Professional Documents
Culture Documents
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Para aparat pemerintah yang memiliki beban kerja sangat berat, pasti
akan sering mengeluh dengan atasan mereka tapi cobalah sesekali
melepaskan lelah ditempat yang memungkinkan di kantor, pasti tak akan ada
yang mengeluh atau menyalahkan pegawai. Permasalahannya, kadang aparat
sendiri yang terlalu memaksakan diri untuk bisa menyelesaikan semua
pekerjaan secepatnya. Pada dasarnya, stres juga bisa menjadi salah satu
faktor paling efektif dalam membangkitkan semangat dalam bekerja. Sebagian
orang kadang membutuhkan rasa stres agar tetap bisa berfikir waras. Stres
juga mampu menstimulasi dan membuat anda merasa berharga, esensial dan
vital bagi lembaga, pemikiran anda pun bisa bekerja lebih aktif, sehingga stres
masih menjadi faktor yang bisa dimanfaatkan. Tapi di sisi lain, terlalu banyak
hal-hal baik juga bisa menyebabkan hal yang tak baik.
Bila pegawai bekerja dengan tingkat stres tinggi secara terus menerus,
lama kelamaan juga akan menimbulkan kejenuhan. Apalagi bila pekerjaan
tersebut akhirnya banyak yang tak tertangani. Salah satu penyebab utamanya
B. Rumusan masalah
1. Bagaimana jumlah beban kerja jabatan dan unit pada organisasi pemerintah
daerah ?
2. Bagaimana jumlah kebutuhan pegawai/pejabat pada organisasi pemerintah
daerah ?
3. Bagaimana efektivitas dan efisiensi jabatan serta unit kerja pada organisasi
pemerintah daerah ?
4. Bagaimana prestasi kerja jabatan dan unit pada organisasi pemerintah
daerah ?
C. Tujuan Penelitian
D. Manfaat Penelitian
1. Hasil Penelitian ini diharapkan dapat memberikan saran dan rekomendasi
kebijakan kepada pemerintah daerah dalam hal :
a. Jumlah beban kerja jabatan dan unit
b. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat
c. Efektivitas dan efisiensi jabatan serta unit kerja
d. Prestasi kerja jabatan dan unit
2. Pengetahuan yang diperoleh tentang langkah-langkah yang harus ditempuh
oleh pemerintah daerah dalam upaya menangani permasalahan beban kerja
sekaligus menjadi bahan referensi dalam melakukan pengkajian lebih lanjut.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian organisasi
c. Adanya tujuan
d. Adanya sasaran
antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar
sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup
pekerja senantiasa terjaga.
c) Klarifikasi data
Melakukan penyaringan, pemisahan dan peninjauan kembali
informasi yang dikumpulkan agar diperoleh informasi yang akurat dan
tidak bias.
a) Tradisional
1) Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab,
kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu
pekerjaan dalam jabatan tertentu.
2) Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena
tidak terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan.
b) Berorientasi hasil
1) Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan
2) Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan
kualifikasi minimal
3) Contoh pertanyaan yang diajukan :
a) Tugas : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting
bagi perusahaan ?
b) Kondisi pekerjaan : bagaimana sifat pekerjaan atau syarat apa
yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang
tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ?
c) Standar kinerja : kinerja seperti apa yang diharapkan, baik
berdasarkan standar kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu
yang ditetapkan perusahaan ?
d) Kecakapan : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa
yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan
standar minimal ?
e) Kualifikasi : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan
untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ?
g) Persyaratan Perorangan :
1) Pengetahuan dan ketrampilan yang berkaitan dengan pekerjaan.
2) Atribut diri (karakteristik, fisik, personalitas
h) Beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja.
sumberdaya manusia.
Menurut Heizer dan Render (1996 : 98) standar tenaga kerja adalah
jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan
aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal, atau dengan kata lain
standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil, agar
mampu menghasilkan produksi yang diharapkan lembaga. Lebih jauh
dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan
dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian
waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja.
Menurut Irawan dan Motik (1997 : 63) analisis jabatan adalah kegiatan
untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga akan
memberikan gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu, di samping itu
dikemukakan pula, bahwa analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-
kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan pekerjaan/
jabatan, di mana hasilnya meliputi uraian jabatan (job description) dan syarat
jabatan (job specification). Selanjutnya dinyatakan pula, bahwa dalam
perencanaan sumberdaya manusia, selain kegiatan analisis jabatan juga
diperlukan analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga kerja. Beban
kerja adalah kapasitas produksi dikalikan waktu sedangkan kebutuhan tenaga
kerja adalah beban kerja dibagi dengan rata-rata sumbangan tenaga Pegawai
perbulan.
dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan,
ketrampilan, dan kemampuan yang disyaratkan dalam pekerjaan. Selanjutnya
dikemukakan pula, bahwa analisis jabatan/pekerjaan yang baik juga dapat
digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian,
imbalan, dan sebagainya.
manajemen lainnya.
Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan tolok ukur untuk
meningkatkan produktifitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka
meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur
negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian.
Upaya tersebut dapat dicapai melalui pelaksanaan analisis beban kerja pada
setiap unit organisasi di lingkungan Departemen Dalam Negeri dan
Pemerintah Daerah secara konsisten dan berkesinambungan.
Secara umum, beban kerja fisik dapat dilihat dari 2 sisi, yakni sisi
fisiologis dan biomekanika. Sisi fisiologis melihat kapasitas kerja manusia
dari sisi fisiologi tubuh (faal tubuh), meliputi denyut jantung, pernapasan, dll.
Sedangkan biomekanika lebih melihat kepada aspek terkait proses mekanik
yang terjadi pada tubuh, seperti kekuatan otot, dan sebagainya.
Perhitungan beban kerja berdasarkan pemanfaatan waktu bisa dibedakan
antara pekerjaan berulang (repetitif) atau pekerjaan yang tidak berulang
(non-repetitif). Pekerjaan repetitif biasanya terjadi pada pekerjaan dengan
siklus pekerjaan yang pendek dan berulang pada waktu yang relatif sama.
Contohnya adalah operator mesin di pabrik-pabrik. Sedangkan pekerjaan
non-repetitif mempunyai pola yang relatif “tidak menentu”. Seperti pekerjaan
dihitung jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur
dalam melakukan analisis beban kerja.
Contoh penghitungan 1 :
1) Untuk 5 hari kerja :
a) Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30
Menit)
b) Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 5 = 7,5 Jam (7
Jam 30 Menit)
c) Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 7,5 Jam = 5 Jam 37
Menit = 337 Menit dibulatkan 330 Menit (5 Jam 30
Menit)
d) Jam Kerja Efektif Per Minggu = 5 Hari x 330 Menit =
1.650 Menit
e) Jam Kerja Efektif Per Bulan = 20 Hari x 330 Menit =
6.600 Menit
f) Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit =
79.200 Menit = 1.320 Jam = 1.300 Jam
2) Untuk 6 hari kerja :
a) Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30
Menit)
b) Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 6 = 6,25 Jam (6
Jam 15 Menit)
c) Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 6,25 Jam = 4 Jam
40 Menit = 280 , Menit dibulatkan menjadi 275 Menit (4
Jam 35 Menit)
d) Jam Kerja Efektif Per Minggu = 6 Hari x 275 Menit =
1.650 Menit
e) Jam Kerja Efektif Per Bulan = 24Hari x 275 Menit =
6.600 Menit
f) Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit =
79.200 Menit = 1.320 Jam = 1.300 Jam
Contoh penghitungan 2 :
1) Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi
hari libur dan
cuti.
Untuk 5 hari kerja :
Jumlah hari per tahun 365 hari
Libur Sabtu-Minggu 104 hari
Libur Resmi 14 hari
Cuti 12 hari
130 hari
235 hari
Untuk 6 hari kerja :
Jumlah hari per tahun 365 hari
Libur Sabtu-Minggu 52 hari
Libur Resmi 14 hari
Cuti 12 hari
78 hari
287 hari
organisasi itu dapat melakukan pekerjaan lebih banyak dari pada yang
mungkin dilakukan.
Menurut Soekarno (1986:42) efektif adalah pencapaian tujuan atau
hasil dikehendaki tanpa menghiraukan faktor-faktor tenaga, waktu, biaya,
fikiran alat dan lain-alat yang telah dikeluarkan/ digunakan. Hal ini berarti
bahwa pengertian efektivitas yang dipentingkan adalah semata-mata hasil
atau tujuan yang dikehendaki. Sedangkan yang dimaksud kinerja adalah
suatu usaha yang dilakukan oleh seseorang dengan cara tertentu untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Adapun organisasi adalah kelompok
tugas terdiri para anggota yang bekerja bersama-sama untuk
menyelesaikan suatu tugas tertentu.
