P. 1
1. PENGURUSAN HARTA

1. PENGURUSAN HARTA

|Views: 380|Likes:
Published by ntt1223

More info:

Categories:Topics, Art & Design
Published by: ntt1223 on Jun 18, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/13/2012

pdf

text

original

PENGURUSAN HARTA AWAM

OLEH

ZULKAFLI BIN ARIFIN IPGM KAMPUS TUN HUSSEIN ONN

JUN 2008

ZUA

PENGURUSAN HARTA AWAM
DEFINISI PENGURUSAN: Perihal kerja & sebagainya (Kamus Dewan) Proses sosial merangkumi perancangan, kawalan, penyelarasan dan dorongan (Breach, 1975) Hendry & Pettigrew (1986) menyatakan pengurusan sumber manusia mempunyai ciri-ciri berikut: i. menggunakan perancangan j/panjang ii. menggunakan pendekatan yg bersepadu dlm reka bentuk & sistem personel iii. mencantumkan dasar & amalan tenaga kerja kpd strategik pengurusan yg khusus iv. anggota organisasi merupakan sumber strategik JUN 2008 dlm membina sainganZUA

LIMA SKOP PENGURUSAN:
1. Perancangan ± bangunan, kurikulum, kelengkapan, peralatan, pelajar & tenaga kerja 2. Mengelola ± menyusun, mengatur, menyediakan peralatan bagi memastikan objektif organisasi tercapai 3. Mengarah ± peraturan yg telah ditetapkan supaya organisasi dapat dilaksanakan dgn sempurna 4. Menyelaras ± perlu kerjasama dari setiap individu yang menggunakan harta awam supaya matlamat organisasi yg telah ditetapkan tercapai 5. Mengawal ± proses penting kerana berkaitan dengan tugas berkaitan harta yang telah diagihkan mesti dilaksanakan; iaitu guru yg diberi t/jawab mesti melaksanakan t/jawab ZUA
(Fayol, 1916)

1. Planning (merancang)
‡ menentukan apa, bila, siapa dan bagaimana hendak dibuat. ‡ mengenalpasti objektif dan menetapkan kaedah pencapaian keberkesanan yang paling maksimum melalui proses penetapan matlamat. ‡ mengumpul serta menganalisis maklumat. ‡ mencari alternatif atau pilihan. ‡ menyediakan atau menghubung perancangan dengan keputusan. ZUA

2. Organising (mengelola)
‡ mendapatkan peralatan, kelengkapan dan staf untuk mengwujudkan rangka dasar yang baik untuk menjalankan segala aktiviti yang telah dirancangkan. ‡ mengumpulkan segala komponen pekerjaan ke dalam satu struktur yang baik. ‡ membentuk struktur kuasa atau wibawa (authority) dan menyelaraskan jentera pelaksanaan. ‡ menyusun dan menjelaskan kaedah dan prosedur. ‡ memilih, melatih dan memberitahu staf serta mendapatkan sumber-sumber lain yang perlu.
ZUA

3. Directing (mengarah)
‡ terdiri daripada membentuk rangka kerja untuk masa dan perbelanjaan. ‡ memperkenalkan dan memberi kepimpinan dalam pelaksanaan perancangan dengan cara membuat keputusan. ‡ mengeluarkan arahan-arahan tertentu. ‡ memimpin, mengelola dan memberi motivasi.
ZUA

4. Controlling (mengawal)
‡ menilai segala kerja yang dijalankan di peringkat perancangan. ‡ melaporkan segala penyelewengan, kelemahan dengan segera supaya dapat dibetulkan. ‡ menunjukkan jalan mengikut langkahlangkah yang betul dengan cara membentuk matlamat dan taraf. ‡ menetapkan pencapaian dan memperbaiki penyelewengan dan kelemahan. ZUA

JUN 2008

ZUA

PENGURUSAN HARTA AWAM
DEFINISI HARTA AWAM ‡ SEKSYEN 3 ACARA KEWANGAN MENYATAKAN IA ADALAH LOJI, KELENGKAPAN, PERABUT, RADAS, BAHAN-BAHAN DAN BEKALAN YANG DIBELI DENGAN WANG KERAJAAN UNTUK KEGUNAAN ATAU SIMPANAN STOK
JUN 2008 ZUA

