You are on page 1of 5

EDUCATION of ELAKSAMANA

2.3 SURAT RASMI

Definisi

Ialah kertas yang mengandungi khabar atau maklumat yang dikirimkan untuk bacaan atau perhatian
pihak lain dan ditulis oleh seorang individu bagi mewakili dirinya sendiri ataupun pihak lain dan
disampaikan kepada penerima dengan cara berkirim.

2.3.1 Jenis Surat Rasmi

1. Surat rasmi hendaklah formal dan tidak menyentuh perkara-perkara peribadi.


2. Antara surat rasmi ialah :
 Surat aduan
 Surat rayuan
 Surat pekeliling
 Surat perjanjian
 Surat permohonan
 Surat undangan/jemputan
 Surat perlantikan/pengesahan
 Surat pemakluman/pemberitahuan
3. Surat rasmi yang ditujukan kepada individu hendaklah ditulis nama penuh individu tersebut beserta
gelatan.
4. Surat kepada jabatan hendaklah dialamatkan kepada ketua jabatan.
5. Surat kepada firma ataupun badan berkanun hendaklah dialamatkan kepada ketua firma ataupun
badan berkanun tersebut.
6. Surat yang berhubung hal-hal perundangan hendaklah melalui peguam dan dialamatkan kepada
peguam terbabit.
7. Surat perlantikan kakitangan tertentu dalam institusi dan organisasi hendaklah ditandatangani oleh
pengarah ataupun ketua tertinggi organisasi itu.
8. Jika pengarah menurunkan kuasa menandatangani sesuatu projek kepada ketua projek, maka ketua
projek bolehlah menurunkan tandantangan atas apa-apa dokumen berkaitan.
9. Jika hal tersebut dalam bentuk memangku tugas yang melibatkan perkara menanggung tugas dan
penerimaan elaun maka surat tersebut perlu menggunakan format khas dan harus ditandatangi oleh
ketua organisasi itu bukan lagi individu yang diberi kuasa tadi.

2.3.2 Ciri Surat Rasmi

Surat rasmi memerluka format khusus dan ciri-ciri teknikal yang perlu dipatuhi antaranya :
 Ketepatan kandungan dengan perkara surat mempunyai kesinambungan.
 Maklumat yang disampaikan hendaklah jelas dan terus kepada maksud.
 Isi kandungan surat hendaklah ringkas, tetapi padat dan tidak meleret-leret.
 Surat hendaklah lengkap dengan ciri-ciri sepatutnya seperti alamat, perkara, tarikh, tandatangan dan
sebagainya.

Setiap surat rasmi mempunyai empat ciri yang berikut :

Created by elaksamana@yahoo.com
© All Right Reserved Presented 2010
EDUCATION of ELAKSAMANA

 Maklumat pengirim
Di bahagian maklumat pengirim terdapat perkara seperti kepala surat iaitu logo dan alamat institusi
atau alamat individu, nombor rujukan untuk tujuan rekod dna tariks surat ditulis serta maklumat
tambahan yang lain.
 Maklumat penerima
Mengandungi nama dan alamat lengkap penerima dan maklumat ‘untuk perhatian’ dan ‘melalui’ jika
berkaitan.
 Kandungan surat
Dimulai dengan kata sapaan terhadap penerima, diikuti tajuk atau perkara surat dan seterusnya isi
ditulis perenggan demi perenggan sehingga perenggan penutup.
 Penghujung surat
Ialah bahagian yang selepas daripada bahagian penutup yang terdiri daripada kata penamat, slogan,
kata sebelum tandatangan diikuti oleh tandatangan serta nama dan jawatan penulis surat.