Organisasi terdiri dari individu dan kelompok, karena itu efektivitas
organisasi terdiri dari efektivitas individu dan kelompok. Namun demikian,
efektivitas kinerja organisasi lebih banyak dari jumlah efektivitas individu
dan kelompok. Organisasi mampu mendapatakan hasil kinerja untuk lebih
tinggi tingkatannya dari pada jumlah hasil kinerja setiap bagiannya.
Sebenarnya, alasan bagi organisasi sebagai alat untuk melaksanakan
pekerjaan masyarakat adalah bahwa organisasi itu dapat melakukan
pekerjaan masyarakat adalah bahwa organisasi itu dapat melakukan
pekerjaan yang lebih banyak dari pada yang mungkin dilakukan oleh
individu.
Jadi pengertian efektivitas kinerja organisasi adalah pencapaian
tujuan atau hasil yang dilakukan dikerjakan oleh setiap individu secara
bersama-sama. Pandangan efektivitas kinerja organisasi sebagaimana
gambaran di bawah ini :
Efektivit
Efektivit
as
as
Organisa
Organisa
si
si
Efektivit
Efektivit
as
as
Kelompo
Kelompo
k
k
Efektivit
Efektivit
as
as
Individu
Individu
f) Tema Commitment
Berkaitan dengan perasaan karyawan mengenai perasaan bangga
mereka memiliki organisasi dan kesediaan untuk berusaha lebih
saat dibutuhkan.
Sementara itu Lussier (1996) sebagaimana dikutip olah Barkah
(2002) mengatakan sejelasnya yaitu :
1) Struktur, merupakan tingkat paksaan yang dirasakan pegawai
karena adanya peraturan dan prosedur yang terstruktur atau
tersusun.
2) Responbility, merupakan tingkat pengawasan yang dilakukan
organisasi dan dirasakan oleh para pengawai.
3) Reward, merupakan tingkat penghargaan yang diberikan atas
usaha pegawai .
4) Warmt, berkaitan dengan tingkat kepuasan pegawai yang
berkaitan dengan kepegawaian dalam organisasi.
5) Support, berkaitan dengan dukungan kepada pegawai di dalam
melaksanakan tugas-tugas organisasi. Dukungan seperti dapat
berasal dari pimpinan ataupun rekan kerja.
6) Organizational identity and loyalty, berkaitan dengan perasaan
bangga akan keberadaannya dalam organisasi dan kesetiaan
yang ditunjukkan selama masa kerjanya.
7) Risk, berkaitan dengan pegawai diberi ruang untuk melakukan
atau mengambil resiko dalam menjalankan tugas sebagai sebuah
tantangan.
Menurut www.cats.ucsc.edu (2002:24) dijelaskan what is
organizational climate? It can be described as adalah combination of
shared history, expecatations,unwritten rules and social mores that
affects the behavior of everyone in adalahorganization. Or, more
simply, it is a set of underlying beliefs that are always there to color the
perceptions of actions and communications.
Jadi disiplin kerja adalah bentuk ketaatan sikap dan tingkah laku
prajurit yang dapat mempengaruhi efektivitas kinerja Garnisun Tetap III
Surabaya. Dilihat dari sisi manajemen, terjadinya disiplin kerja itu akan
melibatkan dua kegiatan pendisiplinan :
a) Preventif,
Pada pokoknya, dalam kegiatan ini bertujuan untuk mendorong disiplin
diri di antara para karyawan, agar mengikuti berbagai standar atau
aturan. Sehingga penyelewengan kerja dapat dicegah.
b) Korektif,
Kegiatan yang ditujukan untuk menangani pelanggaran terhadap aturan
dan mencoba untuk menghindari pelanggaran-pelanggaran lebih lanjut
(Heldjrachman dkk, 1990). Perlu disadari bahwa untuk menciptakan
disiplin kerja dalam organisasi/perusahaan dibutuhkan adanya :
1) Tata tertib/ peraturan yang jelas.
2) Penjabaran tugas dari wewenang yang cukup jelas.
3) Tata kerja yang sederhana, dan mudah diketahui oleh setiap
anggota dalam organisasi.
Menurut Byars and Rue (1995:357) menyatakan ada beberapa hal
yang dapat dipakai, sebagai indikasi tinggi rendahnya kedisplinan kerja
karyawan, yaitu : Ketepatan waktu, kepatuhan terhadap atasan, peraturan
terhadap perilaku terlarang, ketertiban terhadap peraturan yang
berhubungan langsung dengan produktivitas kerja
Sedangkan Cenzo dan Robbins (1994:451) mengemukakan tipe
permasalahan dalam kedisiplinan, antara lain : kehadiran, perilaku dalam
bekerja (dalam lingkungan kerja), ketidakjujuran, aktivitas di luar lingkungan
kerja. Jadi penelitian ini menganalisis nilai-nilai dalam disiplin kerja yaitu
mengenai ketepatan waktu dan kepatuhan terhadap atasnya, seperti yang
dikemukakan Byars dan Rue.
