P. 1
modul myob 2

modul myob 2

|Views: 11,733|Likes:
Published by dodynelsen
lanjutan dari modul myob 1
lanjutan dari modul myob 1

More info:

Published by: dodynelsen on Mar 06, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/15/2013

pdf

text

original

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.

Kom

PERTEMUAN - 1

PENGENALAN MYOB ACCOUNTING
A. Pengertian MYOB Accounting V.13 dikembangkan untuk untuk menjawab kebutuhan perusahaan berskala kecil maupun besar. Setiap perusahaan membutuhkan pencatatan transaksi yang mudah, murah dan cepat MYOB Accounting dapat digunakan oleh mereka yang tidak memiliki latar belakang pendidikan akuntansi. MYOB (Mind Your Own Business) Accounting merupakan program komputer yang membantu dalam mengolah dan menyampaikan informasi akuntansi secara lengkap dan akurat. MYOB merupakan program akuntansi berbasis komputer yang terpadu. MYOB Accounting dibuat oleh MYOB Limited, sebuah perusahaan publik di Autralia dan anak cabangnya MYOB US Inc. di USA. MYOB Accounting V.13 mempunyai beberapa keunggulan dibanding software lain, antara lain : • MYOB telah mengalami uji coba dan uji kelayakan sehingga melepaskan ketergantungan pemakai kepada jasa seorang pembuat program. • Cocok untuk situasi dan kondisi bisnis di Indonesia, dapat menangani transaksi-transaksi dan laporan keuangan dengan nilai ratusan milyar rupiah. • Pembuatan laporan keuangan secara otomatis, lengkap dan akurat meliputi : neraca saldo, neraca, laporan laba rugi, laporan pembelian dan penjualan, persediaan barang dagangan, jurnal transaksi dan masih banyak yang lainnya. Software ini hampir seratus persen memenuhi prinsip GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) dan SAK (Standar Akuntansi Keuangan). Perusahaan tidak perlu bersusah payah memodifikasi sistem akuntansi ini untuk menghilangkan kendala-kendala yang sering dihadapi software akuntansi lainnya. • Menangani masalah kebutuhan-kebutuhan akuntansi, dengan kinerja yang sangat menakjubkan, dan dapat menangani berbagai jenis pajak, seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN), baik pajak keluaran maupun pajak masukan. • Sistem keamanan yang memadai berupa password yang dapat ditentukan dalam beberapa level. • Laporan keuangan dapat ditransfer ke Microsoft Excel, ke Fax ataupun ke Email melalui proses Export-Import. • Menyajikan laporan keuangan perbandingan baik neraca, laba rugi dan lainnya dengan data historis bulan lalu atau tahun sebelumnya. B. Persiapan Data Akuntansi Perusahaan Berikut ini contoh data perusahaan yang perlu dipersiapkan untuk dikonversi ke program MYOB. Data ini akan kita pakai terus sebagai latihan sampai di akhir pembahasan. Inilah langkah-langkah persiapan yang akan kita lakukan : 1. Menentukan tahun fiskal, yaitu tahun buku akuntansi pada waktu konversi dan berakhirnya tahun buku akuntansi secara umum. Perusahaan ARS Publishing menentukan tahun buku akutansi untuk konversi adalah tahun 2008. Maka mulai bulan Januari 2008 perusahaan akan melakukan pendataan akuntansi perusahaan dengan menggunakan program MYOB. Tahun buku akuntansi perusahaan secara umum berlangsung selama 12 bulan, berakhir setiap 31 Desember. 2. Mempersiapkan data akuntansi baru : a. Data Neraca b. Ketentuan Link Account c. Daftar Karyawan, Pelanggan dan Pemasok d. Daftar Service

ARS = 1

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

C. Membuat Data Akuntansi Baru Setelah kita selesai dengan data akuntansi yang diperlukan. Langkah selanjutnya adalah proses pembuatan data akuntansi baru perusahaan, dapat dilakukan melalui perintah berikut : • Aktifkan Program MYOB Accounting, selanjutnya akan muncul kotak dialog Welcome To MYOB Accounting yang berisikan lima tombol, seperti gambar di bawah ini.

Gambar Jendela Star-Up MYOB Accounting V.13

• •

Keterangan : Open, pilihan ini untuk mengaktifkan salah satu data akuntansi perusahaan yang telah dibuat sebelumnya. File data akuntansi dalam MYOB berektensi DAT. Create, pilihan ini untuk membuat sebuah data akuntansi perushaan yang baru. Explore, pilihan ini jika Anda ingin mengeksplorasi contoh data akuntansi yang disertakan pada waktu Anda menginstalasi MYOB. Gunakan contoh data akuntansi tersebut untuk mempelajari MYOB. What’s New, pilihan ini untuk menampilkan bebagai informasi tentang fitur-fitur terbaru dan peningkatan dari versi sebelumnya. Exit, pilihan ini untuk keluar dari program MYOB. Klik tombol Create new Accounting Data, maka akan tampil kotak dialog MYOB New Company File Assistant. Pada pilihan Company Information isikan Nama, Alamat, Telepon, Fax dan E-Mail perusahaan. Lihat gambar di bawah ini.

Gambar Jendela Company Informaton

• • • • •

Klik Next, pada pilihan Accounting Information, ketik data tahun periode akuntansi pada Current Financial Year (misal, 2008), pada Last Month of Financial Year pilih December, pada Conversion Month pilih January, dan pada Number of Accounting Periods pilih Twelve. Klik Next, pada pilihan Account List, pilih I Would like to build my own Accounts list once I begin using MYOB. Pada pilihan Company File, klik Change untuk menentukan nama file dan alamat penyimpanan data akuntansi. Selanjutnya klik Next, Klik Command Centre, maka akan ditampilkan MYOB Accounting (Command Centre), Perhatikan gambar di bawah ini :

ARS = 2

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

Gambar Jendela Command Centre

Keterangan : Account, adalah komponen utama dari sistem akuntansi perusahan, yang merupakan ringkasan dari seluruh aktivitas perusahaan tersebut, berfungsi untuk memodifikasi bagan akun, memasukan saldo awal akun-akun, dan proses penjurnalan transaksi umum, seperti biaya-biaya dan pembelian/penjualan barang yang dikapitalisasi. Banking, untuk mencatat transaksi-transaksi pengeluaran dan penerimaan kas, seperti tagihantagihan dan beban-beban sewa, listrik dan telepon, pemakaian dan pengeluaran kartu kredit, pinjaman dari bank, rekonsiliasi rekening koran bank dengan akun-akun bank, mencetak cek-cek yang Anda bayarkan, dan melakukan pembayaran elektronik. Sales, untuk mencatat transaksi-transaksi penjualan (tunai/kredit), penerimaan pembayaran piutang dari pelanggan, mencatat retur penjualan sekaligus penyerahan uang kas kepada pelanggan. Time Billing, dipakai untuk menghitung penjualan.pembelian yang menggunakan perhitungan persatuan waktu. Misalnya biaya konsultasi manajemen per jam. Purchases, untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian (tunai/kredit), pembayaran hutang kepada pemasok, mencatat retur pembelian sekaligus penerimaan uang kas dari pemasok. Payroll, dipakai untuk penggajian karyawan menggunakan sistem payroll, bisa dipakai untuk berbagai macam cara penggajian, seperti jam, harian, mingguan atau bulanan. Inventory, mencatat aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pemeliharaan persediaan barang dagangan, seperti mencatat, mengubah, menghapus, menetapkan dan menyesuaikan harga, memasukkan hasil perhitungan fisik persediaan barang dagangan, dan penerbitan laporan yang terkait. Card File, untuk membuat, mencari, menampilkan, mengubah, menghapus, dan mengelompokkan catatan individu, perusahaan, dan lembaga tersebut. Anda dapat mencatat seluruh informasi mengenai pelanggan dan Pemasok Anda, mencatat historis penjualan, menetapkan pajak dan termin pembayaran dari pelanggan dan pemasok, membuat catatan kontak, membuat label surat, dan membuat surat-surat untuk mereka. D. Menutup Data Akuntansi Jika Anda sudah selesai menggunakan data akuntansi perusahaan maka untuk menutupnya dapat dilakukan tahapan sebagai berikut : • Klik menu File, pilih Exit • Jawab No (jika tidak ingin membuat file Backup) atau Yes (jika ingin membuat file Backup). Pembuatan file Backup dapat dilakukan melalui menu File pilih Backup. • Pada jendela MYOB Company File Backup, pilih Backup Company File Only dan Do not check Company File for errors. Kemudian klik Continue. • Tentukan posisi drive dan folder penyimpanan serta nama file Backup, kemudian klik Save.

ARS = 3

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

E. Membuka Data Akuntansi Jika Anda sudah selesai menggunakan data akuntansi perusahaan maka untuk membukanya dapat dilakukan tahapan sebagai berikut : • Pada tampilan Welcome to MYOB Accounting, klik tombol Open Your Company File, atau pada tampilan Command Center klik menu File, Open. • Pilih nama file akuntansi yang akan ditampilkan dengan menentukan posisi drive dan folder penyimpanan data akuntansi tersebut • Selanjutnya klik tombol Open • Pada kotak dialog User ID and Password ketik User ID Anda dan isikan password (jika ada) selanjutnya klik tombol OK • Dilanjutkan dengan mengklik Enter Leter • Akhiri dengan mengklik tombol OK • Jawab NO, maka data akuntansi perusahaan akan ditampilkan.

