P. 1
Doc

Doc

|Views: 1,938|Likes:
Published by Meta Purnaningrum

More info:

Published by: Meta Purnaningrum on Aug 15, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/31/2012

pdf

text

original

SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN MOTOR PADA PT.

ASLI MOTOR KLATEN

Tugas Akhir Diajukan Untuk Memperoleh Gelar Ahli Madya Akuntansi Pada Universitas Negeri Semarang

Oleh: Retno Murtiningrum 3351304002

JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2007

PERSETUJUAN PEMBIMBING

Tugas Akhir ini telah disetujui oleh Pembimbing untuk diajukan ke sidang panitia ujian tugas akhir pada: Hari Tanggal : :

Dosen Pembimbing

Amir Mahmud, S.Pd, M.Si NIP.132205936

Mengetahui: Ketua Jurusan Akuntansi

Drs. Sukirman, M.Si NIP. 131967646

PENGESAHAN KELULUSAN

Tugas akhir ini telah dipertahankan di depan Sidang Panitia Ujian Tugas Akhir Fakultas Ekonomi,Universitas Negeri Semarang pada: Hari Tanggal : :

Penguji Tugas Akhir

Ketua

Anggota 1

Amir Mahmud, S.Pd, M.Si NIP.132205936

Drs. Heri Yanto, MBA NIP. 131658238

Mengetahui Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang

Drs.Agus Wahyudin, M.S.i NIP.131658236

ABSTRAK Murtiningrum, Retno. 2007. Sistem Akuntansi Penjualan Motor Pada PT. Asli Motor Klaten. Tugas Akhir, Program Studi Akuntansi D3 Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. 89 Halaman. Kata kunci: Sistem, Akuntansi, Penjualan. Transaksi penjualan dalam perusahaan dilakukan dengan berbagai tahap dan proses dengan melibatkan beberapa fungsi atau bagian yang terkait menangani prosedur-prosedur dan pencatatan akuntansinya. Dengan adanya beberapa bagian yang terlibat dalam transaksi penjualan dan harus melalui beberapa prosedur, maka akan terjadi kemungkinan penyimpangan dan kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah bagaimana sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten. Objek penelitian ini adalah mengenai pelaksanaan sistem penjualan motor PT. Asli Motor Klaten. Metode pengumpulan data yang dilakukan yaitu dengan metode observasi, wawancara dan dokumentasi. Data yang dikumpulkan dianalisis dengan metode analisis deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan keadaan atau suatu fenomena dimana hasil yang diperoleh berupa data-data. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten kurang sesuai dengan teori. Pada PT. Asli Motor Klaten dalam menjalankan sistem penjualan motor secara kredit masih terdapat perangkapan fungsi. Perangkapan tersebut terdapat pada bagian penjualan yang merangkap sebagai bagian kredit. Sistem dan prosedur penjualan sepeda motor pada PT. Asli Motor Klaten sedikit berbeda dengan teori yang penulis kemukakan. Hal ini dikarenakan adanya penyesuaian dengan kebutuhan operasional perusahaan. Bagan alir sistem akuntansi penjualannya masih kurang sesuai dengan teori yang dikemukakan penulis karena penggunaan simbol-simbol yang kurang tepat. Simpulan yang dihasilkan adalah sistem akuntansi penjualan pada PT. Asli Motor Klaten sudah cukup baik, tetapi ada kelemahan yaitu terdapat perangkapan fungsi pada bagian penjualan yang juga merangkap sebagai bagian kredit, sehingga akan memungkinkan terjadinya piutang tak tertagih. Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan sudah baik. Dalam pengendalian intern kurang menerapkan praktik yang sehat, penomoran urut tercetak tidak pada semua faktur. Bagan alir sistem akuntansi penjualan kurang sesuai dengan teori, akan tetapi perusahaan sudah memiliki auditor intern yang mengaudit semua bagian. Saran yang diberikan adalah sebaiknya PT. Asli Motor Klaten melakukan pemisahan antara bagian penjualan dengan bagian kredit. Pada bagian penerimaan kas sebaiknya memiliki dokumen yang lengkap dan sebaiknya seluruh dokumen bernomor urut tercetak. Bagan alir sistem akuntansi penjualan sebaiknya sedikit diubah dan disesuaikan dengan teori. PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam tugas akhir ini benar-benar hasil karya saya sendiri, bukan jiplakan dari karya tulis orang lain, baik sebagian atau seluruhnya. Pendapat atau temuan lain yang terdapat dalam tugas akhir ini dikutip atau dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah.

Semarang, Agustus 2007

Retno Murtiningrum NIM. 3351304002

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

”Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan maka apabila kamu telah selesai dari suatu urusan kerjakanlah dengan sungguh-sungguh urusan yang lain”. (QS. Al Insyiroh : 6-7) Jika tidak bisa jadi orang yang beragama, jadilah orang yang berilmu, jika tidak bisa jadi orang berilmu, jadilah orang yang baik. Jika kita tidak menjadi satu diantaranya, maka kita tidak akan mendapat tujuan hidup. .

Tugas Akhir ini dipersembahkan untuk: Bapak dan ibu yang menyayangiku dan memberikan dukungan serta doa Kakak-kakakku yang selalu memberikan dukungan serta doa Gank SaiLoR ‘n MaMoRu in Akt D3 Teman-teman tidurku Almamaterku

KATA PENGANTAR

Penulis mengucapkan puji syukur dan terima kasih kepada Allah SWT, karena atas kuasaNya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN MOTOR PADA PT. ASLI MOTOR KLATEN”. Kesulitan dari berbagai rintangan yang menimbulkan rasa susah, putus asa dan kekecewaan dalam penyusunan Tugas Akhir ini begitu mudah terhapus ketika penulis menyadari begitu banyak pengalaman dan hikmah yang didapat dari awal hingga akhir penyusunan Tugas Akhir ini. Tugas akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Studi Diploma III Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. Penyusunan Tugas Akhir ini tidak lepas dari bantuan dan peran serta berbagai pihak, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Prof. Dr. H. Sudijono Sastroatmodjo, M.Si, Rektor Universitas Negeri Semarang. 2. Drs. Agus Wahyudin, M.Si, Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang. 3. Drs. Sukirman, M.Si, Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Negeri Semarang. 4. Amir Mahmud, S.Pd, M.Si. sebagai pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 5. Drs. Heri Yanto, MBA. Selaku dosen penguji yang telah memberikan pengarahan dan saran dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 6. Semua staf dan karyawan PT. Asli Motor Klaten yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu yang telah memberikan bantuan dan pengarahan dalam pembuatan Tugas Akhir ini.

7. Bapak dan ibuku yang selalu mendampingiku dengan doa, kasih sayang, serta dorongan semangat yang menguatkanku. 8. Mbak Uplik, Ibu Agas, Mbak Kiki yang telah memberikan semangat, motivasi dan dukungannya selama ini. 9. Sahabat-sahabatku di Wisma Mutiara dan Aditya terima kasih atas kebersamaan dalam suka maupun duka selama 3 tahun ini. 10. Teman-teman Akuntansi D3 Reguler ’04, terima kasih atas kebersamaan selama tiga tahun ini. 11. Serta semua pihak yang telah yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Penulis menyadari sepenuhnya kemampuan yang ada dalam diri penulis, untuk itu kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diperlukan oleh penulis. Akhirnya semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat sebagaimana yang diharapkan. Amin.

Semarang, Agustus 2007

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL........................................................................................... i PERSETUJUAN PEMBIMBING....................................................................... ii PENGESAHAN KELULUSAN ......................................................................... iii ABSTRAK .......................................................................................................... iv PERNYATAAN.................................................................................................. v MOTTO DAN PERSEMBAHAN ...................................................................... vi KATA PENGANTAR ........................................................................................ vii DAFTAR ISI...................................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xi

BAB I

PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ........................................................................... 1 1.2. Rumusan Masalah ...................................................................... 3 1.3. Tujuan Penelitian ........................................................................ 3 1.4. Manfaat Penelitian ...................................................................... 4

BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi Akuntansi........................................................ 5 2.2. Sistem Akuntansi Penjualan........................................................ 5

BAB III METODE PENELITIAN 3.1 3.2 3.3 3.4 Lokasi Penelitian......................................................................... 25 Objek Penelitian .......................................................................... 25 Metode Pengumpulan Data ......................................................... 26 Teknik Analisis data.................................................................... 27

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian ............................................................................ 28

4.1.1. ................................................................................. Sej arah Perusahaan............................................................... 28 4.1.2. ................................................................................. Str uktur Organisasi .............................................................. 29 4.1.3. ................................................................................. Ke giatan Usaha .................................................................... 35 4.1.4. ................................................................................. Sist em Akuntansi Penjualan Motor Kredit Pada PT. Asli Motor Klaten .............................................................................. 37 4.1.5. ................................................................................. Sist em Akuntansi Penjualan Motor Tunai Pada PT. Asli Motor Klaten .............................................................................. 51 4.2 Pembahasan.................................................................................. 63 4.2.1. Kelebihan-kelebihan yang terdapat pada sistem akuntansi penjualan motor di PT. Asli Motor Klaten...................... 63 4.2.2. Kekurangan-kekurangan yang terdapat pada sistem akuntansi penjualan motor di PT. Asli Motor Klaten ..... 65

BAB V PENUTUP 5.1. Simpulan ...................................................................................... 86 5.2. Saran............................................................................................. 87

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 89 LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR Gambar Halaman

a. Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai .............................................................. 16 b. Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai .............................................................. 18 c. Struktur Organisasi PT. Asli Motor Klaten .................................................. 30 d. Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit PT. Asli Motor Klaten ........................ 50 e. Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai PT. Asli Motor Klaten ......................... 62 f. Rancangan Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai PT. Asli Motor Klaten ...... 79 g. Rancangan Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit PT. Asli Motor Klaten ..... 80

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah Perkembangan pengetahuan dan teknologi yang sangat besar

menimbulkan persaingan yang ketat dalam dunia usaha. Dalam mempertahankan kelangsungan hidup dan untuk mencapai tujuan khususnya, perusahaan memerlukan penyediaan informasi yang cukup. Sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan mempunyai manfaat dan peranan yang penting dalam tercapainya tujuan perusahaan. Sistem akuntansi tidak hanya untuk mencatat transaksi keuangan yang telah terjadi saja, akan tetapi mempunyai peranan yang penting dalam melaksanakan bisnis perusahaan. Penyusunan sistem informasi akuntansi disesuaikan dengan situasi, kondisi, dan kebutuhan perusahaan. Dalam menjalankan usahanya perusahaan mempunyai tujuan utama untuk memperoleh laba sebesar-besarnya. Perusahaan memperoleh laba dari kegiatan pokok perusahaan yaitu penjualan barang atau jasa yang dihasilkannya. Penjualan barang dan jasa perusahaan dapat dilakukan melalui penjualan tunai dan penjualan kredit. PT. Asli Motor Klaten merupakan sebuah perusahaan dagang, yaitu perusahaan yang kegiatan utamanya adalah membeli barang (produk jadi) dan menjualnya kembali kepada para konsumen (Al. Haryono Jusup, 2003:323). Perusahaan-prusahaan dagang dapat dibedakan antara pedagang besar dan pedagang eceran. Pedagang besar (grosir) biasanya membeli barang langsung dari

pabrik penghasil barang tersebut (produsen), sedangkan pedagang-pedagang kecil membeli barang dari grosir untuk kemudian menjual kembali barang tersebut kepada konsumen dengan harga eceran. PT. Asli Motor Klaten adalah sebuah perusahaan yang kegiatan utamanya melakukan penjualan sepeda motor merk Honda baik motor baru maupun motor bekas. Untuk meningkatkan volume penjualan, perusahaan mengambil kebijakan dengan tidak hanya melakukan penjualan secara tunai, tetapi juga dengan penjualan kredit. Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Penjualan secara kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan harus menagih kepada pembeli tersebut. Transaksi penjualan dalam sebuah perusahaan dilakukan dengan berbagai tahap dan proses dengan melibatkan beberapa fungsi atau bagian yang terkait yang menangani prosedur-prosedur dan pencatatan akuntansinya. Dengan demikian akan mudah sekali terjadi kemungkinan penyimpangan atau kesalahan yang dapat merugikan perusahaan, misalnya adanya penjualan motor kepada orang yang tidak memenuhi syarat kredit sehingga akan menimbulkan adanya piutang tak tertagih. Berkaitan dengan pelaksanaan sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten belum menunjukkan kualitas yang baik, karena dalam penerapannya masih terdapat sedikit kelemahan antara lain yaitu adanya perangkapan tugas pada beberapa bagian. Perangkapan fungsi tersebut terdapat pada bagian penjualan, pada bagian ini terdapat tiga bagian sekaligus yaitu bagian

penjualan, bagian kredit, dan bagian gudang. Mengingat bahwa penjualan merupakan hal yang penting bagi PT. Asli Motor Klaten sebagai salah satu pendapatan terbesar, serta untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas khususnya mengenai sistem akuntansi penjualan motor baru pada PT. Asli Motor Klaten sendiri (bukan leasing) maka penulis tertarik untuk memberikan uraian tentang penerapan sistem akuntansi penjualan motor pada perusahaan tersebut dengan mengambil judul penelitian ”SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN MOTOR PADA PT. ASLI MOTOR KLATEN”.