PENTINGNYA
‡ KERANA NILAI HARTA KERAJAAN SEKARANG SANGAT BESAR JUMLAHNYA

ISTILAH HARTA
PEMILIHAN SESUATU YANG BERHARGA YANG DIPEROLEHI BAGI TUJUAN MEMEGANG ATAU MENGGUNAKANNYA DALAM SESUATU TEMPOH MASA ATAU PUN SEPANJANG MASA DI DALAM MENGURUSKAN SESUATU PERNIAGAAN JUN 2008 ZUA

HARTA BENDA KERAJAAN ‡ ‡ 1. 2. 3. Wang awam Harta berbentuk fizikal, cth; Tanah dan bagunan Kenderaan dan lori Senjatapi dan peluru

4. Stor(perubatan,alat-alat ganti kenderaan,alat tulis«dll) 5. Stor 6. Alat kelengkapan pejabat
JUN 2008 ZUA

JENIS-JENIS HARTA
1. HARTA TETAP (FIXED ASSETS) ‡ Peralatan / kemudahan yang dipegang / dimiliki dalam perniagaan / urusan ‡ Penggunaan yang agak panjang (biasanya lebih dari setahun ) Contoh: Tanah, bangunan,loji,jentera
JUN 2008 ZUA

2. HARTA SEMASA (CURRENT ASSETS) ‡ Penggunaannya agak singkat (biasanya kurang dari setahun )

Contoh: Wang tunai, baki di dalam bank, stok simpanan, akaun belum diterima.

JUN 2008

ZUA

PERANAN PEGAWAI PENGAWAL: 1. Mengawasi aktiviti perolehan dan pengurusan stor 2. Memastikan setiap pembelian dibuat mengikut perancangan 3. Memastikan semua loji-loji dan lain-lain barang tidak luak diselenggara dengan teratur 4. Memastikan bahawa proses keusangan stok tidak dibiarkan berpanjangan dan tindakan pelupusan disegerakan
JUN 2008 ZUA

SAMBUNGAN PERANAN PEGAWAI PENGAWAL: 5. Mengawasi penyelenggaraan dan pengurusan kenderaan-kenderaan kerajaan 6. Menentukan verifikasi stor, pemeriksaan stor dan pengiraan stok tahunan dilakukan 7. Memberikan perhatian kepada masalahmasalah perkhidmatan dan kebajikan pegawai / kakitangan stor
JUN 2008 ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
1. MERANCANG KEPERLUAN:

Tujuan : Mengelakkan pembaziran Setiap pembelian baru dibuat mengikut perancangan supaya: a.Tidak ada barang yang tidak digunakan b. Menentukan stok sentiasa kekal c. Menyimpan stok pada paras optima
JUN 2008 ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
1. SAMBUNGAN MERANCANG KEPERLUAN:

Tujuan : Mengelakkan pembaziran Setiap pembelian baru dibuat mengikut perancangan supaya: d. Mendapat barang-barang yang bermutu

JUN 2008

ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
2. PEROLEHAN / PEMBELIAN:

Tujuan :

Mendapat nilai untuk wang

a. Pembelian yang paling menguntungkan b. Pastikan peruntukan kewangan mencukupi c. Kuasa pembelian diperolehi

JUN 2008

ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
2. SAMBUNGAN PEROLEHAN / PEMBELIAN:

Tujuan :

Mendapat nilai untuk wang

d. Spesifikasi barang-barang ditentukan e. Nasihat teknikal diperolehi jika pembelian teknikal
JUN 2008 ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
2. SAMBUNGAN PEROLEHAN / PEMBELIAN:

Tujuan : f.
± ± ± ± ±

Mendapat nilai untuk wang

Pengurusan pembelian mematuhi
Dasar-dasar kerajaan Peraturan-peraturan jabatan Tatacara pembelian ditetapkan (sebutharga, tender ) Dapatkan sijil mutu barang dari pembekal Memeriksa barang yang diterima
ZUA

JUN 2008

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
3. PENYIMPANAN:

Tujuan :

Menjaga keselamatan harta benda daripada kehilangan / kekurangan / kerosakan / keusangan dan kelusuhan a. Simpan di tem[pat yang sesuai dengan keadaan barang-barang. (komputer, bahan kimia,bahan-bahan mudah terbakar «)
JUN 2008 ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
3. SAMBUNGAN PENYIMPANAN:

b. Susunan barang-barang mengambilkira:
barang-barang kerap digunakan barang-barang berat barang-barang Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD) MKKD (LIFO) barang-barang mudah pecah

c. Menjaga keselamatan: 


