You are on page 1of 76

PERSETUJUAN PEMBIMBING

Tugas Akhir dengan judul “SISTEM KEARSIPAN PADA DINAS

PETERNAKAN PROVINSI JAWA TENGAH” telah disetujui oleh pembimbing

untuk diajukan ke sidang ujian Tugas Akhir pada :

Hari :

Tanggal :

Pembimbing

Drs. Marimin
NIP. 130 818 769

Mengetahui:
Ketua Jurusan Manajemen

Drs. Sugiharto, M.Si


NIP. 131 286 682

ii
HALAMAN PENGESAHAN

Telah dipertahankan didepan tim penguji Tugas Akhir ini dan diterima

sebagai salah satu syarat guna menyelesaikan studi akhir program Diploma Tiga

(D3) program Studi Manajemen Perkantoran Jurusan Manajemen Fakultas

Ekonomi Universitas Negeri Semarang pada :

Hari :

Tanggal:

Penguji I Penguji II

Drs. Marimin Drs. Ade Rustiana, M.Si


NIP. 130 818 769 NIP. 132 003 070

Mengetahui :
Dekan

Drs. Agus Wahyudin, M.Si.


NIP. 131 658 236

iii
PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar-

benar hasil karya saya sendiri, bukan jiplakan dari karya tulis orang lain baik

sebagian atau seluruhnya pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam

Tugas Akhir ini dikutip atau dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah.

Semarang,

Ririn Irmawati
NIM. 3354303032

iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN

MOTTO

™ “Hari ini harus lebih baik dari hari kemarin, dan hari esok harus lebih baik

dari hari ini “

™ “Kemurahan hati tidak berhenti pada orang yang kamu beri. Dengan

memberi kamu mengajar orang lain untuk memberi juga”.

™ “Belajarlah untuk tersenyum sekalipun ada yang kurang menyenangkan

hatimu”.

™ “Sesungguhnya sesudah kesulitan ada kemudahan”. ( Q.S Al Insyiroh : 6).

™ “Berharaplah selalu kepada Allah SWT untuk mendapatkan hasil yang

terbaik tetapi siapkanlah diri apabila mendapatkan yang terburuk. Dan

jadikan pengalaman sebagai guru yang sejati karena orang yang berakhlak

akan mengambil pengalaman sebagai pelajaran”.

Persembahan :

Ku Persembahkan untuk :

♦ Bapak dan Ibuku tercinta

♦ Kakak dan adikku tersayang Elina, Andri,

Indra dan Garnis.

♦ Teman-teman prodi Manajemen Perkantoran.

♦ Almamaterku

v
KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas

limpahan rahmat dan hidayahNya, bahwasanya dengan bekal ilmu yang terbatas

ini penullis dapat menyelesaikan Tugas Akhir

Penulis menyadari bahwa dalam penyelesaian Tugas Akhir ini tidak lepas

dari bantuan yang berasal dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis

mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Drs. Agus Wahyudin. M.Si, Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri

Semarang yang atas bantuannya dalam memberikan ijin untuk melakukan

penelitian.

2. Drs. Sugiharto. M.Si, Ketua Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Semarang yang telah memberikan bantuan dalam proses

penyusunan ijin penelitian.

3. Drs. Marimin, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan arahan,

perhatian dan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir.

4. Ir. Kusmaningsih. MP, Kepala Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah yang

telah memberikan ijin untuk penelitian.

5. Semua staf karyawan Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah yang secara

langsung maupun tidak langsung memberikan bantuan kepada penulis.

6. Bapak, ibu, kakak dan adikku tersayang yang telah memberikan dorongan dan

semangat untuk terus maju.

vi
7. Teman-teman dan sahabatku yang telah memberikan dorongan untuk tetap

bersemangat.

8. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah memberikan

bantuan sehingga terselesaikannya penyusunan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari dengan sepenuhnya bahwa dalam penulisan ini masih

banyak kekurangan. Oleh karena itu kritik dan saran yang sifatnya membangun

sangat diharapkan agar dapat diperbaiki dikemudian hari.

Semoga Tugas Akhir ini dapat sedikit sumbangan pengetahuan yang

berarti. Amin.

Semarang, 2006

Penulis

vii
SARI

RIRIN IRMAWATI. 2006. “ Sistem Kearsipan Pada Dinas Peternakan Provinsi


Jawa Tengah”. Program Studi Manajemen Perkantoran D3 Jurusan Manajemen
Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang.

Kata Kunci : Sistem, Kearsipan


Setiap kantor baik pemerintah maupun swasta memerlukan suatu sistem
kearsipan yang baik guna kelancaran dalam melakukan berbagai kegiatan
administrasi. Dan yang terpenting dapat mendukung tercapainya tujuan suatu
organisasi. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem kearsipan yang baik guna
memperlancar dalam pengambilan keputusan dan kegiatan kearsipan lainnya.
Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah: (1) Sistem
kearsipan apa yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah? (2)
Bagaimana pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi
Jawa Tengah? (3) Kendala-kendala apa sajakah yang dihadapi dalam kegiatan
kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.?
Lokasi penelitian di Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah Jalan
Jenderal Gatot Soebroto (Tarubudaya) Ungaran. Objek kajian dari penelitian ini
adalah sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah. Metode
pengumpulan data yang digunakan adalah metode observasi, wawancara,
dokumentasi dan studi pustaka. Data yang dikumpulkan dianalisis dengan analisis
deskriptif kualititif.
Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa sistem
kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah adalah
sistem abjad dan pokok soal. Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas
Peternakan Provinsi Jawa Tengah sudah berjalan baik sesuai prosedur yang ada.
Sedangkan kedala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan antara lain:
pengurusan dan pengendalian surat yang masuk tidak langsung diproses akan
tetapi menunggu surat terkumpul, ruang penyimpanan arsip masih bercampur
dengan ruang kerja, tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan, kurang adanya kesadaran pegawai terhadap peran dan pentingnya
arsip, serta pengamanan dan pemeliharaan arsip kurang maksimal.
Berdasarkan kesimpulan maka penulis memberi saran sistem kearsipan
yang digunakan harus dapat dimengerti, mudah dipahami dan dilaksanakan
dengan baik, pengurusan dan pengendalian surat perlu ditingkatkan guna
kelancaran dalam pemrosesan surat, dan kendala-kendala yang dihadapi dalam
kegiatan kearsipan perlu diatasi dan ditindak lanjuti jika dilihat dari aspek sumber
daya manusia yaitu perlu ditingkatkan kualitas sumber daya manusia supaya dapat
menerapkan ilmu yang dimiliki serta meningkatkan kesadaran para pegawai
terhadap peran dan pentingnya arsip. Jika dilihat dari aspek lingkungan maka
ruang penyimpanan arsip sebaiknya dipisah dengan ruang kerja serta
pemeliharaan dan pengamanan arsip harus ditingkatkan supaya lebih efektif dan
efisien.
viii
DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................................................. ii

HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... iii

PERNYATAAN ............................................................................................ iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ............................................................... v

KATA PENGANTAR................................................................................... vi

SARI ....... ...................................................................................................... viii

DAFTAR ISI ................................................................................................. ix

DAFTAR GAMBAR................................................................................... xi

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xii

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................... 1

A. Latar Belakang ..................................................................... 1

B. Permasalahan ...................................................................... 4

C. Tujuan Penelitian ................................................................. 4

D. Manfaat Penelitian ............................................................... 4

BAB II LANDASAN TEORI .................................................................. 6

A... Pengertian Arsip dan Sistem Kearsipan ............................... 6

B. Fungsi Arsip......................................................................... 8

C. Macam-macam Sistem Kearsipan........................................ 9

D. Tahap Sistem Kearsipan....................................................... 12

E. Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip.................................. 27

ix
BAB III METODOLOGI PENELITIAN................................................. 31

A. Lokasi Penelitian.................................................................. 31

B. Objek Kajian ........................................................................ 31

C. Metode Pengumpulan Data.................................................. 32

D. Metode Analisis Data........................................................... 33

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .......................... 34

A. Gambaran Umum................................................................. 34

a. .. Sejarah Singkat Dinas Peternakan .............................. 34

b... Aktivitas Kearsipan....................................................... 43

c. .. Sumber Daya Manusia .................................................. 44

d... Fasilitas Pendukung ...................................................... 44

B. Hasil Penelitian .................................................................... 46

C. Pembahasan ......................................................................... 59

BAB V PENUTUP ................................................................................... 62

A. KESIMPULAN.................................................................... 62

B. SARAN ................................................................................ 62

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

x
DAFTAR GAMBAR

1. Gambar 1 : Bagan Pengurusan Surat masuk Penting.

2. Gambar 2 : Bagan Pengurusan Surat Masuk Biasa.

3. Gambar 3 : Bagan Pengurusan Surat Keluar Penting

4. Gambar 4 : Bagan Pengurusan Surat Keluar Biasa.

xi
DAFTAR LAMPIRAN

1. Struktur Organisasi Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.

2. Pedoman Wawancara.

3. Bentuk lembar disposisi.

4. Bentuk kartu kendali surat masuk dan keluar.

5. Bentuk lembar pengantar surat rutin.

6. Bentuk Tab/folder.

7. Bentuk sekat/ guide.

8. Bentuk rak arsip.

9. Bentuk filling cabinet/ lemari arsip.

10. Bentuk doos arsip.

11. Bentuk daftar pertelaan arsip yang akan dipindahkan.

12. Bentuk berita acara pemindahan arsip inaktif.

13. Bentuk daftar pertelaan arsip yang akan musnahkan/diserahkan.

14. Bentuk berita acara pemusnahan arsip

15. Berita acara penyerahan arsip dinamis inaktif dari Dinas Peternakan kepada

Badan Arsip Daerah.

16. Surat Permohonan Ijin Penelitian.

17. Surat Ijin Penelitian

18. Surat Keterangan telah melakukan penelitian.

19. Lembar formulir bimbingan

20. Surat Rekomendasi.

xii
1

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Di era sekarang ini kearsipan sangatlah penting. Sejalan dengan

adanya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi didukung pula dengan

adanya kemajuan di bidang informasi. Maka semakin banyak dokumen-

dokumen, berkas ataupun arsip-arsip yang terkumpul dan disimpan karena

masih mempunyai nilai guna. Dalam hal ini arsip merupakan pusat informasi.

