PPIC / Production Planning & Inventori Control

Sering kita kenal dengan istilah PPIC. Yaitu suatu departemen dalam manajemen
produksi yang berfungsi untuk mengendalikan dan memastikan rangkaian produksi agar
berjalan sesuai keinginan.

Secara garis besar dapat dijelaskan bahwa tujuan akhir dari PPIC adalah menghadirkan
produk yang diminati pasar/pelanggan sehingga perusahaan akan banyak mendapatkan
pesanan yang sudah dapat dipastikan bisa diproduksi dengan memenuhi syarat kualitas
dan kuantitas sesuai dengan kapasitas dan laju produksi yang diketahui secara pasti, serta
jadwal pengiriman yang tepat, sehingga perusahaan akan menang bersaing dan
mendapatkan profit yang banyak.

Dalam prakteknya, PPIC juga sebagai pelaksana dalam pengendalian Sistem Manajemen
Mutu pada suatu perusahaan yang menerapkannya. Dengan kata lain, jika suatu
perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001, maka akan lebih baik jika
perusahaan tersebut telah mempunyai departemen PPIC.

PPIC (Planning) -. Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari marketing dan
memantau jalannya produksi hingga pengiriman barang -. Tugas khusus dari PPIC adalah
: 1.Menerima order dari marketing 2.Order material baik import maupun lokal 3.Follow
up material supaya datang tepat waktu 4.Membuat rangkuman detail order yang akan
dijalankan produksi 5.Memanage semua masalah yang berhubungan dengan material dan
detail baju seperti material rusak, kekurangan material, material hilang, adanya perbedaan
data dari satu design baju 6.Follow up approval dari sample sample baju yang di
kirimkan ke buyer 7.Membuat surat untuk setiap pengiriman sample sample ke buyer
8.Follow up acc sertifikat dan dokumen-dokumen lain ke QC buyer yang bertugas, untuk
kelancaran pembayaran

PPIC, Penanganan Material

Posted on Maret 22, 2010 by safinnah

PPIC merupakan suatu metode perencanaan produksi dan penanganan material. Setiap
perusahaan mempunyai sistem produksi masing-masing. Perusahaan manufaktur
mempunyai perencanaan produksi tentang produknya apakah spare part atau produk
komplit. PPIC merupakan suatu sistem perencanaan, pengendalian dan alat untuk
mengambil keputusan. Apa saja yang termasuk dalam sistem PPIC, beberapa hal yang
merupakan komponen sistem PPIC dapat dilihat dalam gambar di bawah ini :
PPC Model

Dari beberapa komponen di atas ada satu komponen yang merupakan komponen yang
sangat penting yaitu material planning atau inventory management. Mengapa inventory
management sangat begitu penting? Inventory management merupakan sistem
penanganan material/bahan baku dalam proses produksi. Sadar atau gak, material
merupakan komponen cost yang paling besar porsinya dalam penentuan harga suatu
produk, apapun produk yang dijual, material merupakan komponen harga pokok produksi
yang paling besar. Apakah perusahaan manufaktur, jasa perawatan pesawat atau industri
jasa.

Penanganan Material

Kunci sukses dalam penanganan material adalah meet demand and supply on time. Ya
kunci sukses dalam penanganan material atau inventory management adalah bagaimana
memenuhi kebutuhan material dengan efektif dan efisien. Efektif, material harus ada
sesuai dengan waktu dan kebutuhan. Efisien, Pemenuhan material harus memperhatikan
biaya yang dikeluarkan. Bagaimana dapat memenuhi material dengan efektif dan efisien?
Mudah, anda harus paham karakteristik kebutuhan anda, pola demand di sistem produksi
harus dapat ditangkap dengan tepat. Beberapa pertimbangan dalam penanganan material
adalah :

1. Pola Kebutuhan Material (Kuantitas kebutuhan material, lead time baik lead time
produksi dan pemenuhan material, ) 2. Material pricing (Discount no discount), 3.
Pemilihan supplier, 4. Budget, 5. Gudang, 6. dll
Untuk memahami pola pemenuhan material saya dapat referensi dari dosen saya, Pak
Stefanus Eko Wiratno sebagai berikut :

