Rujukan Kami : KP.

BTMK (S) 1/07/001/01 Jld 16 ( 34 )

Tarikh : 22 Mac 2009

Semua Setiausaha / Pengarah Bahagian

Semua Pengarah Pelajaran Negeri
Kementerian Pelajaran Malaysia

_________________________________

PEKELILING ICT KPM BILANGAN 2 TAHUN 2009

_________________________________

TADBIR URUS
JAWATANKUASA PEMANDU ICT (JPICT)
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1. TUJUAN

1.1 Pekeliling ini bertujuan untuk menerangkan mengenai tadbir urus

Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM)
dan penubuhan jawatankuasa-jawatankuasa kecil di bawahnya.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Jawatankuasa Maklumat Pengkomputeran Kementerian (JMPK) telah

ditubuhkan pada 1 Ogos 1997 sebagai badan induk yang bertanggungjawab
untuk merancang, menyelaras dan mengenalpasti keutamaan keperluan

1
pengkomputeran serta memantau program ICT Kementerian. Penubuhan JMPK
ini telah dijelaskan melalui Surat Pekeliling Komputer KPM Bilangan 1 Tahun
1997 bertarikh 1 Ogos 1997.

2.2 Kemudian, nama JMPK telah ditukar kepada Jawatankuasa Pemandu ICT
(JPICT) dengan bidang tugas yang telah diselaraskan berdasarkan Pekeliling
Am Bilangan 2 Tahun 2006 Pengukuhan Tadbir Urus Jawatankuasa IT Dan
Internet Kerajaan bertarikh 13 November 2006.

2.3 Seiring dengan penubuhan JPICT, tiga (3) buah Jawatankuasa Kerja telah
diwujudkan iaitu Jawatankuasa Kerja Infrastruktur dan Aplikasi Pengurusan
(JKK 1) yang bertanggungjawab untuk inisiatif ICT di bawah bidang pentadbiran
dan pengurusan; Jawatankuasa Kerja Pengisian Pengajaran dan
Pembelajaran (JKK 2) yang bertanggungjawab untuk inisiatif ICT di bawah
bidang aplikasi Pengajaran dan Pembelajaran; dan Jawatankuasa Kerja
Latihan (JKK 3) yang bertanggungjawab untuk menyelaraskan latihan ICT bagi
modal insan yang terlibat dalam inisiatif pengajaran dan pembelajaran. Terma
Rujukan, Bidang Tugas dan Keahlian ketiga-tiga Jawatankuasa Kerja tersebut
adalah seperti di Lampiran A, B dan C.

2.4 Bagi mempercepatkan kelulusan perolehan peralatan ICT bagi agensi-

agensi dibawah Jabatan Pelajaran Negeri (JPN), JPN telah diarah menubuhkan
JPICT JPN yang dipengerusikan oleh Pengarah atau diturunkuasa kepada
Timbalan Pengarah dan diurusetiakan oleh Sektor ICT di JPN. Arahan ini
dijelaskan melalui surat KP.BTMK(S)1/07/001/01 Jld 15 (1) bertarikh 29
Oktober 2007 “Kuasa Menimbang Dan Melulus Perolehan ICT Agensi Di
Bawah Jabatan Pelajaran Negeri “.

2
3. PERANAN DAN STRUKTUR BARU TADBIR URUS JPICT

3.1 JPICT ialah satu jawatankuasa yang ditubuhkan untuk menyelaras dan
memantau projek-projek ICT Kementerian. Fungsi utama JPICT adalah
menimbang dan memberi kelulusan teknikal permohonan perolehan ICT di
Kementerian Pelajaran Malaysia berdasarkan Pelan Strategik ICT (ISP) KPM.
Struktur baru tadbir urus JPICT adalah seperti di Rajah 1 berikut:

Rajah 1 : Struktur Tadbir Urus JPICT Kementerian Pelajaran Malaysia

Jawatankuasa Pemandu ICT

(JPICT)

Jawatankuasa Jawatankuasa
Penyelarasan Inisiatif ICT Penyelarasan Inisiatif ICT
Pengurusan dan Pengajaran dan
Pentadbiran Pembelajaran

Jawatankuasa ICT (JKICT)

Jabatan Pelajaran Negeri (JPN)

3
3.2 Terma rujukan, bidang tugas dan keahlian JPICT adalah seperti di
Lampiran D.