2.3.3 Format Surat Rasmi

1. Surat rasmi mempunyai struktur aturan untuk membantu penerima surat memahami perkara yang
hendak disampaikan oleh pengirim surat.
2. Tidak ada satu format standard yang dikeluarkan untuk digunakan semua pihak dan istitusi.
3. Secara umumnya, perkara yang perlu ada dalam format surat tersebut ialah :
a) Alamat pengirim
Ditulis lengkap di sudut atas sebelah kiri manakala maklumat lain seperti nombor telefon dan
faksimili hendaklah ditulis di sudut sebelah kanan. Bagi surat yang mempunyai kepala surat,
kebiasaannya semuanya telah lengkap bercetak.
b) Garis panjang melintang
Dibuat dari kiri ke kanan selepas alamat pengirim.
c) Nama dan alamat penerima
Nama penuh penerima, alamat dan jawatan ditulis di sebelah kiri di bawah garisan melintang.
Terdapat juga cara nama, alamat dan jawatan penerima ditulis di sebelah kiri manakala tarikh
surat ditulis di sebelah kanan.
d) Tarikh
Ditulis di sebelah kanan surat iaitu sebaris dengan baris akhir alamat penerima. Jika ada nombor
rujukan ada maka diletakkan di bawah garisan melintang sebaris dengan barisan nama penerima
dan nama bulan pada tarikh hendaklah ditulis huruf besar keseluruhannya.
e) Panggilan hormat penerima
Ditulis di bawah nama dan alamat penerima selepas melangkau satu baris dan diletakkan koma
pada penghujung panggilan bukannya noktah. Sapaan hendaklah sesuai dengan status penerima.
f) Perkara atau tajuk
Ditulis di bawah panggilan hormat penerima selepas langkau sebaris. Jika tajuk ditulis dengan
huruf besar kesemuanya maka tidak perlu bold dan digaris. Jika tajuk surat ditulis denga huruf
kecil maka setiap permulaan perkataan harus huruf besar dan digariskan di bawahnya. Jika tajuk
huruf kecil tersebut telah diboldkan maka tidak perlu bergaris. Tajuk surat tidak memerlukan
noktah.
g) Perenggan pertama
Disebut juga sebagai perenggan pendahuluan tidak perlu dijarakkan dari tepi surat dan tidak perlu
dinomborkan.
h) Perenggan isi

Created by elaksamana@yahoo.com
© All Right Reserved Presented 2010
EDUCATION of ELAKSAMANA

Bermula dari tepi surat dan perlu dinomborkan bermula nombor 2 dan seterusnya dan selepas
ditulis nombor perlu dijarakkan sedikit sebelum menulis perkataan pertama.
i) Perenggan penutup
Perenggan ini bermula dari tepi surat sejajar dengan perenggan pertama/pendahuluan dan tidak
perlu dinomborkan.
j) Pengakuan pengirim
Ditulis sebelah kiri surat setelah langkau 2 baris dari perenggan penutup dan diletakkan koma di
akhir ayat. Slogan turut dibenarkan.
k) Tandatangan pengirim
Diletakkan di bawah pengakuan pengirim di sebelah kiri surat dan boleh diletakkan garisan atau
dibiarkan kosong 2 atau 3 baris untuk panduan menulis tandatangan.
l) Nama penuh pengirim
Hendaklah ditulis huruf besar sepenuhnya dan dikurungkan dalam kurungan. Dicatatkan juga
jawatan.
m) Salinan
Sekiranya salinan surat diperlukan oleh pihak lain dan ditulis jarak 2 baris dan berdasarkan
kekananan pihak yang menerima salinan.

Penggunaan Kata Ganti Nama Diri

Dalam surat rasmi terdapat peraturan khusus tentang penggunaan kata ganti nama diri yang biasanya
dikaitkan dengan gelaran kehormat dan jawatan seseorang seperti :

1. Kata ganti nama diri pertama


Saya merujuk kepada tunggal dan kami atau kita untuk jamak. Jika surat untuk individu yang
mempunyai keturunan diraja seperti tunku, tengku masih boleh digunakan kata ganti nama diri
pertama saya. Jika surat ditujukan kepada individu yang memerintah seperti YDPA dan Sultan maka
diwajibkan menggunakan kata ganti nama diri patik.
2. Kata ganti nama diri kedua
Berkait dengan jantina, umur, pangkat, status dan hubungan penulis dengan penerima dan istilah
biasa digunakan ialah tuan dan puan. Jika penerima mempunyai gelaran Dr, Haji, professor dsb masih
boleh digunakan tuan dan puan. Namun perinciannya adalah seperti berikut :

Contoh Penggunaan Perkara


Tuan/puan Professor,Dr,Pengarah,Haji
Yang Mulia Tengku Individu gelaran diRaja
Yang Berbahagia Tan Sri,Dato,Datin Tan Sri,Dato’,Puan Seri
Yang Berhormat Mulia YB ada gelaran diRaja
Yang Amat Berhormat Dato’ Seri PM dan TPM

3. Kata ganti nama diri ketiga


Bagi urusan rasmi, beliau boleh digunakan untuk kata ganti nama ketiga untuk merujuk pada sesiapa
sama ada bergelar atau tidak. Mereka juga boleh digunakan namun bagi surat untuk YDPA dan Sultan
diwajibkan menggunakan tuanku, seri paduka dsb.

Frasa Penanda Surat Rasmi

Created by elaksamana@yahoo.com
© All Right Reserved Presented 2010
EDUCATION of ELAKSAMANA

Dalam surat rasmi terdapat berbagai bentuk kata atau frasa penanda khusus yang digunakan dan inilah
yang membezakan surat rasmi dan tidak rasmi antaranya ialah :

1. Penanda makluman
 Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa...
 Sukacita kami memaklumkan bahawa...
 Seperti yang tuan sedia maklum...
2. Penanda matlamat
 Untuk tujuan tersebut, kami akan membekalkan...
 Untuk pengetahuan tuan, tujuan surat ini adalah untuk...
3. Penanda penamat
 Sekian dimaklumkan...
 Sekian untuk makluman dan tindakan saudara...
 Sekian terima kasih...
4. Penanda pendapat
 Pada pendapat saya, cadangan tuan itu...
 Pada pandangan kami, perkara itu...
 Saya berpendapat bahawa...
5. Penanda penghargaaan
 Atas kerjasama tuan, saya dahului denga ucapan terima kasih...
 Kerjasama tuan didahului dengan ucapan terima kasih...
6. Penanda penyertaan
 Bersama-sama ini saya sertakan...
 Bersama-sama ini dilampirkan...
7. Penanda perintah
 Tuan diingatkan supaya membawa bersama...
 Kami berharap tuan dapat...
 Tuan dinasihatkan agar hadir tepat pada...
8. Penanda perwakilan
 Bagi pihak jabatan ini, saya mengucapkan...
 Saya, bagi pihak semua kakitangan jabatan ini...
9. Penanda permintaan
 Tuan diminta melaporkan diri pada...
 Sudilah kiranya tuan hadir bagi...
 Kami amat berbesar hati sekiranya tuan hadir...
10. Penanda rujukan
 Berhubung dengan perkara di atas...
 Perkara di atas adalah dirujuk...
 Merujuk kepada perkara tersebut di atas...
11. Penanda sambungan
 Lanjutan dari surat saya yang bertarikh...
 Merujuk kepada perbualan telefon antara...

12. Penanda sebab-musabab


 Oleh sebab kelewatan itu, kami...
Created by elaksamana@yahoo.com
© All Right Reserved Presented 2010
EDUCATION of ELAKSAMANA

 Atas kesilapan yang tidak disengajakan itu, kami...


13. Penanda sikap
 Pihak kami mengucap setinggi-tinggi penghargaan...
 Kerjasama tuan kami dahului dengan...

Penggunaan Bahasa

1. Dalam surat rasmi, penggunaan ayat pasif adalah lebih diutamakan kerana mengutamakan objek
dalam ayat yang lebih kelihatan formal.
2. Antara contoh ayat pasif yang sesuai ialah :
 Merujuk kepada perkara di atas, saya berminat untuk mengisi kekosongan jawatan...
 Saya berhajat untuk mendapatkan biasiswa bagi melanjutkan pelajaran ke...
 Saya berharap permohonan saya diberi pertimbangan yang sewajarnya...
 Kerjasama dari pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih...
 Terdapat juga kesalahan dalam surat rasmi akibat dari pemilihan leksis yang tidak tepat dan
ketidaksuaian penggunaan ayat dalam konteks bahasa, contohnya :

Salah Betul
Permohonan ini dipanjangkan Permohonan ini dikemukakan
Sila atur supaya Sila uruskan supaya
Saya majukan bersama-sama ini satu salinan Saya kemukakan bersama-sama ini satu salinan
Adalah dengan ini saya memaklumkan bahawa Dengan ini saya memaklumkan bahawa
Lanjutan surat pengarah yang bertarikh Sebagai lanjutan dari surat tuan yang bertarikh
Kami berterima kasih kerana mendapat kerjasama Kami berbesar hati mendapat sepenuhnya
tuan kerjasama dari pihak tuan

Created by elaksamana@yahoo.com
© All Right Reserved Presented 2010

You might also like