PENGURUSAN HARTA

AWAM
OLEH

ZULKAFLI BIN ARIFIN

IPGM KAMPUS TUN HUSSEIN ONN

JUN 2008 ZUA

PENGURUSAN HARTA AWAM
DEFINISI PENGURUSAN:
Perihal kerja & sebagainya (Kamus Dewan)
Proses sosial merangkumi perancangan, kawalan,
penyelarasan dan dorongan (Breach, 1975)
Hendry & Pettigrew (1986) menyatakan
pengurusan sumber manusia mempunyai ciri-ciri
berikut:
i. menggunakan perancangan j/panjang
ii. menggunakan pendekatan yg bersepadu dlm
reka bentuk & sistem personel
iii. mencantumkan dasar & amalan tenaga kerja kpd
strategik pengurusan yg khusus
iv. anggota organisasi merupakan sumber strategik
dlm
JUN 2008membina sainganZUA
LIMA SKOP PENGURUSAN:
1. Perancangan – bangunan, kurikulum,
kelengkapan, peralatan, pelajar & tenaga kerja
2. Mengelola – menyusun, mengatur, menyediakan
peralatan bagi memastikan objektif organisasi
tercapai
3. Mengarah – peraturan yg telah ditetapkan supaya
organisasi dapat dilaksanakan dgn sempurna
4. Menyelaras – perlu kerjasama dari setiap individu
yang menggunakan harta awam supaya matlamat
organisasi yg telah ditetapkan tercapai
5. Mengawal – proses penting kerana berkaitan
dengan tugas berkaitan harta yang telah diagihkan
mesti dilaksanakan; iaitu guru yg diberi t/jawab
mesti melaksanakan t/jawab
(Fayol, 1916)
ZUA
 1. Planning (merancang)
• menentukan apa, bila, siapa dan
bagaimana hendak dibuat.
• mengenalpasti objektif dan menetapkan
kaedah pencapaian keberkesanan yang
paling maksimum melalui proses
penetapan matlamat.
• mengumpul serta menganalisis
maklumat.
• mencari alternatif atau pilihan.
• menyediakan atau menghubung
perancangan dengan ZUA
keputusan.
 2. Organising (mengelola)
• mendapatkan peralatan, kelengkapan dan staf
untuk mengwujudkan rangka dasar yang baik
untuk menjalankan segala aktiviti yang telah
dirancangkan.
• mengumpulkan segala komponen pekerjaan ke
dalam satu struktur yang baik.
• membentuk struktur kuasa atau wibawa
(authority) dan menyelaraskan jentera
pelaksanaan.
• menyusun dan menjelaskan kaedah dan
prosedur.
• memilih, melatih dan memberitahu staf serta
mendapatkan sumber-sumber lain yang perlu.
ZUA
 3. Directing (mengarah)
• terdiri daripada membentuk rangka kerja
untuk masa dan perbelanjaan.
• memperkenalkan dan memberi
kepimpinan dalam pelaksanaan
perancangan dengan cara membuat
keputusan.
• mengeluarkan arahan-arahan tertentu.
• memimpin, mengelola dan memberi
motivasi.
ZUA
 4. Controlling (mengawal)
• menilai segala kerja yang dijalankan di
peringkat perancangan.
• melaporkan segala penyelewengan,
kelemahan dengan segera supaya dapat
dibetulkan.
• menunjukkan jalan mengikut langkah-
langkah yang betul dengan cara
membentuk matlamat dan taraf.
• menetapkan pencapaian dan memperbaiki
penyelewengan dan kelemahan.
ZUA
JUN 2008 ZUA
 PENGURUSAN HARTA AWAM

DEFINISI HARTA AWAM

• SEKSYEN 3 ACARA KEWANGAN

MENYATAKAN IA ADALAH LOJI,
KELENGKAPAN, PERABUT, RADAS,
BAHAN-BAHAN DAN BEKALAN YANG
DIBELI DENGAN WANG KERAJAAN
UNTUK KEGUNAAN ATAU SIMPANAN
STOK
JUN 2008 ZUA
 PENTINGNYA
• KERANA NILAI HARTA KERAJAAN SEKARANG SANGAT BESAR
JUMLAHNYA

ISTILAH HARTA

PEMILIHAN SESUATU YANG BERHARGA

YANG DIPEROLEHI BAGI TUJUAN
MEMEGANG ATAU MENGGUNAKANNYA DALAM
SESUATU TEMPOH MASA ATAU PUN SEPANJANG
MASA DI DALAM MENGURUSKAN SESUATU
PERNIAGAAN
JUN 2008 ZUA
HARTA BENDA KERAJAAN

• Wang awam
• Harta berbentuk fizikal, cth;
1. Tanah dan bagunan
2. Kenderaan dan lori
3. Senjatapi dan peluru
4. Stor(perubatan,alat-alat ganti
kenderaan,alat tulis…dll)
5. Stor
6. Alat kelengkapan pejabat
JUN 2008 ZUA
 JENIS-JENIS HARTA

1. HARTA TETAP (FIXED ASSETS)

• Peralatan / kemudahan yang
dipegang / dimiliki dalam perniagaan
/ urusan

• Penggunaan yang agak panjang

(biasanya lebih dari setahun )

Contoh: Tanah, bangunan,loji,jentera

JUN 2008 ZUA
2. HARTA SEMASA (CURRENT ASSETS)

• Penggunaannya agak singkat

(biasanya kurang dari setahun )

Contoh: Wang tunai, baki di dalam

bank, stok simpanan, akaun
belum diterima.

JUN 2008 ZUA

PERANAN PEGAWAI PENGAWAL:

1. Mengawasi aktiviti perolehan dan pengurusan

stor
2. Memastikan setiap pembelian dibuat mengikut
perancangan
3. Memastikan semua loji-loji dan lain-lain barang
tidak luak diselenggara dengan teratur
4. Memastikan bahawa proses keusangan stok
tidak dibiarkan berpanjangan dan tindakan
pelupusan disegerakan

JUN 2008 ZUA

SAMBUNGAN
PERANAN PEGAWAI PENGAWAL:

5. Mengawasi penyelenggaraan dan

pengurusan kenderaan-kenderaan
kerajaan

6. Menentukan verifikasi stor, pemeriksaan

stor dan pengiraan stok tahunan dilakukan

7. Memberikan perhatian kepada masalah-

masalah perkhidmatan dan kebajikan
pegawai / kakitangan stor
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
1. MERANCANG KEPERLUAN:

Tujuan : Mengelakkan pembaziran

Setiap pembelian baru dibuat mengikut
perancangan supaya:

a.Tidak ada barang yang tidak digunakan

b. Menentukan stok sentiasa kekal
c. Menyimpan stok pada paras optima
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
1. SAMBUNGAN MERANCANG KEPERLUAN:

Tujuan : Mengelakkan pembaziran

Setiap pembelian baru dibuat mengikut
perancangan supaya:

d. Mendapat barang-barang yang

bermutu

JUN 2008 ZUA

 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
2. PEROLEHAN / PEMBELIAN:

Tujuan : Mendapat nilai untuk wang

a. Pembelian yang paling menguntungkan

b. Pastikan peruntukan kewangan
mencukupi
c. Kuasa pembelian diperolehi

JUN 2008 ZUA

 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
2. SAMBUNGAN PEROLEHAN / PEMBELIAN:

Tujuan : Mendapat nilai untuk wang

d. Spesifikasi barang-barang ditentukan

e. Nasihat teknikal diperolehi jika pembelian

teknikal

JUN 2008 ZUA

 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
2. SAMBUNGAN PEROLEHAN / PEMBELIAN:

Tujuan : Mendapat nilai untuk wang

f. Pengurusan pembelian mematuhi

– Dasar-dasar kerajaan
– Peraturan-peraturan jabatan
– Tatacara pembelian ditetapkan
(sebutharga, tender )
– Dapatkan sijil mutu barang dari pembekal
– Memeriksa barang yang diterima
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
3. PENYIMPANAN:

Tujuan : Menjaga keselamatan harta

benda daripada kehilangan
/ kekurangan / kerosakan /
keusangan dan kelusuhan
a. Simpan di tem[pat yang sesuai dengan keadaan
barang-barang.
(komputer, bahan kimia,bahan-bahan mudah
terbakar …)
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
3. SAMBUNGAN PENYIMPANAN:

b. Susunan barang-barang mengambilkira:

 barang-barang kerap digunakan
 barang-barang berat
 barang-barang Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD)
 MKKD (LIFO)
 barang-barang mudah pecah
c. Menjaga keselamatan:
 Kecurian
 kekurangan (pengawapan,usang/cepat rosak)
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
3. SAMBUNGAN PENYIMPANAN:

Tujuan : Menjaga keselamatan harta

benda daripada kehilangan
/ kekurangan / kerosakan /
keusangan dan kelusuhan
d. Tanda-tanda amaran:
• “DILARANG MEROKOK”
• “MUDAH TERBAKAR”
• JUN 2008
“MUDAH PECAH” ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA BENDA
AWAM
3. SAMBUNGAN PENYIMPANAN:

Tujuan : Menjaga keselamatan harta

benda daripada kehilangan
/ kekurangan / kerosakan /
keusangan dan kelusuhan
d. Tanda-tanda amaran:
• “RACUN”
• “BAHAYA-SIMPAN DI TEMPAT KERING.KANDUNGAN
MUNGKIN MENGELUARKAN GAS BERACUN.MUDAH
TERBAKAR JIKA LEMBAB”
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
4. PENYELENGGARAAN HARTA:

Tujuan : Melanjutkan usia penggunaan barang

tersebut dan sentiasa di peringkat

efisyen yang optima dan menentukan
keselamatan pengguna.

a. Mempunyai tenaga mahir

b. Merancang program penyenggaraan
JUN 2008 ZUA
c. Memeriksa dengan lebih kerap
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
Jenis-jenis Penyenggaraan:

a. Penyenggaraan dirancang iaitu kerja-kerja

penyenggaraan yang diatur dan
dilaksanakan mengikut program yang
telah dirancang atau jadual yang
ditetapkan
Contoh:
Kenderaan,bangunan dan
mesin-mesin pejabat.
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM

b. Penyenggaraan tidak dirancang iaitu

tindakan memperbaiki dengan
secepat mungkin.
(Dilaksanakan apabila berlaku
kerosakan)

JUN 2008 ZUA

 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
5. PEMINDAHAN / PENGELUARAN :
Tujuan : Mempastikan bahawa kesemua
pemindahan/pengeluaran dibuat
dengan kebenaran dan segala
pemindahan diakuterima
a. Pemindahan/pengeluaran barang dibuat
dengan kebenaran bertulis
b. Pastikan barang yang dipindah sampai ke
destinasi yang ditujukan
c.JUNDapatkan
2008
surat akuan
ZUA
terima bagi segala
barang yang dipindahkan
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
5. SAMBUNGAN PEMINDAHAN / PENGELUARAN :

Tujuan : Mempastikan bahawa kesemua

pemindahan/pengeluaran dibuat
dengan kebenaran dan segala
pemindahan diakuterima

d. Barang-barang yang masih belum diakuterima –

disusuli dengan surat peringatan
e. Pastikan barang-barang yang dikeluarkan adalah
dalam kuantiti yang munasabah demi mengelakkan
pembaziran
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
6. PENGGUNAAN:

Tujuan : Mempastikan harta benda digunakan

dengan berkesan untuk mencapai
tujuan-tujuan tertentu

a. Penggunaan mengikut keperluan / barang

b. Penggunaan mengikut manual pembuat
c. Penggunaan di bawah kawalan / penyeliaan
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
6. SAMBUNGAN PENGGUNAAN:

Tujuan : Mempastikan harta benda digunakan

dengan berkesan untuk mencapai
tujuan-tujuan tertentu

d. Melarang orang yang tidak berkenaan

menggunakan sesuatu barang
e. Menggunakan barang kerajaan dengan
berhati-hati
( Handle With Care ZUA
JUN 2008 )
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
7. MEREKOD:
Tujuan : Kawalan Secara Dokumen supaya
dapat mengesan & mengakaun semua
harta benda yang dimiliki
a. Rekodkan butir-butir asas mengenai Harta
Modal,Inventori dan Bekalan Pejabat
b. Rekodkan lokasi
c. Wujudkan sistem maklumat yang kemaskini &
berkesan
d. Cop “Hak Milik Kerajaan “ dan nama jabatan
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
8. PEMERIKSAAN / VERIFIKASI:

Tujuan : Kawalan secara fizikal supaya

dapat memastikan bahawa
barang-barang masih ada dan
dalam keadaan memuaskan

JUN 2008 ZUA

 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
a. Pegawai Pengawal-
Kelaskan barang-barang kepada 3 peringkat:
1. Tidak menarik: 2 tahun sekali

2. Menarik: 1 tahun sekali (pakaian,perabot,alat-

alat dapur…)

3. Sangat menarik: Tidak kurang dari 2 kali

setahun. (kain-kain, perkakas letrik…)
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
8. SAMBUNGAN PEMERIKSAAN/VERIFIKASI:

Tujuan : Kawalan secara fizikal supaya

dapat memastikan bahawa
barang-barang masih ada dan
dalam keadaan memuaskan

b. Huraikan tentang laporan verifikasi yang

perlu disediakan dan sijil verifikasi yang
perlu
JUN 2008 dikeluarkan ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
9. PELUPUSAN:
Tujuan : Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar
stor bagi barang-barang yang tidak boleh
digunakan lagi atau tidak diperlukan lagi
a. Membolehkan jabatan membeli/mendapatkan
barang baru
b. Menjimatkan ruangan simpanan
c. Mengelakkan susutnilai yang berterusan
d. Mengelakkan daripada kemungkinan barang
disalahgunakan
e. Aturkan tindakan pelupusan mengikut syor
JUN 2008 ZUA
laporan pemverifikasi stok
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
f. Sediakan sijil pelupusan:
– Diambil semula
– Dipindahkan
– Dijual
– Dimusnahkan(hapuskira)

g. Pelupusan secara dijual:

– Dapatkan nilai barang
– Panggil tender atau lelong
– Tetapkan harga minima
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
9. SAMBUNGAN PELUPUSAN:
Tujuan : Bagi memotong atau mengeluarkan dari daftar

stor bagi barang-barang yang tidak boleh

digunakan lagi atau tidak diperlukan lagi

h. Pelupusan secara musnah:

– Disaksikan oleh pegawai lain
– Dapatkan sijil daripada pegawai yang
menyaksikan pemusnahan
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
10. KEHILANGAN:
(Laporan/Siasatan/Tindakan)

Tujuan : Memastikan bahawa segala kes kehilangan

harta benda kerajaan disiasat, dilapor dan
tindakan sewajarnya diambil untuk kehilangan
sedemikian di masa depan.

a. Kehilangan boleh disebabkan oleh

kecurian,kekurangan,termusnah.
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
10. SAMBUNGAN KEHILANGAN:

(Laporan/Siasatan/Tindakan)
b. Tindakan perlu ambilkira dalam keadaan apa
kehilangan berlaku:
– Keadaan yang boleh dikawal kecuaian pegawai
mengatur tindakan keselamatan

c. Tindakan perlu ambilkira dalam keadaan apa

kehilangan berlaku:
– Keadaan yang tidak boleh dikawal:
JUN 2008 ZUA
bencana alam
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM
d. Melaporkan kehilangan kepada polis jika ada
alasan untuk mempercayai bahawa sesuatu
kesalahan jenayah telah dilakukan berhubung
dengan kehilangan.
e. Buat laporan permulaan dalam Lampiran J
f. Mengemukakan laporan itu kepada:
– Pegawai pengawal
– K/S Perbendaharaan
– Akauntan Negara
– Audit Negara
JUN 2008 ZUA
 PERKARA-PERKARA PENTING
DALAM PENGURUSAN HARTA
BENDA AWAM

10. SAMBUNGAN KEHILANGAN:

(Laporan/Siasatan/Tindakan)

g. Ketua Jabatan mengatur siasatan

h. Sediakan Laporan Akhir dengan

Lampiran Borang K
JUN 2008 ZUA
 SOALAN ESEI

Nyatakan tugas-tugas yang dijalankan

oleh ahli-ahli berikut:

a. Pemverifikasi stok
b. Lembaga Pemeriksa

JUN 2008 ZUA

 JAWAPAN
a. Pemverifikasi Stok menjalankan
tugas-tugas berikut:

i. Mengadakan lawatan mengejut dan membuat

pemeriksaan ke atas harta benda awam

ii. Mengira dan merekod baki stok fizikal

borang-borang di hadapan penyelenggara
stor dan membandingkan angkanya dengan
kad kawalan
JUN 2008 ZUA
 JAWAPAN
a. Pemverifikasi Stok menjalankan
tugas-tugas berikut:

iii. Menyediakan verifikasi stok dan

mengemukakan kepada pegawai pengawal

iv. Menjalankan verifikasi barangan mengikut

kelas barang seperti ditetapkan dalam
Tatacara Pengurusan Stor iaitu:
sangat menarik- tidak kurang 2x seminggu
menarik – sekali setahun
JUN 2008 ZUA
 JAWAPAN
a. Pemverifikasi Stok menjalankan
tugas-tugas berikut:
Tidak menarik - 2 tahun sekali

b. Lembaga Pemeriksa pula menjalankan

tugas berikut:

i. Membuat pemeriksaan dan laporan

terhadap loji,kelengkapan dan lain-lain
harta awam yang dinaggap tidak
digunakan dan bernilai tinggi
JUN 2008 ZUA
 JAWAPAN
a. Lembaga Pemeriksa pula menjalankan tugas
berikut:

ii. Mengesyorkan supaya barang-barang

dilupuskan dengan cara:
• Jualan lelong
• Jualan Tender
• Tukar beli
• Pindah/hadiah
• dan lain-lain cara yang sesuai tanam atau
bakar
JUN 2008 ZUA
 SOALAN ESEI

