PENGETAHUAN TENTANG HOTEL

A. INSIDE INFORMATION HOTEL

1. Manajemen Perhotelan

Pendidikan dan pengajaran Manajemen Perhotelan bertujuan menghasilkan

sumberdaya manusia (lulusan) dengan tingkat kemampuan Yang mempunyai spesifikasi
sebagai berikut:
1. Memahami dasar-dasar pengetahuan di bidang perhotelan, manajemen, dan
akuntansi dalam praktek bisnis perhotelan;
2. Mampu dan terampil mengelola administrasi manajemen hotel (pemasaran,
keuangan, operasi, dan sumberdaya manusia) dengan menggunakan sistem
informasi manajemen yang sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi;
3. Mampu dan terampil melaksanakan pencatatan transaksi keuangan
perhotelan sesuai dengan standar yang berlaku, terampil menyusun laporan
keuangan dan laporan informasi lain untuk membantu manajemen dalam
proses pengambilan keputusan di bidang perhotelan;
4. Mampu berkomunikasi secara profesional dan memiliki pribadi yang
unggul sebagai pendudkung profesionalismenya.
2. Konsep dan Definisi

a. Hotel
Hotel adalah suatu bidang usaha yang menggunakan suatu bangunan atau sebagian
banguna yang disediakan secara khusus, untuk setiap orang yang menginap, makan,
memperoleh pelayanan dan menggunakan fasilitas lainnya dengan pembayaran. Ciri
khusus dari hotel adalah mempunyai restoran yang dikelola langsung di bawah
manajemen hotel tersebut. Kelas hotel ditentukan oleh Dinas Pariwisata Daerah
(Diparda). Hotel Berbintang Suatu bidang usaha yang menggunakan suatu bangunan atau
sebagian banguna yang disediakan secara khusus, untuk setiap orang yang menginap,
makan, memperoleh pelayanan dan menggunakan fasilitas lainnya dengan pembayaran,
dan telah memenuhi persyaratan sebagai hotel berbintang seperti yang ditentukan oleh
Dinas Pariwisata Daerah (Diparda).
1. Persyaratan tersebut antara lain mencakup:
2. Persyaratan Fisik, seperti lokasi hotel, kondisi bangunan.
3. Bentuk pelayanan yang diberikan (service).
4. Kualifikasi tenaga kerja, seperti pendidikan, dan kesejahteraan karyawan.
5. Fasilitas olahraga dan rekreasi lainnya yang tersedia, seperti lapangan tenis,
kolam renang, dan diskotik.
6. Jumlah kamar yang tersedia.
Akomodasi Lainnya, suatu usaha yang menggunakan suatu bangunan atau sebagian
bangunan yang disedikan secara khusus, di mana setiap orang dapat menginap dengan
atau tanpa makan dan memperoleh pelayanan serta menggunakan fasilitas lainnya dengan
pembayaran. Akomodasi lainnya meliputi: hotel melati yaitu hotel yang belum memenuhi
persyaratan sebagai hotel berbintang seperti yang ditentukan oleh Diparda, penginapan
remaja, pondok wisata, dan jasa akomodasi lainnya.
a. Hotel Melati/ Losmen/ Penginapan, usaha penyediaan jasa
pelayanan penginapan umum yang dikelola secara komersial dengan
menggunakan sebagian atau seluruh bagian bangunan.
b. Penginapan Remaja, usaha penyediaan jasa pelayanan penginapan
yang ditujukan bagi remaja sebagai akomodasi dalam rangka
kegiatan pariwisata dengan tujuan untuk rekreasi, memperluas
pengetahuan/ pengalaman dan perjalanan.
c. Pondok Wisata, usaha penyediaan jasa pelayanan penginapan bagi
umum dengan pembayaran harian yang dilakukan secara individual
dengan menggunakan sebagian dari tempat tinggalnya.
d. Jasa Akomodasi Lainnya, usaha penyediaan jasa pelayanan
penginapan yang tidak termasuk pada hotel melati, penginapan
remaja dan pondok wisata misalnya wisma.
Tingkat Penghunian Kamar Hotel adalah banyaknya malam kamar yang dihuni
dibagi dengan banyaknya malam kamar yang tersedia dikalikan 100%. Tingkat
Penghunian Tempat Tidur adalah banyaknya malam tempat tidur yang dipakai dibagi
dengan banyaknya malam tempat tidur yang tersedia dikalikan 100%. Rata-rata Lama
Tamu Menginap adalah banyaknya malam tempat tidur yang dipakai dibagi dengan
banyaknya tamu yang menginap di akomodasi tersebut. Rata-rata lama tamu mennginap
ini dapat dibedakan antara tamu asing dan tamu dalam negeri.
a. Rata-rata Lama Tamu Asing Menginap, Banyaknya malam tempat tidur oleh
tamu asing dibagi dengan banyaknya tamu asing yang menginap.
b. Rata-rata Lama Tamu Dalam Negeri, Banyaknya malam tempat tidur oleh tamu
dalam negeri dibagi dengan banyaknya tamu dalam negeri yang menginap.
Perbandingan Tamu Asing dan Tamu Dalam Negeri adalah perbandingan antara
presentase tamu asing dari seluruh tamu dan presentase tamu dalam negeri dari
seluruh tamu.
Rata-rata Tamu Per Kamar (GPR) adalah perbandingan antara banyaknya malam
tamu atau malam tempat tidur dengan banyaknya malam kamar yang dihuni.
Penjelasan:
GPR = 1,43 berarti bahwa rata-rata kamar yang terjual dihuni oleh 1,43 orang.
Catatan :
1 malam kamar = 1 kamar x 1 malam
1 malam tempat tidur = 1 tempat tidur x 1 malam
1 malam tamu = 1 tamu x 1 malam.

