BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik
pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin
kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal. Perkembangan
teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat
dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang. Menghadapi perkembangan
tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan menggunakan
mesin-mesin kantor yang dapat diperoleh keuntungan serta manfaat yang banyak.
Memfasilitasi kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk
mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga,
biaya maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin
kantor yang tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan. Selain itu seorang
manajer kantor harus pandai memilih mesin yang terbaik, yakni mesin yang
paling cocok untuk tujuan apa mesin tersebut dibeli. Mesin kantor merupakan
salah satu sarana yang dapat membantu dalam proses administrasi. Mengingat
pentingnya ketersediaan mesin kantor di dalam suatu perusahaan atau organisasi
maka dari itu kami memilih judul makalah “MESIN-MESIN KANTOR”

1.2. Rumusan Masalah

Berlatarbelakang pentingnya mesin-mesin kantor maka penyusun,
merumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut :
1.2.1. Apa pengertian dari mesin-mesin kantor?
1.2.2. Bagaimana tata cara dalam pengadaan mesin-mesin kantor?
1.2.3. Apa manfaat dari penggunaan mesin-mesin kantor?
1.2.4. Hal-hal apa saja yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-
mesin kantor?
1.2.5. Apakah kelebihan dan kelemahan dalam penggunaan mesin-mesin kantor?
1.2.6. Apa fungsi dari mesin-mesin kantor?
1.2.7. Bagaimana cara merawat dan memperbaiki mesin-mesin kantor?

1
1.3. Tujuan dan Manfaat Penulisan
Makalah ini disusun dengan tujuan sebagai berikut:
1. Dapat memahami pengertian dari mesin-mesin kantor.
2. Mengetahui tata cara pengadaan mesin-mesin kantor.
3. Mengetahui manfaat dari penggunaan mesin-mesin kantor.
4. Mengetahui hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-
mesin kantor.
5. Mengetahui jenis-jenis mesin kantor serta kelemahan dan kelebihannya.
6. Mengetahui fungsi mesin-mesin kantor.
7. Mengetahui cara merawat dan memperbaiki mesin-mesin kantor.

2
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Mesin-mesin Kantor

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan dengan efisien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang
dipergunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data
ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat
mekanik, elektrik, dan magnetik (Tjandra Sheddy N., dkk, 2008:hal 47).
Mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris,
elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu
lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Yang termasuk mesin
kantor diantaranya adalah komputer, telepon, internet, mesin tik manual dan
elektronik, dan sebagainya. (http://smk-nusantara-melawi.blogspot.com/).

2.2. Manfaat Penggunaan Mesin-mesin Kantor

Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui
tahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukan beberapa keuntungan dan kerugian.
Adapun keuntungan atau manfaat dalam penggunaan mesin-mesin kantor
(Moekijat,1989:hal 66)
1. Untuk menghemat tenaga kerja
Akan terdapat penghematan pada daftar pembayaran atau tenaga kerja
dapat dikurangi untuk pekerjaan lain.
2. Untuk menghemat waktu
Beberapa pekerjaan harus diselesaikan dalam suatu jangka waktu tertentu,
misalnya dalam mempersiapkan upah.
3. Untuk meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan,
misalnya mesin hitung memberikan ketelitian secara mekanis dan
meniadakan kegiatan pemeriksaan.

3
 4. Untuk mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tulisan tangan
Beberapa mesin adalah membosankan, tetapi apabila pekerjaan dilakukan
dengan cepat mungkin rasa bosan tersebut dapat dikurangi.
5. Pekerjaan nampak lebih baik, misalnya faktur yang diketik.
6. Untuk mencegah penyalahgunaan, misalnya mesin untuk menulis cek.
7. Untuk mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian
menambah mutu pekerjaan, misalnya mesin ketik elektrik.
8. Untuk memberikan keterangan yang lebih banyak, lebih cepat daripada
sebelumnya, kepada manajemen, misalnya komputer elektronik.

Sedangkan kerugian dalam penggunaan mesin-mesin kantor adalah

sebagai berikut (Moekijat,1989:hal 67):
1. Mesin tidak dapat mengerjakan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan
tinggi, misalnya seorang akuntan masih diperlukan meskipun
dipergunakan mesin hitung.
2. Tingkat penyusutan beberapa mesin adalah tinggi, misalnya mesin hitung
elektronis mengakibatkan mesin-mesin yang lain cepat menjadi out of
date.
3. Biaya barang-barang keperluan kantor dan alat tulis-menulis serta biaya
cetak-mencetak, misalnya dengan mesin hitung hal ini sering tidak dilihat.
4. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang cakap atau biaya untuk
melatih mereka, terutama operator mesin hitung.
5. Pengaruhnya terhadap sistem-sistem perkantoran, misalnya penggunaan
sebuah komputer dapat berarti suatu perubahan besar daripada sistem-
sistem perkantoran.
6. Pegawai lebih mudah dipindahkan dari bagian yang satu ke bagian yang
lain ketimbang mesin.
7. Tidak ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin.
8. Biaya modal, misalnya mesin-mesin tertentu harganya sangat mahal.
9. Kesulitan pemeliharaan dan dalam terjadi kerusakan mesin.

4
2.3. Pertimbangan dalam Pengadaan Mesin-mesin Kantor
Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang semakin luas memberikan
beban dan tanggungjawab yang semakin besar kepada manajer perkantoran. Ia
harus mengatur semua fakta yang ada mengenai kemungkinan-kemungkinan yang
terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan perkantoran. Pertimbangan yang matang
terhadap faktor-faktor penting seperti karakteristik masing-masing mesin yang
telah dimiliki, biaya setiap satuan hasil (cost per unit), dana permulaan (initial
cost), biaya pemeliharaan (maintenance cost), karakteristik mesin yang akan dibeli
dan leveransir mesin perkantoran yang ada.
Sebelum melaksanakan pengadaan mesin, manajer perkantoran hendaknya
mempertimbangkan dengan seksama faktor-faktor di bawah ini
(Moekijat,1991:hal 28).
1. Jenis pekerjaan perkantoran dan cara menyelesaikannya
Tujuan pekerjaan harus dirumuskan dengan jelas dan diperiksa dengan
seksama untuk menjamin bahwa tujuan tersebut adalah penting. Kemudian
menentukan cara kerja yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan
tersebut.
2. Kebutuhan individu karyawan
Kebutuhan pengadaan mesin perkantoran harus didasarkan atas kebutuhan
individu karyawan untuk melaksanakan tugas pekerjaan kantornya.
Pendekatan kebutuhan individu ini penting dalam hubungannya dengan
penggunaan mesin perkantoran tersebut.
3. Penghematan waktu
Pengadaan mesin baru diharapkan mampu menyelesaikan pekerjaan lebih
cepat, sehingga menimbulkan penghematan dalam keseluruhan waktu baik
dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah waktu yang dihemat tergantung
pada volume pekerjaan yang dihasilkan. Sebagian besar dipengaruhi oleh
dimungkinkannya penggabungan pekerjaan, fleksibilitas untuk
menyelenggarakan bermacam-macam jenis pekerjaan untuk berbagai
volume pekerjaan yang berbeda-beda. Penggunaan waktu yang dihemat
harus dinilai. Agar menguntungkan, waktu yang dihemat harus
dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor produktif lainnya.