Kecurian kekurangan (pengawapan,usang/cepat rosak)
ZUA

JUN 2008

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
3. SAMBUNGAN PENYIMPANAN:

Tujuan :

Menjaga keselamatan harta benda daripada kehilangan / kekurangan / kerosakan / keusangan dan kelusuhan d. Tanda-tanda amaran: ‡ ³DILARANG MEROKOK´ ‡ ³MUDAH TERBAKAR´ ‡ JUN 2008 ³MUDAH PECAH´ ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
3. SAMBUNGAN PENYIMPANAN:

Tujuan :

Menjaga keselamatan harta benda daripada kehilangan / kekurangan / kerosakan / keusangan dan kelusuhan d. Tanda-tanda amaran:
‡ ‡ ³RACUN´ ³BAHAYA-SIMPAN DI TEMPAT KERING.KANDUNGAN MUNGKIN MENGELUARKAN GAS BERACUN.MUDAH TERBAKAR JIKA LEMBAB´
JUN 2008 ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
4. PENYELENGGARAAN HARTA:

Tujuan :

Melanjutkan usia penggunaan barang tersebut dan sentiasa di peringkat efisyen yang optima dan menentukan keselamatan pengguna.

a. Mempunyai tenaga mahir b. Merancang program penyenggaraan c. Memeriksa dengan lebih kerap JUN 2008 ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
Jenis-jenis Penyenggaraan: a. Penyenggaraan dirancang iaitu kerja-kerja penyenggaraan yang diatur dan dilaksanakan mengikut program yang telah dirancang atau jadual yang ditetapkan

Contoh: Kenderaan,bangunan dan mesin-mesin pejabat.
JUN 2008 ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
b. Penyenggaraan tidak dirancang iaitu tindakan memperbaiki dengan secepat mungkin. (Dilaksanakan apabila berlaku kerosakan)

JUN 2008

ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
5. PEMINDAHAN / PENGELUARAN :

Tujuan :

Mempastikan bahawa kesemua pemindahan/pengeluaran dibuat dengan kebenaran dan segala pemindahan diakuterima a. Pemindahan/pengeluaran barang dibuat dengan kebenaran bertulis b. Pastikan barang yang dipindah sampai ke destinasi yang ditujukan c.JUNDapatkan surat akuan terima bagi segala 2008 ZUA barang yang dipindahkan

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
5. SAMBUNGAN PEMINDAHAN / PENGELUARAN :
Tujuan : Mempastikan bahawa kesemua pemindahan/pengeluaran dibuat dengan kebenaran dan segala pemindahan diakuterima

d.

Barang-barang yang masih belum diakuterima ± disusuli dengan surat peringatan e. Pastikan barang-barang yang dikeluarkan adalah dalam kuantiti yang munasabah demi mengelakkan JUN 2008 ZUA pembaziran

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
6. PENGGUNAAN:

Tujuan : Mempastikan harta benda digunakan dengan berkesan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu a. Penggunaan mengikut keperluan / barang b. Penggunaan mengikut manual pembuat c. Penggunaan di bawah kawalan / penyeliaan
JUN 2008 ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
6. SAMBUNGAN PENGGUNAAN: Tujuan : Mempastikan harta benda digunakan dengan berkesan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu

d. Melarang orang yang tidak berkenaan menggunakan sesuatu barang e. Menggunakan barang kerajaan dengan berhati-hati ( Handle With Care ZUA ) JUN 2008

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
7. MEREKOD:

Tujuan : Kawalan Secara Dokumen supaya dapat mengesan & mengakaun semua harta benda yang dimiliki a. Rekodkan butir-butir asas mengenai Harta Modal,Inventori dan Bekalan Pejabat b. Rekodkan lokasi c. Wujudkan sistem maklumat yang kemaskini & berkesan d. Cop ³Hak Milik Kerajaan ³ dan nama jabatan
JUN 2008 ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
8. PEMERIKSAAN / VERIFIKASI:

Tujuan : Kawalan secara fizikal supaya dapat memastikan bahawa barang-barang masih ada dan dalam keadaan memuaskan