Pola Penanganan Material Dikelompokan menjadi 3 yaitu :

1. DETERMINISTIK

Adapun karakteristik penanganan material dengan sistem ini adalah :

-Demand diketahui secara pasti

-Demand tidak memiliki variasi (S=0)

-Dibagi menjadi: 1.Deterministik statik dan 2.Deterministik dinamik

2. PROBABILISTIK

Adapun karakteristik penanganan material dengan sistem ini adalah :

-Fenomena demand tidak diketahui secara pasti

-Ekspektasi, variansi, dan pola distribusi kemungkinannya dapat diprediksi (S¹0)

-Persoalan utama menentukan berapa Safety Stock

-Metode pengendalian inventori: 1.Fixed Order Quantity dan 2.Fixed Order Interval

3. UNCERTAINTY

Adapun karakteristik penanganan material dengan sistem ini adalah :

-Ketiga parameter populasinya tidak diketahui secara lengkap

-Dibagi menjadi

1.Inventori Tak Tentu Beresiko Terkendali (probabilitas demand diketahui)

2.Inventori Tak Tentu Beresiko Tak Terkendali (probabilitas permintaan tidak diketahui
sama sekali)

Kenali tipe sistem produksi anda, kenali tipe pemenuhannya itulah kunci sukses awal
dalam pemenuhan material. mari kita bahas satu persatu. untuk lebih jelas tentang
perhitungan model model tersebut tunggu postingan selanjutnya.
Production Planning Inventory Control
Posted on Maret 21, 2010 by safinnah

PPIC, Production Planning & Inventory Control merupakan mat5a kuliah yang saya
pelajari 5 tahun yang lalu, saya mengambil mata kuliah tersebut pada semester 3, namun
harus saya ulang semester 5 karena nilai saya belum memuaskan. PPIC yang saya pelajari
jaman dahulu kuliah lebih mengarah ke industri manufaktur. PPIC menurut jaman dahulu
itu adalah Teknik yang mempelajari pengaturan material yang masuk dalam sistem
produksi (bahan baku, bahan pembantu), mengalir dalam sistem produksi (komponen,
subassembly), dan keluar dari sistem produksi (produk jadi, spare parts) sehingga sistem
produksi dapat memenuhi demand dengan efektif (tepat jumlah, tepat waktu , tepat
lokasi) dan efisien (Stefanus Eko Wiratno) Definisi tersebut saya dapatkan dari dosen
saya. Secara sistem PPIC tersebut digambarkan sebagai berikut :

Oke, dari
kuliah jaman dahulu sudah diketahui bahwa rencana produksi diturunkan dari rencana
pemasaran yang merupakan hasil kombinasi dari rencana bisnis perusahaan, history data
produksi dan blanket order. Dapat dipahami bahwa yang namanya PPIC merupakan
jantung dalam sistem perusahaan. Mengapa saya bilang jantung, karena PPIC yang
mengatur segala aktivitas yang ada dalam sistem produksi dan sistem yang berkaitan
dengan sistem produksi. PPIC yang mengatur kegiatan setiap hari sistem produksi untuk
mendapatkan output atau nilai perusahaan.

Setiap perusahaan pasti mempunyai sistem PPIC tidak terlepas yang namanya perusahan
yang berlabel MRO. Mari kita lihat gambar di bawah ini yang saya dapatkan waktu
kuliah jaman dahulu.

Apapun jenis perusahaan anda PPIC

merupakan hal wajib ada di sistem perusahaan tersebut. Bagaimana dengan perusahaan
anda? PPIC haruslah berjalan sedemikian efektif dan efisien. Bertolak dengan hal ini bisa
saya katakan bahwa PPIC merupakan sistem untuk mengatur demand dan supply di
perusahaan anda. Dari hal tersebut sudah jelas bahwa PPIC merupakan key function
dalam suatu sistem perusahaan.
Pengertian Dasar PPIC

PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 department

yaitu: marketing & produksi.

PPIC menterjemahkan kebutuhan pengadaan produk jadi untuk marketing kedalam bentuk
rencana produksi & ketersediaan bahan baku serta bahan pengemas.

