MODUL PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN

En. Jamaludin Mohd Noh- SMK Pulau Nyior

2.0 FUNGSI PENGURUSAN 2.1 Pengenalan Kepada Pengurusan i. Definisi ii. Fungsi iii.Peranan Pengurus iv.Keberkesanan dan kecekapan v. Pendekatan dan evolusi pengurusan 2.2 Perancangan i. Definasi dan kepentingan ii. Jenis dan tahap rancangan iii. Proses dan kitaran iv. Misi v. Objektif vi. Dasar vii.Strategi viii.Taktik ix.Prosedur x. Alat Perancangan - Analisis pulangan Modal - Belanjawan - Carta Gantt - PERT - CPM

2.3 Pengorganisasian I)Definisi dan kepentingan II)Proses pengorganisasian -Penentuan objektif -Pengenalpastian aktiviti -Pengelompokan aktiviti -Pengagihan tugas -autoriti dan tangungjawab. iii) Struktur Organisasi -carta -Manual organisasi -Penjabatanan iv) Konsep Pengorganisasian -Autoriti -Tangungjawab -akauntabiliti -Pemusatan dan pemecaran autoriti. -Penugasan autoriti -Lini dan staf -Jangkauan Kawalan -Rantaian arahan

2.4 Kepimpinan I)Definisi dan Kepentingan Staf. II)Gaya Kepemimpinan III)Ciri-ciri pemimpin IV)Perbezaan antara pemimpin dengan pengurus. v)Peranan pemimpin -pemimpin formal -Pemimpin tidak formal. VI)Motivasi - Proses motivasi -Teori -Amalan Teori Abraham Maslow -Amalan Teori Motivasi Herzberg -Amalan Teori Motivasi Mc Gregor -Perbezaan pendekatan barat dan timur. VII)Pembinaan pasukan - Proses membina pasukan. 2.5 Pengawalan i. Definasi dan kepentingan -Kawalan ke atas organisasi -tahap kawalan ke atas program. ii. Jenis Kawalan -Dalam -Luaran. iii. Proses dan kitaran pengawalan. -menetapkan standard -mengukur pencapaian -langkah kawalan.

iv.Kaedah Kawalan. -awalan -semasa -selepas v. Alat-alat kawalan - Analisis pulangan Modal -Belanjawan -PERT & CPM -Carta Gant

2.6 Penstafan. i. Definisi dan Kepentingan ii. Analisis kerja -huraian tugas -Spesifikasi tugas. iii.Proses pengrekrutan iv. Proses pemilihan v. Faedah dan ganjaran -Kewangan seperti gaji, upah, bonus, KWSP, SOCSO dll. -Bukan kewangan seperti cuti, melancong dll vi. Pampasan -gratuiti -pencen -faedah penamatan

FUNGSI PENGURUSAN Definisi Pengurusan

Melaksanakan sesuatu kerja melalui sumbersumber organisasi, iaitu manusia, kewangan, bahan mentah dan juga modal ke arah mencapai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan secara cekap dan berkesan.

Fungsi Pengurusan Perancangan Proses menentukan matlamat yang ingin dicapai dan tindakan yang perlu diambil untuk mencapai matlamat organisasi. Pengorganisasian Proses menyususn dan mengagihkan sumber sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan supaya matlamat organisasi dapat dicapai. Kepimpinan Proses dimana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Pengawalan Proses pemantauan prestasi dan memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang telah dijangkakan.

Peranan Pengurus Komunikator -melibatkan perhubungan dengan individu dan kumpulan -peranan komunikator dibahagikan kepada tiga iaitu pemantau,penyampai dan jurucakap. Pendorong -bijak memotivasi dan mendorong pekerja. -melibatkan pekerja dalam proses membuat keputusan. Penyelesai masalah -pengurus perlu berhadapan dengan masalah. -diselesaikan dengan tegas walaupun tindakan yang diambil tidak disukai. -perlu memikirkan kesan jangka panjang terhadap organisasi dalam semua tindakannya. Usahawan -perlu membuat keputusan tentang pembaharuan yang diperlukanoleh organisasi samada dalam bentuk proses pengurusan, pengeluaran barangan atau perkhidmatan yang ditawarkan . -pengurus perlu menggunakan inisiatif mereka untuk memulakan perubahan yang positif. -bijak mengambil peluang.

Keberkesanan Dan Kecekapan Kecekapan dan keberkesanan penting dalam pencapaian matlamat supaya dapat kesemua sumber yang ada digunakan dengan sebaik mungkin tanpa ada pembaziran dan memastikan apakah matlamat yang ingin dicapai sebelum memutuskan bagaimana mudah mencapai matlamat tersebut dan iannya digunakan untuk menilai pengurus. Keberkesanan: Sebagai melakukan sesuatu kerja yang betul (doing the right things), iaitu menyempurnakan sesuatu kerja yang membantu ke arah memenuhi objektif organisasi.

Kecekapan: Sebagai melakukan sesuatu kerja dengan betul (doing things right), iaitu melaksanakan sesuatu kerja dengan usaha, perbelanjaan dan sisa yang minimum.

Pendekatan dan Evolusi Pengurusan

Evolusi Teori Pengurusan

Perspektif Klasikal
Pengurusan saintifik

Perspektif gelagat
Pengerakkan hubungan manusia (kajian Howtown) Sains Gelagat (teori hierarki keperluan Maslow dan teori X dan Y)

Perspektif Kuantitatif
Sains Pengurusan

Perspektif Sistem

Perspektif Kontingensi

Pengurusan pentadbiran (14 prinsip Fayol) org klasik Pengurusan Birokrasi)

Pengurusan Operasi Sistem Pengurusan Maklumat

Definisi

sebagai satu proses di mana pengurus menentukan matlamat dan memutuskan apakah tindakan yang paling sesuai yang perlu diambil untuk mencapai matlamat tersebut

Kepentingan Perancangan
1. Memberi hala tuju kepada pengurus Pengurus dapat memastikan apa yang sebebnarnya ingin dilakukan, bagaimana untuk melakukan sesuatu perkara yang telah diputuskan, mengapa beliau perlu malakukan perkara tersebut, bila untuk melakukannya dan siapa yang harus melaksanakannya dan sebagainya. 2. Membantu pengurus untuk menyelaras dan mengorganisasi semua sumber yang perlu digunakan untuk mencapai matlamat organisasi. Sumber kebendaan dan sumber manusia dalam organisasi perlu digembeleng.contoh untuk ditingkatkan jualan.jurujual perlu ada kemahiran untuk menjual,sistem ganjaran juga perlu dirancang. 3. Membantu memfokuskan segala usaha untuk mencapai matlamat. Semua bahagian atau unit dalam organisasi dapat memahami dengan jelas tentang sumbangan yang mereka patut berikan.komitmen dan usaha pekerja akan dapat dipentingkan. 4. Membantu pengurus membuat keputusan. Melalui perancangan jangka pendek dan jangka panjang, pengurus boleh membuat keputusan tentang tindakan yang sesuai.contoh untuk menjadi pengedar barangan yang terkemuka dirantau Asia.pengurus perlu membuat keputusan sewajarnya.andaikata jualan tidak sampai sasaran jualan yang telah ditetapkan, pengurus perlu membuat keputusan tentang negara lain yang mengamalkan pasaran terbuka yang boleh ditembusi.

Jenis dan tahap rancangan Rancangan strategik -Rancangan yang merupakan satu garis panduan kepada sebarang tindakan yang perlu dilaksanakan. -Ianya merupakan hala tuju umum organisasi. -Dibentuk dengan mengambil kira keupayaan organisasi,persekitaran dimana organisasi beroperasi dan juga matlamat organisasi. Rancangan taktikal -Dibentuk oleh pengurus pertengahan. -Melibatkan jangka waktu sederhana dan pengagihan sumber pada jabatan atau cawangan. -Rancangan taktikal perlu mendokong rancangan strategik yang telah ditetapkan. Rancangan operasi -Rancangan yang lebih sempit dan khusus untuk satu-satu unit kerja atau individu. -Ianya menggariskan dengan lebih khusus peranan dan tanggungjawab yang perlu dimainkan oleh pihak-pihak yang berkaitan. Lazimnya dibentuk oleh pengurus bawahan seperti penyelia.

Proses Dan Kitaran Perancangan
1. Menetapkan matlamat/Objektif -Proses perancangan bermula dengan penetapan matlamat umum dan menyeluruh bagi seluruh organisasi.Matlamat ini adalah untuk setiap cawangan, jabatan dan unit dalam organisasi. -Matlamat yang dibentuk perlu jelas disetiap peringkat organisasi. -Penetapan matlamat perlu ambil kira faktor persekitaran seperti pesaing, pelanggan, teknologi dan undang undang. 2. Menganalisis persekitaran/Mentafsir kedudukan semasa -Pengurus perlu memantau persekitaran luaran dan dalaman. -Pengurus perlu melihat apa yang sedang berlaku dan seterusnya meramal apa yang akan berlaku. -Contohnya jika diramalkan bahawa ekonomi dunia pada tahun depan akan berkembang dan lebih banyak negara akan mengamalkan dasar pasaran bebas, pangurus harus merancang untuk menambahkan pelaburan syarikatnya. 3. Menetapkan tindakan alternatif. -Langkah krtiga adalah menentukan tindakan alternatif yang perlu diambil. -Pengurus perlulah menentukan lebih daripada satu cara untuk mencapai sesuatu matlamat yang telah ditetapkan. -Pengurus perlu menggunakan pelbagai teknik dan kaedah untuk membantu tindakan alternatif seperti teknik Delphi. 4. Menilai alternatif dan memilih alternatif -Pengurus perlu menilai semua tindakan alternatif yang telah dibentuk. -Penilaian dibuat berdasarkan kekuatan dan kelemahan setiap tindakan alternatif dan bagaimana setiap alternatif ini dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan. 5. Memilih dan melaksanakan tindakan. -Pengurus perlu membuat persiapan keatas setiap alternatif yang telah dibuat dengan teliti. -Alternatif yang telah dipilih perlu dilaksanakan dengan berkesan dan cekap.

Misi -Satu kenyataan format yang jelas tentang kewujudannya. -Berubah ubah mengikut perubahan operasi organisasi. Objektif -Merupakan hasil atau keputusan yang dijangkakan dapat dicapai oleh sesebuah organisasi. -Lebih luas dan bersifat jangka panjang. Dasar. -Satu garis panduan yang umum untuk sesuatu organisasi. -Membantu memutuskan isu sebelum ia menjadi masalah. Taktik -langkah yang digunakan untuk menyokong perlaksanaan rancangan strategik. -dibentuk dan ditetapkan oleh pengurusan pertengahan. -menerangkan peranan yang perlu dimainkan oleh setiap jabatan. Operasi -Sasaran atau matlamat yang lebih khusus yang perlu dicapai oleh unit atau individu pekerja. -Dibentuk dan ditetapkan oleh pengurus lini dan Rancangan jangka pendek organisasi. Prosedur / tatacara. -Tatacara ialah rancangan sedia ada yang menjelaskan apakah tindakan yang perlu diambil dalam sesuatu situasi. -Ditulis secara formal dalam buku dan dibuat oleh pengurusan atasan.

Alat-Alat Perancangan Analisis pulangan modal Satu teknik yang membantu pembuat keputusan atau pengurus memahami hubung kait antara volum jualan, kos dan keuntungan. Belanjawan Rancangan kegunaan tunggal yang memperuntukkan sumber untuk perlaksanaan sesuatu aktiviti, projek atau program. Mengenal pasti aktiviti yang perlu diberi keutamaan. Carta Gantt Digunakan untuk menunjukkan setakat manakah kemajuan yang sedang dicapai bagi setiap aktiviti projek. Analisis teknik menilai dan menyemak program (PERT) Digunakan bagi membantu melicinkan pengurusan projek. Carta Laluan Genting (CPM) Digunakan untuk membolehkan masa aktiviti diketahui secepat mungkin dan juga untuk memudahkan pengurus untuk membuat pengawalan dari segi kos.

PENGORGANISASIAN Definisi: Merupakan proses merangka dan membentuk sumber manusia dan bukan manusia supaya rancangan organisasi dapat digerak. Kepentingan: 1. Dapat membantu pengurus melaksanakan apa yang telah diputuskan dalam perancangan. 2. Dapat mengelakkan kerja-kerja daripada bertindih. 3. Bertindak sebagai suatu usaha bagi penyatuan kerja. 4. Menjelaskan tugas-tugas setiap individu dalam organisasi.
5. 6. Mengenal pasti siapa yang bertanggungjawab terhadap siapa.

Membentuk saluran komunikasi yang formal.

PROSES PENGORGANISASIAN
1. Menentukan Objektif. Supaya Objektif tersebut boleh dijadikan panduan unuk mennetukan aktiviti-aktiviti organisasi yang perlu dilakukan. 2. Pengenalpastian Aktiviti. Aktiviti-aktiviti ditetapkan dan perlu dikenalpati. Dengan khusus dan terperinci 3. Pengelasan dan pengelompokan aktiviti. Aktiviti akan dikelas dan dikelompokan mengikut bahagianbahagian tertentu berdasarkan fungsi dan sifatnya. 4. Pengagihan tugas Tugas perlu diagihkan kepada pekerja atau kumpulan yang mempunyai kebolehan dan kepakaran dalam bidang tugaas yang berkaitan. 5. Autoriti dan tangungjawab. Autoriti dan tangungjawab perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan tugasnya dengan cekap dan berkesan dan menetukan hubungan majikan dengan pekerjanya melalui rantaian arahan.

Kesimpulan:
Proses pengorganisasian melibatkan empat elemen penting: 1. 2. 3. 4. Pengkhususan Pembahagian kerja Penjabatanan Hierarki organisasi dan penyelarasan.

Carta Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI

Manual Organisasi Penjabatanan

Carta Organisasi Definisi: Merupakan rajah yang memaparkan hubungan autoriti mengikut fungsi, jabatan dan polisi individu dalam organisasi. Maklumat-maklumat yang terdapat dalam carta organisasi: 1. 2. 3. 4. 5. Tugas- menunjukkan tugas yang berbeza dalam organisasi. Pembahagian kerja – satu kotak mewakili satu posisi kerja. Peringkat pengurusan – mengambarkan hirarki pengurusan dari pengurus atasan sehingga pengurusan bawahan. Autoriti lini – Garis menegak dalam carta menunjukkan hubungan autoriti dalam organisasi. Komunikasi – komunikasi formal akan berlaku mengikut autoriti lini.

Manual Organisasi
Definisi: Dokumen berkaitan dengan polisi dan prosedur organisasi

yang releven dan ia meliputi semua aspek pengurusan organisasi. Kepentingan: Digunakan untuk membantu pengurus membuat keputusan. Oleh itu manual organisasi mesti dikaji secara berterusan.

Maklumat dalam manual organisasi: 1. Objektif 2. Kegunaan 3. Bidang kuasa manual berkenaan 4. Aspek-aspek utama dalam sesuatu bidang pengurusan.

Penjabatanan

Definisi: satu proses mengumpulkan manusia dan aktivitiaktiviti yang sama dan berkaitan ke dalam satu kelompok dan disusun secara secara sistematik.

Penjabatanan mengikut fungsian Penjabatanan mengikut produk atau servis
Penjabatanan

Penjabatanan mengikut pelanggan Penjabatanan mengikut geografi Penjabatanan mengikut matriks

Pengurus Besar

Pengurus Pemasaran

Pengurus Pengeluaran

Pengurus Sumber manusia

Pengurus Kewangan

Pengurus Penyelidikan dan pembangunan

Penjabatan mengikut fungsian.

Penjabatanan mengikut fungsian
Sesuai kepada organisasi yang mempunyai persekitaran yang mantap dan kawalan ketat terhadap proses dan operasi. Contoh: Hospital, universiti, dan syarikat perniagaan. Kelebihan Kelemahan 1. Menggalakkan pengkhususan 1. Menekankan kepada satu tugas yang kemahiran. rutin. 2. Kurangkan duplikasi penggunaan 2. Mengurangkan komunikasi antara sumber. satu jabatan dengan jabatan lain. 3. Meningkatkan pembangunan kerjaya 3. Sukar untuk membuat penjadualan dan jabatan. antara jabatan dengan jabatan yang lain. 4. Memberi peluang kepada penyelia dan subordinat berkongsi kemahiran. 4. Lebih mementingkan jabatan daripada organisasi. 5. Penyelesaian masalah lebih cekap kerana pekerja lebih mahir dalam 5. Pembangunan pengurus dan pekerja bidang mereka. hanya dalam bidang yang terhad. 6. Keputusan adalah dipusatkan

Penjabatanan mengikut produk atau servis
Sesuai kepada organisasi yang kompleks dan syarikat multinasional yang mengeluarkan pelbagai jenis produk. Contohnya: Syarikat Matsushita. Kelebihan Kelemahan 1. Sesuai untuk organisasi yang 1. Akan berlaku penggunaan sumber menghadapi perubahan yang cepat dan kemahiran yang tidak cekap. pada produk. 2. Tidak memupuk koordinasi kegiatan 2. Dapat menyesuai dan mementingkan antara unit produk. permintaan pelanggan. 3. Perebutan dalam pengagihan 3. Mempunyai tangungjawab yang jelas sumber antara jabatan. bagi setiap jabatan. 4. Penyelesaian masalah hanya terhad 4. Pembangunan dan perkembangan pada satu jabatan produk. pengurus didapati disepanjang fungsi 5. Menghadkan pergerakkan kerjaya di lini. luar unit produk.

Presiden

Naib Presiden Divisyen Minuman

Naib Presiden Divisyen Makanan Kesihatan

Naib Presiden Divisyen Makanan Beku.

Naib Presiden Divisyen Makanan Snek

Pengurus Kewangan

Pengurus Pengeluaran

Pengurus Pemasaran

Penjabatan mengikut produk atau Perkhidmatan..

