P. 1
Surat kiriman

Surat kiriman

|Views: 4,676|Likes:
Published by gengkapak
Format menulis surat kiriman rasmi
Format menulis surat kiriman rasmi

More info:

Published by: gengkapak on Jul 11, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/09/2013

pdf

text

original

PENDAHULUAN

Sejak kita mencelikkan mata pada awal pagi sehingga kita tidur, kita
sentiasa berkomunikasi untuk menyampaikan pendapat dan perasaan kita
kepada orang lain sama ada melalui tulisan, pertuturan ataupun melalui gerak
badan dan air muka kita. Ramai antara kita menganggap bahawa kebolehan
berkomunikasi ialah satu kebolehan semulajadi yang dianugerah oleh Tuhan
kepada kita. Namun begitu, tidak ramai daripada kita yang ingin cuba belajar
cara berkomunikasi untuk meningkatkan keberkesanan berkomunikasi.
Salah satu cara berkomunikasi adalah melalui penulisan iaitu satu
kegiatan menulis atau mengarang topik tertentu. Surat-menyurat merupakan
salah satu saluran penting yang digunakan dalam membuat perhubungan.
Sesuatu perhubungan dibuat dengan sebab dan tujuan tertentu. Bagi mencapai
tujuan yang diharapkan, kita perlulah mempunyai persediaan yang lengkap,
susunan yang kemas, bahasa yang baik dan menarik, kandungan surat yang
ringkas, tepat lagi jitu serta mengarah kepada perkara yang kita hendaki.
Bagi penyunting dalam Kamus Bahasa Malaysia, surat kiriman
merupakan kertas yang mengandungi berita dan lain-lain, dan dikirimkan kepada
orang lain. Manakala menurut Zainal Abidin pula, surat kiriman merupakan
karangan yang boleh dijumlahkan kepada jenis cerita atau gambaran kerana di
dalamnya ada diceritakan atau digambarkan sesuatu perkara untuk diketahui
oleh orang yang menerima dan membaca surat itu.







1.0 KOMUNIKASI
1.1 PENGENALAN
³Komunikasi membabitkan perlakuan kita setiap hari. Perlakuan itu boleh
berbentuk pertuturan, penulisan atau penyelidikan. Pertuturan merupakan gaya
atau cara menuturkan sesuatu perkara tertentu. Penulisan merupakan kegiatan
menulis atau mengarang topik tertentu, manakala penyelidikan pula merupakan
perbuatan mencari dan mengumpul maklumat tertentu. Dengan demikian,
kebijaksanaan kita berkomunikasi bergantung banyak pada kemahiran-
kemahiran pertuturan, penulisan dan penyelidikan. Lebih baik kemahiran-
kemahiran ini dikuasai, maka lebih berkesanlah kita berkomunikasi.´ (Sulaiman
Masri, 1997: 3)
Takrifan komunikasi yang memberi penekanan penyebaran atau
pengiriman ialah takrifan yang diberikan oleh Theodorson. Komunikasi adalah
pengiriman maklumat, pemikiran, sikap atau emosi daripada seorang individu
atau kumpulan kepada individu atau kumpulan yang lain dengan menggunakan
simbol-simbol (Theodorson, 1969).
Menurut Emery, et.al (1965) pula, komunikasi ditakifkan sebagai seni
memindahkan maklumat, idea, dan sikap daripada seseorang individu kepada
individu yang lain.
Sulaiman Masri mengertikan komunikasi secara ringkas iaitu proses yang
bermula apabila satu mesej daripada pengirim (penutur, penulis dan sebagainya),
dipindahkan menerusi alat atau saluran khas kepada penerima (pembaca,
pendengar dan sebagainya) yang kemudianya memberi maklum balas (merekod
dan mentafsir) terhadap mesej tersebut dengan mengembalikan isyarat dalam
bentuk, sama ada mesej tersebut sudah atau belum difahami.




1.2 KOMUNIKASI BERKESAN
Keberkesanan berkomunikasi merujuk kepada sumber atau penyampai
maklumat yang dapat menyampaikan maklumat atau perutusan, idea atau
pengetahuan itu kepada penerima dengan baik, tepat dan maksudnya sama
tanpa menimbulkan kekeliruan atau salah faham. Keberkesanan berkomunikasi
dalam bidang pendidikan misalnya, boleh dinilai daripada keupayaan seseorang
guru menyampaikan isi pelajaran, ilmu pengetahuan, idea, maklumat, tunjuk ajar
dan nasihat kapada murid dengan baik dan tepat tanpa menimbulkan kekeliruan,
kekaburan atau salah faham dengan menggunakan bahasa yang betul, sesuai
dan sempurna tatabahasanya.
Demi mencapai proses komunikasi yang berkesan, penghantar perlu
menyampaikan mesej dengan jelas dan tepat supaya ia senang difahami oleh
penerima dan mencapai objektif komunikasi itu. Penghantar mesej juga perlu
memilih saluran komunikasi yang bersesuaian untuk menyampai mesej,
misalnya melalui media elektronik (televisyen, radio, Internet, telefon bimbit) dan
percetakan (buku, majalah, suratkhabar, risalah, kain bentang dan sebagainya).
Akan tetapi, sepanjang proses komunikasi itu, pengirim dan penerima
tertakluk kepada timbunan kiu yang mempengaruhi ketersampaian mesej,
seperti perwatakan seseorang, taraf pengetahuannya, persekitaran,
kesempurnaan fizikal dan mental, dan ketercapaian audien kepada bahan media.
Secara amnya, terdapat tiga bentuk komunikasi yang utama iaitu:
i) komunikasi lisan sehala (pengumuman, taklimat, pemberian
arahan),
ii) komunikasi lisan dua hala (perbincangan, mesyuarat, temu bual),
iii) komunikasi bukan lisan (surat kiriman, laporan, minit mesyuarat).
Namun, dalam konteks ini, pengajian / penekanan terhadap kemahiran
komunikasi bertulis lebih diberi keutamaan.