Oleh karena itu lembaga baik pemerintah maupun swasta masing-masing

memiliki cara atau aturan dalam menata arsip, baik surat masuk maupun

keluar yang disusun sedemikian rupa dan digolong-golongkan menjadi

beberapa kelompok. Proses pengurusan atau penggolongan surat masuk

maupun keluar hingga penyusutan dan pemusnahannya lebih dikenal dengan

kearsipan. Kearsipan ini sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus

dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala

bidang kegiatan.

Arsip atau dokumen diperlukan sebagai sarana informasi dan bukti

resmi dalam penyelenggaraan administrasi. Untuk kelancaran administrasi

dalam suatu kantor diperlukan kearsipan yang teratur. Kearsipan yang teratur

dan tertib merupakan alat informasi dan referensi dasar yang sistematik yang

metodenya dapat membantu pimpinan baik lembaga pemerintah maupun

swasta guna kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan ataupun tugas yang


2

berkaitan dengan kedinasan. Karena pada dasarnya arsip merupakan

kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai

kegunaan agar setiap kali dperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

(The Liang Gie, 1990: 12)

Dalam menjalankan tugas, seorang pimpinan memerlukan arsip

sebagai penunjang kelancaran tugas pokok terutama didalam pengelolaan

surat, harus dapat dilaksanakan dengan tertib dan terkendali. Karena arsip

adalah merupakan bahan-bahan informasi yang erat sekali dengan keputusan-

keputusan yang harus diambil oleh pemimpin. (Sularso Mulyono, dkk, 1985

:30). Begitu juga Dinas Peternakan merupakan salah satu unit organisasi

yang juga melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan

setiap saat memerlukan informasi baik dalam surat atau dokumen yang

dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan

dalam rangka pengambilan keputusan. Untuk memperlancar dalam

pengambilan keputusan, maka suatu surat atau dokumen diatur, ditata

disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem.

Sistem adalah serangkaian dari prosedur-prosedur yang saling

berkaitan dengan tujuan untuk melakukan suatu fungsi. Kearsipan adalah

penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanannya yang baik menurut

aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap

kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan

cepat. Selain itu kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat
3

menurut aturan dan prosedur yaitu berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok

yang meliputi penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali suatu arsip.

(Sularso Mulyono, dkk. 1985 : 3)

Dengan demikian sistem kearsipan adalah sistem penerbitan

(Ordenan, arranging) dan penguraian (beschrijven, deskription) daripada

bahan-bahan arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu

dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi. (Prajudi Atmosudirjo. 1990:3).

Adapun yang menjadi alasan penulis mengambil judul dalam tugas

akhir ini adalah pada kenyataannya bidang kearsipan pada Dinas Peternakan

Provinsi Jawa Tengah belum mendapat perhatian dari pegawai yang

menangani kearsipan karena mengingat jumlah pegawai kearsipan yang

sedikit dan karena banyaknya pekerjaan sehingga pekerjaan yang dilakukan

hanya sebatas kerja sambilan serta dalam penyimpanan arsip masih kurang

teratur jika dilihat dalam penataannya masih kurang tertib. Oleh karena itu

dibutuhkan suatu sistem kearsipan yang baik.

Mengingat pentingnya suatu kearsipan yang diterapkan oleh suatu

instansi baik pemerintah maupun swasta. Maka penulis tertarik untuk

mengambil judul Tugas Akhir tentang : “ SISTEM KEARSIPAN PADA

DINAS PETERNAKAN PROVINSI JAWA TENGAH “.


4

B. PERMASALAHAN

Adapun masalah yang akan dikemukakan penulis adalah :

1. Sistem kearsipan apa yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi

Jawa Tengah?

2. Bagaimana pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan

Provinsi Jawa Tengah?

3. Kendala-kendala apa sajakah yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan

pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah?

C. TUJUAN PENELITIAN

1. Untuk mengetahui sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas

Peternakan Provinsi Jawa Tengah.

2. Untuk mengetahui pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas

Peternakan Provinsi Jawa Tengah.

3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan

kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.

D. MANFAAT PENELITIAN
1. Manfaat Teoritis

Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan masukan dan menambah

wahana pengembangan tentang sistem kearsipan serta memberikan

tambahan pengetahuan tersendiri bagi Mahasiswa Manajemen

Perkantoran pada khususnya.


5

2. Manfaat Praktis

a. Bagi Mahasiswa

Dapat menambah pengetahuan, menjadi sumber informasi tentang

sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah serta

menambah pengalaman di dunia kerja yang sesungguhnya serta

sebagai gambaran sampai dimana teori-teori yang penulis terima di

bangku kuliah bila diterapkan di lapangan.

b. Bagi Perguruan Tinggi

Sebagai referensi bagi mahasiswa khususnya tentang sistem kearsipan

atau yang ada kaitanya dengan penulisan tugas akhir ini.

c. Bagi Perusahaan

Sebagai bahan referensi dan pertimbangan mengenai sistem kearsipan

yang ada pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.


6

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Arsip dan Sistem Kearsipan

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Arcivum”

yang artinya tempat untuk menyimpan.sering pula kata tersebut ditulis

“Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen)

tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan

“Archief” mempunyai arti:

a. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang

lain.

b. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar,

grafik, dan sebagainya.

c. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.

Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah

bahasa Indonesia, mempunyai arti :

1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.

2. Bahan-bahan baik, baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambar-

gambar hasil kegiatan, statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan

sebagai bahan pengingatan.

Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal (1) yang

mendefinisikan arsip sebagai berikut :


7

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara

dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam

kadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintahan.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan

atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa.

Sedangkan menurut The Liang Gie, 1990:12 Arsip adalah kumpulan

warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar

setiap kali diperlukan dapat secara cepat diketemukan.

Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud

arsip adalah surat yang disimpan untuk kemudian diambil atau diketemukan

kembali bila diperlukan dengan mudah dan cepat.

Sistem adalah suatu cara atau rangkaian prosedur yang menjadi suatu

kesatuan untuk melakukan suatu fungsi. Kearsipan adalah penempatan kertas-

kertas dalam tempat penyimpanannya yang baik menurut aturan yang telah

ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas (surat) bila

diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. ( Sularso

Mulyono,1983 :3 ).

Selain itu kearsipan juga berarti masalah aktivitas penyelenggaraan

arsip sejak dilahirkan atau diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan atau

dilestarikan.(E. Martono, 1982 : 26).


8

Sistem kearsipan sering disebut filling sistem yaitu sistem, metode

atau suatu cara yang dipergunakan dalam pengurusan dan penyimpanan arsip

dengan mempergunakan suatu metode yang telah ditetapkan. Sedangkan

menurut Prajudi Atmosudirjo yang dimaksud sistem kearsipan itu sendiri

adalah sistem penerbitan (Ordenan, Arronging) dan penguraian (Beschrijuen,

Description) dari pada arsip setiap waktu dapat digunakan oleh pimpinan

organisasi.

B. Fungsi arsip

Menurut Undang-Undang nomor 7 tahun 1971 disebutkan bahwa arsip

dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan yaitu :

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

administrasi.

Arsip dinamis ini dibedakan menjadi dua yaitu :

a) Arsip aktif

Arsip aktif adalah arsip dinamis yang masih diperlukan dan sering

dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.

b) Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya

sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi sustu

organisasi.
9

2. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari.

C. Macam-macam Sistem Kearsipan

Menurut Hadi Abubakar 1991 : 28 sistem kearsipan dibagi menjadi 3

antara lain :

a. Sistem Deretan

Sistem deretan ini dikelompokkan menjadi 2 yaitu :

1. Sistem Kronologis

Sistem kronologis adalah suatu sistem yang menata bundel-bundel

arsip berdasarkan tanggal surat masuk dan keluar.

2. Sistem Numeric Agenda ( Sistem Kaulbach )

Siatem numeric agenda adalah suatu sistem yang didasarkan pada

nomor agenda surat masuk atau keluar

b. Sistem Hubungan Sama

Sistem hubungan sama dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Alamat Patner (Sistem Alphabetis)

Alamat pathner adalah suatu sistem yang semua surat masuk atau

keluar ditata berdasarkan dari instansi mana surat tersebut datang atau

kemana surat tersebut ditujukan, maka surat masuk atau keluar disusun

secara alphabetis. Alphabetis ini diatur berdasarkan indeks abjad.

Sistem ini disebut sistem Alphabetis. Dengan sistem ini surat masuk
10

atau keluar lebih mudah ditemukan kembali serta lebih mantap dan

sistematis.

2. Sistem Berdasarkan Isi Surat

Sistem berdasarkan isi surat adalah suatu sistem yang tersulit

penggunaannya, tetapi merupakan sistem yang terbaik dan lebih

mudah menemukan surat atau arsip. Syarat penggunaan sistem ini

adalah dengan pola klasifikasi kearsipan. Karena pola klasifikasi

kearsipan merupakan sarana untuk menemukan kembali arsip dengan

lebih cepat dan mudah.

c. Sistem Kearsipan Pola Baru/ Sistem Kartu Kendali

Sistem kearsipan Pola Baru adalah merupakan gabungan dari sistem

partner (alphabetis/abjad) dan sistem isi surat (pokok soal). Dengan sistem

ini akan lebih efisien dan surat atsu arsip yang diperlukan lebih cepat

ditemukan kembali.

Sistem penyimpanan arsip menurut Sularso Mulyono, dkk (1985: 12)

menuliskan 5 macam sistem yaitu :

1. Sistem abjad

2. Sistem Pokok Soal (Subjek)

3. Sistem Tanggal (Kronologis)

4. Sistem Nomor

a. Sistem Klasifikasi Desimal

b. Sistem Terminal Digit

5. Sistem Wilayah
11

Sedangkan (The Liang Gie, 1983 : 219-220 ) mengatakan bahwa

aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan arsip.

Dalam hal ini sistem penyimpanan arsip dibedakan menjadi lima yaitu :

1. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan

menurut abjad dari nama-nama orang/organisasi utama yang tertera

dalam tiap-tiap arsip itu. Berdasarkan urutan abjad ini, sepucuk surat

yang beerhubungan dengan seseorang langsung dapat ditemukan

kembali dengan lebih cepat dan mudah kalau semua surat dicampur

adukkan.

2. Sistem Pokok Soal

Sistem pokok soal adalah sistem penyimpanan arsip yang disimpan

menurut urutan yang dimuat dalam tiap-tiap arsip yang bersangkutan.

Dalam penyelenggaraan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu

masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari.

3. Sistem Geografis

Sistem geografis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan

pada pengelompokkan menurut nama tempat (wilayah). Sistem ini

sering disebut dengan sistem wilayah (lokasi).

Pada sistem ini setiap arsip baik surat masuk maupun keluar yang

alamatnya dalam satu wilayah yang sama disimpan dalam satu berkas

atau tempat tertentu.


12

4. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada

kode-kode nomor sebagai pengganti dari nama orang/nama badan

atau pokok masalah. Pada sistem ini nomor yang diberikan akan

selamanya tetap sama dan tidak pernah berubah.

5. Sistem Tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip menurut urut-urutan

tanggal yang tertera pada tiap arsip itu. Sistem ini dipakai bagi arsip-

arsip dan yang harus diperhatikan suatu jangka waktu tertentu.

D. Tahap – tahap Kearsipan

Dalam melaksanakan tugas pekerjaan suatu instansi khususnya bagian

yang menangani kearsipan harus melakukan berbagai tahap atau kegiatan

kearsipan antara lain :

a. Pengurusan dan pengendalian surat

Pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan-kegiatan

mencatat surat masuk dan keluar dalam kartu kendali rangkap tiga.

Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk dan keluar diregistrasi

atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan perlu diketahui bahwa

yang dicatat dalam kartu kendali adalah surat yang masuk atau surat

keluar yang penting. Sedangkan untuk surat masuk dan keluar biasa

maupun rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat.

Adapun bentuk dari kartu kendali surat masuk dan keluar (Terlampir).

Selain itu yang perlu dicatat dalam kartu kendali antara lain :
13

a. Kolom indeks

Kolom ini diisi dengan masalah yang menonjol dalam surat, sesuai

jenis indeks nama orang, nama instansi, nama tempat ataupun

masalahnya.

b. Kolom tanggal

Diisi sesuai dengan tanggal masuknya surat, nomor urut sesuai

dengan nomor urut pada hari tersebut, sedangkan huruf (M)

dilingkari, berarti surat masuk. Dan kalau (K) dilingkari berarti surat

keluar.

c. Kolom kode

Diisi dengan kode yang sesuai masalah yang terdapat dalam pola

klasifikasi kearsipan dari instansi yang telah dibuat.

d. Kolom isi ringkas

Diisi uraian ringkas tentang isi surat. Uraian ini harus benar-benar

ringkas, tetapi jelas masalah yang terkandung dalam surat tersebut.

Sedangkan surat dibaca secara teliti, tepat dan cepat.

e. Kolom lampiran

Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang terdapat pada surat

tersebut.

f. Kolom dari

Diisi dari instansi surat itu dari mana datangnya.

g. Kolom kepada

Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan


14

h. Kolom nomor surat

Diisi nomor sesuai dengan nomor surat yang masuk

i. Kolom tanggal

Diisi tanggal surat masuk tersebut.

j. Kolom pengolah

Diisi unit kerja di instansi tersebut yang akan menangani surat

tersebut.

k. Kolom paraf

Setelah surat tersebut disampaikan ke unit kerja dan diterima, maka

yang menerima surat tersebut membubuhi paraf sebagai tanda

terima.

l. Kolom catatan

Kolom ini dicatat apa saja yang perlu dijelaskan tentang surat

tersebut, misalnya lampiran tidak ada, surat tidak lengkap

lembarannya.

Dalam pengurusan dan pengendalian surat masing-masing

organisasi menggolongkan surat tergantung pada organisasi yang

bersangkutan. Penggolongan surat dibagi menjadi 3 macam yaitu surat

penting, biasa dan rahasia. Sebelumnya juga telah dibuat ketentuan atau

peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar dari

instansi lain diterima melalui satu pintu yaitu unit kearsipan. Jadi akan

lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya.


15

Adapun pengurusan dan pengendalian surat sebagai berikut :

1. Pengurusan dan pengendalian surat masuk

a). Penerimaan surat

Surat-surat yang masuk diterima oleh penerima surat kemudian

dikirimkan kepada pencatat surat.

b). Pencatat surat

Pencatat surat memisahkan mana yang termasuk surat penting,

biasa / rutin dan rahasia. Kemudian pencatat membuka surat

tersebut dan mencatat hal-hal yang perlu. Untuk surat penting

dicatat pada kartu kendali rangkap 3 (tiga) dan untuk surat

rutin/biasa dan surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat

selanjutnya surat dikirimkan kepada pengarah surat untuk surat

penting dikirim bersama ke tiga kartu kendalinya yang berwarna

putih (I), kuning (II) dan merah muda (III), Surat biasa dikirim

bersama lembar pengantarnya rangkap 2 (dua), sedangkan untuk

surat rahasia pencatat surat membuka sampul surat pertama

karena biasanya surat rahasia bersampul ganda, kemudian

mencatat hal-hal yang perlu pada lembar pengantar surat dan

selanjutnya dikirim kepada pengarah surat bersama lembar

pengantarnya.

c). Pengarah atau pengendalian

1. Surat penting
16

Surat penting beserta 3 kartu kendali diterima oleh pengarah

surat (atasan unit kearsipan) untuk mengontrol pengisian

kartu kendali tersebut. Pengarah mengisi kolom indeks,

kode dan kolom pengolah yang dikosongkan oleh pencatat,

karena pencatat tidak dapat menentukan dengan tepat

kolom-kolom tersebut. Kartu kendali yang berwarna putih

(I) ditahan oleh pengarah surat yang berfungsi sebagai

kontrol terhadap surat masuk tersebut. Pengendalian kartu

kendali dapat dilaksanakan sesuai dengan keadaan. Surat

beserta 2 kartu kendali kuning (II) dan merah muda (III)

diteruskan ke unit pengolah, kartu kendali putih (I) disimpan

dalam kotak kartu kendali oleh pengarah sebagai kartu

kontrol.

2. Surat biasa dan rahasia

Dari pengarah surat, surat tersebut bersama 2 lembar

pengantarnya langsung dikirim kepada pengolah. Lembar

pengantar (I) dikirimkan kembali kepada pengarah surat

sebagai bukti bahwa surat sudah diterima.

d). Penyampaian ke unit pengolah

Di unit pengolah surat penting diterima oleh petugas Tata Usaha

dan kartu kendali kuning (II) dan merah muda (III) diparaf.

Setelah itu kartu kendali kuning (II) dikembalikan ke penata

arsip di unit kearsipan. Sedangkan kartu kendali merah muda


17

(III) masih melekat pada surat tersebut. Untuk surat biasa Unit

pengolah menerima surat dan 2 lembar pengantarnya dibubuhi

paraf. Lembar pengantar (I) surat tetap berada pada unit

pengolah untuk disimpan dan lembar pengantar (II) dikirimkan

kembali ke ke pencatat di unit kearsipan.

Sedangkan untuk surat rahasia surat beserta lembar pengantar

diterima oleh unit pengolah sebagai bukti surat tersebut sampai.

e). Penyimpanan

Penata arsip menerima kembali kartu kendali kuning (II) yang

telah diparaf oleh unit pengolah dan disimpan dalam kotak kartu

kendali sebagai bukti, bahwa surat penting berada pada unit

pengolah.

Untuk surat biasa setelah lembar pengantar surat sampai di unit

kearsipan maka oleh pencatat surat disimpan kembali apabila

masih diperlukan. Tetapi apabila tidak maka lembar pengantar

surat tersebut dapat dimusnahkan karena sudah tidak terpakai.

Sedangkan untuk surat rahasia lembar pengantar surat rahasia

setelah diterima oleh pengarah surat kemudian disimpan ke

dalam tempat khusus.


18

Bagan Pengurusan Surat Masuk Penting

Unit Kearsipan Unit


Penerima Pencatat Pengarah Penata Pengolah
surat surat Surat arsip

SURAT

SURAT

SURAT
I I
II
II II
III
III
III

II

II

(Hadi Abu Bakar, 1991 : 39 )

Keterangan :

1). Kartu kendali I warna putih.

2). Kartu kendali II warna kuning.

3). Kartu kendali III warna merah muda.

Bagan Pengurusan Surat Masuk Biasa

Unit Kearsipan Unit Pengolah


Penerima Pencatat Pengarah Penata arsip
SURAT

SURAT

I I
II
II

I II

( Hadi Abu Bakar, 1991 : 42 )

Keterangan :

1). Lembar pengantar I

2). Lembar pengantar II


19

2. Pengurusan dan pengendalian surat keluar

1. Pembuatan konsep surat

Surat baik penting, dan biasa sebelum diketik harus dikonsep

terlebih dahulu oleh pengolah kemudian diketik rangkap beserta

tembusannya menjadi surat selanjutnya diperiksa kembali oleh

pengolah, apakah surat tersebut sudah sesuai dengan konsepnya

atau tidak. Setelah itu surat ditanda tangani oleh pengolah.

2. Pencatatan surat

Surat keluar setelah ditandatangani maka unit pengolah mencatat

dengan mengisi 3 kartu kendali apabila surat tersebut penting

yaitu kartu kendali putih (I) dan kuning (II). Kemudian

diteruskan ke unit kearsipan untuk dikirimkan ke alamat instansi,

sebagai tujuan surat keluar tersebut.

Setelah semua kolom kartu kendali diisi, tanda (K) dilingkari.

Tembusan surat (B) beserta kartu kendali merah muda (III)

disimpan di unit pengolah. Selanjutnya surat beserta tembusan

dan dua kartu kendali (kuning dan putih) diteruskan ke pencatat

unit kearsipan. Oleh pencatat unit kearsipan surat tersebut diberi

nomor, tanggal surat, stempel dan menyiapkan sampulnya.

Tembusan surat juga dicap tanggal pengiriman surat beserta

kartu kendali kuning (II) setelah itu diberi paraf dan

dikembalikan lagi unit pengolah supaya diketahui bahwa

suratnya sudah diterima oleh pencatat unit kearsipan.kemudian


20

kartu kendali kuning (II) tadi dikembalikan ke penata arsip untuk

disimpan sebagai pengganti surat.

Untuk surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat biasa

rangkap 2, setelah dicatat surat beserta arsip surat dan kedua

lembar pengantar biasa disampaikan kepada unit pengolah untuk

disimpan, setelah surat aslinya dikirimkan arsip surat distempel

jam dan tanggal pengirimannya selanjutnya arsip surat dan

lembar pengantar surat biasa II disampaikan kepada unit

pengolah untuk disimpan dan lembar pengantar biasa I disimpan

pada Unit Kearsipan pada pencatat.

Sedangkan untuk surat rahasia surat tersebut langsung

disampaikan kepada unit kearsipan sudah dalam keadaan tertutup

disertai dengan lembar pengantar surat rahasia rangkap dua

setelah kedua lembar pengantar surat diparaf maka lembar II

dikembalikan kepada Unit Pengolah dan lembar I disimpan oleh

pencatat .

3. Pengiriman surat

Surat keluar tersebut dimasukkan dalam sampul dituliskan untuk

siapa dan alamat yang dituju kemudian diteruskan ke ekspedisi

untuk dikirimkan ke alamatnya.


21

Bagan Pengurusan Surat Keluar Penting

Unit Unit Kearsipan


Pengolah Pencatat Pengarah Penata arsip ekspedisi

A A
T
T
T
I I
I
II II
III

II II II

DITELITI DISIMPAN

DISIMPAN

( Hadi Abu Bakar, 1991 : 41)

Keterangan :

A= Surat Asli, T= Tembusan, dan I, II, III = kartu kendali

Bagan Pengurusan Surat Keluar Biasa

Unit Unit Kearsipan


Pengolah Pencatat Pengarah Penata ekspedisi
arsip

A A
T T
I I
II
II

T
II

(Hadi Abu Bakar, 1991 : 44)


22

Catatan :

Untuk surat masuk apabila oleh unit pengolah diteruskan kepada

unit kerja yang selanjutnya maka surat tersebut diteruskan dengan 2

lembar disposisi. Sebelum surat diajukan ke atas maka petugas tata usaha

meleketkan 2 lembar disposisi dengan karbon pada surat tersebut.

Selanjutnya oleh petugas tata usaha diteruskan ke unit kerja bawahan

untuk diproses. Unit kerja bawahan menerima surat tersebut dan

membubuhi paraf dibelakang lembar disposisi ke II dan dikembalikan ke

tata usaha pimpinan. Selanjutnya petugas tata usaha menyimpan lembar

disposisi II dalam kotak lembar disposisi. Sesuai tanggal penyelesaian

surat. (Hadi Abubakar, 1991 : 33-47).

b. Penyimpanan Arsip

Tahap ini merupakan prosedur atau langkah-langkah pekerjaan yang

dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. dalam

hal ini suatu surat atau arsip disimpan berdasarkan sistem kearsipan

yang telah ditentukan.

Adapun langkah-langkah atau prosedur penyimpanan antara lain :

1) Pemeriksaan

Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan

cara memeriksa setiap lembar warkat ataupun surat-surat untuk

memperoleh kepastian bahwa warkat ataupun surat yang

bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.


23

2) Mengindeks

Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau

subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan.

3) Memberi tanda

Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara

sederhana yaitu dengan mmberi tanda garis atau lingkaran dengan

warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada

langkah pekerjaan mengindeks. Dengan adanya tanda ini maka surat

akan mudah disortir dan disimpan. Disamping itu bila suatu saat

nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah

menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode)

penyimpanan yang sudah ada.

4) Menyortir

Menyortir adalah mengelompokkan atau mengklasifikasikan warkat-

warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan

(Zulkifli Amsah, 1992:66). Langkah ini diadakan khusus untuk

jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan

penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan

pengelompokkan sistem penyimpanan yang digunakan.

5) Menyimpan

Menyimpan adalah menempatkan dokumen sesuai sistem

penyimpanan dan peralatan yang digunakan.


24

c. Tahap Penyusutan dan Pemusnahan arsip

1.1 Penyusutan arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :

1) Memindahan arsip inaktif dari unit pengolah keunit kearsipan

dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan

Pemerintah masing-masing.

2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang

berlaku.

3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip

Nasional.

Sedangkan penyusutan arsip sendiri bertujuan untuk :

1) Menghindari pencampuradukkan arsip aktif dan inaktif.

2) Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan,

pemeliharaan, kepegawaian, dan tempat yang digunakan untuk

menyimpan arsip aktif menjadi longgar.

3) Untuk memudahkan pencarian kembali arsip apabila sewaktu-

waktu diperlukan..

4) Untuk memudahkan pengiriman ke ARNAS

( Sutarto, 1997 )

Dalam penyusutan arsip yang terpenting adanya jadwal

retensi arsip yaitu suatu daftar yang memuat kebijaksanaan

seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.


25

Daftar retensi tersebut menunjukkan :

1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (di

satuan kerja) sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan

Arsip (file inaktif).

2. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing kelompok

arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke ANRI.

Tujuan dari daftar retensi arsip menurut Basir Barthos yaitu:

a. Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak

memiliki jangka waktu simpan lama.

b. Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi

bagi kepentingan administrasi.

c. Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen.

Selain itu dalam penyusutan arsip terdapat adanya

pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip

adalah dengan cara menyiangi (weeding) arsip yang telah habis

jangka waktu penyimpanannya dan sudah tidak dipergunakan lagi.

( Sularso Mulyono, dkk. 1985 :59 ).

Dengan cara ini akan diperoleh :

1. Arsip yang harus dipindahkan ke pusat penyimpanan.

2. Arsip yang akan dimusnahkan.

Pemindahan arsip ke pusat penyimpanan arsip tidak

dilakukan lembar demi lembar, tetapi dilakukan perberkas. Tidak

semua arsip yang berada di pusat penyimpanan setelah habis


26

jangka waktu penyimpanannya mesti dipindahkan ke arsip

nasional, demikian pula tidak semua arsip yang habis jangka waktu

penyimpanan mesti dimusnahkan.

1.2 Pemusnahan arsip

Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip

dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan

menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir

fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi.

(Sularso Mulyono dkk, 1986 : 60).

Didalam peraturan pemerintah No.34 tahun 1969 tentang

penyusutan arsip, disebutkan bahwa arsip yang perlu mendapat

persetujuan yang berumur diatas 10 tahun.

Dalam pemusnahan arsip ada 3 ketentuan yang berlaku

antara lain:

1. Perlu daftar pertelaan arsip

2. Harus dibuatkan berita acara pemusnahan arsip.

3. Harus disaksikan oleh 2 orang pejabat yang berwenang.

Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodik,

kalau berpatokan pada jadwal retensi niscaya setiap tahun akan ada

pemusnahan.

Cara memusnahkan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai

guna dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu :

1. Pembakaran
27

Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim

dilakukan, karena pelaksanaannya mudah. Pembakaran arsip

harus dilakukan dengan sempurna, artinya perlu dicek apakah

kertas sudah terbakar sempurna (sudah jadi abu).

2. Penghancuran arsip dengan bahan kimia

Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip

dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip.

Dengan demikian, apabila penghancuran dilakukan pada

tempat tertentu apakah di suatu lubang atau bak maka tidak

perlu ditunggu arsip pasti akan hancur.

3. Pencacahan Arsip

Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas

yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang

bersangkutan.

E. Pengamanan dan Pemeliharaan arsip

1.1 Pengamanan arsip

Arsip yang disimpan harus dijamin aman, baik dari kerusakan

maupun dari kehilangan. Salah satu metode perlindungan arsip yang

sangat vital dilakukan dengan cara :

a. Membuat duplikat untuk tujuan perlindungan dan disimpan pada

lokal perusahaan yang tempatnya berlainan.

b. Menyimpan pada ruangan khusus atau almari besi.

c. Menyimpan arsip asli pada pusat penyimpanan arsip vital.


28

Selain itu untuk mencegah terjadinya kehilangan, setiap

pengeluaran arsip yang sifatnya meminjam (digunakan dibagian lain)

perlu bukti peminjaman. Untuk mencegah kerusakan, perlu ditertibkan

agar petugas atau siapapun yang masuk ruang penyimpanan dilarang

membawa barang atau makanan yang dapat menimbulkan datangnya

serangga atau hewan sehingga mengakibatkan kerusakan arsip.

2.1 Pemeliharaan arsip

Arsip harus dijaga keamanannya, baik segi kualitas (tidak

mengalami kerusakan), kualitas (tidak ada yang tercecer hilang) maupun

dari segi informalitas (kerahasiaannya), pemeliharaan secara fisik dapat

dilakukan dengan cara :

a. Pengaturan Ruangan

Ruang penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering (tidak

terlalu lembab), tenang (dengan sinar matahari meskipun jangan

terkena sinar matahari langsung). Ruangan harus kuat dan

mempunyai fentilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan

serangan api, air maupun serangan serangga pemakan kertas.

b. Pemeliharaan tempat penyimpanan

Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat terbuka, misalnya

dengan mengunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan di tempat

tertutup (di lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu harus

sering terbuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Juga penataan

arsip di lemari tersebut diatur secara renggang agar ada udara


29

diantara berkas-berkas yang di simpan itu, perlunya tingkat

kelembapan yang diinginkan. Karena apabila tumbuhnya jamur dan

sejenisnya, sudah pasti akan merusak arsip yang disimpan.

c. Tindakan preventif

Ini berarti menjaga terjadinya kerusakan arsip dengan cara tindakan

pencegahan, yaitu melarang petugas atau siapapun membawa

makanan ke ruang tempat penyimpanan. Hal ini dikhawatirkan sisa-

sisa makanan menyebabkan masuknya serangga/hewan lain dalam

ruangan tempat penyimpanan. Demikian pula, petugas atau orang

lain tidak diperkenankan merokok di ruangan. Selain asapnya dapat

menimbulkan kerusakan kertas, nyala api untuk menghidupkan

rokok dan puntung rokok dapat membahayakan arsip. Di samping

tindakan tertentu, untuk mengamankan arsip dapat di pasang tabung

pemadam kebakaran.

d. Tempat dan letak arsip

Tempat arsip sebaiknya terbuat dari tempat logam kalau tempat arsip

dari kayu, maka harus dipilih kayu berkwalitas (misalnya kayu jati).

Jadi dengan tempat penyimpanan yang baik, kerusakan arsip dapat

dicegah sedini mungkin. Di samping tempat yang memadai, letak

arsip juga perlu diatur, yaitu tidak boleh terlalu berdekatan, arsip

harus terletak pada tempat yang longgar dan tidak boleh terlipat.
30

e. Kondisi arsip

Untuk menjaga keutuhan arsip salah satu pemeliharaannya adalah

menjaga kebersihannya, baik dengan peralatan sederhana seperti

kemucing maupun dari peralatan modern yaitu vacuum cleaner.

Secara nasional pemerintah mempunyai kewajiban dan

penyelamatan arsip, baik arsip yang berasal dari kegiatan pemerintah

maupun arsip dari organisasi swasta atau perorangan. Bagi arsip-arsip

yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip-arsip tersebut ke Arsip

Nasional RI untuk diperbaiki.


BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian yang dilakukan penulis pada Dinas Peternakan Provinsi

Jawa Tengah Jl. Jenderal Gatot Soebroto (Tarubudaya) Ungaran.

B. Jenis Data

Adapun jenis data yang penulis gunakan dalam penulisan tugas akhir ini

adalah :

1. Data primer

Yaitu data yang diperoleh langsung dari lapangan dalam hal ini

bertindak sebagai responden adalah pegawai dilingkungan kantor Dinas

Peternakan Provinsi Jawa Tengah mengenai sistem kearsipan.

2. Data sekunder

Sumber data yang diperoleh secara tidak langsung memberi

keterangan dan bersifat melengkapi sumber data primer. Dalam hal ini

yang menjadi sumber data sekunder adalah buku, literatur, dokumentasi,

dan sumber bacaan lain yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.

C. Objek Kajian

Objek kajian penelitian adalah objek penelitian atau apa yang menjadi

titik penelitian (Suharsimi Arikunto, 2002:96). Adapun objek kajian dalam

penelitian yang penulis lakukan adalah mengenai sistem kearsipan pada Dinas

Peternakan Provinsi Jawa Tengah.

31
D. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan penulis dalam laporan ini adalah :

a. Observasi

Observasi adalah pengamatan secara langsung yang meliputi kegiatan

pemuatan perhatian terhadap suatu objek menggunakan seluruh alat indera

(Suharsimi Arikunto, 2002:13). Dalam hal ini penulis melakukan

pengamatan secara langsung mengenai hal-hal yang berhubungan dengan

sistem kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.

b. Wawancara

Wawancara atau interview adalah suatu cara mengumpulkan data

dengan dialog langsung yang dilakukan oleh pewawancara (interview).

(Suharsimi Arikunto, 2002 :132). Metode wawancara yang digunakan

penulis untuk mendapatkan data dengan cara mengajukan pertanyaan

kepada unit organisasi yang terkait dengan sistem kearsipan pada Dinas

Peternakan Provinsi Jawa Tengah.

c. Dokumentasi

Dokumentasi adalah data yang diperoleh dengan cara

mengumpulkan data-data yang disediakan oleh instansi. (Suharsimi

Arikonto, 2002 : 236). Yang dimaksud dokumentasi ini adalah mencari

atau mendapatkan data-data mengenai hal-hal atau variabel-variabel yang

berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, notulen, agenda dan

lain-lain.

32
d. Kepustakaan

Kepustakaan adalah metode pengumpulan data yang digunakan

penulis dengan mempergunakan buku atau referensi yang berkaitan

dengan masalah yang sedang dibahas. Kepustakaan diperoleh penulis

dengan cara membaca buku dan literatur yang terkait dengan sistem

kearsipan.

E. Metode Analisis Data

a. Teknik Penyajian Data

Untuk mencapai tujuan penelitian sesuai dengan yang diharapkan

dalam penyusunan tugas akhir ini dan untuk diperoleh suatu kumpulan

maka data yang terkumpul akan dianalisis kualitatif dengan langkah-

langkah yaitu mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam suatu

pendataan. Penyajian data pemilihan ini dipergunakan metode deskriptif

kualitatif yaitu menggambarkan kenyataan-kenyataan yang terjadi bersifat

umum dan kemungkinan yang dihadapi serta solusinya.

b. Metode Analisis Data

Dari data yang diperoleh kemudian disajikan berdasarkan analisis.

Secara umum analisis data yang digunakan adalah secara kualitatif yaitu

analisis yang tidak didasarkan pada perhitungan statistika yang berbentuk

kualitatif (jumlah) akan tetapi dalam bentuk pertanyaan dan uraian yang

selanjutnya akan disusun secara sistematis dalam bentuk Tugas Akhir.

33
34

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum

a). Sejarah Singkat Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah

Dalam rangka meningkatkan pendapatan peternakan yang

menunjang pelaksanaan program pembangunan dibidang peternakan untuk

mensukseskannya diperlukan diversifikasi usaha-usaha tertentu untuk

mencapai tujuan tersebut perlu adanya suatu organisasi sebagai wadahnya.

Untuk mengetahui pertumbuhan Dinas Peternakan Propinsi Jawa

Tengah maka dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Masa penjajahan Belanda (1841)

Pada masa ini dibentuk Dinas Kehewanan di daerah-daerah.

Pada tahun 1905 dibentuk Jawatan Kehewanan Pusat (Burgelijke

Veeartsenijkundige Dients (BVD)). Urusan pemerintah dibidang

kehewanan pada tahun 1912 diatur dalam Staatblad 1912 No. 423 dan

435 yang meliputi: pemberantasan penyakit menular, perbaikan

peternakan, kesehatan atau kebersihan (Hygiene) veteriner.

2. Masa Sebelum Keputusan Menteri Dalam Negeri No.363 tahun 1977

Dinas Peternakan mulanya diberi nama Dinas Kehewanan

dibentuk berdasarkan pangkal (UU No.10Tahun 1950) dan penyerahan

urusan lebih lanjut dari pemerintah pusat kepada Provinsi Jawa

Tengah dibidang kehewanan (Peraturan Pemerintah No.33 Tahun


35

1951) penyerahan sebagian urusan pemerintah dalam lapangan

kehewanan Provinsi Jawa Tengah. No.33 Tahun 1951 tersebut telah

ditetapkan Keputusan Dewan Pemerintah Daerah Swatantra Tingkat I

Jawa Tengah tanggal 10 Desember 1958 No.H.130/1/20 yaitu tentang

susunan dan pembagian lapangan pekerjaan pada Dinas Kehewanan

Daerah Swatantra Tingkat I Jawa Tengah sebagai akibat dihapuskan

daerah-daerah administratif Karesidenan dan Kawedanan dengan

peraturan pemerintah No.50 Tahun 1960 jo Peraturan presiden No.20

Tahun 1963. Hal ini dilaksanakan dengan keputusan Gubernur Kepala

Daerah Provinsi Jawa Tengah tanggal 4 Mei 1966 No.HU 7/1/9 yaitu

peraturan penetapan Susunan Organisasi dan Lapangan Tugas Dinas

kehewanan Provinsi Jawa Tengah.

Pada tanggal 6 Januari 1959 dikeluarkan peraturan daerah

tentang“ Penyerahan Urusan Kesehatan Hewan Kepala Daerah

Swatantra bawahan“ kemudian tanggal 19 Juli 1961 PERDA tentang

“Penyerahan sebagian tugasnya dalam lapangan kehewanan kepada

Dinas Tingkat II.

Dikeluarkannya keputusan Presiden tanggal 18 Januari 1968

ditetapkan perubahan sebutan Direktorat Jenderal Kehewanan pada

Departemen Pertanian menjadi Direktorat Jenderal Peternakan pada

Departemen Pertanian. Untuk itu dikeluarkan Keputusan Gubernur

Kepala Daerah Provinsi Jawa Tengah tanggal 29 Juli 1968

No.Hukum.G.2/1/4, yang merubah sebutan Dinas Kehewanan Provinsi


36

Jawa Tengah sebagaimana ditetapkan berdasarkan surat Keputusan

Gubernur Kepala Daerah Provinsi Jawa Tengah tanggal 4 Mei 1966

No. HU.7/1 menjadi Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.

3. Masa Sesudah Keputusan Menteri Dalam Negeri No.363 Tahun 1977.

Dengan dikeluarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 363

Tahun 1977 tentang Pedoman Pembentukan Susunan Organisasi dan

Tata Kerja Dinas Daerah, maka diadakan penertiban Dinas-dinas yang

ada di Jawa Tengah termasuk Dinas Peternakan Provinsi Daerah

Tingkat I Jawa Tengah. Dinas Peternakan diatur dalam keputusan

Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal 4 Mei 1966

No. HU 7/1/9 jo tanggal 29 Juli 1968 No. Hukum G.28/1/4 selanjutnya

ditertibkan sesuai Peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dengan mendasar surat kawat Menteri Dalam Negeri tanggal

15 Juni 1981 No.061/5812/5, perlu ditambah sub dinas penyebaran

peternakan pada Dinas Peternakan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa

Tengah sebagai tindak lanjut telah ditetapkannya PERDA Provinsi

Daerah Tingkat I Jawa Tengah No.22 Tahun 1981 tentang perubahan

pertama kali PERDA No.4 Tahun 1980 tentang susunan organisasi dan

Tata kerja Dinas Peternakan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah.

4. Perubahan terakhir tentang “Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas

Peternakan Provinsi Jawa Tengah dengan Peraturan Daerah No.9

Tahun 1996.
37

− Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi Dinas Peternakan

Propinsi Jawa Tengah

Kedudukan :

Dinas Peternakan merupakan unsur pelaksanaan pemerintah

daerah dibidang peternakan yang dipimpin oleh seorang Kepala

Dinas, yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur

melalui sekretaris daerah.

Tugas Pokok :

a. Melaksanakan kewenangan desentralisasi di bidang peternakan

yang diserahkan kepada pemerintah daerah.

b. Melaksanakan kewenangan dibidang peternakan yang bersifat

lintas kabupaten/kota.

c. Melaksanakan kewenangan kabupaten/kota dibidang peternakan

yang di kerjasamakan dengan atau diserahkan kepada provinsi

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

d. Melaksanakan kewenangan dekonsentrasi yang dilimpahkan

kepada Gubernur dan tugas pembantuan dididang peternakan

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Dinas

Peternakan mempunyai fungsi yaitu :

a. Pelaksanaan rumusan kebijakan teknik dibidang peternakan sesuai

kebijakan yang ditetapkan oleh Gubernur.


38

b. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program, pelaksanaan

fasilitasi, monitoring, evaluasi dan pelaporan dibidang peternakan.

c. Pelaksanaan perumusan, penetapan, pengawasan dan pengendalian

mutu benih, bibit, pakan dan produk hasil peternakan.

d. Pelaksanaan perumusan penetapan pengawasan dan pengendalian

standar teknis rumah potong hewan, rumah sakit hewan, dan

satuan pelayanan peternakan terpadu.

e. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian kesehatan masyarakat

veteriner lintas kabupaten/kota serta pemberdayaan masyarakat.

f. Pelaksanaan pengaturan dan pengawasan penggunaan bibit unggul

peternakan.

g. Pelaksanaan fasilitasi perencanaan kawasan peternakan

berdasarkan kesepakatan antar kabupaten /kota.

h. Pelaksanaan pengaturan, pengamatan, pentelidikan dan

penggolongan wabah penyakit hewan menular lintas kabupaten/

kota.

i. Melaksanakan pemberian dukungan pengendalian eradiksi

(pembasmian) penyakit hewan menular.

j. Pelaksanaan pemantauan, peramalan dan pengendalian serta

penanggulangan eksplosi penyakit hewan menular.

k. Pelaksanaan urusan kepegawaian, keuangan, hukum, hubungan

masyarakat, organisasi dan tata laksana, serta umum dan

perlengkapan.
39

− Struktur Organisasi

Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh instansi ataupun

kantor guna mencapai tujuan yang telah ditentukan, diperlukan adanya

wadah agar terdapat suatu keteraturan arah dan tujuan yang

dikehendaki, yaitu tempat dan wadah dalam bentuk organisasi.

