PEMERINTAH KOTA MATARAM

DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN ( SMK )NEGERI 1 MATARAM
Jl. Pejanggik no 28 Mataram. Telp. (0370) 631244 Fax. (0370) 645133
Web: smkn1mataram.com emaill: smkn1.mtr@gmail.com

Disusun oleh :
Siti Aisyah HA,BA

Milik SMKN 1 Mataram

Tidak Diperjualbelikan
2008

Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr 1

 Kata Pengantar

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa karena berkat rahmat dan hidayah-Nya modul
yang sederhana ini dapat kami susun. Modul ini merupakan tambahan bahan ajar kepada siswa,
semoga dapat di pelajari dengan baik.

Kami sadar bahwa modul ini masih jauh dari sempurna, karenanya pada kesempatan ini kami
sangat mengharapkan usul, saran atau pun kritik yang sifatnya membangun untuk perbaikan
modul ini.
Dan kepada yang terhormat: Bapak I Wayan Pura Yasnawan
Ibu Dra. Ni Nyoman Sukina
Yang telah banyak membantu dalam proses penyusunan modul ini, tak lupa pula kami haturkan
terima kasih.

Hormat,
Penyusun

Siti Aisyah, H.A.B.A

Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr 2

 BAB I
PENDAHULUAN

A. DISKRIPSI
MODUL BERJUDUL : Melaksanakan Prosedur Administrasi ini merupakan salah satu
modul yang harus dipelajari oleh peserta diklat program keahlian administrasi perkantoran.
Dengan harapan peserta diklat atau siswa dapat menggunakannya sebagai bahan untuk
menambah pengetahuan dan keterampilannya, dalam bidang surat menyurat maupun
dokumentasi.

Karena kemampuan untuk menyusun surat dan menggunakannya, sangat besar peranannya
dalam dunia kerja, sekaligus menyangkut kemampuan dan ketrampilan yang menunjang
kelancaran dan efektifitas pekerjaan kantor.

B. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1. Bagi peserta diklat.
Bacalah setiap bagian modul ini secara cermat. Kerjakan tugas: baik secara individual
maupun berkelompok dengan cermat dan benar.
Bertanya, apabila ada hal-hal kurang jelas. Gunakan alat dan bahan yang tersedia dengan
efisien.

2. Bagi guru/pelatih
Informasikan kepada siswa, cara menggunakan modul. Cara penularan bahan dan alat
yang digunakan dalam pembelajaran, durasi waktu dan metode penilaian nya.
Mencatat pencapaian kemajuan siswa dan menindak lanjuti serta memberikan feed back
atas pencapaian belajar siswa.

C. TUJUAN AKHIR
Setelah mempelajari mata diklat ini peserta diklat diharapkan: mampu melaksanakan
kegiatan menyusun, mengurus dan menggunakan surat baik pada kantor-kantor pemerintahan
maupun perusahaan, mampu membedakan surat pribadi, surat dinas maupun yang lainnya
sesuai dengan maksud dan tujuan surat atau dokumen.

Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr 3

 Kegiatan Belajar 1
1. Kompetensi dasar: Melakuakn prosedur administrasi
2. Indikator: Setelah mempelajari pokok bahasan ini, siswa diharapkan:
a. Mampu melaksanakan/melakukan komunikasi internal dan eksternal.
b. Dapat menyusun dokumen yang berlaku di kantor/organisasi.
Materi:
A. Pengertian, Tujuan Dan Fungsi Surat Menyurat
Dalam masyarakat moderen segala kegiatan lebih banyak tergantung pada surat menyurat
baik perorangan, lembaga pemerintahan, swasta dan organisasi kemasyarakatan. Karena surat
dapat dipergunakan sebagai bukti dan media komunikasi dalam lingkungan interen maupun
exteren. Surat sebagai komunikasi tertulis dinilai efektif jika isi yang dikomunikasikan
mengena sesuai dengan tujuan yang dimaksudkan oleh pengirim. Surat dapat dilihat dari dua
sudut, yaitu pengertian dalam arti sempit dan arti luas.
Surat dilihat dari pengertian yang sempit ditafsirkan sebagai alat untuk menyampaikan
berita/pesan secara tertulis sementara jika dari pengertian yang lebih luas surat tidak hanya
sebagai alat atau media untuk menyampaikan berita, tetapi mencakup dokumen, tanda bukti
formulir yang telah diisi, surat-surat berharga dan segala sesuatu yang dapat memberikan
informasi dan dapat digunakan dalam memperlancar komunikasi.
Menurut Drs. Soewito, dkk, dalam bukunya Surat Menyurat Indonesia, mengemukakan
sebagai berikut:
“surat merupakan media komunikasi untuk menyampaikan informasi (warta,gambar) secara
tertulis kepada pihak lain, baik atas nama sendiri atau lembaga.”
Informasi dapat berbentuk pemberitahuan, penawaran, permintaan, pertanyaan, pernyataan,
ide-ide, laporan atau konsep yang disampaikan kepada pihak lain baik perorangan maupun
lembaga.
Jika informasi tersebut dilakukan terus menerus dan berulang-ulang sehingga terjadi saling
komunikasi antara dua pihak atau lebih, maka komunikasi seperti ini disebut surat menyurat
atau korespondensi.
Surat menyurat sering dipergunakan dalam komunikasi baik oleh perorangan maupun
lembaga, karena memiliki kelebihan diantaranya:
1. Adanya dokumenter hitam diatas putih
2. Bahan komunikasi lebih lengkap sesuai kehendak sumbernya.
3. Biayanya relatif murah
Namun demikan komunikasi dengan surat memerlukan beberapa persiapan yang relatif
banyak, yakni meliputi :
1. Dikte/pengimlakan
2. Penulisan konsep surat dan pengetikan
3. Diperlukan bahan dan alat-alat tulis
4. Pengiriman surat
5. Mengagendakan dan mengarsipkan surat
6. Tenaga manusia dan peralatan kantor (mesin tik/komputer)
Surat merupakan alat atau media komunikasi berfungsi sebagai berikut:
a. Alat bukti tertulis (yudis)
Surat sebagai bahan pembuktian.
Misalnya: akta notaris, transaksi jual beli, naskah kontrak, surat wasiat dan lain lain.

Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr 4

 b. Alat pengingat,
Surat berfungsi sebagai bahan memori yang dapat dibaca kembali jika suatu saat
diperlukan.
Misalnya : Surat – surat yang telah disimpan atau diarsipkan.
c. Nilai historis
Surat berfungsi sebagai bahan kerja peristiwa dimasa lalu atau gambaran dimasa lalu.
Misalnya: foto-foto, risalah rapat, surat, bangunan dan lain lain.
d. Duta/wakil lembaga,
Surat sebagai wakil seseorang atau lembaga, surat merupakan cerminan si pengirim dan
dapat dianggap sebagai lawan komunikasi oleh seseorang pada saat menerima surat.

B. Surat sebagai media komunikasi dan barometer kemajuan kantor.

Komunikasi merupakan tolak ukur keberhasilan suatu lembaga, baik interen maupun exteren.
Surat menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi penting keberadaannya bagi suatu
kantor. Hal ini karena surat merupakan media perekam dari setiap peristiwa secara tertulis
yang dapat disampaikan serta dipergunakan kembali jika diperlukan.
Surat merupakan alat komunikasi yang menunjukkan produktifitas suatu instansi. Yang
dalam hal penanganannya berbeda antara instansi satu dengan yang lainnya.
Kantor yang moderen dan besar, biasanya memiliki bagian khusus untuk mengurus surat
menyurat. Dibagian ini terdapat tenaga-tenaga yang khusus menangani atau mengerjakan
surat masuk dan surat keluar. Hal ini dilakukan dengan maksud untuk memudahkan
terlaksananya pekerjaan pokok kantor. Bagian penanganan surat menyurat merupakan sentral
kegiatan kantor. Bagian ini memegang peranan yang penting dalam menggerakkan dan
mengendalikan kegiatan sehari-hari yang berhubungan dengan surat menyurat. Untuk
menangani surat menyurat dalam kantor diperlukan tenaga-tenaga terampil dan memiliki
kemampuan khusus agar efektifitas dan efisiensi suatu kantor terjamin mekanisme kerjanya.
Menangani urusan surat menyurat dengan baik berarti memelihara hubungan kerjasama yang
harmonis dengan relasi dan secara administratif menunjukkan tertib administrasi
mencerminkan kinerja kantor dan memberi kesan kepada pihak lain bahwa kantor yang
bersangkutan bekerja secaara profesional. Surat menyurat merupakan bagian dari pekerjaan
kantor yang meliputi:
1. Pengumpulan dan pengolahan data
2. Pengiriman dan penerimaan informasi
3. Penyimpanan warkat, serta memelihara hubungan kerjasama atau komunikasi.
Surat berfungsi sebagai media komunikasi interen dan eksteren. Sebagai media ekteren, surat
menunjukkan kinerja kantor dalam memelihara komunikasi dengan pihak luar (relasi).
Secara internal surat memiliki peranan penting sebagai media komunikasi baik dari atas ke
bawah (berupa instruksi dan perintah) dan sebaliknya, secara diagonal maupun secara
horizontal (berupa memo, nota). Mengingat surat berperan sebagai media komunikasi maka,
untuk mencegah timbulnya masalah perlu dipahami oleh pegawai hal-hal berikut:
1. Latar belakang pendidikan si penemu
2. Gaya bahasa yang digunakan dalam surat
3. Mengetahui siapa yang di ajak berkomunikasi
4. Lingkungan kantor/perusahaan yang menerima pesan
5. Mengetahui keadaan physik si penerima pesan
Selain itu pegawai yang mengurus surat perlu memahami hal-hal berikut:

Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr 5

 1. Surat menyurat (korespondensi) yaitu bagaimana membuat konsep surat yang baik
termasuk mengoreksi konsepnya.
2. Pengetikan (typing), kegiatan mengetik konsep sampai surat siap dikirim.
3. Mengarsip/filling, kegiatan menyimpan dan menemukan kembali surat dengan cepat
dan tepat dengan menggunakan sistem tertentu.
4. Pengurusan surat (mail handling) yaitu cara menangani surat masuk dan keluar dengan
menggunakan prosedur yang efektif dan efisien.
Komunikasi dengan surat pada perinsipnya kegiatan yang sangat penting dan merupakan
jantung dari kinerja kantor, karena itu penanganan surat harus profesional dan tentunya
diperlukan tenaga yang memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Harus cerdas dan cekatan
2. Mengetahui dan memahami struktur organisasi lingkungan kerjanya.
3. Berpandangan luas, teliti, tekun dan mudah memahami isi dari suatu pesan
4. Memiliki daya ingat yang kuat
5. Dapat menulis yang cepat, tepat dan rapi
6. Disiplin dan jujur.
Untuk tidak menimbulkan kesalah pahaman dan menjadi kendala dalam memelihara
hubungan dengan pihak lain, maka perlu diperhatikan juga oleh bagian persuratan sebuah
kantor (tata usaha) hal-hal dalam penulisan surat sebagai berikut:
1. Surat ditulis dengan gaya yang menarik
2. Mempunyai maksud dan tujuan yang jelas
3. Ditulis dengan gaya bahasa dan susunan kalimat yang mudah dipahami
4. Isinya singkat, tegas dan jelas
5. Menunjukkan tutur bahasa dan wibawa si pengirim
6. Mencerminkan terhadap masalah yang dihadapi si penerima
7. Hindari kalimat yang tidak perlu dan membingungkan, pergunakan bahasa yang sesuai
dengan pemahaman si penerima.
Jadi jelaslah bahwa surat merupakan media komunikasi yang sangat penting bagi kantor
untuk melakukan dan memelihara kerjasama dengan pihak lain. Surat merupakan ukuran
terhadap kinerja sebuah kantor. Merupakan media komunikasi dan barometer pengukur
kemajuan kantor.
Dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Surat merupakan salah satu media yang efektif dalam menjaga hubungan kerjasama
2. Surat merupakan alat penggerak dan pengendali kegiatan sehari-hari kantor baik interen
maupun exteren.
3. Penanganan surat dan pengurusan surat yang tepat mencerminkan profesionalisme
kinerja kantor.
4. Tertib penanganan surat, memberi kesan keteraturan kerja kantor
5. Surat merupakan bukti otentik secara tertulis.

Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr 6

 TES KOMPETENSI 1

A. Pilih a, b, c, d dan e yang benar

1. Surat dapat dibaca kembali jika diperlukan, hal ini fungsi surat sebagai....
a. Alat yuridis
b. Pedoman
c. Pengingat
d. Duta
e. Nilai historis

2. Pengertian surat dari arti sempit adalah....

a. Sebagai alat penyampai berita secara tertulis
b. Sebagai alat untuk komunikasi secara langsung
c. Alat komuniksi
d. Alat pengiriman berita
e. Komunikasi dua arah

3. Hal yang perlu diperhatikan petugas yang menangani surat untuk mencegah timbulnya
hambatan dalam komunikasi adalah seperti dibawah ini, kecuali....
a. Latar belakang si penerima
b. Gaya bahasa yang digunakan dalam surat
c. Mengetahui siapa yang diajak komunikas
d. Pahami lingkungan kantor si penerima
e. Memahami keadaan physik si penerima

4. Surat merupakan media komunikasi untuk menyampaikan informasi (warta, gambar)

secara tertulis kepada pihak lain atau nama sendiri atau lembaga, pengertian ini
dikemukakan oleh....
a. Drs.Swito
b. Drs. Sarwito
c. Drs. Sugianto
d. Drs. Martono
e. Drs. Guritno

5. Surat berfungsi sebagai nilai historis. Hal ini surat dapat dipergunakan sebagai....
a. Bahan kajian pristiwa masa lalu
b. Bahan pembuktian di pengadilan
c. Memori yang dapat dibaca kembali
d. Wakil seseorang atau organisasi
e. Sebagai bahan acuan

6. Surat dapat digunakan sebagai bahan acuan dalam melakukan tindakan, surat semacam
ini berfungsi sebagai...
a. Alat pengingat
b. Alat yuridis

Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr 7

 c. Pedoman
d. Duta
e. Nilai historis

7. Faktor lingkungan, bahan dan latar belakang pendidikan yang berbeda dapat
menimbulkan hambatan dalam berkomunikasi, hambatan itu dapat berupa? Kecuali....
a. Pesan tidak sampai atau terlambat sapmpai
b. Pesan kurang dipahami
c. Pesan dengan mudah dimengerti
d. Penerima salah menafsirankan
e. Pesan kurang ditanggapi

8. Proses pemekaran ide, pesan, konsep, pendapat, kemauan dan maksud dari seseorang
kepada pihak lain disebut....
a. Surat menyurat
b. Komunikasi
c. Waktu
d. Pesan
e. Mail handling

9. Untuk mencegah timbulnya masalah-masalah dalam hubungan atau komunikasi dengan

surat, maka pegawai harus memahami hal-hal berikut, kecuali....
a. Gaya bahasa dalam surat
b. Lingkungan kantor/perusahaan
c. Latar belakang pendidikan si penerima
d. Siapa yang diajak berkomunikasi
e. Berapa banyak karyawan di kantor tersebut

10. Yang dimaksud dengan mail handling adalah....

a. Membuat konsep surat
b. Mongoreksi konsep surat
c. Menangani surat masuk dan keluar dengan prosedur yang efektif efisien
d.
e.

11. Kegiatan menyimpan dan menemukan kembali surat dengan cepat dan tepat dengan
menggunakan sistem tertentu dinamakan....
a. Mail handling
b. Filling
c. Typing
d. Korespondensi
e. Komputerisasi

12. Untuk menangani surat secara profesional diperlukan tenaga dengan syarat-syarat sebagai
berikut kecuali....
a. Harus cerdas dan teliti
b. Memiliki daya ingat yang kuat

Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr 8

 c. Disiplin dan jujur
d. Penampilan yang menarik
e. Memahami lingkungan dan struktur organisasi tempat kerjanya

13. Merupakan sebagai memori yang dapat dibaca kembali jika suatu waktu di perlukan, ini
adalah fungsi surat sebagai....
a. Nilai historis
b. Bukti tertulis
c. Alat pengingat
d. Pedoman
e. Data

14. Surat sering digunakan oleh organisasi maupun lembaga untuk berkomunikasi karena
hal-hal berikut kecuali....
a. Ada bukti hitam di atas putih
b. Biaya relatif murah
c. Bahan komunikasi lengkap dan sesuai sumbernya
d. Komunikasi dapat dilakukan berulang-ulang
e. Dapat dijadikan alat pengingat

15. Sebagai bahan kajian peristiwa masa lalu adalah fungsi surat sebagai....
a. Alat pengingat
b. Pedoman
c. Acuan
d. Nilai historis
e. Data lembaga

16. Sebuah kantor atau tata usaha harus memperhatikan hal-hal berikut, kecuali....
a. Menulis surat dengan menarik
b. Isi surat singkat dan menarik
c. Tujuan dan maksud yang jelas
d. Banyaknya karyawan bagian persuratan
e. Menunjukkan wibawa si pengirim

17. Tertib administrasi menunjukkan ....

a. Etos kerja kantor
b. Budaya kerja kantor
c. Kinerja kantor
d. Keharmonisan dalam kantor
e. Kerjasama yang baik dalam kantor
18. Sebagai sarana komunikasi surat menyurat penting keberadaannya dalam organisasi atau
kantor karena....
a. Merupakan alat berhubungan
b. Merupakan media perekam dari perusahaan
c. Karena dibuat secara tertulis
d. Karena sewaktu-waktu dapat dibuat
e. Karena ditempatkan di bagian khusus

Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr 9

 19. Kegiatan surat menyurat dalam sebuah kantor meliputi, kecuali....
a. Pengiriman dan pengolahan informasi
b. Pengumpulan data
c. Komunikasi
d. Memelihara kebersihan
e. Menerima informasi

20. Instruksi atau perintah adalah dalam rangka hubungan secara....

a. Eksternal
b. Internal
c. Vertikal
d. Horisontal
e. Paralel

B. Jawblah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan jelas!

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan surat!
2. Sebutkan 3 kegunaan surat bagi kantor atau organisasi!
3. Apa yang dimaksud dengan perkataan surat sebagai barometer kemajuan kantor!
4. Sebutkan 3 kelebihan surat dibanding dengan sarana komunikasi yang lain!
5. Sebutkan 4 media alat komunikasi yang kamu ketahui!

Tugas : Bentuk grup diskusi, 1 grup terdidi dari 5 orang

Diskusikan topik berikut:
“ Surat sebagai barometer kantor kebaikan dan kelebihannya”
Hasil dipersentasikan

Prosedur Administrasi. SMKN 1 Mtr 10