1.3 KOMUNIKASI BERTULIS
Komunikasi bertulis merupakan proses mengekspresikan idea, pendapat
atau maklumat dalam bentuk tulisan atau grafik; dan disampaikan kepada audien
untuk tujuan menyalurkan mesej, berhubung atau perkongsian maklumat.
Komunikasi penulisan mempunyai kelebihan tersendiri. Ia kekal dan
merupakan bahan yang mudah diasimilasi, serta sesuai untuk komunikasi
dengan audien yang ramai. Ia dapat menampung idea yang sukar, menyediakan
ringkasan analisis dan penilaian, dapat diperbanyakkan, disahkan, diinterpretasi
dan diperjelaskan; seterusnya audien boleh mengambil masa untuk memahami
kandungan mesej serta dapat mengekses kembali kepada bahan penulisan yang
diingini pada bila-bila masa.
³Menerusi evolusi bahasa, muncullah tulisan yang digunakan sebagai
sistem dan alat interaksi dan komunikasi manusia. Tulisan juga melengkapi kita
dengan suatu ingatan yang luas, kekal dan umum. Dengan kekekalan tulisan,
kita tidak hanya dapat menyimpan suatu rakaman berterusan daripada transaksi
manusia, aktiviti dan gagasan, tetapi juga memungkinkan kita meramalkan
perkara-perkara tersebut dengan cara baru, lebih tepat dan meluas.´ (Sulaiman
Masri, 1997: 9)










1.4 KEBERKESANAN KOMUNIKASI BERTULIS
Keberkesanan berkomunkasi merujuk kepada sumber atau penyampai
maklumat yang dapat menyampaikan maklumat atau perutusan, idea atau
pengetahuan itu kepada penerima dengan baik, tepat dan maksudnya sama
tanpa menimbulkan kekeliruan atau salah faham. Keberkesanan berkomunikasi
dalam bidang pendidikan misalnya, boleh dinilai daripada keupayaan seseorang
guru menyampaikan isi pelajaran, ilmu pengetahuan, idea, maklumat, tunjuk ajar
dan nasihat kapada murid dengan baik dan tepat tanpa menimbulkan kekeliruan,
kekaburan atau salah faham dengan menggunakan bahasa yang betul, sesuai
dan sempurna tatabahasanya.
Demi mencapai keberkesanan komunikasi bertulis, penghantar mesej
memerlukan pengetahuan tatabahasa dan keupayaan menggunakan perkataan
dengan mahir untuk menghasilkan penulisan yang lengkap. Oleh itu, aspek-
aspek bahasa yang digunakan mestilah mudah difahami dan bahasa pengantar
yang digunakan perlu mampu mengemukakan setiap pengertian tentang ilmu itu
tanpa menimbulkan kekaburan tafsiran kepada audien.
Selain itu, penghantar mesej juga perlu mengetahui audien sasaran;
menyusun idea atau mesej secara logik, menggunakan laras bahasa dan format
penulisan yang betul; sentiasa menyemak mesej sama ada ia memberi makna
atau impresi yang lain kepada audien; dan menyampaikan mesej dengan media
yang bersesuaian.
Selepas mesej disampaikan, penghantar perlu meneliti maklum balas dan
kefahaman audien serta membuat pembaikan atau perubahan jika kenyataan-
kenyataan yang dibuat telah menimbulkan reaksi yang kurang menyenangkan
dalam kalangan penerima.
Apa yang jelas, komunikasi bertulis yang berkesan ditentukan oleh
kesensitifan penghantar mesej terhadap tujuan penghantaran mesej, maklumat
yang ingin disampaikan, penyusunan mesej yang sistematik dan jelas, serta
penggunaan bahasa dan format penulisan yang sesuai.


2.0 SURAT KIRIMAN
2.1 Jenis-jenis surat kiriman
Menurut Zainal Abidin, jenis-jenis surat kiriman terbahagi kepada empat jenis
iaitu:
1. Surat rasmi atau surat pekerjaan
2. Surat tidak rasmi atau surat biasa
3. Surat jemputan
4. Surat beradat
5.
1) Surat rasmi atau surat pekerjaan
Jenis surat ini merupakan surat yang ditulis untuk urusan yang berhubung
dengan urusan pejabat kerajaan, syarikat perniagaan, perbadanan dan
sebagainya. Jenis surat ini juga ditaip dengan rapi dan sempurna serta langkau
satu atau dua. Surat kiriman ini boleh juga ditulis dengan alat-alat tulisan
sekiranya tiada kemudahan menaip atau jika diminta berbuat demikian untuk
sesuatu tujuan tertentu. Namun menurut Ng Chan Heng dan kawan-kawan,
dinyatakan bahawa contoh-contoh surat rasmi antaranya ialah surat permohonan,
surat aduan, surat pesanan, surat bantahan, surat rayuan, surat perniagaan,
surat notis, surat undangan / jemputan, surat rasmi kerajaan dan surat rasmi
swasta. Manakala penggunaan bahasa yang digunakan ialah bahasa baku,
ejaan dan tanda baca yang betul juga diutamakan.
2) Surat tidak rasmi atau surat biasa
Jenis surat ini merupakan surat yang ditulis atas nama peribadi dan ditujukan
kepada seseorang secara peribadi, Umpamanya surat kepada anggota keluarga
dan sahabat handai. Cara penulisan surat jenis ini adalah lebih bebas dan tidak
terkongkong / terikat. Namun terdapat juga ciri-ciri yang perlu ada dalam
penulisan surat tidak rasmi. Menurut Ng Chan Heng dan kawan-kawan,


dinyatakan bahawa contoh-contoh surat tidak rasmi ialah surat bertanya khabar,
surat tahniah, surat takziah, kad jemputan / undangan dan kad ucapan.
Manakala dalam penggunaan bahasa pula perlulah menggunakan bahasa yang
padat, baku dan tepat serta digalakkan memasukkan unsur-unsur kiasan atau
peribahasa supaya surat tidak rasmi menjadi lebih menarik.

