Professional Documents
Culture Documents
Uraian Materi
A. JENIS-JENIS SURAT
Dalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam jenis-jenis surat yang berdar, baik antar
organisasi, antar instansi maupun antar perusahaan. Dalam hal-hal tertentu jelas ada
perbedaan-perbedaan, baik asal surat, sifat surat, tujuan, cara pembuatan ataupun cara
pengirimannya.
Jenis-jenis surat dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai mana yang diuraikan berikut ini.
d. Surat Niaga
Adalah surat yang berisi soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang
dikirimkan kepada para pelanggan.
b. Warkat Pos
Adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambang dan petunjuk
penulisan berita, yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia atau instansi yang telah
diberi izin.
Warkat pos dapat dilipat-lipat sehingga lipatan bagian luar dapat dipakai menulis
nama dan alamat pengirim serta penerima. Bagian lipatan dalam untuk menulis
berita-berita yang akan disampikan. Surat dengan memakai warkat pos bertujuan
untuk surat yang bersifat keluarga, yang isinya berita yang panjang-panjang, yang
bersifat rahasia keluarga, bukan keperluan dinas atau bersifat resmi.
c. Surat Bersampul
Adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas
surat tersebut dimasukkan ke dalam sampul atau amplop. Surat-surat yang memakai
amplop atau sampul ini gunanya:
1) Untuk surat-surat yang isinya panjang, sebab itu dapat ditulis dalam beberapa
lembar atau beberapa halaman,
2) Untuk surat-surat yang isinya dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang
lain,
d. Surat Kilat
Surat kilat ialah surat yang pemberangkatan dan pengantarannya diutamakan dari
surat biasa. Diusahakan bahwa surat itu harus sampai dalam 1 x 24 jam. Cara
pengirimannya dapat dilakukan dengan hanya memberi perangko yang telah
ditentukan oleh Perum Pos dan Giro dan lebih mahal dari perangko surat biasa.
Contoh :
g. Telegram
Adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio
atau alat telegrap mengenai sesuatu hal yang perlu mendapat penyelesaian dengan
cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dan jarak jauh. Ada
dua macam cara penyampaiannya, yaitu:
Telegram yang pengirimnya melalui Perum Telekomunikasi (seperti morse, telek,
dan teleprinter).
Surat telegram atau surat kawat ialah yang dituliskan dengan gaya bahasa
telegram tetapi pengirimnya dilakukan oleh kurir (utusan atau petugas perusahaan
atau instansi)
2. Bagian tengah
Bagian ini tempat pengirim telegram menulis berita. Penulisan telegram harus
mengikuti ketentuan yang sudah ditetapkan oleh Perum Postel. Untuk tata cara
penulisan ini ada uraian khusus yang membicarakan mengenai telegram. Bagian
tengah ini terdiri dari:
a. Sifat telegram
b. Alamat yang dituju
c. Isi telegram
d. Nama pengirim (nama perorangan, instansi, atau organisasi)
3. Bagian bawah
Bagian ini terdiri dari:
a. Bagian kiri perkataan “Priksa awal” (diisi oleh petugas kantor telegram)
b. Bagian kanan perkataan”Periksa akhir” (diisi oleh petugas kantor telegram)
c. Bagian “Nama” dan “Alamat pengirim” (diisi oleh pengirim telegram)
Contoh:
Dilem + dilak
Jenis-jenis Surat, SMKN 1 Mtr Page 8
Kemudian sampul yang berisi dokumen ini masukkan kedalam sampul yang
kedua dan diberi lagi tanda sangat rahasia dan dilak.
Dilem + dilak
Sampul kedua yang telah berisi dokumen ini masukan lagi ke dalam sampul
ketiga dan sampul ini tidak boleh diberi tanda sangat rahasia juga tidak boleh
dilak, hanya dilem seperti surat biasa, tujuannya supaya tidak mengandung
kecurigaan terhadap mereka yang tidak bertanggung jawab.
b. Surat Rahasia
Adalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang
lain, karena kalau jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan
perusahaan atau instansi tersebut.
Contoh:
Surat-surat atau dokumen mengenai resep-resep produksi.
Dokumen atau surat yang berhubungan dengan keuangan perusahaan dan
sebagainya.
Dokumen Sampul I
Masukan SRHS
Dilem + dilak
Sampul yang telah diberi isi dokumen tersebut masukkan lagi ke dalam sampul
kedua dan jangan diberi tanda rahasia, jangan dilak cukup dilem seperti surat
biasa, tujuannya sama yaitu untuk menghilangkan kecurigaan pihak yang tidak
bertangung jawab.
b. Surat Segera
Surat segera adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada
kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan
penyelesaiannya dari pihak penerima.
Contoh:
Surat pengumuman
Surat penawaran
Surat pesanan dan sebagainya.
c. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian
karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
Contoh:
Surat ucapan selamat hari raya, ulang tahun, dan sebagainya.
1. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau
tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan
yang secepatnya dari penerima.
2. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapatkan tanggapan
dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara
penyampaiannyapun, ongkos pengirimannya atau perangkonya lebih mahal dari pada
surat biasa.
Contoh:
Surat promosi dan perkenalan barang.
Surat penawaran barang.
Surat pesanan barang.
Surat pengumuman dan sebagainya.
Surat Kilat Khusus adalah surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting
dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang
secepatnya dari penerima. Dengan demikian kantor sangat mengutamakan sekali cara
pengirimannya dan waktu penyampainnya kepada penerima sudah dapat dipastikan. Soal
biaya dan ongkos atau perangko kilat khusus ini mahal, karena memperhitungkan hal-hal
berikut ini:
a. Ongkos disesuaikan dengan jarak antara tempat pengiriman dengan tempat penerima.
b. Diperhatikan berat surat dan kertas surat tersebut.
c. Pihak dinas pos sangat bertanggung jawab terhadap penyampain surat tersebut.
Contoh:
Surat berita musibah
Surat panggilan
Surat yang bersifat rahasia dan sebagainya.
Biasanya dikirim dengan kilat khusus.
4. Surat Tercatat
Surat tercatat adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting,
sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut
mendapatkan tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari pihak penerima.
Surat ini hampir sama dengan surat kilat khusus.
Cara penyampainya oleh dinas pos sangat diutamakan. Ongkos atau perangkonya mahal,
karena ada beberapa hal yang harus diperhatikan:
a. Perangko disesuaikan denganjarak antara pengirim dan penerima
b. Surat itu ditimbang dulu
c. Nama dan alamat pengiriman serta jenis surat dicatat oleh dinas pos.
d. Setelah sampai ditempat penerimaan, penerima harus menendatangani tanda
penerimaan surat.
II. Praktek
1. Tulislah sutat yang ditujukan kepada otang tuamu yang mengabarkan bahwa kamu butuh
uang untuk bayar SPP.
2. Tulislah surat ijin kepada sekolah mu karena kamu berhalangan masuk karena sakit.
3. Menulis surat perkenalan dengan kartu pos.