TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

DAFTAR ISI

TUGASAN HALAMAN

TUGASAN 3 (KUMPULAN) 2-5

BAHAGIAN B, KOMPONEN I (Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam), SOALAN
1B.
Langkah-Langkah Yang Perlu Diambil Oleh Urus Setia Mesyuarat Berdasarkan
Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991.

TUGASAN 4 (KUMPULAN) 6 - 10
BAHAGIAN B, KOMPONEN III (Pengurusan Am), SOALAN 3A.
Ciri-ciri Pemimpin Dalam Konteks Sekolah.

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

1
 TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

TUGASAN 1 SOALAN 1B (KUMPULAN)

Langkah-langkah yang perlu diambil oleh urusetia mesyuarat berdasarkan

Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991.

Bagi sesebuah jabatan, pengurusan mesyuarat merupakan salah satu

komponen penting yang melambangkan kemantapan pengurusan jabatan itu sendiri.
Kelancaran dan perjalanan mesyuarat yang teratur perlu diberi perhatian oleh
urusetia mesyuarat yang dilantik oleh Ketua Jabatan. Oleh yang demikian, urusetia
mesyuarat perlu mengambil langkah-langkah tertentu bagi tujuan kelancaran dan
keberkesanan mesyuarat yang dianjurkan. Langkah-langkah tersebut dibahagikan
kepada 3 peringkat iaitu :-
 Tindakan-tindakan peringkat pra mesyuarat (sebelum mesyuarat)
 Tindakan-tindakan semasa mesyuarat
 Tindakan-tindakan selepas mesyuarat

Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat

Sebelum mesyuarat diadakan, urusetia perlu merancang terlebih dahulu
beberapa aspek untuk memastikan mesyuarat yang akan dijalankan berjalan
dengan lancar. Perkara-perkara yang perlu diambil perhatian adalah :
i. Agenda, Tarikh, Masa Dan Tempat Mesyuarat
Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk
menentukan perkara-perkara di atas di samping merancang peruntukan masa yang
diperlukan bagi setiap perkara dalam agenda.

ii. Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat

Bilik mesyuarat hendaklah ditempah secara bertulis. Maklumat-maklumat
mengenai Bilangan kehadiran anggota, nama-nama Ahli Jawatankuasa Mesyuarat,
Pengerusi Mesyuarat, Setiausaha Mesyuarat, tarikh mesyuarat, masa serta tempoh
masa berlaku mesyuarat (jangkaan tamat waktu mesyuarat), peralatan yang
diperlukan semasa mesyuarat dan juga menu ringan yang hendak ditempah perlulah
diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan:

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

2
 TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

iii. Menentukan Kertas Kerja Kementerian/Jabatan/Agensi Disediakan Untuk

Perbincangan
Urusetia hendaklah menentukan kertas kerja yang perlu disediakan oleh
kementerian/ jabatan/ agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam
tempoh
sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat yang mana ianya mengandungi
maklumat mengenai bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan dan keperluan
menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat
(tidak termasuk lampiran).

iv. Surat Jemputan Mesyuarat.

Penyediaan surat mesyuarat sebagai pemberitahuan maklumat mengenai
mesyuarat yang akan diadakan perlu diuruskan oleh urusetia mesyuarat. Surat
tersebut mengandungi maklumat-maklumat asas mengenai mesyuarat termasuklah
agenda mesyuarat serta jenis pakaian yang sesuai pada hari mesyuarat diadakan.
Ia bertujuan supaya perjalanan mesyuarat dan tidak berlaku perselisihan mengenai
maklumat mesyuarat.
Pihak urusetia hendaklah memastikan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima
surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh
sekurang-kurangnya10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan. Tempoh ini
merupakan norma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat.
Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan
menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan.

v. Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat (satu jam sebelum

mesyuarat)
Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan
mesyuarat. Perkara yang perlu diambil kira adalah kekemasan dan kebersihan bilik
mesyuarat, bilangan tempat duduk dan tag untuk ahli jawatankuasa termasuk
Pengerusi, bahan teknikal seperti alat pembesar suara dan overhead projector serta
memastikan tempahan menu makanan dan minuman ringan telah dibuat.