3) Surat jemputan
Jenis surat kiriman sebegini boleh digolongkan kepada empat jenis iaitu surat
jemputan kahwin, surat jemputan menghadiri jamuan, surat jemputan mesyuarat
dan surat jemputan menghadiri upacara. Namun menurut Ng Chan Heng dan
kawan-kawan, jenis surat ini dapat digolongkan kepada jenis surat tidak rasmi
dan surat rasmi.

4) Surat beradat
Jenis surat ini merupakan surat yang boleh dikategorikan ke dalam surat
persendirian / tidak rasmi serta kurang diamalkan dalam zaman moden. Walau
bagaimanapun jenis surat ini juga menggunakan bahasa yang panjang atau lebih
banyak bunga bahasa.







3.0 SURAT KIRIMAN RASMI
3.1 Format surat kiriman rasmi
Secara umumnya, surat kiriman rasmi adalah:
1 Bersifat formal dan tidak menyentuh perkara-perkara peribadi serta ditulis
untuk kepentingan umum.
2 Mempunyai format yang khusus dan mempunyai ciri-ciri teknikal tertentu.
3 Surat kiriman rasmi dibahagikan kepada beberapa jenis:
(a) Surat Aduan
(b) Surat Permohonan
(c) Surat Bantahan
(d) Surat Pesanan
(e) Surat Rayuan
(f) Surat Pekeliling
(g) Surat Undangan menghadiri mesyuarat-mesyuarat yang penting dan
rasmi
4 Penggunaan bahasa yang mudah, tepat dan padat. Bahasa yang digunakan
mestilah baku dan betul dari segi ejaan dan tanda baca.
5 Elakkan penggunaan unsur-unsur kiasan dan ungkapan peribahasa dalam
penulisan surat kiriman rasmi.
Lazimnya,terdapat tiga format untuk menulis surat rasmi.
3.1.1 Format pertama
Format surat rasmi berdasarkan Surat Pekeliling Jabatan Perdana Menteri,
iaitu Surat Pekeliling Am Bil. 8 tahun 1980 bertarikh 1 Oktober 1980. Tujuannya
adalah supaya terdapat keseragaman pada semua kementerian dan agensi
kerajaan. Format ini didedahkan kepada murid-murid dan mahasiswa di institut
pengajian tinggi (IPT) untuk pengetahuan dan persediaan mereka apabila
berurusan dengan agensi-agensi kerajaan apabila tamat pengajian dan di IPT
nanti.


Kedua, format surat rasmi mengikut Surat Pekeliling Lembaga Peperiksaan,
Kementerian Pendidikan Malaysia, iaitu Pekeliling Am Bil. 1 tahun 1987 bertarikh
22 Januari 1987 yang diubah suai berdasarkan format tersebut untuk tujuan
peperiksaan. Format ini dikemukakan kepada murid-murid untuk tujuan
peperiksaan di sekolah.
Ketiga, format surat rasmi seperti format kedua dengan tambahan ciri
µsalinan kepada¶ pada bahagian akhir surat. Format ini pula boleh digunakan
untuk mahasiswa di institut pengajian tinggi (IPT) bagi tujuan peperiksaan dan
urusan surat-menyurat dalam pentadbiran.


3.2 Ciri-ciri umum surat kiriman rasmi
3.2.1 Format Pertama
Surat rasmi berdasarkan Surat Pekeliling Jabatan Perdana Menteri, iaitu Surat
Pekeliling Am Bil. 8 tahun 1980 bertarikh 1 Oktober 1980.
JABATAN PERDANA MENTERI,
MALAYSIA,
JALAN DATO¶ ONN,
50502 KUALA LUMPUR.
1 October 1980
SURAT PEKELILING AM BIL. 8 TAHUN 1980
Penyeragaman Kepala Surat Kementerian-kementerian dan Jabatan-jabatan
Persekutuan.
1. Tujuan


1.1 Tujuan Surat Pekeliling ini adalah untuk membatalkan Surat
pekeliling Am Bil. 4 Tahun 1980 yang dikeluarkan oleh Jabatan
Perdana Menteri dan menggantikan dengan Surat Pekeliling ini.
1.2 Surat Pekeliling ini adalah bertujuan untuk melaksanakan reka
bentuk baru kepala surat di Kementerian-kementerian dan Jabatan-
jabatan Persekutuan.
1.3 Di samping itu, format dan cara bagi menaip surat-surat juga
diperkenalkan unutk dilaksanakan.
2. Latar belakang
2.1 Pada masa ini, terdapat pelbagai bentuk dan jenis kepala surat yang
digunakan oleh agensi-agensi kerajaan. Ini ialah satu perkara yang
tidak memuaskan kerana keadaan yang demikian tidak dapat
mencerminkan imej yang seragam.
2.2 Masa yang banyak terbuang kerana surat-surat ditaip dengan
menggunakan µindentation¶.
2.3 Reka bentuk-reka bentuk kepala surat yang ada sekarang juga
didapati tidak sesuai untuk penggunaan sampul jendela (window
envelope) yang merupakan satu cara begi mempercepatkan
penyediaan surat-surat dalm pentadbiran kerajaan
3. Reka bentuk baru
3.1 Dalam reka bentuk yang diperkenalkan, dua perkara berikut
ditekankan:
3.1.1 Reka bentuk kepala surat disesuaikan untuk penggunaan
sampul jendela.


