Professional Documents
Culture Documents
Diajukan oleh :
Yessi Puspitasari
0732610076
Administrasi Perkantoran
Menyetujui
Pembimbing 1 Pembimbing 2
Mengetahui,
Ketua Jurusan
tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris
pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat
Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan
mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping,
dan sebagainya.
Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah
dinas merupakan salah satu aktivitas organisasi atau perusahaan yang sering
dilakukan pimpinan.
Agar perjalanan dinas dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka perlu
menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan
pekerjaan apabila tidak mampu menyusunnya dengan baik, maka hasilnya juga
sahamnya 100% dimiliki oleh pemerintah dan karenanya disebut juga sebagai
Asuransi Jasa Indonesia melakukan perjalanan dinas mencapai 3-5 kali dalam satu
bulan.
Pada PT Asuransi Jasa Indonesia Kantor Cabang Malang, pimpinan
pimpinan, maka juga akan berdampak pula pada lancarnya kegiatan yang ada di
perusahaan tersebut.
Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka rumusan masalah yang
kegunaan yang diharapkan dapat tercapai serta memberikan manfaat bagi diri
pimpinan.
1) Bagi Mahasiswa :
praktek sebenarnya.
V. Tinjauan Pustaka
Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu
karyawan dalam sebuah perusahaan, namun lebih jauh sebagai faktor penting
berikut :
atau perusahaan.”
Dari dua pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris
tugas-tugasnnya, yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan
perkantoran.
Sekretaris Organisasi
lebih jauh seorang sekretaris dapat menjadi seorang sekretaris pribadi bahkan
kepada seseorang yang tidak menjabat sebagai pimpinan perusahaan, misalnya
pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntut untuk mampu dan berkompeten
tugas sekretaris.
“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya
oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris
dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer
atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi, lembaga, maupun kantor.”
(Saiman, 2002:40)
1. Menurut Wewenangnya.
menjadi tiga kelompok : tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, dan tugas
kreatif.
1. Tugas Rutin
Kata rutin berasal dari kata Perancis la routine yang berarti kebiasaan,
praktek yang sudah lazim, prosedur yang sudah mapan, hal-hal yang
dilakukan sehari-hari. Tugas rutin adalah tugas yang dilakukan setiap hari
sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim,
tanpa perlu menunggu perintah atau mencari waktu khusus untuk
melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat
keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, tamu, telepon, acara kegiatan
pimpinan, laporan, rapat rutin, dan lain-lain.
3. Tugas Kreatif
Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan tugas instruksi.
Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan
agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan lebih berarti dan bermutu.
Tugas kreatif dapat berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan
kerja, pengelolaan waktu, daapt berhubungan dengan pengaturan menyangkut
ruang dan penyediaan peralatan kerja, dapat menyangkut peningkatan
kepribadian, pengetahuan, atau kecakapan yang diperlukan agar kualitas,
peran, fungsi,dan tugas keseluruhannya makin meningkat.
sangat kompleks dan tidak hanya berhubungan dengan tugas pimpinan saja.
Sekretaris juga memiliki tugas-tugas yang berhubungan dengan kesekretariatan,
meliputi tugas rutin, tugas pelaksanaan instruksi, tugas kreatif, tugas insidentil dan
tugas sosial.
(2006:209)
“Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau
pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan
kedinasan.”
adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu lembaga atau
perjalanan dinas dalam kota dan luar kota, maupun luar negeri yang biayanya
mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak
1. Merencanakan Perjalanan
2. Mempersiapkan Daftar Perjalanan
3. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
4. Mempersiapkan Transportasi
5. Mempersiapkan Akomodasi
1. Tujuan Perjalanan
Sekretaris dapat bertanya kepada pimpinan atau mempelajari
dokumen-dokumen yang terkait dengan perjalanan dinas untuk mengetahui
tujuan perjalanan pimpinan agar dapat mengatur jadwal dan acara kegiatan
(itinerary) pimpinan secara baik.
2. Waktu Keberangkatan dan Tempat Tujuan
Sekretaris harus mengetahui secara pasti tentang hari, tanggal, bulan
dan jam berapa pimpinan akan memulai perjalanannya. Selain itu sekretaris
perlu mengetahui pimpinan akan singgah di tempat mana saja selama
perjalanannya. Ini semua dimaksudkan agar sekretaris bisa merencanakan
perjalanan pimpinan, mengurus visa, reservasi tiket dan hotel, dan
sebagainya.