Study Kasus Neraca Per 1 Januari 2008 ARS Publishing (Dalam Ribuan)
Ref 1-1001 1-1002 1-1003 1-1004 1-1005 1-1006 1-1007 1-1008 1-2101 1-2102 2-1001 2-1002 2-1003 2-2100 2-2101 2-2102 3-1001 3-1002 3-1003 3-1004 3-1005 4-1001 4-1002 5-1001 5-1002 5-1003 5-1004 5-1005 5-1006 Perkiraan Kas Kas Kecil Piutang Usaha BCA Perlengkapan Sewa Dibayar di muka Uang Muka Kepada Pemasok Giro Peralatan Cetak Akm. Peny. Peralatan Hutang Usaha Hutang Gaji Pendapatan Diterima Dimuka Hutang PPN PPN Keluaran PPN Masukkan Modal Tuan Arif Prive Tuan Arif Laba Priode Berjalan Laba Ditahan Saldo Penyeimbang Pendapatan Jasa Ikhtisar Laba Rugi Beban Perlengkapan Biaya Gaji Biaya Sewa Beban Penyusutan Beban Karyawan Beban Rupa-rupa $ $ $ $ Debet 67.230 5.000 7.920 22.000 Kredit

$

70.000 $ $ $ 590 21.000 1.800

$ 148.760

$ 172.150

$ 172.150

ARS = 4

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

PERTEMUAN - 2

ACCOUNT LIST
Accounts List atau daftar rekening sebaiknya disusun terlebih dahulu apabila menggunakan program akuntansi. Accounts List secara standart ditampilkan dalam bahasa Inggris. Pada Accounts List dapat dilakukan modifikasi transaksi seperti nomor rekening, nama rekening serta pengisian saldo rekening. Accounts List pada MYOB Accounting terdiri dari 8 kelompok rekening yaitu : • Asset diawali dengan nomor rekening 1 • Liability diawali dengan nomor rekening 2 • Equity diawali dengan nomor rekening 3 • Income diawali dengan nomor rekening 4 • Cost of Sales diawali dengan nomor rekening 5 • Expense diawali dengan nomor rekening 6 • Other Income diawali dengan nomor rekening 8 • Other Expense diawali dengan nomor rekening 9 Account di dalam MYOB dapat disusun secara hirarki, yaitu Level 1 harus selalu Header, untuk Level 2 dan 3 bisa berubah-ubah dari Header menjadi Detail dan sebaliknya, dan untuk Level 4 harus selalu detail. Karena untuk Level 4 biasanya dapat lebih dari 10, maka sistem penulisannya sebagai berikut : X - X X XX = 1 1101

Level 4 = Detail Level 3 = Header/Detail Level 2 = Header/Detail Level 1 = Header

Saat membuat data baru sudah disediakan beberapa daftar account standart oleh MYOB. Semua account tersebut berbahasa Inggris. Anda dapat mengganti account tersebut ke dalam bahasa Indonesia atau bahasa lainnya. Untuk memudahkan dalam mengganti daftar account tersebut, sebaiknya diatur terlebih dahulu kode pajak yang digunakan khususnya di Indonesia. Lakukan tahapan berikut ini : • Klik menu List, pilih Tax Codes • Hapus seluruh kode pajak kecuali GST dan N-T, dimulai dari atas ke bawah, caranya : Klik kode pajak (Mis. ABN) Klik menu Edit, pilih Delete Tax Code Teruskan • Ganti GST dengan PPN, dan Good & Service Tax dengan Pajak Pertambahan Nilai, caranya : Klik ganda pada GST Lakukan perubahan seperti gambar di bawah ini

Gambar Tax Code Information

ARS = 5

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengganti daftar account dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia, yaitu : 1. Asset (Harta) a. Trade Debtors, ganti dengan Piutang Usaha b. Undeposite Fund, ganti dengan Giro c. Electronik Clearing Account, ganti dengan Bank (mis. BCA\BRI) d. General Cheque Account, ganti dengan Kas atau akun Bank e. Payroll Cheque Account, ganti dengan kas atau Kas Kecil 2. Liabilities (Kewajiban) a. Trade Creditors, ganti dengan Hutang Usaha b. Payroll Liabilities, ganti dengan Hutang Gaji c. GST Liabilities, ganti dengan Hutang PPN d. GST Collected, ganti dengan PPN Keluaran e. GST Paid, ganti dengan PPN Masukan 3. Equity (Modal) a. Retained Earnings, ganti dengan Laba Ditahan b. Current Earnings, ganti dengan Laba Periode Berjalan c. Historical Balancing Account, ganti dengan saldo Penyeimbang 4. Expense (Biaya/Beban) a. Wages & Seleries, ganti dengan Biaya Gaji b. Employment Epenses, ganti dengan Beban karyawan MYOB Accounting mengelompokkan perkiraan dalam dua tipe, yaitu Header dan Detail. Header Account (Perkiraan Induk) yaitu perkiraan yang digunakan untuk mengelompokkan perkiraan dengan tujuan seupa. Perkiraan ini memiliki sub perkiraan di bawahnya dan tidak mempunyai saldo, angka yang tercantum dalam kolom Balance merupakan total saldo dari sub rekening bersangkutan. Tipe Detail dibagi lagi atas dua bagian yaitu Detail Accounts dan Detail Cheque (Asset) atau Detail Credit Card (Liability). Detail Accounts (Perkiraan Detail) tidak mempunyai sub perkiraan dan ditempatkan di bawah sebuah perkiraan bertipe Header. Perkiraan ini mempunyai saldo atau nilai transaksi. Detail Cheque adalah perkiraan yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang. Perkiraan ini digunakan pada waktu mengisikan nilai cek atau menyimpan setoran serta untuk mencatat penerimaan maupun pengeluran transaksi piutang dan hutang dagang. Perkiraan yang termasuk kategori adalah Kas, Bank dan Giro A. Mengganti Nomor, Nama dan Saldo Awal Perkiraan Standart nama rekening yang terdapat di dalam MYOB Accounting menggunakan bahasa Inggris, jika dikehendaki dapat diganti dengan bahasa Indonesia sekaligus mengganti nomor perkiraan, nama perkiraan dan mengisi saldo awal. Langkah-langkah yang digunakan sebagai berikut : • Pada kotak dialog Accounts List klik ganda nama perkiraan yang akan diganti, bisa juga dengan mengklik tombol Edit atau panah putih pada perkiraan tersebut. • Pada kotak dialog Edit Account ketik nomor rekening dan nama rekening lain yang diinginkan pada kotak isian Account Number dan Account Name serta isi saldo awal pada opening Balance untuk perkiraan Detail Account dan Detail Cheque Account.

1003

Gambar Tampilan Account Information

ARS = 6

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

Keterangan : Header Account (Non Postable), pilihan ini untuk account yang dibagi lagi. Account ini akan menjumlahkan saldo sub account di bawahnya dan tidak dapat digunakan untuk membuat jurnal. Detail Account (Postable), pilihan ini untuk account yang tidak memiliki sub account. Account ini dapat digunakan untuk bertransaksi atau membuat jurnal umum. Detail Cheque Account (Postable), pilihan ini hanya muncul pada klasifikasi asset saja, untuk menampung account yang dapat menerima dan membayar uang (kas/bank) saja. Detail Credit Card Account (Postable), pilihan ini hanya muncul pada klasifikasi liabilities saja, untuk menampng hutang yang dapat digunakan untuk menerima dan membayar uang (kas/bank), contoh rekening koran dan kartu kredit. Inactive Account, jika tercheklis berarti akun tersebut tidak dapat digunakan untuk bertransaksi lagi, jika suatu saat dibutuhkan cukup menchelisnya kembali. Account Classification, ada 8 jenis klasifikasi yang dapat dipilih untuk menentukan nomor pertama dari suatu account. Account No., hanya dapat diisi dengan 4 digit, sebagai penomoran tersebut. Account Name, untuk mengisikan nama account. Opening Balance, untuk mengisi saldo awal (dapat diabaikan dulu). Current Balance, menunjukkan saldo terakhir dari account tersebut. Tax Code, pilihan tersebut terhubung dengan kode pajak (PPN/N-T). When Report, Generate a Subtotal for This Section, jika aktif akan menjumlahkan saldo sub account di bawahnya. Hanya muncul untuk account tipe Header. Linked Account for, akan muncul untuk account tipe Detail. Jika account ini digunakan sebagai Linked Account maka akan muncul Linked Account yang mana yang terhubung dengan account ini Pengisian saldo awal dapat dilakukan dengan mengklik menu Setup, pilih Account Opening Balance. Untuk membuktikan bahwa saldo awal yang dicatat telah benar (Balance), maka saldo penyeimbang (Historical balancing Account) harus nol. Saldo penyeimbang menampung selisih Harta dikurang Hutang dan Modal. B. Mencatat Perkiraan Baru Pada kotak dialog Accounts List klik tombol New, selanjutnya pilih tipe perkiraan (Header atau Detail) kemudian ketik nomor rekening, nama rekening dan isikan saldo awal dan diakhiri dengan mengklik tombol OK. C. Mengubah Tipe Perkiraan Pada kotak dialog Accounts List, klik ganda nama perkiraan yang akan diubah tipenya atau klik panah putih pada perkiraan tersebut. Selanjutnya pilih tipe perkiraan yang diinginkan, Header atau Detial. D. Mengubah Level Perkiraan Pada kotak dialog Account List, pilih perkiraan yang akan diubah levelnya kemudian klik tombol Up atau Down pada sudut kiri bawah kotak dialog. E. Menghapus Perkiraan Klik ganda perkiraan yang akan dihapus pada kotak dialog Accounts List, lalu klik menu Edit, selanjutnya klik Delete Account. Account yang sudah dibuat dapat dihapus, dengan syarat : • Tidak memiliki tanda Linked (*), atau tidak dipilih sebagai Linked Account • Tidak mempunyai saldo • Tidak pernah digunakan untuk transaksi • Tidak ada isi budget nya

ARS = 7

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

PERTEMUAN - 3

LINKED ACCOUNTS
Sebagian perkiraan dalam Accounts List yang terdapat dalam MYOB Accounting saling terkait atau berhubungan dengan perkiraan lain yang disebut Linked Accounts. Keterkaitan perkiraan tersebut untuk penyusunan laporan keuangan. Ada 3 kelompok Linked Account yang harus diisi dan saling berhubungan: • Linked Account yang diisi dari menu Setup • Linked Account yang melekat pada Tax Codes • Linked Account yang melekat pada Item List A. Linked Accounts pada Menu Setup Linked Account yang diisi dari menu Setup terdiri dari 4 kelompok : • Account & Bangking Accounts • Sales Accounts • Purchases Accounts • Payroll Accounts 1. Account & Bangking Account Perkiraan-perkiraan yang terkait di dalam Account & Bangking Accounts adalah dari kelompok perkiraan Ekuitas (Equity). Untuk mengatur perkiraan-perkiraan yang terkait di dalamnya, dapat dilakukan dengan mengklik menu Setup, Linked Accounts, Account & Bangking Accounts. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Account & Bangking Accounts yang didalamnya terdapat lima perkiraan, yaitu : • Equity Accounts for Current Earnings, untuk menampung selisih laba/rugi (saldo dari jumlah account Income – Cost of Sales – Expense + Other Income – Other Expense). Perkiran ini dikaitkan ke account Laba Periode Berjalan. • Equity Accounts for Retained Earnings, untuk menampung laba/rugi pada tahun-tahun sebelumnya yang tidak dibagi ke pemilik, dan telah dilakukan tutup buku. Perkiran ini dikaitkan ke account Laba Ditahan. • Equity Accounts for Historical Balancing, untuk menampung selisih saldo Debit dan Credit pada saat pengisian saldo awal pada kelompok Assets, Liability dan Equity. Account ini harus bersald NOL sebelum melakukan transaksi. Perkiraan ini dikaitkan ke account saldo penyeimbang. • Cheque Account for Electronic Payment, untuk menampung sistem pembayaran secara electronic (mis. Credit Card). Perkiraan ini dikaitkan ke account bank (Misal, BCA). • Cheque Account for Undeposite Fund, untuk menampung penerimaan dari pelanggan yang berbentuk Giro belum jatuh tempo. Perkiraan ini dikaitkan ke account Giro. 2. Sales Accounts Perkiraan-perkiraan yang terkait dalam Sales Accounts (Perkiraan Piutang) adalah dari kelompok perkiraan asset (Aktiva), Liability (Kewajiban), Income (Pendapatan), Cost of Sales (HPP) dan Expense (Biaya). Untuk mengatur perkiraan yang terkait di dalamnya, dpat dilakukan dengan mengklik Setup, Linked Accounts, Sales Accounts. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Sales Link Accounts, yang di dalamnya terdapat enam perkiraan, yaitu : • Asset Account for Tracking Receivables, untuk menampung perkiraan Piutang (Buku Besar Umum Piutang usaha/dagang). Perkiraan ini dikaitkan ke account Piutang Usaha/Dagang yang bertipe Detail Account. • Cheque Account for Customer Receipts, untuk menampung perkiraan kas/bank yang digunakan untuk menerima pembayaran dari pelanggan. Perkiraan ini bertipe Detail Cheque Account. Perkiraan ini dikaitkan ke account Bank (mis. BCA)

