Bab 10 : Mesyuarat

10.0 Jenis-jenis mesyuarat

Terdapat 3 jenis mesyuarat iaitu : -

 Mesyuarat berkanun (statutory meeting)

 Mesyuarat agung tahunan (annual general meeting)
 Mesyuarat agung luar biasa ( extraordinary general meeting)

• Mesyurat berkanun

Hanya syarikat awam iaitu syarikat berhad dan mempunyai modal syer hendaklah
mengadakan mesyuarat jenis ini. Mesyuarat ini hendaklah diadakan hanya sekali, iaitu
pada permulaan hayat sesebuah syarikat itu. Ini diperuntukan di dalam Sek 142 (1) Akta
Syarikat

• Bilakah sesebuah syarikat itu boleh memanggil mesyuarat ini?

Syarikar boleh memanggil mesyuarat ini di dalam satu tempoh yang tidak kurang
daripada satu bulan tetapi tidak melebihi tiga bulan selepas tarikh di mana syarikat
berhak memulakan perniagaannya.

• Siapakah pihak-pihak yang layak memanggil mesyuarat ini?

Pengarah2 syarikat adalah pihak yang bertanggungjawab untuk memanggil mesyuarat.

Kegagalan pengarah untuk memanggil mesyuarat ini adalah merupakan satu kesalahan
terhadap Akta dan boleh dikenakan penalty sebanyak RM 5000 (Sek 142 (2) Akta
Syarikat)

• Syarat-syarat sebelum memanggil mesyuarat

Sekurang2nya tujuh hari sebelum syarikat memanggil mesyuarat ini, pengarah mestilah
menyerahkan laporan berkanun kepada tiap2 ahli dan juga sesalinan kepada Pendaftar
Syarikat. Laporan berkanun ini mestilah diperakui oleh sekurang2nya dua orang
pengarah

Laporan ini juga mestilah mengandungi perkara2 yang diperuntukan di dalam Sek 142
(3) (a)-(c), misalnya jumlah bilangan syer yang diperuntukan oleh syarikat atau jumlah
wang tunai yang diterima oleh syarikat berhubung dengan peruntukan syer tersebut.
Selain daripada perkara2 yang terkandung di dalam laporan berkanun ini, biasanya apa
yang dibincangkan dalam mesyuarat ini ialah berkenaan dengan penubuhan syarikat
tersebut.
Mahkamah boleh mengeluarkan perintah menggulung syarikat tersebut jika sekiranya
syarikat gagal mengadakan mesyuarat berkanun / menyerahkan laporan berkanun. Ini di
peruntukan di dalam Sek 218 (1) (b) Akta Syarikat 1965

• Mesyuarat agung tahunan

Mesyuarat ini mesti diadakan sekali setiap tahun dan tidak melebihi 15bulan selepas
mesyuarat agung yang terakhir diadakan. Walau bagaimanapun, sesebuah syarikat itu
tidak perlu mengadakan mesyuarat ini pada tahun ia diperbadankan atau tahun yang
berikutnya sekiranya syarikat telah mengadakan mesyuarat agung tahunan pertamanya di
dalam masa 18 bulan ia diperbadankan

Pihak yang bertanggungjawab memanggil mesyurat ini ialah pengarah syarikat. Namun
begitu, mahkamah boleh atas permohonan mana2 ahli mengeluarkan perintah supaya
mesyuarat agung tahunan di panggil. Ini dibenarkan di bawah peruntukan Sek 143 (4) (b)
Akta Syarikat 1965

Antara perkara2 yang mungkin dibincangkan di dalam mesyuarat ini ialah berkenaan
perlantikan juruaudit, di dalam kes syarikat awam tentang perlantikan semula pengarah
yang telah menjangkau usia 70tahun, persetujuan am untuk pengisuan syer, persaraan dan
perlantikan pengarah2, pengisytiharan dividen dan akaun syarikat.

Jika keingkaran dilakukan dalam mengadakan mesyuarat agung tahunan : -

a) Syarikat dan tiap2 pegawai syarikat adalah melakukan kesalahan terhadap Akta
ini. Penalty : RM5000
b) Mahkamah boleh di atas permintaan mana2 ahli memerintah syarikat agung
dipanggil. (rujuk Sek 143 (4) Akta Syarikat)
 • Mesyuarat agung luar biasa

Apa2 mesyuarat agung yang selain daripada mesyuarat agung tahunan ialah sebenarnya
mesyuarat agung luar biasa - Jadual Ke-4 Susunan Daftar A

• Siapakah pihak-pihak yang layak memanggil mesyuarat ini?

i. 2 atau lebih orang ahli yang memegang tidak kurang daripada 1/10 modal
syer yang dikeluarkan
ii. Jika syarikat itu tidak mempunyai modal syer, maka tidak kurang daripada
5% daripada bilangan ahli2 syarikat – rujuk Sek 145 Akta Syarikat ; atau
iii. Pengarah juga boleh pada bila2 masa jika ia fikir patut memanggil
mesyuarat agung luar biasa tetapi mestilah mengikut peruntukan artikel

Mesyuarat agung luar biasa juga boleh diadakan atas tuntutan ahli2. ahli2 memberi notis
bertulis kepada pengarah mengkehendaki mesyuarat dipanggil. Cara ini adalah lebih
digemari oleh ahli2.