3. Transportasi
Sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang diinginkan
oleh pimpinan, apakah transportasi darat, laut, atau udara.
4. Akomodasi
Sekretaris harus mengetahui hotel atau motel yang diinginkan
pimpinan. Biasanya pimpinan lebih menyukai hotel yang letaknya dekat
dengan lokasi tempat pertemuan dilaksanakan, dan tentu saja daerah yang
aman dan nyaman.
Dari pendapat di atas, ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang
sekretaris harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala sesuatu yang
perlu dipersiapkan.
1. Dokumen Internal
Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang
berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu tugas
kedinasan.
Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pejabat yang
berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas.
2. Dokumen Eksternal
b. Paspor
Merupakan tanda bukti diri di Negara lain. Tanpa paspor seseorang tidak
bisa berpergian keluar negeri.
c. Fiskal
Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan
mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri.
d. Visa
Visa adalah surat ijin yang diberikan kepada seseorang yang akan
mengadakan perjalanan ke luar negeri.
1. Paspor (Passport)
Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya,
berlaku sebagai tanda pengenal yang sah.
2. Exit Permit
Adalah izin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk
berpergian ke Negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau
sebagai traveler lainnya. Masa berlaku exit permit adalah untuk 3
(tiga) bulan, apabila masa waktu telah lewat (dipakai atau belum)
maka harus dimintakan lagi untuk perjalanan lainnya.
3. Surat Keterangan Fiskal
Adalah surat keterangan pembayaran pajak yang diwajibkan
pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar
negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai
negeri.
4. Sertifikat Kesehatan
Adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu
seperti cholera, yellow fever dan sebagainya. Surat keterangan ini
dapat berubah tergantung epidemic yang menyerang suatu Negara.
5. Visa
Adalah izin masuk ke suatu Negara, berupa keterangan yang ditulis
di atas selembar formulir ditempel pada salah satu halaman paspor.
6. Tiket Pesawat Terbang (Air Ticket)
Seorang sekretaris harus memperhatikan hal-hal berikut ini dalam
pemesanan tiket pesawat, antara lain: rute penerbangan, waktu
penerbangan, kelas penerbangan, dan seating arrangement.
7. Voucher
Sebaiknya sebelum pimpinan berangkat, sekretaris sudah membeli
voucher kamar hotel melalui biro perjalanan (travel agent) karena
lebih murah dan nyaman.
dokumen perjalanan dinas adalah meliputi surat tugas, surat perintah perjalanan
pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui
dari airlines.
keadaan yang sebenarnya. Adapun cara-cara yang digunakan dalam penelitian ini
adalah:
1) Observasi
menangani perjalanan dinas. Dari metode observasi akan didapat data tentang
prosedur persiapannya.
2) Interview
face) kepada sekretaris. Pertanyaan interview meliputi hal – hal yang akan
lampiran 8.1.
3) Dokumentasi
maupun referensi yang berkaitan dengan obyek yang diteliti. Selain itu, data
Data yang diambil dalam penelitian ini adalah jenis data primer. “Data
primer yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber yang diamati dan dicatat
dilaksanakannya observasi. Data primer yang dimaksud adalah data – data yang
pimpinan, meliputi dokumen atau catatan perjalanan dinas, itinerary, dan jadwal
pengumpulannya oleh misalnya dari biro statistik, majalah, atau publik lainnya”.
(Marzuki, 2005:60)
Data sekunder berupa profil perusahaan, riwayat singkat perusahaan, visi dan
analisis data secara deskriptif, yaitu mengumpulkan data yang berisi uraian,
analisis diskriptif, yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusun secara sistematis
dinas?
5. Bila anda mempersiapkan perjalanan dinas, dokumen apa saja yang perlu
disiapkan?
pimpinan?
10. Apakah perihal pemesanan tiket atau kamar hotel, dikonsultasikan kepada
pimpinan?
dilaksanakan?
12. Apakah perusahaan memiliki kerjasama khusus kepada travel agent atau
hotel?
IX. Daftar Pustaka
Angkasa.
ALFABETA
Profesional. PPM
14:00)
Offset.