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

3
 TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

vi. Menentukan Kehadiran (2 hari sebelum mesyuarat)

Dalam mesyuarat yang penting, urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-
ahli
mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Ini
bertujuan untuk memastikan bilangan kehadiran yang tepat serta nama ahli yang
akan hadir ( jika ada ahli yang mewakilkan orang lain untuk hadir).

vii. Perbincangan Pra Mesyuarat (2 hari sebelum mesyuarat)

Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti
maklum balas yang diterima dan mengenal pasti tindakan-tindakan yang perlu untuk
menyelesaikan masalah-masalah yang timbul sebelum mesyuarat diadakan.

viii. Memberitahu Ahli-ahli Mesyuarat Tentang Etiket Mesyuarat

Bagi memastikan kelancaran mesyuarat, urusetia perlu memaklumkan
kepada ahli mesyuarat terlebih dahulu cara-cara memberi penghormatan (address)
kepada Pengerusi dalam mesyuarat, menghadiri mesyuarat menepati masa serta
memberitahu Pengerusi/Setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat.

Tindakan-tindakan Semasa Mesyuarat

i. Catatan Minit Mesyuarat
Minit Mesyuarat hendaklah merekodkan senarai kehadiran mesyuarat,
perkara-perkara penting dan berbangkit yang dibincangkan di dalam mesyuarat,
keputusan-keputusan yang dibuat dan tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil
oleh kementerian/ jabatan.

ii. Kelancaran perjalanan mesyuarat

Urusetia perlu peka dengan kehendak pengerusi. Maklumat-maklumat terkini
juga perlu disediakan untuk tujuan rujukan Pengerusi. Urusetia juga perlu
memastikan keselesaan ahli mesyuarat semasa mesyuarat dijalankan seperti suhu
bilik yang baik,

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

4
 TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

Tindakan-tindakan Selepas Mesyuarat

i. Penyediaan Minit (Setiausaha mesyuarat)
Penyediaan minit mesyuarat hendaklah mengikut format minit yang betul.
Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi
jawatan kuasa untuk disemak dan mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari
selepas tarikh mesyuarat diadakan.
Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah
diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh
mesyuarat diadakan. Salinan untuk fail mesyuarat juga hendaklah dilakukan bagi
tujuan rekod.

ii. Pengesanan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi
tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi
maklum balas kepada urusetia mesyuarat. Urusetia pula akan bertanggungjawab
untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Oleh yang
demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklum balas
bagi keputusan-keputusan mesyuarat yang penting .Ini akan dibawa ke mesyuarat
akan datang untuk dibincangkan dan dibentangkan.

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

5
 TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

TUGASAN 3 SOALAN 3A (KUMPULAN)

CIRI-CIRI PEMIMPIN YANG BAIK DALAM KONTEKS SEKOLAH

Kejayaan sesebuah organisasi bergantung ke atas prestasi kolektif

pentadbirnya, iaitu orang yang mengarah kerja dan memimpin kakitangan
keseluruhannya. Pemimpin (atau Ketua Jabatan) secara bersendirian mesti
mendapatkan kerjasama secara sukarela daripada rakan sejawatnya kerana proses
kepimpinan memang melibatkan dua orang atau lebih.

Seorang daripadanya cuba membimbing dan mendorong yang lain dalam

usaha mencapai matlamat sistem. Dalam proses perhubungan Ketua Jabatan dan
kakitangan, terdapat banyak aspek yang perlu diberi perhatian. Misalnya,
bagaimanakah seorang Ketua Jabatan mempengaruhi tingkah laku kakitangan
supaya dapat menghasilkan output yang sempurna. Sebagai contoh dalam situasi
sekolah misalnya, pengetua/ guru besar dan guru-guru berusaha melahirkan pelajar
yang sempurna dari segi mental, fizikal, rohani dan jasmani.

Seorang pengetua/ guru besar mesti mempunyai ciri-ciri kepimpinan, agar

mendapat kerjasama dan diterima oleh semua kakitangan di sekolah. Apabila
seseorang itu berjaya memimpin, ini bermakna dia berjaya mempengaruhi anggota-
anggota yang lain di dalam organisasi itu. Kebolehan mempengaruhi bergantung
kepada unsur yang penting iaitu kuasa yang ada pada seseorang itu.

Mengikut Dr Robiah Sidin (1988), dalam bukunya ‘Asas Pentadbiran

Pendidikan’, beliau menegaskan bahawa secara umumnya ada dua jenis kuasa
yang boleh dipegang oleh seseorang pemimpin itu. Pertama, kuasa yang datang
dengan jawatannya di dalam organisasi itu dan Kedua, kuasa yang berpunca
daripada keadaan dirinya sendiri atau kuasa individu.

Kuasa yang bersangkut paut dengan jawatan adalah penting kerana memberi
kepercayaan kepada anggota-anggotanya. Walau bagaimanapun untuk seseorang
itu kekal menjadi pemimpin dia mesti juga mempunyai kuasa yang berunsurkan
kebolehan tersendirinya. Ini termasuklah:

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

6
 TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

1. Mentaliti

 Kebijaksanaan atau kebolehan membuat perhitungan yang jauh sebelum

bertindak dengan menilai antara yang baik dan buruk berdasarkan
pertimbangan ilmu dan pengalaman.

 Keberanian atau kesungguhan serta kesanggupan menghadapi cabaran dan

masalah serta risiko, baik yang berpunca dari luar diri atau dalam diri sendiri.

 Mempunyai inisiatif atau tindakan yang dimulakan sendiri tanpa menunggu

orang lain dating kepadanya minta bertindak.

 Mempunyai kreativiti sendiri, terutamanya dalam menyelesaikan masalah-

masalah yang wujud dalam organisasi.

2. Kemasyarakatan

 Kesediaan memberi dan menerima pendapat.

 Sikap positif dan terbuka.

 Daya penggerak dan semangat juang yang kuat.

 Kebolehan berkomunikasi secara berkesan.

3. Moraliti

 Mempunyai disiplin diri yang unggul.

 Kebersihan jiwa terutamanya dari segi keadilan, amanah, ketenangan,

kesabaran, keteguhan pendirian dan ketahanan diri.

 Iman yang teguh, terutama orang yang beragama Islam.

Antara ketiga-tiga ciri yang dinyatakan, moraliti adalah yang terpenting untuk
menilai seseorang pemimpin sama ada baik atau buruk, berkesan atau tidak, boleh
bertahan lama atau tidak.

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

7
 TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

Pemimpin memerlukan juga sikap tertentu untuk mempengaruhi orang lain.

Perkara yang paling penting ialah pemimpin harus mempunyai pengertian dan
tanggapan yang tajam terhadap individu-individu yang saling berurusan dengannya.
Selain daripada itu seorang pemimpin juga harus mempunyai:

 Empati; iaitu kebolehan untuk memahami perasaan orang lain dan bersimpati.

 Kesedaran; akan kelemahan dan kekuatan dirinya sendiri. Sedar tentang

bagaimanakah dirinya dianggap oleh orang lain. Hanya apabila ini berlaku
maka barulah kepercayaan kebolehan dirinya akan timbul.

 Kebolehan: untuk melihat secara objektif akan masalah-masalah dan tingkah

laku anggota-anggota lain. Pemimpin harus bersikap adil boleh memberi
analisa yang adil dan tidak emosional.

Selain itu, sekiranya seseorang itu ingin menjadi pemimpin yang baik, dia
hendaklah mengamalkan perkara-perkara yang diketahui, dilihat dan diterima
sebagai baik:

 Seseorang pemimpin harus bersedia untuk belajar dari siapa sekalipun apa
yang dia tidak tahu kerana kepimpinan itu sesuatu yang boleh terus menerus
dipelajari dari latihan dan pengalaman.