1.2. Rumusan Masalah Dalam suatu penelitian terlebih dahulu harus menentukan permasalahan. Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten? 2. Apa kelebihan dan kekurangan sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten? 3. Bagaimana sistem penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten setelah diperbaiki?

1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan pada perumusan masalah di atas, maka tujuan pelaksanaan penelitian adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui gambaran tentang sistem informasi akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten.

2. Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten. 3. Mendisain ulang sistem penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten

1.4. Manfaat Penelitian Di samping tujuan tersebut di atas, penyusunan tugas akhir ini juga mempunyai manfaat sebagai berikut: 1. Bagi Penulis Dapat menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis mengenai peran sistem akuntansi penjualan pada perusahaan dagang dan mengenai masalah-masalah yang terjadi khususnya yang berhubungan dengan sistem akuntansi penjualan pada perusahaan dagang. 2. Bagi PT.Asli Motor Klaten Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat memberikan gambaran yang jelas serta sebagai bahan masukan dan pertimbangan untuk mendukung pengembangan usaha perusahaan khususnya dalam mengorganisir sistem akuntansi penjualan motor. 3. Bagi Universitas Negeri Semarang Diharapkan dapat dijadikan sebagai informasi tambahan bagi mahasiswa khususnya yang berkaitan dengan penulisan ini dan menambah wawasan baru mengenai pemahaman sistem akuntansi penjualan.

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi (2001:2) pengertian sistem itu sendiri yaitu sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Krismiaji (2002:15) yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat. Ditinjau dari sudut kegiatannya, akuntansi didefinisikan sebagai proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan, dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi (Haryono Jusup, 2003:5). Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis (Krismiaji, 2002:4).

2.2. Sistem Akuntansi Penjualan Pengertian dari sistem akuntansi itu sendiri menurut Mulyadi, (2001:3) adalah organisasi, formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Sistem informasi akuntansi penjualan terdiri dari kelompok unsur sebagai berikut:

1. Fungsi yang terkait Menurut Mulyadi (2001:211), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Fungsi Penjualan Dalam sistem penjualan kredit, fungsi penjualan bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi penting yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan menentukan dari gudang mana barang tersebut akan dikirim, dan mengirim surat order pengiriman. b. Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman Dalam sistem penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi dari pihak yang berwenang.

e. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. f. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit, membuat dan mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. Menurut Mulyadi (2002:41) fungsi ini bertanggung jawab mencatat transaksi penjualan kredit dan penjualan tunai dalam jurnal penjualan, dan transaksi retur penjualan, pencadangan kerugian piutang, dan penghapusan kerugian piutang dalam jurnal umum. Sedangkan dalam pelaksanaan penjualan tunai menurut Mulyadi (2001:462), fungsi yang terkait adalah sebagai berikut: a. Fungsi Penjualan Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk pembayaran harga barang ke fungsi kas. Sedangkan menurut Mulyadi (2002:40) dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab membuat faktur penjualan tunai yang memungkinkan fungsi penerimaan kas menerima kas dari customer dan merupakan perintah kepada fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada customer.

b. Fungsi kas Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. c. Fungsi Gudang Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus dan menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli. e. Fungsi Akuntansi Dalam sistem penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan. 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:214) adalah sebagai berikut: a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan informasi seperti yang tertera di atas surat order pengiriman tersebut. b. Faktur dan Tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.

c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. d. Bukti Memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu Sedangkan dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (2001:463) adalah sebagai berikut: a. Faktur Penjualan Tunai dan Tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kasa. b. Pita Register Kas Pita register kas ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. c. Credit Card Sales Slip Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit, dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan juga berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit. d. Bill of Lading Bill of Lading merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada

perusahaan angkutan umum. e. Faktur Penjualan COD (Cash on Delivery) Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD dan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan. f. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti setor ke bank. g. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Jurnal Penjualan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom untuk mencatat penjualan. b. Kartu Piutang. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. c. Kartu Persediaan. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu Gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan

persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. e. Jurnal Umum. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut: a. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. b. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan baik tunai maupun kredit. c. Jurnal Umum Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. d. Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. e. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. 4. Informasi yang Diperlukan Manajemen Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan secara

kredit adalah sebagai berikut: a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli. e. Kuantitas produk yang dijual. f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. g. Otorisasi pejabat yang berwenang Sedangkan informasi yang umumnya diperlukan oleh menajemen dari penjualan tunai adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2001:462): a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai. e. Kuantitas produk yang dijual f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan g. Otorisasi pejabat yang berwenang. 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut:

a. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagi fungsi yang lain. b. Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur persetujuan kredit, fungsi penjualan meminta persertujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu ke fungsi kredit. c. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur pengiriman, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. d. Prosedur Penagihan Dalam prosedur penagihan, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. e. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur pencatatan piutang, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan

tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. f. Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur distribusi penjualan ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. g. Prosedur Pencatatan harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga

pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem dari penjualan tunai menurut Mulyadi (2001:469) adalah sebagai berikut: a. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli membayar harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahakan kepada pembeli. b. Prosedur penerimaan Kas Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap ”lunas” pada faktur penjualan tunai kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman. c. Prosedur Penyerahan Barang Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi

penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank. Dalam prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam

jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas. g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. 6. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan

a. Gambar Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai

Bagian Order Penjualan
Mulai 1

Bagian kas

Bagian Gudang
2 3

Bagian Pengiriman
4

Menerima order dari pembeli

1 FPT

Mengisi bukti setor bank

2 FPT

PRK 1 FPT FPT

2

Mengisi faktur penjualan tunai

Menerima uang dari pembeli

3 FPT FPT Bukti setor 1 bank 2

Kartu Gudang

Membanding kan FPT lb 1 dan lb 2

3 FPT FPT FPT 1 2

Mengopera sikan register kas

Menyetor kas ke bank

Menyerahkan barang Menyerahkan barang kepada pembeli

PRK 1 FPT 3 FPT 2 FPT Bukti setor 1 bank 2 FPT

2 2 FPT FPT Bersana barang PRK Bersana barang sebagai slip pembungkus 1

Via pembeli 1 N 3 Bersana uang 4

FPT = Faktur penjualan tunai PRK = Pita register kas

Diserahkan ke bank

5 N

6

Untuk pembeli

Sumber: Mulyadi, (2001:476)

Gambar a. Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai

Bagian Jurnal
6 4 8

Bagian Kartu Persediaan
7

PRK FPT 1

Bukti setor bank

RHPP Bukti Memorial

PRK FPT 1

Kartu Perrsediaan N Jurnal Penjualan Jurnal pengiriman kas Jurnal Umum Membuat rekapitulasi HPP N 7 T RHPP Selesai Secara periodik

Membuat bukti memorial

RHPP = Rekapitulasi harga pokok penjualan

RHPP Bukti Memorial

Sumber: Mulyadi, (2001:477)

8

Gambar a. Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai (Lanjutan)

7. Unsur Pengendalian Intern Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:221) adalah sebagai berikut: Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas 4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir serta order pengiriman. 2. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan

membubuhkan tanda tangan pada credit copy. 3. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap ”sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. 4. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. 5. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.

6. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk dan memo kredit). 7. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. Praktik yang Sehat 1. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 3. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. 4. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penjualan tunai, unsur pokok pengendalian intern dijabarkan sebagai berikut: (Mulyadi, 2001:470-471) Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas 2. Fungsi penerimaan kas terpisah dari fungsi akuntansi 3. Fungsi penyerahan barang harus terpisah dari fungsi akuntansi

4. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi operasi dan fungsi penyimpan uang dan barang. 5. Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. 2. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. 3. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. 4. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. 5. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotortisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. Praktik yang Sehat 1. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya. 3. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secar periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

BAB III METODE PENELITIAN

3.1

Lokasi Penelitian Lokasi penelitian Tugas Akhir ini dilaksanakan pada PT. Asli Motor

Kabupaten Klaten yang beralamat di Jalan Pemuda No. 153 Klaten.

3.2

Objek Penelitian Menurut Arikunto (2002:96), definisi dari objek penelitian merupakan

objek yang menjadi titik perhatian suatu penelitian. Dalam penelitian ini penulis menitikberatkan objek penelitian mengenai pelaksanaan sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten, baik secara kredit maupun tunai khususnya mengenai: 1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten 2. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten 3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten 4. Sistem pengendalian intern sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten 5. Prosedur dan jaringan subsistem yang membentuk sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten

3.3

Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian untuk

penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Metode Observasi Dalam pengertian psikologik, observasi atau yang disebut pula dengan pengamatan meliputi kegiatan pemuatan perhatian terhadap sesuatu obyek dengan menggunakan seluruh alat indera. Jadi observasi dapat dilakukan melalui penglihatan, penciuman, pendengaran, peraba, dan pengecap (Arikunto, 2002:133). Secara umum, observasi adalah pengamatan langsung suatu obyek yang akan diteliti yang dilakukan dalam waktu singkat dan digunakan untuk memperoleh gambaran mengenai keadaan obyek penelitian. Dalam penelitian ini, penulis melakukan pengamatan secara langsung terhadap sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor Klaten. 2. Metode Wawancara Wawancara sering juga disebut sebagai metode interviu, yaitu sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara (interviewer) untuk memperoleh informasi dari terwawancara (interviewee) (Arikunto, 2002:133). Dalam penelitian ini, penulis melakukan wawancara secara langsung dengan bagian akuntansi, keuangan, serta bagian lain yang berkaitan dengan sistem akuntansi penjualan motor pada PT. Asli Motor. 3. Metode Dokumentasi Dalam melaksanakan metode ini, peneliti menyelidiki benda-benda tertulis seperti buku-buku, majalah, dokumen, peraturan-peraturan, rotulen

rapat, catatan harian, dan sebagainya (Arikunto, 2002:135). Dalam metode dokumentasi ini penulis memanfaatkan data yang tersedia dalam bentuk dokumen sebagai sumber informasi.

3.4

Teknik Analisis Data Analisa data yang digunakan adalah secara kualitatif, yaitu penggambaran

dengan kata-kata atau kalimat yang dipisah-pisahkan menurut kategori untuk memperoleh kesimpulan. Proses analisis data meliputi kegiatan menelaah seluruh data yang tersedia dari berbagai sumber yang diperoleh. Penulis juga melakukan perbandingan antara teori secara umum dengan kenyataan yang terjadi di lapangan yang disusun secara sistematis dalam bentuk tugas akhir.

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1.

Hasil Penelitian

4.1.1. Sejarah Perusahaan PT. Asli Motor Klaten merupakan sebuah perusahaan dagang yang kegiatan utamanya melakukan penjualan sepeda motor baik motor bekas maupun motor baru khususnya merk Honda. penjualan tersebut dilakukan secara tunai, kredit, maupun kredit melalui leasing. Untuk penjualan kredit secara leasing ini dalam hal pendanaan perusahaan telah bekerja sama dengan FIF, WOM dan ADIRA. PT. Asli Motor didirikan oleh Bapak Purnomo Budi Santoso pada tahun 1979 dengan berlokasi di Jalan Pemuda No. 153 Klaten. Pemilihan lokasi tersebut berada di tempat strategis dan lingkungan masyarakat yang produktif sehingga usaha yang dijalankan dapat berjalan dengan baik. Sebelum mendirikan PT. Asli Motor, Bapak Purnomo telah cukup lama bergerak di bidang ini. Mulai dari penjualan sebuah sepeda motor bekas hingga mendirikan show room Yamaha. Dengan memanfaatkan peluang bisnis yang ada beliau memutuskan beralih membuka show room Honda dan menutup show room Yamaha. Tahun demi tahun usaha yang dijalankan dengan bendera Asli Motor ini terus mengalami perkembangan. Nama Asli Motor dipilih dengan maksud keaslian segala hal adalah yang utama mulai dari mutu produk, mutu pelayanan, hingga mutu dari sebuah niat pemiliknya untuk memuaskan konsumen. PT. Asli Motor berubah status dari usaha dagang menjadi Perseroan Terbatas pada tahun

1997. Perubahan status tersebut diharapkan dapat memperluas cakupan bisnis perusahaan dan membuka lapangan pekerjaan yang luas bagi masyarakat. Memasuki usia ke-26 PT. Asli Motor telah mengalami perkembangan yang sangat pesat dibuktikan dengan telah dimilikinya enam cantor cabang yang terletak di KLaten, Bantul, dan Cilacap serta telah dikembangkannya kegiatan usaha antara lain pengadaan arisan motor dan mobil, penjualan barang-barang elektronik dan rumah tangga, dibukanya koperasi simpan pinjam, dan PT. Asli Motor Klaten sendiri telah memiliki sekitar 217 karyawan.

4.1.2. Struktur Organisasi Pengorganisasian dalam perusahaan bertujuan agar pekerjaan dapat diatur dan didistribusikan kepada karyawan perusahaan sehingga dapat diselesaikan secara efektif dan efisien. Setiap perusahan memiliki bentuk struktur organisasi yang berbeda sesuai dengan kebutuhan dan bentuk perusahaan serta faktor-faktor yang mempengaruhinya. Faktor-faktor yang mempengaruhi adalah tenaga kerja, manajemen, dan jenis kegiatan yang dilakukan perusahaan. 1. Bagan Organisasi Bentuk bagan organisasi yang digunakan PT. Asli Motor Klaten adalah bagian organisasi fungsional yaitu bagan organisasi yang memberikan gambaran bahwa pemberian tugas dan wewenang disusun menurut fungsifungsi pekerjaan tertentu, dijabarkan dan dialokasikan menurut kebutuhan dan ruang yang ada dalam perusahan. Adapun bagan organisasi yang digunakan oleh PT. Asli Motor Klaten dapat dilihat pada Gambar c. berikut:

2. Diskripsi Jabatan Tugas dan wewenang dari masing-masing bagian akan dijabarkan sebagai berikut: a. Dewan Komisaris Dewan Komisaris mempunyai tugas mewakili para pemegang saham untuk melakukan pengawasan mengenai kegiatan-kegiatan perusahaan yang dilakukan oleh direksi dan semua pegawainya. b. Direktur Utama Direktur Utama mempunyai tugas sebagai berikut: 1) mengkoordinir direktur-direktur lain 2) memimpin perusahaan 3) melakukan kegiatan usaha untuk mencapai tujuan c. Wakil Direktur Wakil Direktur mempunyai tugas membantu direktur utama dalam melaksanakan tugas. d. Sekretaris Sekretaris bertugas membantu direktur dan wakil direktur dalam melaksanakan tugas seperti membuat agenda, menyiapkan surat-surat, dan sebagainya. e. Internal Audit Internal audit bertugas untuk mengaudit semua bagian termasuk laporan keuangan dalam perusahaan. f. Departemen Akuntansi Departemen Akuntansi mempunyai tugas memberi laporan akuntansi

secara periodik kepada direksi dan mengkoordinasi devisi akuntansi sehari-hari. Departemen akuntansi terdiri dari: 1) Bagian Bukti Arsip. Bagian ini bertugas untuk mengarsipkan dokumen-dokumen yang diperlukan oleh Departemen Akuntansi. 2) Bagian Persediaan. Bagian ini bertugas untuk mencatat mutasi persediaan dalam kartu persediaan. 3) Bagian Laporan Keuangan Cilacap. Bagian ini bertugas untuk mengecek laporan keuangan untuk show room Cilacap. 4) Bagian Laporan Keuangan Klaten. Bagian ini bertugas untuk membuat laporan keuangan untuk show room Klaten. 5) Bagian Laporan Pajak dan PPN dan SSP. Bagian ini bertugas untuk membuat laporan pajak, PPN, dan SSP. 6) Bagian Hitung Spare Part. Bagian ini bertugas untuk melakukan pencatatan terhadap mutasi spare part. g. Departemen Humas Departeman Humas mempunyai tugas sebagai public relation dari perusahaan yaitu mengurusi hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan sosial perusahaan. h. Departemen Marketing Departemen Marketing mempunyai tugas membuat program Marketing dan penjualan produk. Departemen Marketing terdiri dari: 1) Bagian Intern. Bagian ini bertugas melayani pembeli yang datang ke dealer, memeriksa dan memberikan otorisasi kredit dan membuatkan faktur yang berhubungan dengan penjualan motor di show room.

2) Bagian Ekstern. Bagian ini bertugas untuk melakukan promosi sepeda motor ke luar perusahaan. i. Departemen Mekanik Departemen Mekanik mempunyai tugas membawahi perbengkelan dan menyediakan spare part kendaraan bermotor. Bagian ini terdiri dari: 1) Bagian Servis. Bagian ini bertugas untuk memberikan pelayanan jasa servis sepeda motor. Bagian ini juga terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut ini: 1. Pre Delivery Inspection (PDI), yang bertugas untuk mengecek, mempersiapkan sepeda motor sebelum diserahkan kepada driver untuk dikirim ke pembeli. 2. Font Desk, yang bertugas untuk menerima pendaftaran servis sepeda motor. 3. Final Desk, yang bertugas untuk mengecek sepeda motor yang telah diservis oleh mekanik sebelum diserahkan ke pembeli. 4. Mekanik, yang bertugas untuk melakukan perbaikan atau servis sepeda motor. 5. Claim, yang bertugas untuk menerima keluhan tentang kerusakan sepeda motor baik setelah diterima dari Astra maupun sebelum diserahkan ke pembeli. 6. Administrasi, yang bertugas untuk menerima pembayaran atas jasa perbaikan atau servis yang telah dilakukan perusahaan. 2) Bagian Spare Part. Bagian ini terdiri dari empat bagian yaitu: 1. Counter Sales, bertugas memberikan pelayanan kepada pembeli

seputar informasi spare part. 2. Stock, bertugas untuk melakukan pencatatan mutasi spare part dan membuat laporan penjualan spare part. 3. Marketing, bertugas untuk melayani penjualan spare part. 4. Administrasi yang bertugas mencatat dan menerima pembayaran atas penjualan spare part. j. Departemen Keuangan Departemen Keuangan mempunyai tugas mengkoordinasi pemasukan dan pengeluaan uang untuk mendukung operasional perusahaan dalam mencapai tujuan. Departemen Keuangan terdiri dari: 1) Bagian Penerimaan Kas. Bagian ini mempunyai tugas menerima semua pemasukan kas dalam perusahaan untuk mendukung

operasional perusahaan dalam mencapai tujuan. 2) Bagian Pengeluaran Kas. Bagian ini mempunyai tugas untuk mengkoordinasi semua pengeluaran kas dari kegiatan operasional perusahaan. k. Departemen Pendanaan Departemen Pendanaan terdiri dari empat bagian, yaitu: 1) Bagian Angsuran, yang bertugas melakukan pencatatan piutang dan angsuran dari debitur. 2) Bagian Kolektor, bagian ini bertugas melakukan pencatatan angsuran dan menangani kredit macet dalam hal penagihan. 3) Bagian BPKB, bagian ini bertugas untuk mengurusi pembuatan BPKB dan STNK.

4) Bagian Pelimpahan BPKB, bagian ini bertugas untuk mengurusi pelimpahan BPKB sebagai anggunan dalam peminjaman uang ke bank. l. Departemen Personalia Departemen Personalia terdiri dari empat bagian, yaitu: 1) Bagian Personal. Bagian ini bertugas dalam hal administrasi perusahaan, perekrutan karyawan, dan penempatan karyawan. 2) Bagian Maintenance. Bagian ini bertugas untuk mengkoordinasi: 1. Satpam, yang bertugas untuk menjaga keamanan perusahaan dan mengawasi keluar masuknya sepeda motor dalam perusahaan. 2. Driver, yang bertugas untuk mengirimkan barang ke show room cabang dan kepada pembeli. 3. Cleaning Service, yang bertugas untuk membersihkan lingkungan dalam perusahaan. 3) Bagian Human Resource and Development (HRD). Bagian ini bertugas dalam pengembangan sumber daya staf dan karyawan perusahaan. 4) Bagian Legal. Bagian ini bertugas menyelesaikan kasus-kasus dan masalah ekstern dan intern perusahaan.

4.1.3. Kegiatan Usaha Dengan semakin berkembangnya usaha yang dijalankan saat ini, selain membuka usaha penjualan sepeda motor PT. Asli Motor juga telah mengembangkan usahanya menjadi 10 kegiatan usaha yaitu:

1. Penjualan sepeda motor dengan merek Honda PT. Asli Motor menyediakan berbagai tipe merek Honda baik bebek maupun Sport yang kualitas dan keasliannya terjamin. 2. Penjualan sepeda motor bekas atau tukar tambah Melayani penjualan sepeda motor bekas dan tukar tambah segala tipe motor merek Honda. 3. Penjualan sepeda motor secara kredit Melayani penjualan secara kredit baik kredit langsung maupun kredit melalui Leasing. Dalam hal pendanaan, perusahaan telah bekerja sama dengan FIF, WOM, dan ADIRA. 4. Membuka fasilitas pemeliharaan sepeda motor Memberikan pelayanan jasa kepada pelanggan dengan memberikan fasilitas pemeliharaan sepeda motor dengan mekanik-mekanik yang sudah terlatih dan menyediakan suku cadang asli Honda yang didatangkan dari Astra. 5. “ARMOT” Mengadakan program arisan motor dengan kelebihan angsuran lebih ringan. Program ini telah berbadan hukum sehingga kelangsungannya tetap terus terjamin. 6. “ARMOB˝ Program Armob ini tidak jauh berbeda dengan Armot, program ini disajikan dalam bentuk arisan dengan produk mobil. 7. Kospin “ASLI˝ Merupakan koperasi simpan pinjam yang dikelola tenaga ahli untuk membantu kebutuhan konsumen dengan moto “Solusi Jitu Kebutuhan Anda˝.

8. Melayani jasa BBN Melayani Pembuatan SIM, Pajak ulang, dan Mutasi. 9. Penjualan barang elektronik rumah tangga Menyediakan berbagai jenis barang-barang elektronik rumah tangga 10. Forever Young Usaha ini merupakan usaha MLM Asli Motor. Forever Young melayani kebutuhan kosmetik, obat-obatan, kebutuhan rumah tangga, hingga kebutuhan pertanian.

