PENYIMPANAN DAN

PEMELIHARAAN REKOD

SEKSYEN KONSULTANSI DAN

LATIHAN
ARKIB NEGARA MALAYSIA
SKOP

 PENYIMPANAN REKOD?
 Maksud penyimpanan rekod
 Keperluan penyimpanan rekod
 PEMELIHARAAN REKOD?
 Maksud pemeliharaan rekod
 Bilik rekod
 Kawalan rekod
BEGINIKAH CARA PENYIMPANAN
REKOD PEJABAT ANDA?
ATAU BEGINI?
PENYIMPANAN REKOD
 Satu kaedah menyusun dan
mengesan rekod
 Melibatkan satu sistem yang
sistematik bagi membolehkan rekod
diakses dengan cepat dan tepat pada
waktu dikehendaki
Keperluan
 Memerlukan:-
 Kaedah yang standard
 ISO
 Peraturan dalaman/best practise
 Kawalan dari segi
 Fizikal
 Intlektual
Kawalan Fizikal
 Penyusunan samada:-
 ikut nombor atau abjad
 Secara menegak/memanjang
Kawalan Secara Intlektual
 Manual:
 Buku daftar
 Daftar lokasi
 Inventori
 Automasi
 Sistem lokasi
 Sistem bar coding
Apa itu pemeliharaan?
 Pemeliharaan rekod bermaksud
penjagaan dan pengendalian rekod dengan
baik bagi mengelakkan daripada sebarang
kerosakan fizikal.

 Pemuliharaan rekod adalah bermaksud

proses baik pulih rekod terhadap rekod
yang telah rosak agar segala maklumat
yang terkandung didalamnya dapat
dipelihara.
- (Panduan Pengurusan Pejabat bil 5/ 2007)
PEMELIHARAAN REKOD
(SAMB.)
 Melibatkan
 Pemeliharaan pencegahan – Peringkat
Jabatan
 Pemuliharaan – Peringkat Jabatan &
ANM
Pemeliharaan pencegahan
 Fizikal
 Bilik registri

 Bilik rekod

 Kawalan dari agen perosak

 Faktor dalaman rekod
 Bahan-bahan pembuatan seperti bahan kimia yang
terkandung dalam kertas
 Faktor luaran
 Persekitaran
 Manusia
 Bencana
Pemuliharaan Rekod
 Bermaksud proses baik pulih keatas
rekod yang telah rosak
 Diperingkat Jabatan – minor repair
tertakluk Pekeliling Perkhidmatan Bil.
5/07
 Diperingkat ANM – major repair untuk
simpanan kekal
Pemeliharaan Pencegahan
 Bilik Registri
 Bilik fail atau bilik pendaftaran fail
 Menyimpan, menyenggara dan
mengawal rekod atau fail aktif
Bilik Rekod

 Tempat simpanan dan mengawal rekod tidak aktif

tetapi mempunyai nilai kekal.
 Ruang simpanan sementara bagi rekod-rekod
separa aktif dan tidak aktif supaya penggunaan,
penyenggaraan dan pengawalan keatas rekod-
rekod tersebut menjadi lebih ekonomi dan lebih
cekap
 Berbeza dari bilik registri
Spesifikasi Bilik Registri/Rekod

1. Lokasi
 Tempat yang selamat di dalam
bangunan Jabatan/Pejabat
 Mudah dihubungi
 Tidak menjadi tempat tumpuan
pelanggan
Spesifikasi Bilik Registri/Rekod
2. Struktur
 Ruang mestilah mencukupi untuk masa kini dan
hadapan
 Dibina dengan penggunaan bahan tidak mudah
terbakar
 Selamat dari sebarang gegaran dan runtuhan jika
berlaku kebakaran
 Lantai hendaklah diperbuat daripada konkrit yang
diliputi plastik atau epocy-type. Lapisan ini
diperlukan bagi menghindari habuk daripada
berkumpul.
Struktur (samb.)

 Muatan lantai mestilah mempunyai berat

1500 kg bagi 1 meter per.
 Tidak banyak tingkap
 Ketinggian siling bagi bilik rekod ialah 45sm
(1.5 kaki)
 Bagi mengatasi masalah serangga, bilik
rekod dibina diatas concrete piers atau a
slab of concrete at ground level
Struktur (samb.)
 Bahan binaan dapat menahan
kebakaran selama 4 jam dan
diluluskan oleh Jabatan Bomba
 Pendawaian elektrik hendaklah
dilindungi dengan cara ditanam dan
bermutu tinggi
 Lampu jenis fluoresent light fixtures
Keselamatan Bilik
Registri/Rekod

 Dari aspek:
 Pengurusan (manusia)
 Fizikal bilik
 Rekod
Aspek Pengurusan

 Bilangan staf yang bertugas

 Jadual bertugas staf
 Pergerakan staf mestilah direkodkan
Keselamatan Fizikal
 Langkah-langkah keselamatan fizikal
tertakluk juga kepada Bhg. 22 Arahan
Keselamatan
 Menghadkan jalan keluar masuk dan
mengadakan kaunter-kaunter
 Menyediakan atau memperkukuhkan
tingkap-tingkap dan pintu-pintu dengan
dilengkapi kunci keselamatan
 Memperkukuhkan dinding dan siling
Keselamatan Fizikal(samb.)
 Memasang alat-alat penggera ceroboh
atau lain-lain alat teknik, mekanik,
elektrik, dan elektronik;
 Menyediakan tempat atau bilik khas
untuk pelawat-pelawat
 Mewujudkan perkhidmatan pengawalan
keselamatan
Alat Pengesan Asap
Penyembur Air Automatik
Telefon Bomba
Hose Bomba
Alat Penggera
Kotak dan Rak
Susunan Rak
 Jarak antara rak dengan siling lebih
kurang 1 kaki
 Jarak bahagian bawah rak dengan
lantai lebih kurang 6 inci
 Rekod-rekod disusun bermula dari
bawah supaya mudah diambil
Kawalan Rekod