 Seseorang pemimpin mesti berani memberi jawapan yang tegas kepada

sesuatu yang difikirkan baik atau tidak baik kepada organisasinya.

 Seseorang pemimpin yang baik berupaya memudahkan semua kerja, dengan

menjadikannya kerja-kerja biasa yang boleh dilakukan oleh kebanyakan
orang bawahannya dan tidak memerlukan pakar khusus.

 Seorang pemimpin yang baik mempunyai perhubungan baik dengan orang-

orang bawahannya. Dia mengenali mereka sebagai individu-individu yang
mempunyai keistimewaan tersendiri. Pada kebiasaannya, pemimpin yang
baik jarang berkasar dengan orang-orang bawahannya.

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

8
 TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

 Seseorang pemimpin yang baik pandai membahagikan masa. Dia tahu bila
masa bertugas dan bila masa di luar tugas dan bertindak bersesuaian dengan
keadaan. Pemimpin yang tidak cekap selalu merasa runsing dan bimbang
dengan hal-hal tugas di mana juga dia berada.

 Dalam sesebuah organisasi terdapat pelbagai jenis manusia: ada yang

malas, ada yang rajin dan ada yang boleh diharap serta ada yang tidak boleh
diharap. Seorang pemimpin yang bijak tidak lemah semangat dengan
keadaan ini. Dia menerima hakikat sedemikian dan menggunakan sebaik-
baiknya apa yang ada.

 Seorang Pemimpin yang baik tahu dan mahu berbincang dengan orang-orang
bawahannya mengenai sesuatu hal yang dia sendiri tidak pasti. Dia tidak
hanya pandai mengeluarkan arahan saja.

 Seorang pemimpin yang baik mempunyai banyak pengetahuan dan

pengalaman mengenai tugas dan manusia.

 Seorang pemimpin yang baik pandai memperkembangkan kebolehan bekerja

orang bawahannya. Dia tahu mengagihkan tugas kepada mereka.

 Seorang pemimpin yang bijak tidak sekali-kali lemah semangat dan cepat
mengaku kalah apabila berdepan dengan sesuatu masalah. Kalau masalah
tidak dapat diselesaikan dengan satu cara, dia menggunakan cara lain. Dia
sentiasa bersikap positif.

Rumusan

Melalui perbincangan mengenai ciri-ciri pemimpin berkesan di atas, beberapa

kesimpulan dapat dibuat. Di antaranya ialah kepimpinan ialah perlakuan seseorang
yang boleh menggerakkan orang lain untuk berfikir, merasa, bertindak dengan cara-
cara tertentu. Dalam hal ini seorang pemimpin harus mengetahui keperluan dan
motif orang-orang yang bekerja dengannya dan harus menitikberatkan pencapaian
matlamat kumpulan. Dia juga harus berjaya mengekalkan kekuatan yang ada pada
kumpulannya untuk menyelesaikan masalah dan mencapai matlamat masa depan.

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

9
 TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

Seseorang pemimpin boleh menonjolkan kepimpinannya hanya melalui

penglibatannya dalam kumpulan. Dalam kumpulan pula kekerapan interaksi
bersama kakitangan membolehkan keberkesanan kepimpinannya. Kalau seorang
pemimpin sentiasa “bersembunyi” dalam biliknya dan tidak mempunyai masa untuk
berinteraksi dengan kakitangannya, maka kepimpinannya kurang berkesan.

Kepimpinan bukan bergantung sepenuhnya kepada jawatan. Status jawatan

yang disandang hanya satu daripada punca potensi kepimpinan. Kejayaan
kepimpinan adalah fungsi kedua-dua kuasa formal melalui jawatan dan penerimaan
orang-orang bawahan secara tidak formal yang bukan kerana jawatan.

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

10