5
 4. Fleksibilitas penggunaan mesin
Penghematan yang diperoleh dari penggunaan mesin perkantoran
dipengaruhi oleh kemampuan dan fleksibilitas mesin tersebut dipergunakan
untuk menyelesaikan bermacam-macam jenis pekerjaan dalam kantor.
5. Harga dan kebutuhan dana investasi
Harga atau nilai mesin merupakan pertimbangan yang penting dalam
pengadaan mesin perkatoran. Harga mesin harus sesuai dengan pelayanan
yang mampu diberikan oleh mesin tersebut.
6. Ramalan mengenai beban pekerjaan perkantoran
Seperti halnya dalam semua perencanaan, pengadaan mesin kantor tidak
hanya mempertimbangkan volume dan jenis pekerjaan kantor yang ada
sekarang. Tetapi harus mampu mengantisipasi kebutuhan untuk waktu yang
akan datang.
7. Kualitas kerja mesin
Apabila mesin dipergunakan untuk membantu pekerjaan tangan, biasanya
menghasilkan ketelitian yang tinggi, formulir yang dibuat dengan mesin
pada umumnya lebih baik, rapi, seragam dan mudah dibaca dibandingkan
dengan formulir-formulir yang ditulis dengan tangan.
8. Nilai keindahan
Performance atau penampilan mesin kantor itu penting. Mesin kantor
janganlah hanya dipandang sebagai alat fisik untuk membantu
menyelesaikan pekerjaan perkantoran saja, tetapi juga dipandang sebagai
alat pendorong produktifitas karyawan. Pengadaan mesin yang tepat
menimbulkan sikap positifkaryawan, sehingga memungkinkan mereka
bekerja lebih efisien.

Adapun hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-

mesin kantor menurut adalah (Tjandra Sheddy N., dkk, 2008:hal 48):
1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.
2. Jenis mesin hendaknya praktis.
3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.

6
 5. Mutu mesin harus baik.
6. Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan.
7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.
8. Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.
9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin
tersebut.

2.3.1. Tata Cara Pengadaan Mesin-mesin Kantor

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan mesin. Beberapa alternatif cara
pengadaan mesin tersebut adalah sebagai berikut:

1. Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan organisasi
membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk
mendapatkan sejumlah mesin sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.
Setelah transaksi jual-beli ini selesai, barang atau mesin yang telah dibeli menjadi
hak rnilik organisasi. Pengadaan mesin dengan cara pembelian ini merupakan cara
yang dominan dilakukan oleh organisasi.

2. Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh dari
pihak lain dengan tanpa memberikan imbalan dalam bentuk apapun. Pemenuhan
kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi
kebutuhan mesin yang sifatnya sementara dan harus mempertimbangkan citra baik
suatu organisasi.

3. Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh dari pihak
lain dengan memberikan imbalan sesuai kesepakatan kedua belah pihak.

7
Pemenuhan kebutuhan mesin dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila
kebutuhan mesin bersifat sementara dan temporer.

4. Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan
membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu.
Pemilihan cara ini harus memper hatikan tingkat efektivitas dan efisiensinya
apabila dibanding kan dengan cara pengadaan mesin yang lain.

5. Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan
menukarkan mesin yang dimiliki dengan mesin yang dibutuhkan organisasi dari
pihak lain. Pemilihan cara peng adaan mesin ini harus mempertimbangkan adanya
saling meng untungkan di antara kedua belah pihak, dan mesin yang ditukarkan
harus merupakan mesin yang sifatnya berlebihan atau mesin yang dipandang dan
dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna lagi.

6. Substitusi
Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan cara mengganti
material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan
tertentu.

7. Pemberian/Hadiah
Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan dengan menggunakan
mesin yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.

8. Perbaikan/Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan perbaiki
mesin yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit mesin
maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen mesin
yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan

8
dalam satu unit atau beberapa unit mesin, dat pada akhirnya satu atau beberapa
unit mesin tersebut dapat dioperasikan, dan kebutuhan mesin dapat dipenuhi.

Di antara beberapa alternatif itu tentunya tidak dapat kita kata kan bahwa ada satu
cara yang paling efektif dan efisien, tetapi pemilihan suatu alternatif pengadaan
mesin di antara beberapa alternatif tersebut sangat tergantung dari sifat
kepentingan dan kebutuhan, kondisi organisasional, maupun pertimbangan citra
baik organisasi. Sebagai contoh, apabila kebutuhan mesin sifatnya sementara dan
tidak selalu digunakan, akan lebih tepat cara pengadaan mesin yang dilakukan
adalah dengan menyewa, bukan dengan cara membeli karena setelah kegiatan
selesai, barang tersebut tidak digunakan lagi. Dengan demikian, apabila dilakukan
dengan cara membeli tentunya merupakan tindakan pemborosan.

Penentuan cara pengadaan mesin, juga harus mempertimbangkan kondisi

organisasional. Sehubungan dengan hal ini, dapat di ambil contoh, apabila kondisi
keuangan suatu organisasi untuk sementara tidak memungkinkan, cara pemenuhan
kebutuhan mesin dapat dilakukan dengan cara meminjam misalnya, sehingga
pemenuhan kebutuhan mesin tidak harus dengan cara pembelian. Namun
demikian, suatu organisasi dalam pengadaan mesin pun harus tetap
mempertimbangkan citra baik organisasi, dalam arti suatu organisasi jangan
sampai memperoleh "cap" sebagai organisasi yang "tukang pinjam barang" karena
terlalu seringnya meminjam barang pada instansi atau unit kerja lain.

2.4. Perawatan mesin-mesin kantor

Didalam penggunaan, mesin kantor harus dipelihara dengan baik agar
dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang
dimaksud pemeliharaan disini ialah pemeliharaan terhadap harta benda, baik yang
bergerak, dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda
tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai
dengan maksud dan tujuan tertentu. Biasanya ada buku petunjuk dari mesin-mesin
tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat terjadi kerusakan