Struktur Organisasi Hotel

a. General Manajer

b. Executive Ass. Manajer

Kedua bagian ini memiliki subordinat, antara lain:

a. Room Division, terdiri dari :

1. Housekeeping
2. Front Office
b. F & B Division, terdiri dari :

1. Food Production
2. Food and Beverage Service

c. Personnel

d. Accounting

e. Engineering

f. Marketing, terdiri dari :

1. Reservation
2. Convention
3. Purchasing

Sedangkan masing-masing bagian dapat dijabarkan sbb :

A. Kantor Depan, dengan fungsi :

1. Pelayanan Pemesanan Kamar (reservation service)

2. Pelayanan Penanganan Barang-barang tamu (porter/bell captain/desk service)
3. Pelayanan Informasi (Information service)
4. Pelayanan Check-in dan Check-out Tamu (reception atau Front Office)
5. Kasir Kantor Depan

B. House Keeping, dengan fungsi sbb :

Bagian Kamar Tamu (Room Supervisor) yang dibantu oleh room boy
Tanggung Jawab : Menjaga dan/atau kebersihan, kerapihan dan kelengkapan kamar-
kamar tamu

Staf-staf Pembantu :
 Room Boy : Bertugas melaksanakan pembersihan, merapikan dan melengkapi
kebutuhan tamu di kamar (seperti sabun mandi, handuk, dan keperluan-keperluan lain)
Room Supervisor : Bertugas melaksanakan pengawasan terhadap proses pekerjaan yang
dilaksanakan oleh Roomboy

Bagian Ruangan Tamu (Public Area Supervisor) yang dibantu oleh Houseman
Tanggung Jawab : menjaga dan atau memeliharakebersihan, kerapian dan kelengkapan
kebutuhan ruangan umum

Staf-staf Pembantu :

Houseman : Bertugas melaksanakan pembersihan, merapikan dan melengkapi

kebutuhan ruangan umum.

Room Supervisor : Bertugas melaksanakan pengawasan terhdap proses pekerjaan

yang dilaksanakan oleh Houseman

Bagian Linan (Linen Section)

Tanggung Jawab : bagian yang bertanggung jawab atas penyimpanan, penyediaan,

kelengkapan, kebersihan dan kerapihan seluruh jenis-jenis linan yang dibutuhkan untuk
keperluan operasional Hotel; selain itu, bagian ini juga memberikan masukan-masukan
ataupun saran-saran tentang kualitas jenis linan yang akan dibeli.

Staf-staf Pembantu :

Executive Housekeeper : memiliki tanggung jawab atas kelengkapan dan kebersihan

jenis-jenis linan yang digunkan oleh hotel, yaitu linan yang dipergunakan di kamar tidur,
kamar mandi, dan restoran.

Bagian Binatu (Loundry Supervisor), yang dibantu oleh washer attd

Tanggung Jawab : Melaksanakan pemeliharaan seluruh jenis linan yang dipergunakan
oleh operasional hotel. Pemeliharaan tersebut dilakukan dengan cara pencucian,
pengeringan, dan pelipatan sehingga siap untuk dipergunakan; juga bagian ini menerima
pekerjaan cucian tamu (valet) dan juga pencucian pakaian.seragam karyawan hotel.