3.1.2 Format dan cara baru bagi menaip surat dengan tidak
menggunakan µindentation¶ bagi penggunaan pengguna
untuk menjimatkan masa.
3.2 Keterangan tentang reka bentuk baru kepala surat boleh dillihat di
Lampiran 1. Contoh reka bentuk baru kepala surat boleh dilihat di
Lampiran 1.1. Contoh-contoh format dan cara baru bagi menaip
surat boleh dilihat di Lampiran 1.2 ± 1.4.
4. Jabatan Negeri dan Badan Berkanun
4.1 Kerajaan-kerajaan negeri dan badan-badan berkanun juga boleh
mengikut reka bentuk kepala surat dan cara menaip baru yang
dicadangkan.
4.2 Jika kerajaan-kerajaan negeri dan badan-badan berkanun mengikut
perakuan di atas, satu penyeragaman boleh didapati bagi seluruh
pentadbiran kerajaan.
4.3 Kerajaan negeri dan badan-badan berkanun yang suka dengan reka
bentuk dan cara penyediaan surat baru ini bolehlah
menyesuaikannya dengan keperluan-keperluan sendiri seperti
menggunakan lambang sendiri dan sebagainya.
5. Pertanyaan
5.1 Sebarang kemusykilan atau keterangan lanjut tentang pelaksanaan
reka bentuk baru kepala surat seperti penggunaan lambang, warna
dan saiz yang berlainan hendaklah dirujuk kepada Jabatan
Percetakan Negara, Jalan Chan Sow Lin, Kuala Lumpur atau
cawangan-cawangan yang berhampiran dengannya.
6. Tarikh berkuatkuasa



6.1 Penggunaan reka bentuk baru kepala surat dan sampul jendela
bolehlah dilaksanakan berperingkat-peringkat., iaitu apabila sesuatu
agensi telah menghabiskan simpanan kepala surat yang digunakan
sekarang.
6.2 Cara baru menaip surat-surat hendaklah dilaksanakan bermula dari
tarikh Surat Pekeliling ini dikeluarkan.

Sekian.
³BERKHIDMAT UNTUK NEGARA´

t.t.
(TAN SRI DATO¶ ABDULLAH AYUB)
Ketua Setiausaha Negara.

Diedarkan kepada:
Semua Ketua Setiausaha Kementerian
Semua Ketua Pengarah Jabatan Persekutuan
Semua Setiausaha Kerajaan Negeri
Semua Ketua Badan Berkanun
Surat Pekeliling Jabatan Perdana Menteri, iaitu Surat Pekeliling Am Bil. 8
tahun 1980




2.2.2 Format kedua
Lembaga Peperiksaan, Kementerian Pendidikan Malaysia mengemukakan ciri-
ciri berikut dalam penulisan surat kiriman rasmi.
a. Alamat pengirim
b. Garisan panjang melintang
c. Nama dan alamat penerima
d. Tarikh
e. Panggilan hormat penerima
f. Kepala surat / perkara
g. Pendahuluan
h. Isi
i. Penutup
j. Perakuan tanggungjawab pengirim
k. Tandatangan pengirim
l. Nama pengirim (huruf besar)
m. Jawatan pengirim




Contoh rangka surat rasmi format Lembaga Peperiksaan



2.2.3 Format ketiga
Format surat rasmi seperti format kedua dengan tambahan ciri µsalinan kepada¶
pada bahagian akhir surat.
Format ketiga adalah pengubahan format pertama dan kedua yang mempunyai
ciri-ciri berikut:
a) Nama pengirim k) Kata pendahuluan
b) Alamat l) Tajuk
c) Nombor telefan dan kawat /
telefaks
m) Pendahuluan
d) Garis pemisah n) Isi
e) Nama penerima o) Penutup
f) Alamat p) Cogan kata
g) Rujukan tuan dan rujukan kami q) Perakuan tanggungjawab
h) Tarikh r) Tandatangan
i) Melalui dan salinan s) Nama dan jawatan
j) Jawatan dan alamat t) Salinan kepada (s.k.)



2.2.3.1 Huraian ciri-ciri umum surat kiriman rasmi
1. Nama dan alamat pengirim
Nama pengirim ialah nama pejabat, jabatan, kementerian atau
sekolah dan sebagainya.
Nama pengirim dan alamat yang lengkap ditulis pada bahagian
sebelah kiri halaman pertama surat, kira-kira 1½ inci dari tepi muka
surat.
Tanda baca koma (,) hendaklah ditulis pada akhir setiap baris dan
pada barisan akhir ditandakan noktah (.)


Contohnya:
Jabatan Pengajian Melayu,
Institut Perguruan Rajang,
96509 Bintangor,
SARAWAK
2. Nombor telefon dan kawat / telefaks
Nombor telefon dan kawat / telefaks pengirim ditulis pada baris yang
sama dengan baris akhir alamat pengirim bagi surat yang tidak ada
kepala surat.
3. Garisan panjang melintang
Satu garisan melintang dibuat selepas alamat pengirim, iaitu setelah
dilangkau dua baris.
4. Nama dan alamat penerima
Nama dan alamat penerima ditulis langkau satu di bawah garisan
melintang yang sejajar dengan nama dan alamat pengirim.
Nama dan alamat penerima hendaklah ditulis dengan lengkap
termasuk gelaran dan pangkat. Jika penerima mempunyai lebih
daripada satu gelaran, gelaran atau pangkat yang tertinggi mestilah
didahulukan. Misalnya: Professor Datuk Dr. Sham Sani
Di bahagian atas nama penerima, hendaklah ditulis rujukan hormat.
Misalnya:
i. Yang Maha Mulia (Y.M.M.): bagi raja yang memerintah
ii. Yang Arif: bagi hakim
iii. Tuan Yang Terutama(T.Y.T.): bagi Duta Besar, Gabenor dan
Yang Dipertua Negeri
iv. Yang Teramat Mulia(Y.T.M.): untuk keluarga diraja
v. Yang Berhormat (Y.B.): bagi Wakil Rakyat