3.3 Untuk memantapkan lagi tadbir urus JPICT, dua (2) buah Jawatankuasa
Penyelarasan Inisiatif ICT ditubuhkan seperti berikut :

3.3.1 Jawatankuasa Penyelarasan Inisiatif ICT

Pengajaran dan Pembelajaran (JKPICT - P&P) yang
dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
(TKPPM) (Dasar) dan diurusetiakan oleh Bahagian Teknologi
Pendidikan (BTP); dan

3.3.2 Jawatankuasa Penyelarasan Inisiatif ICT Pengurusan dan

Pentadbiran (JKPICT – P&T) yang dipengerusikan oleh Timbalan
Ketua Setiausaha (TKSU) (Pengurusan) dan diurusetiakan oleh
Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM).

3.4 Maklumat lanjut mengenai bidang tugas kedua-dua Jawatankuasa

Penyelarasan Inisiatif ICT adalah seperti di Lampiran E(i) dan E(ii).

3.5 Pada umumnya kedua-dua Jawatankuasa Penyelarasan Inisiatif ICT

berkenaan perlu memainkan dua peranan utama seperti berikut:-

3.5.1 Penggubalan Dasar, Strategi dan Perancangan Inisiatif ICT

(a) Apa-apa dasar dan strategi baru yang hendak dicadangkan

ataupun apa-apa dasar dan strategi yang sedia ada yang hendak
dibuat penambahbaikan yang berhubung dengan sesuatu inisiatif
ICT samada untuk P&P atau P&T hendaklah terlebih dahulu
dibincang, dirumus dan diputuskan di peringkat Jawatankuasa
Penyelarasan Inisiatif ICT yang berkenaan sebelum perkara
tersebut dibawa kepada Mesyuarat JPICT untuk mendapat
keputusan muktamad.

4
3.5.2 Penyelarasan dan Pemantauan Kemajuan Pelaksanaan Inisiatif
ICT

(a) Kedua-dua Jawatankuasa Penyelarasan Inisiatif ICT yang

ditubuhkan itu perlu menyelaras dan menentukan pemilik projek
bagi setiap inisiatif ICT masing-masing. Pemilik projek adalah
bertanggungjawab bagi setiap peringkat pelaksanaan sesuatu
inisiatif iaitu pra pelaksanaan, pelaksanaan dan pasca
pelaksanaan. Maklumat lanjut mengenai peranan dan
tangungjawab pemilik projek dijelaskan di Lampiran E(iii). Dengan
cara ini, barulah pendekatan pelaksanaan sesuatu inisiatif ICT itu
dapat dibuat dengan lebih sistematik, bersepadu dan berkesan lagi.

(b) Apabila sesuatu inisiatif dilaksanakan, ia menjadi tanggungjawab

kedua-dua Jawatankuasa Penyelarasan Inisiatif ICT yang
berkenaan untuk memantau kemajuan pelaksanaan bagi
menentukan segala inisiatif yang dilaksanakan itu menepati jadual
pelaksanaan yang telah dirancangkan. Selain daripada itu,
Jawatankuasa Penyelarasan Inisiatif ICT ini juga
bertanggungjawab untuk menyelesaikan apa-apa masalah
pelaksanaan yang berbangkit dan berhubungkait dengan inisiatif
ICT masing-masing dan melaporkan kemajuan pelaksanaannya
kepada JPICT dari masa ke semasa.

(c) Mana-mana isu pelaksanaan yang tidak boleh diselesaikan di

peringkat Jawatankuasa Penyelarasan Inisiatif ICT masing-masing
hendaklah dibawa ke Mesyuarat JPICT untuk mendapatkan
keputusan.

5
3.6 Sebagai pelengkap kepada struktur tadbir urus ICT seperti di Rajah 1 di
atas, Jawatankuasa ICT (JKICT) Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) hendaklah
ditubuhkan di setiap negeri. JKICT-JPN ini dipengerusikan oleh Pengarah JPN
dan diurusetiakan oleh Sektor ICT di peringkat JPN.

3.7 Peranan utama JKICT-JPN adalah seperti berikut:-

3.7.1 Memantau kemajuan pelaksanaan kedua-dua inisiatif ICT dalam

bidang P&P dan P&T yang dilaksanakan di peringkat negeri.

3.7.2 Melaporkan kemajuan pelaksanaan setiap inisiatif dan juga apa-

apa masalah pelaksanaan yang berbangkit kepada JKPICT yang
berkaitan.

3.7.3 Mempertimbang dan meluluskan permohonan peralatan ICT di

Sekolah-sekolah Harian.

3.8 Maklumat lanjut mengenai bidang tugas dan keurusetiaan JKICT-JPN ini
adalah seperti di Lampiran F.

4. PEMANSUHAN

4.1 Dengan penubuhan kedua-dua Jawatankuasa Penyelarasan Inisiatif ICT di

atas, maka ketiga-tiga Jawatankuasa Kerja iaitu JKK1, JKK2 dan JKK3
dimansuhkan.

5. PEMAKAIAN

5.1 Pekeliling ICT ini pada keseluruhannya dipanjangkan kepada semua

agensi dan institusi pendidikan di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia.

6
6. TARIKH KUATKUASA

6.1 Pekeliling ICT KPM ini adalah berkuat kuasa mulai tarikh ianya
dikeluarkan.

Sekian, terima kasih.

Salinan Kepada :

1. Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

2. Timbalan-timbalan Ketua Setiausaha

Kementerian Pelajaran Malaysia

3. Timbalan-timbalan Ketua Pengarah Pelajaran

Kementerian Pelajaran Malaysia

4. SUSK Y.B Menteri Pelajaran Malaysia

5. SUSK Y.B Timbalan-timbalan Menteri Pelajaran Malaysia

7
 LAMPIRAN A

TERMA RUJUKAN
JAWATANKUASA KERJA INFRASTRUKTUR DAN APLIKASI
PENGURUSAN (JKK1)

TERMA RUJUKAN

i. Pelarasan hala tuju ICT dengan bisnes KPM.

ii. Penentuan keperluan infrastruktur ICT dan aplikasi pentadbiran dan

pengurusan selari dengan Pelan Strategik ICT KPM.

iii. Penentuan standard dan spesifikasi asas teknikal infrastruktur ICT dan
aplikasi pengurusan.

iv. Khidmat nasihat teknikal ICT

BIDANG TUGAS

i. Bertanggungjawab kepada Jawatankuasa Maklumat dan

Pengkomputeran Kementerian.

ii. Menyediakan standard dan spesifikasi asas teknikal infrastruktur ICT

dan aplikasi pengurusan

iii. Mengenalpasti bidang kajian dan penyelidikan ICT dalam menentukan

keperluan teknologi.

iv Memantau dan melapor status pelaksanaan ICT KPM.

v. Menilai semula standard dan spesifikasi teknikal infrastruktur ICT dan

aplikasi pengurusan selaras dengan perkembangan teknologi dan
perubahan dasar semasa.

vi. Memberi khidmat nasihat teknikal ICT yang diperlukan.

Lampiran A - 1
KEAHLIAN

Pengerusi :

Pengarah Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi.

Ahli :

i) Wakil BTP
ii) Wakil BPP
iii) Wakil BKewangan
iv) Wakil PPK
v) Wakil BPG
vi) Wakil JPTek
vii) Wakil BSekolah
viii) Wakil BPPDP
ix) Wakil JPKhas
x) Wakil JAPIM
xi) Wakil LPM
xii) Wakil BTMK

Urusetia :

Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi

Lampiran A - 2
 LAMPIRAN B

TERMA RUJUKAN
JAWATANKUASA KERJA PENGISIAN PENGAJARAN DAN
PEMBELAJARAN (JKK2)

TERMA RUJUKAN

i. Pelarasan hala tuju pengisian P&P dengan bisnes KPM.

ii. Penentuan keperluan aplikasi P&P selari dengan Pelan Strategik ICT
KPM.

iii. Penentuan standard dan spesifikasi asas aplikasi P&P

iv. Perakukan kesesuaian, kecekapan dan keberkesanan perisian

pendidikan ke arah mempertingkatkan lagi prestasi P&P dan
pengurusan di sekolah.

BIDANG TUGAS

i. Memastikan perisian yang diperakukan selaras dengan kurikulum

pendidikan kebangsaan.

ii. Memastikan perisian yang diperakukan selaras dengan aspek

perkakasan dan sebaliknya.

iii. Mewujudkan norma dan piawaian perisian / sistem sebaran yang

diperakukan.

iv. Memberi nasihat dan pandangan untuk membantu pihak pembuat dasar
dan pengurusan membuat keputusan.

v. Menyelaras dan memperakukan aspek-aspek berikut:

a. Perisian-perisian aplikasi
b. Perisian kursus
c. Perisian pembelajaran on-line
d. Bahan-bahan elektronik
e. Perisian pembangunan

Lampiran B - 1
KEAHLIAN

Pengerusi :

Pengarah Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP)

Ahli :

i) Jabatan Pendidikan Teknikal (JPTek)

ii) Jabatan Pendidikan Swasta (JPS)
iii) Jabatan Pendidikan Islam dan Moral (JAPIM)
iv) Jabatan Pendidikan Khas (JPK)
v) Jabatan Pendidikan Jasmani dan Sukan (JPJS)
vi) Lembaga Peperiksaan (LPM)
vii) Pusat Perkembangan Kurikulum (PPK)
viii) Jemaah Nazir Sekolah (JNS)
ix) Institut Aminudin Baki (IAB)
x) Bahagian Sekolah (BS)
xi) Bahagian Buku Teks (BBT)
xii) Bahagian Pendidikan Guru (BPG)
xiii) Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan
(BPPDP)
xiv) Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK)
xv) Bahagian Pembangunan dan Perolehan (BPP)
xvi) Bahagian Kewangan (BKew)
xvii) Bahagian Sumber Manusia (BSM)

Urusetia :

Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP)

Lampiran B - 2
 LAMPIRAN C

TERMA RUJUKAN
JAWATANKUASA KERJA LATIHAN ICT (JKK3)

TERMA RUJUKAN

i. Pelarasan hala tuju latihan ICT untuk guru-guru dengan bisnes KPM.

ii. Penentuan keperluan latihan untuk guru-guru selari dengan Pelan

Strategik ICT KPM.

iii. Penentuan standard dan spesifikasi latihan ICT guru-guru

iv. Khidmat nasihat latihan ICT berkenaan latihan ICT untuk guru-guru

BIDANG TUGAS

i. Bertanggungjawab kepada Jawatankuasa Pemandu ICT Kementerian

Pelajaran Malaysia

ii. Menyediakan standard dan spesifikasi latihan ICT untuk guru-guru.

iii. Mengenalpasti bidang latihan ICT yang bersesuaian dengan keperluan

guru-guru.

iv Memantau dan melapor status pelaksanaan latihan ICT KPM untuk

guru-guru.

v. Menilai semula standard latihan ICT untuk guru-guru selaras dengan

perkembangan teknologi dan perubahan dasar semasa.

vi. Memberi khidmat nasihat berkenaan latihan ICT yang diperlukan oleh
guru-guru.

Lampiran C - 1
KEAHLIAN

Pengerusi :

Pengarah Bahagian Pendidikan Guru.

