Manajemen Proyek TI

A. Prilaku Kegiatan Proyek

Suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu
terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan
produk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas.

Definisi Manajemen Proyek menurut Cleand dan King: proyek merupakan

gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi yang bersifat
sementara untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan
Syarat Proyek:
a. Pemberian dari yang berwenang untuk membuat batasan proyek
b. Mengajukan usulan untuk menggunakan waktu dan faktor produksi
c. Mendapatkan persetujuan dari yang berwenang (orang/perusahaan yang menawarkan
proyek)
d. Kesediaan untuk bekerja sama
e. Adanya keterbatasan dari orang yang berwenang dalam pelaksanaan proyek
f. Pemberian informasi terhadap pihak lain dan pihak yang terlibat secara langsung dalam
proyek
g. Pimpinan proyek diserahi dengan tugas yang terbatas dan wewenang yang sah
h. Adanya pandangan antar departemen dan kemungkinan untuk menggunakan karyawan
baru
i. Adanya alat pengawasan dan ruangan
j. Adanya rekan kerja proyek yang memberikan saham (sumbangan) pada perumusan dan
perencanaan proyek
Ciri – ciri proyek:
a. Sasaran jelas
b. Sasaran diarahkan pada suatu perubahan atau pembaharuan
c. Sasaran terjadi hanya satu kali
d. Adanya batasan awal dan akhir pelaksanaan proyek
e. Bersifat antar disiplin
f. Penentuan tanggung jawab yang dibatasi untuk merealisasikan proyek
g. Adanya batasan tenaga kerja yang tersedia
h. Adanya anggaran dan batasan terhadap biaya
i. Pertanggungjawaban yang dibatasi untuk merealisasikan proyek

Proyek ada lima macam, yaitu:

a. Proyek kapital (modal)
Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah, pembelian
materiil, pembelian peralatan, pemasangan fasilitas, desain mesin dan konstruksi guna
pembangunan instalasi pabrik/gedung baru
b. Proyek pengembangan produksi baru
Kegiatan untuk menciptakan prosuk baru yang biasanya merupakan gabungan antara
proyek kapital dan proyek riset dan pengembangan
c. Proyek penelitian dan pengembangan
Proyek ini berupa kegiatan penelitian dengan sasaran yang ditentukan, penemuan produk
baru dan temuan alat baru. Proyek ini juga bisa berupa proyek yang bertujuan
memperbaiki dan meningkatkan mutu produk, pelayanan, metode produksi. Proyek ini
dapat muncul dilembaga komersial maupun pemerintah.
d. Proyek sistem informasi
Kegiatan yang sifatnya spesifik dengan menggunakan alat – alat pemrosesan data (data
processing personal)
e. Proyek yang berkaitan dengan manajemen perusahaan
Proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah. Proyek ini bisa
berupa perancangan struktur organisasi, merancang reorganisasi perusahaan, merancang
program efisiensi dan penghematan, merancang deversifikasi, merger dan pemgambil
alihan, pembuatan sistem informasi manajemen, peningkatan produktifitas perusahaan.
Proyek ini biasanya dikerjakan oleh para konsultan.

Perbedaan proyek dan kegiatan:

Proyek bersifat dinamis menyesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan, dilaksanakan
dalam waktu terbatas, dengan intensitas kegiatan yang tidak sama (berbeda – beda), dana
dan waktu yang dialokasikan telah ditetapkan, kualifikasi personil yang terlibat bervariasi
dan koordinasi dilakukan secara vertikal dan horisontal.
Kegiatan bersifat rutin operasional dilaksanakan secara rutin, terus – menerus dan relatif
statis, intensitas kegiatan relatif tetap, penggunaan waktu dan biaya tidak terlalu ketat,
kebutuhan kualifikasi tenaga manusia relatif homogen dan koordinasi biasanya hanya
dilakukan secara vertikal.
Hubungan proyek dan kegiatan:
Kegiatan merupakan komponen sistem yang tersusun membentuk sebuah proyek dan
merupakan turunan dari sebuah proyek sedangkan proyek adalah hasil integrasi dari
beberapa kegiatan.

