P. 1
Sim Tesis Bab II

Sim Tesis Bab II

|Views: 1,236|Likes:
Published by Moh. Mujib

More info:

Published by: Moh. Mujib on Feb 20, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/01/2013

pdf

text

original

Dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) kita akan mengolah data

menjadi informasi sesuai keperluan manajemen sebagai proses kegiatan dan

keperluan manajer sebagai pimpinan manajemen lini bawah, tengah, dan atas.

Agar informasi sesuai dengan keperluan manajemen dan manajer, maka harus

sesuai dengan fungsi manajemen, tingkat manajemen dan kemampuan

manajerial.

Fungsi artinya jabatan (pekerjaan) yang dilakukan atau kegunaan

sesuatu hal atau kerja suatu bagian tubuh. Sedangkan fungsi manajemen

berhubungan langsung dengan situasi sosial dalam kehidupan kelompok atau

organisasi masig-masing yang mengisyaratkan bahwa setiap pimpinan berada

di dalam bukan di luar situasi tersebut fungsi pimpinan merupakan gejala

sosial, karena harus diwujudkan dalam interaksi antar individu di dalam

situasi suatu kelompok atau organisasi.46

Sedangkan menurut Bernard yang di kutip oleh Burhanudin,

menyebutkan fungsi manajemen meliputi, manajer mengkoordinasikan orang-

45

Soetedjo Moeljodihardjo, Management Information System (Yogyakarta: Andi Offset, 1996),

91

46

Vethzal Rivai, Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi (Jakarta:Raja Grafindo Persada,

2004), 53

36

orang untuk bekerja mencapai tujuan yang mungkin tidak akan tercapai bila

dikerjakan secara individual. Dengan demikian manajemen didefinisikan

sebagai aplikasi dari fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian,

penyusunan personel, pengarahan, dan pengawasan agar tujuan organisasi

dapat tercapai secara efisien dan efektif.47

Peran dan fungsi sistem informasi manajemen, akan sangat

mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan

manajemen dalam menentukan kemana dan akan menjadi apa organisasi yang

dipimpinnya. Sehingga dengan kehadiran seorang pemimpin akan membuat

organisasi menjadi satu kesatuan yang memiliki kekuatan untuk berkembang

dan tumbuh menjadi lebih besar. Begitu juga dengan kepala madrasah sebagai

pemimpin lembaga pendidikan formal mempunyai peranan yang sangat

penting dalam pengambilan keputusan.

Secara operasional fungsi sistem informasi manajemen, dapat

dibedakan empat fungsi pokok sistem informasi dalam manajemen, yaitu :

1. Perencanaan (planning)

Perencanaan berkaitan dengan penyusunan tujuan dan

menjabarkannya dalam bentuk perencanaan untuk mencapai tujuan

organisasi.48

Perencanaan sistem informasi maksudnya bagaimana

47

Burhanudin, Analisis Administrasi Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan (Jakarta:Bumi

Aksara, 1994), 5

48

Isjoni, Manajemen Kepemimpinan dalam Pendidikan (Bandung: Sinar Baru Algensindo,

2007), 77

37

menerapkan pengetahuan sistem informasi ke dalam organisasi. Sistem

informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing.

Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien

diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai

keinginan dan nilai masing-masing organisasi.

2. Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian berkaitan dengan pengelompokan personel dan

