Professional Documents
Culture Documents
PENDAHULUAN
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan
dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu
organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka
harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai
dengan penyusutan. Seiring dengan kemajuan teknologi dan informasi yang terus
besar lembaga pemerintah nyaris tidak tertangani. Dalam kurun waktu lima tahun
dan kadang masih dianggap remeh. etiap kali mendengar kata kearsipan atau
pengamanan asset adalah suatu tugas yang tidak menarik, membosankan, kurang
1
prospektif bahkan dianggap kurang prestise sehingga kurang menumbuhkan
yang dilakukan secara komputerisasi yang lebih canggih dan tidak membosankan.
handal, punya minat yang tinggi untuk mengelola bidang kearsipan, pengamanan
1.2 Tujuan
1. Untuk mengetahui fungsi dan peran arsip dalam kehidupan sehari – hari
1.3 Metode
permasalahan yang dinilai layak untuk ditampilkan. Adapun data yang digunakan
2
BAB II
PEMBAHASAN
direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh
Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda dengan yang termaktub dalam
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche
yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti
sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur
kemunculannya.
Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya
kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan, ini terutama dapat
3
Arsip adalah kumpulan dokumen, misalnya surat-surat yng biasanya
bernilai sejarah, yang disusun secara sistematis sehingga berhuungan satu dengan
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu
arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita
mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis
adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau
aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-
penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan
(continuing value).
menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif
4
inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk
tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal
Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai
bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu
informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang
tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan
dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi
5
- endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari
- bukti sejarah
pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai
sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak
bahwa memory can fail, but what is recorded will remain.. Beberapa alasan
ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu
6
pengetahuan. Lebih dari alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau
korporasi saat ini perlu di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah
menempati posisi vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan
mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai
bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.
a. Proses
secara fungsional
7
diberikan secara tepat informasi, tepat waktu, tepat orang,
kertas dapat dihemat, tidak diperlukan adanya tempat penyimpanan yang sangat
besar karena data-data arsip dapat dimasukkan kedalam memori komputer. Selain
itu data tersebut juga mudah dicari apabila sewaktu-waktu diperlukan secara
mendesak. Selain itu juga komputer memiliki jumlah memori yang sangat besar
sehingga satu komputer dapat menyimpan ribuan arsip. Oleh karena itu, pada
memori (hardisk) komputer, tetapi computer juga dapat menyimpan data tersebut
ke dalam format digital lainnya sehingga data tersebut mudah diperbanyak dan
mudah untuk disimpan dan dibawa,sepeti dalam bentuk cd dan lainnya. Dengan
komputer, pengelolaan data arsip dalam bentuk apapun akan mudah untuk
8
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
kemajuan yang berdampak positif bagi dunia kearsipan. Dengan komputer, kertas
dapat dihemat, tidak diperlukan adanya tempat penyimpanan yang sangat besar
karena data-data arsip dapat dimasukkan kedalam memori komputer. Selain itu
mendesak. Selain itu juga komputer memiliki jumlah memori yang sangat besar
3.2 Saran
9
DAFTAR PUSTAKA
Mykland, Liv. 1992. Protection and identity: The Archivist’s Identity and
Professionalism. Montreal:ICA
Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith. . 1992.
KG. Saur,
Sumber lainnya:
www.yahoo.com
www.google.com
http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil
10
11