JUN 2008

ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
a. Pegawai PengawalKelaskan barang-barang kepada 3 peringkat: 1. Tidak menarik: 2 tahun sekali 2. Menarik: 1 tahun sekali (pakaian,perabot,alatalat dapur«) 3. Sangat menarik: Tidak kurang dari 2 kali setahun. (kain-kain, perkakas letrik«)
JUN 2008 ZUA

8. SAMBUNGAN PEMERIKSAAN/VERIFIKASI:

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM

Tujuan : Kawalan secara fizikal supaya dapat memastikan bahawa barang-barang masih ada dan dalam keadaan memuaskan b. Huraikan tentang laporan verifikasi yang perlu disediakan dan sijil verifikasi yang perlu dikeluarkan ZUA JUN 2008

9. PELUPUSAN: Tujuan : Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar stor bagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi atau tidak diperlukan lagi

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM

a. Membolehkan jabatan membeli/mendapatkan barang baru b. Menjimatkan ruangan simpanan c. Mengelakkan susutnilai yang berterusan d. Mengelakkan daripada kemungkinan barang disalahgunakan e. Aturkan tindakan pelupusan mengikut syor JUN 2008 ZUA laporan pemverifikasi stok

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
f.
± ± ± ±

Sediakan sijil pelupusan:
Diambil semula Dipindahkan Dijual Dimusnahkan(hapuskira)

g. Pelupusan secara dijual:
± ± ± Dapatkan nilai barang Panggil tender atau lelong Tetapkan harga minima
ZUA

JUN 2008

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
9. SAMBUNGAN PELUPUSAN: Tujuan : Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar stor bagi barang-barang yang tidak boleh digunakan lagi atau tidak diperlukan lagi

h. Pelupusan secara musnah:
± ± Disaksikan oleh pegawai lain Dapatkan sijil daripada pegawai yang menyaksikan pemusnahan
ZUA

JUN 2008

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
10. KEHILANGAN:

(Laporan/Siasatan/Tindakan)
Tujuan : Memastikan bahawa segala kes kehilangan harta benda kerajaan disiasat, dilapor dan tindakan sewajarnya diambil untuk kehilangan sedemikian di masa depan.

a. Kehilangan boleh disebabkan oleh kecurian,kekurangan,termusnah.
JUN 2008 ZUA

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
10. SAMBUNGAN KEHILANGAN:

(Laporan/Siasatan/Tindakan) b. Tindakan perlu ambilkira dalam keadaan apa kehilangan berlaku:
± Keadaan yang boleh dikawal kecuaian pegawai mengatur tindakan keselamatan

c. Tindakan perlu ambilkira dalam keadaan apa kehilangan berlaku:
± Keadaan yang tidak boleh dikawal: JUN 2008 ZUA bencana alam

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
d. Melaporkan kehilangan kepada polis jika ada alasan untuk mempercayai bahawa sesuatu kesalahan jenayah telah dilakukan berhubung dengan kehilangan. e. Buat laporan permulaan dalam Lampiran J f. Mengemukakan laporan itu kepada:
± ± ± ± Pegawai pengawal K/S Perbendaharaan Akauntan Negara Audit Negara
ZUA

JUN 2008

PERKARA-PERKARA PENTING DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA AWAM
10. SAMBUNGAN KEHILANGAN:

(Laporan/Siasatan/Tindakan) g. Ketua Jabatan mengatur siasatan h. Sediakan Laporan Akhir dengan Lampiran Borang K
JUN 2008 ZUA

SOALAN ESEI
Nyatakan tugas-tugas yang dijalankan oleh ahli-ahli berikut: a. Pemverifikasi stok b. Lembaga Pemeriksa

JUN 2008

ZUA

JAWAPAN
a. Pemverifikasi Stok menjalankan tugas-tugas berikut: Mengadakan lawatan mengejut dan membuat pemeriksaan ke atas harta benda awam Mengira dan merekod baki stok fizikal borang-borang di hadapan penyelenggara stor dan membandingkan angkanya dengan kad kawalan
JUN 2008 ZUA

i.

ii.