tugasnya untuk menjalankan pekerjaan sesuai tugas dan misinya.49

Pengelolaan sistem informasi adalah bagian yang tak dapat dipisahkan

dari manajemen, sebagaimana halnya pengelolaan ketenagaan, keuangan,

organisasi dan tata laksana, dan lain sebagainya. Barangkali dapat

diasumsikan, pengelolaan sistem informasi merupakan faktor kunci bagi

keterlaksanaan dan keberhasilan manajemen. Hal ini dapat dimengerti

mengingat semua subsistem manajemen bertopang pada unsur manusia,

baik sebagai manajer maupun sebagai bawahan, ditentukan dengan cara

bertingkah laku atau melakukan perbuatan tertentu yang terarah untuk

mencapai tujuan manajemen. Tingkah laku manusia pada hakikatnya

terwujud dalam tingkah laku organisasi, yang secara keseluruhan tercakup

dalam tingkah laku manajemen itu sendiri. Dalam konteks inilah, peran

informasi sangat menentukan. Oleh karena itu, jika sistem manajemen

hendak digerakkan secara maksimal, maka perlu dukungan sistem

49

Tata, Sistem Informasi, 45-46

38

informasi yang dikelola dengan baik dan benar sehingga dapat mencapai

hasil yang optimal.

3. Pengarahan (Directing)

Pengarahan berkaitan dengan kegiatan melakukan pengarahan-

pengarahan, tugas-tugas, dan instruksi. Fungsi ini juga berkaitan dengan

pengendalian sistem informasi yang merupakan bagian yang tak dapat

dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi, bahkan ia melaksanakan

fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam

proses pengelolaan informasi.50

Pengelolaan sistem informasi perlu

memahami dan memiliki keterampilan manajerial dalam pelaksanaan

kegiatan pengendalian sistem informasi, yakni :

a. Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi

b. Kemampuan mengendalikan kegiatan transformasi informasi

c. Kemampuan mengendalikan kegiatan pengorganisasian pelaksana

sistem informasi

d. Kemampuan melaksanakan kegiatan koordinasi dalam pelaksanaan

sistem informasi.51

Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa pengendalian sistem

informasi adalah keseluruhan kegiatan dalam bentuk mengamati,

membina, dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan sistem

50

Ibid., 48-49

51

Sondang P. Siagian, Filsafat Administrasi (Jakarta: Gunung Agung, 1995), 129

39

informasi, khususnya dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi,

transformasi, organisasi, dan koordinasi. Pengendalian sistem informasi

bertujuan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan

produk-produk informasi, baik segi kualitas, kuantitas, dan ketepatan

waktunya.

Adapun pelaksanaan pengendalian sistem informasi adalah melalui

pengawasann dan pembinaan. Pengawasan dilakukan, baik secara

langsung , yakni di tempat dilaksanakannya sistem informasi itu, maupun

secara tak langsung melalui laporan-laporan tertulis dan secara lisan.52

Sedangkan pembinaan dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan pelatihan,

pengkajian, bimbingan teknis, dan kerjasama internal dan eksternal.

4. Pengawasan (Controlling)

Kegiatan manajemen yang berkaitan dengan pemeriksaan untuk

menentukan apakah pelaksanaannya sudah dikerjakan sesuai dengan

perencanaan, sudah sampai sejauh mana kemajuan yang dicapai, dan

perencanaan yang belum mencapai kemajuan, serta melakukan koreksi

bagi pelaksanaan yang belum terselesaikan sesuai rencana.53

Dalam

pengelolaan sistem informasi dapat kita lihat kembali bahwa komponen

penilaian tergolong sebagai komponen yang strategis, yang berarti ada

kaitan sistemik dengan komponen masukan (input), komponen proses,

52

J.M Burn, leadership (New York: Happer, 1987), 111

53

Saiful Sagala, Administrasi Pendidikan Kontemporer (Bandung: Alfabelat, 2005), 59

40

dan komponen produk. Kegiatan pengelolaan sistem informasi dianggap

efisien dan efektif bila komponen perencanaan disusun dengan cermat

dan teliti berdasarkan data objektif dan akurat. Fungsi utama dari

penilaian informasi adalah menyediakan informasi sebagai bahan

pertimbangan untuk membuat keputusan.

Sedangkan ketika peran sistem informasi manajemen tersebut

diaplikasikan pada sebuah lembaga pendidikan, maka peran sistem informasi

adalah sebagai pendukung pembuatan keputusan pada suatu organisasi.

