P. 1
Penyimpanan Dan Pemeliharaan-18nov09

Penyimpanan Dan Pemeliharaan-18nov09

|Views: 774|Likes:
Published by mirkumrosnam8977

More info:

Published by: mirkumrosnam8977 on Jul 09, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/25/2012

pdf

text

original

PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN REKOD

SEKSYEN KONSULTANSI DAN LATIHAN ARKIB NEGARA MALAYSIA

SKOP 

PENYIMPANAN REKOD? 


Maksud penyimpanan rekod Keperluan penyimpanan rekod Maksud pemeliharaan rekod Bilik rekod Kawalan rekod 

PEMELIHARAAN REKOD? 
 

BEGINIKAH CARA PENYIMPANAN REKOD PEJABAT ANDA?

ATAU BEGINI?

PENYIMPANAN REKOD  

Satu kaedah menyusun dan mengesan rekod Melibatkan satu sistem yang sistematik bagi membolehkan rekod diakses dengan cepat dan tepat pada waktu dikehendaki

Keperluan 

Memerlukan:

Kaedah yang standard 


ISO Peraturan dalaman/best practise Fizikal Intlektual 

Kawalan dari segi 


Kawalan Fizikal 

Penyusunan samada: 

ikut nombor atau abjad Secara menegak/memanjang

Kawalan Secara Intlektual 

Manual: 
 

Buku daftar Daftar lokasi Inventori Sistem lokasi Sistem bar coding 

Automasi 


Apa itu pemeliharaan? 

Pemeliharaan rekod bermaksud penjagaan dan pengendalian rekod dengan baik bagi mengelakkan daripada sebarang kerosakan fizikal. Pemuliharaan rekod adalah bermaksud proses baik pulih rekod terhadap rekod yang telah rosak agar segala maklumat yang terkandung didalamnya dapat dipelihara. (Panduan Pengurusan Pejabat bil 5/ 2007) 

-

PEMELIHARAAN REKOD (SAMB.) 

Melibatkan  

Pemeliharaan pencegahan ± Peringkat Jabatan Pemuliharaan ± Peringkat Jabatan & ANM

Pemeliharaan pencegahan  

Fizikal  Bilik registri  Bilik rekod Kawalan dari agen perosak  

Faktor dalaman rekod  Bahan-bahan pembuatan seperti bahan kimia yang terkandung dalam kertas Faktor luaran  Persekitaran  Manusia  Bencana

Pemuliharaan Rekod   

Bermaksud proses baik pulih keatas rekod yang telah rosak Diperingkat Jabatan ± minor repair tertakluk Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/07 Diperingkat ANM ± major repair untuk simpanan kekal

Pemeliharaan Pencegahan 

Bilik Registri 


Bilik fail atau bilik pendaftaran fail Menyimpan, menyenggara dan mengawal rekod atau fail aktif

Bilik Rekod

Tempat simpanan dan mengawal rekod tidak aktif tetapi mempunyai nilai kekal. Ruang simpanan sementara bagi rekod-rekod separa aktif dan tidak aktif supaya penggunaan, penyenggaraan dan pengawalan keatas rekodrekod tersebut menjadi lebih ekonomi dan lebih cekap Berbeza dari bilik registri

Spesifikasi Bilik Registri/Rekod
1.

Lokasi  



Tempat yang selamat di dalam bangunan Jabatan/Pejabat Mudah dihubungi Tidak menjadi tempat tumpuan pelanggan

Spesifikasi Bilik Registri/Rekod
2. Struktur
Ruang mestilah mencukupi untuk masa kini dan hadapan Dibina dengan penggunaan bahan tidak mudah terbakar Selamat dari sebarang gegaran dan runtuhan jika berlaku kebakaran Lantai hendaklah diperbuat daripada konkrit yang diliputi plastik atau epocy-type. Lapisan ini diperlukan bagi menghindari habuk daripada berkumpul.

Struktur (samb.)
Muatan lantai mestilah mempunyai berat 1500 kg bagi 1 meter per. Tidak banyak tingkap Ketinggian siling bagi bilik rekod ialah 45sm (1.5 kaki) Bagi mengatasi masalah serangga, bilik rekod dibina diatas concrete piers atau a slab of concrete at ground level 

  

Struktur (samb.)   

Bahan binaan dapat menahan kebakaran selama 4 jam dan diluluskan oleh Jabatan Bomba Pendawaian elektrik hendaklah dilindungi dengan cara ditanam dan bermutu tinggi Lampu jenis fluoresent light fixtures

Keselamatan Bilik Registri/Rekod
Dari aspek: 
  

Pengurusan (manusia) Fizikal bilik Rekod

Aspek Pengurusan
Bilangan staf yang bertugas Jadual bertugas staf Pergerakan staf mestilah direkodkan 

 

Keselamatan Fizikal 

Langkah-langkah keselamatan fizikal tertakluk juga kepada Bhg. 22 Arahan Keselamatan   

Menghadkan jalan keluar masuk dan mengadakan kaunter-kaunter Menyediakan atau memperkukuhkan tingkap-tingkap dan pintu-pintu dengan dilengkapi kunci keselamatan Memperkukuhkan dinding dan siling

Keselamatan Fizikal(samb.)   

