P. 1
Cara Membuat Mail Merger

Cara Membuat Mail Merger

|Views: 214|Likes:
Published by a_sasi41

More info:

Published by: a_sasi41 on Jun 01, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/24/2012

pdf

text

original

MAIL MERGE Ms.

Word menyediaakan fasilitas untuk membuat suatu dokumen, dimana dokumen tersebut dicetak dalam jumlah yang banyak dengan format yang sama namun ada beberapa alamat tujuan yangberbeda. A. Mail Merge yang Berbentuk Format Surat Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah Anda harus mempunyai dokumen iduk (main dokumen) yang berbentuk surat. Dokumen induk bisa Anda buat langsung ketika Anda bekerja dengan Mail Merge atau Anda membuka dokumen yang sudah Anda milki. Untuk membuat dokumen induk, ketik contoh dokumen berikut : Selanjutnya ikuti langkah di bawah ini : 1. Dari menu Tools pilih perintah Letters and Mailings, kemudian pilih Mail Merge Wizard. Ms. Wordakan menampilkan jendela Task Pane dengan judul Mail Merge disebelah kanan dari lembar kerja Anda. Perhatikan gambar berikut :

Tipe Dokumen Induk

2. Pada bagian select document type, Anda diminta memilih jenis dari Mail Merge yang akan Anda buat. Pilih Letters untuk membuat bentuk surat. Kemudian klik Next: Starting document 3. Ms. Word akan menampilkan step atau langkah ke dua dari jendela Mail Merge dengan beberapa konfirmasi :

 Use the current document, menyatakan bahwa Anda memilih dokumen aktif sebagai dokumen induk.  Start from a template, bentuk format surat yang telah disediakan Ms. Word. Anda dapat memilih desain surat yang telah disediakan

 Start from existing document, dokumen induk diambil dari dokumen lain yang mungkin pernah Anda buat. 4. Klik perintah Next: Select Recipients 5. Konfirmasi berikutnya adalah Select Recipient yang menentukan data source atau data sumber.

 Use Existing list apabila Anda bermaksud membuka file data yang sudah Anda siapkan sebelumnya.  Type a new list apabila Anda akan membuat data sumber baru. B. Membuat Data Sumber Baru 1. Pilih Type a new list untuk membuat data sumber baru, kemudian klik Create, maka Ms. Word akan menampilkan kotak dialog New Adress List.

2. Secara default Ms Word menyediakan beberapa field yang dapat Anda gunakan seperti Title, First Name,Last Name, dan field lain. Anda dapat memilih salah satu langkah dibawah ini : • Apabila Anda bermaksud mengganti nama field maka pilih nama field yang ingin diganti kemudian klik tombol Rename, dan ketik nama penggantinya. Jika ingin membuang beberapa field yang tidak dipergunakan, tekan tombol Customize, kemudian pilih field yang akan dibuang, tekan Delete. Klik Yes pada kotak dialog yang muncul. Dan jika ingin menambah beberapa field baru, klik tombol Add kemudian ketik nama field pada kotak teks Type a name for your field.

• Stelah selesai menentukan nama field, tekan tombol OK. Ms Word akan kembali pada kotak dialog New Address list.

3. Ketik record Anda. Tekan tombol New Entry untuk membuat record baru, dan Delete Entre untuk menghapus satu record. 4. Klik Close, apabila sudah selesai mengisikan semua record. Ms Word akan menampilakn kotak dialog Save Data Source. Simpan nama file data yang baru. 5. Setelah disimpan, Ms word akan menampilkan kotak dialog Mail Merge Recipient yang menginformasikan tentang data sumber yang telah dibuat. Untuk lebih jelasnya perhatikan kotak dialog Mail Merge Recipients

Select All, mengaktifkan atau memilih semua record Clear All, menonaktifkan semua record Refresh, menampilkan kembali perubahan yang telah Anda lakukan Find, mencari record tertentu Edit, mengedit record. 6. Klik OK pad kotak dialog Mail Merge Recipients. Ms Word akan menampilkan baris Toolbar Mail Merge.

• • • • •

Dengan toolbar Mail Merge, Anda dapat mengolah data source yang ada dengan lebih leluasa. Misalnya mengedit record, mengganti data sumber lain, dan sebagainya. Open Data Source

Mail Merge Recipients

Merge to Printer

Insert Merge Field Pindah ke record sebelumnya Pindah ke record awal

View Merged Data Pindah ke record berikutnya

Pindah ke record terakhir

Ketik nomor record di kotak ini untuk menuju trecord tertentu C. Menyisipkan Merge Field ke dalam Lembar Kerja Setelah selesai membuat main dokumen, langkah selanjutnya adalah menyisipkan Merge Field ke dalam main dokumen Untuk menyisipkan merge field di main dokumen ikuti langkah berikut : 1. Pindahkan kursor ke posisi dimana merge field akan ditempatkan pada main dokumen. Posisi merge field menunjukkan posisi data yang akan dibaca dari data source. 2. Klik Insert Merge Field yang ada di toolbar mail merge. Ms Word akan menampilkan kotak dialog Insert Merge Field.

View Merged Data

3. Pilih nama field yang diinginkan, tekan tombol Insert kemudian Close 4. Pindahkan kursor ke posisi yang lain dan ulangi perintah yang sama untuk menyisipkan field yang lain. 5. setelah selesai menyisipkan semua field, jangan lupa untuk menyimpan kembali. Nama field akan ditampilkan ke dalam main document sesuai dengan nama field. Untuk menampilkan field isian klik tombol View Merged Data pada toolbar Mail Merge.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->