Menurut Davis, keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang

dihadapinya dengan tegas yang merupakan jawaban yang pasti terhadap suatu

pertanyaan dan harus dapat menjawab pertanyaan; tentang apa yang

seharusnya dilakukan dan apa yang dibicarakan dalam hubungannya dengan

perencanaan.54

Keputusan pun dapat merupakan tindakan terhadap

pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula. Keputusan yang

baik pada dasarnya dapat digunakan untuk membuat rencana dengan baik

pula.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa keputusan itu

sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran manusia yang berupa

pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk

memecahkan masalah yang dihadapinya.

54

Ralph C. Davis, The Fundamental of Top Management (New York: Harper & Bross, 1951),

292

41

Adapun definisi pengambilan keputusan sama dengan pembuatan

keputusan yang semuanya dari terjemahan decision making. Menurut John

Terry, pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku dari dua

alternatif atau lebih.55

Sedangkan menurut Siagian, pengambilan keputusan

suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat suatu masalah,

pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif

yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan

merupakan tindakan yang paling tepat.56

Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa pengambilan

keputusan adalah tindakan pimpinan untuk memecahkan masalah yang

dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu

di antara alternatif-alternatif yang dimungkinkan.

Dukungan sistem informasi manajemen pada pembuatan keputusan

dalam suatu organisasi menurut Herbet A. Simon yang dikutip oleh Ukhyana

Effendi Onong, dapat diuraikan menurut tiga tahapan, proses pembuatan

keputusan, yaitu :57

1. Tahap Pemahaman

Pada tahap ini hubungannya dengan SIM adalah pada proses

penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara yang telah

55

George R. Terry, Principles of Management (Homewood Illionis: Ricard D. Irwin Inc., 1977),

43

56

Sondang P. Siagian, Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan (Jakarta: PT. Gunung

Agung, 1994), 91

57

Ukhyana Effendi Onong, Sistem Informasi Manajemen, Cetakan keempat (Bandung: CV.

Mandar Maju, 1996), 161

42

ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua

cara tersebut. Sistem Informasi sendiri harus meneliti semua data dan

mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi-situasi yang jelas

menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan

saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang diketahui dengan

jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah-

masalah tersebut dapat ditangani. Pada tahap ini juga perlu ditetapkan

kemungkinan-kemungkinannya. Dukungan SIM memerlukan suatu data

base dengan data masyarakat, saingan dan intern ditambah metode untuk

penelusuran dan penemuan masalah-masalah.

2. Tahap Perancangan (Design)

Pada tahap ini, kaitannya dengan SIM adalah membuat model-

model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta

memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang

tersedia harus membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM

terdiri dari perangkat lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan

model lainnya. Hal ini melibatkan pendekatan terstruktur, manipulasi

model, dan sistem pencarian kembali data base.

3. Tahap Pemilihan

Pada tahap ini, SIM menjadi paling efektif apabila hasil-hasil

perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan

43

keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, maka peranan SIM berubah

menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian.

Dukungan SIM pada tahap pemilihan adalah memilih berbagai

model keputusan melakukan analisis kepekaan (analisis sensitivitas) serta

menentukan prosedur pemilihan. Dukungan SIM untuk pembuatan

keputusan terdiri dari suatu database yang lengkap, kemampuan pencarian

kembali database, perangkat lunak statistika dan analitik lainnya, serta

suatu dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model-model

keputusan.

Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman, yang

menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan

keputusan. Istilah pemahaman di sini mempunyai arti sama dengan

pengenalan masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada proses

pemilihan.

Sering

orang

menyatakan

bahwa

komputer

akan

mengambil keputusan, ini merupakan suatu pemyataan yang salah kaprah dan

tidak mengetahui letak peranan komputer serta bagaimana suatu proses

pengambilan keputusan dilakukan. Keputusan sebenarnya hanya dapat

diambil atau dilakukan oleh manusia.