ARS = 8

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

• • • •

I Charge Freight on Sales, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan untuk mencatat pendapatan angkut barang yang bertipe Detail Account dari kelompok Income (Pendapatan), misalnya, Pendapatan jasa angkut barang. I Track Deposite Collected From Customers, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan untuk mencatat penerimaan uang muka dari pelanggan yang bertipe Detail Account dari kelompok Liability (Kewajiban), misalnya Pendapatan diterima dimuka. I Give Discounts for Early Payment, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan untuk mencatat potongan penjualan dari pembayaran sebelum jatuh tempo yang bertipe Detail Account dari kelompok Expense (Biaya) atau Cost of Sales (HPP). Misalnya, Potongan penjualan. I Assess Charges for Late Payment, dikaitkan dengan nomor perkiraan untuk mencatat pendapatan dari denda keterlambatan bayar oleh konsumen yang bertipe Detail Account dari kelompok Income (Pendapatan), misalnya, Pendapatan denda.

3. Purchases Accounts Perkiraan-perkiraan yang terkait dalam Purchases Accounts (Perkiraan Hutang) adalah dari kelompok perkiraan asset (Aktiva), Liability (Kewajiban) dan Expense (Biaya). Untuk mengatur perkiraan yang terkait di dalamnya, dapat dilakukan dengan mengklik Setup, Linked Accounts, Purchases Accounts. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Purchases Linked Accounts, yang di dalamnya terdapat enam perkiraan, yaitu : • Liability Account for Tracking Payables, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan Hutang Usaha/Dagang yang bertipe Detail Account dari kelompok Liability (Kewajiban). • Cheque Account for Paying Bills, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan kas/bank untuk mencatat pembayaran hutang kepada pemasok. Perkiraan ini bertipe Detail Cheque Account dari kelompok Asset (Aktiva). • I Pay Freight on Purchases, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan untuk mencatat ongkos angkut pembelian barang yang bertipe Detail Account dari kelompok Expense (Biaya). Misalnya, Biaya angkut barang • I Track Deposite Paid to Supplier, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan untuk mencatat pembayaran uang muka kepada pemasok yang bertipe Detail Account dari kelompok Asset (Aktiva). • I Take Discounts for Early Payment, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan untuk mencatat potongan pembelian dari pembayaran sebelum jatuh tempo yang bertipe Detail Account dari kelompok Expense (Biaya). Misalnya, potongan pembelian • I Pay Charges for Late Payment, dikaitkan dengan nomor perkiraan untuk mencatat pembayaran denda keterlambatan bayar kepada pemasok yang bertipe Detail Account dari kelompok Expense (Biaya). Misalnya, Biaya denda. 4. Payroll Accounts Perkiraan-perkiraan yang terkait dalam Payroll Accounts (Perkiraan Gaji Karyawan) adalah dari kelompok perkiraan asset (Aktiva), Liability (Kewajiban) dan Expense (Biaya). Untuk mengatur perkiraan yang terkait di dalamnya, dapat dilakukan dengan mengklik Setup, Linked Accounts, Payable Accounts. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Accounts Receivable Linked Accounts, yang di dalamnya terdapat enam perkiraan, yaitu : • Payroll Cheque Account, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan Kas (uang tunai) perusahaan untuk penggajian dari kelompok Asset (Aktiva). • Default Employee Expense Account, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan biaya karyawan dari kelompok Expense (biaya), untuk pembayaran tunai perusahaan kepada karyawan, misalnya THR, tunjangan jabatan, tunjangan anak/istri dan lain-lain. • Default Wages Expense Account, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan biaya gaji dari kelompok Expense (Biaya), untuk pembiayaan upah perusahaan pada karyawan. • Default Witholding Payable Account, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan hutang gaji dari kelompok Liability (Kewajiban).

ARS = 9

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

B. Linked Accounts pada Tax Codes Hampir semua negara menerapkan pajak atas penjualan barang/jasa. Hal ini juga berlaku di Indonesia, salah satu jenis pajak yang dikenal secara luas dalam dunia usaha adalah Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Istilah yang sering dikaitkan dengan PPN adalah : • Pajak Masukan, yaitu pajak yang harus dibayar pembeli pada waktu pembelian barang kena pajak, penerimaan jasa kena pajak atau impor barang kena pajak. Jika pembeli tersebut akan menjual lagi, maka pajak yang telah dibayar dapat dikreditkan ke Pajak Keluaran-nya. • Pajak Keluaran, yaitu pajak yang harus dipungut oleh penjual pada waktu penyerahan barang kena pajak atau jasa kena pajak, dan nantinya harus disetorkan ke Kas Negara. PPN masukan dan PPN keluaran secara otomatis terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan barang dan jasa kena pajak. Perusahaan dapat merancang daftar rekening agar setiap saat dapat melihat saldo Hutang PPN yang merupakan selisih antara PPN masukan dengan PPN keluaran. Pajak Pertambahan Nilai dapat dibuat dengan cara mengklik menu List, Tax Codes, selanjutnya akan tampil kotak dialog Tax Code List yang memuat daftar pajak yang berlaku di negara Australia, yang di dalamnya terdapat : • Linked Account for Tax Collected, untuk menampung jumlah pajak yang terdapat pada faktur penjualan dan akan dimasukan ke dalam PPN keluaran. • Linked Account for Tax Paid, untuk menampung jumlah pajak yang terdapat pada faktur pembelian dan akan dimasukan ke dalam PPN Masukan. • Linked Card form Tax Autority, linked yang berlaku untuk card file (pelanggan/ pemasok tertentu saja). Sistem perhitungan pajak dibagi menjadi dua, yaitu : • Tax Inclusive, jumlah yang diisikan dalam unit price adalah harga sudah termasuk pajak dan sudah dipotong diskon(jika ada). • Tax Exclusive, jumlah yang diisikan dalam unit price adalah harga belum termasuk pajak dan belum dipotong diskon. Contoh perhitungan pajak PT. ABC menjual Komputer P4 sebanyak 5 unit kepada PT. TGD dengan harga perunit Rp 5.000.000,-. Di dalam faktur penjualan tersebut diberikan diskon 5%. Setelah akan dikenakan pajak PPN dengan tarif 10%. Jika barang yang dijual adalah tax inclusive maka Pajak dihitung sbb : Harga kotor 5 X 5.000.000 = 25.000.000 Diskon 5% 5% X 25.000.000 = 1.250.000 Harga Netto (Barang kena pajak + PPN 10%) = 23.750.000 Perhitungan untuk mencari harga tidak termasuk dapat dilihat sebagai berikut : Diasumsikan : A = Harga B = Pajak = A x 10 % C = Harga termasuk pajak A + B = C A + ( 10 % x A ) = C A ( 1 + 10 % ) = C A ( 1 + 0,1 ) = C A = C / 1,1 Berdasarkan contoh di atas maka : Harga = 23.750.000 / 1,1 Harga = 21.590.909,09 Pajak = 21.590.909,09 x 10% Pajak = 2.159.090,91 Kesimpulan : Harga tidak termasuk pajak adalah 21.590.909,09, dan besarnya pajak adalah 2.159.090,91, dan harga sebelum dipotong diskon dan pajak adalah 25.000.000.

ARS = 10

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

C. Linked Accounts pada Item List Perkiraan-perkiraan yang terkait pada bagian ini adalah dari kelompok Cost of Sales, Income dan Asset. Pengaturan dapat dilakukan dengan mengklik modul Inventory, lalu klik Item List. Pengaturan dilakukan untuk beberapa kategori (pengelompokkan) item diantaranya : • Item tersebut merupakan bagian dari Peralatan/barang dagangan. Ciri item ini : Mempunyai harga pokok (Cost of Sales) per unit. Melekat pada akun Peralatan/persediaan. Mempunyai satuan (kuantitas). Saat membuat item ini harus diaktifkan pilihan : I Buy This Item, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan Harga Pokok Penjualan I Sell This Item, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan Pendapatan Penjualan I Inventory This Item, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan Peralatan/Persediaan Barang Dagangan. • Item tersebut merupakan bagian dari service (jasa) yang ditawarkan (dijual) pada pelanggan. Item ini hanya dapat dijual saja, dan tidak dapat dibeli. Saat membuat item ini hanya diaktifkan I Sell This Item saja lalu pilih perkiraan yang digunakan dalam penjualan, misalnya Pendapatan Jasa. • Item tersebut merupakan bagian dari perlengkapan/beban usaha. Jika item ini dibeli dan dimasukkan sebagai perlengkapan atau beban dan jika dijual biasanya dimasukkan ke dalam kelompok Income atau Other Income. Saat membuat item ini harus diaktifkan pilihan : I Buy This Item, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan Biaya Perlengkapan I Inventory This Item, perkiraan ini dikaitkan dengan nomor perkiraan Perlengkapan Contoh pengaturan Linked Account pada ARS Publishing 1. Account & Bangking Accounts

Gambar Jendela Account & Bangking Link Account
2. Sales / Purchases Accounts

Gambar Jendela Sales Link Accounts / Purchases Link Accounts
3. Payroll Accounts

Gambar Jendela Payroll Link Accounts

ARS = 11

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

PERTEMUAN - 4

CARD FILE
Card File berfungsi untuk mentatat data atau informasi mengenai Pelanggan (Customer Card) dan Pemasok (Vendor Card), Karyawan (Employee Card) dan data personal (Personal Card) seperti nama, alamat dan data lainnya. Dibandingkan dengan modul command centre lainnya, hanya modul card file yang tidak mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Hal ini, karena card file hanya sebuah arsip tentang data nama orang/badan usaha saja. Anda dapat melihat bahwa modul card file tidak dihubungkan dengan transaction Journal. A. Pembuatan Card File Cara pembuatan Card File untuk seluruh jenisnya adalah sama, sebagai contoh pembuatan kartu pelanggan (Customer Card) dan kartu pemasok (Vendor Card), adalah sebagai berikut : • Pada tampilan Command Center, klik modul Card File. • Kemudian klik tombol Cards List. • Selanjutnya klik tab Customer atau Vendor, perhatikan gambar berikut ini :