Konsep Pengorgnisasian
Autoriti
-Hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan untuk menjalankan sesuatu

kerja. -Ianya membolehkan mengarah dan menurunkan kuasanya kepada staf dibawahnya. -Hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan tertakluk kepada ruang lingkup yang terhad. Tanggungjawab -Kewajipan seseorang pekerja untuk melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. -Apabila pengurus mengarahkan pekerja untuk membuat sesuatu kerja maka pekerja tersebut bertanggungjawab untuk melaksanakan kerja tersebut Akauntabiliti -Harapan bahawa setiap pekerja boleh dipersalahkan atau diberi penghargaan atas hasil kerja yang dicapai. -Pekerja yang mempunyai akauntabiliti akan bertanggungjawab penuh keatas apa yang dihasilkannya. -Dia tidak akan meletakkan kesalahannya ke atas bahu orang lain.

Pemusatan dan Pemencaran Autoriti Pemusatan Autoriti: Berlaku apabila autoriti dipusatkan kepada pihak pengurusan atasan, ini bermaksud keputusan dibuat oleh pihak pengurusan atasan yang memegang autoriti. Pemencaran Autoriti: Berlaku apabila pihak atasan memberikan autoriti kepada jabatan atau pengurus di bawahnya membuat keputusan. Faktor-faktor yang mempengaruhi pemusatan dan pemencaran autoriti. 1. Falsafah pengurusan organisasi 2. Sejarah pertumbuhan organisasi 3. Penyebaran geografik organisasi 4. Sama ada terdapatnya kawalan yang berkesan 5. Mutu pengurusan diperingkat yang berbeza 6. Pelbagai pengeluaran dan perkhidmatan yang disediakan 7. Kos membuat keputusan dan risiko 8. Tempoh yang diberi untuk membuat keputusan 9. Faktor persekitaran. 10. Keseragaman polisi dan dasar. 11. Ciri-ciri dan sifat tugas 12. Kematangan dan kebolehan subodinat

Kelebihan pemusatan autoriti: 1. Membolehkan kawalan yang lebih berkesan dilakukan dan mengurangkan keperluan kepada membuat keputusan. 2. Pelan tindakan yang lebih seragam dan tersusun. 3. Keputusan yang lebih selari dan memenuhi tuntutan organisasi secara keseluruhan. 4. Mengurangkan risiko kesilapaan yang dilakukan oleh staf bawahan yang tidak berkebolehan. 5. Penggunaan khidmat pakar secara maksimum.

Kelemahan pemusatan autoriti: 1. Tidak memberi peluang membentuk pengalaman di kalangan pihak bawahan. 2. Subordinat akan merasakan mereka tidak dipedulikan. Ia mengurangkan motivasi keberkesanan mereka. 3. Meletakkan autoriti untuk membuat keputusan terlalu jauh dari tempat keputusan akan dilaksana sehingga memungkinkan realiti dan keadaan sebenar tidak dapat difahami dengan baik. 4. Membuat keputusan akan menjadi lebih rumit dan memakan masa yang panjang, kerana terlalu banyak peringkat pengurusan yang perlu dilalui. 5. Kos kendalian yang tinggi menyebabkan maklumat terpaksa dihantar melalui saluran yang khusus. 6. Terlalu membebankan pengurusan atasan. Mereka tidak dapat menggunakan masa yang lebih untuk perancangan startegik bagi mencapai objektof organisasi. 7. Inovasi dan kreativiti sukar dicetuskan. 8. Boleh mendorong berlakunya rasuah.

Penugasan Autoriti Adalah satu proses di mana pngurus memberikan hak kepada subodinat untuk membuat keputusan dan bertindak dalam bidang tertentu. Dan ini bermaksud pengurus memberikan tugas kepada subodinat berserta kuasa bagi membuat kerja dengan berkesan. penugasan autoriti bermula dari tanggungjawab. Komponen asas bagi proses penugasan autoriti adalah menetapkan hasil yang diharapkan memberikan tugas dan autoriti yang diperlukan untuk mencapi hasil tersebut.

Autoriti lini dan staf
Autoriti lini: merupakan autoriti yang paling utama dalam sesebuah organisasi. Dimiliki oleh pengurus yang mempunyai hak untuk mengarah dan mengawal aktiviti staf bawahannya yang melakukan tugas penting untuk mencapi objektif organisasinya. Lazimnya terdiri daripada pangurus yang mengawal dan menguruskan aktiviti utama organisasi . Autoriti Staf: mempunyai hak untuk tidak memberikan cadangan,nasihat,membuat penyelidikan,menyediakan perkhidmatan dan perkhidmatan khusus kepada mereka yang mempunyai autoriti lini.

Jangkauan Kawalan Ianya merujuk kepada sekumpulan subodinat yang bertangungjawab secara langsung kepada seseorang eksekutif atau penyelia. Mempunyai implikasi dari segi implikasi dan penyeliaan. Jangkauan kawalan memberi kesan kepada bilangan tahap pada peringkat organisasi.

Rajah: Jangkauan kawalan yang sempit

Rajah: Jangkauan kawalan yang luas

Rantaian arahan Garisan autoriti yang tidak terputus yang menyambungkan setiap individu dengan pihak pengurusan atasan melalui jawatan pengurusan disetiap tahap pengurusan.Terdapat dua prinsip asas yang digunakan untuk membentuk rantaian arahan iaitu rantaian arahan yang mengikut skalar dan rantaian arahan mengikut prinsip satu arahan.

KEPIMPINAN
DEFINISI: Merupakan satu proses di mana pemimpin akan cuba mempengaruhi gelagat atau tingkah laku pekerjanya supaya melaksanakan sesuatu tugas bagi mencapai matlamat kerja bagi unit dan organisasi berkenaan KEPENTINGAN: 1. Kepimpinan melibatkan orang lain. Jika pengikut sanggup menerima arahannya bermaksud kepimpinannya diterima. 2. Kepimpinan melibatkan pengagihan kuasa antara pemimpin dan ahli kumpulannya. 3. Seseorang pemimpin mempunyai kebolehan untuk menggunakan pelbagai bentuk kuasa untuk mempengaruhi gelgat pekerjanya. 4. Kepimpinan mewujudkan nilai moral seseorang pemimpin. GAYA KEPIMPINAN: Adalah berhubung dengan pendekatan yang digunakan oleh seseorang pemimpin untuk mempengaruhi pengikutnya.