Ahli :

i) Wakil BTP
ii) Wakil BPP
iii) Wakil BKewangan
iv) Wakil PPK
v) Wakil BTMK
vi) Wakil JPTek
vii) Wakil BSekolah
viii) Wakil BPPDP
ix) Wakil JPKhas
x) Wakil JAPIM
xi) Wakil LPM
xii) Wakil Jemaah Nazir Sekolah

Urusetia :

Bahagian Pendidikan Guru

Lampiran C – 2
 Lampiran D

Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)

Kementerian Pelajaran Malaysia
BIDANG RUJUKAN

i. Menetapkan arah tuju dan strategi untuk pelaksanaan ICT Kementerian;

ii. Merancang, mengenal pasti dan mencadangkan sumber seperti
kepakaran, tenaga kerja dan kewangan yang diperlukan bagi
melaksanakan arah tuju/strategi ICT kementerian/agensi
iii. Merancang dan menyelaras pelaksanaan program/projek-projek ICT
Kementerian dan agensi-agensi di bawahnya supaya selaras dengan Pelan
Strategik ICT Kementerian;
iv. Menyelaras dan menyeragamkan pelaksanaan ICT antara Kementerian
dan agensi-agensi di bawahnya dengan Pelan Strategik ICT Sektor Awam;
v. Mempromosi dan menggalakkan perkongsian pintar projek ICT antara
Kementerian dan semua agensi di bawahnya;
vi Merancang dan menentukan langkah-langkah keselamatan ICT;
vii. Mengikuti dan memantau perkembangan program ICT Kementerian dan
agensi-agensi di bawahnya, serta memahami keperluan, masalah dan isu-
isu yang dihadapi dalam pelaksanaan ICT;
viii. Menilai dan meluluskan semua perolehan ICT Kementerian dan agensi-
agensi di bawahnya berdasarkan kepada keperluan sebenar dan dengan
perbelanjaan yang berhemah serta mematuhi peraturan-peraturan semasa
yang berkaitan;
ix. Menyelaras dan mengemukakan kertas cadangan perolehan ICT bagi
Kementerian dan agensi-agensi di bawahnya kepada Urus Setia JTICT
untuk kelulusan teknikal;
x. Mengemukakan laporan projek ICT yang diluluskan di peringkat JPICT
Kementerian dan dibuat perolehan kepada Urus Setia JTICT; dan
xi. Mengemukakan laporan kemajuan projek ICT bagi Kementerian dan
agensi-agensi di bawahnya yang telah diluluskan oleh JTICT kepada Urus
Setia JTICT mengikut tempoh-tempoh yang telah ditetapkan

Lampiran D - 1
BIDANG TUGAS

i. Memberi keutamaan dalam membincang perkara-perkara dasar ICT seperti

menentukan hala tuju ICT KPM serta membangunkan Pelan Strategik ICT
dan sebagainya bagi memartabat dan memperkasakan lagi program-
program ICT Kementerian.
ii. Memberi khidmat nasihat dari segi keperluan kepakaran, tenaga kerja serta
kewangan bagi melaksanakan sesuatu projek ICT.
iii. Memantau pelaksanaan projek dari sudut teknikal seperti mencadangkan
tindakan-tindakan intervensi khusus bagi memantapkan lagi pelaksanaan
projek di masa hadapan. Tindakan ini adalah hasil dari penilaian ke atas
laporan-laporan pelaksanaan projek yang disediakan oleh Pemilik Projek
kepada stakeholders masing-masing.
iv. Menentukan Urusetia JPICT mengemukakan laporan kepada MAMPU
setiap tiga (3) bulan sekali bagi projek-projek ICT yang diluluskan oleh
JPICT dan setiap enam (6) bulan bagi projek- projek yang melebihi RM 1
juta yang diluluskan oleh JTICT.
v. Menentukan JPICT tidak membincangkan hal-hal operasi pelaksanaan
seperti kekurangan peruntukan, masalah-masalah pengisian program,
penyelenggaraan, perolehan barang pakai habis, latihan dan sebagainya.
Walau bagaimanapun, perkara operasi berhubung dengan sistem aplikasi
dan peralatan ICT boleh dibincangkan di dalam JPICT.
vi Menimbang dan meluluskan projek-projek ICT seperti berikut :

a. Projek Baru
b. Pertambahan Peralatan
c. Peningkatan Sistem
d. Perluasan Sistem (Roll-Out System)

Lampiran D - 2
KEAHLIAN

Pengerusi :