C. Makanan dan Minuman (Food and Beverage)

Bagian Produksi :

Pengendalian Produksi Makanan : Perkiraan Produksi, Putaran Menu, Record Penjualan

Makanan, Standard hasil Pengolahan, Standard Resep Makanan, Standard Ukuran Porsi
Makanan
Pengendalian Produksi Minuman : Perkiraan Produksi, Record Penjualan Minuman,
Standard Hasil Pengolahan Minuman, Standard Resep Minuman, Standar Ukuran Porsi
Minuman
Pengendalian Biaya Makanan dan Minuman: Analisis Pendapatan dan Pengeluaran,
Penetapan Harga, Pencegahan terhadap bahan yang terbuang, Pencegahan Kecurangan,
Manajemen Informasi

D. Bagian Pemasaran

Yaitu : berfungsi memuaskan kebutuhan, keinginan dan tujuan-tujuan tamu;

melakukan pemasaran berkelanjutan; melakukan langkah-langkah pemasaran yang
berurutan; melakukan kerja sama dengan usaha-usaha yang ada di dalam usaha
pariwisata; melakukan riset pemasaran; kegiatan pemasaran merupkan upaya seluruh unit
yang ada dalam hotel ini. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemasaran (yang harus
diketahui bagian ini)

1. Prinsip-prinsip Awal Pemasaran

2. Lingkungan Pemasaran Hotel
3. Konsep Pemasaran
4. Peningkatan Penjualan
 5. Proses Manajemen Promosi

E. Bagian Personalia

Mengorganisasi seluruh data – data mengenai pekerja – pekerja yang ada di hotel ini

F. Bagian Akuntansi

Yaitu berfungsi : melakukan pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran, dan penyajian

hasil transaksi-transaksi

G. Bagian Pembelian

Bagian ini memiliki kewajiban untuk melakukan pembelian bahan/barang yang

diperlukan untuk operasionalisasi pelayanan hotel ini.

a. Problem and Requirement Catalogue

b. Hubungan Sistem dan Entitas Luar
c. Tamu
d. Pemesanan kamar R
e. Tanda terima S
f. Penggunaan Fasilitas R
g. Supplier
h. Pesanan S
i. Faktur R
j. Perusahaan
k. Kontrak kerjasama R
l. Detail kontrak S
m. Bank
n. Request pembayaran S
o. Pembayaran R
p. Context Diagram :
1. Proses Pemesanan kamar

Proses pemesanan kamar

- Terima request pesanan kamar

- Buat Pemesanan kamar baru

- Ubah pesanan

- Pembatalan pesanan

2. Proses Penggunaan Fasililas

Proses penggunaan fasilitas

-Pemesanan fasilitas

- Pembatalan pemesanan fasilitas

3. Proses Pembayaran

Proses Pembayaran

- Cek Data Pemesanan

- Pembayaran tunai

- Pembayaran kartu kredit

4. Proses Kerjasama

Proses Kerjasama dgn perusahaan

- Terima data perusahaan

- Pengesahan kontrak
- Ubah kontrak

- Pembatalan kontrak

- Cek detail kontrak

- Hapus kontrak

B. OUTSIDE INFORMATION

1. Melakukan Promosi dan Kerjasama Terhadap Agen Travel

Promosi merupakan salah satu bagian dari bauran pemasaran pariwisata sehingga
dalam kegiatan pariwisata promosi tidak bisa berjalan sendiri dan terpisah dari indikator-
indikator bauran pemasaran pariwisata yang lainnya. Secara keseluruhan bauran promosi
pariwisata mencakup :
a. Produk (product),
b. Harga (price),
c. Promosi (promotion),
d. Sistem distibusi (place),
e. Kkerjasama (partnership),
f. Pengemasan paket wisata (packaging),
g. Program kegiatan wisata (programming),
h. Penampilan objek subjek pariwisata (performance),
i. Sumber daya manusia (people).
Seluruh indikator bauran pemasaran pariwisata tersebut harus bersinergi dalam
kegiatan pariwisata agar memperoleh hasil pemasaran pariwisata yang optimal. Dengan
promosi sebuah hotel dapat memperkenalkan hotel nya pada masyarakat, dengan tujuan
agar hotel yang dikelola dapat pelanggan yang cukup banyak, tapi itu saja tidak cukup
sebuah hotel juga harus sering membuat sebuah event sebagai salah satu daya tarik para
tamu, karena kita sama – sama tahu sebuah acara dapat memiliki daya tarik, namun itu
saja tidak cukup seperti yang sudah saya tulis diatas hotel juga harus memberikan
discount pada para tamunya.
 Layanan yang prima merupakan salah satu strategi dalam memberikan kepuasan
pada pelanggan karena kepuasan pelanggan merupakan hal yang penting dalam
persaingan bisnis. Banyak perusahaan berusaha meningkatkan kualitas layanannya untuk
memenuhi harapan dan kepuasan para pelanggannya. Kualitas layanan sangat terkait erat
dengan service performance (kemampuan seseorang dalam memberikan layanan). Oleh
karena itu, perusahaan memerlukan sumber daya manusia yang terdidik agar mampu
merealisasikan segala sesuatu yang berkenaan dengan service performance
Para tamu melakukan perjalanan untuk keperluan bisnis maupun berlibur dan
mereka bisa memperoleh manfaat dari akses nirkabel berkecepatan tinggi yang aman di
dalam area hotel untuk mengakses berbagai layanan seperti e-Mail, percakapan suara,
data dan percakapan video, selain fax, telepon dan berbagai aplikasi korporat seperti
Customer Relationship Management (CRM) dan Enterprise Resources Planning (ERP).
Dengan solusi ini, layanan online eksternal bisa diperbaiki dan dapat digunakan
untuk mengelola hubungan dengan konsumen melalui contact centers. Dengan solusi
CRM ini, jaringan hotel dan resort dapat mengintegrasikan kemampuan penjualan,
pemasaran, dan pelayanan untuk memastikan pengalaman pelanggan yang memuaskan
melalui berbagai aplikasi- in person, telepon, web, chat, fax, dan e-Mail.

