P. 1
Surat Rasmi

Surat Rasmi

|Views: 6,516|Likes:
Published by Akhi Muhammad Aiyas
Nota Pengajian Melayu oleh PPISMP Kajian Sosial Semester 3/2010 di IPG KDRI
Nota Pengajian Melayu oleh PPISMP Kajian Sosial Semester 3/2010 di IPG KDRI

More info:

Published by: Akhi Muhammad Aiyas on Jul 27, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/26/2013

pdf

text

original

1

EDUCATION of ELAKSAMANA

2.3 Definisi

SURAT RASMI

Ialah kertas yang mengandungi khabar atau maklumat yang dikirimkan untuk bacaan atau perhatian pihak lain dan ditulis oleh seorang individu bagi mewakili dirinya sendiri ataupun pihak lain dan disampaikan kepada penerima dengan cara berkirim. 2.3.1 Jenis Surat Rasmi

1. Surat rasmi hendaklah formal dan tidak menyentuh perkara-perkara peribadi. 2. Antara surat rasmi ialah : y Surat aduan y Surat rayuan y Surat pekeliling y Surat perjanjian y Surat permohonan y Surat undangan/jemputan y Surat perlantikan/pengesahan y Surat pemakluman/pemberitahuan 3. Surat rasmi yang ditujukan kepada individu hendaklah ditulis nama penuh individu tersebut beserta gelatan. 4. Surat kepada jabatan hendaklah dialamatkan kepada ketua jabatan. 5. Surat kepada firma ataupun badan berkanun hendaklah dialamatkan kepada ketua firma ataupun badan berkanun tersebut. 6. Surat yang berhubung hal-hal perundangan hendaklah melalui peguam dan dialamatkan kepada peguam terbabit. 7. Surat perlantikan kakitangan tertentu dalam institusi dan organisasi hendaklah ditandatangani oleh pengarah ataupun ketua tertinggi organisasi itu. 8. Jika pengarah menurunkan kuasa menandatangani sesuatu projek kepada ketua projek, maka ketua projek bolehlah menurunkan tandantangan atas apa-apa dokumen berkaitan. 9. Jika hal tersebut dalam bentuk memangku tugas yang melibatkan perkara menanggung tugas dan penerimaan elaun maka surat tersebut perlu menggunakan format khas dan harus ditandatangi oleh ketua organisasi itu bukan lagi individu yang diberi kuasa tadi. 2.3.2 Ciri Surat Rasmi

Surat rasmi memerluka format khusus dan ciri-ciri teknikal yang perlu dipatuhi antaranya : y Ketepatan kandungan dengan perkara surat mempunyai kesinambungan. y Maklumat yang disampaikan hendaklah jelas dan terus kepada maksud. y Isi kandungan surat hendaklah ringkas, tetapi padat dan tidak meleret-leret. y Surat hendaklah lengkap dengan ciri-ciri sepatutnya seperti alamat, perkara, tarikh, tandatangan dan sebagainya.

Created by elaksamana@yahoo.com © All Right Reserved Presented 2010

2
EDUCATION of ELAKSAMANA

Setiap surat rasmi mempunyai empat ciri yang berikut : y Maklumat pengirim Di bahagian maklumat pengirim terdapat perkara seperti kepala surat iaitu logo dan alamat institusi atau alamat individu, nombor rujukan untuk tujuan rekod dna tariks surat ditulis serta maklumat tambahan yang lain. y Maklumat penerima Mengandungi nama dan alamat lengkap penerima dan maklumat untuk perhatian dan melalui jika berkaitan. y Kandungan surat Dimulai dengan kata sapaan terhadap penerima, diikuti tajuk atau perkara surat dan seterusnya isi ditulis perenggan demi perenggan sehingga perenggan penutup. y Penghujung surat Ialah bahagian yang selepas daripada bahagian penutup yang terdiri daripada kata penamat, slogan, kata sebelum tandatangan diikuti oleh tandatangan serta nama dan jawatan penulis surat. 2.3.3 Format Surat Rasmi

1. Surat rasmi mempunyai struktur aturan untuk membantu penerima surat memahami perkara yang hendak disampaikan oleh pengirim surat. 2. Tidak ada satu format standard yang dikeluarkan untuk digunakan semua pihak dan istitusi. 3. Secara umumnya, perkara yang perlu ada dalam format surat tersebut ialah : a) Alamat pengirim Ditulis lengkap di sudut atas sebelah kiri manakala maklumat lain seperti nombor telefon dan faksimili hendaklah ditulis di sudut sebelah kanan. Bagi surat yang mempunyai kepala surat, kebiasaannya semuanya telah lengkap bercetak. b) Garis panjang melintang Dibuat dari kiri ke kanan selepas alamat pengirim. c) Nama dan alamat penerima Nama penuh penerima, alamat dan jawatan ditulis di sebelah kiri di bawah garisan melintang. Terdapat juga cara nama, alamat dan jawatan penerima ditulis di sebelah kiri manakala tarikh surat ditulis di sebelah kanan. d) Tarikh Ditulis di sebelah kanan surat iaitu sebaris dengan baris akhir alamat penerima. Jika ada nombor rujukan ada maka diletakkan di bawah garisan melintang sebaris dengan barisan nama penerima dan nama bulan pada tarikh hendaklah ditulis huruf besar keseluruhannya. e) Panggilan hormat penerima Ditulis di bawah nama dan alamat penerima selepas melangkau satu baris dan diletakkan koma pada penghujung panggilan bukannya noktah. Sapaan hendaklah sesuai dengan status penerima. f) Perkara atau tajuk Ditulis di bawah panggilan hormat penerima selepas langkau sebaris. Jika tajuk ditulis dengan huruf besar kesemuanya maka tidak perlu bold dan digaris. Jika tajuk surat ditulis denga huruf kecil maka setiap permulaan perkataan harus huruf besar dan digariskan di bawahnya. Jika tajuk huruf kecil tersebut telah diboldkan maka tidak perlu bergaris. Tajuk surat tidak memerlukan noktah. g) Perenggan pertama Disebut juga sebagai perenggan pendahuluan tidak perlu dijarakkan dari tepi surat dan tidak perlu dinomborkan.
Created by elaksamana@yahoo.com © All Right Reserved Presented 2010

3
EDUCATION of ELAKSAMANA

h) Perenggan isi Bermula dari tepi surat dan perlu dinomborkan bermula nombor 2 dan seterusnya dan selepas ditulis nombor perlu dijarakkan sedikit sebelum menulis perkataan pertama. i) Perenggan penutup Perenggan ini bermula dari tepi surat sejajar dengan perenggan pertama/pendahuluan dan tidak perlu dinomborkan. j) Pengakuan pengirim Ditulis sebelah kiri surat setelah langkau 2 baris dari perenggan penutup dan diletakkan koma di akhir ayat. Slogan turut dibenarkan. k) Tandatangan pengirim Diletakkan di bawah pengakuan pengirim di sebelah kiri surat dan boleh diletakkan garisan atau dibiarkan kosong 2 atau 3 baris untuk panduan menulis tandatangan. l) Nama penuh pengirim Hendaklah ditulis huruf besar sepenuhnya dan dikurungkan dalam kurungan. Dicatatkan juga jawatan. m) Salinan Sekiranya salinan surat diperlukan oleh pihak lain dan ditulis jarak 2 baris dan berdasarkan kekananan pihak yang menerima salinan. Penggunaan Kata Ganti Nama Diri Dalam surat rasmi terdapat peraturan khusus tentang penggunaan kata ganti nama diri yang biasanya dikaitkan dengan gelaran kehormat dan jawatan seseorang seperti : 1. Kata ganti nama diri pertama Saya merujuk kepada tunggal dan kami atau kita untuk jamak. Jika surat untuk individu yang mempunyai keturunan diraja seperti tunku, tengku masih boleh digunakan kata ganti nama diri pertama saya. Jika surat ditujukan kepada individu yang memerintah seperti YDPA dan Sultan maka diwajibkan menggunakan kata ganti nama diri patik. 2. Kata ganti nama diri kedua Berkait dengan jantina, umur, pangkat, status dan hubungan penulis dengan penerima dan istilah biasa digunakan ialah tuan dan puan. Jika penerima mempunyai gelaran Dr, Haji, professor dsb masih boleh digunakan tuan dan puan. Namun perinciannya adalah seperti berikut : Contoh Penggunaan Tuan/puan Yang Mulia Tengku Yang Berbahagia Tan Sri,Dato,Datin Yang Berhormat Mulia Yang Amat Berhormat Dato Seri Perkara Professor,Dr,Pengarah,Haji Individu gelaran diRaja Tan Sri,Dato ,Puan Seri YB ada gelaran diRaja PM dan TPM

3. Kata ganti nama diri ketiga Bagi urusan rasmi, beliau boleh digunakan untuk kata ganti nama ketiga untuk merujuk pada sesiapa sama ada bergelar atau tidak. Mereka juga boleh digunakan namun bagi surat untuk YDPA dan Sultan diwajibkan menggunakan tuanku, seri paduka dsb.

Created by elaksamana@yahoo.com © All Right Reserved Presented 2010

4
EDUCATION of ELAKSAMANA

Frasa Penanda Surat Rasmi Dalam surat rasmi terdapat berbagai bentuk kata atau frasa penanda khusus yang digunakan dan inilah yang membezakan surat rasmi dan tidak rasmi antaranya ialah : 1. Penanda makluman y Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa... y Sukacita kami memaklumkan bahawa... y Seperti yang tuan sedia maklum... 2. Penanda matlamat y Untuk tujuan tersebut, kami akan membekalkan... y Untuk pengetahuan tuan, tujuan surat ini adalah untuk... 3. Penanda penamat y Sekian dimaklumkan... y Sekian untuk makluman dan tindakan saudara... y Sekian terima kasih... 4. Penanda pendapat y Pada pendapat saya, cadangan tuan itu... y Pada pandangan kami, perkara itu... y Saya berpendapat bahawa... 5. Penanda penghargaaan y Atas kerjasama tuan, saya dahului denga ucapan terima kasih... y Kerjasama tuan didahului dengan ucapan terima kasih... 6. Penanda penyertaan y Bersama-sama ini saya sertakan... y Bersama-sama ini dilampirkan... 7. Penanda perintah y Tuan diingatkan supaya membawa bersama... y Kami berharap tuan dapat... y Tuan dinasihatkan agar hadir tepat pada... 8. Penanda perwakilan y Bagi pihak jabatan ini, saya mengucapkan... y Saya, bagi pihak semua kakitangan jabatan ini... 9. Penanda permintaan y Tuan diminta melaporkan diri pada... y Sudilah kiranya tuan hadir bagi... y Kami amat berbesar hati sekiranya tuan hadir... 10. Penanda rujukan y Berhubung dengan perkara di atas... y Perkara di atas adalah dirujuk... y Merujuk kepada perkara tersebut di atas... 11. Penanda sambungan y Lanjutan dari surat saya yang bertarikh... y Merujuk kepada perbualan telefon antara...

Created by elaksamana@yahoo.com © All Right Reserved Presented 2010

5
EDUCATION of ELAKSAMANA

12. Penanda sebab-musabab y Oleh sebab kelewatan itu, kami... y Atas kesilapan yang tidak disengajakan itu, kami... 13. Penanda sikap y Pihak kami mengucap setinggi-tinggi penghargaan... y Kerjasama tuan kami dahului dengan... Penggunaan Bahasa 1. Dalam surat rasmi, penggunaan ayat pasif adalah lebih diutamakan kerana mengutamakan objek dalam ayat yang lebih kelihatan formal. 2. Antara contoh ayat pasif yang sesuai ialah : y Merujuk kepada perkara di atas, saya berminat untuk mengisi kekosongan jawatan... y Saya berhajat untuk mendapatkan biasiswa bagi melanjutkan pelajaran ke... y Saya berharap permohonan saya diberi pertimbangan yang sewajarnya... y Kerjasama dari pihak tuan didahului dengan ucapan terima kasih... y Terdapat juga kesalahan dalam surat rasmi akibat dari pemilihan leksis yang tidak tepat dan ketidaksuaian penggunaan ayat dalam konteks bahasa, contohnya : Salah Permohonan ini dipanjangkan Sila atur supaya Saya majukan bersama-sama ini satu salinan Adalah dengan ini saya memaklumkan bahawa Lanjutan surat pengarah yang bertarikh Kami berterima kasih kerana mendapat kerjasama tuan Betul Permohonan ini dikemukakan Sila uruskan supaya Saya kemukakan bersama-sama ini satu salinan Dengan ini saya memaklumkan bahawa Sebagai lanjutan dari surat tuan yang bertarikh Kami berbesar hati mendapat sepenuhnya kerjasama dari pihak tuan

Created by elaksamana@yahoo.com © All Right Reserved Presented 2010

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->