Manual Prosedur Kerja

(MPK)
Dan
Fail Meja (FM)
Konsep

MPK dan FM merupakan dua dokumen rujukan

rasmi yang perlu ada dalam sesebuah
jabatan/pejabat.
MPK dan FM merupakan alat pengurusan penting
yang dapat menyumbang kepada peningkatan
produktiviti jabatan/pejabat/ organisasi secara
keseluruhan.
MPK
Dokumen rujukan peringkat jabatan/pejabat –
kandungan maklumat berkaitan dengan:
1) Sejarah dan rasional penubuhan
jabatan/organisasi
2) Objektif
3) Fungsi
4) Prosedur
5) Pegawai/staf yang bertanggungjawab
melaksanakan prosedur
Pendokumentasian secara sistematik susunan
cara bekerja.
MPK
Setiap kerja mempunyai proses dan sistem –
mengenal pasti hubungan antara dua unsur
tersebut akan mempertingkatkan produktiviti
jabatan/pejabat.
FM
1) Mempertingkatkan kecekapan dan
keberkesanan individu dalam jabatan.
2) Panduan terperinci berhubung dengan tugas
yang dilaksanakan oleh individu-individu dalam
jabatan.
3) Langkah demi langkah yang dapat memandu
setiap individu dalam melaksanakan kerja
dengan cekap.
4) Peruntukan kuasa dan undang-undang.
5) Penjelasan peranan individu.
 Kelebihan Penggunaan MPK dan FM
a) Merekodkan semua prosedur dan peraturan
kerja untuk dijadikan rujukan rasmi.
b) Mewujudkan keseragaman dalam cara
menjalankan kerja.
c) Menentukan dan memastikan peraturan
jabatan/pejabat dipatuhi.
d) Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi
semasa menjalankan tugas.
e) Memendekkan masa latihan bagi pekerja-
pekerja baru.
f) Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja
dari satu jabatan ke jabatan lain.
g) Membolehkan kajian atas sistem kerja dan
pembaikan sistem dilaksanakan.
 PERBEZAAN ANTARA MPK DAN FM

MPK FM

Dokumen rujukan Dokumen rujukan peringkat

peringkat jabatan individu/jawatan

Berasaskan tugas dan

Berasaskan fungsi dan
tanggungjawab individu
bidang tugas jabatan

Satu FM bagi satu jawatan

Satu MPK untuk satu
jabatan
Mengandungi maklumat/
Mengandungi maklumat panduan untuk
menyeluruh mengenai mengendalikan tugas yang
semua aktiviti dalam ditetapkan bagi satu-satu-
jabatan satu jawatan
LANGKAH-LANGKAH PENYEDIAAN
MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
• Tentukan objektif sekolah/ jabatan;
• Sediakan carta organisasi sekolah/jabatan;
• Senaraikan fungsi-fungsi utama sekolah/jabatan;
• Senaraikan aktiviti-aktiviti di bawah setiap fungsi
utama;
• Sediakan proses kerja yang terlibat bagi setiap
aktiviti;
• Sediakan carta aliran kerja bagi setiap aktiviti;
• Senaraikan semua borang yang digunakan.
 Latar Belakang
sekolah/jabatan/peja
Senarai borang yang bat
Objektif
digunakan
sekolah/
jabatan/
MANUAL pejabat
Carta aliran kerja Carta sekolah/
aktiviti-aktiviti PROSEDUR jabatan/
utama KERJA pejabat

Proses kerja Fungsi-fungsi utama

aktiviti-aktiviti sekolah/jabatan/peja
utama bat
Aktiviti-aktiviti
bagi fungsi-fungsi
utama
LANGKAH-LANGKAH PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM)
a) Sertakan objektif sekolah/jabatan yang telah
disediakan untuk MPK
b) Sediakan objektif bidang/unit;
c) Tandakan kedudukan bidang/unit di dalam carta
organisasi sekolah/jabatan yang disediakan untuk
MPK
d) Sediakan carta organisasi bahagian/unit dan
tandakan kedudukan pegawai di dalam
bahagian/unit;
e) Senaraikan tugas, tanggungjawab, kuasa dan
hubungan kerja guru/ pegawai berkaitan;
f) Senaraikan semua peraturan pentadbiran bagi
aktiviti-aktiviti utama (sebagaimana dalam MPK)
g) Senaraikan semua pegawai berkaitan yang memberi
kelulusan;
LANGKAH-LANGKAH PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM)
h) Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah
setiap tugas dan tanggungjawab;
i ) Sediakan carta aliran kerja bagi setiap proses;
j ) Sediakan senarai semak bagi setiap tugas;
k) Senaraikan undang-undang dan peraturan yang
berkaitan;
l ) Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh
pegawai;
m) Rekodkan norma kerja yang ada dan gunakan
norma-norma kerja tersebut bagi jadual norma
kerja.
n) Sediakan format senarai tugas harian
 KANDUNGAN FM

