Professional Documents
Culture Documents
BAB I
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
A. Pendahuluan
Deskripsi Singkat
Istilah Sistem Informasi Manajemen/SIM telah banyak didefinisikan oleh
para ahli manajemen dan komputer dengan cara pandang yang berbeda-beda.
Istilah tersebut telah dikenal sejak tahun 1960-an. Konsep Sistem Informasi
Manajemen saat itu berkembang seiring perkembangan fokus penggunaan
teknologi komputer.
Relevansi
Pembahasan pada bab ini sangat penting untuk dipahami mengingat sifat
bahasannya yang mendasar dan konseptual. Bahasan tentang Sistem, Informasi,
dan Manajemen dimaksudkan agar mahasiswa mampu memahami secara baik
istilah SIM sehingga dapat memberikan kesadaran bahwa penerapan SIM untuk
tujuan utama menghasilkan informasi dalam mendukung pengambilan keputusan
manajemen.
Kompetensi Dasar
Mahasiswa dapat menjelaskan pengertian Sistem Informasi Manajemen.
B. Penyajian
1. Definisi Sistem Informasi Manajemen
Istilah Sistem Infomasi Manajemen sebenarya terdiri atas tiga kata kunci,
yaitu sistem, informasi, dan manajemen. Sebagaimana telah disinggung di atas,
cara yang lebih baik untuk memberikan definisi Sistem Infomasi Manajemen
adalah dimulai dengan memahami istilah sistem, informasi, dan manajemen.
Seanjutnya, berdasarkan pemahaman yang diperoleh dapat digunakan untuk
memberikan definisi tentang Sistem Infomasi Manajemen, yaitu menggabungkan
ketiga kata kunci tersebut.
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
Unit Penyimpan
Dalam gambar tersebut, input adalah data yang akan diolah oleh unit
pengolah, dan output adalah informasi sebagai hasil pengolahan data yang telah
diinputkan tersebut. Suatu unit penyimpan diperlukan sebagai alat simpanan data,
pengolah, maupun informasi.
dari keseluruhan biaya yang harus dikeluarkan oleh organisasi. Namun demikian,
dalam organisasi tertentu (misal organisasi yang mempunyai bidang usaha
keuangan) biaya tersebut bisa mencapai hingga 50% dari total pengeluaran.
Biaya informasi meliputi komponen-komponen biaya yang harus
dikeluarkan, berupa:
a. Biaya perangkat keras
Biaya perangkat keras dapat meliputi biaya tetap (fixed cost) dan akan
meningkat untuk tingkat-tingkat mekanisasi yang lebih tinggi.
b. Biaya analisis, perancangan dan pelaksanaan sistem
Biaya analisis, perancangan dan pelaksanaan sistem dapat meliputi biaya
untuk perumusan suatu metodologi untuk prosedur-prosedur pengolahan data
secara keseluruhan dan persiapan pembuatan program aplikasi komputer.
c. Biaya tempat dan lingkungan
Biaya tempat dan lingkungan bersifat semi variabel.
d. Biaya perubahan
Biaya perubahan dapat meliputi biaya yang diperlukan untuk setiap jenis
perubahan dari satu metode pengolahan data tertentu ke metode lain.
e. Biaya operasi
Biaya operasi merupakan biaya variabel yang antara lain meliputi gaji
pegawai, pemeliharaan fasilitas dari sistem perlengkapan barang-barang, dan
fasilitas bantuan.
yang tersedia, memang tidak perlu menaikkan jumlah produksi. Dalam kondisi
ekstrim seperti ini, maka keputusan yang diambil secara sembarangan akan
merugikan perusahaan. Jika saja keputusan diambil dengan menggunakan
informasi yang ada tentu saja tidak mengakibatkan kerugian.
Dalam contoh yang lain, jika upaya promosi mampu meningkatkan jumlah
omzet penjualan dalam jumlah yang signifikan, maka semestinya upaya tersebut
perlu dilanjutkan. Sebaliknya jika upaya promosi tidak dilanjutkan, ternyata
jumlah omzet penjualan mengalami penurunan yang tajam. Jika keputusan
diambil secara sembarangan dan justru menurunkan upaya promosi, maka
perusahaan jelas mengalami kerugian.
Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Terdapat 10
(sepuluh) sifat yang dapat menentukan nilai informasi (Sutanta,2003), yaitu:
a. Kemudahan dalam memperoleh
Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila dapat diperoleh secara
mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai
jika sulit diperoleh.
