P. 1
Contoh Proposal[1]

Contoh Proposal[1]

|Views: 509|Likes:
Published by smanbinsus

More info:

Published by: smanbinsus on May 30, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/02/2013

pdf

text

original

PROPOSAL MEMBANGUN SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN TERINTEGRASI DI LINGKUNGAN DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN KUANSING

Oleh Dr. Nurpit Junus, MM Muhammad Nasir, S.SI., M.Kom Prodi Magister Manajemen Pendidikan Pasca Sarjana Universitas Riau Email : pityunus@pcr.ac.id; muh_nasir23@yahoo.com

ABSTRAK
Sistem yang ada sekarang tidak memberikan peningkatan efektifitas dan produktifitas secara optimal dalam penglolaan pendidikan dan sekolah yang ada di Kabupaten Kuansing. Teknologi yang ada sudah obsolit, mangkrak dan berakhir di gudang. Oleh karena itu 4 aspek system informasi yang harus disentuh secara tepat dan berimbang dalam membangun pusat data dan informasi perlu dikembangkan, yakni: aspek teknologi informasi, sumber daya manusia, standard operational procedure (SOP), dan managerial.

I.

Pendahuluan

Membangun sistem informasi manajemen yang berbasis teknologi informasi komputer bukanlah hal yang mudah, karena kalau mudah semestinya saat ini sudah tidak ada masalah lagi dengan data dan informasi untuk manajemen sekolah dan dinas dalam membuat keputusan. Padahal sudah banyak anggaran yang telah dikeluarkan untuk mengembangkan berbagai teknologi sistem pendataan, tapi pada kenyataannya masalah data selalu muncul dan sudah menjadi fenomena biasa setiap tahun. Menurut penulis, salah satu penyebab gagalnya sistem pendataan adalah karena sistem yang ada sekarang tidak terintegrasi dan teknologi informasi yang dipakai sudah tidak layak lagi. Anggapan teknologi informasi adalah segalagalanya dalam sistem pendataan, maka pertanyaannya adalah mengapa masalah data tetap juga muncul disaat teknologi informasi maju begitu pesat? Teknologi informasi hanya salah satu aspek penting dalam sistem pendataan. Ada aspek-aspek penting lainnya yang harus diperhatikan bila ingin

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR

1

mewujudkan sistem pendataan yang berhasil, yaitu: aspek sumber daya manusia (SDM), standard operational procedure, dan managerial. Keempat aspek tersebut merupakan pilar-pilar yang harus disentuh secara tepat dan seimbang sehingga menjadi cukup kuat (kokoh) sebagai penyangga suatu bangunan yang disebut pusat data dan informasi. Penyajian materi pada makalah ini akan difokuskan pada pengembangan keempat aspek tersebut. Paparan akan dimulai dari sistem pendataan yang ada sekarang di Dinas Pendidikan Kabupaten Kuansing, dan selanjutnya bergerak ke arah pengembangannya.

II.

Sistem Pendataan Saat Ini berbicara tentang pengembangan sistem pendataan, maka

Karena

perkenankan penulis untuk menyampaikan sistem pendataan, khususnya sistem pendataan data sekolah, yang ada sekarang ini (existing system) di Dinas Pendidikan Kuansing. Disdik Kuansing telah mengembangkan sistem pendataan data sekolah berbasis Teknologi SMS, dimana pihak sekolah secara langsung memasukkan data melalui HP dengan memanfaatkan fasilitas SMS. Model sistemnya dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Gambar 1. Sistem pendataan berbasis SMS di Disdikpora Kuansing

Kalau di lihat pada gambar di atas, teknologinya sangat sederhana, yaitu terdiri atas satu komputer (bisa PC atau notebook), dan 2 HP yang terhubung ke

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR

2

komputer tersebut. Kedua HP tersebut memiliki nomor. Di dalam komputer terdapat aplikasi manajemen sms dan sistem informasi pendataan. Pihak sekolah mengirim data melalui sms. Ada sekitar 22 jenis data yang dikirim sekolah, seperti: data kepala sekolah, operator sekolah, nilai nem atau UAN yang diterima sekolah, jumlah siswa, jumlah siswa miskin, jumlah siswa putus sekolah, jumlah siswa berdasarkan agama, jumlah kelulusan, jumlah pendaftar, jumlah guru berdasarkan pendidikan, golongan, dan kelompok, jumlah pegawai berdasarkan pendidik dan golongan, jumlah dan kondisi fasilitas sekolah, dan data-data lainnya. Meski sederhana dan dilaksanakan dalam waktu terbatas, kegiatan ini mencoba untuk menyentuh keempat aspek penting di atas, yakni: teknologi berbasis SMS adalah aspek teknologi-nya, pelatihan kepada guru-guru atau operator sms seluruh sekolah adalah aspek SDM, ketegasan diberbagai level pimpinan di Disdikpora Bali untuk mengatakan bahwa bagi sekolah yang tidak mengirim data akan ditunda pencairan dana bos-nya, masing-masing merupakan aspek managerial dan SOP. Hasil yang diperoleh selama 3 minggu kegiatan pelatihan adalah sekitar 80% ke 22 jenis data dari seluruh sekolah se-Kuansing telah masuk ke sistem dan tersaji dalam berbagai bentuk laporan rinci dan rekapitulasi di komputer. Menurut penulis, ini adalah suatu hasil yang sangat positif dan memberikan suatu optimisme tinggi bagi keinginan untuk mengembangkan pusat data dan informasi pendidikan. Walaupun demikian, sistem yang dikembangkan di atas bukannya tanpa kelemahan dan kekurangan. Masih ada beberapa kelemahan (kekurangan) yang harus diperbaiki, diantaranya: a. Penggunaan 2 nomor hp cukup berat melayani lebih dari 100 ribu

sms dari seluruh sekolah se-Kuansing. b. Sekolah-sekolah masih kesulitan dalam mengakses data dan

informasi yang merupakan hasil dari penggunaan teknologi di atas.

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR

3

c.

Ada beberapa jenis data penting belum ditangani oleh sistem.

Berbagai kekurangan di atas yang kemudian akan diatas dalam pengembangan sistem pendataan ke depan.

III.

Pengembangan dari Aspek Teknologi Sistem Pendataan

Berikut ini akan dijelaskan arah pengembangan sistem pendataan dari aspek teknologi informasi. Pengembangan teknologi ini dirancang bertolak dari kelemahan (kekurangan) yang ada pada sistem sekarang seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Alternatif-1 (Skenario 2009)

Internet

Jaringan local Disdik Kuansing Pihak Kecamatan, Sekolah, dan Masyarakat

Database dan Internet Server Access Point

Kuansing Hilir

Kuansing Tengah

Kuansing Hulu

Gambar 2. Skenario perkembangan teknologi pendataan 2009

Pada gambar 2 di atas, sekolah-sekolah disetiap kabupaten akan memiliki nomor masing-masing yang bisa dihubungi bila mengirim data, tidak lagi menggunakan 2 nomor untuk seluruh sekolah di semua kabupaten (lihat gambar

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR

4

1). Dengan model ini diharapkan dapat lebih memperlancar sekolah-sekolah disetiap kabupaten mengirim data. Pihak kabupaten maupun sekolah dapat melihat data di website melalui internet. Jadi perubahan dari sistem saat ini ke sistem alternatif-1 di atas adalah pertama, dari semula mengguna 2 nomor HP untuk seluruh kecamatan menjadi 1 nomor. Kedua, pihak kecamatan dan sekolah dapat mengakses informasi melalui website. Meskipun menggunakan 1 nomor hp untuk 1 kecamatan, namun jaringan (lokasi) komputer tersebut masih terpusat di Disdik Kuansing, sehingga akses kecamatan terhadap informasi hanya terbatas melalui internet. Alternatif 2 berikut memberikan peluang kepada pihak kecamatan untuk meletakkan teknologi ini di kecamatan masing-masing. Alternatif-2 Alternatif 2 ini dirancang beranjak dari pertimbangan agar pihak kecamatan dan Disdik Kuansing memiliki kemampuan akses informasi yang tinggi.
Server SMS di Disdik Kuansing

INTERN ET

OPERATOR SELULER SMS Server kabupaten berlokasi di Kecamatan masing-masing

OPERATOR SELULER

Sekolah Kac. Sekolah Kac. Sekolah Kac. Sekolah Kac. Sekolah Sekolah Kb.Sekolah Baserah Benai Cerenti Pangean Kac. K.MudikSingigi Kab. Sing HiliBangli

Sekolah Kab. KTeng

Gambar 3. Skenario pengembangan sistem pendataan berbasis kecamatan
Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR

5

Pada alternatif 2, setiap sekolah di satu sekolah di kecamatan mengirim data ke satu nomor hp yang melekat pada sms server yang berlokasi di kecamatan tersebut, masing-masing (lihat gambar 3). Keuntungan dari skenario alternatif 2 adalah pihak kabupaten memiliki akses tinggi terhadap data dan informasi karena sms server dan sistem informasi pendataan berlokasi di komputer masing-masing. Namun dibutuhkan biaya untuk sms tambahan, karena sms server di masing-masing kabupaten/kota secara otomatis akan mengirim data sms ke sms server di Disdikpora Kuansing. Selain dari arsitektur teknologi piranti keras di atas, pengembangan juga dilakukan pada piranti perangkat lunak berupa penambahan fitur-fitur sms menyangkut jenis-jenis data penting lainnya yang dikirim oleh sekolah dan membuat website pendataan agar bisa diakses melalui internet.

IV. Aspek Sumber Daya Manusia SDM adalah pelaku dari sistem pendataan. Kualitas SDM harus ditingkatkan secara terus-menerus melalui pelatihan. SDM yang dilatih harus tepat sasaran sehingga benar-benar menunjang sistem pendataan yang dikembangkan. Berikut adalah kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan yang secara langsung menyentuh aspek SDM. a. Pelatihan guru atau operator sms dari setiap sekolah. Operator sms di sekolah adalah tulang punggung dari teknologi ini, oleh karena itu secara terus-menerus harus dilatih. Pelatihan dapat dilakukan pada berbagai lintas pertemuan dari kegiatan-kegiatan lain (tidak harus secara khusus membuat pertemuan untuk pelatihan). b. Pelatihan administrator di tingkat kecamatan. Staf Dinas pendidikan di tingkat kecamatan harus dilatih secara terampil untuk menunjang sistem pendataan ini. Pelatihan berkaitan dengan 2 hal: pertama, pelatihan sebagai adminsitrator data untuk memasukkan data rinci dari sekolah, kedua, pelatihan format-format SMS, sehingga bila sekolah kesulitan
Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR

6

mengirim SMS data, dapat langsung bertanya pada administrator di kecamatan. c. Pelatihan Administrator di tingkat Kabupaten. Administrator di tingkat kabupaten sistem diperlukan ini untuk 2 hal berikut ini. ini Pertama, juga untuk di menggabungkan data rinci dari kecamatan, kedua, memahami teknologi pendataan seandainya teknologi tersedia kabupaten/kota (lihat alternatif 2 pada penjelasan sebelumnya).

V.

Standard Operational Procedure (SOP)

SOP merupakan dokumen yang berisikan prosedur standar yang menyentuh berbagai hal terkait dengan sistem pendataan. Dengan tersedianya SOP kita akan memiliki satu pandangan, satu konsep, satu kata, dan satu tindakan, yang jelas dan sama, tentang sistem pendataan. SOP setidak-tidaknya mengandung hal-hal berikut ini. a. Teknologi sistem pendataan yang standar. Tidak perlu teknologi sistem pendataan yang banyak, cukup satu sistem saja, karena karakteristik data dan informasi yang dibutuhkan di dinas pendidikan baik di setiap kecamatan adalah sama. Lebih baik mengembangkan satu sistem dan disempurnakan secara terus menerus, daripada mengembangkan beragam teknologi pendataan yang pada akhirnya juga tidak meningkatkan efektifitas dan produktifitas kerja. Dengan satu sistem, anggaran juga dapat digunakan untuk lebih meningkatkan kualitas SDM pendukung sistem pendataan. Peran pimpinan di sini adalah menyepakati satu teknologi pendataan yang akan dipilih tersebut. Disinilah ujian pertama bagi para pimpinan sebagai salah satu indikator dari aspek managerial. Pemilihan teknologi sistem pendataan yang standar akan berimplikasi langsung pada cara pengiriman data, jenis-jenis data dan laporan yang standar pula. Secara otomatis format data dan laporan di seluruh

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR

7

kecamatan di Disdik Kuansing akan sama. Inilah kelebihan lain dari penggunaan satu teknologi standar. b. Alur perbaikan dan pengesahan data standar. Apabila sekolah ingin memperbaiki data, maka harus ada mekanisme standar termasuk batas waktu perbaikan atau pengiriman data. Ada mekanisme standar untuk menyatakan data yang dikirim adalah sah atau belum, termasuk alur penyelesaian bila terjadi perbedaan data. Mekanisme-mekanisme tersebut harus dapat dilakukan secara cepat. c. Sanksi standar. Harus ada sanksi standar dan berlaku untuk semua sekolah bila tidak mengirim data sampai batas waktu yang telah ditentukan. d. Pelepasan sanksi standar. Harus ada mekanisme standar untuk mengatur bagaimana suatu sekolah bisa terlepas dari sanksi dan mengikuti kembali alur pendataan yang normal. e. Akses data dan informasi standar. Harus ditetapkan suatu mekanisme standar bila ada pihak internal maupun eksternal yang membutuhkan data dan informasi. Seringkali terjadi ketika ada pihak-pihak lain yang membutuhkan data, tidak ada keseragaman dalam hal kemana, dimana, dan dengan cara bagaimana suatu data dan informasi dapat diakses. Dengan teknologi dan mekanisme standar dalam sistem pendataan, maka akan memberikan banyak kemudahan dalam hal mengakses informasi, menelusuri tanggung jawab, dan memberikan konsistensi data yang tinggi. VI. Aspek Managerial Penulis hanya bisa menyampaikan satu hal ringkas disini berkaitan dengan aspek managerial, yakni: para pimpinan harus melaksanakan semua yang tertuang di SOP secara tegas, konsisten, dan tidak membeda-bedakan. Alur instruksi di pemerintahan (dinas pendidikan) adalah bersifat top-down, artinya instruksi mengalir dari atas ke bawah, sehingga ketegasan dan komitmen yang tinggi dari pimpinan akan berdampak secara signifikan kepada bawahan. Kunci keberhasilan dari sistem pendataan ada pada aspek managerial.
Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR

8

VII. Kesimpulan Perncanagan sistem yang standar merupakan pintu gerbang untuk membangun pusat data dan informasi di lingkungan dinas pendidikan se-Kabupaten Kuansing. Untuk bisa mewujudkan sistem standar tersebut, maka dibutuhkan suatu komitmen yang tinggi dari pimpinan untuk menyepakati sistem standar tersebut. Komitmen tersebut ibarat suatu kunci, tanpa ada kesepakatan tersebut maka pintu gerbang menuju pusat data dan informasi tidak akan terbuka.Semoga!!!

Contoh Proposal SIM Pendidikan MP UR

9

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->