BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Keberhasilan persaingan bisnis modern telah semakin banyak tergantung pada
manajemen informasi dalam perusahaan untuk memahami situasi bisnis perusahaan, untuk
menguasai proses setiap pekerjaan dan semua jenis data. Untuk membuat pengaturan yang tepat,
pendapatan dan mengurangi pengeluaran, bagi perusahaan untuk mendapatkan keuntungan lebih.
Hubungan antara Pemerintah Online Proyek, Pemerintah telah beberapa tahun terakhir
bekerja Internet dan keprihatinan dari salah satu industri spekulasi fokus Pemerintah Online
Proyek ini disebabkan popularitas Internet, departemen pemerintah beberapa informasi
pemerintah beredar di Internet, dan kemudian di saluran komunikasi Online didirikan dengan
orang-orang untuk mencapai keterbukaan dalam urusan pemerintah dan tindakan pemerintah
untuk menerima pengawasan. Akibatnya, banyak departemen pemerintah disimpan di sejumlah
informasi pemerintah secara online statis, tetapi bekerja substantif sangat sedikit. Dan, dalam
banyak kasus, banyak orang bingung dan otomatisasi kantor pemerintah online. Fenomena ini
telah menyebabkan banyak departemen sebagai proyek otomatisasi kantor Rekayasa Internet
cahaya. Bahkan Internet Engineering keliru untuk proyek-proyek otomatisasi kantor. Bahkan,
dari perspektif divisi jaringan, Pemerintah Online Proyek berada di luar pembangunan jaringan,
kantor proyek otomatisasi yang dalam pembangunan jaringan, kantor proyek otomatisasi adalah
dasar untuk informasi pemerintah, pemerintah online pemerintah proyek teknologi informasi
adalah manifestasi eksternal proyek otomatisasi kantor Informasi Pemerintah Konstruksi dalam
proporsinya jauh lebih tinggi daripada Pemerintah Proyek Online. Hanya pembangunan proyek
otomatisasi kantor dan berjalan sukses, pemerintah akan memiliki aliran penerbitan informasi
online, Internet masuk akal pemerintah, atau Pemerintah Proyek Online akan menjadi air pasif.

Tentu saja, publisitas Pemerintah Online Informasi Proyek Konstruksi di China juga memainkan
peran tertentu.

Manfaat
Automatisasi Perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani
informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara
optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi
menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat
meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu
berkompetisi lebih baik (competitive advantage)
Dengan mempelajari matakuliah ini, mahasiswa dapat menerapkan ilmu yang diperoleh dalam
matakuliah Pengantar PDE, Sistem Informasi Manajemen dan Jaringan Komputer
Konsep-Konsep Penting

Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi

OA berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi
yang terencana dan terpadu (IOAS integrated office automation system)

OA memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi

OA dapat memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih
baik

OA sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti

1.2 RUMUSAN MASALAH

1.2.1.Pengertian dan tujuan otomatisasi perkantoran

1.2.2 Aplikasi otomatisasi perkantoran

1.2.3

1.3

Peranan otomatisasi perkantoran dalam pemecahan masalah

TUJUAN
1.3.1

Pengertian dan tujuan otomatisasi perkantoran

1.3.2 Dan

mampu menjelaskan aplikasi yang termasuk ke dalam otomatisasi perkantoran

1.3.3 Peranan otomastisasi perkantoran dalam pemecahan masalah

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Otomatisasi kantor

Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang
berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di
luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk
menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.

Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu
prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi
kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system
otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem
informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri.
Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik
secara lisan maupun secra tertulis.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah wordprocessing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST)
yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara
otomatis.
2.2 Pengguna
OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, yang dikategorikan dalam 4
kelompok : manajer, profesional, sekretaris, pegawai administrasi. Manajer dan profesional
dikenal sebagai knowledge-workers (pekerja terdidik)

Manajer adalah orang yang bertanggungjawab mengelola sumberdya perusahaan,

terutama sumberdaya manusia

Profesional tidak mengelola orang lain tapi menyumbangkan keahlian khusus. Contoh
profesional adalah pembeli, wiraniaga, ahli statistik, ahli pemasaran, dll.

Sekretaris dan pegawai administratif membantu pekerja terdidik untuk melaksanakan

berbagai tugas seperti korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal
pertemuan, mengoperasikan mesin fotokopi, menyimpan dokumen, dan mengirimkan
surat

2.3 Tujuan Otomatisasi Kantor

Secara umum OA dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas melalui;

1. Meminimalkan/ penghindaran biaya, komputer tidak menggantikan pekerja saat ini,
tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menanngani
beban kerjja yang bertambah
2. Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan
antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka
memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang
lebih baik dan lebih cepat
3. Pelengkap-bukan pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi
interpersonal tradisional percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis
pada memo, dan sejenisnya.
4. Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, computer, jaringan
internet, satelit, dll
5. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk OA atau Office
Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen
secara lebih cepat dan lebih baik.
1. Meningkatkan efektivitas pekerjaan, misalnya penggunaan fax atau email
sebagai pelengkap surat-menyurat
yang memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat
dan lebih baik serta dengan penampilan yang lebih menarik; dan mampu menyediakan informasi
yang lebih baik untuk penganbilan keputusan.