KAJIAN UNIVERSITI OHIO
T i m b a n g R a s a Gaya Kepimpinan Penyertaan Struktur rendah Timbang Rasa tinggi Gaya Kepimpinan Bebas Struktur Rendah Timbang Rasa Rendah. Gaya Kepimpinan Sokongan Struktur tinggi Timbang Rasa Tinggi Gaya Kepimpinan Autokratik Struktur Tinggi Timbang Rasa Rendah

Struktur

KAJIAN UNIVERSITI MICHIGAN

Gelagat Berorentasikan Tugas (Job-centered behavior) -Fokus pimpinan kepada kerja-kerja yang dilakukan oleh subordinat. - Pemimipin akan lebih berminat terhadap kerja-kerja yang dilakukan oleh subordinat.

Gelagat Berorentasikan Pekerja. (Employee-centered behavior) -Fokuskan kepada subordinat. -Sangat mengambil berat tentang keperluan peribadi subordinat.

GAYA KEPIMPINAN AUTORITI
Gaya Kepimpinan Autokratik -Proses pembuatan keputusan hanya dibuat oleh pengurus. - Subordinat tidak terlibat dalam proses pembuatan keputusan. - Gaya ini sesuai kepada organisasi yang menghadapi krisis, mempunyai pekerja baru dan pekerja yang tidak bermotivasi. Gaya Kepimpinan Gaya Kepimpinan Bebas Demokratik -Memebri kebebasan kepada -Melibatkan subordinat dalamsubordinat untuk membuat proses membuat keputusan. keputusan dan bertindak. -Pengurus berbincang -Subordianat akan membuat dengan subordinat dalam keputusan proses membuat keputusan. -Sesuai untuk pekerja yang -Gaya ini akan dapat bermotivasi tinggi, berpengalaman, berpengetahuan, dan berkemahiran dalam kerjanya. Pekerja yang sesuai ialah doktor, guru, jurutera dan lain-lain.

CIRI-CIRI PEMIMPIN 1. Bertanggungjawab, berkeyakinan, dan bersemangat. 2. Berpengetahuan, berkemahiran, dan berkebolehan dalam kerjaya. 3. Bertimbang rasa dan bertolak ansur. 4. Adil jujur dan amanah 5. Mempunyai disiplin diri yang tinggi. 6. Bersedia menerima teguran serta bersedia mengakui dan membetulkan kesilapan diri. 7. Tidak mendahulukan kepentingan diri. 8. Tidak memandang rendah terhadap kebolehan pekerja. 9. Tekun dan sabar.

SOKONGAN YANG BOLEH DIBERI OLEH PEMIMPIN KEPADA PEKERJA. 1. Memberi keyakinan kepada pekerja dan mengakui kebolehan pekerja. 2. Menjelaskan matlamat pekerja dan tugas dengan terang kepada mereka. 3. Melibatkan pekerja dalam aktiviti tertentu. 4. Memberi latihan, pendidikan dan pendedahan yang sempurna kepada pekerja. 5. Memberi sokongan moral dan material kepada pekerja dalam menjalankan tugas mereka. 6. Memberi ganjaran yang sesuai dan berpatutan disamping peluang memajukan diri mereka. 7. Menetapkan standard dan memberi maklum balas pencapaian prestasi kepada pekerja dengan jelas dan jujur. 8. Mewujudkan hubungan dua hala antara pemimpin dengan pekerja. 9. Mengambil berat tentang kebajikan pekerja.

PERBEZAAN ANTARA PEMIMPIN DENGAN PENGURUS.

PEMIMPIN -Melakukan perkara yang betul - Perubahan - Jangka panjang - Hasil (ends) - Architects - Motivasi dan sumber inspirasi

PENGURUS -Melakukan kerja dengan betul. -Status quo -Jangka pendek -Kaedah (means) -Builder penyelesai masalah.

* Menurut Professor Warren Bennis.

PERBEZAAN ANTARA PEMIMPIN DENGAN PENGURUS. Status/Demensi Sifat peribadi Pemimpin Pengurus

Interaksi dengan pekerja Tidak melibatkan interaksi untuk mempengaruhi peribadi. mereka. Disebabkan oleh kedudukan dan jawatan yang formal dalam organisasi.

Kedudukan dalam Tidak semestinya organisasi mempunyai kedudukan yang formal dalam organisasi. Sikap dan motivasi

Aktif dari segi Pasif dan memntingkan kemanusiaan disebabkan pencapaian matlamat. fungsi mempengaruhi pengikutnya.

Skop pendekatan. Menandatangani Menghadapi kerumitan dan perubahan dengan masalah dalam organisasi membentuk visi tertentu. dan memastikan organisasi berjalan dengan betul

PERANAN PEMIMPIN
PERANAN PEMIMPIN FORMAL PERANAN PEMIMPIN TIDAK FORMAL Terhasil daripada lantikan secara Tidak mempunyai autoriti yang sah formal berdasarkan kedudukan formal untuk memimpin dan mempengaruhi dalam organisasi. Mereka diberi autoriti individu yang lain. oleh organisasi bagi mencapai matlamat organisasi.

PERANAN LAIN YANG DIMAINKAN OLEH PEMIMPIN 1. Menetapkan peranan, tangungjawab dan autoriti setiap ahli untuk melaksanakan tugas masing-masing. 2. Memastikan ahli-ahli kumpulan kerja mempunyai hubungan erat antara satu sama lain. 3. Mewujudkan persaingan yang sihat di antara subordinat. 4. Membina matlamat yang boleh dikongsi bersama. 5. Memastikan subordinat faham tentang saling perkaitan tugas antara satu sama lain. 6. Mewujudkan perasaan saling bergantungan antara semua subordinat.

MOTIVASI
DEFINISI: Motivasi merupakan satu proses yang kompleks yang melibatkan keadaan dalaman (perasaaan manusia dan ransangan) dan luaran individu (pelakuan dan tindakan) PROSES MOTIVASI Kehendak belum dicapai @ Keperluan yang tidak dipenuhi. Keresahan @ Tekanan Rangsangan untuk mengambil tindakan

Kepuasan @ Kekurangan , hilang keresahan

Perlakuan/Gelagat @ Usaha. Kehendak tercapai @ Prestasi. -Memulakan usaha. -Menghalatujukan usaha. -- Meneruskan usaha.