Informasi dapat diperoleh dengan mudah jika sistem dilengkapi oleh basis
data dan bagian pengolah yang mampu mengolah data dengan baik untuk
memenuhi segala kebutuhan informasi secara mudah.
b. Sifat luas dan kelengkapannya
Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila mempunyai lingkup/
cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi
tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik. Sifat luas dan
lengkap tersebut memerlukan dukungan basis data yang cukup lengkap dan
terstruktur dengan baik.
c. Ketelitian (accuracy)
Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila mempunyai ketelitian
yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena
akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan. Informasi yang akurat
dapat diperoleh jika basis data yang tersedia sebagai sumber informasi
memuat data yang valid, baik tipe, bentuk, maupun format datanya. Hal ini
memerlukan adanya proses validasi setiap data yang di-input-kan ke dalam
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
basis data. Proses validasi perlu dilakukan sejak pertama kali data diinputkan,
sehingga basis data terhindar dan data yang tidak benar. Data yang salah akan
menghasilkan informasi hasil olahan yang salah pula. Dalam sistem informasi,
saiipah data akan menghasilkan sampah pula (garbage in garbage out).
d. Kecocokan dengan pengguna (relevance)
Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila sesuai dengan kebutuhan
penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak
sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan
untuk pengambilan keputusan.
e. Ketepatan waktu
Informasi mempunyai nilai yang lebih tinggi apabila dapat diterima oleh
pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak
bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada
saat pengambilan keputusan. Informasi tepat waktu dapat diperoleh jika ada
dukungan sistem informasi yang mampu mengolah data secara cepat.
Penggunaan sistem komputer dalam sistem informasi akan memberikan
dukungan yang sangat berarti untuk memperoleh data tepat waktu, karena
komputer mampu mengolah data dengan kecepatan yang sangat tinggi.
f. Kejelasan (clarity)
Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi.
Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
Dibandingkan dengan bentuk teks atau deskriptif, informasi dalam bentuk
tabel atau grafik banyak menjadi pilihan, karena dapat dibaca dan dipahami
dengan lebih mudah. Hal ini memerlukan analisis kebutuhan bentuk dan
format informasi yang diperlukan, sehingga dapat digunakan sebagai dasar
perancangan output yang tepat. Penggunaan sistem komputer akan membantu
memenuhi kebutuhan tersebut.
g. Fleksibilitas/keluwesan-nya
Nilai informasi semakin sempuma apabila memiliki fleksibilitas tinggi.
Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pemimpin pada saat
pengambilan keputusan. Fleksibilitas informasi berhubungan dengan bentuk
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
10
11
1.3 Manajemen
Secara umum manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses
merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan,
mengkoordinasikan, mengawasi, dan melaporkan kegiatan masing-masing unit
organisasi agar keseluruhan tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan
efisien.
Manajemen juga berarti sebagai kelompok pemimpin dalam organisasi.
Manajemen (management) adalah pekerjaan yang dikerjakan oleh manajer
(manager). Disebutkan bahwa pekerjaan manajer bersifat manajerial, di samping
itu manajer juga dapat diartikan sebagai pemimpin. Dengan demikian, untuk
mencapai tujuannya tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat
dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.
Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber
daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat
dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-
orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumber daya yang tersedia dalam
manajemen meliputi manusia, material, mesin, dan modal. Konsep sumber daya
manajemen ini akan menjadi bertambah ketika pembahasan difokuskan pada
Sistem Informasi Manajemen. Dalam Sistem Informasi Manajemen, sumber daya
manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumber daya
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
12
13
14
pendefinisian tujuan serta fungsi sistem informasi tersebut. Proses fungsi pada
suatu sistem informasi dapat dilihat pada gambar 1.5. Adapun gambar 1.6
menunjukkan hubungan SIM dengan SI.
Sistem Informasi Manajemen adalah sistem informasi yang bertujuan
untuk mendukung kegiatan manajemen. Jadi fungsi dan tujuannya spesifik,
sedangkan sistem informasi tidak terkait langsung dengan satu objek tertentu.
15
16
Pembacaan data merupakan proses membaca data dan dokumen dasar yang
digunakan agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacan data dapat
dilakukan secara otomatis menggunakan alat bantu/mesin atau manual.
c. Pemeriksaan (verifying)
Pemeriksaan diperlukan untuk mencegah, mengecek kemungkinan terjadinya
kesalahan data yang dibaca dari dokumen dasar.
d. Perekaman (recording)
Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang telah dibaca dan
diverifikasi ke dalam alat penyimpanan data (memorj) yang digunakan. Dalam
sistem yang menggunakan komputer, perekaman data dilakukan ke dalam
memori sekunder (secondary memory) yang dapat berupa disk, hard disk, dan
lainnya.