9
pada mesin seperti cara penggunaan yang baik atau sebagainya. Namun tidak ada
salahnya dibuat jadwal pemeliharaan rutin.
Oleh sebab itu perlu jadwal waktu sebaik-baiknya untuk diadakan
service/perbaikan dalam rangka pemeliharaan dan peningkatan penggunaan
mesin-mesin kantor, pemeliharaan Perawatan terhadap perlengkapan materil
dengan tujuan agar perlengkapan itu dapat lebih awet (mengurangi kecepatan
rusak). Pemeliharaan ini lebih ditekankan pada pencegahan sebelum terlanjur
rusak, dengan pertimbangan biaya yang lebih ringan.
Pemeliharaan atau barang-barang tidak bergerak relatif lebih mudah
daripada terhadap barang yang bergerak, baik bergerak ditempat (mesin-mesin)
maupun bergerak dengan menempuh suatu jarak (mobil, kapal, kereta api,
pesawat terbang dan lain-lain).
Apabila jenis barang yang bergerak lebih banyak dari barang tidak
bergerak, maka di dalam pemeliharaan lebih banyak jenis keahlian yang terlibat di
dalamnya. Bukan hanya jenis barang-barang dan keahlian saja yang banyak pada
barang bergerak ini tetapi juga frekuensi pemeliharaan terhadap barang tersebut
melebihi dari frekuensi pemeliharaan terhadap barang tetap. Hal ini berpengaruh
dalam usaha-usaha yang efesien mengenai pemeliharaannya artinya dalam hal
pemeliharaan barang-barang yang bergerak lebih meminta perhatian yang
sungguh-sungguh supaya efisien. Apakah dalam pemeliharaan ini terdapat juga
pemborosan, sehingga diperlukan usaha-usaha untuk penghematan? Jawabnya
adalah ya, seperti halnya dalam pekerjaan persuratan, disinipun terdapat
pemborosan. Pemborosan dalam hal ini tiada terpakainya suatu peralatan,
sehingga jauh dari hasil yang dapat dicapai dalam waktu tertentu.
Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan,
dalam pemeliharan atau pemakaian barang dapat disebutkan antara lain:
1. Kelengahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi.
2. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas, debu, cairan
yang tajam dan lain-lain.
3. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya
kerusakan.

10
 4. Pemakaian barang berlebih, dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke
gudang.
5. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin atau alat yang tidak tepat.
6. Pemakain yang kasar atas alat-alat.
7. Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan.
8. Kehilangan atas alat-alat kecil.
9. Pemakaian mesin atau barang yang tidak sesuai dengan tujuannya.
10. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat dilakukan sendiri oleh
operator.
11. Kelambatan dalam sistem laporan jika terjadi kerusakan pada mesin.
12. Kelalaian pengurusan atau barang-barang atau mesin yang tidak dalam
pemakaian.
13. Penghapusan barang sebelum waktunya.

Sebagai contoh bagaimana terjadinya pemborosan atau ketidak-efesienan

dalam pemeliharaan dan pemakaian, seperti komputer yang merupakan mesin
vital dan memegang peranan dalam seluruh sistem pengoperasian mesin-mesin
kantor lain dalam pekerjaan perkantoran (Sheddy N. Tjandra, dkk, 2008).

2.5. Perbaikan mesin-mesin kantor

Di dalam penggunaan mesin-mesin kantor harus dipelihara dengan baik
agar dapat digunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Oleh
karena itu perlu disusun jadwal kerja untuk service atau perbaikan dalam rangka
memelihara dan meningkatkan pengguna mesin kantor. Ada beberapa faktor yang
perlu diperhatikan dalam rangka perbaikan mesin-mesin kantor:
1. Reparasi
Yaitu perbaikan terhadap perlengkapan materil, agar dapat berfungsi lagi
sebagaimana mestinya.
2. Peningkatan
Yaitu mengusahakan perlengkapan materil pada kondisi yang lebih baik lagi
sehingga umurnya dan nilainya juga bertambah.

11
3. Penggantian
Yaitu mengganti perlengkapan yang telah ada dengan perlengkapan lain yang
lebih cocok atau baru.
4. Penambahan
Yaitu menambah jumlah perlengkapan yang fungsinya sama sehingga nilai
total dari perlengkapan yang sejenis itu bertambah.

2.6. Mesin Ketik

Mesin tik adalah mesin yang pertama digunakan untuk mencetak kata
(Eyre,1989:hal 91).

2.6.1. Mesin Ketik Manual

Mesin ketik manual merupakan mesin ketik pertama yang digunakan
dalam kegiatan perkantoran. Mesin ini digunakan
tanpa memerlukan listrik.

Gambar 2.1. Mesin Tik Manual

2.6.1.1. Jenis-jenis Mesin Ketik Manual

1. Standar, yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran
mulai dari 13” (13 inci) sampai dengan 27”. Mesin tik ini dapat
dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan
ukuran kertas dobel folio.
2. Semi standar, yaitu mesin tik berukuran 13”. Mesin tik ini juga dilengkapi
tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan pekerjaan dengan
menggunakan kertas berukuran 1½ kali folio.
3. Portabel, yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran antara
9½” hingga 10”. Mesin ini dianggap sangat praktis karena bentuknya yang
mudah dibawa ke mana-mana.

12
2.6.1.2. Cara menggunakan mesin tik manual adalah sebagai berikut:
Masukan selembar kertas kosong yang akan diketik ke dalam mesin tik
melalui rol/gandaran lalu putar tombol rol/gandaran yang letaknya ada pada
sebalah kanan dan kiri rol/gandaran hingga kertas masuk.
Perawatan alat ini cukup membersihkan balok huruf dan angka yang
terbuat dari baja yang tersusun rapi seperempat lingkaran. Juga memberikan
pelumas pada sendi-sendi balok huruf agar ketikan tuts ditekan tidak
menimbulkan kemacetan akibat karat (Eyre E.C, 1989).

2.6.1.3. Bagian-bagian mesin ketik

Kalau kita melihat sebuah mesin ketik, maka akan terlihat bagian-
bagian sebagai berikut:
1. Rol (cylinder), yaitu penggulung kertas digunakan untuk menggulung kertas
tik.
2. Papan kertas (paper tble), di papan inilah kertas tik mulai dipasang
3. Mistar kertas (paper holder), yaitu yang menekan kertas tik dan diberi
nomor
4. Pelepas kertas( Paper release lever), yaitu pengumpil untuk membebaskan
kertas. Jika pengumpil ini ditarik, kertas akan muah diambil dari rol,
maksudnya untuk meluruskan kertas bila terpasang miring.
5. Pelepas kereta (Carriage release lever), yaitu pengumpil yang terletak di
sebelah kanan dan kiri mesin. Jika alat ini ditarik, kertas (gandaran) akan
bebas bergerak bila di dorong kenana dan ke kiri.
6. Pedoman karats (paper bail), alat yang harus selalu terletak pada angka nol.
Jika kita memasang kertas tik harus diputar menurut pedoman itu.
7. Pengatur jarak (line adjuster), yaitu alat guna mengatur jarak antara baris-
baris ke bawah,
8. Knop penggulung (cylinder knob), yaitu knop untuk memutar rol, terdapat
di ujung rol sebelah kanan dan kiri.
9. Pelepas rol (cylinder release lever) pengumpil untuk membabaskan
penggulung kertas, jika alat ini ditarik dapat diputar dengan bebas. Sebagian

