PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA

DALAM TATA NASKAH DINAS:

SURAT DINAS

Drs. Mustakim, M.Hum.

Pusat Bahasa, Departemen Pendidikan Nasional
mustakim@indo.net.id
 BAHASA INDONESIA
YANG BAIK DAN BENAR
 Ragam Bahasa
Resmi
 Lisan
Tidak Resmi

Ragam
Bahasa
Resmi
 Tulis
Tidak Resmi
 Bahasa Indonesia
yang Baik dan Benar
Bahasa yang baik adalah yang sesuai
dengan situasi komunikasi

Bahasa yang benar adalah yang sesuai

dengan kaidah bahasa

Bahasa yang baik dan benar adalah yang

sesuai dengan situasi dan sekaligus sesuai
pula dengan kaidah
Kaidah Bahasa

1. Tata Tulis (Ejaan)

2. Tata Bentukan Kata
3. Tata Kalimat
4. Tata Paragraf
EJAAN BAHASA INDONESIA
Ejaan (EYD) adalah kaidah bahasa yang
mengatur penulisan huruf, penulisan kata,
dan penggunaan tanda baca.

Misalnya, penempatan tanda baca pada

kalimat berikut akan mempengaruhi
informasi yang disampaikan.
Menurut kabar burung Pak Amat mati
Penulisan Huruf
1. Huruf Miring
a. Untuk menuliskan judul buku, nama
majalah, dan nama surat kabar yang
dikutip di dalam teks;
b. Untuk menuliskan huruf, kata, atau
istilah yang dikhususkan/ditegaskan;
c. Untuk menuliskan kata atau istilah
asing, termasuk istilah ilmiah, dan
kata atau istilah dari bahasa daerah.
2. Huruf Kapital

Huruf kapital seluruhnya digunakan untuk

menuliskan
a. judul utama,
b. judul bab,
c. judul kata pengantar, daftar isi, dan
daftar pustaka.
Huruf Kapital Awal Kata
Huruf kapital pada setiap awal kata
digunakan untuk menuliskan
a. judul-judul subbab,
b. nama Tuhan, nabi, agama, dan kitab suci,
c. nama diri,
d. nama tahun, bulan, dan hari,
e. nama gelar, jabatan, dan pangkat,
f. nama-nama geografi dan sapaan.
 Penulisan Kata
1. Penulisan Gabungan Kata
a. Gabungan kata ditulis serangkai jika mendapat
awalan dan akhiran sekaligus atau salah satu
unsurnya berupa unsur terikat.
b. Gabungan kata ditulis terpisah jika tidak
berimbuhan atau hanya mendapat imbuhan
awalan/akhiran.
2. Penulisan Bentuk di, per, dan pun
3. Penulisan Bentuk Ulang
Bentuk ulang ditulis ulang dengan menggunakan
tanda hubung.
Penulisan Unsur Serapan
1. Penerjemahan
shophouse --- ruko (rumah toko)
industrial estate --- kawasan industri
balanced budget --- anggaran
berimbang
2. Penyesuaian ejaan
energy --- energi
standardization --- standardisasi
3. Penerjemahan dan Penyerapan
subdivision --- subbagian
inflation rate --- laju inflasi
Penulisan Singkatan
Singkatan ialah kependekan yang berupa huruf atau
gabungan huruf, baik yang dilafalkan huruf demi huruf
maupun dilafalkan sesuai dengan bentuk lengkapnya.
Misalnya:
a. LHP [el-ha-pe] b. sdr. [saudara]
PT [pe-te] dst. [dan seterusnya]
BPK [be-pe-ka] dsb.[dan sebagainya]

c. a.n. [atas nama], bukan a/n

u.p.[untuk perhatian], bukan u/p
d.a. [dengan alamat], bukan d/a
s.d. [sampai dengan], bukan s/d
Penulisan Akronim
Akronim ialah kependekan yang berupa gabungan huruf
awal, suku kata, atau huruf awal dan suku kata yang ditulis
dan dilafalkan seperti kata biasa.
Misalnya:
a. raker b. SIM
rapim FISIP
taplus IKIP

b. Bappenas
Depdiknas
Kadin
TATA BENTUK KATA
MENSUKSESKAN
SUKSES
MENYUKSESKAN
MEMARKIR
PARKIR
MEMPARKIR
MENARGETKAN
TARGET
MENTARGETKAN
MENGKAITKAN
KAIT
MENGAITKAN
 MENSTABILKAN
STABIL
MENYETABILKAN
MEMPROGRAM
PROGRAM
MEMROGRAM
MENTRANSFER
TRANSFER
MENRANSFER
MENGKREDIT
KREDIT
MENGERIDIT
MENTERAPKAN/MENGETRAPKAN/
MENERAPKAN