UU N0 43 TAHUN 1999
TENTANGUUUU
POKOK-POKOK KEPEGAWAIAN
PRESTASI JABATAN
PRESTASI UNIT
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang berupaya
menggambarkan secara umum tentang fakta sehubungan dengan beban
kerja. Hal tersebut dilakukan dengan memahami gejala-gejala yang diteliti
dengan mendengarkan serta memahami dan menganalisa apa yang didengar,
mempelajari suatu proses atau penemuan yang terjadi secara alami, mencatat,
menganalisis, menafsirkan dan melaporkan serta menarik kesimpulan-
kesimpulan dari proses tersebut. Berdasarkan konteks ruang dan waktu serta
situasi secara alami.
B. Lokasi Penelitian
C. Informan
Pada pendekatan kualitatif penekanan pemilihan respondennya
didasarkan pada kualitasnya bukan pada jumlah. Ketepatan dalam memilih
informan merupakan salah satu kunci keberhasilan penelitian kualitatif. Oleh
karenanya untuk mendapatkan informasi yang mendalam dilakukan proses
wawancara. Format wawancara ini tak berstruktur dan sifatnya terbuka yang
ditujukan kepada informan. Informan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah
Tim/Unit yang terdiri dari unsur pegawai yang diberikan tugas untuk melakukan
analisis beban kerja pada lokus meliputi :
C. Kepala Bappeda
F. Kepala Dispenda
I. Kepala Inspektorat
1. Data Primer
Data primer ialah data yang berasal dari sumber asli atau pertama.
Data ini tidak tersedia dalam bentuk terkompilasi ataupun dalam bentuk file-
file. Data ini harus dicari melalui nara sumber atau dalam istilah teknisnya
responden, yaitu orang yang kita jadikan obyek penelitian atau orang yang
kita jadikan sebagai sarana mendapatkan informasi ataupun data. Data
primer diambil secara langsung dari lokus penelitian melalui Wawancara
dan di dalam wawancara tersebut juga dilampirkan formulir pengukuran
beban kerja.
2. Data Sekunder
Selain data primer yang dikumpul melalui wawancara dan formulir
pengukuran beban kerja, juga dikumpulkan data sekunder berupa tugas
pokok dan fungsi, rincian tugas dan rincian kegiatan dari Sekretariat
Daerah, Bappeda, Dispenda, Inspektorat juga dokumen-dokumen tertulis
pemerintah daerah, seperti struktur organisasi dari tiap lokus serta data
mengenai jumlah pegawai menurut pendidikan, golongan, dan eselon, pada
tiap lokus yang dianggap relevan dengan masalah penelitian.
F. Analisis data
b. Beban kerja organisasi sesuai prinsip organisasi akan terbagi habis kepada
unit-unit terendah dan selanjutnya dari unit terbagi habis dalam jabatan-
jabatan.
c. Beban kerja dihitung berdasarkan volume kerja unit terendah untuk setiap
tahun).
tahun.
1. Mengorganisasikan data
Peneliti mendapatkan data langsung dari subjek melalui wawancara
mendalam, dimana data tersebut direkam dengan tape recoeder dibantu
alat tulis lainya. Kemudian dibuatkan transkipnya dengan mengubah hasil
wawancara dari bentuk rekaman menjadi bentuk tertulis. Data yang telah
didapat dibaca berulang-ulang agar penulis mengerti benar data atau hasil
yang telah di dapatkan.
Kolom (3)
Kolom (7) =
Kolom (4) X 1300
EJ = --------------------------------------------------------------------
Kolom (3)
DAFTAR PUSTAKA
Blau, M Peter dan M. W. Meyer. 1987. Birokrasi Masyarakat Modern, Edisi Kedua,
Alih Bahasa Gary Rachman Jusuf, UI-Press, Jakarta.
Koontz, Harold and Heinz Weihrich. 1988, “Management”, Ninth Edition, Mc.Graw
Hill
Robbins, Stephen P. 1994. Teori Organisasi : Struktur, Desain, dan Aplikasi, Edisi
Ketiga, Alih Bahasa Jusuf Udaya, Arcan, Jakarta.
Peraturan
Undang–Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 4 Tahun 2005 tentang Pedoman Analisis
Jabatan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah