Professional Documents
Culture Documents
TAJUK:
i. Klasifikasi fail.
ii. Kaedah-kaedah pendaftaran fail.
iii. Tiga jenis sistem fail beserta contoh.
iv . Terangkan prosedur pendaftaran fail
hinggalah penutupnya.
DISEDIAKAN OLEH:
1.0 PENGENALAN
Pewujudan jumlah fail yang banyak di jabatan dan agensi Kerajaan telah menimbulkan
beberapa masalah seperti pembukaan fail tanpa mengikut prosidur, kehilangan fail,
pengesanan dan pengeluaran fail yang lambat dan sebagainya. Oleh itu, fail mesti
diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang
ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara. Sistem fail yang sistematik akan mewujudkan
persekitaran kerja yang efisien sekiranya kualiti pengurusan dikekalkan atau
dipertingkatkan ketahap yang maksima. Memandangkan dokumen-dokumen tersebut
adalah penting, maka adalah menjadi tanggungjawab jabatan dan kakitangan
memeliharanya.
1
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
Untuk memberi pemahaman dengan lebih jelas, mari kita melihat makna sistem
dan fail secara berasingan. Sistem boleh dimaksudkan sebagai satu kumpulan
bahagian-bahagian yang berkaitan dan bertindak bersama dalam suatu rantaian aktiviti
yang lengkap untuk membentuk satu putaran bagi mencapai satu matlamat. Fail pula
berasal dari perkataan Latin iaitu ‘Fillum’ yang bermaksud seutas benang untuk
mengikat dokumen supaya tidak tercicir. Fail dikatakan sebagai “a folder where letter’s
are propperly arrange” maksudnya, satu folder di mana di dalamnya surat-suratan
disusun dengan cermat dan teratur, diberi tajuk, nombor, didaftar dan diindekskan.
Oleh itu, Sistem Fail boleh ditakrifkan sebagai satu proses klasifikasi
penyusunan dan penyimpanan rekod supaya selamat ianya dapat diperolehi dengan
segera apabila dikehendaki dalam satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir.
Tugas utama Sistem Fail ialah mengkelas, mengindeks, menyimpan dan mengesan
kembali sesuatu fail tersebut. Konsep Sistem Fail boleh digambarkan sebagaimana
rajah di bawah:
2
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
Pengkelasan atau klasifikasi fail boleh dimaksudkan sebagai proses intelektual dan
deduktif yang mendahuluikerja-kerja mengindeks. Penyusunan maklumat atau segala
surat-suratan yang diwujudkan ke dalam kumpulan-kumpulan yang seakan-akan sama
maksudnya, di mana tiap-tiap kumpulan dikenali dengan identitinya yang tersendiri.
Fail perlu diklasifikasikan bagi tujuan penyimpanan yang betul, mudah dan cepat
diperolehi, penyelenggaraan yang seragam dan kawalan keselamatan rekod.
Fail boleh dikelaskan kepada fail urusan am (house keeping files) dan fail urusan
fungsian (functional files), tahap keselamatan dan kod/jenis. Fail urusan am
mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran,
bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel. Fail urusan
fungsian pula mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan
aktiviti asas jabatan. Berhubung dengan tahap keselamatan pula pegawai rekod
hendaklah memastikan dokumen terperingkat difailkan ke dalam fail terperingkat.
Dokumen terperingkat sulit hendaklah menggunakan fail berkulit hijau (Am 436),
dokumen terperingkat Rahsia hendaklah menggunakan fail berkulit merah jambu
berpalang merah (Am 437) dan dokumen terperingkat Rahsia hendaklah menggunakan
fail berkulit kuning berpalang merah (Am 438). Peraturan dalam Bahagian I,
Pengurusan Dokumen Terperingkat, Arahan Keselamatan adalah dirujuk.
3
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail
tersebut. Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi
dan aktiviti jabatan dan agensi berkenaan. Setiap perkara diberi pengkodan nombor
yang mana akan menjadi nombor rujukan fail. Kod-kod yang digunakan terdiri dari data
dan nombor yang mewakili makna-makna tertentu berdasarkan kepada peraturan yang
disediakan. Kod-kod yang digunakan adalah untuk menggantikan nama asal/tajuk bagi
mempercepatkan kerja-kerja mengklasifikasi, memfail dan merujuk. Kod agensi
pewujud adalah perkara utama yang perlu didahulukan dalam kerja-kerja
mengklasifikasi bagi menunjukkan provenance nya Jabatan pewujud. Kod-kod bagi
menunjukkan provenance biasanya menggunakan singkatan nama. Contohnya, JPM –
Jabatan Perdana Menteri, JKR-Jabatan Kerja Raya dan lain-lain. Jabatan dan agensi
boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara bagi
penyediaan Pengkelasan Perkara dan Pengkodan. Kaedah klasifikasi adalah seperti
rajah di bawah:
4
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
Sistem ini ialah satu sistem yang menunjukkan pergerakan fail yang
mudah dikesan. Sistem ini merupakan satu pendaftaran berpusat (central
registry), dengan menggunakan borang Am 89A tiap-tiap pergerakan fail
hendaklah melalui pusat pendaftaran untuk didaftar pergerakannya
dengan menggunakan borang Am 89. Tiap-tiap fail hendaklah dicatat
pergerakannya. Am 89 (Doket Paharasat Bilangan – Pergerakan) dan Am
89A (Doket Paharasat Abjad Pendaftaran) ini boleh dibeli dari Jabatan
Cetak atau kedai-kedai. Sistem doket diamalkan oleh agensi-agensi
kerajaan. Apabila sebuah fail perlu diedarkan, fail itu hendaklah
direkodkan dalam doket Am 89 senarai fail dan dituliskan di muka fail
kepada sesiapa fail itu diedarkan. Seterusnya pegawai berkenaan akan
membuat catatan selanjutnya hingga selesai dan fail itu dikembalikan
kepada pegawai menjaga fail. Catatan butiran pengedaran, nama
pegawai, tarikh dikeluarkan & tarikh dikembalikan hendaklah dibuat.
