Assalammualaikum

dan
Selamat Pagi
 U S A N
N G U R
PE K O
G E R
Gambar menunjukkan?????
 Pengurusan
Mesyuarat
• Jenis-jenis mesyuarat
• Peranan Dan
Tanggungjawab Ahli
Jawatankuasa Mesyuarat
 JENIS-JENIS
MESYUARAT

MESYUARAT
AHLI
JAWATANKUAS
A

MESYUAR MESYUARAT
AT KHAS TERGEMPAR

MESYUARA
MESYUAR
T AGUNG
LUAR BIASA
AT AGUNG
 MESYUARAT TERGEMPAR
• Diadakan dengan tujuan untuk membincangkan
sesuatu isu dan memerlukan kata putus segera
daripada ahli-ahli jawatankuasa.
• Contohnya, pemecatan anggota yang melanggar
peraturan persatuan atau sesebuah organisasi.
• Tatacara untuk mesyuarat tergempar sama
seperti mesyuarat khas.
Antara ciri-ciri mesyuarat tergempar

• Diadakan pada masa yang amat diperlukan

• Dipengerusikan oleh pengerusi dan setiausaha
akan mencatat minit mesyuarat
• Semua anggota jawatankuasa akan berbincang
secara terbuka
• Tindakan segera akan dilakukan atas isu yang
diputuskan dalam mesyuarat
 MESYUARAT AGUNG

• Diadakan sekali setahun.

• Tujuan:
Membentangkan laporan aktiviti tahun lalu.
Meluluskan penyata kira-kira.
Merancang kegiatan tahun hadapan.
Memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru.
Meluluskan cadangan-cadangan yang
dikemukakan.
• Surat pemberitahuan atau notis mesyuarat
agung hendaklah dihantar kepada semua ahli,
iaitu 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.

• Agenda mesyuarat agung tahunan juga

dikirimkan bersama-sama surat pemberitahuan
• Sebarang usul perlu dihantar kepada setiausaha
tujuh hari sebelum mesyuarat dijalankan.

• Setiausaha dan penolong setiausaha perlu

menyiapkan laporan minit mesyuarat agung dan
semua laporan aktiviti persatuan sepanjang tahun.

• Bendahari juga dikehendaki menyediakan

laporan kewangan untuk dibentangkan dalam
mesyuarat agung kelak.
Tatacara untuk mesyuarat agung tahunan

• Sama seperti mesyuarat jawatankuasa dengan

sedikit perbezaan:
• Yang dipertua persatuan akan
mempengerusikan mesyuarat agung tahunan.
• Perbincangan tentang minit mesyuarat yang
lalu dibuat secara ringkas.
• Bagi Yang dipertua yang sedang
memegang jawatan dan ingin
bertanding untuk setahun lagi, beliau
hendaklah meletakkan jawatan
sebagai pengerusi majlis semasa
pengudian dijalankan dan seorang
pengerusi sementara hendaklah
dipilih.
• Pengerusi menyampaikan ucapan yang berupa
satu pandangan sepintas lalu tentang aktiviti-
aktiviti yang sudah dijalankan pada tahun lepas.
• Setiausaha pula akan membacakan laporannya
diikuti oleh bendahari dan pengerusi-pengerusi
jawatankuasa kecil.
• Sebaik sahaja kesemua laporan selesai
dibentangkan, pengerusi akan meminta seorang
ahli mengusul dan seorang lagi menyokong
penerimaan setiap laporan itu.
 MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KEEMPAT 1989/90
PERSATUAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN MALAYSIA (PTPM)
1. Ucapan alu-aluan Presiden PTPM
2. Melantik Pengerusi Majlis
3. Setiausaha Membentangkan Laporan Tahunan
4. Bendahari Membentangkan Laporan Kewangan
5. Pemilihan Ahli-ahli Jawatankuasa 1990/91
5.1 Seorang Presiden
5.2 Seorang Timbalan Presiden
5.3 Seorang Naib Presiden
5.4 Seorang Setiausaha Kehormat
5.5 Seorang Penolong Setiausaha
5.6 Seorang Bendahari Kehormat
5.7 Tujuh orang Ahli Jawatankuasa Kecil
5.8 Dua orang Juruaudit Dalam
6. Membincangkan usul=usul
7. Hal-hal lain
8. Ucapan Penangguhan oleh Presiden PTPM yang baru
MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA

• Diadakan kerana:
• keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang
mahu pertukaran jawatan semua ahli jawatankuasa
induk
• perubahan perlembagaan persatuan secara
mendadak
• penyelesaian masalah kewangan yang mendesak
• hilang kepercayaan terhadap seluruh ahli
jawatankuasa yang lama.
Atur cara mesyuarat agung luar biasa