13
 mesin tidak mempunyai alat ini, dan untuk membebaskan rol biasanya
cukup dengan menarik knop penggulung.
10. Kait jarak baris (line spacer), dengan ditariknya kait jarak baris, berputarlah
rol ketas menurut jarak baris yang telah ditentukan, sedang kertas akan
terdorong ke kanan. Alat ini digunakan pada waktu akan mengtik di tiap-
tiap baris baru.
11. Kunci kereta (carriage lock), digunakan untuk menagunci kereta, jika kunci
ini ditarik, kereta tidak dapat bergerak ke kiri maupum ke kanan. Jadi mesin
tidak dapat digunakan untuk mengetik karena dikunci.
12. Pembebas batas ketik (marginal release), walaupun kereta sudak tidak dapat
bergerak lagi bila diketik, artinya sudah sampai ke batas ketikan, tetapi
kalaun alat ini ditekan , kita masih dapat mengetik dua ketikan lagi. Jadi alat
ini dipergunakan bila kereta sudah sampai ke batas ketik, sedang bahan
yang kita ketik masih kurang satu atau dua hurup lagi.
13. Tuts huruf besar (shift), Jika kita ingin mengetik huruf besar, kita harus
menekan tuts ini, biasanya ditulis “shift” dan terkadang ditulis “shift- key”,
tuts ini terdapat di sebelah kanan dan kiri. Perhatian : Baris tuts yang paling
atas dan di sebelah kanan, biasanya diisi dengan dua tanda, untuk mengtik
tanda-tanda yang sebelah atas, kita harus menekan tuts yang bertuliskan
“Shift” itu juga.
14. Kunci penolong (Shift lock), gunanya jika kita ingin mengetik huruf-huruf
besar semua, kita dapat menekan tuts yang bertuliskan “Shift Lock”. Jadi
tuts yang bertuliskan “Shif” seperti diterangkan dalam nomor 13 di atas,
gunanya hanya untuk membuat satu atau dua huruf besar saja.
15. Pemundur kereta (Back spacer), gunanya untuk memundurkan kereta bila
ada huruf yang kurang terang diketiknya atau lompat. Maka untuk
mengulagi ketikan yang kurang terang ini, dipakailah back spacer ini. Tuts
ini biasa ditulis :Back” ada juga yang memakai tanda panah.
16. Tanda hitam dan merah ( two colours switch-red and black), alat ini
gunanya untukmengatur pita mesin . Jika alat ini ditarik ke atas akan
keluarlah huruf-huruf hitam dan sebaliknya ke bawah huruf-huruf meah.

14
17. Papan spasi (Space bar). Supaya diantara tiap-tiap perkataan yang diketik
ada renggangnya, maka dalam tiap-tiap perkataan harus digunakan satu
spasi, yaitu dengan menekan papan spasi satu kali. Jadi nantinya perkataan-
perkataan yang diketik tidak berdempatan satu sama lainnya.
18. Lonceng (bel). Bila bel ini berbunyi, menandakan bahwa baris ketikan sudah
hampir habis. Biasanya sesudah bel berbunyi, kita masih dapat mengetik 5
atau 6 huruf lagi.
19. Angka-angka dan tanda-tanda
Pada tiap-tiap mesin tik terdapat angka-angka dan tanda-tanda, angka-angka
terdapat di barisan tuts paling atas dan terdiri dari 2 sampai 9, sedangkan nol
dan angka satu dapat dibuat dengan menekahn huruf “o” besar dan huruf
“L.”
Adapun tanda-tanda yang terdapat pada mesin tik ada 2 (dua) macam.
Pertama tanda baca dan ke dua tanda kata. Tanda-tanda baca terdiri dari :
titik (.), Koma (,) tanda Tanya (?) tanda seru (!) dsb, sedangkan tanda kata
terdiri dari tanda aksen (“) tanda ringkas.
20. Papan tuts
Pada mesin-mesin ketik yang modern kebanyakan mempunyai 4 baris tuts.
Baris yang paling atas untuk angka-angka dan tanda-tanda umum,
sedangkan 3 baris di bawahnya untuk huruf-huruf, tanda-tanda baca dan
tanda-tanda kata.
21. Pita Mesin Tik
Pita yang umum dipergunakan untuk mesin-mesin kantor ialah yang
berwarna hitam dan berukuran 13 mm. Pita ini dapat dipakai pada setiap
mesin tik model standar. Ada juga yang berukuran 11 mm. Untuk menjaga
supaya pita mesin jangan lekas rusak, baiknya diatur demikian; misalnya 1
minggu dipakai yang bagian atas , 1 minggu berikutnya yang bagian bawah.
22. Karbon
Karbon ada yang berwarna hitam, biru dan merah, tapi yang banyak
dipergunakan di kantor-kantor adalah yang berwarna hitam. Jika kita
mengetik surat yang membutuhkan tembusan, haruas memakai karbon.
Kalau karbon yang dipakai itu terdiri dari satu warna (misalnya hitam

15
 semua), maka baiknya kertas yang akan diketik itu diberi nomor-nomor.
Umpamanya yang bernomor 1 untuk kepala jawatan, bagian 2 untk bagian
adminstrasi, nomor 3 untuk bagian pembukuan, nomor 4 untuk arsip dan
seterusnya, tetapi untuk membuar faktur-faktur, order-order pesanan dan
formulir-formulir lainnya yang biasanya diketik beberapa rangkap, baiknya
faktur-faktur tsb diberi cetakan : original artinya lembaran asli, duplicaat
( lembar ke 2), threeplicaat (lembar ke tiga), quarplicaat (lemar ke empat)
dst. Yang perlu diperhatikan dengan pemakaian karbon-karbon ,
heandaknya dijaga betul supaya karbon-karbon yanga dipasang jangan
sampai ada yang terbalik, sebaiknya sebelum mulai mengetik periksalah
dulu, apakah pemasangan karbon tidak terbalik.
23. Tabulator
Gunanya tabulator ialah untuk memudahkan kepada kita bila akan mengtik
daftar bilangan yang panjang-panjang, kita tentu mengtahui bahwa mengetik
daftar angka-angka akan memakan banyak waktu dan seringkali terjadi
kesalahan, tetapi dengan memakai tabulator akan terhindar terjadinya
kesalahan-kesalahan dan pekerjaan dapat dilakukan secara cepat. Tabulator
ada 2 (dua) macam , yaitu:
a) Tabulator secara satu-satu
b) Tabulator secara decimal.
Mesin tik yang modern mempunyai tuts yang bertuliskan “TAB” yang
berarti Tabulator, Jika tuts ini kita tekan, kereta akan meluncur ke kiri, kalau
kita menghendaki supaya kereta berhenti pada tempat tertentu, maka tuts
yang bertuliskan “S” (set) pada saat itulah kereta akan berhenti, tuts yang
bertuliskan S terkadang ditulis “Set” atau “Tab Set” ( atau dengan tanda
tambah (+) gunanya untuk menghentikan kereta yang sedang meluncur ke
kiri. Ada lagi tuts yang bertuliskan “Teb-Rel atau “Tab Fre” atau “Tab
Clear” (atau dengan tang negative (-) artinya untuk melepaskan tabulator.

Pada waktu ini oleh IBM (Internatioanl Business Machine Corporation)

telash dibuat mesin tik yang sangat modern, mesin ini dilengkapi dengan alat

16
pembaca elektronik dan dipergunakan khusus untuk pekerjaan tik yang banyak
memakai tabulator.
Seperti kita ketahui, pada perusahaan-perusahaan besar seringkali dibuat
beribu-ribu daftar angka-angka yang bekolom, untuk mengetik daftar-daftar
bilangan atau statistic, para juru tik akan terus menerus menggunakan tabulator.
Dengan adanya mesin tik model baru itu, para juru tik sekarang tiadak lagi
memukul tabulatos. Formulir –formulir yang akan diketik cukup diberi garis-garis
tegak lurus dengan tinta istimewa, yang mengalirkan gerakan ekektronis, sehingga
mesin ketik dapat mengerjakan tabulator secara otomatis. Mesin tik model ini
dapat dipakai untuk segala macam pekerjaan tik biasa, dan cara menggunakannya
tidak begitu sukar.

