P. 1
SURAT

SURAT

|Views: 850|Likes:
Published by fansuri80
Panduan Pengurusan Pejabat
Panduan Pengurusan Pejabat

More info:

Published by: fansuri80 on Aug 11, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

02/06/2013

pdf

text

original

BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN

URUSAN SURAT KERAJAAN

Pendahuluan
Cara perhubungan yang penting Dokumen dan rekod rasmi

Penyediaan
Alamat pengirim Alamat penerima Nombor rujukan

Surat Menyurat
-Dibuat dengan jelas; -Gunakan kepala surat; -Bermula dengan ´Tuanµ atau ´Puanµ; -Diakhiri dengan ´Saya yang menurut perintahµ; -Ada nombor rujukan; -Ada nombor perenggan kecuali perenggan pertama; -Jika ada lampiran hendaklah dinamakan lampiran berkenaan; -surat-surat keluar masuk hendaklah direkodkan.

Pengurusan Surat Terperingkat

hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa menerima, memproses, menyimpan dan menghantar mengikut Arahan Keselamatan dan peraturan yang berkaitan.

PROSEDUR PENULISAN
I. II. III. IV.

Surat Rasmi Surat Rasmi Terperingkat Memo Minit

CIRICIRI-CIRI SURAT 
   



Format yang biasa digunakan; Penulisan yang kemas dan lengkap; Mesej tepat dan jelas; Laras bahasa, tata bahasa yang betul dan sesuai; Sistem ejaan yang betul; Sebutan protokol yang bersesuaian.

Surat Rasmi
Komponen Utama - Kepala Surat - Pengenalan - Kandungan - Penutup

Teknik Penulisan
a). Pengenalan - Rujukan Tuan : - Rujukan Kami : - Tarikh : - Jawatan Penerima dan alamat - Jawatan dan nama u.p (jika ada) - Panggilan hormat ² Tuan / Puan - Tajuk / Perkara ² Bold

b). Kandungan - Wacana Hormat
Dengan segala hormatnya, saya diarah merujuk perkara tersebut di atas.

atau Dengan segala hormatnya, saya diarah memaklumkan perkara tersebut di atas. atau Dengan segala hormat, saya diarah merujuk surat tuan«««.

Kandungan Surat
Perenggan Kedua ² isi surat. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa««.. atau 2. Bersama-sama ini disertakan ««µ Bersama- Jika terdapat huraian di bawah hendaklah di
tulis 2.1, 2.2 dan seterusnya

- Jika terdapat lebih lampiran tulis no. atau
huruf spt Lampiran 1 atau Lampiran A

atau 2. Sehubungan dengan itu,««

Perenggan tiga ² wacana harapan 3. Kerjasama tuan dalam perkara ini amatlah dihargai. atau 3. Kelewatan memaklumkan perkara ini amatlah dikesalkan. atau 3. Pertimbangan tuan dalam perkara ini adalah diharapkan.

Teknik Penulisan
d). Penutup - Sekian. Terima kasih. jarak 2, tiada nombor - Cogan kata ´BERKHIDMAT UNTUK NEGARAµ - Saya yang menurut perintah, (jarak 4 spacing) - T/T Pengirim - Nama Pengirim ² huruf besar

Penutup 

s.k. ² (salinan kepada) jika ada, nama / jawatan - lebih daripada satu s.k. jangan tulis nombor. Di ruang bawah sekali - Taipkan nama ringkas pengarang dan penaip surat ´MZA/aniµ atau ´MZA/ani030307 

Ruj.Tuan: SPP.70/1/1-52268 Ruj.Kami: JPK(P)01-53994/(19) Tarikh : 15 JANUARI 2004

Setiausaha, Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan, Aras 2, Blok B3, Kompleks Jabatan Perdana Menteri, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62526 Putrajaya. Tuan, Pemberian Taraf Berpencen Encik Safuan bin Suffian ( K/P: 740115-08-6419 ) Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41
Dengan hormatnya saya di arah merujuk kepada perkara tersebut di atas.

2. Sehubungan dengan itu adalah dimaklumkan bahawa pegawai berkenaan telah berkhidmat melebihi 3 tahun dan beliau layak diperakukan untuk diberi taraf berpencen.