Ketua Setiausaha Kementerian atau Pegawai yang diturunkan kuasa

Ahli :

i) Ketua-Ketua Jabatan, Badan Berkanun dan Bahagian di bawah

Kementerian
ii) Ketua Pegawai Maklumat (Chief Information Officer) Kementerian
iii) Pengurus ICT
iv) Pegawai Keselamatan ICT
v) Lain-lain ahli yang berkaitan

Urusetia :

Bahagian Pengurusan Maklumat

Lampiran D - 3
 Lampiran E(i)

JAWATANKUASA PENYELARASAN INISIATIF ICT PENGAJARAN DAN

PEMBELAJARAN
TERMA RUJUKAN

i. Pelarasan hala tuju inisiatif ICT dengan bisnes KPM.

ii. Penentuan keperluan infrastruktur ICT dan aplikasi pengajaran dan

pembelajaran selari dengan Pelan Strategik ICT KPM.

iii. Penentuan standard dan spesifikasi asas teknikal infrastruktur ICT dan
aplikasi pengajaran dan pembelajaran.

iv. Khidmat nasihat teknikal ICT

BIDANG TUGAS

i. Merangka dan mengesyorkan strategi bagi pembangunan dan pelaksanaan

ICT dalam Pengajaran dan Pembelajaran di Kementerian kepada JPICT
ii. Merangka dan mengesyorkan perancangan bagi pembangunan dan
pelaksanaan ICT dalam Pengajaran dan Pembelajaran di kementerian
selaras dengan arah tuju, dasar dan strategi yang diputuskan oleh JPICT
iii. Merangka dan mengesyorkan pembaharuan dalam bidang-bidang ICT
serta garis panduan dan standard bagi pelaksanaan ICT dalam Pengajaran
dan Pembelajaran di Kementerian
iv. Bertanggungjawab menyelaras semua inisiatif-inisiatif ICT di bawah sektor
masing-masing;
v. Menentukan bahawa sesuatu projek yang hendak dilaksanakan mestilah
mempunyai kertas konsep;
vi Mempastikan adanya Pemilik Projek bagi setiap inisiatif ICT yang
dilaksanakan serta menentukan bahawa Pemilik Projek tersebut perlu
menjalankan tanggungjawab seperti yang disenaraikan di Lampiran E(iii);
vii. Menyelaras keperluan perisian yang dibangunkan di bawah sektor masing-
masing;
viii. Menyelaras keperluan latihan ICT di bawah bidang masing-masing;
ix. Menyelaras semua isu penyenggaraan mengikut kontrak yang disediakan;
x. Menyelaras dan membantu menyelesaikan masalah-masalah yang timbul
berkaitan pelaksanaan inisiatif ICT;
xi. Membuat pemantauan untuk mendapatkan perkembangan pelaksanaan
setiap inisiatif ICT di bawah bidang masing-masing;
xii. Mengambil inisiatif untuk mendapatkan keperluan sumber tenaga kerja dan
kewangan bagi melaksanakan inisiatif ICT masing-masing;

Lampiran E(i) - 1
 xiii. Bertanggungjawab untuk menilai kesesuaian(viability) sesuatu cadangan
inisiatif baru ICT di bawah bidang masing-masing sebelum cadangan
tersebut dibentangkan untuk pertimbangan JPICT.
xiv. Mengemukakan laporan pelaksanaan inisiatif kepada JPICT setiap enam
(6) bulan sekali.

KEAHLIAN

Pengerusi :

Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (TKPPM) (Dasar)

Ahli :

i) Bahagian Pendidikan Teknikal dan Vokasional (BPTV)

ii) Bahagian Pendidikan Swasta (BPS)
iii) Bahagian Pendidikan Islam (BPI)
iv) Bahagian Pendidikan Khas (BPK)
v) Bahagian Sukan, Seni dan Ko-Kurikulum (BSSK)
vi) Lembaga Peperiksaan (LPM)
vii) Bahagian Pembangunan Kurikulum (BPK)
viii) Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti (JNJK)
ix) Institut Aminudin Baki (IAB)
x) Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH)
xi) Bahagian Buku Teks (BBT)
xii) Bahagian Pendidikan Guru (BPG)
xiii) Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan
(BPPDP)
xiv) Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM)
xv) Bahagian Audit (BA)