• Setiausaha perlu menyediakan notis

pemberitahuan 14 hari sebelum mesyuarat.
• Minit mesyuarat agung yang lepas tidak perlu
dibentangkan lagi.
• Bendahari perlu menyediakan laporan
kewangan serta stok persatuan.
• Kehadiran ahli dalam mesyuarat ini
perlulah 2/3 daripada jumlah keseluruhan
anggota.
• Mesyuarat hendaklah melantik salah
seorang daripada ahli jawatankuasa untuk
menjadi pencatat minit mesyuarat.
• Pembubaran ahli jawatankuasa lama boleh
dilakukan jika mesyuarat agung luar biasa
ini mahukan pemilihan ahli-ahli
jawatankuasa yang baru.
 MESYUARAT KHAS
• Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu
penting yang dibangkitkan semasa mesyuarat
jawatankuasa diadakan.
• Sebagai contohnya ialah, bagi
mempercepatkan perasmian sekolah. Oleh
yang demikian pengerusi bagi sesebuah
organisasi itu boleh memanggil ahlinya untuk
mengadakan satu mesyuarat khas.
 Tatacara untuk mengadakan mesyuarat
khas

• Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa

yang amat diperlukan.
• Mesyuarat dipengerusikan oleh yang
dipertua persatuan.
• Setiausaha mencatat minit mesyuarat
yang dijalankan.
• Semua ahli jawatankuasa diperlukan
mengambil bahagian dalam perbincangan.
• Setiausaha kemudian menyediakan minit
mesyuarat dan mengedarkannya kepada semua
ahli jawatankuasa.
• Ahli jawatankuasa segera mengemukakan
minit mesyuarat kepada pihak yang berkenaan
dengan tujuan menyegerakan pelaksanaan
sesuatu projek.
 MESYUARAT JAWATANKUASA
• Sesebuah persatuan atau organisasi dikendalikan
oleh satu jawatankuasa yang dilantik menerusi
mesyuarat agung.

• Jawatankuasa ini:
Dipanggil jawatankuasa kerja atau
jawatankuasa induk.
Mewujudkan jawatankuasa kecil untuk
menjalankan tugas-tugas khas.
• Setiap mesyuarat jawatankuasa:
Dikendalikan mengikut tatacara yang
ditetapkan.
Sebarang perubahan yang mungkin berlaku
bergantung kepada budi bicara pengerusi.

• Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat

perlu dikirimkan kepada setiap ahli yang
terlibat, selewat-lewatnya seminggu sebelum
tarikh mesyuarat berkenaan.
• Surat salinan agenda hendaklah dikirimkan
kepada semua ahli, selewat-lewatnya 24 jam
sebelum mesyuarat diadakan.

• Tujuan agenda ini disediakan:

 Memberi kesempatan kepada ahli-ahli
menelitinya dan mungkin membincangnya
dengan pihak yang diwakili dalam
mesyuarat yang akan datang.
• Sesuatu usul rasmi jawatankuasa kecil perlu
diluluskan dalam mesyuarat berkenaan.

• Tujuan usul dikemukakan:

 Menjelaskannya dalam satu ayat yang
padat dan mudah supaya tidak timbul
sebarang salah faham kemudiannya.
 Tatacara mesyuarat jawatankuasa
• Mesyuarat perlu mematuhi perkara-perkara
yang tercatat dalam agenda.
• Mesyuarat tidak boleh dijalankan selagi korum
tidak mencukupi.
• Menepati waktu adalah digalakkan.
• Pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat
jawatankuasa.
• Tepat pada masanya, pengerusi
memulakan mesyuarat dengan membaca
nama ahli-ahli yang tidak hadir atau
meminta setiausaha membacakannya.
• Kemudian pengerusi meminta setiausaha
membacakan minit yang berkaitan
dengan suara yang jelas dan sempurna.
• Jawatankuasa juga akan membincangkan
hal-hal yang baru.
• Hal-hal lain merupakan agenda terakhir
dalam mesyuarat jawatankuasa.
• Setelah semua agenda selesai, pengerusi
perlu menangguhkan mesyuarat dengan
segera supaya setiausaha boleh berhenti
mencatat minit mesyuarat.
Peranan & Tanggungjawab Pengerusi
Ahli Jawatankuasa Setiausaha
Ahli
Mesyuarat
TAJUK 9
 PENGERUSI
Orang penting bagi memastikan kelancaran
sesuatu mesyuarat.
 Mendapat
Sentiasa
Kepercayaa
Tenang
n Ahli
Pengetahuan
Berpakaian Tentang
Kemas Agenda
Mesyuarat

Tidak Sifat-Sifat
Emosional Pengerusi

Adil

Kepimpina Berdaya
n Usaha
• Tanggungjawab dan peranan seorang pengerusi ialah
mengendalikan mesyuarat supaya dilaksanakan
dengan lancar dan menghasilkan natijah yang bernas.