Gambar Card File Entry untuk Pelanggan
• Pada tab Profil o Card Tipe, pilih card (Customer) o Designation, pilih tanda pelanggan sebagai individual atau company. o Inactive Card, aktifkan jika pelanggan tersebut untuk sementara tidak dipakai. o Name, ketikan nama pelanggan. o Location, pilih lokasi alamat pelanggan. Ada 5 pilihan Address, setiap pilihan dapat Anda isikan Address, City dan alamat lengkap sampai ke Contact sekalipun field-field dibawahnya . Address 1 = default sebagai Bill to (alamat penagihan faktur) Address 2 = default sebagai Ship to (alamat pengiriman barang) Address 3 – 5 = merupakan alamat alternatif lainnya. Pada tab Card Details o Area, jika mengklik ganda field tersebut akan ditampilkan form yang menanyakan letak file dan nama file yang berbentuk gambar (*.bmp) yang merupakan area (Map) lokasi pelanggan berada. o Notes, isikan keterangan tentang gambar areanya o Identifiers, mengelompokkan pelanggan dalam daftar abjad mana (identitas) o Custom List #1, MYOB memberikan fasilitas pembuatan field kosong untuk masing-masing card sebanyak 3 field name, misalnya untuk mengelompokkan tipe pelanggan, golongan dan lainnya. o Custom Field #1, setiap field name yang dipilih dapat diisikan dari field tersebut. Misalnya disebuah kampus dapat diisikan : Custom List #1 : Fakultas Custom Field #1 : Ekonomi Custom List #2 : Jurusan Custom Field #2 : Manajemen Custom List #3 : Semester Custom Field #3 : Delapan

ARS = 12

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

Gambar Card Details untuk Pelanggan
• Selanjutnya klik tab Selling Details (untuk pelanggan) atau Buying Details (untuk pemasok) untuk pencatatan termin dan batas kredit. o Sale Layout, pilih dari salah satu dari enam default tipe sales o Income Account, pilih salah satu perkiraan tipe revenue untuk layout tipe service atau miscellaneous, maka perkiraan revenue itulah yang akan dikeluarkan sebagai default. o Salesperson, pilih personal yang menangani pelanggan ini. o Sales Command, pilih commant yang dibutuhkan di footer invoice. o Shipping Method, pilih metode pengiriman barang ke pelanggan ini. o Credit Limit, isikan batas kredit (pinjaman) maksimal yang diberikan kepada pelanggan. o Available Credit, batasan kredit yang masih dapat digunakan, dihitung dari credit limit dikurangi dengan AR Balance di atas. o Currently Past Due, diisikann sebesar piutang yang telah lewat jatuh tempo. o ABN, isikan tentang informasi data perusahaan untuk pajak. o Tax Code, isikan default tax code pada saat membuat sales. o Freight Tax Code, aktifkan jika pelanggan tersebut kena pajak atau sebaliknya. o Customer Term Information Payment is Due, jatuh tempo pembayaran dihitung setelah transaksi penjualan (Misalnya, In a Given # of Day). Discount Day, jangka waktu diskon sekian hari dihitung setelah transaksi penjualan. Balance Due Day, jangka waktu pembayaran sekian hari dihitung setelah transaksi penjualan. % Discount for Early Payment, persentase diskon jika membayar selama discount day. % Mounthly Change for Late Payment, persentase denda jika membayar setelah balance due day. % Volume Discount, persentase diskon jika membeli dalam jumlah besar.

Gambar Selling Detail Untuk Pelanggan
• • Pada tab Payment Detail, pilih cara pembayaran yang sering digunakan oleh pelanggan dalam membayar hutang-hutangnya. Jika dipilih selain Cash maka akan ditanyakan informasi tentang kartu pelanggan seperti No Kartu, Nama yang tertera, dan tanggal kadaluarsa. Pada tab Job, menampilkan saldo dari daftar job yang berhubungan dengan pelanggan tersebut. Hanya akan tampil jika pelanggan tersebut dihubungkan dengan salah satu Job List yang ada. ARS = 13

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

Pada tab History, menampilkan daftar perubahan saldo rata-rata pelanggan yang bersangkutan pada bulan lalu dan bulan sekarang, dan memberikan informasi tentang penjualan/pembayaran terakhir, rata-rata perputaran piutang dan invoice tertinggi serta saldo piutang tertinggi yang pernah ada. • Klik New, untuk menambah kartu pelanggan lainnya. Cara pembuatan Card File untuk kartu pelanggan (Customer Card) dan kartu pemasok (Vendor Card) adalah sama. Perbedaan pengisian terletak pada bagian Buying Detail yang menggantikan Selling Detail pada isian pelanggan. Bagian Job pada isian pemasok tidak diaktifkan. Kartu karyawan digunakan untuk mencatat data nama dan alamat karyawan. Dikarenaka sistem pengupahan di Australia dan Indonesia sangat jauh berbeda, jadi Card Employment ini hanya bermanfaat untuk mengetahui penjualan (Salesperson). B. Pengisian Saldo Awal Piutang Untuk pengisian saldo awal piutang, dapat dilakukan dengan berikut : • Klik menu Setup, Balances, Customer Opening Balances • Klik tombol Add Sales • Pada Customer Name, pilih nama pelanggan. Misalnya, AMIK BUDI KARYA • Pada Date, isi tanggal pengisian saldo awal. Misalnya, 1/1/08 • Pada Memo, isikan dengan Saldo Awal Piutang. • Pada Total Including Tax, isi saldo awal piutang. Misalnya, 1.500 • Tax Code, pilih salah satu tarif pengenaan pajak. Misalnya, PPN • Klik tombol Record jika pengisian saldo sudah selesai.

cara

sebagai

C. Pengisian Saldo Awal Hutang Untuk pengisian saldo awal hutang, dapat dilakukan berikut : • Klik menu Setup, Balances, Supplier Opening Balances • Klik tombol Add Purchases • Pada Vendor Name, pilih nama pemasok. Misalnya, PT. Millinium • Pada Date, isi tanggal pengisian saldo awal. Misalnya, 1/1/08 • Pada Memo, isikan dengan Saldo Awal Hutang. • Pada Total Including Tax, isi saldo awal pemasok. Misalnya, 8.000 • Tax Code, pilih salah satu tarif pengenaan pajak. • Klik tombol Record jika pengisian saldo sudah selesai.

dengan

cara

sebagai

1/1/2008

1/1/2008

Gambar Pengisian Saldo Awal Piutang / Hutang
Tabel Daftar Karyawan, Pelanggan dan Pemasok
Card Type Pelanggan / Customer Pelanggan / Customer Pelanggan / Customer Pemasok / Supplier Pemasok / Supplier Karyawan / Employee Karyawan / Employee Karyawan / Employee Nama AMIK Budi Karya PT. Dormalindo West Course PT. Millinium PT. Santosa Darma Sundari Herman Alamat Jl. A.H Nasution Medan Jl. Serdang No. 17 Medan Jl. Katamso No. 156 Medan Jl. Sudirman No. 87 Yogya Jl. Damai No. 92 Bandung Jl. Seruni No. 34 Medan Jl. Pelita No. 12 Medan Jl. Muri No. 256 Medan Saldo Hutang/Piutang 1.500 2.000 1.500 8.000 13.000 -

ARS = 14

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

PERTEMUAN - 5

INVENTORY
Pada perusahaan dagang, persediaan memegang pernan yang penting terhadap kemampuan memperoleh laba perusahaan. Fungsi dari manajemen persediaan adalah meminimalkan stok persediaan dan menjaga tingkat ketersediaan barang atau tingkat pelayanan terhadap pelanggan. Hal ini dilakukan untuk meminimalkan biaya yang dikeluarkan untuk pengelolaan persediaan, seperti biaya penyimpanan, biaya kerusakan, pencurian dan lain-lain. A. Pencatatan Daftar Barang Dagangan Agar dapat memanfaatkan fasilitas Inventory, maka item-item persediaan harus dimasukan ke dalam sistem tersebut terlebih dahulu. Secara berkala item-item yang ada dievaluasi, sehingga dapat diketahui apa saja yang harus dibeli, bilamana dan berapa banyak, item-item mana yang harus dikeluarkan, menyesuaikan harga, dan seterusnya. Proses pencatatan daftar barang dagangan adalah sebagai berikut : • Aktifkan Modul Inventory pada Command Centre. • Klik Item List, lalu klik New. Ada beberapa kategori (pengelompokkan) item diantaranya : o Item tersebut merupakan bagian dari barang dagangan. Saat membuat item ini harus diaktifkan pilihan I Buy, I Sell dan I Inventory This Item, ciri item ini : Mempunyai harga pokok (Cost of Sales) per unit. Melekat pada akun persediaan. Mempunyai satuan (kuantitas). o Item tersebut merupakan bagian dari service (jasa) yang ditawarkan (dijual) pada pelanggan. Item ini hanya dapat dijual saja, dan tidak dapat dibeli. Saat membuat item ini hanya diaktifkan I Sell This Item saja lalu pilih perkiraan yang digunakan dalam penjualan. o Item tersebut merupakan bagian dari perlengkapan/beban usaha. Jika item ini dibeli dan dimasukkan sebagai perlengkapan atau beban dan jika dijual biasanya dimasukkan ke dalam kelompok Income atau Other Income. Aktifkan I Buy dan I Sell This Item. • Pada Item Number isikan kode barang dan pada Name isikan nama barang (Masing-masing maksimal 30 karakter). Jika dibutuhkan beri tanda checklist pada : o I Buy This Item, dikaitkan ke nomor perkiraan Harga Pokok Penjualan. o I Sell This Item, dikaitkan ke nomor perkiraan Penjualan/Pendapatan Jasa. o I Inventory This Item, dikaitkan ke nomor perkiraan Persediaan Barang Dagangan/Perlengkapan. o Quantity On Hand, menunjukkan stok sampai sekarang. o Current Value, menunjukkan nilai uang yang ada sampai sekarang. o Average Cost, harga rata-rata per unit. o Inactive Item, jika diaktifkan maka tidak dapat digunakan untuk transaksi. o Copy From, menyalin/menyamakan beberapa default atas item tersebut dengan item lainnya (yang dipilih saat dicopy). Hal ini untuk mempercepat pengisian per unit barang yang sejenis. • Klik Tab Buying Details (jika item tersebut merupakan jasa maka tahapan ini diabaikan saja). o Last Puschases Price, harga beli terakhir yang pernah dilakukan (otomatis diisi). o Buying of measure, isi satuan barang yang dibeli, misal : Buah, Unit, Kotak, dll. o Number of Item per Buying Unit, isi jumlah barang yang dibeli. o Tax Code When Bought, isi kode pajak pembelian barang (PPN Masukan) o Minimum Level for Restocking Alert, isikan dengan jumlah persediaan minimum untuk jenis barang tersebut. o Primary Vendor for Reorder, isikan dengan pemasok utama barang tersebut. o Vendor Item Number, isikan dengan kode pemasok (jika ada). o Default Reorder Quantity, isikan dengan jumlah pengisian kembali setelah mencapai persediaan minimum. • Klik tab Selling Details o Base Selling Price, isi harga jual barang tersebut. o Pada Selling Unit of Measure, isi satuan unit barang yang dijual. ARS = 15

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

• •

o Number of Item per Selling Unit, isi jumlah unit barang yang dijual. o Tax Code When Sold, isi kode pajak penjualan barang (PPN Keluaran). o Inclusive/Exclusive, tentukan apakah harga sudah termasuk pajak (inclusive) atau harga belum termasuk pajak (exlusive). o Calculate Sales Tax on, pilih apakah PPN dihitung dari harga Base Selling Price atau Actual Selling Price (yang sebenarnya kita isi di dalam Invoice). Klik NEW, untuk menambah item barang dagangan. Klik OK jika sudah selesai.