3. Beliau telah dilantik sebagai Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 mulai 2.1.2001 dan telah disahkan dalan perkhidmatannya mulai 1.11.2002. 4. Bersama-sama ini disertakan sesalinan perakuan mengikut Perintah Am Bab A 38 dan Kenyataan Perkhidmatan untuk tindakan tuan selanjutnya. Sekian, terima kasih. µ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ¶ Saya yang menurut perintah,

( SABIHAH BT. HJ HASSAN ) Seksyen Perkhidmatan, Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan, b.p. Pengarah Pendidikan Kedah Darul Aman. s.k. Ketua Setiausaha, Kementerian Pendidikan Malaysia, Bhg. Pembangunan Organisasi dan Perkhidmatan, Paras 6, Blok J, Pusat Bandar Damansara, 50604 KUALA LUMPUR.

En. Safuan bin Sufian
MZA/ani

Sila catatkan rujukan surat ini apabila berhubung

INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA (INTAN) JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA KAMPUS WILAYAH UTARA PETI SURAT 94, 08007 SUNGAI PETANI, KEDAH DARUL AMAN TEL: 04-4218321 Fax : 04-4214489 Ruj. Kami: INTAN(U)LAT:1040/12 Jil. 3( ) Tarikh: 21 Ogos 1998

Yang Berhormat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak Darul Ridzuan Peti Surat 1004 30820 Ipoh PERAK DARUL RIDZUAN (u.p: En. Mat Aris b. Mustapa) Tuan, KURSUS PEMBANGUNAN ORGANISASI

Adalah saya diarah merujuk kepada surat tuan Bil. SUKP(T):421/1 Jld. IV(22) bertarikh 20 Mei 1998 mengenai perkara di atas. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa pihak INTAN Kampus Wilayah Utara, Sungai Petani bersetuju untuk mengadakan kursus Pembangunan Organisasi untuk jabatan tuan. Tarikh yang ditetapkan bagi kursus ini

ialah 10 Jun hingga 13 Jun 1998 di INTAN Kampus Wilayah Utara, Sungai Petani, Kedah Darul Aman. Untuk makluman tuan, pihak INTAN akan mengenakan bayaran pendaftaran sebanyak RM20.00 bagi setiap peserta. 3. Sehubungan dengan itu, pohon pihak tuan menghantar senarai lengkap nama pengurus dan kakitangan yang akan menghadiri kursus ini selewat-lewatnya sebelum 5 Jun 1998. Bersama-sama ini disertakan salinan program seperti di Lampiran A untuk makluman tuan. Sekian, terima kasih ³BERKHIDMAT UNTUK NEGARA´ Saya yang menurut perintah,

(SHAHRIL ANNUAR BIN AHMAD) b.p. Pengarah Wilayah Institut Tadbiran Awam Negara Wilayah Utara
TEL (DL) : 04 ± 42182 28 Email : shahril AA Intan @ gov.my

SURAT TERPERINGKAT  

Komponen Utama dan Teknik Penulisan adalah sama dengan Surat Rasmi. Tambahan tanda terperingkat - TERHAD / SULIT/ RAHSIA / RAHSIA BESAR Letak tanda terperingkat bahagian atas Nama dan alamat penerima dan bahagian bawah surat

RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT

RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT

RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT

RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT

MEMO 
  

Peringatan / Catatan. Komunikasi dalaman yang mudah dan ringkas. Perkongsian maklumat yang jelas, cepat, tepat dan ringkas. Jenis-jenis Memo:JenisMemo:- Memo Bahagian - Memo Antara Bahagian - Memo Pengarah

Komponen Memo ( bentuk Format ) - Nama Bahagian - Rujukan Fail : - Daripada : - Kepada : - Salinan Kepada : - Tarikh : - Perkara : - Wacana hormat

MEMO «. ( Berbentuk Surat ) Dalaman- antara Unit Dalaman

Wacana pendahuluan ² sapaan yang ringkas. Penyataan permasalahan / huraian. Tindakan yang perlu diambil. Wacana penutup. Tandatangan.    

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Sri Layang. 69000 Genting Highlands TEL: 03-61056100 FAX: 03-61056200

_____________________________________________
Kepada : ___________________________________________________________ Daripada : _________________________________________________________ Untuk Kelulusan Untuk Makluman Untuk Pandangan Untuk Simpanan Untuk Difailkan Untuk Tandatangan Simpan Dalam Perhatian Hingga Untuk Tindakan Sila Uruskan Sila Kaji dan Kemukakan Sila Bercakap Sila Taip Sila Cetak Sila Edarkan Sila Beri Ulasan _________________

CATATAN : ___________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________
Sekian, Terima Kasih.