1. Maklumat Diri Pegawai

Nama Pegawai
Jawatan Pegawai
No Fail Jabatan Pegawai
Visi Pegawai
Misi Pegawai
Pengalaman Kerja Pegawai
Slogan Pegawai
 KANDUNGAN FM

2. 14 Perkara Utama
i . Objektif sekolah/jabatan/pejabat
ii . Objektif bidang/unit
iii . Carta organisasi sekolah/jabatan/pejabat
iv . Carta organisasi kedudukan guru/pegawai
v . Senarai Tugas/ Kuasa dan Hubungan
vi . Peraturan-peraturan Pentadbiran
vii . Proses Kerja
 KANDUNGAN FM

viii. Carta Aliran Kerja

ix . Senarai Semak
x . Senarai Undang-Undang/Peraturan
xi . Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
xii . Senarai Borang Yang Digunakan
xiii. Norma Kerja
xiv . Proses Kerja
 Objektif
jabatan/pejaba Objektif
Senarai Tugas t Bahagian/Uni
Harian
t
Carta Organisasi
Norma Kerja
Jabatan/Pejabat

Senarai Carta Organisasi

Borang- Yang Kedudukan Pegawai
FAIL MEJA
digunakan
(FM) Senarai
Senarai Tugas/Kuasa
jawatankuasa dan Hubungan
yang
dianggotai Peraturan-
Senarai undang- peraturan
undang/peratura pentadbiran
n
Senarai semak Proses Kerja
Carta Aliran
kerja
 KANDUNGAN FM

(i) Objektif Sekolah/Jabatan/Pejabat

Penerangan tentang objektif sekolah dsb. Sama

seperti yang dijelaskan dalam kandungan MPK

 KANDUNGAN FM
(ii) Objektif Bidang/Unit
Pecahan daripada objektif
sekolah/jabatan/pejabat
dan dinyatakan dalam bentuk objektif jangka
pendek
yang perlu dicapai oleh bidang/unit.

Setiap aktiviti yang dijalankan oleh bidang/unit

menjurus kepada pencapaian objektif
sekolah/jabatan/pejabat.

Objektif bidang/unit hendaklah dinyatakan

dengan tepat,jelas dan boleh dicapai serta boleh
diukur agar pihak pengurusan boleh membuat
 KANDUNGAN FM
(iii) Carta Organisasi
Sekolah/Jabatan/Pejabat
Carta organisasi sekolah/jabatan/pejabat yang
menunjukkan fungsi sekolah/jabatan/pejabat
sama
seperti yang dijelaskan dalam MPK.
 KANDUNGAN FM
(iv) Carta Organisasi Kedudukan Pegawai
Pecahan daripada carta organisasi sekolah/
jabatan/pejabat.
Carta bidang/unit yang ada kaitan dengan
guru/pegawai sahaja yang perlu ditunjukkan.
Kedudukan guru/pegawai perlu ditandakan
dalam carta
organisasi bidang/unit.
Aktiviti yang dilaksanakan oleh bidang/unit
Rakan-rakan sejawat
Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya
pegawai
menghadapi masalah dalam melaksanakan
tugas-tugas
harian
 KANDUNGAN FM
(v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan
Senarai yang menjelaskan tugas,
tanggungjawab, dan
kuasa guru/pegawai untuk menjalankan tugas-
tugasnya.
Setiap guru/pegawai perlu mempunyai senarai
tugas.
Makluman tentang tanggungjawab,pengetahuan
dan
kemahiran yang diperlukan.
Hubungan kerja dengan pegawai atasan
Hubungan kerja dengan pegawai bawahan
Hubungan kerja dengan rakan sejawat
Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-
 KANDUNGAN FM