B. Pencatatan Jumlah Fisik dan Barang Dagangan Jika seluruh data barang telah dicatat ke dalam kartu persediaan selanjutnya catat jumlah fisik barang. Proses pencatatan jumlah fisik barang adalah sebagai berikut : • Klik Adjust Inventory. • Pada Date, isikan tanggal pencatatan fisik barang. • Pada Memo, isikan keterangan, misal : saldo Awal • Pada kolom Item Number, isikan kode barang • Pada kolom Quantity, isikan jumlah/stok awal barang. • Pada kolom Unit Cost, isikan harga beli barang tersebut. • Pada kolom Account, isikan nomor perkiraan untuk persediaan barang dagangan/perlengkapan dari kelompok Asset. • Lakukan hal yang sama untuk barang dangan yang lain. • Jika sudah selesai pencatatan seluruh fisik barang, klik Record. Jenis item di atas hanya dapat dijual saja. Anda hanya perlu mengisikan kode jasa, nama jasa, dan aktifkan I Sell This Item saja lalu pilih jenis akun yang digunakan dalam penjualan. Informasi Buying Detail dihilangkan dan isikan informasi tentang Selling Detail. Pengisiannya seperti pada Barang Dagang. Perhatikan contoh isian data jasa (service) di bawah ini.

Gambar Tampilan Item Profile

Gambar Tampilan Selling Details
Tabel Daftar Service ARS Publishing Kode Keterangan SP-F01 Spanduk Fronlite SP-B02 Spanduk Backlite BN-E03 X Banner Biasa BN-X04 Mini X Banner

Harga Jual $ 45 / meter $ 65 / meter $ 230 / set $ 90 / set

ARS = 16

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

PERTEMUAN - 6

RECORD JOURNAL ENTRY
Transaksi-transaksi secara kronologis dicatat ke dalam sebuah catatan Pencatatan ini disebut Jurnal. Untuk membantu mengorganisasi catatan-catatan transaksi atau jurnal ini. MYOB Accounting mengelompokkannya dalam 6 kelompok jurnal, yaitu : General (Jurnal Umum), Disbursements (Jurnal Pengeluaran Kas), Receipts (Jurnal Penerimaan Kas), Sales (Jurnal Penjualan), Purchases (Jurnal Pembelian) dan Inventory (Jurnal Persediaan). Transaksi yang dicatat melalui Record Journal Entry antara lain : Transfer uang : antar bank, bank ke kas, kas ke bank, dan pengisian dana kas kecil. Piutang selain piutang dagang karena penjualan barang/jasa sebagai kegiatan utama perusahaan. Hutang selain hutang dagang karena pembelian barang sebagai kegiatan utama perusahaan. Pembelian Harta tetap, secara tunai maupun kredit. Penjualan Harta tetap, secara tunai maupun kredit. Pencatatan modal, prive, deviden dan yang terkait dengan modal. Pendapatan selain kegiatan utama perusahaan, misal pendapatan bunga bank, sewa ruang. Pembayaran biaya produksi, administrasi dan umum termasuk pembayaran pajak. Biaya-biaya lain seperti bunga bank, pajak atas bunga bank, dan denda. Jurnal penyesuaian yang dilakukan setiap akhir periode akuntansi. A. Pencatatan Transaksi Pencatatan transaksi umum (Journal Entry) dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut : • Aktifkan Modul Account. • Klik tombol Record Journal Entry, selanjutnya perhatikan isian field Date, sesuaikan pengisiannya dengan tanggal transaksi. • Pada field Memo diisi dengan keterangan transaksi yang akan dicatat. • Isi nomor perkiraan untuk transaksi di Debit selanjutnya untuk posisi Credit pada kolom Acct#. Cara mengisi nomor perkiraan yaitu dengan menempatkan penunjuk mouse dilanjutkan menekan tombol Enter. Pilih atau sorot nomor rekening yang dimaksud dilanjutkan dengan menekan Enter atau klik tombol Use Account. • Isi angka atau nilai transaksi pada kolom Debit dan lalu isikan pada kolom Credit. • Tekan tombol Record jika semua informasi untuk mencatat transaksi sudah benar. • Klik tombol Cancel untuk keluar dari Record Journal Entry. B. Jurnal Koreksi Koreksi kesalahan pencatatan transaksi jika dalam jurnal telah berstatus Close hanya dapat dilakukan dengan cara membalik jurnal yang salah, dilanjutkan dengan mengisikan data transaksi yang benar. Proses pembalikan jurnal dilakukan secara otomatis dengan cara, aktifkan jurnal yang salah dengan mengklik judul transaksinya selanjutnya klik menu Edit dan klik Reverse General Journal Transaction dan klik tombol Recod. Kemudian ketik kembali jurnal yang benar. C. Menghapus Jurnal Proses penghapusan jurnal dapat dilakukan apabila status jurnal tersebut masih terbuka dengan cara mengklik menu Edit, Delete General Journal Transaction. Contoh Transaksi : 1. Tanggal 2 Mei 2008, disetor Kas ke Kas Kecil sebesar 1.500 2. Tanggal 6 Mei 2008, ARS Publishing membayar petugas kebersihan sebesar 550 3. Tanggal 7 Mei 2008, dibeli perlatan Cetak secara kredit sebesar 6.000 dengan pembayaran awal sebesar 1.200 4. Tanggal 10 Mei 2008, disetor kas ke rekening BCA sebesar 10.000 5. Tanggal 14 Mei 2008, Tuan Arif menarik kas perusahaan untuk biaya kuliah anaknya sebesar 1.250

ARS = 17

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

D. Jurnal Berulang Recurring General Journal Entries digunakan untuk mencatat transaksi sejenis yang berulangkali terjadi dalam suatu periode akuntansi, seperti : pembayaran sewa, pembebasan biaya penyusutan atau depresiasi, setor kas ke bank dan sebagainya. Dengan fasilitas ini, pencatatan transaksi sejenis yang terjadi setiap bulan dapat dihemat. E. Menyimpan Jurnal Berulang Mencatat jurnal berulang pada prinsipnya sama dengan mencatat jurnal biaya, lakukan tahapan berikut : • Klik tombol Record Journal Entry. • Isi tanggal transaksi dan memo (keterangan transaksi). • Isi Acct#, Name, nilai Debit dan Credit sesuai dengan jurnal. • Klik tombol Save Recurring di bagian kiri bawah kotak dialog. • Pada Name : isikan keterangan jurnal berulang. • Pada Frequency, pilih frekuensi pembayaran, seperti : bulanan, mingguan atau lainnya. • Pada Remind Every Month on The, tentukan tanggal pembayaran transaksi tersebut. • Klik Save Template untuk menyimpan jurnal berulang tersebut. • Klik tombol Cancel untuk menutup kotak dialog penyimpanan jurnal. F. Mengaktifkan Jurnal Berulang Jurnal berulang dapat diaktifkan dengan cara mengklik tombol Record Journal Entry kemudian klik tombol Use Recurring di sudut kiri bawah kotak dialog Record Journal Entry. Selanjutnya pilih salah satu jurnal berulang yang ada, lalu klik tombol OK dan diakhiri dengan mengklik tombol Record. G. Mengubah Jurnal Berulang Untuk memperbaiki jurnal berulang cukup dengan mengklik tombol Edit setelah Anda mengklik tombol Use Recurring pada kotak dialog Record Journal Entry. H. Menghapus Jurnal Berulang untuk menghapus jurnal berulang cukup dengan mengklik tombol Delete setelah Anda mengklik tombol Use Recurring pada kotak dialog General Journal Entry. Contoh Transaksi : 1. Setiap tanggal 10 bulan berjalan, disetor kas ke rekening BCA sebesar 5.000 2. Setiap tanggal 1 bulan berjalan, dibayar gaji seorang pegawai tetap (adm) sebesar 700 3. Setiap tanggal 18 bulan berjalan, dibayar biaya langganan Analisa sebesar 150 4. Setiap tanggal 20 bulan berjalan, disetor kas ke kas kecil sebesar 12.000

ARS = 18

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

PERTEMUAN - 7

TIME & BILLING
Modul Time Billing fungsinya hampir sama dengan Sales. Activities List sifatnya hampir sama dengan Item List di modul Inventory. Activities List adalah sebuah daftar (Item) yang ditawarkan pada customer, dipakai dalam satuan pemakaian tertentu dengan biaya tertentu pula. Selain nantinya dijual pada customer juga dapat digunakan untuk pemakaian sendiri. Modul Sales menyediakan satu layout (type) penjualan dengan pilihan Time Billing. Dengan pilihan tersebut kita dapat memilih Activities List yang telah kita isikan di modul Time Billing. A. Activities List Activites list adalah suatu daftar jasa/service yang akan dijual pada customer atau akan dipakai oleh perusahaan sendiri dengan sistem perhitungan pembayaran per jam atau per satuan tertentu. 1. Type, Status dan Rate Tipe dalam pembuatan Activities List dibagi dua, yaitu : • Hourly : dasar perhitungan ditetapkan per satuan jam. • Non Hourly : dasar perhitungan ditetapkan per hari, per lembar, per borongan, per malam, dan lainnya. Status Activities List dibagi dua, yaitu : • Chargeable : jumlah perhitungan dapat ditagihkan ke cutomer (Invoice). • Non Chargeable : untuk keperluan intern (tidak ditagihkan ke customer). Rate adalah dasar perhitungan per satuan yang dipilih. Ada tiga pilihan, yaitu : • Use Employee Billing Rate : dasar penagihan jumlah dan satuan/unit ditetapkan oleh personal/employee yang mengerjakan proyek tersebut. Seperti sebuah konsultan yang menjalankan adalah staffnya. Berdasarkan laporan staff tersebut ditentukan jumlah dan satuan/unit yang dimasukkan dalam invoice. • Use Customer Billing Rate : tarif atas kesepakatan dengan customer. • Use Activity Rate : tarif berlaku untuk umum persatuan yang ditetapkan. 2. Pembulatan Jam Jika menggunakkan perhitungan jam maka mungkin dalam pelaksanaannya tidak tepat satu jam, bisa kurang dan bisa lebih sedikit dari satu jam. Kita dapat menentukan apakah sisa tersebut akan dibulatkan ke atas atau ke bawah dengan membuka menu Setup, pilih Preference, pilih bagian System lalu isi seperti gambar di bawah ini.