Urusetia :

Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP)

Lampiran E(i) - 2
 Lampiran E(ii)

JAWATANKUASA PENYELARASAN INISIATIF ICT PENGURUSAN DAN

PENTADBIRAN

TERMA RUJUKAN

i. Pelarasan hala tuju inisiatif ICT dengan bisnes KPM.

ii. Penentuan keperluan infrastruktur ICT dan aplikasi pentadbiran dan

pengurusan selari dengan Pelan Strategik ICT KPM.

iii. Penentuan standard dan spesifikasi asas teknikal infrastruktur ICT dan
aplikasi pengurusan dan pentadbiran.

iv. Khidmat nasihat teknikal ICT

BIDANG RUJUKAN

i. Merangka dan mengesyorkan strategi bagi pembangunan dan pelaksanaan

ICT dalam Pengurusan dan Pentadbiran di Kementerian kepada JPICT
ii. Merangka dan mengesyorkan perancangan bagi pembangunan dan
pelaksanaan ICT dalam Pengurusan dan Pentadbiran di kementerian
selaras dengan arah tuju, dasar dan strategi yang diputuskan oleh JPICT
iii. Merangka dan mengesyorkan pembaharuan dalam bidang-bidang ICT
serta garis panduan dan standard bagi pelaksanaan ICT Pengurusan dan
Pentadbiran di Kementerian
iv. Bertanggungjawab menyelaras semua inisiatif-inisiatif ICT di bawah sektor
masing-masing;
v. Menentukan bahawa sesuatu projek yang hendak dilaksanakan mestilah
mempunyai kertas konsep;
vi Mempastikan adanya Pemilik Projek bagi setiap inisiatif ICT yang
dilaksanakan serta menentukan bahawa Pemilik Projek tersebut perlu
menjalankan tanggungjawab seperti yang disenaraikan di Lampiran E(iii);
vii. Menyelaras keperluan perisian yang dibangunkan di bawah sektor masing-
masing;
viii. Menyelaras keperluan latihan ICT di bawah bidang masing-masing;
ix. Menyelaras semua isu penyenggaraan mengikut kontrak yang disediakan;
x. Menyelaras dan membantu menyelesaikan masalah-masalah yang timbul
berkaitan pelaksanaan inisiatif ICT;
xi. Membuat pemantauan untuk mendapatkan perkembangan pelaksanaan
setiap inisiatif ICT di bawah bidang masing-masing;

Lampiran E(ii) - 1
 xii. Mengambil inisiatif untuk mendapatkan keperluan sumber tenaga kerja dan
kewangan bagi melaksanakan inisiatif ICT masing-masing;
xiii. Bertanggungjawab untuk menilai kesesuaian(viability) sesuatu cadangan
inisiatif baru ICT di bawah bidang masing-masing sebelum cadangan
tersebut dibentangkan untuk pertimbangan JPICT.
xiv. Mengemukakan laporan pelaksanaan inisiatif kepada JPICT setiap enam
(6) bulan sekali.

KEAHLIAN

Pengerusi :

Timbalan Ketua Setiausaha (TKSU) (Pengurusan)

Ahli :

i) Wakil Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan

(BPPDP)
ii) Wakil Bahagian Pengurusan dan Perolehan Aset (BPPA)
iii) Wakil Bahagian Kewangan (Bkew)
iv) Wakil Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM)
v) Wakil Bahagian Audit (BA)
vi) Wakil Bahagian Pembangunan dan Penilaian Kompetensi (BPPK)
vii) Wakil Bahagian Matrikulasi (BM)
viii) Wakil Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP)
ix) Wakil Lembaga Peperiksaan Malaysia (LPM)
x) Wakil Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM)

Urusetia :

Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM)

Lampiran E(ii) - 2
 Lampiran E(iii)

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEMILIK PROJEK DI KPM

1. Setiap pemilik projek perlu melaksanakan tiga (3) peranan utama :

1.1 Sebelum/Pra pelaksanaan projek

1.2 Semasa pelaksanaan projek
1.3 Selepas/Pasca pelaksanaan projek

2. Pra pelaksanaan projek, peranan dan tanggungjawab pemilik projek adalah

seperti berikut :

2.1 Mewujudkan Struktur Organisasi Pasukan Projek dengan memberi

peranan pasukan projek yang konprihensif dan terperinci.