vi. Yang Amat Berhormat(Y.A.B.): untuk Perdana Menteri dan
Timbalan Perdana Menteri
vii. Yang Berbahagia: bagi orang yang mempunyai gelaran
kurniaan kerajaan
viii. Yang Mulia: digunakan secara am kepada sesiapa sahaja yang
disebut dalam (i) - (vii)
ix. Yang Berhormat Mulia: bagi Wakil Rakyat yang mempunyai
gelaran Tengku atau Raja
x. Sahibul Samahah: bagi Mufti dan pemimpin keagamaan Islam
(Asmah Hj. Omar, 1982)
Di bawah baris nama dan gelaran, perlulah ditulis nama jawatan yang
disandangnya seperti Ketua Pengarah, Ketua Setiausaha, Pengurus
dan sebagainya. Selepas itu barulah ditulis nama pejabat atau
persatuan dan dituruti oleh perincian-perincian lain dalam alamatnya.
Tanda baca koma (,) hendaklah ditulis pada akhir setiap baris dan
pada barisan akhir ditandakan noktah (.) dan digarisi
Contohnya:
Prof. Madya Haji Ahmad Jaffni H.M. Hassan,
Pengarah,
Pusat Teknologi Pendidikan,
Universiti Kebangsaan Malaysia,
43600 Bangi,
SELANGOR DARUL EHSAN
5. Melalui dan salinan
Jika surat rasmi dikirim melalui ketua penerima, pengirm perlu
menulis µmelalui dan salinan¶: langkau dua baris di bawah alamatnya
dan nama serta alamat ketua penerima dituliskan di bawah.
Contohnya:
Tuan Haji Radzuan bin Kadir,
Jabatan Pengajian Melayu,


Institut Perguruan Rajang,
96509 Bintangor,
SARAWAK

Melalui dan salinan:

Pengetua,
Institut Perguruan Rajang,
96509 Bintangor,
SARAWAK
6. Nombor rujukan
Untuk tujuan fail dan memudahkan urusan surat-menyurat, nombor
rujukan dicatatkan:
Rujukan Tuan:
Rujukan Kami:
Nombor rujukan surat ditulis pada sudut kanan, dilangkau dua baris di
bawah garisan melintang
Nombor fail rujukan memudahkan penerima menjawab surat dan
melicinkan pengurusan pentadbiran. Cara menulis nombor fail
bergantung kepada cara yang ditetapkan oleh pejabat mengikut
kesesuaian sesuatu kementerian

7. Tarikh
Tarikh ditulis di sudut sebelah kanan surat pada baris yang sama
dengan baris akhir alamat penerima.
Lembaga Peperiksaan menyarankan hari bulan ditulis dalam bentuk
angka, nama bulan dieja dengan huruf besar, tahun ditulis penuh
dengan angka dan dibubuh tanda noktah (.) selepas itu. Misalnya: 31
OGOS 1997


Terdapat beberapa cara lain untuk menulis tarikh
i. Perkataan haribulan disingkatkan menjadi hb:
31hb. Ogos 1997
ii. Perkataan haribulan ditinggalkan:
31 Ogos, 1997
iii. Tanda baca ditinggalkan:
31 gos 1997
8. Untuk perhatian
Untuk perhatian ditulis dalam kurungan iaitu (u.p.:) sebaris dengan
nama pegawai yang bertanggungjawab terhadap sesuatu unit atau
bahagian tertentu dalam sesebuah organisasi. Misalnya:
Setiausaha Agung,
Majlis Peperiksaan Malaysia,
Tingkat 1 & 4, Wisma Mirama,
Jalan Wisma Putra,
50604 KUALA LUMPUR.
(u.p.: En. Mohd. Fauzi bin Mohd Kassim)
9. Kata penghadapan
Kata penghadapan bermaksud panggilan atau rujukan kehormat
kepada penerima. Panggilan ini mestilah sesuai dengan pangkat,
darjat, gelaran dan jantina penerima. Misalnya:
Tan Sri, Tuan, Dato¶, Yang Berhormat dan sebagainya
Kata penghadapan mestilah ditulis langkau dua baris dan sejajar
dengan alamat penerima surat
Letakkan tanda koma (,) di hujungnya
10. Tajuk
Tajuk ditulis langkau dua baris di bawah kata penghadapan, iaitu
sejajar dengan nama dan alamat pengirim dan penerima


Tajuk perlu tepat, ringkas dan padat serta dapat membayangkan
kandungan surat
Gunakan huruf besar bagi semua huruf pertama setiap perkataan
yang digunakan
Kalau tujuk lebih daripada satu, hanya baris akhir digariskan
Jangan ditandai noktah (.) di bahagian akhir tajuk
11. Pemerengganan
Perenggan pertama atau pembuka surat ditulis langkau dua di bawah
tajuk dan dimulakan sejajar dengan tajuk, nama dan alamat pengirim
dan penerima
Perenggan pertama (pendahuluan) dan perenggan akhir (penutup)
tidak bernombor dan dimulakan dari tepi sebelah kiri surat
Perenggan kedua dan seterusnya perlulah bernombor. Nombor-
nombor itu hendaklah ditulis di tepi iaitu pada bahagian lipatan.
Tujuannya adalah supaya mudah dibuat rujukan jika timbul keperluan
oleh pihak pengirim dan penerima
Jarak antara satu perenggan dengan perenggan yang lain ialah
langkau dua
Bagi perenggan yang mempunyai pecahan, perlulah menggunakan
(1.1), (1.2), (1.3) dan pecahan berikutnya ialah huruf abjad (a), (b),
(c)... dan seterusnya

12. Penutup surat
Penutup surat perlu ringkas, tepat dan sesuai dengan tujuan dan
hasrat surat berkenaan seperti:
Sekian.
Terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Sekian untuk makluman dan tindakan tuan.


