P. 1
UNQ - MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

UNQ - MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

4.25

|Views: 3,179|Likes:
Published by sszma

More info:

Published by: sszma on May 16, 2008
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/10/2013

pdf

text

original

Manual Prosedur Kerja (MPK) Dan Fail Meja (FM

)

Konsep
MPK dan FM merupakan dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan/pejabat. MPK dan FM merupakan alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan/pejabat/ organisasi secara keseluruhan.

MPK
Dokumen rujukan peringkat jabatan/pejabat – kandungan maklumat berkaitan dengan: 1) Sejarah dan rasional penubuhan jabatan/organisasi 2) Objektif 3) Fungsi 4) Prosedur 5) Pegawai/staf yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur Pendokumentasian secara sistematik susunan

cara bekerja.

MPK
Setiap kerja mempunyai proses dan sistem – mengenal pasti hubungan antara dua unsur tersebut akan mempertingkatkan produktiviti jabatan/pejabat.

FM
1) Mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan individu dalam jabatan. 2) Panduan terperinci berhubung dengan tugas yang dilaksanakan oleh individu-individu dalam jabatan. 3) Langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu dalam melaksanakan kerja dengan cekap. 4) Peruntukan kuasa dan undang-undang. 5) Penjelasan peranan individu.

Kelebihan Penggunaan MPK dan FM
a) Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi. b) Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja. c) Menentukan dan memastikan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi. d) Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas. e) Memendekkan masa latihan bagi pekerjapekerja baru. f) Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain. g) Membolehkan kajian atas sistem kerja dan pembaikan sistem dilaksanakan.

PERBEZAAN ANTARA MPK DAN FM
MPK
Dokumen rujukan peringkat jabatan

FM
Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu Satu FM bagi satu jawatan Mengandungi maklumat/ panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satusatu jawatan

Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan

Satu MPK jabatan

untuk

satu

Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan

LANGKAH-LANGKAH PENYEDIAAN MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
• • • • • • • Tentukan objektif sekolah/ jabatan; Sediakan carta organisasi sekolah/jabatan; Senaraikan fungsi-fungsi utama sekolah/jabatan; Senaraikan aktiviti-aktiviti di bawah setiap fungsi utama; Sediakan proses kerja yang terlibat bagi setiap aktiviti; Sediakan carta aliran kerja bagi setiap aktiviti; Senaraikan semua borang yang digunakan.

Senarai borang yang digunakan

Latar Belakang sekolah/jabatan/peja bat

Carta aliran kerja aktiviti-aktiviti utama Proses kerja aktiviti-aktiviti utama

MANUAL PROSEDUR KERJA

Objektif sekolah/ jabatan/ pejabat Carta sekolah/ jabatan/ pejabat Fungsi-fungsi utama sekolah/jabatan/peja bat

Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama

LANGKAH-LANGKAH PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM)
a) Sertakan objektif sekolah/jabatan yang telah disediakan untuk MPK b) Sediakan objektif bidang/unit; c) Tandakan kedudukan bidang/unit di dalam carta organisasi sekolah/jabatan yang disediakan untuk MPK d) Sediakan carta organisasi bahagian/unit dan tandakan kedudukan pegawai di dalam bahagian/unit; e) Senaraikan tugas, tanggungjawab, kuasa dan hubungan kerja guru/ pegawai berkaitan; f) Senaraikan semua peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti utama (sebagaimana dalam MPK) g) Senaraikan semua pegawai berkaitan yang memberi kelulusan;

LANGKAH-LANGKAH PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM)
h) Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah setiap tugas dan tanggungjawab; i ) Sediakan carta aliran kerja bagi setiap proses; j ) Sediakan senarai semak bagi setiap tugas; k) Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan; l ) Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai; m) Rekodkan norma kerja yang ada dan gunakan norma-norma kerja tersebut bagi jadual norma kerja. n) Sediakan format senarai tugas harian

KANDUNGAN FM
1. Maklumat Diri Pegawai
Nama Pegawai Jawatan Pegawai No Fail Jabatan Pegawai Visi Pegawai Misi Pegawai Pengalaman Kerja Pegawai Slogan Pegawai

KANDUNGAN FM
2. 14 Perkara Utama
i . ii . iii . iv . v . vi . vii . Objektif sekolah/jabatan/pejabat Objektif bidang/unit Carta organisasi sekolah/jabatan/pejabat Carta organisasi kedudukan guru/pegawai Senarai Tugas/ Kuasa dan Hubungan Peraturan-peraturan Pentadbiran Proses Kerja

KANDUNGAN FM
viii. ix . x . xi . xii . xiii. xiv . Carta Aliran Kerja Senarai Semak Senarai Undang-Undang/Peraturan Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai Senarai Borang Yang Digunakan Norma Kerja Proses Kerja

Senarai Tugas Harian Norma Kerja Senarai Borang- Yang digunakan Senarai jawatankuasa yang dianggotai Senarai undangundang/peratura n Senarai semak

Objektif jabatan/pejaba t

Objektif Bahagian/Uni t Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Carta Organisasi Kedudukan Pegawai Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Peraturanperaturan pentadbiran Proses Kerja

FAIL MEJA (FM)

Carta Aliran kerja

KANDUNGAN FM
(i) Objektif Sekolah/Jabatan/Pejabat
Penerangan tentang objektif sekolah dsb. Sama seperti yang dijelaskan dalam kandungan MPK

KANDUNGAN FM
(ii) Objektif Bidang/Unit
Pecahan daripada objektif sekolah/jabatan/pejabat dan dinyatakan dalam bentuk objektif jangka pendek yang perlu dicapai oleh bidang/unit. Setiap aktiviti yang dijalankan oleh bidang/unit menjurus kepada pencapaian objektif sekolah/jabatan/pejabat. Objektif bidang/unit hendaklah dinyatakan dengan tepat,jelas dan boleh dicapai serta boleh diukur agar pihak pengurusan boleh membuat

KANDUNGAN FM
(iii) Carta Organisasi Sekolah/Jabatan/Pejabat
Carta organisasi sekolah/jabatan/pejabat yang menunjukkan fungsi sekolah/jabatan/pejabat sama seperti yang dijelaskan dalam MPK.