Tarikh : ______________

Tandatangan : _______________________

MINIT 
 

  

Catatan ringkas dikertas minit. Perhubungan antara pegawai atau bahagian. Merekod surat yang diterima /dikeluar. Merekod perbincangan antara Ketua Jabatan/pegawai bawahannya. Minit boleh ditulis dengan tulisan tangan tetapi jelas. Minit yang panjang hendaklah ditaip.

KERTAS MINIT
Setiap fail perlu ada kertas minit Kertas minit digunakan untuk mencatat semua surat-surat masuk dan keluar serta tindakan atau catatan berkaitan dengan isi kandungan surat-surat berkenaan. Surat-surat masuk dicatat dengan dakwat merah Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru/hitam

Kertas Minit No: Fail: ABC 1024(HEM)01/02

m.s.

20

Pengesahan dalam Perkhidmatan PPP Surat J. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45) Memo Pekelling dimasukkan 22.8.2005 30.8.2005 bertarikh pada

Pen.Kanan Tadbiran, Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan. 2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya. Terima kasih. t.t. Ringkas tarikh

Kertas Minit No: Fail: ABC 1024(HEM)01/02

m.s.

Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada 22.9.2005. t.t.

Dipersetujui. t.t. Ringkas tarikh 21 Dikirim pada 28 SEP 2005

PROSEDUR PENGHANTARAN SURAT

Mengalamatkan Surat ² - Kepada Orang Awam - Kepada Ketua Jabatan - Kepada Firma / Badan Berkanun

Kepada Orang Awam ² - Jelas nama dan alamat. - Pangkat gelaran kebesaran. - Bermula dengan ² Yang Berhormat, Yang Berbahagia, Yang Mulia, Tuan / Puan,

Mengalamatkan Surat
Kepada Ketua Jabatan ² - Gelaran rasmi jawatannya seperti ² Ketua Setiausaha Ketua Pengarah - Mengetahui pegawai yang boleh mengambil tindakan
(u.p. «««««««««««.«««)
Nama dan alamat yang jelas

Kepada Firma / Badan Berkanun ² - Nama rasmi jawatan dalam agensi seperti; Pengarah Urusan Setiausaha - Nama dan alamat yang jelas.

PROSEDUR PERHANTARAN SURAT

Cara Penghantaran ²
- Perkhidmatan Pos - Dengan Tangan - Melalui Fax - Surat Terperingkat

Perkhidmatan Pos 
    

Sampul surat mengikut saiz. Nama dan alamat penerima. Setem. No. Rujukan Surat ² sebelah bawah kiri. Penghantaran dengan Pos Biasa. Penghantaran Pos Laju ²
bagi surat tindakan segera/berdaftar ´Segera Dengan Pos Lajuµ atau ´Pos Berdaftarµ

Dengan Tangan  

   

Surat ditanda ´Segera Dengan Tanganµ Sampul mengikut saiz. Nama dan alamat penerima. No. Rujukan Surat. Guna Buku Despach (Am 109). Dapatkan tandatangan penerima.

Melalui Fax 
 

  

Surat ditanda ´Segera Dengan Faxµ. Mengisi borang Faxsimili mengikut SPA bil 1/1993 ² Lampiran I. Buku Daftar Penghantaran ² Lampiran 2. Buku Daftar Penerimaan ² Lampiran 3. Slip / Laporan Penghantaran hendaklah dikepil bersama. Surat asal hendaklah dihantar ke penerima.

Surat Terperingkat
Dua lapis sampul surat  Sampul Dalam ² Tanda taraf keselamatan - Nama dan alamat penerima - Dimeterikan  Sampul Luar - Nama dan alamat penerima - ditutup dengan gam  Melalui Fax ² Rujuk SPA Bil. 1/1993

PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
Penerimaan Surat Rasmi ² - Surat Terperingkat. - Surat Umum Di alamatkan Kepada Ketua Jabatan. - Surat Untuk Perhatian Pegawai.

PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
Pendaftaran Surat ² Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas. Daftar surat dalam Buku Daftar Surat (Am 10). Serah surat kpd Ketua Jabatan untuk diminitkan. Serahkan kpd pegawai untuk tindakan Dapatkan Fail dan kdgkan surat. Ambil tindakan dengan serta merta.

PENUTUP 

Pengurusan surat menyurat yang berkesan akan diiktirafkan kerja-kerja kerjakita sepanjang perkhidmatan.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->