4.1.4. Sistem Akuntansi Penjualan Motor Kredit Pada PT. Asli Motor Klaten PT. Asli Motor Klaten dalam menjalankan transaksi penjualan kredit melalui sistem informasi akuntansi berikut ini: 1. Bagian yang Terkait Bagian yang terkait dalam transaksi penjualan kredit pada PT. Asli Motor Klaten adalah sebagai berikut: a. Bagian Marketing Intern. Dalam transaksi penjualan kredit, bagian Marketing Intern bertugas memberikan pelayanan kepada pembeli yang datang, memeriksa status kredit, dan apabila telah memenuhi syarat-syarat kredit kemudian bagian Marketing Intern memberikan otorisasi kredit, serta membuatkan nota penjualan, surat jalan, surat keluar dan surat serah terima barang. Bagian Marketing Intern juga bertanggung jawab untuk membuat kartu gudang berdasarkan penghitungan fisik secara langsung di gudang.

b. Bagian Penerimaaan Kas Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berada dibawah Departemen Keuangan yang bertanggung jawab untuk membuatkan kwitansi atas penerimaan kas dari bagian Marketing Intern dan menyetorkan uang ke bank secara periodik (setiap hari). c. Bagian Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, bagian akuntansi bertugas untuk membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan mencatat transaksi rincian mutasi barang ke dalam kartu persediaan berdasarkan nota penjualan lembar kelima. d. Bagian Kolektor Dalam transaksi penjualan kredit, bagian kolektor bertugas membuat kartu angsuran yang digunakan oleh pembeli sebagai bukti telah melakukan pembayaran uang muka, pencatatan uang muka ke dalam kartu angsuran dilakukan berdasarkan nota penjualan lembar kedua yang diterima dari bagian Marketing Intern. e. Bagian Servis Dalam transaksi penjualan kredit, bagian Servis bertugas mengambil sepeda motor yang telah dipilih oleh pembeli dari show room, dan mengecek kendaraan untuk diserahkan ke bagian Driver. f. Bagian Driver Bagian ini bertugas mengirimkan barang yang diterimanya dari bagian Servis kepada pembeli berdasrkan surat jalan, surat serah terima barang dan surat keluar, setelah menyerahkan barang, bagian ini meminta tanda

tangan pembeli pada surat serah terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima oleh pembeli. g. Bagian BPKB Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini menerima nota penjualan dari Bagian Marketing Intern dan bertanggung jawab membuat surat permohonan faktur ke Astra yang akan digunakan untuk mengurus pembuatan STNK dan BPKB. Selanjutnya, STNK akan diserahkan ke bagian Marketing Intern untuk diserahkan kepada pembeli dan mengarsipkan BPKB sampai pembayaran dilunasi. h. Bagian Angsuran Bagian angsuran bertanggung jawab untuk membuat kartu piutang berdasarkan nota penjualan lembar kedua dari bagian Kolektor, dan melakukan pencatatan pembayaran angsuran dari pembeli. 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit pada PT. Asli Motor Klaten adalah sebagai berikut: a. Nota Penjualan Nota penjualan digunakan untuk mencatat transaski penjualan kredit. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern dengan rangkap lima. Lembar pertama didistribusikan ke pembeli, lembar kedua ke bagian Kolektor, lembar ketiga ke bagian BPKB, lembar keempat digunakan oleh bagian Merketing Intern sebagai arsip, dan lembar kelima didistribusikan ke bagian Penerimaan Kas, kemudian dari bagian Penerimaan Kas akan didistribusikan ke bagian Akuntansi.

b. Surat Perjanjian Sewa Beli Surat ini digunakan sebagai bukti kesepakatan antara perusahaan dengan pembeli yang berisi aturan-aturan dalam transaksi penjualan kredit. Surat perjanjian ini dibuat oleh bagian Marketing Intern dan didistribusikan ke bagian kolektor. c. Surat Kuasa Surat kuasa merupakan surat yang berisikan tentang hak perusahaan yang digunakan untuk menarik kembali kendaraan yang sudah dibeli oleh pembeli apabila tidak bisa melunasi hutangnya kepada perusahaan. Surat Kuasa ini juga dibuat oleh bagian Marketing Intern untuk didistribusikan ke bagian Kolektor. d. Surat Jalan Surat jalan digunakan sebagai bukti pengiriman barang yang telah dilaksanakan oleh bagian Driver kepada pembeli. Surat Jalan ini juga digunakan sebagai surat perintah kepada bagian Servis untuk mengecek kendaraan sebelum dikirim ke pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern rangkap dua dan didistribusikan ke bagian Servis. e. Surat Serah Terima Barang Surat serah terima barang digunakan sebagai bukti penyerahan barang oleh Driver dalam melaksanakan tugasnya mengirimkan dan meyerahkan barang kepada pembeli. Surat ini juga digunakan sebagai surat perintah kepada bagian Servis untuk mengecek kendaraan sebelum dikirim ke pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern dengan rangkap dua untuk didistribusikan ke bagian Servis.

f. Surat Keluar Surat Keluar merupakan surat keterangan dari bagian Marketing Intern yang digunakan oleh bagian Driver untuk mengeluarkan kendaraan dari perusahaan. Dokumen ini didistribusikan ke bagian Servis, dari bagian Servis kemudian ke bagian Driver, selanjutnya ke bagian Satpam. g. Kwitansi Dalam transaksi penjualan kredit, dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran uang muka dari pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Penerimaan Kas untuk diserahkan ke pembeli melalui bagian Marketing Intern. h. Bukti Setor Bank Bukti Setor Bank digunakan sebagai bukti penyetoran uang oleh bagian Penerimaan Kas ke bank. Dokumen ini di buat oleh bagian Penerimaan Kas untuk diarsipkan. i. Surat Permohonan Faktur Surat Permohonan Faktur digunakan untuk meminta faktur yang berisi keterangan dari Astra atas pembelian resmi sepeda motor. Faktur yang diterima dari Astra tersebut digunakan untuk pembuatan STNK dan BPKB. Dokumen ini dibuat oleh bagian BPKB untuk dikirimkan ke Astra. j. Kartu Angsuran Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat angsuran pelanggan yang dilakukan oleh bagian angsuran. Kartu angsuran ini dibuat oleh bagian Kolektor berdasarkan nota penjualan untuk diserahkan kepada pembeli yang digunakan sebagai bukti telah melakukan pembayaran angsuran.

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit pada PT. Asli Motor Klaten adalah sebagai berikut: a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan nota penjualan lembar kelima yang diterima dari bagian Penerimaan Kas. Jurnal umum ini dibuat oleh bagian Akuntansi. b. Jurnal Penerimaan Kas. Catatan akuntansi ini digunakan untuk penerimaan uang muka dari pembeli. Jurnal penerimaan kas ini dibuat oleh bagian Akuntansi berdasarkan nota penjualan. c. Kartu Gudang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. Pencatatan ke dalam kartu gudang ini diselenggarakan oleh bagian Marketing Intern berdasarkan pengecekan fisik secara langsung dari gudang. d. Laporan Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat jumlah penjualan yang dilakukan perusahaan. Pencatatan ini dilakukan oleh bagian Penerimaan Kas berdasarkan nota penjualan lembar ke lima. e. Kartu Piutang Catatan ini digunakan untuk mencatat rincian piutang perusahaan kepada tiap pelanggannya. Kartu ini dibuat oleh bagian angsuran berdasarkan nota penjualan yang diterima dari bagian Marketing Intern.

f. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi rincian mutasi persediaan barang, spesifikasi dan data-data lain mengenai barang dagangan yang berada di gudang. Kartu persediaan ini dibuat oleh bagian Akuntansi berdasarkan nota penjualan. 4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem dalam transaksi penjualan kredit pada PT. Asli Motor Klaten adalah sebagai berikut: a. Prosedur Penjualan Dalam prosedur ini, bagian Marketing Intern melayani pembeli yang datang ke Dealer, membuat kesepakatan harga, memeriksa status kredit dan memberikan otorisasi kredit. Bagian Marketing Intern kemudian membuat nota penjualan, surat perjanjian kredit, surat kuasa, surat jalan, surat serah terima barang, surat keluar, dan mendistribusikannya ke beberapa bagian yang lain untuk memungkinkan bagian lain tersebut memberikan pelayanan kepada pembeli. b. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, bagian Markerting Intern menerima pembayaran uang muka dari pembeli, bersama dengan nota penjualan lembar kelima uang pembayaran tersebut diserahkan ke bagian Penerimaan Kas, kemudian bagian Penerimaan Kas membuatkan kwitansi sebagai bukti penyerahan uang dari bagian Marketing Intern dan menyetorkan uang ke bank setiap hari serta mengarsipkan bukti setor bank berdasarkan tanggal,

menyerahkan nota penjualan ke bagian Akuntansi.

c. Prosedur Pengecekan Bagian Servis menerima surat jalan, surat serah terima barang, dan surat keluar dari bagian Marketing Intern kemudian mengambil barang yang telah dipilih oleh pembeli dari show room dan mengecek barang tersebut sebelum diserahkan ke bagian Driver untuk dikirim ke pembeli. d. Prosedur Pengiriman Bagian Driver menerima barang, surat jalan, surat serah terima barang, serta surat keluar yang diterima dari bagian Servis dan mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam dokumen tersebut. Setelah barang diserahkan ke pembeli, bagian Driver meminta tanda tangan pembeli pada surat serah terima barang dan surat jalan sebagai tanda bahwa barang telah dikirim dan diterima oleh pembeli. e. Prosedur Pencatatan Akuntansi Bagian Akuntansi menerima nota penjualan lembar kelima dari bagian Penerimaan Kas yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan. f. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, bagian Angsuran menerima nota penjualan lembar kedua dari bagian Kolektor yang digunakan sebagai dasar untuk membuat Kartu Piutang. g. Prosedur Pembuatan STNK dan BPKB Bagian BPKB menerima nota penjualan lembar ketiga dari bagian Marketing Intern yang digunakan sebagai dasar pembuatan surat permohonan faktur ke Astra. Setelah faktur dari Astra diterima digunakan

untuk mengurus STNK dan BPKB. STNK diserahkan ke bagian Marketing Intern untuk diserahkan ke pembeli dan menyimpan BPKB tersebut sampai pelunasan pembayaran kredit oleh pembeli. h. Prosedur Penagihan Bagian Kolektor menerima informasi dari bagian Angsuran untuk membuatkan surat penagihan atas keterlambatan pembayaran angsuran oleh pembeli. 5. Unsur Pengendalian Intern Unsur pokok sistem pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit pada PT. Asli Motor Klaten terdiri dari: a. Organisasi: 1) Bagian Marketing Intern terpisah dari bagian Penerimaan Kas 2) Bagian Penerimaan Kas terpisah dari bagian Akuntansi 3) Transaksi penjualan kredit dilaksanakan oleh bagian Marketing Intern, bagian Penerimaan Kas, bagian Servis, bagian Driver, bagian Akuntansi, bagian Kolektor, bagian BPKB, dan bagian Angsuran. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Penerimaan order dari pembeli dan persetujuan kredit diotorisasi oleh bagian Marketing Intern dengan membuat nota penjualan. 2) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh bagian Driver dengan cara menandatangani surat jalan dan surat serah terima barang. 3) Penetapan harga jual, syarat penjualan dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Utama, dengan penerbitan surat yang berhubungan dengan keputusan mengenai hal tersebut.

4) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen yang lengkap. 5) Pencatatan ke dalan catatan akunatansi dilaksanakan oleh bagian yang diberi tugas dan wewenang untuk melakukan pencatatan, yaitu: a. Pencatatan ke dalam kartu gudang dan laporan penjualan dilakukan oleh bagian Marketing Intern b. Pencatatan ke dalam kartu piutang dilaksanakan oleh bagian Angsuran c. Pencatatan ke dalam jurnal dan kartu persediaan dilaksanakan oleh bagian Akuntansi. d. Pencatatan ke dalam kartu angsuran dilaksanakan oleh bagian Angsuran c. Praktik yang sehat 1) Penggunaan nota penjualan bernomor urut tercetak 2) Adanya audit intern pada perusahaaan yang mengaudit semua bagian 3) Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik barang yang ada di gudang dengan jumlah barang pada kartu gudang dan kartu persediaan. 6. Uraian Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit Uraian kegiatan setiap bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Bagian Marketing Intern 1) Pembeli datang ke Dealer 2) Bagian Marketing Intern membuat kesepakatan harga 3) Memeriksa status kredit dan memberikan otorisasi kredit

4) Membuat nota penjualan sebanyak empat lembar: Lembar 1: diserahkan kepada pembeli Lembar 2: didistribusikan ke bagian Kolektor Lembar 3: didistribusikan ke bagian BPKB Lembar 4: disimpan oleh bagian Marketing Intern sebagai arsip dan digunakan sebagai dasar pembuatan kartu gudang Lembar 5: diditribusikan ke bagian Penerimaan Kas 5) Membuat surat jalan dan surat serah terima barang sebanyak dua lembar serta surat keluar sebanyak satu lembar kemudian

menyerahkannya ke bagian Servis. 6) Membuat dan meminta tanda tangan kepada pembeli pada surat perjanjian kredit dan surat kuasa kemudian menyerahkan ke bagian kolektor. 7) Menerima STNK dari bagian BPKB untuk diarsipkan sementara berdasarkan abjad sampai diambil oleh pembeli. b. Bagian Penerimaan Kas 1) Menerima nota penjualan lembar kelima dari bagian Marketing Intern bersama dengan uang muka penjualan 2) Membuat kwitansi kemudian diserahkan ke bagian Marketing Intern untuk diserahkan kepada pembeli. 3) Membuat laporan penjualan atas penjualan berdasarkan nota penjualan lembar kelima. 4) Menyetorkan uang ke bank secara periodik 5) Membuat dan mengarsipkan bukti setor bank berdasarkan tanggal

6) Menyerahkan nota penjualan lembar kelima ke bagian Akuntansi. c. Bagian Akuntansi 1) Menerima nota penjualan lembar kelima dari bagian Penerimaan Kas 2) Membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan berdasarkan nota penjualan 3) Mengarsipkan nota penjualan lembar kelima d. Bagian Kolektor 1) Menerima nota penjualan lembar kedua, surat perjanjian, dan surat kuasa dari bagian Marketing Intern 2) Membuat kartu angsuran untuk diberikan kepada pembeli 3) Mengarsipkan surat perjanjian dan surat kuasa 4) Menyerahkan nota penjualan lembar kedua ke bagian Angsuran e. Bagian BPKB 1) Menerima nota penjualan lembar ketiga dari bagian Marketing Intern 2) Membuat surat permohonan faktur ke Astra dan mengarsipkan nota penjualan lembar ketiga berdasarkan nomor 3) Menerima faktur dari Astra 4) Mengurus pembuatan STNK dan BPKB dengan faktur dari Astra 5) Mengarsipkan BPKB sementara berdasarkan tanggal dan menyerahkan STNK ke bagian Marketing Intern. f. Bagian Angsuran 1) Menerima nota penjualan lembar kedua dari bagian Kolektor 2) Membuat kartu piutang berdasarkan nota penjualan 3) Mengarsipkan nota penjualan lembar kedua

g. Bagian Servis 1) Menerima surat jalan, surat serah terima barang, dan surat keluar dari bagian Marketing Intern 2) Mengambil barang yang telah dipilih oleh pembeli 3) Mengecek sepeda motor kemudian menyerahkan barang ke bagian Driver 4) Mengarsipkan surat jalan lembar pertama h. Bagian Driver 1) Menerima barang beserta surat jalan, surat serah terima barang dan surat keluar dari bagian servis 2) Mengeluarkan barang dari perusahaan dengan menyerahkan surat keluar ke satpam 3) Mengirimkan barang ke pembeli dan meminta tanda tangan pada surat serah terima barang sebanyak dua lembar 4) Menyerahkan surat serah terima barang lembar pertama ke pembeli 5) Mengarsipkan surat jalan lembar pertama dan surat serah terima barang lembar kedua berdasarkan tanggal 7. Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit pada PT. Asli Motor Klaten Bagan alir sistem akuntansi penjualan motor kredit pada PT. Asli Motor adalah sebagai berikut:

Keterangan: 1. N P 2. S P 3. S K U 4. S J 5. SSTB 6. S K 7. B S B 8. S P F 9. R p : Nota Penjualan : Surat Perjanjian : Surat Kuasa : Surat Jalan : Surat Serah Terima Barang : Surat Keluar : Bukti Setor Bank : Surat Permohonan Faktur : Uang

4.1.5. Sistem Akuntansi Penjualan Motor Tunai Pada PT. Asli Motor Klaten PT. Asli Motor Klaten dalam menjalankan transaksi penjualan tunai melalui sistem informasi akuntansi berikut ini: 1. Bagian yang Terkait Bagian yang terkait dalam transaksi penjualan tunai pada PT. Asli Motor Klaten adalah sebagai berikut: a. Bagian Marketing Intern Dalam transaksi penjualan tunai, bagian Marketing Intern bertugas memberikan pelayanan kepada pembeli yang datang, membuat tanda terima, surat jalan, surat keluar dan surat serah terima barang. Bagian Marketing Intern juga bertanggung jawab untuk membuat kartu gudang berdasarkan penghitungan fisik secara langsung di gudang.

b. Bagian Penerimaan Kas Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini berada di bawah Departemen Keuangan yang bertanggung jawab membuatkan kwitansi atas penerimaan kas dari pembeli melalui bagian Marketing Intern, mencatat transaksi penjualan ke dalam laporan penjualan berdasarkan tanda terima lembar kedua dan mendistribusikannya ke bagian Akuntansi, kemudian

menyetorkan uang ke bank. c. Bagian Akuntansi Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini bertugas untuk membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan mencatat transaksi rincian mutasi barang ke dalam kartu persediaan berdasarkan tanda terima lembar kedua. d. Bagian Servis Dalam transaksi penjualan tunai, bagian Servis bertugas mengambil sepeda motor yang telah dipilih oleh pembeli dari show room, dan mengecek kendaraan untuk diserahkan ke bagian Driver. e. Bagian Driver Bagian ini bertugas mengirimkan barang yang diterimanya dari bagian Servis kepada pembeli berdasarkan surat jalan, surat serah terima barang dan surat keluar, setelah menyerahkan barang, bagian ini meminta tanda tangan pembeli pada surat serah terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima oleh pembeli. f. Bagian BPKB Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini menerima tanda terima dari bagian Marketing Intern dan bertanggung jawab membuat surat

permohonan faktur ke Astra yang akan digunakan untuk mengurus pembuatan STNK dan BPKB. Selanjutnya, STNK dan BPKB akan diserahkan ke bagian Marketing Intern untuk diserahkan kepada pembeli. 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai pada PT. Asli Motor Klaten adalah sebagai berikut: a. Tanda Terima Dokumen ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan tunai dan digunakan sebagai bukti pembayaran tunai dari pembeli, dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern rangkap empat, lembar pertama diserahkan kepada pembeli, lembar kedua ke bagian Penerimaan Kas, lembar ketiga ke bagian BPKB, dan lembar keempat digunakan oleh bagian Marketing Intern sebagai arsip. b. Surat Jalan Surat jalan digunakan sebagai bukti pengiriman barang yang telah dilaksanakan oleh bagian Driver kepada pembeli. Surat Jalan ini juga digunakan sebagai surat perintah kepada bagian Servis untuk mengecek kendaraan sebelum dikirim ke pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern rangkap dua dan didistribusikan ke bagian Servis. c. Surat Serah Terima Barang Surat serah terima barang digunakan sebagai bukti penyerahan barang oleh Driver dalam melaksanakan tugasnya mengirimkan dan meyerahkan barang kepada pembeli. Surat ini juga digunakan sebagai surat perintah kepada bagian Servis untuk mengecek kendaraan sebelum dikirim ke

pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern dengan rangkap dua untuk didistribusikan ke bagian Servis d. Surat Keluar Surat Keluar merupakan surat keterangan dari bagian Marketing Intern yang digunakan oleh bagian Driver untuk mengeluarkan kendaraan dari perusahaan. Dokumen ini didistribusikan ke bagian Servis, dari bagian Servis kemudian ke bagian Driver, selanjutnya ke bagian Satpam. e. Kwitansi Dokumen ini digunakan sebagai bukti penerimaan uang dari pembeli melalui bagian Marketing Intern. Dokumen ini dibuat oleh bagian Penerimaan Kas untuk diserahkan kepada pembeli. f. Bukti Setor Bank Bukti Setor Bank digunakan sebagai bukti penyetoran uang oleh bagian Penerimaan Kas ke bank. Dokumen ini di buat oleh bagian Penerimaan Kas untuk diarsipkan. g. Surat Permohonan Faktur Surat Permohonan Faktur digunakan untuk meminta faktur yang berisi keterangan dari Astra atas pembelian resmi sepeda motor. Faktur yang diterima dari Astra tersebut digunakan untuk pembuatan STNK dan BPKB. Surat Permohonan Faktur ini dibuat oleh bagian BPKB untuk dikirimkan ke Astra. 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai adalah sebagai berikut:

a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan tunai berdasarkan tanda terima yang diterima dari bagian Penerimaan Kas. b. Jurnal Penerimaan Kas Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat penerimaan uang secara tunai dari pembeli, jurnal penerimaan kas ini dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan tanda terima dari bagian Marketing Intern. c. Kartu Gudang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. Pencatatan ke dalam kartu gudang ini diselenggarakan oleh bagian Marketing Intern berdasarkan pengecekan fisik secara langsung dari gudang. d. Laporan Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat jumlah penjualan yang dilakukan perusahaan. Pencatatan ini dilakukan oleh bagian Penerimaan Kas berdasarkan tanda terima lembar kedua. e. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi rincian mutasi persediaan barang, spesifikasi dan data-data lain mengenai barang dagangan yang berada di gudang. Kartu persediaan ini dibuat oleh bagian Akuntansi berdasarkan tanda terima lembar kedua. 4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Jaringan prosedur yang membentuk sistem dalam transaksi penjualan tunai adalah sebagai berikut:

a. Prosedur Penjualan Dalam prosedur ini, bagian Marketing Intern melayani pembeli yang datang ke dealer, kemudian membuat kesepakatan harga, membuat tanda terima, surat jalan, surat keluar dan surat serah terima barang dan mendistribusikannya kepada beberapa bagian lain untuk memungkinkan bagian tersebut untuk memberikan pelayanan kepada pembeli. b. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, bagian Marketing Intern menerima pembayaran uang secara tunai atas kendaraan yang dibeli, membuat tanda terima rangkap empat kemudian didistribusikan ke beberapa bagian. Lembar pertama diserahkan kepada pembeli, lembar kedua didistribusikan ke bagian Penerimaan Kas (bersama dengan uang dari pembeli), kemudian bagian penerimaan kas membuatkan kwitansi sebagai bukti pembayaran atas barang melalui bagian Marketing Intern diserahkan kepada pembeli dan menyetorkan uang ke bank setiap hari serta mengarsipkan bukti setor bank berdasarkan tanggal, lembar ketiga didistribusikan ke bagian BPKB, dan lembar keempat disimpan oleh bagian Marketing Intern digunakan sebagai arsip. c. Prosedur Pengecekan Dalam prosedur ini, bagian Servis menerima surat jalan, surat serah terima barang, dan surat keluar dari bagian Marketing Intern kemudian mengambil barang yang telah dipilih oleh pembeli dari show room dan mengecek barang tersebut sebelum diserahkan ke bagian Driver untuk dikirim ke pembeli.

d. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, bagian Driver menerima barang, surat jalan, surat serah terima barang, serta surat keluar yang diterima dari bagian Servis dan mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam dokumen tersebut. Setelah barang diserahkan ke pembeli, bagian Driver meminta tanda tangan pembeli pada surat serah terima barang dan surat jalan sebagai tanda bahwa barang telah dikirim dan diterima oleh pembeli. e. Prosedur Pencatatan Akuntansi Bagian Penerimaan Kas menerima tanda terima lembar kedua dari bagian Marketing Intern, kemudian mencatatnya ke dalam laporan penjualan. Bagian Akuntansi menerima tanda terima lembar kedua dari bagian Penerimaan Kas yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan. f. Prosedur Pembuatan STNK dan BPKB Dalam prosedur ini, bagian BPKB menerima tanda terima lembar ketiga dari bagian Marketing Intern yang digunakan sebagai dasar pembuatan surat permohonan faktur ke Astra, setelah faktur dari Astra diterima, digunakan untuk mengurus STNK dan BPKB, kemudian STNK dan BPKB diserahkan kepada bagian Marketing Intern untuk diarsipkan sementara sampai pembeli datang mengambilnya. 5. Unsur Pengendalian Intern Unsur pokok pengendalian intern dalam sistem penjualan tunai pada PT. Asli Motor Klaten adalah sebagai berikut:

a. Organisasi: 1) Bagian Marketing Intern terpisah dari bagian Penerimaan Kas 2) Bagian Penerimaan Kas terpisah dari bagian Akuntansi 3) Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh bagian Marketing Intern, bagian Penerimaan Kas, Bagian Servis, Bagian Driver, bagian Akuntansi, dan bagian BPKB. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Penerimaan order dari pembeli dilakukan oleh bagian Marketing Intern, dengan membuat tanda terima. 2) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh bagian Driver dengan cara menandatangani surat jalan dan surat serah terima barang. 3) Penetapan harga jual dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Utama dengan penerbitan surat yang berhubungan dengan hal tersebut. 4) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen yang lengkap. 5) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilaksanakan oleh bagian yang diberi tugas dan wewenang untuk melakukan pencatatan, yaitu: a. Pencatatan ke dalam kartu gudang dilaksanakan oleh bagian Marketing Intern. b. Pencatatan ke dalam laporan penjualan dilaksanakan oleh bagian Penerimaan Kas. c. Pencatatan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan dilaksanakan oleh bagian Akuntansi.

c. Praktik yang Sehat 1) Penggunaan tanda terima yang bernomor urut tercetak 2) Adanya audit intern pada perusahaaan yang mengaudit semua bagian 3) Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik barang yang ada di gudang dengan jumlah barang pada kartu gudang dan kartu persediaan 6. Uraian Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai Uraian kegiatan setiap bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut: a. Bagian Marketing Intern 1) Pembeli datang ke Dealer 2) Bagian Marketing Intern membuat kesepakatan harga 3) Membuat tanda terima sebanyak empat lembar: lembar 1 : diserahkan kepada pembeli lembar 2 : didistribusikan ke bagian Penerimaan Kas lembar 3 : didistribusikan ke bagian BPKB lembar 4 : disimpan oleh bagian Marketing Intern digunakan sebagai arsip. 4) Membuat surat jalan dan surat serah terima barang sebanyak dua lembar serta surat keluar sebanyak satu lembar kemudian

menyerahkannya ke bagian Servis. 5) Membuat, meminta tanda tangan kepada pembeli pada surat perjanjian kredit dan surat kuasa kemudian menyerahkan ke bagian kolektor. 6) Menerima STNK dari bagian BPKB untuk diarsipkan sementara berdasarkan abjad sampai diambil oleh pembeli.

b. Bagian Penerimaan Kas 1) Menerima tanda terima lembar kedua dari bagian Marketing Intern bersamaan dengan uang atas pembayaran harga barang dari pembeli. 2) Membuat dan menyerahkan kwitansi ke bagian Marketing Intern. 3) Membuat laporan penjualan atas penjualan berdasarkan tanda terima lembar kedua. 4) Menyetorkan uang ke bank secara periodik 5) Membuat dan mengarsipkan bukti setor bank berdasarkan tanggal 6) Menyerahkan tanda terima lembar kedua ke bagian Akuntansi. c. Bagian Akuntansi 1) Menerima tanda terima lembar kedua dari bagian Penerimaan Kas 2) Membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan. 3) Mengarsipkan tanda terima lembar kedua d. Bagian BPKB 1) Menerima tanda terima lembar ketiga dari bagian Marketing Intern 2) Membuat surat permohonan faktur ke Astra dan mengarsipkan tanda terima lembar ketiga berdasarkan nomor 3) Menerima faktur dari Astra 4) Mengurus pembuatan STNK dan BPKB dengan faktur dari Astra 5) Menyerahkan BPKB dan STNK ke bagian Marketing Intern. e. Bagian Servis 1) Menerima surat jalan, surat serah terima barang, dan surat keluar dari bagian Marketing Intern

2) Mengambil barang yang telah dipilih oleh pembeli 3) Mengecek sepeda motor kemudian menyerahkannya ke bagian Driver 4) Mengarsipkan surat jalan lembar pertama f. Bagian Driver 1) Menerima barang beserta surat jalan, surat serah terima barang dan surat keluar dari bagian servis 2) Mengeluarkan barang dari perusahaan dengan menyerahkan surat keluar ke satpam 3) Mengirimkan barang ke pembeli dan meminta tanda tangan pada surat serah terima barang sebanyak dua lembar 4) Menyerahkan surat serah terima barang lembar pertama ke pembeli 5) Mengarsipkan surat jalan lembar pertama dan surat serah terima barang lembar kedua berdasarkan tanggal 7. Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai pada PT. Asli Motor Klaten Bagan alir sistem akuntansi penjualan motor tunai pada PT. Asli Motor adalah sebagai berikut:

Keterangan: 1. T T 2. S J 3. S K 4. SSTB 5. B S B 6. S P F 7. R p : Tanda Terima : Surat Jalan : Surat Keluar : Surat Serah Terima Barang : Bukti Setor Bank : Surat Permohonan Faktur : Uang

4.2

Pembahasan Berdasarkan hasil penelitian pada PT. Asli Motor Klaten maka diketahui

bagaimana sistem akuntansi penjualan motor yang diterapkan pada PT. Asli Motor Klaten. Dalam penelitian, mengetahui kelebihan dan kelemahan hádala hal yang wajar, maka dalam pembahasan ini akan diuraikan kelebihan dan kelemahan yang ada pada PT. Asli Motor Klaten. 4.2.1 Kelebihan-kelebihan yang terdapat pada sistem akuntansi penjualan motor di PT. Asli Motor Klaten 1. Transaksi penjualan baik secara kredit maupun tunai yang

dilaksanakan PT. Asli Motor Klaten tidak dilaksanakan oleh satu bagian saja, akan tetapi sudah ada pemisahan fungsi yang terkait dalam transaksi penjualan, antara lain: a. Bagian penjualan dan bagian penerimaan kas terpisah b. Bagian penerimaan kas terpisah dari bagian akuntansi Adanya pemisahan bagian-bagian tersebut diharapkan dapat

menghindari adanya kesalahan dalam pelaksanaan tugas, kecurangan dan penggelapan kas yang dapat dilakukan oleh karyawan. Sehingga kekayaan perusahaan dan ketelitian data akuntansi dapat terjamin. 2. Penggunaan nota penjualan dan tanda terima yang bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh bagian Marketing Intern. Hal tersebut dilakukan untuk mengurangi resiko terjadinya kecurangan dan penyimpangan yang dilakukan oleh karyawan yaitu adanya penjualan kendaraan tanpa disertai dokumen. 3. Adanya cek silang antara kartu gudang yang berdasarkan perhitungan jumlah fisik di gudang dengan kartu persediaan yang perhitungannya berdasarkan faktur penjualan. Cek silang tersebut dilakukan untuk menghindari adanya kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh karyawan sehingga diperoleh data yang relevan. 4. Dalam melaksanakan transaksi penjualan tunai pada PT. Asli Motor Klaten sudah melibatkan bagian-bagian yang terkait sehingga perusahaan dapat dikatakan sudah cukup baik dalam pelaksanaan penjualan tunai. Hal ini dapat dilihat dari semua bagian yang terkait seperti bagian Marketing Intern, bagian penerimaan kas, bagian servis, bagian driver, dan bagian BPKB. Sehingga kegiatan bisa berjalan dengan lancar karena semua tanggung jawab yanga sudah ada ditangani oleh masing-masing bagian. 5. Adanya otorisasi dari masing-masing bagian. Bagian Marketing Intern, ditempuh dengan cara membuat dokumen-dokumen yang terkait sehingga memungkinkan bagian lain untuk memberikan pelayanan

kepada pembeli. Bagian penerimaan kas ditempuh dengan cara membuatkan kwitansi sebagai bukti bahwa bagian kas telah menerima pembayaran dari pembeli. Bagian kolektor dan bagian angsuran ditempuh dengan cara pembuatan kartu angsuran dan kartu piutang sebagai bukti bahwa bagian tersebut telah melaksanakan tanggung jawabnya sehingga kelancaran kegiatan transaksi penjualan dapat terjamin. Bagian servis ditempuh dengan cara mengecek kendaraan sebelum diserahkan kepada pembeli. Bagian driver ditempuh dengan cara meminta tanda tangan dari pembeli pada surat serah terima barang sebagai bukti bahwa kendaraan telah diterima oleh pembeli. 6. Perusahaan telah mempunyai audit intern yang mengaudit semua bagian sehingga pencatatan akuntansi dapat terjamin.

4.2.2

Kekurangan-kekurangan yang terdapat pada sistem akuntansi penjualan di PT. Asli Motor Klaten 1. Masih terdapat perangkapan fungsi pada bagian penjualan. Pada bagian ini terdapat dua fungsi sekaligus yaitu fungsi penjualan dan fungsi kredit. Perangkapan fungsi tersebut dapat menyebabkan terjadinya piutang tak tertagih karena otorisasi kredit diberikan oleh bagian Marketing Intern yang selain bertanggung jawab sebagai bagian penjualan juga bertanggung jawab sebagai bagian kredit. 2. Pada bagian penerimaan kas tidak mempunyai bukti dokumen yang lengkap atas transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit. Bagian ini hanya mempunyai bukti atas transaksi penjualan dari

laporan penjualan yang dibuat oleh bagian ini. Dengan melihat kekurangan-kekurangan yang ada pada PT. Asli Motor Klaten terutama pada sistem akuntansi penjualan motor, maka alternatif yang dapat diambil oleh PT. Asli Motor Klaten dalam sistem akuntansi penjualan motor agar laporan keuangan perusahaan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya dan dapat membangun perusahaan agar semakin maju adalah: Bagian yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Motor Pada PT. Asli Motor Klaten, bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan motor secara kredit kurang sesuai dengan teori karena masih terdapat perangkapan fungsi, oleh karena itu bagian-bagian yang seharusnya dijalankan oleh PT. Asli Motor Klaten adalah:Bagian Marketing InternBagian ini bertanggung jawab untuk melayani pembeli yang datang, membuatkan nota penjualan, surat jalan, surat keluar dan surat serah terima barang. Bagian KreditBagian ini bertanggung jawab untuk memeriksa status kredit, dan apabila telah memenuhi syarat-syarat kredit bagian ini memberikan otorisasi kredit dengan membuatkan surat perjanjian dan surat kuasa dan mengarsipkannyaBagian Penerimaan KasDalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berada dibawah Departemen Keuangan yang bertanggung jawab untuk membuatkan kwitansi atas penerimaan kas dari bagian Marketing Intern dan menyetorkan uang ke bank secara periodik (setiap hari).Bagian