Teori Motivasi Abraham Maslow TEORI MOTIVASI Teori Motivasi Herzberg Teori Motivasi McGregor Teori Motivasi Abraham Maslow
Keperluan Pencapaian Hasrat diri
A t a s a n

-Pencapaian potensi diri. -Bebas Keperluan -Kreativiti Penghargaan -Penonjolan diri -Tangungjawab - Penghargaan -Harga Diri - Status Keperluan Sosial - Penghormatan -Persahabatan - Kasih sayang Keperluan Keselamatan -Penerimaan - Berkumpulan -kesesuaian iklim Keperluan -Keselamatan diri Fisiologi -kesihatan - elak risiko - keamanan. -Makanan dan minuman - Perlindungan -Udara -Pakaian - Keselesaan

B a w a h a n

BAGAIMANAKAH KEPERLUAN DALAM TEORI MOTIVASI ABRAHAM MASLOW DAPAT DIPENUHI.
1. KEPERLUAN FISIOLOGI: - Manusia harus berusaha atau bekerja untuk mendapat upah, gaji dan keuntungan. 2. KEPERLUAN KESELAMATAN: Mewujudkan suasana tempat kerja yang bersih disamping mengadakan skim pencen dan insurans untuk menjamin keselamatan dan masa depan mereka.

3. KEPERLUAN SOSIAL: Pekerja perlu berinteraksi, di mana pekerja akan dikumpul dalam unit kerja tertentu untuk berinteraksi bagi mewujudkan kerjasama untuk mencapai matlamat organisai.

4. KEPERLUAN PENGHARGAAN: Agak sukar dipenuhi, akan dapat dicapai sekiranya pekerja dapat menunjukkan prestasi yang baik dan diberikan kenaikan pangkat, gaji yang tinggi, penghargaan kerja dan lain-lain ganjaran yang melibatkan kenaikan status.

5. KEPERLUAN PENCAPIAN HASRAT DIRI: Pencapian yang terakhir, keperluan ini melibatkan penggunaan bakat dan potensi yang ada padanya untuk diadaptasi kepada pekerjaan yang mencabar, berorentasikan pencapaian, kreativiti dan bercita-cita tinggi.

TEORI MOTIVASI HERZBERG (model dua faktoar) 1. Faktor Penjagaan: a. Upah dan gaji b. Keselamatan kerja c. Keselamatan Tempat Kerja d. Polisi syarikat dan pentadbiran yang adil e. Interpersonel Skil. f. Status 2. Faktor Motivasi. a. Pencapaian – peluang untuk mencapai matlamat dalam kerja yang mencabar. b. Penghargaan terhadap sumbangan yang telah diberikan c. Diberi tangungjawab dan tugas baru. d. Kemajuan, peluang untuk majukan diri. e. Kerja yang boleh memberikan kepuasan.

TEORI MOTIVASI MC GREGOR TEORI X Pekerja tidak suka bekerja dan 1. cuba mengelak diri dari membuat kerja. 2. Pekerja perlu dipaksa, diancam dan diarah bekerja. 3. Pekerja malas dan cuba mengelak diri dari tangungjawab, tiada cita-cita dan lebih mementingkan keselamatan diri. 4. Pekerja cuba mengelak diri daripada memimpin. 5. Hanya melakukan kerja dengan baik jika ada imbuhan kewangan. TEORI Y Sebahagian besar pekerja suka melakukan kerja. Suka mengambil tangungjawab dan suka memimpin Mempunyai komitmen untuk mencapai matlamat organisasi dan berkeinginan untuk melakukan kerja dengan baik. Insentif kewangan bukan faktor utama Motivasi dan potensi pekerja sudah wujud dalam diri pekerja dan pihak pengurusan hanya perlu mengilap potensi tersebut sahaja.

1. 2. 3.

4. 5.

PERBEZAAN ANTARA PENDEKATAN TIMUR DAN PENDEKATAN BARAT PENDEKATAN BARAT PENDEKATAN TIMUR

- Motivasi sebagai proses psikologi yang -Masih melihat faktor motivasi sebagai mendorong manusia mencapai elemen elemen yang mendorong manusia yang bersifat fizikal dan lahiriah. (lihat teori- untuk bertindak dengan lebih efektif. teori barat) -Timur turut memasukkan elemen - Pencapaian manusia akan lebih tinggi jika agama dan sosiobudaya dalam teori wujud elemen ganjaran yang diukur dalam motivasinya. bentuk fizikal dan lahiriah. -Pada pandangan pekerja melakukan - Pihak pengurusan harus menyediakan kerja yang dengan baik merupakan prasarana yang baik dan mencukupi, ibadat. menjaga kelselamatan pekerja dan -Rezeki mestilah dari sumber yang memberi ganjaran dalam bentuk bonus, halal oleh itu mereka perlu bekerja kenaikan pangkat dan kuasa. dengan jujur dan tangungjawab. - Barat tidak menekankan aspek -Dari segi sosiobudaya timur kuat sosiobudaya dan agama, kesannya masih berpegang teguh kepada adat dan ada pekerja di barat masih melakukan budaya masing-masing. tunjuk perasaan walaupun tuntutan dari -Contoh masyarakat Jepun diasuh segi fizikal dan lahiriah mereka sudah rajin bekerja sejak dari kecil. dipenuhi.

PEMBINAAN PASUKAN.

Definisi: Sebagai dua atau lebih individu yang bebas berinteraksi antara satu sama lain di samping berkongsi tujuan dan identiti.