PPIC demikian penting peranannya dalam operasional perusahaan karena berkaitan erat
dengan “cash flow/ aliran dana” & kinerja bagian produksi secara umum.

Apa sih fungsi PPIC?

1. Men-sinergi-kan kepentingan marketing dan manufacturing

2. Mengintegrasikan/ memadukan pihak-pihak dalam organisasi (marketing,
produksi, personalia, dan keuangan) agar dapat bekerja dengan baik.

Syarat apa saja agar kerja PPIC bisa optimal?

1. Ada rencana Sales dari marketing Department

2. Ada formula standard dari semua produk
3. Ada standard kapasitas produksi dan tenaga kerja
4. Ada standard yield dari semua produk
5. Ada pedoman waktu (delivery time) untuk pengadaan bahan/material, baik lokal
maupun impor.
6. Ada batasan minimum dan maksimum stock
7. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan elemen terkait antara bagian
marketing, inventory, produksi, personalia, quality control dan F&A (Finance &
Accounting)

Tugas – tugas PPIC adalah sebagai berikut :

1. Membuat rencana produksi dengan berpedoman rencana Sales Marketing

2. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stock dengan
menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal (ada
batasan minimal dan maksimal yang harus tersedia)
3. Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang
maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar
tetap berjalan lancar dan seimbang
4. Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory
5. Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi produksi dan
sales serta data inventory
6. Menghitung standard kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian
produksi atas pengamatan langsung
7. Menghitung standard yield berdasarkan realisasi produksi tiap tahun
8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh data
 yang akurat dan up to date
9. Sebagai juru bicara perusahaan dalam bekerja sama dengan perusahaan lain,
seperti : toll manufacturing

Perencanaan produksi dilakukan bersama oleh Departemen Production Planning and

Inventory Control (PPIC) dengan Departemen Produksi berdasarkan forecast yang
diterima dari divisi marketing. Dengan forecast tersebut, disusunlah rencana pembelian
dan PPIC mengeluarkan Order Requisition (OR) yang diserahkan ke Departemen
Purchasing (pembelian), purschasing kemudian membuat Purshase Order (PO)/Purschase
Request (PR), memilih suppliers yang cocok dan diketahui oleh manajer untuk diserahkan
ke Supplier. Supplier kemudian mengirimkan barang yang sesuai dengan permintaan dan
diserahkan ke gudang. Setelah barang diterima oleh bagian gudang, bagian gudang
kemudian membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB). Salah satu salinan Bukti
Penerimaan Barang diserahkan ke Departemen Quality Control (QC) atau QA

Kurang lebih seperti itu gambaran dari PPIC. Semoga bermanfaat,,,

source :

http://duniakecilbunga.blogspot.com/2009/01/sekilas-tentang-ppic.html

Tambahan

Tugas PPC (Prod. Planning & Control) sbb:

-Menyaring Pesanan Penjualan dari bagian Sales.
-Memasukkan Pesanan tsb ke dalam Monthly Prod. Planning, setelah bisa diterima.
-Menyusun jadwal proses produksi pada waktu, route, & qty yang tepat sehingga barang
bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan.
-Mengusahakan penyeimbangan lini kerja di produksi.
-Menginformasikan ke bagian Sales jika ada masalah di proses produksi yang
menyebabkan delay delivery.

Tugas Bagian QC :
-Memeriksa kesesuaian mutu barang yang diterima dari pemasok, dengan standar mutu
yang ada di perusahaan.
-Memeriksa kelengkapan & kesesuaian dokumen2 yang menjadi acuan proses produksi
(SPK, Standar Proses, & Skedjul Proses Produksi).
-Memeriksa kesesuaian output dengan standar mutu yg ada pada saat proses dimulai
(Validasi).
-Memeriksa pada saat proses, semua parameter berjalan baik.
-Memeriksa secara sampling, keluaran (output) proses untuk tiap Batchnya (lot).
-Memberikan status OK atau NG, apakah barang hasil proses bisa dijual atau dipakai
(untuk Half-Finish) .

Kurang lebih seperti itu.

Kadang-kadang, beda tipe pemanufakturan, beda konsep.

Best Regards,
Jay
Dari milist HRD