Dalam suatu kantor sudah pasti mempunyai susunan

organisasi, struktur organisasi yang menunjukkan hubungan-hubungan

antara fungsi dan bagian, maupun orang-orang yang mempunyai

kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda.

Susunan Organisasi Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.

1. Susunan Organisasi Dinas Peternakan terdiri dari :

a. Kepala Dinas

b. Bagian Tata Usaha membawahi :

1) Sub Bagian Kepegawaian

2) Sub Bagian Keuangan

3) Sub Bagian Hukum, hubungan masyarakat, organisasi dan

tatalaksana.

4) Sub Bagian Umum

c. Sub Dinas Program membawahi :

1) Seksi perencanaan dan program

2) Seksi data dan informasi peternakan

3) Seksi evaluasi dan pelaporan

d. Sub Dinas Produksi dan Perbibitan membawahi :


40

1) Seksi bibit ternak

2) Seksi budidaya dan pelestarian bibit unggul

3) Seksi pakan dan teknologi peternakan

e. Sub Dinas Pengembangan Peternakan membawahi :

1) Seksi pelayanan usaha dan promosi

2) Seksi sumberdaya

3) Seksi pengembangan kawasan

f. Sub Dinas Kesehatan Hewan dan Masyarakat Veteriner

membawahi :

1) Seksi pengamatan dan penyelidikan penyakit hewan

2) Seksi pencegahan dan pemberantasan penyakit hewan

3) Seksi kesehatan masyarakat veteriner

g. Kelompok jabatab fungsional, terdiri dari sejumlah jabatan

fungsional yang terbagi kelompok sesuai dengan bidang

keahlian dan keterampilannya.

2. Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.

3. Sub Dinas-sub dinas, masing-masing dipimpin oleh kepala Sub

Dinas yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala

Dinas.

4. Sub bagian-sub bagian masing-masing dipimpin oleh seorang

kepala seksi yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada

Kepala Bagian Tata Usaha.


41

5. Seksi-seksi masing-masing dipimpin oleh kepala seksi yang berada

dibawah dan bertanggung jawab kepada kepala sub Dinas yang

bersangkutan.

6. Kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang pejabat

fungsional senior sebagai ketua kelompok dan bertanggung jawab

kepada Kepala Dinas.

7. Bagan organisasi Dinas Peternakan Provinsi sebagaimana

tercantum dalam lampiran merupakan bagian yang tidak

terpisahkan dari peraturan daerah.

− Job Deskripsi

Tugas-tugas dari masing-masing jabatan antara lain :

1. Kepala Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah bertugas :

a). Melaksanakan kewenangan desentralisasi dibidang

peternakan yang diserahkan kepada pemerintah daerah.

b). Melaksanakan kewenangan bidang peternakan

kabupaten/kota yang diserahkan/dikerjasamakan provinsi

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

c). Melaksanakan kewenangan dekonsentrasi dibidang

peternakan yang dilimpahkan sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

2. Bagian Tata Usaha bertugas melaksanakan pengelolaan urusan

administrasi kepegawaian, keuangan, umum, serta hukum,

organisasi dan tatalaksana. Bagian Tata Usaha ini terdiri dari


42

beberapa sub bagian yang masing-masing mempunyai tugas

yaitu :

a). Sub Bagian Kepegawaian mempunyai tugas yaitu

menyiapkan bahan penyusunan rencana kebutuhan dan

pengembangan pegawai, mutasi pegawai dan administrasi

kepegawaian.

b). Sub Bagian Hukum, hubungan masyarakat, organisasi dan

ketatalaksanaan mempunyai tugas yaitu melakukan

pembinaan produk hukum, dokumentasi dan informasi

hukum, kelembagaan.

c). Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas yaitu menyiapkan

bahan Rencana Anggaran Pendapatandan Belanja Dinas

Peternakan, pembukuan, perhitungan anggaran dan

verivikasi serta perbendaharaan.

d). Sub Bagian Umum mempunyai tugas melakukan urusan

surat-menyurat, kearsipan, rumah tangga serta

perlengkapan.

3. Sub Dinas Program mempunyai tugas melaksanakan sebagian

tugas Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah dibidang

perencanaan dan penyusunan program peternakan berdasarkan

kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas Peternakan.


43

4. Sub Dinas Produksi dan Perbibitan mempunyai tugas

melaksanakan sebagian tugas Dinas Peternakan dibidang

Produksi dan Perbibitan.

5. Sub Dinas Pengembangan Peternakan bertugas melaksanakan

tugas Dinas Peternakan dibidang pengembangan peternakan.

6. Sub Dinas Kesehatan Hewan dan Kesehatan Masyarakat

Veteriner mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas

Peternakan Provinsi Jawa Tengah dibidang kesehatan hewan

dan kesehatan masyarakat veteriner.

7. Kelompok jabatan fungsional pada Dinas Peternakan Provinsi

Jawa Tengah bertugas sesuai dengan jabatan fungsional masing-

masing sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

b). Aktivitas Kearsipan

Setiap kantor baik pemerintah maupun swasta selalu melakukan

berbagai kegiatan administrasi. Adapun kegiatan administrasi tersebut

yaitu kegiatan yang berhubungan dengan masalah kearsipan. Begitu juga

Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah juga melakukan berbagai

aktivitas ataupun kegiatan dibidang kearsipan. Pengelolaan kearsipan

dilakukan oleh Bagian Umum yang merupakan Unit Kearsipan. Kegiatan

ataupun aktivitas kearsipan yang dilakukan antara lain pengurusan surat,

penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan arsip, serta penyusutan dan

pemusnahan arsip, apabila arsip tersebut sudah tidak dipergunakan lagi.

Aktivitas ataupun kegiatan kearsipan tersebut harus dapat dilaksanakan


44

dengan baik dan juga perlu ditingkatkan guna kelancaran kegiatan

kearsipan.

c). Sumber Daya Manusia

Dalam melakukan aktivitas kearsipan perlu adanya Sumber Daya

Manusia yang mengelolanya. Disamping itu juga harus provesional,

cekatan dan terampil. Pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah

sumber daya yang menangani masalah kearsipan ada 2 orang. Keduanya

berpendidikan SLTA dan Sarjana. Akan tetapi dalam melaksanakan

kegiatan kearsipan tersebut masih sebatas kerja sambilan. Oleh karena itu

masih diperlukan tenaga ataupun pegawai yang khusus menangani

ataupun mengurus masalah kearsipan. Sehingga dengan begitu dapat

memperlancar semua tugas-tugas kearsipan serta supaya tugas-tugas lain

tidak terbengkalai.

d). Fasilitas Pendukung

Dalam melaksanakan aktivitas kearsipan diperlukan fasilitas

pendukung guna kelancaran pelaksanaan kegiatan tersebut. Misalnya saja

dalam pengurusan surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah

memerlukan sarana pendukung yaitu :

1. Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penerimaan,

penyamapian, penemuan kembali, sekaligus alat penyerahan arsip.

2. Lembar Pengantar adalah sarana pencatatan surat masuk biasa dan

surat rahasia yang masih memerlukan tindak lanjut.


45

3. Lembar Disposisi adalah isian untuk mencantumkan instruksi atau

informasi mengenai isi surat dinas.

Selain itu dalam penyimpanan ataupun penataan arsip pada Dinas

Peternakan Provinsi Jawa Tengah juga menggunakan peralatan dan

perlengkapan sebagai pendukung. Adapun peralatan dan perlengkapan

tersebut antara lain :

1. Filling Cabinet

Adalah lemari untuk menyimpan arsip aktif yang didalamnya tempat

untuk menyimpan map atau folder.

2. Tickler File

Adalah kotak tempat menyimpan kartu kendali.

3. Rak Arsip

Adalah suatu rak tempat menyimpan arsip inaktif pada unit kearsipan.

4. Map/ folder

Adalah map tempat menyimpan arsip sehingga dapat terhimpun dalam

suatu wadah yang baik.

5. Sekat/guide

Adalah suatu pembatas atau petunjuk antara pokok masalah dengan

rincian atau sub-sub masalah.

6. Doos/ boks arsip

Adalah suatu dos tempat memasukkan arsip inaktif untuk kemudian

disimpan pada rak arsip.

Adapun bentuk dari peralatan dan perlengkapan kearsipan (terlampir).


46

B. Hasil Penelitian

Sistem kearsipan sangat berperan penting dalam penyelenggaraan

administrasi, sehingga dapat memperlancar proses administrasi. Adapun

tujuan dari penyelenggaraan kearsipan adalah pencarian atau penemuan

kembali arsip. Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah merupakan unit

organisasi yang setiap harinya mengurusi kegiatan administrasi. Adapun tahap

atau kegiatan yang dilakukan antara lain pengurusan dan pengendalian surat

serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kearsipan.

Adapun hasil dari penelitian ini meliputi :

1. Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi

Jawa Tengah.

Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi

Jawa Tengah adalah sistem abjad dan pokok soal. Dengan menggunakan

sistem abjad dan pokok soal akan dapat memperlancar penyimpanan arsip

dan mempermudah penemuan kembali surat maupun arsip. Kedua sistem

tersebut masih dipergunakan sampai sekarang walaupun terkadang dalam

penataannya masih kurang teratur.

Kode pokok soal yang dipergunakan dalam penyimpanan surat antara lain

Kode Masalah

000-099 Umum

100-199 Pemerintahan

200-299 Politik

300-399 Keamanan dan Ketertiban Umum


47

400-499 Kesejahteraan Sosial

500-599 Perekonomian

600-699 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700-799 Pengawasan

800-899 Kepegawaian

900-999 Keuangan

Dalam menggunakan sistem pokok soal maka penata arsip

menentukan masalah-masalah yang umum dipermasalahkan. Masalah-

masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu masalah. Selanjutnya

masalah tersebut dijadikan sub-sub masalah begitu seterusnya.