Bahagian penutup surat tidak bernombor dan ditulis rapat ke tepi
seperti perenggan pertama
13. Cogan kata
Cogan kata perlu ditulis jika surat rasmi itu atas urusan rasmi
Ditulis di bawah penutup surat, di bahagian tepi kiri lipatan surat
Ditulis menggunakan huruf besar dan menggunakan tanda bacaan
pembuka dan penutup pengikat kata seperti:
³BERKHIDMAT UNTUK NEGARA´
³BERSIH CEKAP AMANAH´
³CINTAI BAHASA KITA´
14. Pengakuan tanggungjawab
Sebelum tandatangan diturunkan, kata-kata pengakuan
tanggungjawab yang sesuai perlu dituliskan. Misalnya:
Yang benar, (individu)
Yang menurut perintah, (kerajaan)
Yang menjalankan tugas, (syarikat perbadanan)
Huruf pertama pada perkataan yang pertama hendaklah
menggunakan huruf besar dan perkataan lain ditulis dalam huruf kecil
dan tanda koma (,) hendaklah diletakkan di akhir rangkai itu
Ditulis pada sebelah kiri sejajar dengan penutup dan perlulah langkau
dua baris ke bawah
15. Tandatangan dan nama pengirim
Tandatangan hendaklah diturunkan di bawah pengakuan
tanggungjawab
Di bawah tandatangan, hendaklah tulis nama penuh pengirim surat
dengan menggunakan huruf besar dan ditulis dalam kurungan
Di bawah nama, ditulis jawatan dan bagi pihak ketua jabatan atau
pengerusi jika ditulis atas nama peribadi.


Misalnya:
t.t
(ABD. RAZAK BIN ABD. HALIM)
Pegawai Tadbir,
b.p. Pengarah Bahagian Sekolah-sekolah,
Kementerian Pendidikan Malaysia.
16. Salinan kepada
Sekiranya perlu dikirim salinan surat ini kepada pihak yang lain, tulis
langkau dua di bawah nama pengirim
Salinan kepada atau singkatannya (s.k.:) ditulis selepas tandatangan,
iaitu di sebelah kiri surat sejajar dengan tandatangan. Misalnya:
s.k.: Pengarah,
Bahagian Pendidikan Guru,
Kementerian Pendidikan,
50604 KUALA LUMPUR.

Bahagian Perjawatan dan Perkhidmatan,
Kementerian Pendidikan Malaysia,
Paras 6, Blok J,
Pusat Bandar Damansara, Telefon : 2556900
50604 KUALA LUMPUR. Kawat : PENDIDIKAN
________________________________________________________________
Encik Kassim bin Selamat,
Sekolah Menengah Khir Johari, Ruj. Tuan :
35900 Tanjong Malim, Ruj. Kami : KP (PP)5090/11315/(30)


PERAK DARUL RIDZUAN Tarikh : 21 November 1989
Melalui dan salinan:

Pengarah Pendidikan Perak,
Jabatan Pendidikan perak,
Jalan Tun Abdul Razak,
30640 Ipoh,
PERAK DARUL RIDZUAN.
Tuan,
Pemberitahuan Pertukaran pegawai Perkhidmatan Pendidikan Kategori D1
Saya diarahkan memaklumkan bahawa:
Encik Kassim bin Selamat, Sekolah Menengah Khir johari, Tanjong Malim,
Perak, Pegawai Perkhidmatan Pendidikan, Kategori DG3 Tingkatan Biasa
ditukarkan sebagai Pensyarah (Bahasa Melayu), Institut Perguruan Sultan Idris,
Tanjong Malim, Perak mulai 1 Disember 1989.
2. Ketua Jabatan dikehendaki melaksanakan pertukaran ini dan
mengemukakan satu salinan Penyata Perubahan ke Kementerian ini untuk
rekod.
3. Ketua Jabatan juga diminta mengemukakan Sijil Gaji Akhir dan Buku
Perkhidmatan pegawai berkenaan kepada Ketua Jabatan yang baru.


Sekian. Terima kasih.
µBERKHIDMAT UNTUK NEGARA¶
µCINTAI BAHASA KITA¶


Saya yang menurut perintah,

t.t.
(AZIZAH BINTI ABD. RASHID)
Bahagian Perjawatan dsan Perkhidmatan,
b.p. Ketua Setiausaha,
Kementerian Pendidikan Malaysia.

s.k.: i) Pengarah,
Bahagian Sekolah-sekolah,
Kementerian Pendidikan,
50604 KUALA LUMPUR.
ii) Pengarah,
Bahagian Pendidikan Guru,
Kementerian Pendidikan,
50604 KUALA LUMPUR.
iii) Pengetua,
Institut Perguruan Sultan Idris,
35900 Tanjong Malim,
PERAK DARUL RIDZUAN.

Contoh rangka surat rasmi format ketiga








2.3 Panduan penulisan surat kiriman rasmi
(penggunaan ayat dan frasa yang sesuai)
1. Surat rasmi jenis permohonan
Contoh: jawatan pekerjaan, biasiswa, kebenaran membuat lawatan dan lain-
lain
y Merujuk kepada perkara di atas,
- saya berminat untuk mengisi kekosongan jawatan sebagai ...
- saya berhajat untuk mendapatkan biasiswa untuk melanjutkan
pelajaran ke...
- saya mengharapkan kebenaran daripada pihak tuan untuk
mengadakan lawatan ke ...
y Saya berharap agar permohonan saya diberikan pertimbangan yang
sewajarnya
y Akhir sekali saya memohon pertimbangan dan kerjasama daripada pihak
tuan. Saya bersedia untuk menghadiri temu duga pada bila-bila masa.
y Sekiranya, tuan tidak bersetuju dengan tarikh dan masa yang kami
cadangkan, tuan boleh memindanya dengan memberitahu kami segera.
Kerjasama daripada pihak tuan didahului dengan jutaan terima kasih.