 Rekod
 Persekitaran - udara
 Manusia
 Bencana
Rekod
 Rekod tidak boleh terdedah kepada
persekitaran,manusia dan ancaman
bencana
 Perlu dikawal
Persekitaran
 Suhu
 Kelembapan
 Cahaya
 Air
 Pencemaran
 Faktor biologi
Persekitaran - Kawalan Udara
 Dipasang dengan alat hawa dingin
 Mempunyai alat penyukat suhu dan
kelembapan
 Sistem pembuangn gas yang baik seperti air
filtration dan air handling system disediakan
 Peredaran udara
Dehumedifier
Jangkasuhu
Suhu
 Sekiranya suhu tinggi kertas bertukar
warna kekuningan dan menyebabkan
berlaku proses pereputan
 Perubahan suhu yang ketara akan
membolehkan berlaku proses
pengembangan dan pengecutan yang
mana akan melemahkan gentian kertas
 Mengatasi masalah suhu perlu ada hawa
dingin seboleh-bolehnya 24 jam
Suhu Yang sesuai Bagi Rekod

Rekod Suhu
Kertas 18 – 22 ºC
Gambar 18 – 20 ºC
Pita video 15 – 18 ºC
Filem 10 ºC
Rekod Elektronik 10 ºC
Kelembapan
 Kadar kelembapan yang tinggi akan
menyebabkan fungi (kulat/cendawan)
 Kulat mengeluarkan satu jenis enzim yang
boleh melembutkan kertas dan memakan
nutrient dalam kertas
 Kadar kelembapan yang rendah akan
menyebabkan kertas kering
 Cara kawalan dengan menggunakan
alat dehumidifier atau silika gel
KelembapanYang sesuai Bagi
Rekod

Rekod Suhu
Kertas 50 –55 %
Audio Visual 25 – 45 %
Rekod Elektronik 30 – 40 %
Cahaya

 Pancaran ultra-violet (UV) berpunca

samada daripada cahaya matahari atau
lampu
 Mengakibatkan proses oksidasi dalam
kertas dan menyebabkan kertas
kekuningan dan melemahkan struktur
kertas
Cahaya (samb.)
 Mengatasinya dengan cara:
 Memasang langsir tebal
 Dinding bilik rekod dicat dengan dengan
warna putih yang mengandungi titanium
dioksida
 Lampu dipasang sekiranya ada keperluan
sahaja
 Lampu tidak secara langsung keatas rekod
 Rekod disimpan dalam kotak
Air
 Punca berlakunya banjir, saluran
paip/bumbung/atap bocor,
 Menyebabkan rekod basah dan menjadi
melekat, dakwat kabur dsbnya
 Rekod yang basah hendaklah
dikeringkan dengan kipas dalam
bangunan atau menggunakan teknik
pengeringan beku (freeze drying)
Air (samb.)
 Cara mengelak daripada berlakunya
 Bilik rekod tidak dibina ditingkat bawah
bangunan (basement)
 Rekod tidak boleh diletak diatas lantai
 Sesalur air tidak melalui bilik rekod
 Pemeriksaan berkala keatas saluran paip,
penyembur air automatik dan struktur atap
dan bumbung
 Lokasi bilik rekod tidak berdekatan dengan
tandas atau kantin
Api
 Kebakaran boleh menyebabkan
kemusnahan rekod
 Cara mengatasinya;
 Bilik rekod ditempatkan jauh dari punca api
seperti dapur kantin, depoh minyak, stor
simpanan bahan kimia
 Alat pemadam api, telefon bomba dan alat
pengesan kebakaran hendaklah sentiasa
berfungsi
Pencemaran

 Bahan-bahan pencemaran yang

terdapat dalam udara seperti abu dan
gas seperti sulfer dioksida, hidrogen
sulphide, nitrogen dioksida dan amonia
 Meresap dan bertindak balas dengan
bahan kimia dalam kertas
Pencemaran (samb.)

 Cara mengatasi:
 Memasang alat hawa dingin – yang ada
penapis udara
 Lokasi tidak dikawasan perusahaan
 Ruang sentiasa dibersihkan
Kebersihan
 Bilik rekod mestilah sentiasa dibersihkan
daripada habuk, sawang, dan kotoran yang
lain
 Cara samada disedut dengan mesin
hampagas, lap atau sapu
 Tidak dijadikan tempat makan atau tidur
 Tidak boleh dicampur dengan peralatan-
peralatan pejabat yang lain seperti tong,
tayar, mesin taip lama dan sebagainya
Manusia

 Cara tidak sengaja seperti merokok,

makan minum,
 Vendalisma yang menjejaskan
keselamatan rekod seperti mencuri
rekod, mengoyak rekod, membakar
Manusia (samb.)
 Cara mengatasi:
 Meletakkan tanda seperti Dilarang
Merokok, Dilarang makan dan minum,
dan Kawasan Larangan
 Memberi latihan dan kempen kesedaran
kepada staf Jabatan
Bencana

 Bencana alam banjir, kebakaran,

gempa bumi, tsunami,
 Bencana yang dibuat oleh manusia
sendiri seperti peperangan, kecurian,
pembocoran maklumat
Bencana (sambungan)

 Cara mengatasi:
 Menyediakan satu Pelan Tindakan
Bencana bagi rekod dalam penjagaan
Pejabat Tanah
 Melaksanakan program rekod penting
TERIMA KASIH