2. Pengurusan dan Pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi

Jawa Tengah.

Dalam pengurusan dan pengendalian surat baik masuk maupun

keluar pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah sarana pencatatannya

menggunakan kartu kendali. Dengan kartu kendali akan mempermudah

pengendalian surat. Kartu kendali hanya dipergunakan untuk mencatat

surat masuk maupun keluar penting, sedangkan surat biasa dan rahasia

menggunakan lembar pengantar surat. Cara pencatatan dan sarana

pencatatan disesuaikan dengan sifat suratnya yaitu surat penting, biasa

maupun rahasia. Adapun disana juga dibuat ketentuan bahwa semua surat

yang masuk dari instansi lain diterima melalui satu pintu yaitu Unit

Kearsipan. Dengan demikian unit kearsipan dapat mudah untuk

mengontrol dan mengawasinya.


48

Adapun pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan

Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut :

a. Surat Masuk

1). Penerima

Surat masuk di unit kearsipan dan diterima oleh penerima surat

kemudian diserahkan kepada pencatat surat.

2). Pencatat

Pencatat surat membuka sampul surat dan mencatat segala hal

untuk surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap 3

berwarna putih, kuning dan merah muda. Sedangkan untuk surat

biasa dan rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rangkap 2.

3). Pengarah dan penyampaian ke unit pengolah

a). Surat penting

Surat penting beserta 3 kartu kendali diterima oleh pengarah

untuk selanjutnya pengarah mengisi kolom kartu kendali yang

masih dikosongkan oleh pencatat surat. Kemudian 2 kartu

kendali kuning (II) dan merah muda (III) diserahkan ke unit

pengolah sedangkan kartu kendali putih (I) tetap ditahan di

pengarah guna kontrol terhadap surat tersebut.

Unit pengolah menerima surat dan kartu kendali (kuning dan

merah muda) beserta lembar disposisi yang (diparaf) dari

pimpinan dan memberikan disposisi beserta surat kepada

pelaksana. Selain itu kartu kendali kuning (II) dikembalikan


49

ke penata arsip di Unit Kearsipan. Sedangkan kartu kendali

merah muda (III) beserta lembar disposisi yang masih melekat

pada surat tersebut dikembalikan ke Unit Pengolah.

b). Surat biasa

Dari pengarah surat, surat tersebut bersama 2 lembar

pengantar langsung dikirim kepada pengolah. Setelah di paraf

lembar pengantar I dikirimkan kembali kepada pengarah surat

di unit kearsipan sebagai bukti bahwa surat sudah diterima.

Sedangkan yang II tetap berada di pengolah. Unit pengolah

kemudian mengisi lembar disposisi beserta suratnya untuk

disampaikan kepada pimpinan. Setelah mendapat paraf

kemudian diteruskan ke Unit pelaksana.

c). Surat Rahasia

Dari pengarah kemudian unit pengolah menerima surat

rahasia beserta 2 lembar pengantar dan menyerahkan kepada

pimpinan unit pengolah. Setelah diterima oleh pimpinan maka

lembar pengantar I dikembalikan kepada pencatat di unit

kearsipan. sedangkan lembar pengantar II tetap berada di unit

pengolah. Jadi untuk surat rahasia ini berhenti sampai diterima

oleh pimpinan.

4). Penyimpanan

Penata arsip menerima kembali kartu kendali kuning (II) yang

telah diparaf oleh unit pengolah dan disimpan dalam kotak kartu
50

kendali ditata menurut abjad sebagai bukti bahwa surat penting

berada pada unit pengolah. Untuk surat biasa setelah lembar

pengantar surat sampai di unit kearsipan maka oleh pencatat surat

disimpan kembali. Sedangkan untuk surat rahasia lembar

pengantar surat rahasia setelah diterima oleh pengarah surat

kemudian disimpan.

Bagan pengurusan surat masuk penting

Unit Kearsipan Unit Pengolah


Penerima Pencatat Pengarah Penata
arsip

SURAT SURAT SURAT LD


SURAT

I I II
II II III
III III

II

LD
I SURAT

Sumber : Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah

Keterangan :

1. Kartu Kendali warna Putih (I), kuning (II), merah muda (III).

2. Lembar disposisi (LD).


51

Bagan pengurusan surat masuk biasa

Unit Kearsipan Unit Pengolah


Penerima Pencatat Pengarah Penata
arsip
SURAT SURAT SURAT LD
SURAT
I
I
I
II II
II

II
I

LD
SURAT
Unit pelaksana

Sumber : Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah

Keterangan :

1. Lembar pengantar I dan lembar pengantar II

2. Lembar disposisi=LD

b. Surat keluar

1. Pembuatan konsep surat

Surat penting, biasa sebelum diketik harus dikonsep dahulu oleh

pimpinan kemudian diserahkan unit pengolah untuk diketik

menjadi surat rangkap 2 yang I untuk surat yang dikirim dan II

sebagai arsip. Setelah itu surat diserahkan kepada pimpinan untuk

ditandatangani atau disahkan. Untuk surat rahasia diserahkan

dalam keadaan tertutup.


52

2. Pencatatan surat

a. Surat Penting

Surat keluar setelah ditandatangani dan mendapat pengesahan

dari pimpinan unit pengolah lalu dicatat dalam kartu kendali

surat keluar rangkap 3 yaitu putih (I), kuning (II) dan merah

muda (III). Setelah itu surat beserta kartu kendali tetap berada

di unit pengolah untuk mendapatkan paraf. Kemudian kartu

kendali kuning (II) dan merah muda (III) beserta arsip surat

tetap berada di unit pengolah sedangkan kartu kendali putih

(I) diserahkan pada unit kearsipan. kemudian kartu kendali

kuning (II) dikembalikan pada unit kearsipan. dan untuk

selanjutnya surat keluar diserahkan ke ekspedisi untuk

dikirimkan.

b. Surat biasa

Surat biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa rangkap

2, setelah dicatat surat beserta arsip surat dan 2 lembar

pengantar disampaikan kepada unit pengolah untuk disimpan,

setelah surat aslinya dikirimkan arsip surat distempel jam dan

tanggal pengirimannya selanjutnya arsip surat dan lembar

pengantar surat biasa II disampaikan kepada unit pengolah

untuk disimpan dan lembar pengantar biasa I disimpan pada

Unit Kearsipan pada pencatat.


53

c. Surat Rahasia

Surat rahasia langsung disampaikan kepada unit kearsipan

sudah dalam keadaan tertutup disertai dengan lembar

pengantar surat rahasia rangkap 2 setelah kedua lembar

pengantar surat diparaf maka lembar II dikembalikan kepada

Unit Pengolah dan lembar pengantar I disimpan oleh pencatat.

3. Pengiriman surat

Surat keluar tersebut dimasukkan dalam sampul dituliskan untuk

siapa dan alamat yang dituju kemudian diteruskan ke ekspedisi

untuk dikirimkan ke alamatnya.

Bagan Pengurusan Surat Keluar Penting

Unit Unit Kearsipan


Pengolah Pencatat Pengarah Penata arsip Ekspedisi

ARSIP ARSIP
SURAT SURAT SURAT

I I
II II
III
III

ARSIP II

III
I

Sumber : Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.


Keterangan :

Kartu kendali putih (I), kuning (II), dan merah muda (III).
54

Bagan Pengurusan Surat Keluar Biasa

Unit Unit Kearsipan


Pengolah Pencatat Pengarah Penata Ekspedisi
Arsip
SURAT SURAT SURAT

I ARSIP I ARSIP

II II

ARSIP

II
I

Sumber : Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah

Keterangan :

Lembar pengantar (I) dan Lembar Pengantar (II).

Dalam pengurusan dan pengendalian surat Pada Dinas

Peternakan Provinsi Jawa Tengah sudah berjalan baik akan tetapi terdapat

kendala yaitu dalam pengurusan surat yang masuk tidak langsung diproses

akan tetapi menunggu surat terkumpul 2 sampai 3 surat dan pegawai atau

petugas yang khusus menangani surat hanya sebatas kerja sambilan.

3. Penyimpanan Arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.

Arsip – arsip yang ada pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa

Tengah disimpan berdasarkan sistem kearsipan yaitu sistem abjad dan

pokok soal. Adapun cara penyimpanannya yaitu :


55

a. Pemeriksaan

Setiap lembar surat atau arsip diperiksa untuk diketahui mana arsip

yang siap untuk disimpan serta perlu diteliti kembali apa sudah diberi

disposisi atau belum.

b. Mengindeks

Surat maupun arsip pada Dinas Peternakan diindeks berdasarkan abjad

nama orang dan indeks masalah sesuai dengan kartu kendali dan

dituliskan pada surat atau arsip disebelah kanan atas dengan

mengunakan pensil.

c. Memberi tanda

Surat atau arsip yang telah diindeks maka untuk selanjutnya diberi

kode berupa tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok guna

memudahkan dalam penyimpanan arsipnya.

d. Menyortir

Surat atau arsip setelah dindeks dan diberi kode maka harus

dikelompokkan atau diklasifikasikan yang tidak mempunyai sangkut

paut dalam pokok masalah dipisahkan..

e. Menyimpan

Setelah surat atau arsip dikelompokkan maka untuk selanjutnya

dilakukan penyimpanan dengan meletakkan arsip atau surat tersebut

pada tempat penyimpanannya.

Dalam meletakkan arsip atau surat ke filling cabinet dilakukan

tidak hanya diletakkan saja tetapi juga diatur yaitu :


56

a. Arsip atau surat yang telah dikelompokkan dimasukkan dalam

map/folder yang disusun berurutan kebelakang menurut kode

klasifikasi.

b. Kemudian map yang berisi surat tersebut dimasukkan dalam filling

cabinet yang didalamnya terdapat sekat yang memisahkan antara surat

yang satu dengan surat yang lain berdasarkan pokok masalah. Untuk

arsip aktif disimpan pada filling cabinet sedangkan untuk arsip inaktif

diletakkan pada rak arsip.

Dalam penyimpanan arsippun juga terdapat kendala yaitu ruang

penyimpanannya menjadi satu dengan ruang kerja, sehingga menyebabkan

ruangan tersebut menjadi arus lalu lintas pegawai. Hal ini yang dapat

menyebabkan segi keamanan dan kerahasiaamn arsip kurang terjaga.

4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip pada Dinas Peternakan Provinsi

Jawa Tengah.