Dimensi-dimensi dalam membentuk sesebuah pasukan. 1. Perlu terdiri daripada dua atau lebih orang. 2. Setiap individu bebas berinteraksi. 3. Setiap individu samada lelaki atau perempuan mesti berkongsi identiti dalam usaha berinteraksi antara satu sama lain. 4. Interaksi antara individu yang menpunyai identiti yang sama harus mempunyai tujuan yang sama. Proses pembinaan pasukan. 1. Mewujudkan tarikan antara perorangan @ Pembentukan (Forming) 2. Mewujudkan kehendak ahli dengan kehendak kumpulan. @ Pertelingkahan (Storming) 3. Menggalakkan penyertaan ahli di dalam kumpulan.@ Penormaan (Norming) 4. Menggalakkan interaksi sesama ahli pasukan @ Pelaksaan (Performing) 5. Menggalakkan pencapaian matlamat pasukan dan bukannya matlamat individu @ Pembubaran (Adjourning)

Definisi: Merupakan proses memantau prestasi dan mengambil tindakan untuk memastikan pencapaian hasil yang diingini. KEPENTINGAN: 1. Memastikan keseluruhan arah tuju kumpulan atau individu adalah konsisten dengan rancangan organisasi jangka pendek dan jangka panjang. 2. Memastikan penyempurnaan tugasan dan objektif adalah konsisten antara satu sama lain dalam organisasi secara keseluruhannya. 3. Memastikan pematuhan peraturan dan polisi organisasi yang penting. 1. Kawalan Strategik. – Kawalan pada tahap eksekutif (pengurusan atasan. 2. Kawalan taktikal. – Kawalan pada tahap taktikal.(Pengurusan pertengahan) 3. Kawalan Operasi. – Kawalan pada tahap penyeliaan (pengurusan penyeliaan @ lini).

JENIS-JENIS KAWALAN Kawalan Dalaman -Membenarkan individu dan pasukan mengamalkan kawalan disiplin kendiri. -Berasaskan pengamalan Teori Y oleh Mc Gregor. -Memerlukan tahap kepercayaan yang tinggi antara pekerja dengan pihak pengurusan.

Kawalan Luaran -Memerlukan penyeliaan dan penggunaan sistem pentadbiran yang formal untuk mengawal gelagat pekerja. -Melalui penyeliaan, pengurus dapat mengenalpasti kesilapan yang dilakukan oleh pekerja dan membuat tindakan pembetulan. -Penggunaan sistem pentadbiran yang formal pula merujuk kepada penggunaan sistem ganjaran, peraturan dan tatacara sebagai alat kawalan pelakuan organisasi.

PROSES DAN KITARAN PENGAWALAN 1.Menetapkan Standard dan Objektif Pencapaian.

Mengambil tindakan pembetulan.

2.Mengukur Pencapaian Sebenar.

3.Membanding Pencapaian Sebenar dengan Objektif Dan Standard.

KAEDAH KAWALAN.
Kawalan terhadap input Memastikan input memenuhi standart/ bahan mentah berkualiti Bahan mentah kedapatan apabila sampai masa yang dikehendaki. Kos yang berpatutan Tenaga kerja yang berkemampuan/ mahir Mesin dan peralatan sentiasa efisyen. Kemudahan asas. Berbentuk pencegahan.

AWALAN

SEMASA

-Proses pengeluaran dalam kilang perlu dikawal. -Prosedur kerja standart – perlu diikuti. -Penyelarasan dan penyeliaan yang rapi. -Pemantauan/ semakan yang berterusan. -Pembetulan segera. -Berbentuk pembetulan.

SELEPAS

-

Output mengikut standart diperlukan Siap pada masa yang diperlukan Penghantaran yang cekap / on time Kawalan terhadap jurujual/ penjualan. Kawalan harga, kuantiti, stok dan lain-lain. Berbentuk penilaian.

SISTEM KAWALAN YANG BERKESAN. 1. Strategik dan mudah dicapai. – Dapat menyokong perancangan startegik dan
tertumpu pada aktiviti-aktiviti penting.

2. Dapat difahami – Dapat dipersembahkan dalam data atau istilah yang mudah difahami. 3. Segera – Harus dapat mengesan sebarang penyelewengan dengan kadar yang segera. 4. Luwes atau anjal – Memberi individu membuat pertimbangan yang sewajarnya supaya
aktiviti dapat dijalankan dengan lancar.

5. Menyokong kawalan kendiri – Pekerja digalak saling mempercayai sesama mereka
dan mengamalkan komunikasi yang berkesan dan melibatkan semua individu dalam organisasi.

6. Bersifat positif – Menekankan kepada pembangunan, perubahan dan penambahbaikan,
sementara hukuman dan teguran harus dielakkan.

7. Adil dan objektif.-

Sistem kawalan harus dilihat sebagai saksama dan tepat oleh setiap pekerja dan dapat diterima sebagai asas pengukuran prestasi.

8. Ketepatan maklumat 9. Ketepatan masa. 10. Tindakan pembaikan 11. Ekonomi kawalan.

Alat-alat Kawalan. a) Analisis Pulangan Modal
Merupakan kaedah algebra dan kaedah graf. Ia digunakan sebagai alat kawalan pengurusan untuk menentukan tingkat aktiviti di mana pengeluar tidak mendapat untung atau rugi yang dikenali sebagai titik pulangan modal. Iaitu pada tingkat jumlah hasil yang diperolehi sama dengan jumlah belanja yang dipadankan dengannya. Analisis menunjukkan kesan atau akibat dari perubahan dalam jumlah hasil atau kos atau kedua-duanya pada pelbagai tingkat aktiviti. Analisis dapat digunakan untuk menentukan tingkat keluaran pada TPM dalam unit dan ringgit, untung atau rugi pada tingkat jualan yang dijangkakan dan harga minimum yang perlu dikenakan untuk mencapai untung yang dikehendaki dan unit jualan minimum yang perlu untuk mencapai untung.

b) Belanjawan
Merupakan ikhtisar semua belanjawan individu yang menunjukkan aktiviti syarikat dari segi hubungan antara volum, kos, keuntungn, penggunaan modal dan pulangan pelaburan. Belanjawan boleh digunakan oleh pihak pengurusan atasan untuk menentukan kedudukan syarikat secara keseluruhan dalam mencapai objektif. Ia juga boleh digunakan sebagai alat untuk menilai setiap prestasi jabatan. Iaitu dengan membandingkan prestasi semasa dengan belanjawan yang dibuat. Pada lazimnya terdapat tiga pusat tanggungjawab iaitu pusat hasil, pusat kos dan pusat keuntungan yang mana prestasi akan dinilai berdasarkan belanjawan masing-masing.

c) Carta Gantt
Ianya diperkenalkan oleh Henry L.Gantt. Carta ini dapat menunjukkan hubungan masa antara kejadian sesuatu program pengeluaran telah dianggap sebagai sesuatu revolusi di dalam bidang pengurusan. Carta ini merupakan satu kaedah untuk mengagih masa mesin atau masa penggunaan tenaga manusia dalam melaksanakan fungsi-fungsi pengeluaran agar berjalan dengan lancar atau pengunaan tenaga manusia dari satu bahagian pembuatan kepada bahagian pembuatan yang lain tanpa membazirkan masa atau dengan pembaziran masa yang terminimum.
d) Analisis PERT/CPM (TEKNIK MENILAI & MENYEMAK PROGRAM/CARA LALUAN GENTING)

PERT: menggunakan anggaran yang berunsurkan kebarangkalian bagi jangka masa kegiatan. Terdapat tiga masa bagi PERT; i.Masa Optimistik- masa yang diperlukan jika semua berjalan dengan lancar. ii.Masa paling mungkin- masa sebenar diperlukan. iii.Masa pesemistik- anggaran masa untuk kejadian luar jangka.