2.4 Aplikasi Otomatisasi kantor

Sedikitnya terdapat 11 aplikasi :

1. Pengolahan kata (word processing)

2. Surat elektronik (electronic mail)
3. Pesan suara (voice mail)
4. Kalender elektronik (electronic calendar)
5. Konferensi audio (audio conference)
6. Konferensi video (video conference)
7. Konferensi komputer (computer conference)
8. Faksimili (faxcimile)
9. Videotex
10. Pencitraan (imaging)
11. Desktop publishing

Terdapat teknologi yangrelatif baru, yaitu telecommuting; yaitu penggunaan fasilitas

komunikasi elektronik untuk menghubungkan para pekerja yang melaksanakan pekerjaan
dari rumah / luar kantor dengan sumberdaya perusahaan

Penjelasan singkat :
1. Pengolahan kata (word processing) adalah penggunaan alat elektronik yang secara
otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen
yang diketik atau dicetak
2. Surat elektronik (electronic mail) adalah penggunaan jaringan komputer yang
memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan
3. Pesan suara (voice mail) serupa dengan surat elektronik. Bedanya, pesan ini dikirim
dalam bentuk suara, dan menggunakan telepon untuk mengambil pesan-pesan yang
dikirimkan
4. Kalender elektronik (electronic calendar) adalah penggunaan jaringan komputer untuk
menyimpan dan mengambil kalender pertemuan

5. Konferensi audio (audio conference) adalah penggunaan peralatan komunikasi suara

untuk membuat suatu hubungan suara diantara orang-orang yang tersebar secara
geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi
6. Konferensi video (video conference) adalah penggunaan peralatan televisi untuk
menghubungkan para peserta konferensiyang tersebar secara geografis. Peralatan
tersebut menyediakan hubungan audio dan video
7. Konferensi computer (computer conference) adalah penggunaan jaringan komputer
untuk memungkinkan orang-orang bertukarinformasi untuk menyelesaikan suatu
masalah; mirip dengan email membentuk mailing list (milis)
8. Faksimili (faxcimile) adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra
dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang
lain
9. Videotexadalah penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar monitor materi
narasi dan grafik yang tersimpan. Pada saat ini dapat digunakan TV untuk menampilkan
videotex
10. Pencitraan (imaging) merupakan penggunaan OCR (optical character recognition) untuk
mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan
dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan citra tersebut dapat diambil untuk
ditampilkan atau dicetak
11. Desktop publishingadalah penggunaan komputer untuk menyiapkan hasil cetakan yang
kualitasnya sama dengan yang dihasilkan typesetter. Misalnya untuk membuat surat,
menyusun presentasi, atau membuat brosur
2.5 Peranan Teknologi Informasi
Teknologi informasi merupakan berbagaiperalatan yang digunakan untuk melakukan transfer /
distribusi data dan informasi melalui perangkat yang terkait dengan komputer
Trend yang terjadi :

Kecenderungan bekerja dari rumah (cyber office & telecommuting)

HA Home Appliances Automation; belanja dari rumah

Serba e elektronik

Paperless office

Jaringan komputer lokal dan global intranet, internet, extranet

Mobile application on wireless platform and mobile devices (PDA, XDA, Handphone,
dll)

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sifat dari otomatisasi kantor adalah untuk meningkatkan efisiensi pengambilan keputusan untuk
tujuan tersebut. Dengan menerapkan otomatisasi kantor, teknologi digital atau kantor, Anda
dapat mengoptimalkan pengelolaan struktur organisasi yang ada, perubahan manajemen sistem,
berdasarkan pada peningkatan efisiensi, menambahkan kapasitas kantor kolaboratif, memperkuat
koherensi kebijakan, realisasi akhir dari tujuan memperbaiki pengambilan keputusan kinerja.
Otomatisasi kantor didasarkan pada pemahaman dan pengelolaan akumulasi informasi.
Teknologi hanya alat otomatisasi kantor. Hanya pada manajemen dan administrasi memiliki
pemahaman yang mendalam bisnis, akan memungkinkan otomatisasi kantor telah menggunakan
nya, hanya kantor informasi yang dihasilkan dalam proses pemesanan akumulasi curah hujan,
otomatisasi kantor untuk bekerja.
Apakah jiwa perangkat lunak otomatisasi kantor, hardware, otomatisasi kantor adalah untuk
mencapai perlindungan lingkungan. Digital kantor diberi wewenang oleh dua fitur yang berbeda
dan terbuka, melalui lisensi untuk menjamin keselamatan dan menggunakan berlapis informasi,
membuat sistem digital Office dapat mengaktifkan premis, melalui, buka berbagi informasi
membuat kenyataan.

DAFTAR PUSTAKA

http://zizer.wordpress.com/2009/12/02/perkantoran-maya-virtual-office/
http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/09/otomasisasi-kantor/
http://febrisaddam.blogspot.com/2012_03_01_archive.html
Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajamen. PT Prenhaslindo, Jakarta. 2001