KANDUNGAN FM
(iv) Carta Organisasi Kedudukan Pegawai
Pecahan daripada carta organisasi sekolah/ jabatan/pejabat. Carta bidang/unit yang ada kaitan dengan guru/pegawai sahaja yang perlu ditunjukkan. Kedudukan guru/pegawai perlu ditandakan dalam carta organisasi bidang/unit. Aktiviti yang dilaksanakan oleh bidang/unit Rakan-rakan sejawat Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya pegawai menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas-tugas harian

KANDUNGAN FM
(v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan
Senarai yang menjelaskan tugas, tanggungjawab, dan kuasa guru/pegawai untuk menjalankan tugastugasnya. Setiap guru/pegawai perlu mempunyai senarai tugas. Makluman tentang tanggungjawab,pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan. Hubungan kerja dengan pegawai atasan Hubungan kerja dengan pegawai bawahan Hubungan kerja dengan rakan sejawat Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-

KANDUNGAN FM
(vi) Peraturan-Peraturan Pentadbiran
Setiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan yang perlu diketahui oleh guru/pegawai yang ada di dalam sekolah/jabatan/pejabat. Peraturan-peraturan tersebut mesti dipatuhi dalam menjalankan sesuatu aktiviti/ tugas.

KANDUNGAN FM
(vii) Proses Kerja
Senarai jawatan pegawai yang meluluskan tindakan dan senarai undang-undang serta peraturan yang berkait dengan proses kerja. Jenis-jenis kerja yang memerlukan proses kerja perlu dikenal pasti. Setiap proses dimulakan dengan kata yang menggambarkan perbuatan. Nama setiap pegawai yang perlu dirujuk disenaraikan. Undang-undang dan peraturan yang berkait dengan tugas perlu disenaraikan.

KANDUNGAN FM
(viii)
yang berkait dengan guru/pegawai berkenaan. Langkah-langkah dalam aktiviti yang melibatkan guru/pegawai berkenaan perlu ditandakan untuk memberi petunjuk tentang tanggungjawab dan peranan dalam menyelesaikan sesuatu perkara atau tugas.

Carta Aliran Kerja
Diambil daripada carta aliran MPK bagi aktiviti

(ix) Senarai Semak

KANDUNGAN FM

Alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas serta tepat tentang tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu tugas atau aktiviti. Berfungsi sebagai Pelan Tindakan dalam melaksanakan sesuatu aktiviti. Berfungsi sebagai alat peringatan dan semakan atas tindakan yang diambil dalam melaksanakan tugas harian. Kecuaian,kealpaan,kesilapan dan pertindihan kerja dapat dielakkan. Berfungsi sebagai alat kawalan keselamatan terutama yang melibatkan aktiviti teknikal Menggalakkan penelitian dalam menjalankan kerja-kerja harian

KANDUNGAN FM
(x)
perlu dirujuk oleh guru/pegawai yang menjalankan sesuatu tugas atau aktiviti. Berfungsi sebagai bahan rujukan. Menjimatkan masa dalam membuat keputusan. Perundangan-perundangan dan segala peraturan yang berkait dengan tugas jawatan guru/pegawai berkenaan dipetik dan disenaraikan. Senarai perundangan dan peraturan disediakan

Senarai Undang-Undang / Peraturan
Petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang

KANDUNGAN FM
(xi) Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
Semua jawatankuasa yang dianggotai oleh guru/pegawai hendaklah wujud sekurangkurangnya untuk tempoh 6 bulan. Berfungsi untuk membolehkan guru/pegawai berkenaan membuat persediaan dan perancangan awal bagi menghadiri mesyuarat jawatankuasa serta mengetahui tugas/ peranannya. Nama mesyuarat, kekerapan mesyuarat dan bentuk keahlian perlu dicatatkan.

KANDUNGAN FM
(xii) Senarai Borang Yang Digunakan
Alat pengurusan yang dapat membantu kelicinan pentadbiran sesebuah sekolah/ jabatan/ pejabat. Dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang lebih cekap dan berkesan.

KANDUNGAN FM
(xiii) Norma Kerja
Pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Panduan kepada guru/pegawai dalam melaksanakan tugas agar tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya. Asas pengukuran pencapaian produktiviti sesuatu kerja. Norma kerja perlu diubah suai selaras dengan usahausaha penambahbaikan yang telah dijalankan. Membantu guru/pegawai dalam memperbaik

KANDUNGAN FM
(xiv) Senarai Tugas Harian
Format bagi mengingati dan merancang aktivitiaktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Perlu diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk. Menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan. Disediakan sama ada pada sebelah petang selepas waktu persekolahan/pejabat atau sebelum mula mengajar/bekerja pada sebelah pagi.

TERIMA KASIH
Atas Perhatian dan Kesudiaan Anda Mendengar. Kerjasama anda amat dihargai.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->