Professional Documents
Culture Documents
Dokumen/Rekod
Pengurusan Rekod
Kawalan Rahsia Kerajaan
KESELAMATAN FIZIKAL,
PERIBADI, DOKUMEN/REKOD
Keselamatan Fizikal
Pastikan tempat bekerja berada dalam
keadaan yang bersih, teratur dan
sentiasa berada dalam keadaan selamat
dari ancaman-ancaman yang boleh
mengundang bencana dan kemusnahan
Keselamatan Peribadi
Sentiasa memastikan diri berada dalam
keadaan yang bersih, kemas dan selamat
serta mempunyai nilai-nilai peribadi
yang tinggi
Keselamatan Rekod/Dokumen
Mewujudkan sistem fail bagi
memastikan keselamatan rekod sentiasa
terjamin dan tidak mudah mengalami
kerosakan dan kemusnahan
Apakah Sistem Fail ?
Asesibiliti.
Ianya bermaksud sesuatu rekod atau maklumat itu boleh
dicapai atau dirujuk dengan mudah dan cepat dan pada bila-
bila masa sahaja.
Ekonomi.
Sesuatu sistem fail yang baik haruslah mengambil kira aspek
kos dengan meminimumkan kos bagi sesuatu sistem
penyimpanan fail yang dilakukan
Keanjalan.
Sesuatu sistem fail haruslah mengambil-kira prinsip keanjalan
yang mana ianya memerlukan pembesaran ruang pada masa
hadapan akibat daripada pertambahan maklumat atau rekod
yang perlu disimpan.
Lokasi.
Sesuatu fail yang disimpan perlulah diletakkan di tempat-tempat
yang mudah dan mudah diperolehi tanpa memerlukan masa
yang panjang.
Rujukan Silang.
Ianya perlu diadakan supaya dapat memudahkan proses
pengesanan maklumat-maklumat, dokumen-dokumen atau
rekod-rekod lain yang berkaitan agar ianya dapat dicari dibawah
pelbagai tajuk.
Retention.
Bertujuan supaya fail-fail yang tidak lagi aktif dapat
dipindahkan ke tempat lain
Klasifikasi.
Untuk memberi kemudahan semasa membuat rujukan
melalui pengasingan yang telah dilakukan mengikut kelas-
kelas masing-masing.
PENGURUSAN REKOD-REKOD
KERAJAAN
Apakah Rekod-Rekod Kerajaan
Surat
Dokumen
Bahan Bercetak
Buku
Peta
Lukisan
Gambar
Mikrofilem
Filem Wayang Gambar
Rakaman Suara
Kegunaan Rekod
Bahan Sejarah
Proses Pentadbiran
Bukti ‘Evidence’
Rujukan
Penyelidikan/Kajian
Tanggungjawab Mengendali &
Menjaga Rekod-Rekod Kerajaan
Lantik seorang pegawai rekod
Simpan dan jaga rekod dengan baik
Wujud satu jabatan/badan khas untuk
menjaga dan memelihara rekod
Membuat pemeriksaan/kajian terhadap
rekod-rekod yang tidak digunakan lagi
Wujudkan perbekalan undang-undang
Pengurusan Rekod-Rekod Kerajaan
Satu cara saintifik untuk merekod &
mengawal maklumat-maklumat dari masa
ianya diwujudkan sehinggalah ianya
dihapuskan
1. Rahsia Besar
2. Rahsia
3. Sulit
4. Terhad
RAHSIA BESAR
3. Kebocoran.
4. Kealpaan.
UTUSAN MALAYSIA 19 JULAI 2005
Kakitangan awam guna SMS bocor rahsia
kerajaan
Oleh METRA SYAHRIL MOHAMED
KANGAR 18 Julai - Kerajaan negeri mendedahkan terdapat segelintir kakitangan awam di negeri ini
menyalahgunakan khidmat pesanan ringkas (SMS) untuk membocorkan rahsia kerajaan.
Pengerusi Jawatankuasa Tanah dan Perhutanan Perlis, Azam Rashid yang mendedahkan perbuatan itu
berkata, gejala membocorkan rahsia kerajaan itu dikesan terutama ketika mesyuarat membabitkan agensi
atau jabatan kerajaan sedang berlangsung.
Jelasnya, perbuatan membocorkan rahsia kerajaan oleh kakitangan awam menerusi SMS adalah sikap kurang
sihat dan tidak bermoral.
``Perkara ini perlu dipandang serius kerana ia bakal mengundang pelbagai kesan yang mampu menjatuhkan
imej kerajaan dan membolehkan pihak-pihak tertentu mengambil kesempatan,'' katanya.
Beliau berkata demikian ketika berucap pada majlis perhimpunan mingguan kakitangan awam di
perkarangan kompleks pejabat-pejabat kerajaan negeri di sini hari ini.
Azam mengingatkan kakitangan awam bahawa mereka tidak dibenarkan mengamalkan sikap sedemikian dan
tindakan undang-undang boleh diambil terhadap mereka sekiranya didapati terlibat.
