BAB 5 KAWALAN DALAMAN DAN KEGUNAANYA DALAM

SISTEM PERAKUANAN

Pengenalan

- Pihak pengurusan bertanggungjawab untuk mengekalkan satu system

perakaunan yang mencukupi yang menghubungkan pelbagai kawalan dalaman
yang sesuai dengan saiz dan bentuk perniagaan
- Juruaudit memerlukan kepastian bahawa system perakaunan adalah mencukupi
dan semua maklumat perakaunan yang sepatutnya direkod telahpun direkodkan
- Apabila juruaudit membuat keputusan untuk bersandar kepada satu kawalan
dalaman, maka tatacara penyokongan yang biasanya dilaksanakan dapat
dikurangkan dari segi bentuk dan pemasaan

System Perakaunan Dan Kawalan Dalaman

System perakaunan

- Ditakrifkan sebagai satu siri tugas di dalam entity di mana urusniaga-urusniaga

perniagaan diproses sebagai satu cara menyelenggara rekod-rekod kewangan
- System ini perlu mengenali, mengira, mengklasifikasi, mengepos, meringkas dan
melapor transaksi
System kawalan dalaman

- Merupakan keseluruhan perancangan organisasi

- Ia termasuk kaedah dan tatacara yang digunakan oleh pihak pengurusan
sesebuah entity dalam membantu pihak pengurusan:
i. Mencapai objektif yang menyakinkan dan praktikal
ii. Mengikut perlakuan perniagaan yang teratur dan efisien
iii. Menjaga keselamatan asset
iv. Mencegah dan mengesan fraud dan kesalahan
v. Menjamin ketepatan rekod perakaunan
vi. Menyediakan maklumat kewangan yang dipercayai
- System kawalan dalaman adalah berkaitan langsung dengan system
perakaunan
- System perakaunan yang dilengkapi dengan kawalan dalaman yang efektif dapat
memberikan kepastian sewajarnya kepada pihak pengurusan bahawa asset
adalah dijaga daripada penggunaan yang tidak sah

Pengaruh Keatas Persekitaran Kawalan Dalaman

1. Struktur organisasi

Struktur organisasi sesebuah entity merupakan satu rangka yang menunjukkan

arah perwakilan kuasa, skop tanggungjawab serta kawalan keatas aktiviti dalam
entity. Sesuatu struktur organisasi perlu direka bentuk dengan sebaiknya agar
dapat mengelakkan seseorang individu mengatasi system kawalan dalaman
yang ada. Ia sepatutnya mewujudkan pengasingan tugas seperti capaian keatas
asset, individu yang memberi kelulusan dan individu yang menjaga asset.
 2. Penyeliaan Pengurusan

Pihak pengurusan mestilah mengkaji semula kecukupan system kawalan

dalaman dari masa ke semasa. Ia bertujuan untuk memastikan bahawa kawalan-
kawalan tersebut beroperasi dengan berkesan. Sekiranya sesebuah entity
mempunyai jabatan audit dalaman, pihak pengurusan boleh menyerahkan fungsi
penyeliaan kepada mereka. Jabatan audit dalaman adalah merupakan satu
bahagian kawalan dalaman yang berasingan didalam sesebuah organisasi.
Jabatan ini diberi tugas untuk menentukan samada kawalan-kawalan dalaman
yang lain telah direka bentuk dengan baik dan beroperasi dengan teratur dan
berkesan

3. Personel

Personel harus dipilih dengan berhati-hati berdasarkan kepada kelayakan,

latihan yang telah diperolehi dan sifat-sifat seseorang seperti jujur, rajin dan
bersemangat

Objektif Kawalan Dalaman

1. Memastikan bahawa semua urusniaga dilaksanakan selaras dengan tatacara

pengesahan dan kelulusan seperti yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan

2. Memastikan bahawa semua urusniaga direkodkan dengan segera pada amaun

yang betul, ke dalam akaun-akaun yang sepatutnya dan di dalam jangkamasa
urusniaga tersebut berlaku. Ini bertujuan untuk memastikan agar maklumat
kewangan dapat disediakan selaras dengan prinsip perakauan yang diterima
umum dan menjaga akaun liability ke atas asset-aset
 3. Memastikan penggunaan asset-aset dibenarkan hanya jika mendapat
pengesahan dan kelulusan pihak pengursuan

4. Memastikan bahawa asset-aset entity wujud sebagai mana yang tercatat di

dalam rekod-rekod. Sekiranya terdapat perbezaan antara rekod dengan aset
yang tersimpan, tindakan yang sewajarnya harus diambil untuk melaraskan
perbezaan tersebut