AkuntansiDalam transaksi penjualan kredit, bagian akuntansi bertugas untuk membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan mencatat transaksi rincian mutasi barang ke dalam kartu persediaan berdasarkan nota penjualan lembar kelima.Bagian KolektorDalam transaksi penjualan kredit, bagian kolektor bertugas membuat kartu angsuran yang digunakan oleh pembeli sebagai bukti

telah melakukan pembayaran uang muka, pencatatan uang muka ke dalam kartu angsuran dilakukan berdasarkan nota penjualan lembar kedua yang diterima dari bagian Marketing Intern. Selain itu bagian ini juga bertanggung jawab untuk mengarsipkan surat perjanjian dan surat kuasa dari bagian kredit.Bagian ServisDalam transaksi penjualan kredit, bagian Servis bertugas mengambil sepeda motor yang telah dipilih oleh pembeli dari show room, dan mengecek kendaraan untuk diserahkan ke bagian Driver.Bagian DriverBagian ini bertugas

mengirimkan barang yang diterimanya dari bagian Servis kepada pembeli berdasrkan surat jalan, surat serah terima barang dan surat keluar, setelah menyerahkan barang, bagian ini meminta tanda tangan pembeli pada surat serah terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima oleh pembeli.Bagian BPKBDalam transaksi penjualan kredit, bagian ini menerima nota penjualan dari Bagian Marketing Intern dan bertanggung jawab membuat surat permohonan faktur ke Astra yang akan digunakan untuk mengurus pembuatan STNK dan BPKB. Selanjutnya, STNK akan diserahkan ke bagian Marketing Intern untuk diserahkan kepada pembeli dan mengarsipkan BPKB sampai pembayaran dilunasi.Bagian AngsuranBagian angsuran bertanggung jawab untuk membuat kartu piutang berdasarkan nota penjualan lembar kedua dari bagian Kolektor, dan melakukan pencatatan pembayaran angsuran dari pembeli.Pada PT. Asli Motor Klaten tidak memiliki fungsi gudang yang secara khusus bertanggung jawab atas bagian gudang karena bagian gudang menjadi tanggung jawab bersama Departemen Marketing dan Departemen Mekanik. Oleh karena itu, pembuatan kartu gudang dilaksanakan oleh bagian Marketing Intern dan bagian servis yang menyiapkan barang yang telah dipilih oleh pembeli kemudian diantarkan

langsung oleh bagian driver ke pembeli.Sedangkan pada sistem akuntansi penjualan motor secara tunai pada PT. Asli Motor Klaten sudah sesuai dengan teori yang ada, dan sudah disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan dengan menambah bagian-bagian tertentu yang terkait dengan transaksi penjualan motor secara tunai.

1. Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Motor Pada PT. Asli Motor Klaten, dokumen yang digunakan sudah sesuai dengan teori yang ada, hanya saja masih terdapat sedikit kekurangan yaitu pada bagian penerimaan kas tidak mempunyai dokumen yang lengkap atas transaksi penjualan motor baik secara tunai maupun secara kredit. Oleh karena itu dokumen-dokumen yang seharusnya ada pada transaksi penjualan kredit adalah: a. Nota Penjualan Nota penjualan digunakan untuk mencatat transaski penjualan kredit. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern dengan rangkap enam. Lembar pertama didistribusikan ke pembeli, lembar kedua ke bagian Kolektor, lembar ketiga ke bagian BPKB, lembar keempat digunakan oleh bagian Merketing Intern sebagai arsip, lembar kelima didistribusikan ke bagian Penerimaan Kas, dan lembar keenam didistribusikan ke bagian Akuntansi. b. Surat Perjanjian Sewa Beli Surat ini digunakan sebagai bukti kesepakatan antara perusahaan dengan pembeli yang berisi aturan-aturan dalam transaksi penjualan kredit. Surat perjanjian ini dibuat oleh bagian kredit untuk diarsipkan yang sewaktu-waktu

digunakan perusahaan untuk kepentingan penarikan kendaraan apabila pembeli tidak mampu melunasi sisa angsurannya. c. Surat Kuasa Surat kuasa merupakan surat yang berisikan tentang hak perusahaan yang digunakan untuk menarik kembali kendaraan yang sudah dibeli oleh pembeli apabila tidak bisa melunasi hutangnya kepada perusahaan. Surat Kuasa ini dibuat oleh bagian kredit untuk diarsipkan yang sewaktu-waktu digunakan perusahaan untuk kepentingan penarikan kendaraan apabila pembeli tidak mampu melunasi sisa angsurannya. d. Surat Jalan Surat jalan digunakan sebagai bukti pengiriman barang yang telah dilaksanakan oleh bagian driver kepada pembeli. Surat Jalan ini juga digunakan sebagai surat perintah kepada bagian Servis untuk mengecek kendaraan sebelum dikirim ke pembeli. Surat jalan ini dibuat oleh bagian Marketing Intern rangkap dua untuk didistribusikan ke bagian Servis dan bagian driver. e. Surat Serah Terima Barang Surat serah terima barang digunakan sebagai bukti penyerahan barang oleh Driver dalam melaksanakan tugasnya mengirimkan dan meyerahkan barang kepada pembeli. Surat ini juga digunakan sebagai surat perintah kepada bagian Servis untuk mengecek kendaraan sebelum dikirim ke pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern dengan rangkap dua untuk didistribusikan ke bagian Servis. f. Surat Keluar

Surat Keluar merupakan surat keterangan dari bagian Marketing Intern yang digunakan oleh bagian driver untuk mengeluarkan kendaraan dari perusahaan. Dokumen ini didistribusikan ke bagian Servis, kemudian dari bagian servis didistribusikan ke bagian Driver, selanjutnya ke bagian Satpam sebagai bukti bahwa kendaraan tersebut telah mendapatkan otorisasi secara resmi untuk dikeluarkan dari perusahaan. g. Kwitansi Dalam transaksi penjualan kredit, dokumen ini digunakan sebagai bukti pembayaran uang muka dari pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Penerimaan Kas untuk diserahkan ke pembeli melalui bagian Marketing Intern.

h. Bukti Setor Bank Bukti Setor Bank digunakan sebagai bukti penyetoran uang oleh bagian Penerimaan Kas ke bank. Dokumen ini di buat oleh bagian Penerimaan Kas untuk diarsipkan. i. Surat Permohonan Faktur Surat Permohonan Faktur digunakan untuk meminta faktur yang berisi keterangan dari Astra atas pembelian resmi sepeda motor. Faktur yang diterima dari Astra tersebut digunakan untuk pembuatan STNK dan BPKB. Dokumen ini dibuat oleh bagian BPKB untuk dikirimkan ke Astra. j. Kartu Angsuran Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat angsuran pelanggan yang dilakukan oleh bagian angsuran. Kartu angsuran ini dibuat oleh bagian

Kolektor berdasarkan nota penjualan untuk diserahkan kepada pembeli yang digunakan sebagai bukti telah melakukan pembayaran angsuran. Sedangkan dokumen-dokumen yang seharusnya ada pada transaksi penjualan motor secara tunai pada PT. Asli Motor Klaten adalah: a. Tanda Terima Dokumen ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan tunai dan digunakan sebagai bukti pembayaran tunai dari pembeli, dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern rangkap lima, lembar pertama diserahkan kepada pembeli, lembar kedua ke bagian Penerimaan Kas, lembar ketiga ke bagian BPKB, lembar keempat digunakan oleh bagian Marketing Intern sebagai arsip dan lembar kelima didistribusikan ke bagian akuntansi.

b. Surat Jalan Surat jalan digunakan sebagai bukti pengiriman barang yang telah dilaksanakan oleh bagian Driver kepada pembeli. Surat Jalan ini juga digunakan sebagai surat perintah kepada bagian Servis untuk mengecek kendaraan sebelum dikirim ke pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern rangkap dua dan didistribusikan ke bagian Servis. c. Surat Serah Terima Barang Surat serah terima barang digunakan sebagai bukti penyerahan barang oleh Driver dalam melaksanakan tugasnya mengirimkan dan meyerahkan barang kepada pembeli. Surat ini juga digunakan sebagai surat perintah kepada bagian Servis untuk mengecek kendaraan sebelum dikirim ke pembeli. Dokumen ini

dibuat oleh bagian Marketing Intern dengan rangkap dua untuk didistribusikan ke bagian Servis d. Surat Keluar Surat Keluar merupakan surat keterangan dari bagian Marketing Intern yang digunakan oleh bagian Driver untuk mengeluarkan kendaraan dari perusahaan. Dokumen ini didistribusikan ke bagian Servis, kemudian dari bagian Servis didistribusikan ke bagian Driver, selanjutnya ke bagian satpam sebagai bukti bahwa kendaraan tersebut telah mendapatkan otorisasi secara resmi untuk dikeluarkan dari perusahaan. e. Kwitansi Dokumen ini digunakan sebagai bukti penerimaan uang dari pembeli melalui bagian Marketing Intern. Dokumen ini dibuat oleh bagian Penerimaan Kas untuk diserahkan kepada pembeli. f. Bukti Setor Bank Bukti Setor Bank digunakan sebagai bukti penyetoran uang oleh bagian Penerimaan Kas ke bank kemudian diarsipkan oleh bagian penerimaan kas. g. Surat Permohonan Faktur Surat Permohonan Faktur digunakan untuk meminta faktur yang berisi keterangan dari Astra atas pembelian resmi sepeda motor. Faktur yang diterima dari Astra tersebut digunakan untuk pembuatan STNK dan BPKB. Dokumen ini dibuat oleh bagian BPKB untuk dikirimkan ke Astra.

2. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Penjualan Motor

Penggunaan catatan akuntansi pada transaksi penjualan motor di PT. Asli Motor Klaten telah sesuai dengan teori yang ada, dan perusahaan telah

melakukan beberapa penyesuaian untuk menunjang kebutuhan dan kelancaran operasional perusahaan sehingga catatan akuntansinya dapat

dipertanggungjawabkan. Adapun penyesuaian tersebut dilakukan dengan cara membuat jurnal penerimaan kas tidak hanya pada transaksi penjualan tunai, tetapi juga pada transaksi penjualan kredit. Pembuatan jurnal ini dikarenakan pada transaksi penjualan kredit, perusahaan juga menerima kas dari pembayaran uang muka oleh pembeli sehingga catatan akuntansinya dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu, penyesuaian juga dilakukan pada pencatatan ke dalam kartu gudang yang dilaksanakan oleh bagian marketing intern dan bukan oleh bagian gudang. Hal ini dilakukan karena pada PT. Asli Motor tidak mempunyai fungsi gudang yang bertanggung jawab atas pencatatan jumlah fisik barang yang ada digudang. 3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Motor Jaringan prosedur yang membentuk sistem yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi penjualan motor secara kredit yaitu: a. Prosedur Penjualan Dalam prosedur ini, bagian Marketing Intern melayani pembeli yang datang ke Dealer, membuat kesepakatan harga, kemudian membuat nota penjualan, surat jalan, surat serah terima barang, surat keluar, dan mendistribusikannya ke beberapa bagian yang lain untuk memungkinkan bagian lain tersebut memberikan pelayanan kepada pembeli. b. Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur ini, pembeli meminta persetujuan kredit dari bagian

kredit. Kemudian bagian kredit membuatkan surat perjanjian sewa beli dan surat kuasa yang telah ditanda tangani oleh kedua belah pihak yaitu antara pembeli dengan perusahaan atas kesepakatan bersama. c. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, bagian Markerting Intern menerima pembayaran uang muka dari pembeli, bersama dengan nota penjualan lembar kelima uang pembayaran tersebut diserahkan ke bagian Penerimaan Kas, kemudian bagian Penerimaan Kas membuatkan kwitansi sebagai bukti penyerahan uang dari bagian Marketing Intern dan menyetorkan uang ke bank setiap hari serta mengarsipkan bukti setor bank berdasarkan tanggal. d. Prosedur Pengecekan Bagian Servis menerima surat jalan, surat serah terima barang, dan surat keluar dari bagian Marketing Intern kemudian mengambil barang yang telah dipilih oleh pembeli dari show room dan mengecek barang tersebut sebelum diserahkan ke bagian Driver untuk dikirim ke pembeli. e. Prosedur Pengiriman Bagian Driver menerima barang, surat jalan, surat serah terima barang, serta surat keluar yang diterima dari bagian Servis dan mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam dokumen tersebut. Setelah barang diserahkan ke pembeli, bagian Driver meminta tanda tangan pembeli pada surat serah terima barang dan surat jalan sebagai tanda bahwa barang telah dikirim dan diterima oleh pembeli. f. Prosedur Pencatatan Akuntansi Bagian akuntansi menerima nota penjualan lembar keenam dari bagian

marketing intern yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan. g. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, bagian angsuran menerima nota penjualan lembar kedua dari bagian kolektor yang digunakan sebagai dasar pembuatan kartu piutang. h. Prosedur Pembuatan STNK dan BPKB Bagian BPKB menerima nota penjualan lembar ketiga dari bagian Marketing Intern yang digunakan sebagai dasar pembuatan surat permohonan faktur ke Astra. Setelah faktur dari Astra diterima digunakan untuk mengurus STNK dan BPKB. STNK diserahkan ke bagian Marketing Intern untuk diserahkan ke pembeli dan menyimpan BPKB tersebut sampai pelunasan pembayaran kredit oleh pembeli.