2. Surat rasmi jenis pandangan / pendapat / penghargaan / teguran / aduan
(berkenaan satu keadaan, kejadian, aktiviti dan lain-lain)
y Merujuk kepada perkara di atas, saya / saya sebagai wakil...
- dengan rasa kesal, saya ingin membuat teguran / aduan / melahirkan
ketidaksenangan saya berhubung dengan ...
- ingin mengemukakan pendapat / pandangan saya mengenai...
- ingin melahirkan penghargaan saya / kami kepada...
y Jika surat dikirimkan kepada mana-mana badan media cetak, contohnya
surat khabar, di akhir surat boleh ditulis :


- Saya harap tuan penyunting /editor akan memberikan pertimbangan
yang sewajarnya berkenaan dengan isu yang saya ketengahkan ini.
Harapan saya agar pihak-pihak tertentu akan mengambil langkah-
langkah yang sebaiknya untuk mengatasi masalah ini.
y Jika pengirim memberikan saranan mengenai satu perkara, di akhir surat
boleh ditulis begini:
- Semoga tuan akan mempertimbangkan saranan-saranan yang saya
berikan.

Peringatan: Sepanjang surat, pengirim mesti membahasakan dirinya sebagai
saya dan kata nama danti diri bagi penerima ialah tuan atau puan.

2.5 Penulisan teks - surat kiriman rasmi (jenis aduan)
Sejak akhir-akhir ini anda dapati pembakaran sampah sarap di kawasan anda
berlaku tanpa kawalan. Keadaan ini boleh mengganggu kesihatan penghuni
yang lain. Walaupun telah banyak amaran dikeluarkan, kegiatan tersebut masih
berleluasa. Sebagai wakil penduduk, tulis sepucuk surat kepada Jabatan Alam
Sekitar untuk melaporkan hal tersebut.

Doris Wong Siew Ling
No. 4C, Lorong 5,
Jalan RTM
96000 Sibu
SARAWAK
________________________________________________________________
Pengarah
Jabatan Alam Sekitar,


Tingkat 3, A-4,
45030 Klang,
SELANGOR 20 MAC 2008

Tuan,
Laporan tentang Pembakaran Sampah Sarap Tanpa Kawalan
Merujuk perkara di atas, saya sebagai penduduk di perumahan Swan ingin
menarik perhatian pihak tuan terhadap masalah yang kami hadapi. Kami
berharap pihak tuan dapat membantu kami mengatasi masalah ini dengan
mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap mereka yang terlibat.
2. Masalah yang kami maksudkan adalah tentang sikap penghuni di kawasan
ini yang melupuskan sampah sarap dengan cara membakar secara terbuka.
Pembakaran sampah sarap ini telah dilakukan tanpa kawalan. Keadaan ini jika
tidak dihentikan serta merta, ia boleh mengganggu kesihatan dan seterusnya
mengancam nyawa penduduk di kawasan ini.
3. Untuk makluman pihak tuan, Taman Swan merupakan kawasan perumahan
yang baru dibuka di kawasan ini. Semenjak kawasan perumahan ini didiami oleh
pembelinya kira-kira empat bulan yang lalu, kegiatan pembakaran sampah sarap
secara terbuka telah dijalankan tanpa mengira waktu, sama ada waktu pagi atau
waktu petang. Pembakaran sampah sarap biasanya dilakukan dua minggu
sekali, tetapi akhir-akhir ini pembakaran sampah-sarap telah dilakukan setiap
minggu. Kami telah memberi amaran kepada penghuni kawasan ini, tetapi
amaran ini tidak diendahkan oleh mereka. Kegiatan itu masih juga dilakukan
malahan semakin berleluasa.
4. Pembakaran sampah sarap tanpa kawalan ini boleh membahayakan
kesihatan penghuni kawasan ini. Sewaktu pembakaran dilakukan, asap yang
tebal menyebabkan berlakunya pencemaran udara. Kami, penduduk di kawasan
ini terpaksa menyedut udara yang kotor akibat daripada kesan buruk


pembakaran yang tidak dikawal. Pelbagai gejala penyakit akan timbul apabila
seseorang itu menyedut udara kotor. Inilah perkara yang paling
membimbangkan kami. Kini, nyawa penduduk di kawasan perumahan ini
seolah-olah terancam. Setiap kali pembakaran sampah sarap, kami tidak berani
membuka tingkap. Namun begitu, pembakaran yang dilakukan tanpa mengira
mangsa ini menyebabkan masalah menjadi semakin rumit.
5. Selain itu, asap tebal ini juga boleh mengganggu pemandu kenderaan yang
menggunakan jalan raya di kawasan ini. Kemalangan juga kerap berlaku kerana
penglihatan pemandu menjadi kurang jelas akibat asap yang terlalu tebal.
Adalah dilaporkan bahawa pada bulan lepas terdapat dua kes kemalangan
berlaku di kawasan ini.
6. Saya mewakili penduduk di kawasan ini amat berharap agar aduan ini
mendapat perhatian dan pertimbangan segera daripada pihak tuan. Kerjasama
dan perhatian daripada pihak tuan, saya dahului dengan ucapan terima kasih.
Sekian, terima kasih.

Yang Benar,
doris
(DORIS WONG SIEW LING)
Setiausaha
Jawatan kuasa Kemajuan Taman Swan


3.0 SURAT KIRIMAN TIDAK RASMI
3.1 Jenis Surat KirimanTidak Rasmi


Surat tidak rasmi ialah surat yang biasanya ditulis kepada ahli keluarga atau
sahabat handai.
Biasanya ditulis dengan tujuan untuk memberitahu sesuatu perkara seperti
berikut:
1. Surat ucap tahniah
2. Surat ucap takziah
3. bertanya khabar berita
4. menceritakan tempat-tempat menarik di Malaysia kepada sahabat
5. pengalaman di tempat baru seperti di sekolah baru
6. surat minta kebenaran ibu bapa / penjaga
7. membalas surat yang dihantar oleh orang lain
8. dan sebagainya.

