Professional Documents
Culture Documents
ORGANISASI PUBLIK/KEPEMERINTAHAN
Large organization is loose organization. Nay, it would be almost as true to say that
organization is always disorganization.
Gilbert K. Chesterton
The five separate fingers are five independent units. Close them and the fist multiplies
strength. This is organization.
James Cash Penney
A. LATAR BELAKANG
Organisasi dalam bentuk apapun esensinya terdiri dari sumber daya, proses
manajemen dan tujuan organisasi. Seluruh sumber daya yang dimiliki organisasi
tersebut dimanfaatkan dalam proses manajemen secara terintegrasi dalam
pencapaian tujuan organisasi. Proses integrasi sumber daya maupun proses
manajemen untuk mencapai tujuan organisasi tersebut disebut dengan proses
koordinasi. Dengan demikian, koordinasi memiliki peran yang vital dalam
memadukan seluruh sumber daya organisasi untuk pencapaian tujuan.
1Paper ini merupakan sebagian dari bahan masukan yang diajukan untuk modul Diklat Kepemimpinan Tk.
IV. Didedikasikan untuk negeri tercinta dan para pencinta knowledge and wisdom di bidang orgnisasi
publik
2Penulis adalah pemerhati Administrasi Negara dan Kebijakan Publik. Saat ini bekerja sebagai Kepala
Sub-Bidang Evaluasi Pengajaran Pusdiklat Sekolah Pimpinan Nasional (SPIMNAS) Bidang
Kepemimpinan, LAN RI dan Dosen Luar Biasa di STIA-LAN RI. Kontak: 085811305159. Email:
dadan_sa@yahoo.com
Semakin kompleks organisasi dan manajemen maka semakin kompleks juga
proses koordinasi yang harus dilakukan. Bahkan, dalam konteks organisasi swasta
(private institutions), koordinasi tidak hanya dilakukan dalam ruang lingkup satu
negara tetapi juga lintas negara sebagaimana telah banyak dipraktekan oleh
perusahaan-perusahaan multi-nasional. Dapat dibayangkan, betapa sulitnya proses
manajemen sumber daya yang tersebar di berbagai negara tanpa adanya
koordinasi. Tanpa koordinasi maka sumber daya yang tersebar tersebut tidak
dapat dikelola secara efektif dan efisien.
4. Koordinasi Sektoral
Sektor-sektor pembangunan termasuk pembangunan politik, ekonomi,
social dan budaya walaupun sudah menjadi tanggung jawab beberapa
instansi teknis terkait namun dalam kenyataannya dapat terdiri dari
berbagai instansi yang begaram yang menangani sector yang sama.
Beragam instansi tersebut apabila tidak saling berkoordinasi maka bisa
jadi akan menghasilkan tumpang tindih peran dan pendanaan program
pembangunan sehingga menyebabkan in-efesiensi dan misalokasi sumber
daya finansial.
C. TEKNIK-TEKNIK KOORDINASI
Terdapat beragam teknik koordinasi. Beberapa diantara teknik koordinasi yang
dapat diaplikasikan dalam organisasi publik adalah teknik koordinasi dengan
pendekatan proses manajemen, teknik koordinasi dengan pendekatan mekanisme
pasar, teknik koordinasi dengan pendekatan organisasi, teknik koordinasi dengan
pendekatan hubungan antar struktur dan teknik koordinasi dengan pendekatan
partisipasi masyarakat.
Gambar 1
SISTEM KOORDINASI
DEPARTEMEN/U
NIT A
ROLES A
DEPARTEMEN/U KOORDINASI
TUJUAN
NIT B 1. Planning
ROLES B ORGANISASI
2. Organizing
3. Staffing
4. Directing
ROLES C 5. Controlling
DEPARTEMEN/U
NIT B
ROLES D
DEPARTEMEN/U
NIT LAINNYA
d. Koordinasi dalam directing. Efektivitas arahan, instruksi dan pedoman
sangat bergantung pada harmonisasi atasan dan bawahan. Misalnya, dalam
satu unit tertentu, pimpinan memberikan arahan ke mana unit tersebut
diarahkan untuk mendukung tugas, pokok dan fungsi organisasi.
Sumber: http://www.mike.aau.dk/GetAsset.action?contentId=3761689&assetId=3883604
1) Mutual Adjustment
Mutual adjustment merupakan mekanisme koordinasi dimana masing-
masing divisi/unit organisasi melakukan penyesuaian dalam
memaksimalkan benefit/kesuksesan organisasi. Dalam hal ini proses
koordinasi berjalan secara cair (fluid), tidak terlalu formal, tidak
memerlukan komando serta tanpa ada hambatan birokrasi.
2) Direct supervision
Direct supervision merupakan mekanisme koordinasi dimana masing-
masing divisi/unit organisasi disupervisi/diawasi/dikontrol secara ketat
oleh atasannya dalam rangka memaksimalkan benefit/kesuksesan
organisasi. Dalam hal ini proses koordinasi berjalan melalui mekanisme
penetapan target, pengawasan pencapain target dan pelaporan pencapaian
target . Koordinasi juga dilakukan secara bertingkat (atasan: supervisor
dan bawahan: unit/divisi).