Contoh-contoh Prilaku Kegiatan Proyek :

• Penelitian :
1. Sumber Daya Terbaharui (BBM)
2. Jaringan Syaraf Tiruan (Deteksi Wajah)
• Sipil/Konstruksi : Pembuatan Ware House (Gudang)
1. Jauh dari penduduk
2. Menurunkan temperatur ruangan
• Pertanian :
1. Irigasi
2. Pembangunan Pembangkit Tenaga Listrik

Ciri-ciri pokok dari prilaku kegiatan proyek :

1. Bertujuan menghasilakan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir ayau hasil
kerja akhir.
2. Dalam proses mewujudkan lingkup diatas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta
kriteria mutu.
3. Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal
dan akhir ditentukan dengan jelas.
 4. non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah
sepanjang proyek berlangsung.

Sasaran proyek dan tiga kendala (Triple Constraint)

Batasan yang harus dipenuhi yakni :

1. Besar Biaya (anggaran) yang dialokasikan.

2. Jadwal.
3. Mutu yang harus dipenuhi.

Perbedaan Kegiatan Proyek VS Oprasional :

No. Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional

1. Bercorak dinamis, nonrutin Berulang-ulang, rutin
Berlangsung dalam jangka
2. Siklus proyek relatif pendek
panjang
Intensitas kegiatan dalam periode Intensitas kegiatan relatif
3. siklus proyek berubah-ubah (naik- sama
turun)
Kegiatan harus diselesaikan Batasan anggaran dan jadwal
4. berdasarkan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek
yang telah ditentukan
Terdiri dari macam-macam kegiatan Macam kegiatan tidak terlalu
5. yang memerlukan berbagai disiplin banyak
ilmu
Keperluan sumber daya berubah, baik Macam dan volume keperluan
6.
macam maupun volumenya sumber daya relatif konstant.

Perbedaan yang bersifat mendasar antara Kegiatan Proyek VS Kegiatan

Operasional:
 • Kegiatan operasi didasarkan pada konsep mendayagunakan sistem yang telah ada,
apakah berbentuk pabrik, gedung atau fasilitas yang lain, secara terus-menerus
dan berulang-ulang.
• Sedangkan kegiatan proyek bermaksud mewujudkan atau membangun sistem
yang belum ada.

Macam-macam Proyek dari Segi Pekerjaan :

1. Proyek Engineering – Konstruksi

2. Proyek Engineering – Manufaktur
3. Proyek Penelitian dan Pengembangan
4. Proyek Pelayanan Manajemen
5. Proyek Kapital
6. Proyek Radio – Telekomunikasi
7. Proyek Konservasi Bio – Diversity

Hal-hal yang menyebabkan timbulnya suatu proyek :

1. Rencana Pemerintah
2. Permintaan Pasar
3. Dari dalam Perusahan yang bersangkutan
4. Dari kegiatan Penelitian dan Pengembangan

B. Proyek dan Manajemen Fungsional

Konsep Dan Pemikiran Manajemen.
Tiga hal yang berpengaruh besar berkaitan erat dengan konsep manajemen proyek:

1. Manajemen Klasik atu manajemen fungsioanal (General Management)

2. Pemikiran Sistem
3. Pendekatan Contigency

1. Manajemen Klasik
Manajemen Klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu
merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan.
Kriteria yang harus dipenuhi:

• Jasa TI
• Dokumentasi
• Prakualifikasi
• RKS
• Pemeriksaan Dokumen

2. Pemikiran Sistem
Adalah pemikiran yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas.
Wawasan Totalitas : Pengetahuan kita dari dasar hingga yang atas, suatu kegiatan
proyek berdasarkan hasil dan pengalaman.

Metodelogi yang erat berhubungan dengan penyelenggaraan proyek adalah :

1. Sistem Analis
2. Sistem Engineering
3. Sistem Manajemen

3. Pendekatan Contigency
Pendekatan yang erat hubungannya dengan situasi dan kondisi yang berarti bahwa
tidak ada satupun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengelola
setiap macam kegiatan.

Konsep Manajemen yang ada :

“ Tidak ada satu manajemen yang menangani keseluruhan berbagai proyek tetapi
tergantung situasi dan kondisi”.
 • Planning
• Controling
• Staffing
• Organizing

Tidak semua konsep managemen dapat digunakan dalam proyek.

Masukkan pada manajemen proyek dan keterkaitannya dengan berbagai pemikiran

manajemen dan disiplin ilmu.

Manajemen Klasik atau Fungsional

Salah satu bapak Manajemen Modern, yakni Henry Fayol (1841 - 1925), seorang
Industrialis Prancis.