3.2 Format Surat Kiriman Tidak Rasmi
y Penulisan surat kiriman tidak rasmi dimulakan dengan menulis alamat pengrim di
sebelah atas penjuru kanan.
y Tarikh boleh ditulis dalam dua cara, iaitu
Cara A : 8 Februari 1998.
Cara B : 8 hb. Februari, 1998.
y Seterusnya,penulisan surat kiriman tidak rasmi diikuti dengan bertanyakan khabar
dan menceritakan keadaan kesihatan penulis.
y Jika membalas surat, sebelum menanyakan sesuatu, terlebih dahulu jawab
pertanyaan yang dikemukakan sebelum ini.
y Gunakan panggilan mengikut usia atau pangkat seperti :
nenda, ayahanda , ibunda / bonda , kakanda / kanda , adinda , anakanda , dan
cucunda.
*** Jangan menggunakan ganti nama aku, awak, ataupun kamu.


y Akhiri surat dengan salam, penghargaan, terima kasih dan keinginan untuk berutus
surat lagi.
Format Surat Kiriman Tidak Rasmi
(Nama Penulis)«««««...
(Alamat)««««««««..
««««««««««««.
««««««««««««.
Tarikh:«««««««««.

(Tertib menghadapkan surat kepada pihak yang menerima
surat ) ..................................................................................................................................
................................................................................................................................................
........................................
Saudara,
(Hal-hal yang ingin disampaikan / dinyatakan. Ada baiknya sesuatu isi disampaikan
dalam perenggan yang berasingan)
................................................................................................................................................
..............
................................................................................................................................................
..............
.. .............................................................................................................................................
.................
................................................................................................................................................
............
................................................................................................................................................
Yang benar,
................
( Nama Huruf Besar )


3.3 Penulisan Teks ± Surat Kiriman Tidak Rasmi
Tulis sepucuk surat kepada seorang kawan kamu untuk mengajaknya datang ke
rumah kamu pada hujung bulan ini kerana buah-buahan di kebun ayah kamu sedang
berbuah.
Doris Wong Siew Ling,
No. 4C, Lorong 5,
Jalan RTM, 96000 Sibu,
Sarawak.
25 March 2008.
Menemui sahabatku, Syvester yang berada di Kuching, semoga berada dalam
keadaan sihat sejahtera di samping keluarga tersayang.
Saudara,
Saya berharap saudara masih tidak melupai saya. Tujuan saya menulis surat
ini adalah untuk mengajak saudara datang ke rumah saya pada cuti hujung bulan
nanti.
Untuk pengetahuan saudara, buah-buahan di kebun ayah saya sedang masak.
Buah-buahan pada musim ini sungguh menjadi, terutamanya manggis. Ayah saya
memajakkan sebahagian sahaja. Selebihnya ditinggalkan supaya keluarga serta
sahabat handai kami sama-sama dapat merasainya.
Saya berharap saudara tidak keberatan untuk datang ke rumah saya. Kalau
saudara tidak keberatan, ajaklah keluarga serta kawan-kawan saudara datang
bersama-sama. Bolehlah mereka sama-sama merasai keenakan buah manggis,
rambutan, langsat serta durian di dusun ayah saya nanti.
Saya berharap saudara bersetuju dan memberitahu saya secepat mungkin
tentang kedatangan saudara. Saya akan menunggu kedatangan saudara.
Setakat ini sajalah yang sempat saya tuliskan. Akhir kata, sambutlah salam
mesra daripada saya untuk saudara sekeluarga. Semoga kita dapat bertemu nanti.
Sekian , terima kasih.
Yang benar,
Doris
(DORIS WONG SIEW LING)


Kesimpulan
Surat rasmi mempunyai laras bahasa dan gaya yang tersendiri. Suasana
yang ditimbulkannya ialah suasana formal yang dengan sengaja mejarakkan
antara penulis denagn penerima surat.
Ungkapan-ungkapan tertentu yang terdapat dalam surat rasmi boleh
mencirikan laras bahasanya. Kebanyakkan laras bahasa tertentu yang
digunakan dalam surat rasmi ialah terjemahan langsung daripada bahasa
Inggeris. Ada ketikanya terjemahan seperti ini boleh diterima dan ada kalanya
pula tidak diterima kerana kejanggalan yang ditimbulkannya.
Laras bahasa yang keinggerisan itu berpunca daripada tradisi penulisan
surat rasmi yang dibawa daripada tradisi Inggeris zaman penjajahan dahulu.

Bibliografi
Ibrahim Ismail. 1992. Kaedah baru: Menulis surat rasmi dan surat
perniagaan. Kuala Lumpur.

Ab. Rahman Ab. Rashid & Yap Kim Fatt. Bahasa Kebangsaan. Petaling
Jaya: Longman Malaysia Sdn. Bhd.

Azlan Hamid & Ng Chan Heng. Prestasi Unggul: Karangan UPSR.
Petaling Jaya: Longman Malaysia Sdn. Bhd.

Rozizah Md. Dom & Amir Hazlin Lin. Blog A: Bahasa Melayu PMR.
Petaling Jaya: Sasbadi Sdn. Bhd.

Zabedah Salihin, Nursidah Abdul Hamid & Fauziah Mat. Fokus 2U:
Bahasa Melayu. Jahor Darul Takzim.



http://www.tutor.com.my/tutor/arkib2002.asp?e=UPSR&s=BM&b=MEI&m=
2&r=m&i=NOTA

http://tatabahasabm.tripod.com/tulisan/ksuratrasmi.htm

http://cikgucemerlang.com/FormatSKR.htm

http://www.cybermelayu.com/newriang/Minda%20Cergas/1999/Secondary
/Karangan/Ker12.htm

www.pioneerss.moe.edu.sg/resource/download.asp?

http://websekolah.bharian.com.my/websekolah/pendidikan/bgsurat.html

http://www.brunet.bn/news/pelita/26apr/sasbuday.htm

www.sembawangsec.moe.edu.sg/School%20Web/Mother_Tongue/sunita/
SURAT.doc -

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->