2.2 Menyediakan Project Charter yang merupakan satu dokumen yang

mengandungi laporan yang jelas mengenai :

i. Keterangan projek
ii. Objektif projek
iii. Matlamat projek
iv. Skop
v. Kos
vi. Kumpulan sasaran projek
vii. Stuktur organisasi projek
viii. Tarikh mula dan tarikh akhir

2.3 Jadual projek yang menitikberatkan kepada tarikh mula dan tarikh
akhir dengan menetapkan kekerapan aktiviti pemantauan bagi
tujuan menentukan perlaksanaan projek adalah mengikut jadual
dan ianya berhasil seperti yang sepatutnya.

3. Semasa Pelaksanaan Projek, peranan dan tanggungjawab adalah seperti

berikut :

3.1 Memantau projek bagi menentukan projek mengikut jadual dan

mencapai sasaran seperti yang diharapkan.

3.2 Mengambil tindakan susulan untuk menyelesaikan masalah-

masalah pelaksanaan dari segi perkakasan, perisian dan keperluan
sumber manusia.

Lampiran E(iii) - 1
 3.3 Menilai tahap keberkesanan dan mengambil langkah
penambahbaikan bagi mengatasi apa-apa kelemahan yang wujud.

3.4 Mempastikan peralatan dan perisian diselenggara mengikut jadual

yang ditetapkan.

3.5 Menyediakan laporan penyelesaian pelaksanaan dari masa ke

semasa kepada Stakeholder dan sesalinan kepada JPICT.

4. Pasca Pelaksanaan Projek, peranan dan tanggungjawab adalah seperti

berikut:

4.1 Lazimnya apabila sesuatu projek telah mencapai objektif dan tidak
perlu diteruskan lagi maka pemilik projek perlulah menyediakan
laporan pemantuan projek dimajukan kepada stakeholder dan
sesalinan dihantar kepada JPICT.

4.2 Menyediakan laporan penilaian dan hasil (outcome) projek kepada

stakeholder dan sesalinan dihantar kepada JPICT.

Lampiran E(iii) – 2
 LAMPIRAN F

JAWATANKUASA PEMANDU ICT JABATAN PELAJARAN NEGERI

BIDANG TUGAS

i. Membantu pelaksanaan inisiatif ICT di Jabatan Pelajaran Negeri dan

agensi-agensi di bawahnya.
ii Mengikuti dan memantau perkembangan inisiatif ICT di Jabatan
Pelajaran Negeri dan agensi-agensi di bawahnya serta mengenal pasti
keperluan, masalah dan isu-isu yang dihadapi dalam pelaksanaannya.
iii. Melaksana dan memantau langkah-langkah keselamatan ICT KPM di
Jabatan Pelajaran Negeri dan agensi-agensi di bawahnya.
iv. Mengemukakan laporan kemajuan projek ICT yang diluluskan oleh
JPICT/JTICT kepada kedua-dua Jawatankuasa Penyelarasan Inisiatif
ICT iaitu JKPICT - P&P dan JKPICT – P&T.
v. Menimbang dan meluluskan permohonan perolehan ICT bagi sekolah
harian seperti yang dibenarkan mengikut surat pekeliling yang
berkuatkuasa.
vi. Mengemukakan laporan perolehan ICT yang telah diluluskan oleh
JPICT Negeri kepada kedua-dua Jawatankuasa Penyelarasan Inisiatif
ICT iaitu JKPICT - P&P dan JKPICT – P&T.

KEAHLIAN

Pengerusi :

Pengarah JPN

Ahli :

i. Ketua-Ketua Sektor JPN

ii. Wakil PPD
iii. Wakil BTPN

Urusetia :

Sektor ICT, JPN