Penyusutan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah

dilakukan dengan cara :

1). Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan yaitu:

a. Unit pengolah meneliti arsip-arsip aktif yang sudah mencapai

masa inaktif yaitu dengan melihat daftar retensi arsip.

b. Memisah-misahkan antara arsip aktif dan inaktif serta menata

arsip inaktif tersebut untuk dipindahkan di unit kearsipan.


57

c. Unit pengolah memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan

dengan membuat berita acara pemindahan arsip disertai daftar

pertelaan arsip rangkap 2 (dua) .

d. Pemindahan arsip inaktif dilakukan sekurang-kurangnya enam

bulan sekali.

2). Pemusnahan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah

dilakukan dengan :

a. Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan dan

menyampaikan daftar tersebut kepada pimpinan untuk

memperoleh persetujuan.

b. Setelah mendapat persetujuan maka arsip-arsip tersebut

dikelompokkan dan dimasukkan ke dalam doos arsip untuk

selanjutnya dibawa ke Badan Arsip Daerah untuk dimusnahkan

disana dengan membuat berita acara pemusnahan dan daftar

pertelaan arsip rangkap 1 (satu).

3). Penyerahan arsip

Penyerahan arsip dari Dinas Peternkan Provinsi Jawa Tengah ke

Arsip Nasional dilakukan sekali dalam setahun melalui Badan Arsip

Daerah. Penyerahan arsip ini dilaksanakan dengan membuat berita

acara rangkap dua disertai daftar pertelaan arsip. Lembar I untuk

Arsip Nasional dan lembar II untuk Badan Arsip Daerah.


58

5. Pengamanan dan pemeliharaan arsip

Pengamanan dan pemeliharaan arsip pada Dinas Peternakan

Provinsi Jawa Tengah masih dilakukan dengan cara yang sederhana yaitu

dengan melakukan pengontrolan kemungkinan adanya debu cara

membersihkan tempat penyimpanan arsip dengan kemucing dan

memberikan kapur barus (kamperisasi) pada tempat penyimpanan

arsipnya. Selain itu melarang pegawai untuk membawa makanan dan

menaruh makanan ke tempat penyimpanan arsip.

6. Kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada

Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah.

Dari hasil penelitian diatas maka terdapat adanya kendala-kendala

yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi

Jawa Tengah. Kendala-kendala tersebut antara lain :

1. Dalam pengurusan dan pengendalian surat yang masuk tidak langsung

diproses akan tetapi menunggu surat yang masuk terkumpul dahulu.

2. Ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja.

3. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu

kearsipan karena pegawai yang tidak cakap.

4. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya

arsip.

5. Dalam pemeliharaan maupun pengamanan arsip masih kurang

maksimal .
59

C. Pembahasan

Dinas Peternakan merupakan salah satu unit organisasi yang

melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan setiap saat

memerlukan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun

diterima baik itu surat maupun dokumen lain. Untuk itu suatu surat atau

dokumen diatur, ditata dengan tertib berdasarkan suatu sistem kearsipan.

Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi

Jawa Tengah adalah sistem abjad dan pokok masalah. Dengan menggunakan

kedua sistem tersebut dapat memperlancar penyimpanan dan penemuan

kembali arsip.

Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi

Jawa Tengah sudah menerapkan sistem kearsipan pola baru atau lebih

dikenal sistem kartu kendali. Dengan kartu kendali akan mempermudah

pengendalian surat. Cara dan sarana pencatatan disesuaikan dengan sifat

suratnya yaitu surat penting, biasa maupun rahasia. Adapun langkah dalam

pengurusan dan pengendalian surat masuk yaitu penerima, pencatatan,

pengarah/pengendali, penyampaian ke unit pengolah dan penyimpanan.

Sedangkan untuk surat keluar yaitu pembuatan konsep surat, pencatatan dan

pengiriman.

Jadi dari hasil analisa antara teori dan fakta dalam pengurusan surat sama

hanya saja pada fakta yang ada terkadang pengurusan surat yang masuk tidak

ditangani secara langsung tetapi menunggu surat yang datang terkumpul dulu

setelah terkumpul baru diproses.


60

Pada dasarnya arsip-arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa

Tengah yang sudah tidak dipergunakan atau habis masa berlakunya

disusutkan dan dimusnahkan dengan disertai berita acara dan daftar pertelaan

arsip. Untuk pemusnahan arsip tidak dilakukan sendiri melainkan arsip

tersebut dimasukkan dalam doos arsip untuk selanjutnya dibawa ke badan

arsip daerah untuk dimusnahkan.

Pengamanan dan pemeliharaan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi

Jawa Tengah hanya sebatas membersihkan tempat penyimpanan arsip dengan

kemucing seperti almari arsip / filling cabinet, boks arsip. Selain itu

digunakan kamperisasi yaitu memberikan kapur barus secukupnya pada

tempat penyimpanan arsip dan melarang pegawai untuk membawa makanan

dan menaruh makanan ke tempat penyimpanan arsip guna menghindari

kerusakan dan kehilangan arsip.

Dalam melaksanakan kegiatan kearsipan sering terjadi adanya

kendala-kendala yang dihadapi. Adapun kendala-kendala yang dihadapi yaitu

pengurusan surat yang masuk tidak langsung diproses akan tetapi menunggu

surat yang masuk terkumpul dahulu, ruang penyimpanan arsip masih

bercampur dengan ruang kerja, Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti

perkembangan ilmu kearsipan karena pegawai yang tidak cakap, kurang

adanya kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip, serta

pemeliharaan maupun pengamanan arsip masih kurang maksimal .

Untuk mengantisipasi kendala-kendala tersebut maka langkah yang

harus diambil yaitu : pengurusan surat yang masuk harus segera diproses
61

supaya tidak menumpuk, memisahkan ruang penyimpanan arsip dengan ruang

kerja, meningkatkan tata kerja kearsipan dengan memberikan pelatihan

ataupun kursus-kursus bagi pegawai yang menangani masalah kearsipan, serta

meningkatkan kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip.

Sehingga diharapkan dalam menjalankan kegiatan kearsipan dapat berjalan

dengan lancar.
62

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

1. Sistem kearsipan yang digunakan pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa

Tengah adalah sistem abjad dan pokok soal. Dengan menggunakan kedua

sistem tersebut dapat memperlancar penemuan kembali arsip serta

memudahkan penyimpanan ataupun penataan arsip.

2. Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa

Tengah sudah berjalan baik dan sesuai prosedur yang ada.

3. Kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas

Peternakan Provinsi Jawa Tengah yaitu: dalam pengurusan dan

pengendalian surat yang masuk tidak langsung diproses akan tetapi

menunggu surat terkumpul, ruang penyimpanan arsip masih bercampur

dengan ruang kerja, tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti

perkembangan ilmu kearsipan karena pegawai yang tidak cakap, kurang

adanya kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip.

B. SARAN

1. Untuk memperlancar jalannya proses penyimpanan dan penemuan kembali

arsip agar mudah dan cepat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah

sebaiknya sistem kearsipan yang ada harus dapat dimengerti, mudah

dipahami dan dilaksanakan dengan baik.


63

2. Pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa

Tengah sebaiknya ditingkatkan kembali guna kelancaran dalam pemrosesan

surat yaitu mulai dari penerimaan, pencatatan, pengarah/pengendali,

penyampaian sampai pada penyimpanannya.

3. Kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada Dinas

Peternakan Provinsi Jawa Tengah perlu di atasi dan ditindak jika dilihat dari

beberapa aspek yang ada yaitu

1). Sumber Daya Manusia.

− Perlu meningkatkan kualitas sumber daya manusia supaya dapat

menerapkan ilmu yang telah dimiliki yaitu dengan memberikan

pelatihan, pendidikan, kursus-kursus mengenai pengelolaan

kearsipan.

− Meningkatkan kesadaran para pegawai terhadap peran dan

pentingnya suatu arsip yaitu dengan memberikan arahan, bimbingan

tentang kearsipan selain itu perlu adanya tanggung jawab dari

pengelola arsip.

2). Lingkungan/tempat

− Ruang penyimpanan arsip dan ruang kerja sebaiknya perlu

dipisahkan supaya tidak menjadi lalu lintas pegawai serta supaya

kerahasiaan dan keamanan arsip dapat terjaga.

− Pemeliharaan dan pengamanan arsip perlu ditingkatkan yaitu tidak

hanya membersihkan dengan kemucing saja sebaiknya perlu

menggunakan vaccum cleaner supaya lebih efesien dan efektif.


DAFTAR PUSTAKA

Abu Bakar Hadi. 1991. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta :

Djambatan.

Amsyah, Zulkifly. 1992. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka

Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek.

Jakarta : Rineka Cipta..

Badan Arsip Daerah Daerah Provinsi Jawa Tengah. 2005. Pedoman Standar

Pembinaan Kearsipan.

Dinas Peternakan Propinsi Jawa Tengah. 1986. Himpunan peraturan

perundangan tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Dinas

Peternakan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah.

Gie, The Liang. 1983. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Nur

Cahaya.

Martono, E. 1982. Rekord Manajemen Dan Filling Dalam Praktek Perkantoran

Modern. Jakarta : Karya Utama.

Mulyono, Sularso dkk. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty.

Sutarto,. 1997. Sekretaris Dan Tata Warkat. Yogyakarta : gajah Mada University

Press.

Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta : PT. Grafindo Persada.


PEDOMAN WAWANCARA

1. Bagaimana proses pengurusan dan pengendalian surat pada Dinas Peternakan


Provinsi Jawa Tengah?
2. Sistem kearsipan apa yang digunakan?
3. Bagaimana cara penyimpanan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa
Tengah?
4. Peralatan dan perlengkapan apa sajakah dalam penyimpanan arsip?
5. Langkah-langkah apa sajakah yang dapat digunakan untuk menemukan
kembali arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah?
6. Bagaimana penyusutan arsip pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah ?
7. Bagaimana cara pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan
arsip ?
8. Ketentuan-ketentuan apa saja yang berlaku dalam pemusnahan arsip ?
9. Bagaimana langkah pemusnahan arsip ?
10. Dalam jangka waktu berapa dilakukan pemusnahan arsip ?
11. Bagaimana cara menjaga keamanan arsip ?
12. Bagaimana cara menjaga keutuhan arsip ?
13. Apakah ada dana untuk perawatan arsip ?
14. Bagaimana cara pemeliharaan arsip?
15. Kendala-kendala apa sajakah yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan?

You might also like