2.6.2. Mesin Ketik Elektronik

Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakkan dengan
mempergunakan tenaga listrik. Mesin tik elektrik
memiliki ciriciri, antara lain:
1. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
2. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
3. Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada mesin tik
manual ditambah saklar (on-off switch)
Gambar 2.2. Mesin Ketik Elektronik

2.6.2.1. Jenis-jenis Huruf Mesin Ketik

Pada mesin tik elektrik ada 2 jenis huruf, yaitu :
1. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf batang
2. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf bola

2.6.2.2. Cara Pengoperasian Mesin Ketik

Cara pengoperasian mesin tik elektrik pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan
mesin tik manual, perbedaannya terletak pada sistem kerjanya saja. Karena tenaga
yang dipergunakan adalah tenaga dari aliran listrik, maka mesin ini kita
hubungkan dengan aliran listrik melalui stop kontak dan voltase-nya harus
disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor. Setelah mesin menyala kita

17
masukan selembar kertas dan mulailah kita mengetik, namun kita harus tahu
bahwa tulisan yang akan kita ketik tidak langsung tercetak pada kertas, melainkan
disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita telah yakin untuk
dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan mencetak tulisan
yang ada pada memori ke atas kertas.

2.7. Mesin Word Processing

Mesin word processing adalah mesin pengolah kata yang tekhnologinya
lebih tinggi dan lebih otomatis (Eyre,1989:hal 103).
2.7.1. Sistem Kerja
1. Stand-alone systems
Stand-alone system yaitu pengolah kata dengan memasukkan data
sendiri dan seluruhnya beroperasi tanpa bantuan dari peralatan elektronik
lainnya. Perbedaannya dengan sistem pengolah kata lain adalah pada
dasarnya dari format editor teks yang lebih sederhana, dimana papan
tombol dan fasilitas pencetakan dipisahkan dan materi yang sedang
dimasukkan ke dalam pengolah diperlihatkan pada sebuah layar
pajangan secara visual. Hingga teks yang berasal dari cara perolehan
kembali untuk penyusunan teks dapat dilihat ketika nampak pada baris
dan yang dicetak dapat dikoreksi dan diedit sebelum pencetakan
dilakukan. Lebih lanjut lagi, dapat membantu dengan adanya program
penukaran (analisator menjadi kata jargon) untuk dapat diperlihatkan
disaat diperlukan. Ini bermanfaat untuk produksi tentang dokumen
formal seperti kontrak, di dalam sistem kerja dan seperti menyediakan
tataruang standard untuk surat menyurat biasa.

2. Share resources systems

Suatu perluasan dari sistem dasar dimana hanya menjelaskan satu
yang sering dikenal sebagai sumber daya bersama, di mana dua atau
lebih papan tombol, VDU dan instalasi pengolah dihubungkan untuk satu
mesin pencetak. Satu Pengolah dilengkapi dengan suatu pengontrol
mesin pencetak sehingga suatu pekerjaan dari stasiun pekerjaan dapat

18
 mengantri sampai yang dicetak dapat di proses selanjutnya. Sistem yang
demikian membuat penggunaan lebih efisien menyangkut mesin
pencetaknya tetapi memerlukan kehati-hatian dalam memprogram untuk
memastikan operasi berjalan baik.
Beberapa sistem berdiri sendiri, seperti IBM'S Displaywriter,
mengijinkan stasiun pekerjaan menjadi ditambahkan ketika kebutuhan
muncul, di dalam kasus ini yang maksimum adalah tiga. Begitu seorang
pemakai dapat memulai pengolah kata dengan satu stasiun, dengan
pengeluaran minimum, dan dapat menambahkan satu atau dua stasiun
pekerjaan lagi ketika terjadi peningkatan permintaan.

3. Shared logic systems

Jika volume pekerjaan sangat tinggi membuat pengertian ekonomi
untuk menggunakan tunggal, besar, pengolah untuk melayani beberapa
stasiun pekerjaan. Ini dikenal sebagai logika bersama. Semua papan
tombol dan unit layar visual dihubungkan ( istilah komputer
dihubungkan) ke unit pengolahan pusat tunggal ( CPU) yang mana
diprogramkan untuk berhubungan dengan pekerjaan agar masukan dan
keluaran itu dilayani oleh satu atau lebih mesin pencetak ketika adanya
permintaan. Penyimpanan yang baik menggunakan cakram komputer
dapat ditukarkan dengan disket (atau lebih di kenal sebagai floppy-disc).
Yang dulu memperoleh keuntungan dari penyimpanan yang memiliki
kapasitas yang tinggi tanpa kesulitan yang berlebihan, sedangkan yang
terbaru mempunyai keuntungan menjadi ringan dan cepat serta mudah
dalam mempertukarkan.

2.7.2. Keuntungan dari mesin word Processing

1. Pengetikan berulang dapat dilakukan pada tingkat kira-kira empat kali dari
produktivitas seorang juru ketik copy dan itu error-free. Ketika input yang
asli belum dikoreksi sehingga pemeriksaan lebih lanjut diperlukan sekali.
Koreksi dapat dibuat sebelum pencetakkan berlangsung pada layar visual

19
 yang ada. Ini menghindari penghapusan pada dari pekerjaan yang selesai
dan dapat menghemat waktu dalam pembuatan koreksi.
2. Perkembangan, penghapusan, editing dan koreksi mudah dilakukan baik
dalam teks yang ada dan di dalam masukan baru. Hal ini sangat berharga
terutama dalam laporan kerja.
3. Saat perintah, penghapusan, editing atau koreksi tidak perlu diubah karena
akan dicetak secara otomatis dalam kecepatan maksimum dari peralatan;
pada koreksi harus dilaksanakan pada kecepatan manual.
4. Tergantung pada peralatan, menyimpan teks dapat diatur kembali di dalam
hampir semua layar ketika diperlukan. Ini berlaku juga bagi tabel dan
statistik.
5. Penampilan pekerjaan adalah jenis gaya berbeda dan terbaik tersedia untuk
tujuan berbeda. Kebanyakan mesin mempunyai OCR (Optical Character
recognition) mengetik font yang memungkinkan pengolah kata untuk
menghasilkan keluaran dicetak yang pantas untuk di gunakan yang
langsung kepada suatu komputer yang dilengkapi dengan pembaca yang
sesuai.
6. Papan tombol berdasarkan pada mesin ketik yang konvensional QWERTY
tataruang, yang disebut enam surat pertama dari papan tombol hanya itu.
Alat-Alat ini yang walaupun ada banyak kunci fungsi tambahan ( sebagai
contoh, melompati, mencetak, memasukkan/menyisipkan dan seterusnya)
suatu juru ketik dilatih dan terlatih mempunyai kesukaran minimal di
dalam mengganti dari suatu mesin ketik biasa ke suatu papan tombol
pengolah kata.
7. Banyak instalasi mempunyai kemampuan perhitungan, begitu
memungkinkan sistem untuk dikerjakan yang memerlukan kalkulasi.
Penjualan sistem invoicing / Order. Contohnya adalah pesanan.
8. Sebagai pengolah kata menjadi lebih populer dalam operator industri dan
perdagangan yang bertanggung jawab untuk peralatan sedang
memperoleh status.