Sebagai seorang Pegawai Pengawal,

huraikan langkah-langkah yang
perlu diambil apabila didapti kehilangan
wang atau barang-barang awam berlaku di
sesebuah jabatan dari peringkat awal
hingga akhir laporan dibuat

JUN 2008 ZUA

 JAWAPAN
i. Mengaturkan siasatan jabatan sepenuhnya
mengenai kehilangan itu dan memberi suatu
laporan akhir yang lengkap
ii. Laporan itu hendaklah mengandungi salinan
Polis yang lengkap dan satu ringkasan
perbicaraan muktamat kepada KSU
Perbendaharaan atau pihak berkuasa
Kerajaan Negeri atau kedua-duanya jika
keadaan memerlukan.
iii. Laporan tersebut mestilah mengandungi
segala butir yang berkenaan dalam Lampiran
K,Arahan Perbendaharaan
JUN 2008 ZUA
 JAWAPAN
iii. Bersama dengan pandangan Pegawai
Penagawal
iv. Kenyataan dari pegawai yang terlibat hendaklah
dilampirkan bersama tetapi tidak boleh
dianggap sebagai pengganti laporan atau
pandangan Pegawai Pengawal
v. Laporan akhir hendaklah dihantar oleh Pegawai
Pengawal kepada Akauntan Negara, Juruaudit
Negara dan wakil tempatan Juruaudit Negara
dalam negeri itu.

JUN 2008 ZUA

 SOALAN ESEI
Encik Rosli dan Encik Mohamad ialah
2 orang pegawai kanan kerajaan yang
dilantik sebagai ahli lembaga
pemeriksa berhubung dengan
pelupusan barang-barang di jabatannya

a. Nyatakan cara-cara pelupusan terhadap

barang-barang yang boleh disyorkan oleh
mereka
b. Nyatakan barang-barang yang boleh
dilupuskan tanpa melalui lembaga
JUN 2008 ZUA
 JAWAPAN
a. Barang-barang yang tidak boleh
digunakan dan tidak ekonomi
dilupuskan melalui:
i. Jualan lelong
ii. Jualan melalui tender
iii. Secara tukar beli
iv. Pindah/hadiah pada mana-mana
jabatan/pertubuhan/institusi di bawah
kawalan/anjuran kerajaan.
(melalui KSU Perbendaharaan/Pegawai
Kewangan Negeri untuk keputusan bagi
penyelarasan)
JUN 2008 ZUA
 JAWAPAN

a. Barang-barang yang tidak boleh

digunakan dan tidak ekonomi
dilupuskan melalui:

i. Lain-lain pelupusan yang sesuai bagi

sesuatu barang yang berkenaan contohnya:
ditanam, kitar semula, dibakar di dalam
tempat khas dan buang ke laut jadikan
tukun

JUN 2008 ZUA

 JAWAPAN
B. Barang-barang yang boleh dilupuskan oleh
sesebuah Jabatan tanpa melalui Lembaga
Pemeriksa ialah:

I. Nilai perolehan asal barang tersebut tidak

melebihi RM10,000 tiap-tiap satu atau
RM100,000 jumlah kesemuanya dan tidak
boleh digunakan atau tidak ekonomi serta
hanya boleh mendapatkan hasil jualan sisa
sahaja
ii. Barangan tersebut tidak bernilai untuk dijual
misalnya pinggan mangkuk pecah dan
JUNsebagainya
2008 ZUA
 JAWAPAN

B. Barang-barang yang boleh dilupuskan oleh

sesebuah Jabatan tanpa melalui Lembaga
Pemeriksa ialah:

iii. Barangan tersebut tidak boleh dijual

disebabkan oleh dasar Kerajaan atau
keselamatan awam.

JUN 2008 ZUA

 SEMOGA BERJAYA DALAM
PEPERIKSAAN DENGAN
CEMERLANG & GEMILANG
SELAMAT BERTUGAS DI ARENA BARU
JUN 2008 ZUA