2. Memilih Travel Agent yang Baik

Jika Anda akan bepergian dengan menggunakan jasa agen perjalanan atau travel,
pastikan bahwa agen yang dipilih merupakan yang terbaik.karena industri travel yang
berkembang pesat tidak hanya membuat usaha di bidang itu sangat kompetitif tetapi juga
melahirkan agen-agen nakal yang tega menipu konsumen, entah janji tidak sesuai
kenyataan atau uang Anda dibawa kabur. Jika salah pilih, niat Anda semula untuk
menghemat waktu, uang, dan bebas frustrasi dengan menggunakan jasa agen malah akan
berbuah sebaliknya.
Lalu bagaimana caranya agar Anda dapat menemukan agen yang baik, kompeten,
dan profesional? Pilihlah agen perjalanan seperti memilih dokter atau lawyer untuk
keperluan Anda. Dapatkan nasihat teman dan kerabat yang menggunakan agen perjalanan
yang mereka percaya. Karena jenis pilihan perjalanan (seperti perjalanan keluarga,
berkelompok/grup, petualangan, ekoturisme) merupakan keputusan personal yang
mencerminkan hasrat dan gaya hidup, Anda mungkin harus mengunjungi atau menelepon
sejumlah agen perjalanan untuk menemukan satu yang terbaik yang sesuai dengan
kebutuhan Anda. Saat berkunjung ke kantor agen, pertimbangkan segala sesuatu mulai
dari tampilan kantor sampai dengan cara mereka mendengar serta menjawab pertanyaan
Anda. Agen yang baik akan berusaha membangun hubungan jangka panjang dengan
klien, tidak semata mengejar sebuah transaksi di depan mata. Pastikan Anda mendapat
informasi yang jelas tentang agen tersebut, dapatkan profil usahanya, serta jenis jasa
layanan yang tersedia.
Apa faktor menentukan dalam memilih agen? Selain kesan awal tentang kantor,
cara mereka menanggapi kebutuhan Anda, pastikan bahwa agen yang Anda pilih punya
jaringan kuat dengan industri pariwisata pada umumnya seperti dengan asosiasi agen
perjalanan, maskapai penerbangan, jaringan hotel, kereta api, kapal pesiar, tur operator,
atau perusahan rental mobil. Agen yang berjaringan luas mencerminkan agen tersebut
kredibel. Dengan dukungan jaringan yang dimilikinya agen pun dapat menawarkan
banyak pilihan serta informasi harga untuk Anda. Industri travel bertumbuh kompetitif.
Agen perjalanan biasanya meningkatkan kualitas serta jenis layanan yang mereka
tawarkan.
Tanyakan apa layanan spesial yang mereka tawarkan untuk Anda. Agen perjalanan
dapat mengatur semua jenis perjalanan domestik ataupun internasional, dari hotel dan
resor sampai tiket pesawat maupun transportasi darat, termasuk kebutuhan untuk rental
kendaraan atau paket tur. Mereka juga menyediakan bantuan untuk aplikasi asuransi
perjalanan, paspor dan visa, berbagai macam prosedur serta keperluan lain bagi para turis
asing.
Banyak agen perjalanan yang punya layanan bebas pulsa, ruang pertemuan, insentif
perjalanan dan lain-lain. Jika Anda masih ragu dengan agen yang hendak pilih, tanyakan
tentang latar belakang profesional agen tersebut. Agen berpengalaman dan profesional
biasanya telah mengikuti berbagai pelatihan seperti pelatihan manajemen bisnis,
pelatihan travel dan turisme atau geografi, serta memiliki sertifikat yang menunjukkan
adanya penghargaan atau apresiasi dari lembaga-lembaga profesi. Tentu saja penting
bersikap hati-hati tetapi tidak perlu terlampau kuatir. Di luar sana ada banyak agen
perjalanan yang baik.
 Hotel ini melakukan kerja sama terhadap perusahaan travel, yaitu dimana orang –
orang yang transit akan di inapkan di hotel ini.