20
2.7.3. Kerugian dari mesin Word Processing
1. Sampai taraf tertentu sebagian besar komunikasi menjadi depersonalised
dan di sana adalah suatu bahaya yang beberapa surat menyurat bisa
kekurangan ketepatan oleh karena ketidak sesuaian penggunaan paragraf
dan kalimat, aturan standard tak dipikirkan.
2. Pemula dalam surat menyurat akan mempunyai lebih sedikit kontak
dengan mereka yang menghasilkan surat mereka dan dokumen lain. ini
dapat mendorong meningkatnya kearah kesalahan meskipun demikian
kesalah pahaman dan merasa hilangnya status dengan para eksekutif dan
orang lain yang terkait memulai surat menyurat.
3. Seorang juru ketik mentransfer dari suatu mesin ketik konvensional, dan
lingkungan melingkupi aktivitas pengetikan yang umum, bagi suatu
pengolah kata bisa ditemukan pekerjaan yang bukan perseorangan dan
sedikit banyaknya terisolasi. Hal ini bisa menimbulkan kemarahan dan
suatu merasa pengasingan.
4. Jika ada sangat banyak mengulangi pencetakan dari memori operator
mungkin akan menjadi bosan dan sehingga menjadi teledor.
5. Akan ada suatu uraian kuasa atau peralatan akan ada gangguan pekerjaan
serius: jauh lebih serius dibanding di dalam kasus tentang mesin ketik
konvensional.
6. Lingkungan di dalam semakin mengedepankan peralatan sehingga
diperlukan perhatian dalam beroperasi secara saksama dalam hubungan
dengan kelembaban, kebersihan, tingkat kebisingan dan , di mana unit
layar visual diinstall, menerangi dan menyilaukan.

2.8. Mesin Penghitung

1. Mesin Penghitung Uang
Di kantor khususnya pegawai bank, sering melakukan
pekerjaan hitung-menghitung uang dalam
jumlah besar yang tentunya hal ini
memerlukan ketelitian dan kejujuran dari
pegawai yang bertugas.

21
 Gambar 2.3. Mesin Penghitung Uang

Agar pekerjaan menghitung uang dapat dilakukan dengan cepat

dan akurat maka diperlukan alat khusus yang dapat digunakan untuk
menghitung uang dalam jumlah banyak. Alat seperti ini disebut dengan
money counter atau Mesin penghitung uang.

2. Mesin Hitung Saku (kalkulator)

Mesin hitung saku atau yang
biasa disebut kalkulator adalah
mesin hitung yang menggunakan
tenaga baterai atau ada pula
yang menggunakan tenaga
matahari. Mesin hitung saku
memiliki ukuran dan bentuk
yang bermacam-macam, begitu juga dengan jumlah digit
yang berbeda-beda, antara lain memiliki digit 6, 10, 12, 14
dan 16 tergantung kebutuhan.
Gambar 2.4. Kalkulator Saku

Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi menjadi 3, yaitu :

a. Office calculator, yaitu kalkulator yang banyak digunakan di kantor
atau dunia perdagangan, kalkulator ini hanya digunakan untuk operasi
sederhana seperti menambah, mengurangi, mengkali dan membagi.
b. Scientific calculator, kalkulator yang memiliki tombol-tombol khusus
yang hanya digunakan untuk hitungan matematika.
c. Financial calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol
yang dapat digunakan untuk menyimpan hitungan dan menampilkan
kembali hitungan yang biasa digunakan untuk hitungan keuangan.

3. Printing Calculator
Ini adalah kalkulator yang dilengkapi dengan printer untuk mencetak hasil
hitungan. Mesin hitung elektronik jenis ini sering
digunakan di kantor perusahaan atau toko-toko.

22
 Gambar 2.5. Printing Calculator

4. Mesin kasir (cash register)

Mesin cash register adalah alat yang digunakan untuk
menyelesaikan transaksi secara tunai. Mesin ini ada
2 (dua) macam, yaitu :

Gambar 2.6. Cash Register

a) Mesin cash register dengan infra merah (scanner) Jenis mesin ini banyak
digunakan di toko swalayan besar, seperti hypermarket. Penggunaan mesin
ini lebih mudah, kasir hanya tinggal menyorot scanner ke arah barcode
barang yang terdapat pada kemasan. Otomatis pada mesin cash register ini
akan muncul kode, nama barang dan harganya karena sebelumnya data atau
informasi mengenai itu sebelumnya telah dimasukan dalam memori mesin
ini.
b) Mesin cash register manual
Jenis mesin ini banyak digunakan di kantor atau toko kecil, apotik dan
sebagainya.

5. Komputer
Secara umum komputer telah menggantikan fungsi
mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat dan
dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat
pencetak yang disebut printer. Komputer dibagi
menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras
(hardware)
Gambar 2.7. Komputer dan perangkat lunak (software).

23
Berikut beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok
perangkat keras (hardware)

1. CPU (Central Processing Unit)

Merupakan bagian penting pada sebuah komputer
seperti halnya otak pada manusia yang berfungsi
sebagai pengolah informasi yang dimasukkan oleh
pengguna ke dalam komputer. CPU sendiri di
dalamnya adalah gabungan dari beberapa perangkat
keras (hardware) seperti : processor, harddisk, vga
card, sound card yang tersusun diatas sebuah
motherboard (papan induk).
Gambar 2.8. Central Processing Unit

2. Monitor
Adalah layar sebagai alat yang digunakan untuk
menampilkan hasil komunikasi antara pengguna
komputer dengan CPU, sehingga pemakai akan
mengetahui apakah hasil dari komunikasinya benar
atau salah (sesuai atau tidak) akan terlihat
melalui layar monitor.
Gambar 2.9. Monitor Komputer

3. Papan tuts (keyboard)

Yaitu bagian komputer yang terdiri atas
deretan tuts huruf dan angka serta
tombol lain. Keyboard adalah alat yang
digunakan untuk perantara
komunikannya. Apapun yang
dikehendaki oleh pengguna

24
 diinformasikan kepada CPU dengan
menekan tuts-tuts pada keyboard.
Gambar 2.10. Keyboard

4. Mouse
Digunakan oleh komunikan sebagai penggerak kursor pada layar monitor
agar lebih mudah dalam memindahkan kursor dan memilih objek, biasanya
posisi diperlihatkan dengan gambar panah yang bergerak seiring pergerakan
mouse. Dengan 3 (tiga) buah tombol di depannya, kanan, tengah (scrolling)
dan kiri.
Disamping itu ada beberapa peralatan pelengkap dari komputer yang
mempunyai fungsi yang sama penting dalam mendukung kegiatan-kegiatan
yang berkaitan dengan komputer.