Oleh karena itu, manusia pengambil keputusan harus selalu menjadi

bagian dari suatu pemilihan. Suatu algoritma keputusan, suatu aturan

keputusan atau suatu program komputer hanya membantu dengan

44

memberikan dasar untuk suatu keputusan, akan tetapi pemilihan keputusan

dilakukan oleh seorang manusia. Pernyataan komputer mengambil

keputusan pada umumnya didasarkan atas anggapan bahwa beberapa

keputusan dapat diprogramkan, sedangkan keputusan-keputusan yang lain

tidak. Hal ini mengingatkan bahwa klasifikasi tentang keputusan terprogram

dan tidak terprogram sangat penting untuk perancangan SIM. Ada suatu

kecenderungan di antara para perancang SIM untuk beranggapan, bahwa

suatu database (pusat data) saja akan banyak memperbaiki

pengambilan keputusan. Pandangan demikian sebenarnya telah

mengabaikan akan adanya tiga unsur dalam pengambilan keputusan

yang berperan penting, yaitu; data, model atau prosedur keputusan, dan

pengambil keputusan, itu sendiri. Oleh karena itu pengambilan keputusan

dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih

baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik (lebih terlatih, lebih banyak

pengalaman, dan sebagainya).

Pada dasarnya, suatu sistem informasi memiliki sifat yang hampir

sama dengan sistem produksi yang mengkonversikan bahan baku menjadi

produk yang mungkin langsung digunakan oleh konsumen atau menjadi

bahan baku untuk fase konversi berikutnya. Sistem informasi mengkonversi

data kasar menjadi suatu laporan yang dapat dipakai atau menjadi input untuk

proses lanjutan.

45

Banyak manajemen yang tidak puas dengan sistem informasi mereka

dan secara tajam langsung menyalahkan sistem komputer. Tiga alasan yang

dapat menimbulkan hal ini adalah: (1) Besarnya harapan yang tidak terpenuhi,

(2) Tidak tepatnya analisis sistem, (3). Sindroma komputer yaitu anggapan

bahwa komputer mampu menanggulangi segala kelemahan manajemen.

Komputer hanya dapat dimanfaatkan bila telah dianalisis berdasarkan

perbandingan biaya dengan efektifitasnya dan digunakan secara layak.

Keunggulan komputer sebagai suatu alat terletak di dalam kemampuannya

mengolah data yang banyak dan kompleks serta melakukan perhiturgan-

perhitungan yang rumit dalam waktu yang singkat.

Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah kemauan orang-orang di

dalam manajemen untuk bersikap terbuka dalam menyampaikan masalah-

masalah yang ingin dibantu pemecahannya dengan menggunakan komputer.

Dalam pelaksanaanya pekerjaan pimpinan merupakan pekerjaan berat

yang menuntut kemampuan ekstra.58

Pihak sekolah dalam menggapai visi dan

misi pendidikan perlu di tunjang oleh sistem informasi manajemen yang

dikelola secara baik dan benar sehingga dapat mencapai hasil yang optimal.

Hal ini berarti, pengelolaan sistem informasi adalah suatu kebutuhan nyata

bahkan sekaligus merupakan keharusan berdasarkan pertimbangan secara

multi dimensional. Pemimpin yang efektif bertugas dan bertanggung jawab

58

E Mulyasa,Menjadi Kepala Sekolah Profesional, dalam Konteks Menyukseskan MBS dan
KBK (Bandung:Remaja Rosdakarya,2005), 98

46

mengelola sistem informasi dalam rangka proses manajemen dan pelaksanaan

fungsi-fungsi manajemen. Berbagai kasus masih banyak menunjukkan masih

banyak pimpinan yang terpaku dengan urusan-urusan administrasi yang

sebenarnya bisa dilimpahkan kepada tenaga administrasi.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->