i. Prosedur Penagihan Bagian Kolektor menerima informasi dari bagian Angsuran untuk membuatkan surat penagihan atas keterlambatan pembayaran angsuran oleh pembeli. Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi penjualan motor secara tunai yaitu: a. Prosedur Penjualan Dalam prosedur ini, bagian Marketing Intern melayani pembeli yang datang ke dealer, kemudian membuat kesepakatan harga, membuat tanda terima, surat jalan, surat keluar dan surat serah terima barang dan

mendistribusikannya kepada beberapa bagian lain untuk memungkinkan bagian tersebut untuk memberikan pelayanan kepada pembeli. b. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, bagian Marketing Intern menerima pembayaran uang secara tunai atas kendaraan yang dibeli, membuat tanda terima rangkap lima kemudian didistribusikan ke beberapa bagian. Lembar pertama diserahkan kepada pembeli, lembar kedua didistribusikan ke bagian Penerimaan Kas (bersama dengan uang dari pembeli), kemudian bagian penerimaan kas membuatkan kwitansi sebagai bukti pembayaran atas barang melalui bagian Marketing Intern diserahkan kepada pembeli dan menyetorkan uang ke bank setiap hari serta mengarsipkan bukti setor bank berdasarkan tanggal, lembar ketiga didistribusikan ke bagian BPKB, lembar keempat disimpan oleh bagian Marketing Intern sebagai arsip dan lembar kelima didistribusikan ke bagian akuntansi. c. Prosedur Pengecekan Dalam prosedur ini, bagian Servis menerima surat jalan, surat serah terima barang, dan surat keluar dari bagian Marketing Intern kemudian mengambil barang yang telah dipilih oleh pembeli dari show room dan mengecek barang tersebut sebelum diserahkan ke bagian Driver untuk dikirim ke pembeli. d. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, bagian Driver menerima barang, surat jalan, surat serah terima barang, serta surat keluar yang diterima dari bagian Servis dan mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam dokumen tersebut. Setelah barang diserahkan ke pembeli, bagian Driver

meminta tanda tangan pembeli pada surat serah terima barang dan surat jalan sebagai tanda bahwa barang telah dikirim dan diterima oleh pembeli. e. Prosedur Pencatatan Akuntansi Dalam prosedur ini, bagian Penerimaan Kas menerima tanda terima lembar kedua dari bagian Marketing Intern, kemudian mencatatnya ke dalam laporan penjualan. Bagian Akuntansi menerima tanda terima lembar kelima dari bagian Marketing Intern yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan kartu persediaan. f. Prosedur Pembuatan STNK dan BPKB Dalam prosedur ini, bagian BPKB menerima tanda terima lembar ketiga dari bagian Marketing Intern yang digunakan sebagai dasar pembuatan surat permohonan faktur ke Astra, setelah faktur dari Astra diterima, digunakan untuk mengurus STNK dan BPKB, kemudian STNK dan BPKB diserahkan kepada bagian Marketing Intern untuk diarsipkan sementara sampai pembeli datang mengambilnya. Untuk lebih memahami prosedur yang membentuk sistem akuntansi penjualan motor maka disajikan rancangan bagan alir sistem penjualan motor sebagai berikut:

4. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penjualan motor Walaupun sistem dan prosedur telah dirancang dengan sebaik-baiknya, pemisahan bagian telah diatur dengan baik, namun semua itu tidak menutup kemungkinan terjadinya kesalahan ataupun ketidakjujuran dalam pelaksanaan penjualan. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penjualan yang baik meliputi: organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat. Unsur pengendalian intern tersebut dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Sistem

pengendalian intern yang harus dilaksanakan dalam perusahaan antara lain: 1. Organisasi

Unsur pengendalian yang baik pada sistem penjualan secara kredit, bagian marketing intern harus terpisah dari bagian kredit, hal ini dimaksudkan untuk menghindari adanya piutang tak tertagih karena kurangnya ketelitian dalam pemeriksaan status dan pemberian otorisasi kredit. Dengan kata lain, bagian marketing intern yang berfungsi sebagai bagian penjualan bekerja untuk mendapatkan pembeli sebanyak-banyaknya sehingga kurang begitu teliti dalam memberikan otorisasi kredit kepada pembeli. Sebagai akibatnya perusahaan akan mengalami kerugian karena kurang teliti dalam memilih calon pembeli. Sedangkan unsur pengendalian intern pada sistem penjualan secara tunai sudah baik, bagian marketing intern sudah terpisah dari bagian penerimaan kas, bagian penerimaan kas sudah terpisah dari bagian akuntansi. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan, dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Dengan kata lain, apabila salah satu bagian digabungkan dengan bagian yang lain akan membuka kesempatan bagi karyawan perusahaan untuk melakukan kecurangan dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang telah dilakukannya. Maka pemisahan bagian pada suatu perusahaan sangatlah penting, karena dengan adanya pemisahan bagian tersebut dimaksudkan untuk menjaga kekayaan dan kemajuan perusahaan itu sendiri.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam suatu perusahaan, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan merupakan suatu alat yang penting bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap semua kegiatan operasional perusahaan, begitu pula dengan

prosedur pencatatan harus diterapkan secara terus menerus agar perusahaan mudah melakukan pengawasan. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang dapat diterapkan dalam sistem akuntansi penjualan motor kredit pada PT. Asli Motor Klaten adalah sebagai berikut: a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh bagian Marketing intern dengan menggunakan faktur penjualan kredit yaitu dengan menggunakan nota penjualan sebagai bukti transaksi penjualan kredit. b. Persetujuan kredit diotorisasi oleh bagian kredit dengan membuat surat perjanjian sewa beli dan surat kuasa. c. Penerimaan kas diotorisasi oleh bagian penerimaan kas dengan membuatkan kwitansi atas pembayaran uang muka oleh pembeli. d. Pengiriman barang diotorisasi oleh bagian driver dengan cara menandatangani surat jalan dan surat serah terima barang ditandatangani oleh pembeli. e. Penetapan harga jual, syarat penjualan dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Utama, dengan penerbitan surat yang berhubungan dengan keputusan mengenai hal tersebut. f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen yang lengkap dan dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu. Sedangkan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang dapat diterapkan dalam sistem akuntansi penjualan motor secara tunai pada PT. Asli Motor Klaten adalah sebagai berikut:

a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh bagian marketing intern dengan menggunakan faktur penjualan tunai yaitu dengan menggunakan tanda terima sebagai bukti atas transaksi penjualan motor secara tunai. b. Penerimaan kas diotorisasi oleh bagian penerimaan kas dengan membuatkan kwitansi atas pembayaran barang oleh pembeli. c. Pengiriman barang diotorisasi oleh bagian driver dengan cara menandatangani surat jalan dan surat serah terima barang ditandatangani oleh pembeli. d. Penetapan harga jual, syarat penjualan dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Utama, dengan penerbitan surat yang berhubungan dengan keputusan mengenai hal tersebut. e. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen yang lengkap dan dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu.

3. Praktik yang Sehat Praktik yang sehat dapat dicapai apabila setiap karyawan telah melaksanakan fungsi dan tanggung jawabnya masing-masing sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Praktik yang sehat dalam perusahaan harus diterapkan menjalankan penjualan. Sebagai sarana untuk menerapkan praktek yang sehat pada sistem penjualan baik secara tunai maupun kredit, yang harus dilakukan perusahaan adalah: a. Seluruh dokumen yang digunakan perusahaan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian yang terkait.

b. Setelah menerima kas, kas tersebut harus disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya untuk menghindari adanya kehilangan atau penyelewengan. c. Auditor intern harus melakukan pengecekan mendadak secara periodik dengan didasari dokumen yang lengkap.

BAB V PENUTUP

5.1 Simpulan Setelah penulis melaksanakan penelitian dan berdasarkan hasil

pembahasan mengenai sistem akuntansi penjualan motor yang melipui: bagian-

bagian, dokumen, catatan, dan prosedur yang digunakan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan motor kredit belum sesuai dengan teori karena masih terdapat perangkapan fungsi pada bagian penjualan yang merangkap tiga fungsi sekaligus yaitu bagian penjualan, bagian kredit dan bagian gudang. Bagian terkait sistem penjualan kredit yaitu: bagian marketing intern, bagian penerimaan kas, bagian akuntansi, bagian kolektor, bagian servis, bagian driver, bagian BPKB, dan bagian angsuran. Bagian-bagian tersebut dibentuk untuk menyesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan. Sedangkan dalam sistem akuntansi penjualan tunai sudah sesuai dengan teori yaitu: bagian marketing intern, bagian penerimaan kas, bagian akuntansi, bagian servis, bagian driver, dan bagian BPKB. 2. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit antara lain: nota penjualan, surat perjanjian sewa beli, surat kuasa, surat jalan, surat serah terima barang, surat keluar, kwitansi, bukti setor bank, surat permohonan faktur dan kartu angsuran. Sedangkan dokumen untuk penjualan tunai antara lain: tanda terima, surat jalan, surat serah terima barang, surat keluar, kwitansi, bukti setor bank dan surat permohonan faktur. Dokumen-dokumen tersebut digunakan sebagai pendukung dalam laporan keuangan dan dokumendokumen tersebut harus bernomor urut tercetak. 3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit antara lain: jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, kartu gudang, laporan penjualan, kartu piutang dan kartu persdiaaan. Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan untuk penjualan tunai antara lain: jurnal penjualan, jurnal

penerimaan kas, kartu gudang, laporan penjualan, dan kartu persediaan. Catatan akuntansi digunakan sebagai peringkasan dalam transaksi penjualan baik secara tunai maupun secara kredit. 4. Bagan alir sistem penjualan motor yang digunakan pada PT. Asli Motor Klaten masih kurang baik karena belum sepenuhnya menggunakan simbolsimbol yang tepat. 5. Dalam pengendalian intern, PT. Asli Motor Klaten masih kurang menerapkan praktik yang sehat, sistem penomoran urut tercetak tidak pada semua faktur. Namun perusahaan sudah mempunyai aditor intern yang dapat memeriksa dan mengawasi operaional perusahaan.

5.2 Saran Berdasarkan beberapa kekurangan yang dikemukakan pada bab

sebelumnya, maka penulis mencoba untuk memberikan saran-saran yang diharapkan dapat dijadikan pertimbangan bagi perusahaan untuk memperbaiki sistem penjualan yang ada pada PT. Asli Motor Klaten. Adapun saran-saran yang penulis kemukakan adalah sebagai berikut: 1. Dalam perusahaan sebaiknya mengadakan pemisahan fungsi antara bagian marketing intern dan bagian kredit. Dengan adanya pemisahan fungsi diharapkan dapat mengurangi resiko piutang tak tertagih maupun kesalahan lain yang dapat dilakukan karyawan. 2. Pada bagian penerimaan kas sebaiknya memiliki dokumen yang lengkap atas transaksi penjualan. Sehingga ketelitian dan keandalan data akuntansi dapat terjamin.

3. Seluruh dokumen yang digunakan perusahaan harus bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian yang terkait. 4. Bagan alir yang digunakan sebaiknya sedikit diubah pada bagian simbolsimbolnya yang disesuaikan dengan teori.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: PT. Rineka Cipta. Jusup, Haryono. 2003. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta: Bagian Penerbitan STIE YKPN. Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Mulyadi. 2002. Auditing. Jakarta: Salemba Empat.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->