(vi) Peraturan-Peraturan Pentadbiran

Setiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan
yang
perlu diketahui oleh guru/pegawai yang ada di
dalam sekolah/jabatan/pejabat.
Peraturan-peraturan tersebut mesti dipatuhi
dalam
menjalankan sesuatu aktiviti/ tugas.
 KANDUNGAN FM
(vii) Proses Kerja
Senarai jawatan pegawai yang meluluskan
tindakan dan senarai undang-undang serta
peraturan yang berkait
dengan proses kerja.
Jenis-jenis kerja yang memerlukan proses kerja
perlu
dikenal pasti.
Setiap proses dimulakan dengan kata yang
menggambarkan perbuatan.
Nama setiap pegawai yang perlu dirujuk
disenaraikan.
Undang-undang dan peraturan yang berkait
dengan
tugas perlu disenaraikan.
 KANDUNGAN FM

(viii) Carta Aliran Kerja

Diambil daripada carta aliran MPK bagi aktiviti
yang
berkait dengan guru/pegawai berkenaan.
Langkah-langkah dalam aktiviti yang melibatkan
guru/pegawai berkenaan perlu ditandakan untuk
memberi petunjuk tentang tanggungjawab dan
peranan
dalam menyelesaikan sesuatu perkara atau
tugas.
 KANDUNGAN FM
(ix) Senarai Semak
Alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas serta
tepat tentang tindakan-tindakan yang perlu diambil
dalam mengendalikan sesuatu tugas atau aktiviti.
Berfungsi sebagai Pelan Tindakan dalam melaksanakan
sesuatu aktiviti.
Berfungsi sebagai alat peringatan dan semakan atas
tindakan yang diambil dalam melaksanakan tugas
harian.
Kecuaian,kealpaan,kesilapan dan pertindihan kerja
dapat dielakkan.
Berfungsi sebagai alat kawalan keselamatan terutama
yang melibatkan aktiviti teknikal
Menggalakkan penelitian dalam menjalankan kerja-kerja
harian
 KANDUNGAN FM
(x) Senarai Undang-Undang / Peraturan
Petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang
perlu
dirujuk oleh guru/pegawai yang menjalankan
sesuatu
tugas atau aktiviti.
Berfungsi sebagai bahan rujukan.
Menjimatkan masa dalam membuat keputusan.
Perundangan-perundangan dan segala peraturan
yang
berkait dengan tugas jawatan guru/pegawai
berkenaan
dipetik dan disenaraikan.
Senarai perundangan dan peraturan disediakan
 KANDUNGAN FM
(xi) Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
Semua jawatankuasa yang dianggotai oleh
guru/pegawai hendaklah wujud sekurang-
kurangnya
untuk tempoh 6 bulan.
Berfungsi untuk membolehkan guru/pegawai
berkenaan
membuat persediaan dan perancangan awal bagi

menghadiri mesyuarat jawatankuasa serta

mengetahui
tugas/ peranannya.
Nama mesyuarat, kekerapan mesyuarat dan
bentuk
keahlian perlu dicatatkan.
 KANDUNGAN FM
(xii) Senarai Borang Yang Digunakan
Alat pengurusan yang dapat membantu kelicinan

pentadbiran sesebuah sekolah/ jabatan/ pejabat.

Dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang lebih
cekap
dan berkesan.
 KANDUNGAN FM
(xiii) Norma Kerja
Pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi
menyiapkan sesuatu kerja.
Panduan kepada guru/pegawai dalam
melaksanakan
tugas agar tahap prestasi yang diharapkan dapat

dicapai sepenuhnya.
Asas pengukuran pencapaian produktiviti
sesuatu kerja.
Norma kerja perlu diubah suai selaras dengan
usaha-
usaha penambahbaikan yang telah dijalankan.
Membantu guru/pegawai dalam memperbaik
 KANDUNGAN FM
(xiv) Senarai Tugas Harian
Format bagi mengingati dan merancang aktiviti-
aktiviti
utama yang perlu dilaksanakan pada hari
berkenaan.
Perlu diletakkan di atas meja supaya mudah
dirujuk.
Menggalakkan amalan pengurusan masa yang
cekap
dan berkesan.
Disediakan sama ada pada sebelah petang
selepas
waktu persekolahan/pejabat atau sebelum mula
mengajar/bekerja pada sebelah pagi.
TERIMA KASIH
Atas Perhatian dan Kesudiaan Anda
Mendengar.
Kerjasama anda amat dihargai.