Gambar System – Pembulatan Jam

MYOB memberikan enam jenis pembulatan mulai dari setiap 1,6,12,15 dan 30 menit, dengan sistem pembulatan dibulatkan ke atas (up to next) atau dihilangkan (down to previous) atau dengan sistem paling dekat (to nearest) dengan perhitungan kurang dari setengah dijadikan up to previous dan jika setengah atau lebih dijadikan sebagai upt to next. Contoh : ARS = 19

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

Buatlah 6 jenis Activities List seperti tabel dibawah ini :
Activity ID CR-101 CR-102 CR-011 CR-022 ST-041 ST-042 Activity Name Warnet Print Photo Copy Warnet Gratis Sewa Studio Daftar Lagu Type Hourly Non H. Non H. Hourly Hourly Non H. Tax Code PPN PPN PPN PPN PPN PPN Income Pnpdpt Sampingan Pnpdpt Sampingan Pnpdpt Sampingan Pnpdpt Sampingan Pnpdpt Sampingan Pnpdpt Sampingan Status Chargeable Chargeable Chargeable Non Chargeable Chargeable Chargeable Rate Activity Lembar Lembar Activity Activity Lembar 3.500 500 150 20.000 500

Semua Activities List dikenakan PPN, dan sesuaikan jenis pendapatan dengan nama Activities List masing-masing.

B. Enter Activity Slip Kita dapat memberikan tagihan pada cutomer secara manual melalui modul Sales denganp pilihan layout Time Billing. Selain dengan cara manual tersebut kita juga dapat melakukan proses pembuatan Activitiy Slip, lalu mengumpulkan menjadi Prepare Time Billing Invoice secara bersamasama atau secara sendiri-sendiri. Contoh : Tanggal 12 Jan 08 Pelanggan Tunai yang menyewa studio untuk keperluan latihan dari jam 14:00 s/d 16:36 selanjutnya membeli daftar lagu sebanyak 15 lembar dengan penjaga studio : Sari Dewi, yang langsung ditagih tunai. Klik Enter Activity Slip dari modul Time Billing. Pilih Employee : Yanti Pada Date : 1/12/08 Pada Customer : Pelanggan Tunai. Pada Activity : CR-1001, Pada Job : Sewa, Pada Notes : Latihan Pada Start Time & Stop Time : Tanggal dimulai perhitungan unit per satuan jam. o Secara manual, ketik jam mulai pakai komputer (secara manual : 14.00), jika pengisian Start Time manual biasanya pengisian Stop Time juga manual (16.36). o Otomatis jam pada Sistem komputer, klik tombol Start (secara otomatis) akan diisikan jam pada sistem komputer kita. Biarkan komputer berjalan maka perhatikan field Elapsed Time akan menambah detik demi detik sehingga membentuk menit dan jam. Secara otomatis juga Field Unit juga akan berubah sesuai dengan perubahan waktu elapsed tersebut. Jika hal ini yang dilakukan maka harus menunggu sampai customer tunai tersebut selesai, lalu klik tombol Stop. Elapsed Time : otomatis diisi oleh sistem sebesar selisih antara Start dan Stop. Hour : menghitung otomatis antara Elapsed Time dibagi dengan 30 Minute Billing Unit menghasilkan 5 unit. Rate 3.500 adalah tarif per jam dengan pembagian setiap 30 menit sekali. Berarti 1 unit adalah ½ jam (60/30) dengan tarif 3.500 dibagi 2 = 1.750. jadi yang ditagih 1.750 x 5 Unit = 8.750. Klik Record, untuk menyimpan Activity List. Teruskan untuk mengisi pembelian Daftar Lagu.

Gambar Enter Activity Slip

ARS = 20

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

C. Prepare Time Billng Invoice Prepare Time Billing digunakan untuk proses pengambilan data dari Activity Slip, dipilih beberapa slip yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dikirim tagihan (Invoice). Mengikuti contoh kasus sebelumnya pada tanggal yang sama, perusahaan mengirimkan tagihan kepada Pelanggan Tunai untuk dibayar atas jasa Sewa Studio dan pembelian daftar lagu. Klik Prepare Time Billing Invoice dari modul Time Billing. Pilih Activity Slip yang akan dijadikan Invoice : Pelanggan Tunai. Klik OK, sehingga akan ditampilkan form Prepare Time Billing Invoice. Isikan jumlah Bill yang akan ditagihkan. Lalu klik tombol Prepare Invoice, akan ditampilkan form Invoice (Sales). Setelah muncul form Invoice, periksa Terms : COD. Pada Date isikan tanggal transaksi, yaitu 1/12/08. Pada Salesperson, isikan dengan Yanti. Pada Payment Method pilih Cash. Klik Record, untuk melihat menyimpan transaksi.

Gambar Prepare Time Billing

Gambar Sales – New Time Billing

ARS = 21

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

PERTEMUAN - 8

PURCHASES
Purchases digunakan untuk mencatat pemesanan (Purchases Order), pembelian atau penerimaan barang, pengembalian barang kepada pemasok dan mencetak bukti transaksi, serta pengeluaran yang berhubungan dengan pembelian barang yang diperdagangkan tersebut. Dalam perusahaan menengah setiap ada pembelian harus diketahui dan disetujui oleh atasanya (approve by). Bagian pembelian sebelum melakukan order keluar (kepada supplier) harus membuatkan permohonan (Quote) pemesanan pembelian ke atasanya. Tampilan Quote, Order dan Bill sama saja, tetapi warna form-nya berbeda. A. Enter Bill Enter Bill merupakan formulir untuk mencatat pembelian barang dagangan atau jasa. Dalam bisnis biasanya pembelian barang dagangan melalui dua cara. Pertama, langsung ke proses pembelian barang sehingga dicatat sebagai pembelian. Kedua, melalui tahap pemesanan barang atau jasa dan penerimaan barang atau jasa yang telah dipesan sebelumnya. Pembelian cara pertama dicatat dengan istilah Purchases, sedangkan proses pemesanan barang pada cara kedua dicatat dengan istilah Purchases Order. Ada tiga macam barang yang dapat dibeli oleh perusahaan : • Barang habis dipakai atau jasa, yang tidak dicatat dalam stok gudang. • Barang yang akan dikapitalisasi dan masuk dalam kategori aktiva tetap, seperti : AC, Kendaraan, Mesin-mesin, Peralatan dan lain-lain. • Barang yang akan dijadikan barang produksi atau barang dagangan yang biasanya dicatat dalam stok gudang. B. Direct Purchases Kemungkinan ini sering terjadi pada perusahaan yang melakukan pembelian langsung kepada pemasok seperti pasar, toko kecil, swalayan dan sebagainya. Sifat dari pembelian ini adalah seketika tanpa ada order. Pemasok juga jarang berinteraksi dengan perusahaan. Contoh : Tanggal 15 Feb 08 perusahaan membeli perlengkapan untuk ATK 380 dan membayar service atas peralatan kantor yang rusak 250, transaksi tersebut langsung dibayar tunai. Atur Purchases Linked Account, Cheque Account for Paying Bills : Kas. Buka form Bill, melalui Enter Purchases. Ubah Layout menjadi Miscellaneous. Pada Supplier pilih pemasok, misalnya Supplier Tunai. Isikan nomor faktur dan tanggal faktur. Ketikkan pada kolom Description sesuai dengan jenis biaya yang dikeluarkan. Pada Acct#, pilih account yang sesuai dengan jenis biaya tersebut. Pada Amount, isikan jumlah yang harus dibayar atas transaksi tersebut. Pada Job, pilih jenis job yang sesuai jika pengeluaran tersebut. Pada Tax, pilih kode pajak yang sesuai. Pada Paid Today, isikan jumlah yang dibayar atas pembelian tersebut. Klik Record, muncul pesan apakah ingin mengubah kode pajak, jawab NO. Muncul konfirmasi apakah benar ingin melakukan pembayaran ke pemasok tersebut melalui Paid Today ini atau dari Pay Bill, pilih OK.

ARS = 22

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

Gambar Bill - Miscellaneous
Tanggal 20 Feb 08, perusahaan menerima tagihan dari Klinik Kesra atas pengobatan karyawan selama bulan januari (4 orang) sebesar 618,50 atas jasa pengobatan tersebut perusahaan membebankan ke account Beban Karyawan. Ubah Layout menjadi Profesional. Pilih Supplier yaitu Klinik Kesra, isikan seperti gambar di bawah ini.

Gambar Bill – Profesional
Tanggal 5 Mei 08 perusahaan membeli barang dagangan secara tunai kepada PT. Sinar Mebel, 4 buah Radenza Harga @ 985.000 Discount 2%. Ubah Layout menjadi Item. Pada Supplier, isi dengan nama pemasok yaitu PT. Sinar Mebel. Pada Date, isikan tanggal pembelian, yaitu 5/5/08. Pada Supplier Inv#, isi dengan nomor faktur (jika ada). Pada kolom Received, isi dengan jumlah barang yang dibeli. Pada kolom Item Number, isi dengan kode barang yang dibeli. Pada kolom Disc%, isi dengan persentase potongan pembelian, yaitu 2%. Pada Comment, isi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pemasok. Pada Ship Via, isi dengan keterangan pengiriman barang. Pada Promise Date, isi dengan tanggal kesanggupan membayar jika merupakan pembelian kredit. Pada Freight, isi ongkos angkut pengiriman barang (jika ada). Pada Paid Today, isi dengan jumlah uang yang dibayarkan, yaitu 4.200.000 Jika sudah selesai, klik Record.