5
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
6
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
7
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
8
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
9
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
Tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di
atas kulit fail. Fail yang dibuka ini hendaklah didaftarkan dalam daftar fail jabatan.
Setiap fail mestilah mengandungi kertas minit dan kandungan surat dan dokumen
lampiran yang disusun seturut mengikut tarikh transaksi. Setiap kandungan diberi
nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi
surat dan dokumen lampiran yang diterima dan dakwat biru atau hitam bagi surat yang
keluar. Kandungkan surat dalam fail dengan cara seperti berikut:
10
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
a). Catatkan bilangan kandungan fail (enclosure) di sudut kanan atas surat.
Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan. Bagi surat diterima,
nombor dan bulatan ditandakan dengan warna merah dan bagi surat
yang dihantar keluar nombor dan bulatan ditandakan dengan warna biru
atau hitam.
b). Catatkan tarikh penerimaan, nama agensi pengirimnya dan tarikh surat
dikandungkan ke atas kertas minit dengan menggunakan 'rubber stamp'
(warna merah).
Contoh:
5
Tarikh Surat Diterima: 23/7/2006…Daripada : SMK Taman Anggerik Desa, Kajang.
Tarikh Surat Dikandung Dalam Fail : 23/7/2006 Ruj. No. SMKTAD/ 03/03/03/07 (23)
Tindakan : …Encik Khamsani Kassim – Kaunselor Pelajar
Contoh:
6 Surat Bertarikh : 23/7/2006 Kepada : Jabatan Perpaduan Negara & Intergrasi Nasional
Tarikh Surat Dihantar: 23/7/2006 Ruj. No. …SMKTK/ 03/03/03/07
Selain daripada itu, kertas minit adalah penting bagi mencatat segala arahan
dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan. Minit pendek
seperti minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas
kertas minit. Manakala minit panjang yang memerlukan penerangan lanjut hendaklah
ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.
11
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada
kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter (contoh
terbitan, laporan dan sebagainya) atau memerlukan pemeliharaan yang berbeza
seperti peta, pelan dan lukisan. Lampiran yang dikeluarkan ini hendaklah dicatatkan
dengan nombor kod fail dan nombor lampiran fail berkenaan, serta disimpan di bilik fail.
Slip pengganti dokumen ini hendaklah dikandungkan di dalam fail yang mana tercatat
maklumat tempat simpanan dokumen tersebut. Ini untuk memudahkan pengesanan
semula dokumen.
12
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
7.0 RUMUSAN
Secara umumnya pengetahuan yang mendalam terhadap Sitem Fail adalah sangat
penting kepada seseorang pegawai untuk kecekapan sesuatu jabatan. Seorang
pegawai atasan pula hendaklah mengetahui teknik pengurusan fail, rekod-rekod
pentadbiran dan perlu menentukan apakah sistem penyimpanan rekod yang patut
diamalkan. Perancangan yang betul dan mengikut peraturan yang telah ditetapkan
bagi sistem fail itu dikendalikan akan membolehkan fail boleh didapati dalam keadaan
yang pantas, lengkap, mudah dan selamat. Sementara itu, pengurusan fail yang tidak
mengikut peraturan kebiasaannya akan menyebabkan urusan di sesebuah Jabatan
Kerajaan menjadi lembab dan lambat kerana berlaku kesukaran mencari fail.
Kehilangan atau salah letak (miss place) dokumen penting seperti borang permohonan
tanah, fail tukar syarat, baucer, inbois dan sebagainya sering kedengaran di Jabatan
yang tidak mengamalkan sistem pengurusan fail dengan betul. Akhirnya keadaan
tersebut akan menyebabkan sistem penyampaian kerajaan dan Pelan Transformasi
Kerajaan (GTP) yang digariskan oleh YAB Perdana Menteri sukar untuk dicapai serta
mengagalkan matlamat slogan “rakyat didahulukan, pencapaian diutamakan”.
13
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
Rujukan
14
Mohd Noh bin Md Yunus
Kertas Tugasan Individu Induksi Umum Siri 3/2010
Dengan ini saya Mohd Noh bin Md Yunus dengan sesungguhnya dan sebenarnya
mengaku bahawa Kertas Tugasan yang dikemukakan sebagai sebahagian daripada
syarat memenuhi keperluan Kursus Induksi Umum Kumpulan Pengurusan dan
Profesional Gred 41 dan Sokongan 1 Gred 29 dan 27 Bilangan 3/2010 adalah kertas
yang sebenarnya ditulis oleh saya sendiri dan belum digunakan untuk apa-apa tujuan
lain sebelum ini.
Tandatangan :
…………………………………………
Nama : Mohd Noh bin Md. Yunus
Kod : 432521264
Tarikh : 21 Julai 2010
15