Memasang alat-alat penggera ceroboh atau lain-lain alat teknik, mekanik, elektrik, dan elektronik; Menyediakan tempat atau bilik khas untuk pelawat-pelawat Mewujudkan perkhidmatan pengawalan keselamatan

Alat Pengesan Asap

Penyembur Air Automatik

Telefon Bomba

Hose Bomba

Alat Penggera

Kotak dan Rak

Susunan Rak   

Jarak antara rak dengan siling lebih kurang 1 kaki Jarak bahagian bawah rak dengan lantai lebih kurang 6 inci Rekod-rekod disusun bermula dari bawah supaya mudah diambil

Kawalan Rekod 
  

Rekod Persekitaran - udara Manusia Bencana

Rekod  

Rekod tidak boleh terdedah kepada persekitaran,manusia dan ancaman bencana Perlu dikawal

Persekitaran 
    

Suhu Kelembapan Cahaya Air Pencemaran Faktor biologi

Persekitaran - Kawalan Udara 
  

Dipasang dengan alat hawa dingin Mempunyai alat penyukat suhu dan kelembapan Sistem pembuangn gas yang baik seperti air filtration dan air handling system disediakan Peredaran udara

Dehumedifier

Jangkasuhu

Suhu   

Sekiranya suhu tinggi kertas bertukar warna kekuningan dan menyebabkan berlaku proses pereputan Perubahan suhu yang ketara akan membolehkan berlaku proses pengembangan dan pengecutan yang mana akan melemahkan gentian kertas Mengatasi masalah suhu perlu ada hawa dingin seboleh-bolehnya 24 jam

Suhu Yang sesuai Bagi Rekod
Rekod Kertas Gambar Pita video Filem Rekod Elektronik Suhu 18 ² 22 ºC 18 ² 20 ºC 15 ² 18 ºC 10 ºC 10 ºC

Kelembapan 

Kadar kelembapan yang tinggi akan menyebabkan fungi (kulat/cendawan) 

Kulat mengeluarkan satu jenis enzim yang boleh melembutkan kertas dan memakan nutrient dalam kertas 



Kadar kelembapan yang rendah akan menyebabkan kertas kering Cara kawalan dengan menggunakan alat dehumidifier atau silika gel

KelembapanYang sesuai Bagi Rekod
Rekod Kertas Audio Visual Rekod Elektronik Suhu 50 ²55 % 25 ² 45 % 30 ² 40 %

Cahaya
Pancaran ultra-violet (UV) berpunca samada daripada cahaya matahari atau lampu Mengakibatkan proses oksidasi dalam kertas dan menyebabkan kertas kekuningan dan melemahkan struktur kertas  

Cahaya (samb.) 

Mengatasinya dengan cara: 
   

Memasang langsir tebal Dinding bilik rekod dicat dengan dengan warna putih yang mengandungi titanium dioksida Lampu dipasang sekiranya ada keperluan sahaja Lampu tidak secara langsung keatas rekod Rekod disimpan dalam kotak

Air 
 

Punca berlakunya banjir, saluran paip/bumbung/atap bocor, Menyebabkan rekod basah dan menjadi melekat, dakwat kabur dsbnya Rekod yang basah hendaklah dikeringkan dengan kipas dalam bangunan atau menggunakan teknik pengeringan beku (freeze drying)

Air (samb.) 

Cara mengelak daripada berlakunya  

  

Bilik rekod tidak dibina ditingkat bawah bangunan (basement) Rekod tidak boleh diletak diatas lantai Sesalur air tidak melalui bilik rekod Pemeriksaan berkala keatas saluran paip, penyembur air automatik dan struktur atap dan bumbung Lokasi bilik rekod tidak berdekatan dengan tandas atau kantin

Api  

Kebakaran boleh menyebabkan kemusnahan rekod Cara mengatasinya;  

Bilik rekod ditempatkan jauh dari punca api seperti dapur kantin, depoh minyak, stor simpanan bahan kimia Alat pemadam api, telefon bomba dan alat pengesan kebakaran hendaklah sentiasa berfungsi

Pencemaran
Bahan-bahan pencemaran yang terdapat dalam udara seperti abu dan gas seperti sulfer dioksida, hidrogen sulphide, nitrogen dioksida dan amonia Meresap dan bertindak balas dengan bahan kimia dalam kertas  

Pencemaran (samb.)
Cara mengatasi:   



Memasang alat hawa dingin ± yang ada penapis udara Lokasi tidak dikawasan perusahaan Ruang sentiasa dibersihkan

Kebersihan  

 

Bilik rekod mestilah sentiasa dibersihkan daripada habuk, sawang, dan kotoran yang lain Cara samada disedut dengan mesin hampagas, lap atau sapu Tidak dijadikan tempat makan atau tidur Tidak boleh dicampur dengan peralatanperalatan pejabat yang lain seperti tong, tayar, mesin taip lama dan sebagainya

Manusia
Cara tidak sengaja seperti merokok, makan minum, Vendalisma yang menjejaskan keselamatan rekod seperti mencuri rekod, mengoyak rekod, membakar  

Manusia (samb.) 

Cara mengatasi:  

Meletakkan tanda seperti Dilarang Merokok, Dilarang makan dan minum, dan Kawasan Larangan Memberi latihan dan kempen kesedaran kepada staf Jabatan

Bencana
Bencana alam banjir, kebakaran, gempa bumi, tsunami, Bencana yang dibuat oleh manusia sendiri seperti peperangan, kecurian, pembocoran maklumat  

Bencana (sambungan)
Cara mengatasi:   

Menyediakan satu Pelan Tindakan Bencana bagi rekod dalam penjagaan Pejabat Tanah Melaksanakan program rekod penting

TERIMA KASIH

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->