ARS = 23

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

Gambar Bill – Item

ARS = 24

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

PERTEMUAN - 9

SALES
Penjualan mempunyai peranan penting bagi perusahaan, karena hasil penjualan barang/jasa merupakan sumber kelangsungan hidup perusahaan. Maka Anda harus mencatatnya dengan tepat dan akurat. Untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan penjualan tersebut, Anda bisa memanfaatkan modul Sales. Seluruh aktivitas penjualan akan dikeluarkan dalam bentuk faktur penjualan yang akan dikirimkan kepada konsumen atau pelanggan. Faktur ini bisa bersifat sebagai tagihan (apabila penjualan berupa kredit). Terdapat 3 pilihan tingkat penjualan yaitu : Quote, dipakai untuk mencatat penawaran yang kita berikan kepada konsumen. Order, dipakai untuk mencatat pesanan penjualan yang telah diterima perusahaan. Invoice, dipakai apabila barang/jasa telah telah kita berikan, lembar Invoice dapat berlaku juga sebagai lembar tagihan. A. Mencatat Order Penjualan Jasa Untuk mencatat order penjualan jasa, lakukan tahapan-tahapan berikut : • Pada jendela Command Centre, klik modul Sales. • Klik tab Enter Sales, dan pada bagian kiri atas pilih Order. • Pada Customer, pilih nama konsumen/pelanggan. • Klik Layout, untuk menentukan jenis penjualan yang dilakukan, pilih Tipe Service, jenis penjualan yang tersedia : o Tipe Service, untuk mencatat penjualan jasa. o Tipe Item, untuk mencatat penjualan dengan daftar item persediaan, atau untuk mencatat penjualan barang dagangan. o Tipe Profesional, untuk mencatat penjualan yang bersifat penjualan jasa. Tipe ini hampir sama dengan tipe Service. Bedanya, terdapat sebuah kolom tambahan untuk memasukkan tanggal jasa tersebut diberikan. o Tipe Miscellaneous, untuk mencatat penjualan lain-lain yang tidak memerlukan faktur penjualan tercetak atau untuk penyesuaian yang mempengaruhi piutang dagang. o Tipe Time Billing, untuk mencatat penjualan yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan dan fakturnya akan tercatat sebagai faktur penagihan. • Pada Date, masukkan tanggal pencatatan transaksi. • Pada Customer PO#, isikan nomor faktur pemesanan pelanggan (jika ada). • Pada Description, masukkan keterangan singkat. • Pada Account Name, masukkan nomor perkiraan, biasanya masuk pada perkiraan penjualan. • Pada kolom Ammount, masukkan nilai nominal penjualan. • Pada Job, masukkan nomor job (jika ada). • Pada Tax, masukkan kode pajak (jika ada). • Pada Salesperson, isikan dengan nama karyawan bagian penjualan (jika ada). • Pada Comment, isikan dengan komentar yang akan disampaikan kepada pelanggan (jika ada). • Pada Ship Via, isikan dengan keterangan pengiriman barang (jika ada). • Pada Promised Date, isikan dengan tanggal kesanggupan membayar dari pelanggan. • Pada Freight, isikan dengan ongkos angkut pengiriman (jika ada). • Pada Paid Today, isikan dengan jumlah uang yang dibayarkan pelanggan. • Klik Record untuk menyimpan hasil pencatatan. Contoh : Pada tanggal 23 September 2008, AMIK Budi Karya memesan 3 set X Banner Biasa dan 4 set Mini Banner, pembayaran dimuka sebesar 400.

ARS = 25

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

9/23/2008

Gambar 8.1 Formulir Order Penjualan Jasa
B. Mencatat Faktur Tagihan Penjualan Jasa Pesanan yang dilakukan oleh pelanggan/konsumen telah selesai dikerjakan, maka perusahaan harus membuat faktur tagihan atas pesanan yang telah selesai tersebut. Lakukan tahapan berikut : • Pada jendela Command Centre, klik modul Sales. • Klik tab Sales Register, pilih tab Order. • Pada Search By, pilih Customer lalu pilih nama Pelanggan/konsumen. • Tentukan tenggang waktu yang akan ditampilkan. • Pilih data transaksi yang akan dibuat faktur tagihannya. • Klik Change to Invoice. • Pada Date, masukkan tanggal pencatatan transaksi. • Pada Customer PO#, isikan nomor faktur. • Lengkapi data pendukung lainnya. • Jika sudah selesai klik Record.

Gambar 8.2 Sales Register
C. Mencatat Retur Penjualan Jasa Transaksi return penjualan (sales return) terjadi akibat pelanggan atau konsumen mengembalikan barang yang telah dibeli karena sesuatu hal, misal barang tersebut rusak dan lain-lain. Transaksi dicatat dengan 2 langkah yaitu : • Mencatat pengembalian barang dengan cara mengklik tombol Enter Sales kemudian catat pengembalian barang dari pelanggan atau konsumen dengan angka negatif pada kolom ship selanjutnya klik Record. • Catat pengembalian uang kepada pelanggan atau konsumen tersebut dengan cara mengklik Sales Register, klik tab Returns & Credits kemudian pilih data pengeluaran uang dari pengembalian barang. Selanjutnya klik icon Pay Refund. Pada Date isikan tanggal transaksi, pada Account hubungkan keperkiraan Kas, misalnya. selanjutnya klik Record. Contoh : Pada tanggal 25 September 2008, Mini X Banner yang telah dikirim kepada AMIK Budi Karya ternyata cacat sebanyak 1 set. AMIK Budi Karya mengembalikannya kepada ARS Publishing dan meminta pengembalian pembayaran. ARS = 26

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

PERTEMUAN - 10

PAYROLL
Payroll adalah modul yang disediakan MYOB untuk mengatur daftar penggajian karyawan dan transaksi-transaksi lain yang berkaitan dengan penggajian. Dengan memanfaat modul payroll, bila Anda memiliki karyawan yang gajinya dihitung dari jam dia bekerja, Anda tidak perlu menghitung ulang berapa yang mesti diterima setiap karyawan setiap minggu atau setiap bulan. Selain itu Anda dapat membuat dan mengedit kategori gaji, seperti jenis gaji dan pajak-pajak yang berhubungan dengan gaji. Untuk mengakses seluruh aktivitas penggajian, aktivitas modul Payroll yang terdapat pada jendela command centre.

Gambar Jendela Payroll
Keterangan : Payroll Categories, digunakan untuk membuat dan mengedit kategori-kategori gaji. Pay Employees, digunakan untuk mencatat dan mengedit gaji untuk para karyawan. Print Paycheques, digunakan untuk mencetak cek yang berhubungan dengan penggajian. Print Payment Summaries, digunakan untuk mencetak faktur-faktur pembelian yang belum terbayar. Prepare Electronic Payments, digunakan untuk memproses pembayaran karyawan, hutang dan pembayaran lain lain yang melalui cek. Transaction Journal, digunakan untuk melihat rincian jurnal penggajian pada kelompok Disbursement. A. Membuat Kategori Gaji Kategori gaji untuk setiap karyawan sebaiknya diatur terlebih dahulu melalui jendela Payroll Categories. Diawali dengan mengatur setup penggajian, lakukan tahapan berikut : • Klik menu Setup, pilih General Payroll Information,

Gambar Payroll Information
• • • The Current Payroll Year, menampilkan tahun penggajian yang berlaku sekarang atau tahun yang akan datang. Number of Hours in a Full-Time Work Week, masukkan jumlah jam kerja selama seminggu. Nilai tersebut digunakan untuk memperhitungkan gaji dan jumlah pemotongan pajak dalam pembayaran gaji. Witholder Payer Number, masukkan nomor pembayaran/perusahaan.

ARS = 27

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

• • • • • • •

• •

• • • •

Round Net Pay Down to a Multiple of, nilai untuk membulatkan pembayaran bersih, dimulai dari 1 sampai 100 sen. Tax Table Revision Date, menampilkan tanggal revisi daftar pajak. Klik OK, sehingga akan tampil kotak dialog MYOB Accounting yang mengonfirmasikan tahun penggajian yang telah dimasukkan. Klik OK jika pengisian tahun tersebut sudah benar. Klik Load Tax Table jika ingin memasang skala pada data Anda atau klik Leter jika ingin memasangnya belakangan. Klik OK. Pada jendela Command Centre Payroll, klik Payroll Categories. Atur masing-masing kategori gaji. o Wages, kartu ini untuk menampilkan semua daftar gaji yang sesuai dengan jenis gaji dalam sistem MYOB. o Entitlement, kartu ini digunakan untuk menampilkan semua daftar pemberian judul dengan jenis pemeberian judul dalam sistem MYOB. o Deductions, kartu ini untuk menampilkan semua daftar pengurangan gaji dengan jenis pengurangan gaji dalam sistem MYOB. o Expenses, kartu ini untuk menampilkan semua daftar biaya pemberian kerja dan jenis biaya dalam sistem MYOB. o Taxes, kartu ini untuk menampilkan semua daftar pajak penggajian dalam sistem MYOB. Daftar ini mempunyai satu masukan, yaitu PAYE Income Tax yang telah dipasang oleh MYOB. Klik New, untuk membuat kategori gaji baru. Pada Wages Name masukkan jenis gaji dan pada Type of Wage, pilih : o Salary jika jenis gaji yang dibuat digunakan untuk menghitung pendapatan karyawan dalam jumlah pembayaran yang ditentukan tiap waktu, bulan atau tahun. o Hourly, jika jenis gaji yang dibuat digunakan untuk menghitung pendapatan dalam perhitungan jam. Checklis pada Override Employee Wage Expense Account jika jenis gaji yang dibuat mengabaikan biaya gaji. Klik Employee dan tandai nama karyawan yang ditentukan untuk menerima jenis gaji yang dibuat, misalnya Darma. Klik Exempt untuk memilih kategori pengurangan gaji yang dibebaskan, misalnya PAYG Withholding. Klik OK.

Gambar Wages Information

B. Mencatat Gaji Anda dapat melakukan pencatatan gaji untuk setiap karyawan, ikuti tahapan-tahapan berikut : • Pada jendela Command Centre, klik modul Payroll. • Klik tab Pay Employee. • Pilih perkiraan yang dihubungkan dengan pencatatan gaji : o Pay from Account, jika pencatatan penggajian tersebut dihubungkan dengan perkiraan tertentu ang dipilih dari jendela Select from list.

ARS = 28

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

• • • • •

o Group with Electronic Payments, jika pencatatan penggajian dihubungkan dengan pembayaran elektronik. Pada Employee pilih nama karyawan yang akan dicatat penggajian. Pada Cheque, masukkan nomor cek pembayaran. Pada Date, masukkan tanggal transaksi pembayaran. Pada kolom Amount, isikan besarnya nilai kategori gaji, jika semua nilai sudah masuk, secara otomatis pada Net Pay akan ditampilkan jumlah total bersih gaji karyawan yang bersangkutan. Jika sudah selesai klik Record.

6

Gambar Fomulir Pay Employee

ARS = 29

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

PERTEMUAN - 11

BANKING
Modul Banking digunakan untuk pencatatan transaksi yang menggunakan cek atau kartu kredit sehingga menyebabkan perubahan saldo pada rekening bank atau hutang. Transaksi yang termasuk di dalam menu Banking adalah Spend Money, Receive Money dan Reconcile Account. Transaksi tersebut meliputi pengeluaran cek, deposito, pencetakkan cek, penyesuaian catatan perusahaan dengan catatan bank, jurnal transaksi dan Cash flow, serta Print Cheques. Reconcile Account berfungsi seperti kita melakukan rekonsiliasi bank secara manual. MYOB memberikan fasilitas reconcile untuk semua perkiraan, seperti data kas/bank, Piutang dan Hutang, ketiga perkiraan inilah yang sering dilakukan cross check dengan pihak ekstern. Selain itu, Kita juga dapat melakukan reconcile untuk piutang karyawan dan account lainnya. Spend money diartikan sebagai transaksi yang bersifat mengeluarkan uang untuk keperluan usaha, yaitu pengeluaran uang selain untuk membayar hutang dagang/usaha. Seperti membeli perlengkapan/ATK, membayar biaya/beban usaha, mengeluarkan cek dari bank untuk keperluan intern/ekstern. Kita dapat menggunakan sistem pembayaran secara langsung dengan memilih Pay From Account lalu pilih jenis kas/bank yang mengeluarkan uang tersebut, dapat juga memilih jenis pengeluaran dengan Electronic Payment. Biasanya, jika Kita membayar secara tunai gunakan Pay From Account, tetapi jika membayar dengan Giro maka pilih Electronic Payment. Nanti saat Giro tersebut cair lakukan Prepare Electronic Payment dari modul Banking. Berikut ini adalah contoh tahapan pencatatan pengeluaran kas pada bank yang dilakukan melalui spend money : Pada Command Centre, klik Modul Banking, lalu klik tombol Spend Money. Pada Pay From Account, pilih salah satu rekening yang digunakan. Pada Card, pilih nama customer atau vendor yang diinginkan. Pada Memo, isi keterangan yang menjelaskan transaksi tersebut. Pada Cheque No., isi nomor cek yang dikeluarkan atau slip pengeluaran. Pada Date, isi dengan tanggal transaksi. Pada Amount, isi dengan jumlah dana yang dikeluarkan. Pada Acct # (Allocation Account), isi dengan nomor rekening lawan dari Account terpilih di atas. Pada Amount, isi dengan nilai yang sama pada Amount yang ada di bagian atas. Pada Job, isikan denga kode job (jika ada). Pada Tax, isi dengan kode pajak (jika ada). Klik tombol Record jika telah selesai. Contoh : Tanggal 31 Jan 2008, Membayar biaya-biaya pemasaran untuk periode bulan ini 1.300.000, Iklan 850.000, Entertainment 1.450.000 dan Transportasi 540.000 (dana BCA).