Ini boleh dilakukan atas tuntutan ahli2 yang memegang tidak kurang daripada 1/10 modal
berbayar yang membawa hak mengundi di dalam mesyuarat pada tarikh tersebut atau jika
syarikat tidak ada modal syer, dan ahli2 yang mewakili tidak kurang daripada 1/10
jumlah hak2 mengundi semua ahli2 yang mempunyai hak untuk mengundi di dalam
mesyuarat agung pada tarikh itu. Dalam keadaan ini, pengarah2 syarikat mestilah
memanggil mesyuarat agung luar biasa diadakan secepat mungkin tetapi di dalam mana2
hal tidak lewat dari 2 bulan selepas syarikat menerima tuntutan daripada ahli2 – Sek 144
(1) Akta Syarikat 1965

Jika pengarah2 telah mengadakan mesyuarat dalam masa 21 hari selepas tarikh tuntutan,
maka ahli2 yang menuntut boleh dengan sendirinya mengadakan mesyuarat berkenaan,
tetapi mesyuarat berkenaan hendaklah di adakan dalam masa 3bulan dari tarikh tuntutan
itu - Sek 144 (3) Akta Syarikat

Mahkamah juga mempunyai kuasa untuk mengeluarkan perintah memanggil mesyuarat

jika ada alasan2 yang menunjukkan adalah tidak pratikal untuk memanggil mesyuarat
mengikut peruntukan artikel atau Akta Syarikat. Dalam keadaan ini samada dengan usaha
sendiri / atas permohonan mana2 ahli yang berhak mengundi / wakil dari mana2 ahli
tersebut memohon mahkamah mengeluarkan perintah memanggil mesyuarat – Sek 150
Akta Syarikat 1965
Perkataan “tidak pratikal” merujuk kepada keadaan2 berikut spertimana telah dihuraikan
di dalam kes Re Noel Tedman Holding Pty Ltd dan kes Re EI Sombrero. Di dalam kes
kedua, pemegang2 syer syarikat telah dibahagikan sperti berikut : pemohon di dalam kes
ini memegang 900 syer manakala 2 org pertentang dalam kes ini memegang 50 syer tiap
seorang. Kedua2 penentang ini juga adalah merupakan pengarah2 di dalam syarikat ini.
Artikel persatuan ada memperuntukan bahawa korum mesyuarat mestilah sekurang2nya
2 orang. Pemohon telah 2 kali meminta diadakan mesyuarat tetapi pengarah2 syarikat
telah dengan sengaja tidak menghadiri mesyuarat tersebut ( ini memberi kesan korum
mesyuarat tidak cukup). Pemohon telah membuat permohonan kepada mahkamah supaya
mengeluarkan perintah yang membenarkan mesyuarat diadakan dengan seorang ahli saja.
Permohonan ini telah diperkenankan oleh mahkamah.

 Mesyuarat khas

Bagi syarikat awam yang dihadkan oleh syer, modal syer akan dibahagikan kepada
kelas2 syer yang berlainan seperti syer biasa dan syer terutama. Pemegang syer utama
akan memperolehi hak utama mengenai dividen, atau pemulangan modal jika berlaku
pembubaran (rujuk Jadual Ke-4 Susunan Daftar A). Mesyuarat kelas diadakan apabila
ada perubahan atau pindaan pada hak2 kelas ini.