Justeru itu, beliau berharap semua kakitangan awam meningkatkan daya tahan mereka untuk menyimpan
segala rahsia kerajaan serta jujur dan amanah terhadap tanggungjawab yang telah diberikan.
Beliau meminta semua ketua jabatan memantau segala tindak-tanduk kakitangan di bawah pentadbiran
mereka.
Dalam perkembangan berlainan, Azam menggesa setiap ketua jabatan memastikan tugas kakitangan masing-
masing yang mengambil cuti diambilalih oleh kakitangan gantian supaya tidak berlaku penangguhan
tugasan.
Beliau turut menggesa kakitangan awam agar meningkatkan kemahiran dalam pelbagai bidang supaya
mereka dapat menjadi kakitangan yang cekap.
``Pada zaman ini, semua kakitangan awam perlu menguasai pelbagai bidang dan tidak hanya mengetahui
satu
SEKSYEN 17A – Pembelaan Sedia Ada
Kepada Pegawai Awam
1. Undang-Undang
* Akta Rahsia Rasmi 1972
* Akuan Penjawat Awam/Aku Janji
* Langkah berjaga-jaga
2. Tapisan Keselamatan
* Tapisan Keselamatan Kasar
* Tapisan Keselamatan Halus
3. Pendidikan
* Kursus
* Rahsia Besar
* Rahsia
* Sulit
* Terhad
3. Tanda-Tanda Keselamatan
* Berjilid Kekal
* Berjilid Tidak Kekal
* Lukisan, tekapan, foto, negatif dll
* Warna Kulit Fail
4. Penyimpanan
* Tempat menyimpan
* Tidak boleh dibawa pulang
5. Penghantaran
* Borang jadual
* Sistem satu lapis dan dua lapis sampul surat
* Beg berkunci
* Utusan Selamat
6. Pelepasan Perkara Terperingkat
* Kenegaraan lain
– tidak dibenarkan tanpa izin
* Kepada orang awam
* Siaran akhbar – tidak dibenarkan
7. Pemusnahan
* Minta kebenaran pemula
* Catatan dalam Buku Daftar
* Rujuk pihak tertentu
* Mengikut prosedur tertentu
Penyimpanan Pergerakan Membawa Keluar
Dokumen Terperingkat
PENGHANTARAN
MEMBAWA KELUAR
PERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMEN
DOKUMEN PEJABAT
PENGHANTARAN
MEMBAWA KELUAR
PERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMEN
DOKUMEN PEJABAT
- Peti/Beg
- Bilik kebal berkunci Dalam
Mendapat
- Peti besi dipasang Kawasan/ Bandar
Kebenaran Bertulis
dengan Satu
dengan kunci kombinasi Lapis Sampul Melalui Kem
- Kabinet keluli dipasang Ketua Setiausaha Luar
- Utusan Selamat
RAHSIA palang besi Kementerian
- Perkhidmatan
- Bangunan mesti atau (Pendaftaran
Penghantaran
mempunyai kawalan Setiausaha Semboyan Rahsia)
Kerajaan Negeri
keselamatan rapi - Pos Berdaftar
A.R
PENGHANTARAN SURAT
TERPERINGKAT
Peti/Beg berkunci
SULIT
Satu Lapis
Sampul Surat
SULIT
Depan
Belakang
Melalui Pos (2 Lapis Sampul Surat)
SULIT
URUSAN SERI PADUKA BAGINDA
Penyimpanan Pergerakan Membawa Keluar
Dokumen Terperingkat
PENGHANTARAN
MEMBAWA KELUAR
PERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMEN
DOKUMEN PEJABAT
PENGHANTARAN
MEMBAWA KELUAR
PERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMEN
DOKUMEN PEJABAT
- Kabinet/Almari keluli
berkunci Mendapat Kebenaran Melalui Kem
Bertulis - Pos Biasa Luar
- Simpanan sementara
TERHAD dalam lain-lain peti dua lapis sampul
berkunci dengan kebenaran Ketua Jabatan (Pendaftaran
Pegawai Keselamatan Rahsia)
jabatan
TANDA KESELAMATAN
KESELAMATAN FIZIKAL
1. Kawasan Terperingkat
• Mewartakan
• Pagar, Lampu Keselamatan
• Pintu Keluar Masuk
• Papan Kenyataan
• Sistem Pas Keselamatan
KAWALAN
KESELAMATAN FIZIKAL
2. Keselamatan Bangunan
• cadangan pembinaan/ubahsuai
• menghadkan jalan keluar masuk
• mengadakan kaunter
• tingkap/pintu kukuh dan kunci
• alat kalis bunyi
• tempat khas untuk pelawat
• pengawal keselamatan
KAWALAN
KESELAMATAN FIZIKAL
3. Pas Masuk
• pas keselamatan
• kad pengenalan jabatan
• kad pelantikan
KEHILANGAN
Hendaklah:
Pegawai Keselamatan:
Warna Hijau
3. SULIT
Warna Putih
4. TERHAD
SEKSYEN 2C