Gambar 3
Sumber: http://www.mike.aau.dk/GetAsset.action?contentId=3761689&assetId=3883604
3) Standardization of work
Standardization of work merupakan mekanisme koordinasi dimana proses
kerja masing-masing divisi/unit organisasi dirancang sedemikian rupa
sehingga proses kerja tersebut bersifat baku/standar. Standarisasi proses
kerja tersebut biasanya dinamakan standard operating procedure (SOP).
Melalui mekanisme ini proses kerja dapat dipercepat atau diperlambat
sesuai dengan standar yang ditetapkan.
4) Standardization of output
Standardization of output merupakan mekanisme koordinasi dimana
output kerja masing-masing divisi/unit organisasi dirancang sedemikian
rupa sehingga output kerja tersebut bersifat baku/standar sesuai dengan
harapan organisasi. Standarisasi output kerja tersebut biasanya biasanya
tercermin dalam salah satu performance indicators (PIs). Yang tercermin
dalam performance indicators ini biasanya bukan hanya output tetapi juga
benefit dan impact dari suatu rancangan program/kegiatan. Melalui
mekanisme ini semua divisi/unit dalam organisasi dituntut untuk berupaya
mencapai output yang telah distandarkan. Pencapaian output standar
tersebut biasanya dijadikan sebagai parameter keberhasilan/kegagalan
suatu divisi/unit dalam organisasi.
5) Standardization of skills
Standardization of skills merupakan mekanisme koordinasi dimana skills
kerja masing-masing divisi/unit organisasi terancang sedemikian rupa
sehingga proses serta output kerja dapat dicapai atas kerjasama sistematis
dalam satu kelompok skills tertentu. Karena skills yang dibutuhkan sudah
standar maka hanya sumber daya yang memenuhi skills tersebut yang
dapat terlibat dalam kegiatan organisasi ini.
6) Standardization of norms
Standardization of norms merupakan mekanisme koordinasi dimana
prilaku kerja dari masing-masing individu terstandarkan dalam bentuk tata
nilai, aturan dan lainnya sehingga misi organisasi dapat dicapai.
Contoh dari jenis organisasi ini adalah BUMN (Badan Usaha Milik Negara). Jenis
organisasi ini diharapkan dapat memanfaatkan peluang usaha untuk menghasilkan
profit. Misalnya, PTPN sebagai salah satu BUMN di bidang perkebunan memiliki
peran stratrejik dalam mengembangkan usaha perkebunan yang menguntungkan.
Misalnya, organisasi yang bergerak dalam bidang pelayanan KTP (Kartu Tanda
Penduduk) harus menggunakan instrumen koordinasi standarisasi proses kerja.
Melalui instrumen ini, organisasi dapat menjamin pelayanan KTP dapat diberikan
sesuai dengan kualitas yang distandarkan.
Contoh organisasi profesi antara lain adalah Ikatan Dokter Indonesia (IDI).
Organisasi ini terdiri dari para dokter (profesi dokter) yang saling
menghimpunkan diri untuk menjaga integritas dan kualitas kedokteran di
Indonesia. Aktivitas para dokter tersebut harus berpedoman pada standarisasi
kehalian dokter berupa Kode Etik Kedokteran.
2) Koordinasi Fungsional;
Koordinasi Fungsional adalah koordinasi yang dilakukan oleh seorang
pejabat atau sesuatu instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang
tugasnya berkaitan berdasarkan azas fungsionalisasi.
Dalam koordinasi fungsional ini dapat dibedakan yaitu:
a. Koordinasi Fungsional Horizontal;
Koordinasi ini dilakukan oleh seorang pejabat atau suatu unit/instansi
terhadap pejabat atau unit/instansi lain yang setingkat.
Contoh : Sekretaris Jenderal mengkoordinasikan para Direktur
Jenderal, Inspektur Jenderal dan Kepala Badan dalam
menyusun rencana di lingkungan Departemennya.
Partisipasi Otonom
Pelayanan
Konsultasi
Komunikasi
D. RANGKUMAN
Koordinasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah tetapi sangat diperlukan
dalam menjamin seluruh elemen organisasi bergerak menuju tujuan yang sama.
Untuk mempermudah pelaksanaan koordinasi tersebut terdapat beberapa teknik
dalam koordinasi, yaitu teknik koordinasi dengan pendekatan proses manajemen,
teknik koordinasi dengan pendekatan pasar, teknik koordinasi dengan pendekatan
organisasi, teknik koordinasi dengan pendekatan hubungan antar struktur dalam
organisasi serta teknik koordinasi dengan pendekatan partisipasi masyarakat.
Penggunaan beragam teknik tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan
kombinasi beberapa teknik atau hanya memilih salah satu teknik saja. Pemilihan
alternatif teknik koordinasi tersebut sangat bergantung pada karakteristik
organisasi, jenis pekerjaan serta pemangku kepentingan yang dilayani.
Referensi
LAN RI, 2007, “Model Partisipasi Masyarakat dalam Pelayanan Publik di Beberapa
Negara Terpilih”. Hasil Kajian LAN RI.