5. Beberapa tatacara khusus berhubung dengan kawalan dalaman telah disususn

untuk mencapai objektif-objektif. Ini termasuk:
i. Memeriksa ketepatan pengiraan didalam rekod-rekod
ii. Membuat penyelarasan akauan kawalan dan imbangan duga
iii. Mengawal dan memberi kelulusan keatas dokumen
iv. Membuat perbandingan dengan maklumat-maklumat dari sumber luar
v. Membandingkan hasil tunai dan sekuriti-sekuriti
vi. Menghadkan penggunaan aset-aset secara fizikal
vii. Membandingkan hasil sebenar dengan belanjawan

Jenis Kawalan Dalaman

Kawalan Pentadbiran
- Terdiri daripada susunan organisasi serta semua kaedah dan tatacara yang
disediakan untuk mencapai kecekapan organisasi
- Sekatan dalaman (pengesahan rekod-rekod urusniaga)
- Terdapat susunan organisasi yang menentukan dengan jelasnya hubungan
pihak yang berkuasa dengan tanggungjawab
- Tugas semua kakitangan hendaklah diterangkan secara bertulis dan had wibawa
mereka hendaklah diterangkan dengan jelas
 - Organisasi mengambil kakitangan yang kebolehanya sejajar dengan
tanggungjawab masing-masing
- Organisasi perlu mengadakan program latihan kakitangan yang teratur
- Setiap kerja hendaklah diawasi atau dikawal dengan bersistem
- Seseorang kakitangan yang tertentu tidak seharusnya dibiarkan menjalankan
sesuatu tugas yang sama dalam satu jangka masa yang terlalu lama
(penggiliran)

Kawalan Perakaunan

- Satu siri tugas didalam sesebuah entity dimana urusniaga perniagaan diproses
sebagai satu cara menyelenggara rekod-rekod kewangan
- Terdiri daripada tiga susunan kawalan :

i. Sekatan Dalam
- bertujuan untuk mengelakkan penipuan atau kesilapan atau untuk
mendedahkannya dengan secepat mungkin

ii. Audit dalam

- Tugas dan tanggungjawab juruaudit dalam ( mengkaji dan menilai system
kawalan dalam)
- Juruaudit dalam akan melapor terus kepada pihak pengurusan

iii. Kawalan Perakaunan Yang lain

- Rekod perakaunan perlu sentiasa dikemas kini
- Penyediaan laporan kewangan untuk pihak pengurusan dibuat pada masa-masa
yang ditentukan
KAJIAN DAN PENILAIAN KE ATAS SISTEM PERAKAUNAN DAN SISTEM KAWALAN
DALAMAN

Memahami SP dan SKD

Tidak
Mungkin utk sandar
kpd kawalan dalaman?
Ya

Kenalpasti & m’dokumenkan

kawalan dalaman

Buat penilaian awal

Tidak Kenalpasti
Masih ingin kelemahan-
bersandar? kelemahan ketiadaan
kawalan dalaman

Kenalpasti kawalan-kawalan
yang hendak disandar

Laksanakan t/cara ujian

pematuhan

Nilai kawalan dalaman – Ya

timbangkan hasil t’cara pematuhan

Tidak Ada kemungkinan

Sandar ke atas kawalan
dalaman utk tentukan kwln-kwln lain
bentuk, liputan & t/cara boleh disandar?
penyokongan? Tidak
RUMUSAN
Ubahsuai bentuk pemasaan
Laksanakan ujian & liputan t/cara
penyokongan penyokongan. Tidak
sandaran kpd kwln dlmn
Kepentingan kawalan dalaman

1. Kepada pihak pengurusan

- Ada perjalanan yang terarah

- Membantu dari segi penyeliaan operasi, pentadbiran dan kawalan kewangan
- Syarikat dapat menjaga keselamatan asset
- Memastikan syarikat mematuhi Akta Syarikat 1965
- System kawalan dalaman memastikan bahawa polisi dipatuhi
- Mengesan dan mengelakkan kesilapan

2. Kepada pihak juruaudit luar

- System kawalan dalaman yang baik dapat mendedahkan kesilapan dan

penipuan dengan sendiri
- System kawalan dalaman mengukur takat kesandaran bagi menentukan skop
kerja
- Penyediaan tugas-tugas (tidak perlu melihat kesemua atau keseluruhan)

Batasan-batasan system kawalan dalaman

1. Kos
2. Jenis-jenis urusniaga yang dapat dijangkakan dan bukan atas urusniaga yang
diluar jangkaan kemungkinan berlaku kesilapan
3. Bermuafakatan diantara pihak-pihak tertentu dalam syarikat
4. Kemungkinan penyalahgunaan kuasa
5. Kawalan dalaman menjadi tidak lengkap disebabkan oleh perubahan keadaan
dan tatcara tersebut kurang dipatuhi