Definisi dan kepentingan

Sebagai mengisi dan memelihara jawatan di dalam struktur organisasi dengan mengenalpasti keperluan tenaga kerja, menginventorikan tenaga kerja, mengambil, memelihara, menempatkan, menaikkan pangkat, menilai, merancang kerjaya, memberi pampasan dan melatih pekerja supaya mereka dapat menyempurnakan tugas mereka dengan cekap dan berkesan.

Analisis Kerja Analisis kerja-titik tolak kepada semua aktiviti pengurusan sumber manusia .Sebarang keputusan yang perlu dibuat berkenaan dengan penstafan,pengrekrutan ,latihan dan sebagainya mesti berdasarkan analisis kerja.Ini kerana analisis kerja menggariskan secara terperinci jenis jenis kerja dan keperluan kerja dalam sesebuah organisasi. Ianya dibahagikan kepada dua iaitu huraian tugas dan spesifikasi tugas.
Enam persoalan penting dalam analisis kerja

-Apakah tugas fizikal dan mental yang dilakukan oleh pekerja. -Bilakah kerja tersebut dilaksanakan. -Dimana kerja tersebut dilaksanakan. -Bagaimana pekeja melakukan kerja tersebut. -Mengapa kerja tersebut perlu dilakukan. -Apakah kelayakan yang diperlukan untuk melaksanakan kerja tersebut. Kegunaan kepada pengurus sumber manusia. -Membantu pengurus membuat keputusan tentang aktiviti aktiviti penstafan. -Lazimnya maklumat yang didokumenkan dan direkodkan perlu disemak dan diubah sekiranya perlu. -Contohnya apabila sesuatu jawatan sudah dilupuskan maka maklumat tentang kerja tersebut sudah tidak relevan.

Proses pemilihan Melengkapkan borang permohonan Temuduga awal di Jabatan Sumber Manusia Ujian Pekerjaan Ujian pencapaian, ujian cenderung, cerdas Penyiasatan latar belakang Pemilihan awal di Jabatan Sumber Manusia Temuduga panel atau penyelia Pemeriksaan kesihatan Keputusan pengambilan

Huraian tugas -Adalah dokumen kerja yang sangat berguna.Sebarang keputusan yang perlu dibuat berkenaan dengan penstafan, pengrekrutan,latihan dan sebagainya -Huraian kerja menggariskan secara terperinci jenis-jenis kerja dan keperluan kerja dalam sesebuah organisasi. -Ianya merupakan kenyataan tentang tanggungjawab,keadaan kerja dan lain-lain keperluan yang berkaitan dengan sesuatu kerja. Spesifikasi tugas -Merupakan kenyataan berhubung dengan kemahiran,keupayaan ,pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan kerja -Kelayakan minima ialah standard asas yang perlu ada pada pemohon jawatan sekiranya ingin dipertimbangkan untuk menapis pemohon pemohon jawatan semasa proses pengrekrutan dan pemilihan.

Proses Pengrekrutan Perancangan Sumber Manusia -Kekurangan sumber manusia - Terdapat jawatan kosong yang perlu diisi.

Semakan Maklumat Analisis Kerja -Huraian Kerja -Spesifikasi kerja Kenalpasti Sumber Pengrekrutan Sumber Dalaman (pekerja sedia ada) Sumber Luaran (calon pekerja dari luar organisasi

Kewangan Faedah dan ganjaran Bukan Kewangan

Sebab majikan menyediakan faedah kepada pekerja: 1. Menarik kakitangan baru untk memasuki organisasi. 2. Mengekalkan pekerja-pekerja sedia ada. 3. Meningkatkan semangat para pekerja.

Komponen Faedah: 1. Faedah Keselamatan dan kesihatan. Contoh faedah persaraan, pampasan kerja, insurans dan perubatan 2. Faedah bayaran masa tidak bekerja.. Contohnya cuti tahunan , cuti umum dan cuti sakit 3. Subsidi dan perkhidmatan.Contoh, kantin, pengangkutan, pusat jagaan kanak-kanak dan lain-lain. 4. Kemudahan pendidikan dan bayaran balik.

Faktor-faktor yang mempengaruhi keutamaan majikan dalam menentukan pakej faedah yang menarik. 1. Jumlah kos pampasan 2. Perbandingan antara kos dan faedah 3. Tawaran pesaing 4. Peranan faedah dalam menarik, mengekal dan memotivasikan pekerja. 5. Keperluan undang-undang 6. Jenis kerja yang dilakukan dan jawatan yang dipegang 7. Kesatuan sekerja 8. Lokasi geografi.

Pampasan

Sebarang bentuk ganjaran yang diterima oleh pekerja daripada organisasi disebabkan sumbangan yang telah diberikan kepada organisasi.

Bentuk-Bentuk Pampasan Pencen -Bayaran bulanan yang diberikan kepada pekerja yang telah bersara -Formula menghiting pencen ialah 1/600(tp)(ga) Ganjaran perkhidmatan -Bayaran yang dibuat sekaligus selepas tamat tempoh perkhidmatan seseorang pekerja -Formula pengiraan ialah 0.075(tp)(ga) Gantian cuti rehat -Wang tunai yang diberikan kepada pesara untuk menggantikan cuti rehat yang tidak dapat diambil disebabkan oleh permintaan tugas dan yang telah dikumpulkan setiap tahun -Formula pengiraan ialah1/3(cuti rehat terkumpul)(ga)+imbuhan tetap.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful