KOMUNIKASI BISNIS

Prolog

Guna memahami apa dan bagaimana dan seperti apa bussines communication atau
komunikasi bisnis, perlu difahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan komunikasi.

Secara general, komunikasi adalah proses penyampaian lambang-lambang berarti

(pesan) dari seorang komunikator kepada komunikan untuk menghasilkan efek tertentu.

Dari defenisi umum dan sederhana tadi bisa terlihat sejumlah unsure penting komunikasi
itu sendiri, yakni :

1. Komunikator ( Communicator ), penyampai pesan.

2. Pesan ( message), lambang-lambang berarti yang disampaikan.

3. Komunikan ( communican ), penerima pesan

4. Efek ( Effect ), segala perubahan dalam diri komunikan yang ingin dicapai. Baik
perubahan pengetahuan ( koginitif), perubahan perasaan (afektif) dan perubahan
prilaku (konatif/behavioural).

Saat proses komunikasi berlangsung, baik komunikan maupun komunikator

mengeluarkan feedback (umpan balik) terhadap pesan yang disampaikan masing-masing.

Dalam aktivitas di suatu organisasi bisnis, komunikasi merupakan aktivitas urgent yang
memegang peranan sangat penting. Sebuah kegagalan dalam organisasi bisnis, banyak yang
disebabkan oleh kurang tertatanya komunikasi bisnis yang dilakukan para pelaku di organisasi
tersebu.

Komunikasi bisnis ( Communication Bussines ) sejatinya adalah segala bentuk

komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi.
Baik komunikasi verbal, maupun non verbal
 Komunikais bisnis yang berhasil dengan baik, adalah komunikasi yang biasa dilakukan
secara efektif sesuai dengan situasi dan kondisi di organisasi bersangkutan. Pimpinan yang
baik,tahu dan faham benar macam dan bentuk komunikasi yang harus diterapkan saar bicara
dengan bawahan misalnya seorang salesman faham menggunakan trik-trik approach komunikasi
saat akan mempersuasi calon klien atau pembeli.

Intinya, jika dilakukan dengan tepat, baik dan efektif, komunikasi akan menjadikan salah
satu item penting penentu sukses tidaknya sebuah organisasi.perusahaan.

AIDDA

AIDDA is attention, interest, desire, decisission, and action

Efektivitas penyampaikan pesan komunikasi bisnis, ditentukan oleh banyak hal. Satu di
antaranya, adalah efektivitas penyampaian pesan dengan cara menarik perhatian komunikan.
Untuk kepentingan ini, konsep AIDDA bisa kita terapkan.

Seperti yang disampaikan Wilbur Schram, the condition of success in

communication”, yakni kondisi yang harus dipenuhi jika kita menginginkan agar suatu pesan
membangkitkan tanggapan yang kita kehendaki, dengan memperhatikan :
a) Pesan harus dirancang dan disampaikan sehingga menarik.
b) Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman antar
komunikator dan komunikan, sehingga dimengerti.
c) Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan.
d) Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan komunikan.

Jadi., langkah pertama yang harus dilakukan, adalah bagaimana caranya kita bisa harus
bisa menarik perhatian komunikan. Buat supaya komunikan tertarik untuk lebih ingin tahu
mengenai isi pesannya. Penyajian pesan bisnis agar menarik, jelas pada awalnya, tergantung
pada packaging pesan sesuai media yang digunakan.
 Saat kita menggunakan media cetak misalnya, usahan pesan bisnis yang kita sampaikan
sajiannya menarik. Baik dari segi content, maupun tampilan secara keseluruhan. Bisa diakali
dengan pemilihan font ( jenis huruf ), warna ataupun design grafis secara keseluruhan.

Atau manakala kita menyampaikan pesan bisnis melalui televisi misalnya. Melalui team
creative, harus bisa terkemas informasi yang sangat menarik. Karena ada kecenderungan,
komunikan saat ini, tidak hanya butuh informasi, tetapi sesuatu yang bisa sekaligus menghibur
mereka.

Saat kita harus melakukan komunikasi langsung misalnya., usahakan daya tarik bisa
dimaksimalkan secara personal. Tentunya dalam hal ini,. komunikator harus benar-benar bisa
"bicara". Tidak hanya benar menyampaikan informasinya, tetapi juga menarik saat
menyampaikannya.

Writing Skill Dalam Business Communications

“Writing-the art of communicating thought to the mind- is the great invention in the work
great, very great. It enabling us to converce with the dead, the absent, and the unborn, at all
distances of time and space, and great not only in its direct benefits, but its great help to all
other inventions”.-Abraham Lincoln.

Dalam dunia bisis, dan sebagai professional, writing atau menulis (pesan bisnis)
merupakan hal sangat urgent. Karena seperti yang dijelaskan sebelumnya, untuk menyampaikan
ide-ide, atau laporan penting yang menuntut perhatian dan konsentrasi penuh dalam pemahaman
maupun penganalisaan, komunikasi dalam bentuk tulisan diyakani paling efektif. Logikanya,
manakala komunikan kesulitan memahami pesan, dia bisa dengan mudah membaca kembali
pesan yang disampaikan. Secara umum, ada beberapa alasan mengapa writing penting dalam
komunikasi bisnis :

1. Kemampuan mendengar manusia terbatas. Lebih rendah daripada kemampuan

menerima /mencerna pesan lewat bahasa tulisan. Berbagai riset menunjukkan,
kemampuan telinga manusia menangkap pesan lebih rendah ketimbang indera lainnya.
 2. Pesan dalam bisnis tidak selalu simple atau sederhana. Bahkan lebih banyak yang
memerlukan pemahaman dan penganalisaan maksimal. Mulai daribusiness report,
proposal, hasil meeting, perjanjian atau kontrak kerja,research memo, sampai annual
report.
3. Beberapa pesan bisnis, wajib didokumentasikan. Dan ini akan lebih mudah kalau
disampaikan dalam bentuk komunikasi writing.

Sehingga sangatlah beralasan jika kemampuan menulis dalam aktivias komunikais bisnis
sangatlah penting. Terlebih jika dikaitkan dengan beberapa survey yang dilakukan pelaku bisnis
dunia dalam beberapa decade terakhir. Sebuah survey majalah Fortune misalnya menunjukkan,
para senior tax executive meyakini bawah writing skill adalah atribut penting dalam proses
perekrutan.

Survey serupa yang dilakukan periset Southern Utah University terhadap 90.000 anggota
akuntan ternama Amerika Serikat membuktikan bahwa kemampuan menulis yang baik adalah
salah satu dari tujuh skill yang wajib dimiliki oleh para pelaku bisnis termasuk para akuntan.
Luar biasanya, ke enam skill lainnya, ternyata berhubungan erat dengan communication skill,
yakni :
1. Mendengar dengan efektif
2. Membuat dokumen dengan ejaan dan kalimat yang tepat
3. Mengajukan pertanyaan yang tepat saat berhadapan dengan klieun
4. Mengorganisir informasi ke dalam kalimat dan paragraph
5. Menggunakan tata bahasa yang baikMenggunakan vocabulary bisnis dengan benar

Efektivitas Komunikasi ( Bisnis )

“Communication is the most important skill in the life”_Stephen Covey

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan

pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini
dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi
(tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara
berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi
dengan lebih mudah dan jelas.

Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan
dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan.
Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain
diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.

Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa
kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang
diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen
(Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga
merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu
organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.

Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam
komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya
ditentukan beberapa hal :
1. Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima
komunikan.

2. Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan
komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi
data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range)
produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya
manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga
diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan
provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur
yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja
(performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu
dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu
dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

Komunikasi berbasis internet

Internet menjadi suatu media komunikasi yang memegang peranan sangat penting dalam
perkembangan bisnis, secara garis besar terdapat tiga aktivitas bisnis utama yang dapat
dikomunikasikan lewat internet :
· Membangun Produk.
· Aktivitas opersional
· Pelayanan Jasa

Berbagai aktivitas bisnis dapat dilakukan melalui internet, beberapa diantaranya adalah
sebagai berikut :
· Berbagi data internal.
· Rekruitmen calon pegawai.
· Memperolah partner bisnis, dan pelanggan.
· Menemukan informasi eksternal (pihak luar).
· Pembelian material dan peralatan.
· Promosi produk dan jasa.
· Fasilitas penunjang bagi pelanggan.
· Media kolaborasi dengan partner bisnis.
· Publikasi perkembangan bisnis.

Komunikasi bisnis berbasis internet, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, yaitu :
· Menggunakan e-mail
· Diskusi melalui Milist (mailing list)
· Membuat suatu group/komunitas
· Melalui video konferensi
· Pesan singkat
· Telepon berbasis internet, dan
 · Transfer data/dokumen

3. Ketepatan
Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat
sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan
kerangka pikir komunikan.

4. Kredibilitas
Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat
dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.

5. Pengendalian
Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan
yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh
komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.

6. Kecocokan
Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan
dengan komunikan.

Pendapat lain mengatakan bahwa agar komunikasi berjalan secara efektif dan efisien
maka ada 3 hal yang sangat penting yaitu :
1. Mampu membuat pesan dipahami.
2. Harus memahami pesan yang diharapkan yang dikirim kepada anda.
3. Kendali atas proses komunikasi harus diterapkan.

Selain itu agar dapat melakukan komunikasi bisnis yang efektif, seorang komunikan
harus memiliki 3 kemampuan (skill), yaitu :
1. Empati,
2. Pembicara yang sederajat,
3. Proyeksi atau menciptakan dampak.
 Dengan demikian apabila komunikasi bisnis berjalan secara efektif di suatu perusahaan
akan dapat menghasilkan beberapa hal sebagai berikut :
· Mempercepat Penyelesaian Masalah.
· Memperkuat Pengambilan Keputusan.
· Meningkatkan Profesionalisme.
· Memberikan Respon yang Positif terhadap Stakeholder.
· Meningkatkan Produktivitas.
· Memperkuat hubungan Bisnis.

Sementara Keterampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan

berbagai cara menyangkut komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan :
1. Reading
2. Listening
3. Speaking dengan membuat dan atau melakukan percakapan menarik.

4. Melakukan wawancara
5. Kontak dengan kelompok-kelompok lain
6. Membiasakan diri berpidato dan atau melakukan presentasi
7. Writing dengan menulis surat, memo dan laporan

Disadari ataupun tidak, setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari hal tersebut
diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi sering dianggap sebagai
suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja, sehingga seringkali kita tidak memiliki kesadaran
untuk melakukannya secara efektif.

Aktivitas komunikasi adalah aktivitas rutin serta otomatis dilakukan, sehingga kita tidak
pernah mempelajarinya secara khusus, seperti bagaimana menulis ataupun membaca secara cepat
dan efektif ataupun berbicara secara efektif serta menjadi pendengar yang baik.

Menurut Stephen Covey, komunikasi merupakan keterampilan yang penting dalam hidup
manusia. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang kita
tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada
penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang disampaikan
tetapi juga membaca dan menilai sikap kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi yang efektif
adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta integritas pribadi yang kuat.

Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau
seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan
keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan
berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat
melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi
yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan
berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat penting.

Verbal Dan Non Verbal Komunikasi

Dalam dunia bisnis, ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan,
yakni komunikasi verbal dan komunikais non verbal. Komunikasi verbal ( verbal
communication ) adalah bentuk komunikasi yang disampaikan komunikator kepada komunikan
dengan cara tertulis (written) atau lisan (oral). Sepasang kekasih ber sms- an tiap hari, seorang
presenter membawakan acara musik di stasion televisi, seorang wartawan menulis berita atau
opininya di surat kabar, atau seorang ayah menelpon anaknya, itu merupakan sebagian kecil
contoh komunikasi verbal.

Dalam dunia bisnis, komunikasi verbal menempati porsi besar. Karena kenyataannya,
ide-ide, pemikiran atau keputusan, lebih mudah disampaikan secara verbal ketimbang non
verbal. Dengan harapan, komunikan (baik pendengar maun pembaca ) bisa lebih mudah
memahami pesan-pesan yang disampaikan.

Prakteknya, komunikais verbal bisa dilakukan dengan cara :

1. Berbicara dan menulis. Umumnya untuk menyampaikan bussines message,orang
cenderung lebih menyukai speaking (berbicara) ketimbang (writing ). Selain karena alas
an praktis, speaking dianggap lebih mudah “menyentuh” sasaran karena langsung
 didengar komunikan. Namun bukan berarti pesan tertulis tidak penting. Untuk
menyampaikan pesan bisnis yang panjang dan memerlukan pemahaman dan pengkajian
matang, diperlukan pula penyampaian writing. Semisal penyampaian bussines report.
Sangat tidak mungkin jika hanya disampaikan dengan berbicara.
2. Mendengarkan dan membaca. Kenyataan menunjukkan, pelaku bisnis lebih sering
mendapatkan informasi ketimbang menyampaikan informasi. Dan aktivitas penerimaan
informasi.pesan bisnis ini dilakukan lewat proses (listening) mendengarkan dan membaca
(reading). Sayangnya, kenyataan juga menunjukkan, masih banyak di antara kalangan
bisnis yang tidak memiliki kemampuan dan kemauan memadai untuk melakukan proses
reading dan listening ini. Sehingga pesan penting sering hanya berlalu begitu saja, dan
hanya sebagian kecil yang tercerna dengan baik.

KOMUNIKASI NON VERBAL

Meski jarang disadari diyakini manfaatnya, Komunikais non verbal ( non verbal
communicarion) menempati porsi penting. Banyak komunikasi verbal tidak efektif hanya karena
komunikatornya tidak menggunakan komunikasi non verbal dengan baik dalam waktu
bersamaan.

Melalui komunikasi non verbal, orang bisa mengambil suatu kesimpulan mengenainsuatu
kesimpulan tentang berbagai macam persaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, kangen dan
berbagai macam perasaan lainnya. Kaitannya dengan dunia bisnis, komunikasi non verbal bisa
membantu komunikator untuk lebih memperkuat pesan yang disampaikan sekaligus memahami
reaksi komunikan saat menerima pesan.

Bentuk komunikasi non verbal sendiri di antaranya adalah, bahasa isyarat, ekspresi
wajah, sandi, symbol-simbol, pakaian sergam, warna dan intonasi suara.

Tujuan komunikasi non verbal :

1. Menyediakan/memberikan informasi
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Mengekspresikan suatu emosi
 4. Memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkankan pesan-pesan verbal.
5. Mengendalikan atau mempersuasi orang lain
6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam mengajar seseorang untuk
melakukan serve badmintos, belajr golf dan sejenisnya.

Lebih jauh, relevansi komunikasi non verbal dalam dunia bisnis, komunikasi non verbal
yang disampaikan dengan baik akan mampu membantu seseorang meningkatkan kredibilitas dan
potensi leadership, selain tentunya akan mempermudah proses penyampaian pesan inti kepada
komunikan.
 DAFTAR PUSTAKA

http://komunikasidalambisnis.blogspot.com/

http://agungpia.multiply.com/journal/item/45/Ukuran_Keberhasilan_Komunikasi_Bisn
is