PROPOSAL

MEMBANGUN SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN TERINTEGRASI

DI LINGKUNGAN DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN KUANSING

Oleh
Dr. Nurpit Junus, MM
Muhammad Nasir, S.SI., M.Kom
Prodi Magister Manajemen Pendidikan Pasca Sarjana Universitas Riau
Email : pityunus@pcr.ac.id; muh_nasir23@yahoo.com

ABSTRAK
Sistem yang ada sekarang tidak memberikan peningkatan efektifitas dan produktifitas
secara optimal dalam penglolaan pendidikan dan sekolah yang ada di Kabupaten Kuansing.
Teknologi yang ada sudah obsolit, mangkrak dan berakhir di gudang. Oleh karena itu 4 aspek
system informasi yang harus disentuh secara tepat dan berimbang dalam membangun pusat
data dan informasi perlu dikembangkan, yakni: aspek teknologi informasi, sumber daya
manusia, standard operational procedure (SOP), dan managerial.

I. Pendahuluan

Membangun sistem informasi manajemen yang berbasis teknologi informasi

komputer bukanlah hal yang mudah, karena kalau mudah semestinya saat ini
sudah tidak ada masalah lagi dengan data dan informasi untuk manajemen
sekolah dan dinas dalam membuat keputusan. Padahal sudah banyak anggaran
yang telah dikeluarkan untuk mengembangkan berbagai teknologi sistem
pendataan, tapi pada kenyataannya masalah data selalu muncul dan sudah
menjadi fenomena biasa setiap tahun.

Menurut penulis, salah satu penyebab gagalnya sistem pendataan adalah karena
sistem yang ada sekarang tidak terintegrasi dan teknologi informasi yang
dipakai sudah tidak layak lagi. Anggapan teknologi informasi adalah segala-
galanya dalam sistem pendataan, maka pertanyaannya adalah mengapa
masalah data tetap juga muncul disaat teknologi informasi maju begitu pesat?

Teknologi informasi hanya salah satu aspek penting dalam sistem pendataan.
Ada aspek-aspek penting lainnya yang harus diperhatikan bila ingin

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR 1

mewujudkan sistem pendataan yang berhasil, yaitu: aspek sumber daya
manusia (SDM), standard operational procedure, dan managerial. Keempat
aspek tersebut merupakan pilar-pilar yang harus disentuh secara tepat dan
seimbang sehingga menjadi cukup kuat (kokoh) sebagai penyangga suatu
bangunan yang disebut pusat data dan informasi.

Penyajian materi pada makalah ini akan difokuskan pada pengembangan

keempat aspek tersebut. Paparan akan dimulai dari sistem pendataan yang ada
sekarang di Dinas Pendidikan Kabupaten Kuansing, dan selanjutnya bergerak ke
arah pengembangannya.

II. Sistem Pendataan Saat Ini

Karena berbicara tentang pengembangan sistem pendataan, maka

perkenankan penulis untuk menyampaikan sistem pendataan, khususnya sistem
pendataan data sekolah, yang ada sekarang ini (existing system) di Dinas
Pendidikan Kuansing.

Disdik Kuansing telah mengembangkan sistem pendataan data sekolah berbasis

Teknologi SMS, dimana pihak sekolah secara langsung memasukkan data melalui
HP dengan memanfaatkan fasilitas SMS. Model sistemnya dapat dilihat pada
gambar berikut ini.

Gambar 1. Sistem pendataan berbasis SMS di Disdikpora Kuansing

Kalau di lihat pada gambar di atas, teknologinya sangat sederhana, yaitu terdiri
atas satu komputer (bisa PC atau notebook), dan 2 HP yang terhubung ke

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR 2

komputer tersebut. Kedua HP tersebut memiliki nomor. Di dalam komputer
terdapat aplikasi manajemen sms dan sistem informasi pendataan.

Pihak sekolah mengirim data melalui sms. Ada sekitar 22 jenis data yang
dikirim sekolah, seperti: data kepala sekolah, operator sekolah, nilai nem atau
UAN yang diterima sekolah, jumlah siswa, jumlah siswa miskin, jumlah siswa
putus sekolah, jumlah siswa berdasarkan agama, jumlah kelulusan, jumlah
pendaftar, jumlah guru berdasarkan pendidikan, golongan, dan kelompok,
jumlah pegawai berdasarkan pendidik dan golongan, jumlah dan kondisi
fasilitas sekolah, dan data-data lainnya.

Meski sederhana dan dilaksanakan dalam waktu terbatas, kegiatan ini mencoba
untuk menyentuh keempat aspek penting di atas, yakni: teknologi berbasis SMS
adalah aspek teknologi-nya, pelatihan kepada guru-guru atau operator sms
seluruh sekolah adalah aspek SDM, ketegasan diberbagai level pimpinan di
Disdikpora Bali untuk mengatakan bahwa bagi sekolah yang tidak mengirim
data akan ditunda pencairan dana bos-nya, masing-masing merupakan aspek
managerial dan SOP.

Hasil yang diperoleh selama 3 minggu kegiatan pelatihan adalah sekitar 80% ke
22 jenis data dari seluruh sekolah se-Kuansing telah masuk ke sistem dan
tersaji dalam berbagai bentuk laporan rinci dan rekapitulasi di komputer.
Menurut penulis, ini adalah suatu hasil yang sangat positif dan memberikan
suatu optimisme tinggi bagi keinginan untuk mengembangkan pusat data dan
informasi pendidikan.

Walaupun demikian, sistem yang dikembangkan di atas bukannya tanpa

kelemahan dan kekurangan. Masih ada beberapa kelemahan (kekurangan) yang
harus diperbaiki, diantaranya:

a. Penggunaan 2 nomor hp cukup berat melayani lebih dari 100 ribu

sms dari seluruh sekolah se-Kuansing.

b. Sekolah-sekolah masih kesulitan dalam mengakses data dan

informasi yang merupakan hasil dari penggunaan teknologi di atas.

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR 3

 c. Ada beberapa jenis data penting belum ditangani oleh sistem.

Berbagai kekurangan di atas yang kemudian akan diatas dalam pengembangan

sistem pendataan ke depan.

III. Pengembangan dari Aspek Teknologi Sistem Pendataan

Berikut ini akan dijelaskan arah pengembangan sistem pendataan dari aspek
teknologi informasi. Pengembangan teknologi ini dirancang bertolak dari
kelemahan (kekurangan) yang ada pada sistem sekarang seperti yang telah
dijelaskan sebelumnya.

Alternatif-1 (Skenario 2009)

Internet

Jaringan local
Disdik Kuansing

Pihak Kecamatan, Sekolah, dan

Database dan Internet Masyarakat
Server

Access Point

Kuansing Hilir

Kuansing Tengah
Kuansing Hulu

Gambar 2. Skenario perkembangan teknologi pendataan 2009

Pada gambar 2 di atas, sekolah-sekolah disetiap kabupaten akan memiliki

nomor masing-masing yang bisa dihubungi bila mengirim data, tidak lagi
menggunakan 2 nomor untuk seluruh sekolah di semua kabupaten (lihat gambar

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR 4

1). Dengan model ini diharapkan dapat lebih memperlancar sekolah-sekolah
disetiap kabupaten mengirim data. Pihak kabupaten maupun sekolah dapat
melihat data di website melalui internet. Jadi perubahan dari sistem saat ini ke
sistem alternatif-1 di atas adalah pertama, dari semula mengguna 2 nomor HP
untuk seluruh kecamatan menjadi 1 nomor. Kedua, pihak kecamatan dan
sekolah dapat mengakses informasi melalui website.

Meskipun menggunakan 1 nomor hp untuk 1 kecamatan, namun jaringan (lokasi)

komputer tersebut masih terpusat di Disdik Kuansing, sehingga akses
kecamatan terhadap informasi hanya terbatas melalui internet. Alternatif 2
berikut memberikan peluang kepada pihak kecamatan untuk meletakkan
teknologi ini di kecamatan masing-masing.

Alternatif-2

Alternatif 2 ini dirancang beranjak dari pertimbangan agar pihak kecamatan

dan Disdik Kuansing memiliki kemampuan akses informasi yang tinggi.

Server SMS di Disdik Kuansing

INTERN
ET

OPERATOR SELULER

SMS Server kabupaten berlokasi di Kecamatan masing-masing

OPERATOR SELULER

Sekolah Kac. Sekolah Kac. Sekolah Kac. Sekolah Kac.Sekolah Sekolah Kb.Sekolah Sekolah Kab.
Baserah Benai Cerenti Pangean Kac. K.MudikSingigi Kab. Sing KTeng
HiliBangli

Gambar 3. Skenario pengembangan sistem pendataan berbasis kecamatan

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR 5

Pada alternatif 2, setiap sekolah di satu sekolah di kecamatan mengirim data
ke satu nomor hp yang melekat pada sms server yang berlokasi di kecamatan
tersebut, masing-masing (lihat gambar 3). Keuntungan dari skenario alternatif 2
adalah pihak kabupaten memiliki akses tinggi terhadap data dan informasi
karena sms server dan sistem informasi pendataan berlokasi di komputer
masing-masing. Namun dibutuhkan biaya untuk sms tambahan, karena sms
server di masing-masing kabupaten/kota secara otomatis akan mengirim data
sms ke sms server di Disdikpora Kuansing.

Selain dari arsitektur teknologi piranti keras di atas, pengembangan juga

dilakukan pada piranti perangkat lunak berupa penambahan fitur-fitur sms
menyangkut jenis-jenis data penting lainnya yang dikirim oleh sekolah dan
membuat website pendataan agar bisa diakses melalui internet.

IV. Aspek Sumber Daya Manusia

SDM adalah pelaku dari sistem pendataan. Kualitas SDM harus ditingkatkan
secara terus-menerus melalui pelatihan. SDM yang dilatih harus tepat sasaran
sehingga benar-benar menunjang sistem pendataan yang dikembangkan.
Berikut adalah kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan yang secara langsung
menyentuh aspek SDM.

a. Pelatihan guru atau operator sms dari setiap sekolah. Operator sms di
sekolah adalah tulang punggung dari teknologi ini, oleh karena itu secara
terus-menerus harus dilatih. Pelatihan dapat dilakukan pada berbagai
lintas pertemuan dari kegiatan-kegiatan lain (tidak harus secara khusus
membuat pertemuan untuk pelatihan).

b. Pelatihan administrator di tingkat kecamatan. Staf Dinas pendidikan di

tingkat kecamatan harus dilatih secara terampil untuk menunjang sistem
pendataan ini. Pelatihan berkaitan dengan 2 hal: pertama, pelatihan
sebagai adminsitrator data untuk memasukkan data rinci dari sekolah,
kedua, pelatihan format-format SMS, sehingga bila sekolah kesulitan

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR 6

 mengirim SMS data, dapat langsung bertanya pada administrator di
kecamatan.

c. Pelatihan Administrator di tingkat Kabupaten. Administrator di tingkat

kabupaten diperlukan untuk 2 hal berikut ini. Pertama, untuk
menggabungkan data rinci dari kecamatan, kedua, memahami teknologi
sistem pendataan ini seandainya teknologi ini juga tersedia di
kabupaten/kota (lihat alternatif 2 pada penjelasan sebelumnya).

V. Standard Operational Procedure (SOP)

SOP merupakan dokumen yang berisikan prosedur standar yang menyentuh

berbagai hal terkait dengan sistem pendataan. Dengan tersedianya SOP kita
akan memiliki satu pandangan, satu konsep, satu kata, dan satu tindakan, yang
jelas dan sama, tentang sistem pendataan. SOP setidak-tidaknya mengandung
hal-hal berikut ini.

a. Teknologi sistem pendataan yang standar. Tidak perlu teknologi sistem

pendataan yang banyak, cukup satu sistem saja, karena karakteristik data
dan informasi yang dibutuhkan di dinas pendidikan baik di setiap kecamatan
adalah sama. Lebih baik mengembangkan satu sistem dan disempurnakan
secara terus menerus, daripada mengembangkan beragam teknologi
pendataan yang pada akhirnya juga tidak meningkatkan efektifitas dan
produktifitas kerja. Dengan satu sistem, anggaran juga dapat digunakan
untuk lebih meningkatkan kualitas SDM pendukung sistem pendataan. Peran
pimpinan di sini adalah menyepakati satu teknologi pendataan yang akan
dipilih tersebut. Disinilah ujian pertama bagi para pimpinan sebagai salah
satu indikator dari aspek managerial.

Pemilihan teknologi sistem pendataan yang standar akan berimplikasi

langsung pada cara pengiriman data, jenis-jenis data dan laporan yang
standar pula. Secara otomatis format data dan laporan di seluruh

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR 7

 kecamatan di Disdik Kuansing akan sama. Inilah kelebihan lain dari
penggunaan satu teknologi standar.

b. Alur perbaikan dan pengesahan data standar. Apabila sekolah ingin

memperbaiki data, maka harus ada mekanisme standar termasuk batas
waktu perbaikan atau pengiriman data. Ada mekanisme standar untuk
menyatakan data yang dikirim adalah sah atau belum, termasuk alur
penyelesaian bila terjadi perbedaan data. Mekanisme-mekanisme tersebut
harus dapat dilakukan secara cepat.

c. Sanksi standar. Harus ada sanksi standar dan berlaku untuk semua
sekolah bila tidak mengirim data sampai batas waktu yang telah ditentukan.

d. Pelepasan sanksi standar. Harus ada mekanisme standar untuk

mengatur bagaimana suatu sekolah bisa terlepas dari sanksi dan mengikuti
kembali alur pendataan yang normal.

e. Akses data dan informasi standar. Harus ditetapkan suatu mekanisme

standar bila ada pihak internal maupun eksternal yang membutuhkan data
dan informasi. Seringkali terjadi ketika ada pihak-pihak lain yang
membutuhkan data, tidak ada keseragaman dalam hal kemana, dimana, dan
dengan cara bagaimana suatu data dan informasi dapat diakses.

Dengan teknologi dan mekanisme standar dalam sistem pendataan, maka akan
memberikan banyak kemudahan dalam hal mengakses informasi, menelusuri
tanggung jawab, dan memberikan konsistensi data yang tinggi.

VI. Aspek Managerial

Penulis hanya bisa menyampaikan satu hal ringkas disini berkaitan dengan
aspek managerial, yakni: para pimpinan harus melaksanakan semua yang
tertuang di SOP secara tegas, konsisten, dan tidak membeda-bedakan. Alur
instruksi di pemerintahan (dinas pendidikan) adalah bersifat top-down, artinya
instruksi mengalir dari atas ke bawah, sehingga ketegasan dan komitmen yang
tinggi dari pimpinan akan berdampak secara signifikan kepada bawahan. Kunci
keberhasilan dari sistem pendataan ada pada aspek managerial.

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR 8

VII. Kesimpulan
Perncanagan sistem yang standar merupakan pintu gerbang untuk membangun
pusat data dan informasi di lingkungan dinas pendidikan se-Kabupaten
Kuansing. Untuk bisa mewujudkan sistem standar tersebut, maka dibutuhkan
suatu komitmen yang tinggi dari pimpinan untuk menyepakati sistem standar
tersebut. Komitmen tersebut ibarat suatu kunci, tanpa ada kesepakatan
tersebut maka pintu gerbang menuju pusat data dan informasi tidak akan
terbuka.Semoga!!!

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR 9