MENGUATIRKAN/MENGAWATIRKAN/
MENGKHAWATIRKAN

MENTRAMPILKAN/MENERAMPILKAN/MENRAMPILKAN

MENGESAMPINGKAN/MENGENYAMPINGKAN/
MENSAMPINGKAN

MENTERJEMAHKAN/MENERJEMAHKAN

MENCOLOK/MENYOLOK

MENSUCIKAN DIRI/MENYUCIKAN DIRI

MENGONSUMSI/MENGKONSUMSI

MENGECAT/MENCAT

MEMPOSKAN/MENGEPOSKAN

MENGEPEL/MEMPEL
Pengertian Kalimat

Penanda

Kalimat Informasi

Struktur
Penanda
Kalimat (dalam ragam tulis)
diawali dengan huruf kapital dan
diakhiri dengan tanda titik, tanda
tanya, atau tanda seru.

Informasi
Kalimat merupakan rangkaian
kata yang mengandung informasi
relatif lengkap
Contoh Kasus
1. Surat tugas itu sudah ditandatangani.
2. Surat tugas yang sudah ditandatangani
itu.

Catatan:
Rangkaian kata (1) sudah merupakan
kalimat karena informasinya sudah
lengkap, sedangkan (2) belum menjadi
kalimat karena informasinya belum
lengkap.
 Struktur

Kalimat sekurang-kurangnya mengandung

dua unsur, yaitu subjek dan predikat.
Namun, jika predikatnya berupa kata kerja
transitif, sebuah kalimat--selain
memerlukan unsur subjek dan predikat--
juga memerlukan unsur lain, yaitu objek.
Misalnya:
PT Sekar Ayu memproduksi jamu Cap
Kelinci.
Unsur-Unsur Kalimat

S P Pel

K
 Contoh Kasus
1. Dalam bab ini akan membahas metode pengumpulan data.
2. Pembangunan itu untuk menyejahterakan masyarakat.

Kalimat (1) tidak lengkap karena tidak ada subjeknya,

sedangkan (2) tidak ada predikatnya. Perhatikan
perbaikannya di bawah ini.

1a. Bab ini akan membahas metode pengumpulan data.

1b. Dalam bab ini akan dibahas metode pengumpulan data.
2a. Pembangunan itu bertujuan menyejahterakan masyarakat.
 KRITERIA SURAT YANG BAIK
1. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik
serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan
yang berlaku dalam penyusunan surat.
2. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak
terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-
tele dapat menjemukan pembacanya.
3. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan
komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai
dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis.
4. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan
sopan.
5. Surat sebaiknya bersih dan rapi.
 BAHASA SURAT
1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah
dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan
bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar
dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai
dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.
2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang
disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun
dinyatakan secara tegas atau eksplisit.
3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang
digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan
yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau
berbasa-basi.
4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami
dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada
pikiran pembacanya.
 BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. Kepala surat/kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal/Pokok surat
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Paragraf pembuka
9. Paragraf isi
10. Paragraf penutup
11. Salam penutup
12. Tanda tangan
13. Nama jelas
14. Nama jabatan
15. Tembusan
16. Inisial
 Kepala Surat/Kop Surat

Kepala surat berfungsi untuk memberikan

informasi kepada penerima surat mengenai
nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan
keterangan lain yang berkaitan dengan
instansi pengirim surat. Di samping itu, kepala
surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana
untuk memperkenalkan atau mempromosikan
instansi pengirim surat.
 Contoh Kepala Surat