BCA

1/31/2008

Gambar Spend Money – Contoh 1

ARS = 30

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

Tanggal 31 Jan 2008, Membayar jasa tenaga ahli untuk penyusunan laporan keuangan pajak 2.150.000 dengan dana BCA.

BCA

1/31/2008

Gambar Spend Money– Contoh 2
Tanggal 31 Jan 2008, Mengeluarkan dana BRI untuk keperluan pengisian kas 10.000.000.

BCA

1/31/2008

Gambar Spend Money– Contoh 3
Tanggal 7 Feb 2008 perusahaan membeli 1 unit AC LG dengan harga Rp 2.640.000,- transaksi tersebut dibayar dengan cek BCA.

BCA

2/7/2008

Gambar Spend Money– Contoh 4
Print Cheques digunakan untuk mencetak cek yang dikeluarkan perusahaan, seperti slip pengeluaran atau penggunaan kartu kredit yang ada hubungannya dengan transaksi yang terjadi. Pencetakkan cek secara langsung dari print tidak lazim digunakan di Indonesia, selain terkesan tidak otentik juga sering menimbulkan kesalahan letak (penempatan) kertas di print. Receive money adalah kebalikan daripada spend money, digunakan untuk mencatat jenis transaksi penerimaan kas/bank, seperti penerimaan pengembalian pinjaman dari karyawan, pendapatan bunga dari bank, dan penjualan aktiva selain inventory.

ARS = 31

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

Contoh : Tanggal 2 Feb 2008, Perusahaan memperoleh hasil investasi dari PT. World Gold 12.340.000 dan PT. Buana Centre 8.455.000, hasil tersebut ditransfer ke BRI.

BCA

2/2/2008

Gambar Receive Money– Contoh 1
Tanggal 4 Feb 2008, Menjual saham biasa 1.000 Lbr dengan nominal Rp 1000/Lbr laku dijual dipasar dengan harga Rp 1.300/Lbr. Hasil penjualan diterima dalam bentuk Giro.

2/4/2008

Gambar Receive Money– Contoh 2
Prepare Bank Deposite adalah proses pencairan cek/giro yang diterima dari pelanggan atau card lainnya. Kita dapat mencairkan (Clearing) beberapa jenis giro pada satu tanggal yang sama atau juga bisa dilakukan ke beberapa jenis bank yang berbeda.

ARS = 32

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

PERTEMUAN - 12

PAY BILL DAN RECEIVED PAYMENTS
A. Pembayaran Hutang Kepada Pemasok Setiap transaksi pembelian yang telah dilakukan baik secara kredit maupun tunai akan selalu mempengaruhi perkiraan yang ada. Perusahaan selanjutnya harus melakukan pembayaran terhadap semua transaksi pembelian tersebut. Perusahaan dapat membayar semua transaksi pembelian secara sekaligus dan dapat pula secara bertahap. Proses pembayaran pada MYOB dilakukan melalui modul Purchases. Pembayaran yang dicatat melalui modul Purchases adalah semua pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada pemasok (vendor) yang berhubugan langsung dengan pembelian barang atau jasa yang merupakan aktivitas utama perusahaan. Misalnya pembayaran angsuran atau pelunasan hutang dari transaksi pembelian barang /jasa. Pembelian yang bersifat kredit akan menambah hutang perusahaan. Untuk mengisi formulir tagihan dari pemasok, gunakan fasilitas Purchases Register melalui modul Purchases. Lakukan tahapan-tahapan berikut : • Pada jendela Command Centre, pilih Purchases. • Klik tombol Purchases Register. • Pilih tab Open Bills, klik New Purchases untuk memulai pengisian. • Tentukan tingkat pembelian, misalnya Bill. • Pada Supplier, pilih nama pemasok yang akan dibuat tagihannya. • Pada Terms, tentukan syarat yang telah disepakati bersama dengan pemasok. • Cheklis pada Option Button Tax Inlusive (bila tagihan sudah termasuk pajak). • Pada Ship To, isikan alamat tujuan. • Klik Layout, tentukan jenis formulis yang diuat dari pemasok. • Isikan semua data yang telah ditentukan terhadap pemasok. • Isikan informasi tambahan lainnya, seperti Commant, Ship Via dan Promised Date. • Klik Record, untuk menyimpan formulir tagihan. 1. Menetapkan Status Pembayaran Sebelum memutuskan untuk membayar transaksi pembelian yang pernah dilakukan, perusahaan harus dapat menetapkan masing-masing transaksi itu. Modul Purchases Register mempermudah perusahaan untuk menetapkan status kelompok transaksi pembelian yang pernah dilakukan. Status yang dikenal dalam proses transaksi tersebut antara lain: • Quotes, proses transaksi pembelian yang memuat semua perencanaan pemenuhan kebutuhan perusahaan. • Orders, proses transaksi pembelian yang memuat semua pesanan perusahaan pada pemasok. • Open Bills, proses transaksi pembelian yang memuat semua tagihan perusahaan pada pemasok yang masih berlaku. • Return & Debits, proses transaksi pembelian yang memuat semua retur barang pesanan perusahaan pada pemasok, yang akan mempengaruhi Harta perusahaan. • Closed Bills, proses transaksi pembelian yang memuat semua tagihan perusahaan pada pemasok yang telah dibayar. • Recurring Templates, proses transaksi pembelian yang memuat semua transaksi perusahaan yang sering berulang. 2. Melakukan Pembayaran Hutang Perusahaan dapat melakukan pembayaran hutang kepada pemasok sesuai keadaan keuangan. Cara pencatatan pembayaran kepada pemasok adalah sebagai berikut : • Pada jendela Command Centre, pilih Purchases. • Klik tombol Pay Bill. • Pada Pay From Account, tentukan rekening untuk mencatat transaksi tersebut, misal BCA. ARS = 33

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

Pada Supplie, pilih nama pemasok. Pada Date, isi tanggal transaksi. Pada Amount, isi dengan nilai pembayaran. Pada Memo, isi dengan keterangan tambahan tentang pembayaran. MYOB menampilkan beberapa informasi dalam bentuk kolom : o Purchases#, menampilkan nomor transaksi ketika dibuat. o Status, menampilkan status faktur tersebut, yaitu Open (saldo faktur positif), Closed (saldo faktur nol/sudah lunas), atau Pending (faktur ditempatkan pada file Pending). o Date, menampilkan tanggal transaksi tersebut dibuat. o Amount, menampilkan nilai nominal transaksi. o Discount, untuk menampilkan besarnya diskon yang diberikan. o Total Owed, menampilkan nilai seluruh jumlah hutang. o Amount Applied, menampikan besarnya hutang yang dibayarkan. Apabila Anda sudah memasukkan nilai hutang yang dibayarkan pada bagian Amount di atas, klik kolom Amount Applied untuk menampilkan nilai nominal yang sama dengan bagian Amount di atas. • Setelah selesai klik tombol Record.

• • • • •

Gambar Tampilan Formulir Pembayaran Hutang
3. Penjualan yang Sering Diulang Apabila Anda sering mencatat transaksi yang sering diulang, Anda dapat memanfaatkan fasilitas recurring untuk mempermudah dan mempercepat kerja Anda. Lakukan tahapan berikut : • Pada jendela Command Centre, klik modul Sales. • Klik tab Enter Sales. • Masukan detail penjualan seperti yang telah diterangkan sebelumya. • Tekan tombol Save Recurring. • Pada Name, masukkan nama transaksi. • Pada Frequency, masukkan frekuensi penjualan. • Pada Remind Every Month on The, masukkan nilai tanggal dimana biasa terjadi transaksi. • Klik Save Template. B. Penerimaan Kas dari Pelanggan Piutang dan penjualan barang atau jasa biasanya berpengaruh pada pendapatan kas jika penjualan yang dilakukan secara tunai, atau penambahan piutang jika penjualan dilakukan secara kredit. Perusahaan harus mencatat piutang dengan tepat dan akurat. Penerimaan uang yang dicatat melalui Modul Sales adalah semua penerimaan dari pelanggan (customer payments) yang berhubungan langsung dengan penjualan barang atau jasa aktivitas utama perusahaan. Misalnya pembayaran angsuran atau pelunasan hutang (bagi pelanggan) dan piutang (bagi perusahaan) dari transaksi pembelian barang/jasa.

ARS = 34

Mata Kuliah : Komputer Akuntansi Dasar Dosen : Alpan Rubi Santoso, SE, S.Kom

• • • • • • • • •

Cara pencatatan penerimaan kas dari pelanggan adalah sebagai berikut : Pada jendela Command Centre, pilih Sales. Klik tombol Received Payments. Pada Deposite to Account, tentukan rekening untuk mencatat transaksi tersebut, misal : BCA. Pada Customer, pilih nama pelanggan. Pada Date, isi tanggal transaksi. Pada Amount Received, isi dengan nilai penerimaan dari pelanggan. Pada Payment Method, tentukan metode pembayaran. Pada Memo, isi dengan keterangan tambahan tentang piutang. MYOB menampilkan beberapa informasi dalam bentuk kolom : o Invoice#, menampilkan nomor faktur transaksi ketika dibuat. o Status#, menampilkan status faktur tersebut, yaitu Open (saldo faktur positif), Closed (saldo faktur nol/sudah lunas) atau Pending (faktur ditempatkan di file Pending). o Date, menampilkan tanggal faktur tersebut dibuat. o Amount, menmapilkan nilai nominal faktur. o Discount, untuk memasukkan besar nilai diskon yang diberikan. o Total Due, menampilkan nilai seluruh jumlah piutang. o Amount Applied, menampilkan besar piutang yang dibayar, isi dengan nilai yang sama pada isian Amount Received diatas. Setelah selesai klik tombol Record.

Gambar Tampilan Formulir Penerimaan Piutang

ARS = 35

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->