetomo Surabaya
Telp. 031-5944744 HP. 031-71904276, 081703311567

Proyek Sebelumnya
1. Integrated Hotel Information System pada Hotel Cendana Surabaya,
tahun 2008/2009
2. Sistem Informasi Penjualan dan Akutansi pada Mitra Data Benua
(Distributor Komputer & ISP) Jombang, 2008/2009
3. Implementasi RFID (Radio Frequency Identifying) untuk Absensi dan
Security pada PT. PINDAD PERSERO MALANG tahun 2007
4. Pembangunan Sistem Informasi Kesehatan pada PT. Dinamika
Teknologi Indonesia untuk PT. PLN tahun 2007
5. Pembangunan Sistem Informasi Property pada PT. Dinamika Teknologi
Indonesia untuk OMA Property dan beberapa pengembang di JATIM
tahun 2007.
6. Pembangunan Hospital Information System pada SILOAM HOSPITAL
SURABAYA, tahun 2005 s/d 2007
7. Pembangunan Sistem Informasi Pendidikan untuk MAN dan MTSN di
Jawa Timur pada Kanwil DEPAG JATIM tahun 2006.
8. Pembangunan Sistem Informasi Akademik pada UNIVERSITAS DR.
SOETOMO SURABAYA, tahun 2004 s/d 2005.
Sistem Informasi Distribusi Barang 11

F. CONTOH SCREENSHOOT

Tampilan Login di Awal Program Form Entry Master Gudang

GO

Tampilan Utama Program

Sistem Informasi Distribusi Barang 12

Form Entry Data Barang

Form Transaksi Pembelian

Sistem Informasi Distribusi Barang 13

Look up Table untuk memudahkan pencarian data

Form Entry Penjualan

Sistem Informasi Distribusi Barang 14

Form Order Penjualan

Sistem Informasi Distribusi Barang 15

Laporan Stock Opname

GO

Form Posisi Stok Per Gudang

Sistem Informasi Distribusi Barang 16

Entry Jurnal

Laporan Buku Besar

Sistem Informasi Distribusi Barang 17

Laporan Laba Rugi

Laporan Per Rekening