DEPARTEMEN KESEHATAN
DIREKTORAT JENDERAL
BINA KEFARMASIAN DAN ALAT KESEHATAN
Jalan H.R. Rasuna Said BlokX/5, Kavling No. 4—9, Jakarta 12950
Telepon (021) 5201590 (Hunting), Faksimile (021) 52964838, Tromol Pos 203
 Tanggal Surat
1. Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.
2. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima
surat tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh yang tidak tepat:

Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007
Bandung, 31-04-2007
24 Des '06
Jakarta, 27 Dec 2007
Contoh yang tepat:
25 Juni 2007
31 April 2007
24 Desember 2006
27 Desember 2007
 Nomor Surat
1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan
dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali
jika sewaktu-waktu diperlukan.
2. Nomor surat juga berfungsi sebagai
a. alat petunjuk bagi petugas arsip;
b. alat untuk mengetahui unit asal surat;
c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat
pada periode tertentu;
d. alat referensi.
3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun
tanda titik dan tanda hubung.
Misalnya:
Nomor: 3546/F8/C.11/2007
bukan
Nomor: 3546/F8/C.11/2007,-
Nomor: KMP/5/1457 .
 Lampiran
Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada
penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan
bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak
ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu
dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) set
Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu set
 Hal Surat
Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk
memberitahukan kepada penerima surat tentang
pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar
efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu
panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi
surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas
tanggal 5 Juli 2007
Contoh penulisan yang tepat:
Hal: Undangan
 Alamat yang Dituju
Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak
yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan
hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jl. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA
Contoh penulisan yang tepat:
Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
 Salam Pembuka
Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat
kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda
surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan
sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang
akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam
pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan
margin kiri.

Misalnya:
Dengan hormat,
Bapak ... yang terhormat,
Salam sejahtera,
Asalamualaikum w.w.,
 Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang
berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan
utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf
pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca
dengan pokok masalah yang disampaikan.
Misalnya:
(1) Sehubungan dengan surat Saudara No.
005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, kami beri
tahukan hal-hal berikut.
(2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....
(3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni
2006, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan
dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....
 Contoh yang Tidak Tepat
1. Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas,
dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:
2. Menjawab surat Saudara Nomor ….

Pilihan yang tepat

1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …,
dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.
2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor …
tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai
berikut.
 Paragraf Isi
Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari
sebuah surat. Pada paragraf ini penulis
mengemukakan pokok persoalan yang ingin
disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan
memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang
positif sesuai dengan harapan penulis surat.
Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya
mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika
ada dua masalah atau lebih, masing-masing
hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang
berbeda.
 Paragraf Penutup
Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat.
Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan
sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya
mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.

Misalnya:
(1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan
terima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
 Contoh yang Tidak Tepat
(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima
kasih.
(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
(3) Demikian harap maklum, dan atas
perhatian dan kerja samanya,
diucapkan terima kasih.
(4) Harap maklum adanya.
 Salam Penutup
Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah,
tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan
pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai
ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang
bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.

Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,
 Tanda Tangan
Tanda tangan merupakan pelengkap surat
dinas yang bersifat wajib karena sebuah
surat belum dapat dianggap sah jika
belum ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang. Untuk surat-surat dinas di
Indonesia, tanda tangan penulis surat
lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau
stempel instansinya sebagai penanda
keresmian.
 Nama, Jabatan, dan NIP
Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda
tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan
surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital
seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit
tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat
pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.

Misalnya:
(Tanda tangan)
Drs. Hasibuan, M.Si.
NIP 010345687
atau:
(Tanda tangan)
Dr. Awaluddin, M.Hum.
Kepala
 Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama
juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang
bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu
dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu,
pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu,
nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.

Misalnya:
Tembusan:
1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah
2. Kepala Biro Organisasi
3. Kepala Biro Keuangan
Contoh yang tidak tepat:
Tembusan
1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi
3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan
4. Arsip.
 Inisial
Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa
singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan
pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk
mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat
sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—
pimpinan dengan mudah dapat mengecek dan
mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk
diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di pojok kiri
bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang
bersangkutan ada tembusannya).
Misalnya:
AM/ra
Terima kasih

Wasalam