JAWAPAN
a. Pemverifikasi Stok menjalankan tugas-tugas berikut:

iii. Menyediakan verifikasi stok dan mengemukakan kepada pegawai pengawal iv. Menjalankan verifikasi barangan mengikut kelas barang seperti ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Stor iaitu: sangat menarik- tidak kurang 2x seminggu menarik ± sekali setahun
JUN 2008 ZUA

JAWAPAN
a. Pemverifikasi Stok menjalankan tugas-tugas berikut: Tidak menarik - 2 tahun sekali

b. Lembaga Pemeriksa pula menjalankan tugas berikut: i. Membuat pemeriksaan dan laporan terhadap loji,kelengkapan dan lain-lain harta awam yang dinaggap tidak digunakan dan bernilai tinggi
JUN 2008 ZUA

JAWAPAN
a. Lembaga Pemeriksa pula menjalankan tugas berikut: Mengesyorkan supaya barang-barang dilupuskan dengan cara: Jualan lelong Jualan Tender Tukar beli Pindah/hadiah dan lain-lain cara yang sesuai tanam atau bakar
JUN 2008 ZUA

ii. ‡ ‡ ‡ ‡ ‡

SOALAN ESEI

Sebagai seorang Pegawai Pengawal, huraikan langkah-langkah yang perlu diambil apabila didapti kehilangan wang atau barang-barang awam berlaku di sesebuah jabatan dari peringkat awal hingga akhir laporan dibuat
JUN 2008 ZUA

JAWAPAN
i. Mengaturkan siasatan jabatan sepenuhnya mengenai kehilangan itu dan memberi suatu laporan akhir yang lengkap ii. Laporan itu hendaklah mengandungi salinan Polis yang lengkap dan satu ringkasan perbicaraan muktamat kepada KSU Perbendaharaan atau pihak berkuasa Kerajaan Negeri atau kedua-duanya jika keadaan memerlukan. iii. Laporan tersebut mestilah mengandungi segala butir yang berkenaan dalam Lampiran K,Arahan Perbendaharaan
JUN 2008 ZUA

JAWAPAN
iii. Bersama dengan pandangan Pegawai Penagawal iv. Kenyataan dari pegawai yang terlibat hendaklah dilampirkan bersama tetapi tidak boleh dianggap sebagai pengganti laporan atau pandangan Pegawai Pengawal v. Laporan akhir hendaklah dihantar oleh Pegawai Pengawal kepada Akauntan Negara, Juruaudit Negara dan wakil tempatan Juruaudit Negara dalam negeri itu. JUN 2008 ZUA

SOALAN ESEI
Encik Rosli dan Encik Mohamad ialah 2 orang pegawai kanan kerajaan yang dilantik sebagai ahli lembaga pemeriksa berhubung dengan pelupusan barang-barang di jabatannya a. Nyatakan cara-cara pelupusan terhadap barang-barang yang boleh disyorkan oleh mereka b. Nyatakan barang-barang yang boleh dilupuskan tanpa melalui lembaga
JUN 2008 ZUA

JAWAPAN
a. Barang-barang yang tidak boleh digunakan dan tidak ekonomi dilupuskan melalui: i. Jualan lelong ii. Jualan melalui tender iii. Secara tukar beli iv. Pindah/hadiah pada mana-mana jabatan/pertubuhan/institusi di bawah kawalan/anjuran kerajaan. (melalui KSU Perbendaharaan/Pegawai Kewangan Negeri untuk keputusan bagi penyelarasan)
JUN 2008 ZUA

JAWAPAN
a. Barang-barang yang tidak boleh digunakan dan tidak ekonomi dilupuskan melalui: Lain-lain pelupusan yang sesuai bagi sesuatu barang yang berkenaan contohnya: ditanam, kitar semula, dibakar di dalam tempat khas dan buang ke laut jadikan tukun
JUN 2008 ZUA

i.

JAWAPAN
B. Barang-barang yang boleh dilupuskan oleh sesebuah Jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa ialah: I. Nilai perolehan asal barang tersebut tidak melebihi RM10,000 tiap-tiap satu atau RM100,000 jumlah kesemuanya dan tidak boleh digunakan atau tidak ekonomi serta hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa sahaja ii. Barangan tersebut tidak bernilai untuk dijual misalnya pinggan mangkuk pecah dan JUN 2008 ZUA sebagainya

JAWAPAN
B. Barang-barang yang boleh dilupuskan oleh sesebuah Jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa ialah: iii. Barangan tersebut tidak boleh dijual disebabkan oleh dasar Kerajaan atau keselamatan awam.

JUN 2008

ZUA

SEMOGA BERJAYA DALAM PEPERIKSAAN DENGAN CEMERLANG & GEMILANG SELAMAT BERTUGAS DI ARENA BARU
JUN 2008 ZUA

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->