10.1 Notis mesyuarat

Sek 148 (1) Akta Syarikat, setiap ahli berhak menghadiri, bersuara dan mengundi di
dalam mana2 resolusi mesyuarat

Walau bagaimanapun, sebelum mesyuarat dipanggil notis hendaklah diberi kepada setiap
ahli. Notis ini hendaklah diberi sekurang2nya 14 hari sebelum diadakan mesyuarat – Sek
145 (2) Akta Syarikat. Tetapi artikel persatuan boleh memperuntukan tempoh yang lebih
lama dari sek ini

Jika mesyuarat dipanggil untuk meluluskan resolusi khas, maka notis hendaklah diberi
sekurang2nya 21 hari sebelum mesyuarat diadakan – Sek 152 (!) Akta Syarikat

Bagi mesyuarat agung, mesyuarat jenis ini boleh dipanggil dengan notis yang lebih
singkat jika terdapat persetujuan semua ahli yang berhak untuk hadir dari mengundi
dalam mesyuarat – Sek 145 (3) (a) Akta Syarikat

Bagi mesyuarat2 lain, mesyuarat boleh dipanggil dengan notis yang lebih singkat jika
terdapat persetujuan majority yang memegang tidak kurang daripada 95% nilai nominal
syer. Tetapi jika syarikat tidak mempunyai modal syer, jika terdapat persetujuan tidak
kurang dari 95% jumlah ahli yang berhak mengundi di mesyuarat tersebut – Sek 145 (3)
(a) dan (b) Akta Syarikat. Notis Khas Untuk Sesuatu Resolusi
Jika mana2 ahli berhajat untuk mengemukan suatu resolusi dalam mesyuarat, maka ia
diwajibkan memberi notis khas mengenai resolusi tersebut kepada syarikat, misalnya,
Sek 128 Akta Syarikat, resolusi untuk menyingkir seorang pengarah atau melantik
beberapa orang pengarah menggantikan pengarah yang disingkir melalui resolusi biasa,
atau Sek 172 (4) Akta Syarikat resolusi untuk menyingkir juruaudit syarikat. Dalam
keadaan ini notis khas untuk resolusi ini hendaklah diberi pada syarikat. Peruntukan
mengenai notis khas ini terdapat di bawah Sek 153 Akta Syarikat. Notis khas hendaklah
diberi tidak kurang daripada 28 hari sebelum mesyuarat diadakan

• kesan jika notis tidak diberi

Mengikut Common Law, jika ahli tidak diberi notis berkenaan mesyuarat, mesyuarat
tersebut adalah prima facie tidak sah. Walau bagaimanapun Sek 355 Akta Syarikat
memperuntukkan jika notis mesyuarat tidak diberikan kepada ahli, ianya tidak
menjadikan mesyuarat tidak sah melainkan mahkamah boleh mengisytiharkan perjalanan
mesyuarat adalah tidak sah.

10.2 Korum

Biasanya artikel persatuan akan memperuntukan korum bagi sesebuah syarikat tersebut.
Jika artikel persatuan menyepi mengenai hal ini, Sek 147 (1) (a) Akta Syarikat
memperuntukan 2 org ahli syarikat boleh mmebentuk korum di dalam mesyuarat. Korum
ini hanya perlu hadir pada permulaan sesuatu mesyuarat tersebut saja dan bukan
sepanjang mesyuarat. Korum yang tidak cukup tidak akan memberi kesan kepada
mesyuarat (mesyuarat tetap sah)melainkan mahkamah berpendapat perkara tersebut akan
menyebabkan ketidakadilan berlaku.

Walau bagaimanapun, kaedah am memperuntukan bahawa di dalam sesebuah mesyuarat

mesti mempunyai sekurang2nya 2 orang ahli (kes rujukan : Re Salvage Engineers). Dan
sekurang2nya 2 orang ahli ini mestilah hadir sepanjang mesyuarat tersebut walaupun
korum mencukupi pada permulaan mesyuarat – kes Re London Flats Ltd
10.3 Pengerusi

Biasanya artikel persatuan akan memperuntukan perlantikan seorang pengerusi untuk

mengerusi sesebuah mesyuarat. Dan seorang pengerusi tidak semestinya dipilih dari
kalangan ahli.

Jika artikel persatuan menyepi mengenai perlantikan pengerusi ini, maka nama2 ahli
yang dipilih oleh ahli2 yang lain ini, yang menghadiri mesyuarat itu bolehlah dilantik
sebagai pengerusi – Sek 147 (1) (b)

Tugas pengerusi ialah memastikan mesyuarat berjalan dengn lancar dan teratur. Akta
Syarikat tidak memperuntukan bagaimana sesebuah syarikat harus menjalankan
mesyuaratnya, selagi pengerusi menjalankan tugasnya secara bona fide, segala salah
aturan dalam mesyuarat akan dianggap sebagai perkara dalaman syarikat dan salah aturan
itu boleh disahkan oleh ahli2 sendiri.

10.4 Minit mesyuarat

Setiap mesyuarat mestilah mempunyai minit mesyuarat sendiri – Sek 156 (1) Akta
Syarikat. Minit mesyuarat ini akan menjadi bukti prima facie yang mesyuarat telah
diadakan dan segala perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat adalah sah. Buku minit
mesyuarat ini boleh diperiksa oleh mana2 ahli tanpa dikenakan bayaran.