Tanggungjawab dan peranan pengerusi

semasa mesyuarat ialah:

1. Memulakan 2. Mengikuti urutan

mesyuarat setelah agenda mesyuarat
kurom mencukupi pada yang telah
masa yang ditetapkan. ditetapkan.
 1. Memulakan mesyuarat setelah kurom mencukupi pada masa yang ditetapkan.

Perkara yang perlu disentuh semasa

mesyuarat dimulakan:
1. Pengerusi memperkenalkan
jemputan khas kepada ahli lain (jika
ada), semasa kata alu-aluannya.
2. Pengerusi menjelaskan tujuan
mesyuarat dan agenda-agenda yang
perlu dibincangkan.
3. Pengerusi perlu menegaskan supaya
ahli yang bercakap
memperkenalkan diri apabila
mesyuarat pertama kali diadakan
supaya menyenangkan setiausaha
mencatat minit mesyuarat dan ahli
lain mengenali satu sama lain.
2. Mengikuti urutan agenda mesyuarat yang telah
ditetapkan.

a. Ucapan aluan Pengerusi

b. Membentang dan
mengesahkan minit
mesyuarat yang lepas
c. Perkara berbangkit
d. Agenda-agenda baharu
e. Perkara-perkara lain
 Semasa mesyuarat dilaksanakan, seorang pengerusi
seharusnya:

a. Mengemukakan perkara-perkara yang ingin dibincangkan

secara jelas dan padat.
b. Bercakap dengan ringkas, padat, jelas dan dalam bahasa
yang mudah difahami.
c. Menjadi orang yang paling aktif (bukan monopoli) dan
bertindak sebagai fasilitator.
d. Mengambil perhatian terhadap idea-idea yang
dikemukakan.
e. Bijak mengawal suasana mesyuarat.
f. Sentiasa menjadi pendengar yang baik.
g) Merumus agenda dengan padat
dan teliti.
h) Tidak memperkecil pendapat dan
cadangan ahli.
i) Membenarkan hanya seorang ahli
sahaja bercakap pada satu masa.
j) Tidak boleh mengundi, kecuali
dalam keadaan sesuatu kata putus
bagi membuat sesuatu keputusan
yang kontroversi atau 50/50.
k) Pengerusi perlu menutup
mesyuarat berkenaan dengan
segera sekiranya perbincangan
telah tamat.
l) Memastikan supaya setiausaha
menaip minit mesyuarat dan
mengedarkan kepada semua
ahli untuk memudahkan
mereka mengambil tindakan
segera mengikut keputusan
mesyuarat.
 SETIAUSAHA
• Jawatan penting dalam
sesuatu mesyuarat.
• Dapat bekerjasama dengan
pengerusi bagi mentadbir
dan menguruskan
persatuan.
 Boleh
bekerjasama
dengan
Pengerusi
Membuat
Mementingk
kerja dengan
an fakta yang
kemas &
teratur terperinci

Sifat-Sifat
Berdisiplin
Setiausaha

Cekap

Dedikasi
• Peranan & tanggungjawab Setiausaha boleh
dibahagi kepada tiga peringkat:

Peringkat
Peringkat
Peringkat Semasa
Sebelum
Peringkat Semasa
Mesyuarat
Sebelum
Mesyuarat
Mesyuarat
Mesyuarat

P
er
in
g
k
at
S
el
e
p
as
M
es
y
u
ar
at
 1. Sebelum Mesyuarat
a. Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan
agenda mesyuarat.
b. Menghantar surat jemputan atau notis mesyuarat
lebih awal.
c. Memastikan tempat mesyuarat termasuk sistem siar
raya berfungsi.
d. Menyediakan peralatan yang berkaitan seperti kertas,
pen dan sebagainya (jika perlu).
e. Menyediakan minit mesyuarat yang lepas (terdahulu).
2. Semasa Mesyuarat
a. Datang lebih awal ke tempat
mesyuarat untuk memastikan
semua persiapan tidak
tergendala dan diatur dengan
sempurna.
b. Mencatat perkara yang
dibincangkan dalam
mesyuarat dengan ringkas,
tepat dan padat.
c. Mengedar kertas borang
kehadiran mesyuarat kepada
semua ahli yang hadir.
 3. Selepas Mesyuarat
a. Menyiapkan minit mesyuarat.
b. Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan
secepat mungkin untuk tindakan mereka
yang terbabit.
AHLI-AHLI JAWATANKUASA

BENDAHARI
KETUA JAWATANKUASA KECIL/BIRO
AHLI BIASA
Bendahari
 Renungkanlah
Renung fikiranmu, ia menjadi kata-kata;
Renung kata-katamu, ia menjadi perbuatan;
Renung perbuatanmu, ia menjadi amalan;
Renung amalanmu, ia adalah sifat dirimu..
Sekian, Terima Kasih