A.

Pengertian Analisis Jabatan

Menurut Daniel C. Feldeman & Hugh J. Arnold (dalam Moekijat, 1998:24)

Analisis jabatan dapat dirumuskan sebagai suatu proses penentuan melalui

pengamatan, penyelidikan, dan pelaporan informasi yang tepat yang berhubungan

dengan hakikat dari suatu jabatan tertentu. Analisis jabatan adalah penentuan tugas-

tugas yang meliputi jabatan dan penentuan kecakapan pengetahuan, kemampuan, dan

tangggung jawab yang diperlukan karyawan untuk pelaksanaan pekerjaan yang

sukses dan yang membedakan jabatan tersebut dengan semua jabatan lainnya.

Pendapat yang serupa juga diungkapkan oleh A.S. Munandar (2001:50) yang

mengatakan bahwa Analisis jabatan merupakan suatu proses kajian sistematis tentang

kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam suatu jabatan, mencakup tugas-tugas dan

tanggung jawab untuk dapat menentukan pengetahuan, keterampilan, kemampuan,

dan ciri-ciri kepribadian lain yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut

dengan baik.

Milkovich & Newman (dalam Robins, 1993:257) mendefinisikan analisis

jabatan sebagai proses pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai

informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan dan asal usul dari

suatu jabatan tertentu. Analisis pekerjaan adalah suatu proses dimana pertimbangan

dibuat dalam mengumpulkan data-data sehubungan dengan pekerjaan tersebut serta

merupakan suatu proses untuk menetapkan dan melakukan dokumentasi terhadap

hubungan pekerjaan terhadap prosedur karyawan seperti training, seleksi, kompensasi

dan penilaian kinerja.

 Sedangkan Hadari Nawawi (2005:104) merumuskan bahwa analisis

pekerjaan/jabatan adalah proses menghimpun berbagai informasi yang berhubungan

dengan pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya. Dengan kata lain,

analisis jabatan pada dasarnya bermaksud untuk menjawab pertanyaan apa yang

harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa harus dikerjakan seperti

itu (Hadari Nawawi, 2004:105). Hal ini senada dengan Sugih Arto

Pujangkoro (2004:4) yang menyatakan bahwa analisa jabatan merupakan suatu

kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan

atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis

dan teratur, yaitu : apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut; apa wewenang

dan tanggung jawabnya; mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan; bagaimana

cara melakukannya; alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan

pekerjaannya; besarnya upah dan lamanya jam bekerja; pendidikan, pengalaman dan

latihan yang dibutuhkan; serta keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan

untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Sementara itu Marihot Manullang (2006 : 39) menguraikan bahwa analisa

jabatan merupakan proses membuat uraian pekerjaan sedemikian rupa sehingga

diperoleh keterangan-keterangan untuk menilai jabatan guna suatu keperluan. Analisa

jabatan merupakan prosedur untuk menentukan tugas dan tuntutan keterampilan dari

suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan di jabatan tersebut

(Gary Dessler, 1997 : 90).

 Dari beberapa definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa analisis

jabatan merupakan suatu proses pengumpulan, pencatatan informasi secara sistematik

mengenai segala tugas, wewenang, tanggung jawab serta kualifikasi (keahlian,

pengetahuan, keterampilan, kemampuan, serta sifat-sifat individu lainnya) yang

diperlukan dalam suatu jabatan.

B. Kegunaan Analisis Jabatan

Menurut Hadari Nawawi (2005:110-112) kegunaan dari analisis jabatan

meliputi :

1. Perencanaan dan Pengadaan Tenaga Kerja

Memperhitungkan tenaga kerja yang ada dalam hal kualitas dan kuantitasnya,

sehingga dapat diketahui kurangnya tenaga kerja dari informasi yang ada dan

dapat direncanakan pengadaan tenaga kerja menurut kualifikasi pekerjaan atau

jabatan yang kosong atau perlu diisi.

2. Rekrutmen dan Seleksi Tenaga Kerja

Informasi dalam deskripsi dan spesifikasi pekerjaan dapat dipergunakan untuk

pengadaan tenaga kerja melalui kegiatan rekrutmen dan seleksi, diantaranya

untuk memilih metode dan instrumen yang akan digunakan sehingga informasi

tersebut dapat digunakan untuk menyusun staf atau menempatkan para pekerja,

baik yang baru maupun yang lama.

3. Orientasi dan Pelatihan

 Untuk para pekerja baru, termasuk juga bagi yang dipromosikan ke jabatan

yang lebih tinggi atau dipindahkan pada jenjang yang sama, informasi di dalam

deskripsi pekerjaan sangat penting artinya untuk mengenali dan memahami tugas-

tugas barunya serta untuk memudahkan setiap tenaga kerja dalam memahami

tugas-tugasnya, kapanpun diperlukan.

4. Pengembangan Karier khususnya promosi dan pemindahan

Informasi tentang pekerjaan di dalam deskripsi dan spesifikasi jabatan dapat

dipergunakan sebagai kegiatan manajemen SDM, yang dapat diharapkan dari para

pekerja untuk meningkatkan keterampilannya masing-masing sesuai dengan

karier yang diinginkannya di masa depan.

5. Pengaturan Kompensasi

Informasi di dalam deskripsi pekerjaan atau jabatan dapat dipergunakan untuk

melakukan evaluasi pekerjaan, untuk menentukan beban dan volume kerjanya,

wewenang dan tanggung jawabnya, dalam rangka menyusun struktur pengupahan

yang kompetitif. Selanjutnya sebagai bahan banding terhadap prestasi yang

dicapai para pekerja, informasi tersebut dapat digunakan juga dalam menyusun

program pemberian ganjaran di luar upah tetap, secara wajar dan adil.

6. Penilaian Karya

Untuk mengetahui keberhasilan atau kegahalan pekerja setelah melaksanakan

pekerjaannya selama jangka waktu tertentu, maka penilaian karya membutuhkan

tolak ukur sebagai pembanding, untuk menetapkan tingkat efektifitas dan efisiensi
 pelaksanaan pekerjaan oleh para pekerja yang kemudian dapat digunakan untuk

menetapkan keberhasilan atau kegagalannya dalam bekerja.

7. Konseling

Informasi dari hasil analisis jabatan atau pekerjaan dapat digunakan oleh para

manajer, supervisor dan petugas manajemen SDM, dalam kegiatan memberikan

bimbingan dan penyuluhan bagi pekerja yang membutuhkannya. Bimbingan dan

penyuluhan bagi pekerja dalam melaksanakan tugas-tugasnya yang tidak atau

kurang mendukung usaha pencapaian tujuan bisnis perusahaan/organisasi.

Sedangkan menurut W.F. Cascio (dalam Sahlan Asnawi, 1999 : 52) hasil

analisis jabatan bagi organisasi perusahaan memiliki kegunaan atau manfaat sebagai

berikut :

1. Untuk perancangan dan pengembangan organisasi : Hasil analisis jabatan

bermanfaat bagi perancangan dan pengembangan organisasi yang secara

implementatif berupa :

a. Restrukturisasi sebagai akibat dari rekomendasi yang dihasilkan oleh studi

jabatan di lapangan

b. Perencanaan dan penganggaran SDM sekaligus pengembangannya, terutama

pendidikan dan pelatihan

c. Perumusan definisi peran perusahaan sebagai upaya reorientasi kegiatan

berdasarkan struktur yang baru

2. Untuk administrasi personalia : Hasil analisis jabatan dapat memberikan rumusan

perencanaan kebutuhan personil, baik secara kualitatif maupun kuantitatif, yang

 sering disebut sebagai informasi dan pedoman bagi kegiatan evaluasi jabatan,

rekrutmen, seleksi, penempatan dan pemindahan, pendidikan dan pelatihan,

pengukuran kinerja, perencanaan karier, gaji atau penghasilan, hubungan kerja

antra krayawan, kesehatan dan keselamatan kerja, dan sebagainya.

3. Untuk pengembangan cara kerja, perancangan jabatan, perancangan rekayasa

(engineering design), dan sebagainya.

4. Dapat digunakan untuk kegiatan tambahan tetapi strategis, misalnya bimbingan

kerja (vocational guidance), konsultasi dalam rangka rehabilitasi mental

(rehabilitation counseling), dan riset atau penilitian mengenai personil (personnel

research).

5. Memastikan pengangkatan yang lengkap atas semua tugas, bahwa semua tugas

yang harus dilakukan sesungguhnya ditetapkan untuk posisi khusus. Sehingga

diharapkan tuntutan tugas yang harus dilakukan tidak hanya berdasarkan pada apa

yang dilaporkan karyawan sebagai tugas mereka, melainkan pada pengetahuan

penyelia tentang apa yang seharusnya dilakukan oleh jabatan ini, jadi analisis

jabatan dapat mengidentifikasi suatu tugas yang hilang untuk diangkat.

Akibatnya, analisis jabatan memainkan suatu peran dalam memulihkan masalah

semacam itu yang akan timbul jika, misalnya tidak ada yang diangkat untuk

mengelola persediaan.

C. Dimensi Informasi Analisis Jabatan

 Seorang penyelia atau spesialis SDM biasanya bertujuan untuk

mengumpulkan satu atau lebih dari jenis informasi berikut lewat analisis jabatan

seperti yang dikemukakan oleh Gary Dessler (1984 : 86) :

1. Aktivitas Kerja

Informasi biasanya dikumpulkan pada kegiatan kerja sesungguhnya yang

dilaksanakan, seperti pembersihan, penjualan, kegiatan mengajar, atau

pengecatan. Daftar seperti itu bisa juga menunjukkan bagaimana, mengapa, dan

kapan seorang pekerja menjalankan setiap aktivitas.