e. Penggolongan (classifying)
Penggolongan data diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi
berdasarkan klasifikasi tertentu.
f. Pengurutan (sorting)
Operasi pengurutan merupakan operasi yang penting dan selalu digunakan
dalam pengolahan data. Data perlu diurutkan dengan tujuan untuk
mempermudah pembacaan, pemahaman, dan pencarian informasi yang
disajikan. Pengurutan data dapat dilakukan dalam dua kemungkinan kondisi,
yaitu urut naik (ascending) atau urut turun (descending). Pengurutan dapat
dilakukan secara eksternal maupun secara internal dalam fisik penyimpanan
data. Data dalam basis data pada sistem komputer dapat diurutkan berdasarkan
kriteria tertentu dengan melakukan pengindekan file basis data.
g. Peringkasan (sumarizing)
Peringkasan data dimaksudkan sebagai operasi untuk menghilangkan
kemunculan data secara berulang atau menyusun rekapitulasi dari sekumpulan
rincian data yang tersimpan sebagai basis data dalam memory.
h. Perhitungan (calculating)
Perhitungan dalam pengolahan data dapat melibatkan seluruh operasi
aritmatika.
i. Perbandingan (comparing)
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
17
Data sumber dalam basis data seringkali perlu dibandingkan dengan data yang
lain untuk mengetahui posisi atau kondisi data dalam sekumpulan data yang
direkam.
j. Pemindahan (transmitting)
Dalam suatu sistem jaringan komputer, data perlu dikirimkan dari satu
terminal ke terminal yang lain melalui media transmisi data untuk diproses
lebih lanjut.
k. Penampilan kembali (retrieving)
Informasi pada prinsipnya merupakan hasil penampilan kembali data yang
tersimpan pada media penyimpan dalam format tertentu yang ditetapkan
sebelumnya. Proses penampilan kembali data tersebut harus diusahakan agar
dapat dilakukan secara mudah dan cepat.
l. Penggandaan (reproduction)
Penyajian informasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu dikendalikan
agar informasi tersebut dapat dikirimkan kepada seluruh pemakai, sehingga
perlu ditetapkan jumlah eksemplar laporan yang harus dicetak. Cacah
eksemplar laporan yang harus disediakan, biasanya didasarkan pada jumlah
tembusan yang tercantum pada bagian bawah cetakan laporan.
m. Penyebarluasan (distribution)
Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi data atau
dikirim dalam bentuk hardcopy kepada setiap pemakai sesuai daftar tembusan
dalam laporan.
18
Dalam metode ini operasi pengolahan data dikerjakan secara manual dibantu
dengan mesin-mesin elektronik sederhana. Sebagai contoh adalah seorang
karyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin catat kolom (posting
machine).
c. Metode sistem warkat (punched-card equipment)
Dalam metode ini operasi pengolahan data dilakukan dengan sistern warkat.
Prinsip sistem warkat dapat dijelaskan sebagai berikut. Data mengenai suatu
obyek dicatat dalam suatu kartu dengan sandi lubang. Sejumlah kartu yang
mengandung sejumlah data-data tentang obyek yang sama digabung bersama
untuk membentuk suatu berkas/file. Metode ini banyak digunakan pada masa
awal ditemukannya sistem komputer pada tahun 1950-an dan sudah tidak
dipakai saat ini.
d. Metode elektronik komputer (electronic computer)
Dalam metode ini seluruh operasi pengolahan data dilakukan menggunakan
alat bantu elektronik yang disebut komputer. Beberapa hal yang perlu
dipertimbangkan dalam pemilihan metode pengolahan data yang tepat
menuntut seorang system analyst untuk mampu memahami persyaratan-
persyaratan pengolahan maupun kemampuan-kemampuan mencapai hasil dari
setiap metode yang dipilih. Persyaratan pemilihan metode pengolahan data
dapat ditentukan dengan mempertimbangan hal-hal sebagai berikut:
Volume unsur-unsur data yang dimuat
Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan
Batasan waktu pengolahan
Tuntutan perhitungan
C. Penutup
Dari uraian sebelumnya, Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan
sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-
sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara
bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan
fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian
mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi
Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software
http://www.foxitsoftware.com For evaluation only.
19
sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai
nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa
mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi,
dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi
tersebut guna mencapai tujuan.
Pertanyaan
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem, informasi, dan manajemen.
2. Sebutkan dan jelaskan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap suatu
informasi.
3. Apa yang dimaksud dengan nilai informasi?
4. Jelaskan perbedaan antara SIM dan SI.
5. Sebutkan dan gambarkan tingkatan manajemen pada suatu organisasi.