Contoh beberapa peralatan pelengkap dari komputer :

1. Printer
Digunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU
seperti yang nampak pada layar monitor ke dalam
selembar kertas, bisa berupa tulisan atau gambar.
Gambar 2.11. Printer

2. CD/DVD ROM Drive

Alat ini digunakan untuk membaca
CD/DVD agar kita bisa ketahui isinya
CD/DVD dengan melihat pada layar
komputer. Biasanya tergabung dengan CPU,
namun ada pula yang diluar dengan kabel
yang terhubung pada komputer.
Gambar 2.12. CD/DVD ROM Drive

3. CD/DVD
Adalah sebuah piringan optik yang digunakan untuk menyimpan data
digital, yang pada awalnya dikembangkan untuk menyimpan audio digital.

25
Cakram padat diperkenalkan pada tahun 1982, dan tetap menjadi format
standar pemutaran rekaman audio komersial per pertengahan 2006.
CD/DVD bersifat read only (hanya dapat dibaca, dan tidak dapat ditulisi).
Perkembangan CD/DVD terkini memungkinkan CD/DVD dapat ditulisi
berulang kali (Re Write / RW) yang lebih dikenal dengan nama CD/DVD-
RW.

4. USB Flash drive

USB flash drive adalah perangkat komputer yang sangat
populer saat ini. USB flash drive (sering
juga disebut flash disk) pelan-pelan
menggantikan fungsi disket sebagai alat
penyimpan data kerja portabel.
Gambar 2.13. USB Flash Drive

Ukurannya kecil, ringan, bentuknya pun sangat beragam.

Penggunaannya pun amat mudah. Tinggal dicolokkan pada port USB, yang
merupakan standar perangkat antarmuka komputer sekarang ini. Umumnya
berkapasitas 128 MB sampai 2 GB, dan terus bertambah sesuai kemajuan
teknologi. Saat ini sudah ada yang berkapasitas 32 GB. Bandingkan dengan
sebuah disket yang hanya berkapasitas 1,44 MB.
Dibandingkan dengan disket dan cakram padat (CD), flash disk
memiliki kelebihan karena praktis, lebih awet, relatif lebih banyak
menyimpan data, serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah.
Kekurangannya adalah karena ukurannya yang kecil (biasanya 8 sampai
2 cm), flash disk gampang jatuh, hilang atau tercecer apalagi bagian
penutupnya jika tidak hati–hati menyimpannya. Oleh karenanya flash disk
sering dikaitkan dengan kalung, gantungan kunci dan sebagainya.
Sedangkan perangkat lunak (software) diartikan sebagai
programprogram atau aplikasi, biasanya setiap komputer telah dipersiapkan
aplikasi-aplikasi ini, berikut contoh-contoh aplikasi yang biasa digunakan
komputer kantor yang menggunakan sistem windows :

26
 1. Pengolahan kata (microsoft word)
Suatu program atau aplikasi yang lebih sering digunakan di kantor-kantor
pada saat ini dalam mengetik dan mengedit naskah, membuat tabel,
dokumen, warkat atau surat-surat lain untuk mendukung kegiatan yang
berbentuk administrasi.

2. Pengolahan angka (microsoft excel)

Program atau aplikasi ini biasa digunakan dalam pembuatan dokumen yang
mengenai perhitungan atau berkaitan dengan angka-angka dan keuangan
seperti neraca, laporan akuntansi, statistik dan sebagainya.

3. Pengolahan data (microsoft access)

Program ini digunakan untuk pengolahan pendataan suatu informasi,
menjadi database. program ini digunakan oleh orang yang sudah
mempelajari secara mendalam penggunaannya.

4. Presentasi (powerpoint)
Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi
lebih menarik, biasanya digabungkan dengan LCD proyektor Cara
penggunaannya adalah Menyalakan komputer : tekan tombol on pada CPU
dan monitor lalu tunggu sampai proses selesai, kemudian jalankan aplikasi
atau program yang akan digunakan.Mematikan komputer : usahakan dulu
menutup atau keluar dari aplikasi atau program yang sedan digunakan
kemudian klik start>klik turn off computer>kemudian klik turn off bila
benar-benar akan dimatikan, lalu secara otomatis komputer akan mati
dengan sendirinya,setelah itu cabut stop kontak. (Tjandra Sheddy N.dkk,
2008:hal 55).

2.9. Mesin Reprography

Salah satu tugas paling umum di kantor adalah berbagai macam bentuk
mengganda, karena dalam kegiatan perkantoran dibutuhkan sekali mesin-mesin
untuk menyalin. Seiring berkembangnya kemajuan teknologi, mesin fotocopy juga

27
mengalami kemajuan dalam desain yang menggunakan metoda elektronik. Dan
aplikasi dalam penyalinannya secara umum sama dengan reprography. Berikut
macam macam mesin reprography.
2.9.1. Jenis-jenis Mesin Reprography
1. Mesin Stensil (Stencil Duplicator)
Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk
lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master”
yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bila dua warna atau lebih
diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan
penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna.

Gambar 2.14. Mesin Stencil Manual

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

1) Mesin stensil manual
Yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan menggunakan
tangan. Ciri-cirinya :
 Digerakkan dengan tenaga manusia
 Komponen dan cara kerjanya mekanis
 Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
 Sheet yang digunakan dapat berupa sheet stensil, sheet scanner, atau
stencil cutter sebagai sheet master.
 Ukuran kertas maksimum adalah folio (8,5 x 13 inci)
Komponen mesin stensil manual :
a. Baki kertas
b. Rol pendorong kertas
c. Silinder atau gulungan stensil
d. Pembungkus silinder

28
e. Kunci setelan
f. Baki penadah kertas
g. Kunci dengan tanda ON
h. Kunci dengan tanda OFF
i. Lidah mesin stensil
j. Engkol

2) Mesin stensil listrik

Mesin ini fungsinya sama dengan mesin stensil manual,
yaitu untuk menggandakan warkat dengan sheet stensil.

Gambar 2.15. Mesin Stencil Listrik

Kelebihan mesin stensil listrik adalah :

a. Hasil penggandaan tampak lebih bagus
b. Pengoperasian mesin lebih mudah
c. Tinta yang digunakan lebih irit
d. Tenaga yang digunakan lebih ringan
e. Dapat menggandakan warkat dengan ukuran double folio
f. Sheet stensil bekas pakai langsung masuk ke dalam
g. Memasang dan melepas sheet stensil secara otomatis.
Komponen mesin stensil listrik :
a) Mesin :
- Rol penekan
- Rol tinta
- Layar tinta
- Plat baja
b) Kerangka mesin :
- Penutup atas
- Tempat tinta
- Engkol
- Tombol On-Off

29
 - Rol penarik kertas
- Pengatur posisi cetakan
- Pengatur tekanan cetakan
c) Penutup mesin :
- Papan kertas
- Papan penerima
d) Papan tombol :
- Tombol start dan stop
- Penghitung (counter)
- Penyetop pemasukan kertas
- Pengatur pemasukan kertas
- Pengatur kecepatan cetakan
- Pengatur penyalur tinta
- Pengatur pengeluaran tinta
- Tombol pemberi tinta
Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang merupakan jenis
duplikator stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang harus dilakukan
sedikit. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar.
Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.
Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada kertas isap
yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi, daftar
harga, tetapi kurang cocok untuk katalog dan formulir.