2. Perilaku Manusia

Informasi tentang perilaku manusia seperti merasakan, mengkomunikasikan,

mengambil keputusan dan menulis bisa juga dikumpulkan. Termasuk di sini

adalah informasi yang berhubungan dengan tuntutan jabatan manusia seperti

mengangkat berat, menempuh jarak jarak jauh, dan lain-lain.

3. Mesin, Alat, Perlengkapan, dan Bantuan Kerja Yang Digunakan

Termasuk di sini adalah informasi sehubungan dengan produk yang dibuat,

bahan-bahan yang diproses, pengetahuan yang dihadapi atau diterapkan (seperti

keuangan atau hukum), dan jasa yang disumbangkan (seperti penyuluhan dan

perbaikan).

4. Standar Kinerja

Informasi juga dikumpulkan sehubungan dengan standar kinerja (misalnya

dilihat dari segi kuantitas, kualitas, atau kecepatan untuk setiap tugas jabatan)

berdasarkan mana seorang karyawan dalam jabatan ini akan dinilai.

5. Konteks Jabatan

Termasuk di sini informasi tentang bahan-bahan tersebut seperti kondisi

kerja fisikal, jadwal kerja, konteks sosial dan organisasi. Sebagai contoh, dilihat

dari segi jumlah orang dengan siapa karyawan harus berinteraksi. Juga mungkin

termasuk disini informasi yang berhubungan dengan insentif untuk melaksanakan

pekerjaan.

6. Tuntutan Manusiawi

Akhirnya informasi biasanya dihimpun sehubungan dengan tuntutan

manusiawi dari jabatan, seperti pengetahuan atau keterampilan terkait

(pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja) dan menuntut atribut personal

(kecerdasan, karakteristik fisik, kepribadian, minat).

D. Langkah-langkah Analisis Jabatan

Menurut Gary Dessler (1997:91), terdapat enam langkah dalam melaksanakan

analisis jabatan, yaitu :

1. Menentukan penggunaan informasi data

Metode yang digunakan berupa wawancara karyawan serta menanyakan

orang tersebut tentang cakupan pekerjaan dan tanggung jawab secara sendiri-

sendiri. Teknis analisis pekerjaan lainnya seperti kuesioner analisis jabatan.

2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang

Meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses

dan uraian jabatan. Bagan organisasi menunjukkan kadar hubungan antara

 pekerjaan yang dianalisis, dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya dan dimana

kesesuainnya dalam organisasi secara keseluruhan. Suatu bagan proses

menyediakan pemahaman yang lebih terperinci tentang alur kerja daripada yang

dapat diperoleh dari organisasi saja. Uraian pekerjaan yang ada, jika memang ada

dapat menyediakan suatu titik tolak yang baik untuk menyusun uraian pekerjaan

yang direvisi.

3. Memilih posisi yang representatif untuk dianalisis

Dilakukan kepada suatu jabatan yang sama yang diduduki oleh lebih dari

dua orang pemegang jabatan.

4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan

Menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan yang

diperlukan, kondisi kerja dan syarat manusia (ciri dan kemampuan yang

diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut)

5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan

Setelah melakukan pengumpulan informasi dari sumber terkait, maka yang

harus dilakukan adalah verifikasi terhadap atasan langsung maupun Kepala

Bagian SDM.

6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

Tahap ini yaitu menyusun data yang sudah terkumpul sesuai dengan format

yang sudah disepakati.

E. Hasil Analisis Jabatan

Marihot Tua & Efendi Hariandja (2002:59-62) mengungkapkan bahwa setelah

informasi mengenai jabatan dikumpulkan, informasi tersebut menjadi landasan untuk

menentukan :

a. Uraian Jabatan (Job Description)

Sebuah pernyataan tertulis yang menggambarkan tugas-tugas, wewenang,

tanggung jawab, dan kondisi serta aspek-aspek lain dari sebuah pekerjaan yang

biasanya ditulis dalam bentuk cerita. Selain tugas-tugas, wewenang, tanggung

jawab, hubungan lini, dan kondisi kerja, juga dibuat nama jabatan, kode jabatan,

tanggal pembuatan, penyusunan, departemen, dan lokasi. Hal ini tentunya

diperlukan dalam sistem informasi sumber daya manusia.

b. Persyaratan Jabatan (Job Spesification)

Menggambarkan persyaratan pegawai yang diinginkan untuk melaksanakan

pekerjaannya yang dapat berhubungan dengan pendidikan, keahlian, dan

persyaratan mental dan fisik.

c. Standar Unjuk Kerja (Job Performance Standard)

Merupakan kegiatan dan output dari pekerjaan yang menjadi ukuran kinerja

pegawai. Adakalanya suatu pekerjaan tidak begitu jelas hasil kerjanya, misalnya

pekerjaan pegawai administrasi, sehingga penilaian unjuk kerjanya mungkin

dilihat atau diukur dari kegiatan atau perilaku kerja yang dilakukan.