Cara pengoperasian mesin stensil adalah sebagai berikut :

1. Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf pada tuts dibersihkan
terlebih dahulu dengan sikat kawat halus karena sering kotor terkena endapan
beas karbon atau tip-eks.
2. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan bekas
ketikan yang baik di sit stensil.
3. Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal ini
dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan koreksi,
tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.

30
4. Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat, tetapi denga normal
hentakan saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.
5. Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari
mesin.
6. Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta.
Stensil digores, entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan
tangan atau digambari menggunakan pena khusus. Master dapat pula
disiapkan dengan proses pengopian pemindahan-panas ataudengan pemotong
stensil elektronik.
7. Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat rapat.
Mesin putar, kemudian dioperasikan, bisa menggunakan tangan atau listrik.

Cara perawatan mesin stensil adalah sebagai berikut :

1. Selalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas dan lain-lain.
2. Diletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari
langsung.
3. Rol perataan tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun (untuk
mesin stensil jangan menggunakan bensin atau minyak tanah).
4. Kain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin
5. Setelah dibersihkan, pada bagian yang berputar diberi minyak pelumas.

2. Mesin fotokopi
Adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan
memperbesar atau memperkecil ukuran dari aslinya.
Mesin fotokopi merupakan alat pengganda yang
praktis, karena siap setiap saat bila diperlukan.

Gambar 2.16. Mesin Fotocopy

Fotokopi berarti suatu proses penyalinan suatu warkat atau dokumen

dengan system pemotretan.Naskah asli yang digandakan dengan mesin fotokopi
ini akan menghasilkan rekaman naskah yang baik kualitasnya dan mirip atau
mendekati aslinya, tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu, banyak

31
orang yang mempergunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik
untuk keperluan pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan. Salinan dapat
dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus, transparansi atau master duplikasi.
Mesin fotokopi mempunyai beberapa system operasi, yaitu :
1) Sistem Zoom adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari
aslinya.
2) Sistem Reduction adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil kopi
dari aslinya.
3) Sistem Fullsize adalah system fotokopi yang menhasilkan ukuran sama dengan
aslinya
4) Sistem Automatic Document Feeder, yaitu sistem fotokopi yang dapat
menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi berdasarkan nomor
urut halaman.

Bagian-bagian mesin fotokopi :

a) Baki kertas
b) Baki penadah
c) Tombol ON dan OFF
d) Tombol start
e) Tombol enlargement
f) Tombol reduction
g) Tombol fullsize
h) Tombol jumlah salinan
i) Tombol isyarat :
- Paper out
- Tones out
- Exess useste tones
j) Tombol open
k) Tabung tinta
l) Kunci kertas
m) Tabung olie
n) Tombol Exposiure Control Lever

32
o) Copy number indicator
p) Clear key
q) Input key strip
r) Copy stop key
s) Copy start key
t) Interapt key
u) Ready indicator

Cara pengoperasian mesin fotokopi

Pada prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat sebelum mengoperasikan
kita harus mempelajari terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk
penggunaan mesin tersebut. Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3
bagian utama, yaitu :
 Bagian bak kertas kosong
Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik
kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah
yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan
terbalik
 Bagian mesin pemroses
Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan
alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan ke atas
kertas yang telah terkena tinta.
 Bagian bak penampung hasil
Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi
diletakkan

Cara pemeliharaan mesin fotokopi, yaitu :

 Setelah selesai dipakai, kita harus melepaskan mesin fotokopi dari sakelar
listrik agar tidak terlalu panas mesinnya.
 Kita harus membersihkan mesin fotokopi tersebut pada bagian papan kaca
dan lainnya setiap seminggu sekali.

33
  Sesudah mesin fotokopi dipakai, diharapkan ditutup kembali agar terbebas
dari debu dan air.
3. Mesin Scanner
Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai
suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto,
gelombang, suhu dan lain-lain. Hasil pemindaian itu pada
umumnya akan ditransformasikan ke dalam komputer
sebagai data digital.
Gambar 2.17. Mesin Scanner

Komputer juga harus di install dengan aplikasi khusus scanner tersebut,

sehingga scanner dapat digunakan Terdapat beberapa jenis pemindai bergantung
pada kegunaan dan cara kerjanya, antara lain:
1. Pemindai gambar
2. Pemindai barcode
3. Pemindai sinar-X
4. Pemindai cek
5. Pemindai logam
6. Pemindai Optical Mark Reader (OMR)
Di antara jenis-jenis pemindai tersebut, pemindai gambar adalah yang
paling sering disebut sebagai pemindai.

Cara penggunaanya:
1. Scanner atau pemindai dihubungkan ke komputer dan nyalakan tombol
kontak
2. Buka aplikasi scanner yang terdapat di dalam komputer
3. Buka tutup scanner lalu masukan file atau dokumen lain dengan halaman
yang akan di-scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan tekan scan, maka
aplikasi scanner yang ada di komputer secara otomatis men-scan data tersebut
dan menaruhnya di dalam komputer.

34
 BAB III
KESIMPULAN

Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk

menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan
dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifar mekanik, elektrik,
dan magnetik. (Sheddy N. Tjandra, dkk, 2008).
Adapun keuntungan atau manfaat dalam penggunaan mesin-mesin kantor
menurut Drs. Moekijat dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran
adalah:
1. Untuk menghemat tenaga kerja.
2. Untuk menghemat waktu.
3. Untuk meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan,
4. Untuk mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tulisan tangan

Adapun hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-

mesin kantor menurut Sheddy N. Tjandra, dkk, 2008 adalah:
1. Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.
2. Jenis mesin praktis.
3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.

Didalam penggunaan, mesin kantor harus dipelihara dengan baik agar

dapat dipergunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang
dimaksud pemeliharaan disini ialah pemeliharaan terhadap harta benda, baik yang
bergerak, dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda
tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai
dengan maksud dan tujuan tertentu.
Perbaikan mesin-mesin kantor terdiri dari reparasi, peningkatan,
penggantian dan penambahan.
Mesin tik manual atau mekanik adalah mesin tik biasa yang dijumpai
sehari-hari pada tiap kantor.

35
 DAFTAR PUSTAKA

Christoper, A.B., dan S. Ghosal. 1992. “What Is a Global Manager?”. Harvard

Business Review. September-October: 124-132.

Copeland, L. 1988. “Valuing Diversity: Pioneer and Champions of Change”.

Personnel.July: 48.

Cox, T.H., dan S. Blake. 1991. “Managing Cultural Diversity: Implications for
Organizational Competitiveness”. Academy of Management Executive. 5: 45-56..

Flaherty, M.T. 1996. Global Operation Management. New York: McGraw Hill, Inc.

Foster, R.P. 1988. “Work Force Diversity and Business”. Training and Development
Journal. April: 39.http://smk-nusantara-melawi.blogspot.com/2009/04/pengetahuan-
mesin-kantor.html

http://barmawiumar.wordpress.com/2007/08/24/materi-4-pelajaran-pengetahuan-mesin-
kantor/

http://ilkom2008.wordpress.com/2008/09/13/sejarah-word-processor/

http://wordpress.com

36